Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015 (604 Downloads)

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
PLAN ANTICORRUPCIÓN
Y DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO
2015
1
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
GENERALIDADES
Con miras a dar cumplimiento a los fines del Estado en cuanto a transparencia
de la gestión en las instituciones de educación de naturaleza pública la
universidad de Cartagena asegura la eficiencia y la efectividad de su gestión
por medio de instrumentos legales como el MECI (Modelo Estándar de
Control Interno) , la norma técnica Colombiana para la gestión pública
(NTCGP1000:2009), la estrategia de Gobierno en línea, la Guía para la
integración de la planeación y la gestión, la ley de archivo, la ley anti tramites,
y la ley de transparencia y de acceso a la información, entre otros;
comprometiéndose con el fortalecimiento de la cultura de la información, la
cultura de la calidad y la de rendición de cuentas. Para ello, dispone de
estrategias como la implementación del plan de acción institucional y el
presente plan anticorrupción y de atención al ciudadano 2015, el cual, se ha
desarrollado como un instrumento de tipo preventivo para el control de
riesgos de corrupción, y para colocar en primera línea de interés a los
ciudadanos en pro de su satisfacción con la prestación de los servicios
educativos.
La metodología del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015, se
ha estructurado a partir de cuatro componentes autónomos y a la vez
interdependientes, sostenidos en los recursos legales anteriormente
señalados, que contienen parámetros y soporte normativo propio. Estos
componentes son:
1.
2.
3.
4.
Riesgos de corrupción.
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Estrategia Anti tramites.
Rendición de cuentas
OBJETIVO DEL PLAN
Asegurar una gestión pública trasparente, que por medio de la prevención de
riesgos de corrupción, fortalezca la atención a los ciudadanos y por tanto su
satisfacción frente a la efectividad en la prestación de los servicios.
2
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ANTECEDENTES
En el marco de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012 que adopta las
Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,
desde el año 2013 la universidad de Cartagena implementa y mantiene el plan
anticorrupción y de atención al ciudadano, dando cuenta de la aplicación institucional de
todos los mecanismos legales para la modernización del sector Público colombiano; todo,
orientado a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
En ejercicio de la natural dinámica de un plan (ciclo PHVA), tanto en 2013, como en el
año 2014, se desarrollaron 3 seguimientos a cortes de 30 de abril, 31 de agosto y 31 de
diciembre, los cuales fueron publicados en la página web de la institución
http://www.unicartagena.edu.co, respectivamente, para la consulta y seguimiento de
usuarios y grupos de interés.
El cumplimiento de esta Ley expresada en el plan en mención, y de los demás recursos
para la modernización: MECI, Ley Anti trámite, estrategia de Gobierno en Línea, NTC GP
1000:2009, Ley de archivo y Ley de transparencia y de acceso a la información, y los
lineamientos para la acreditación institucional en busca de la mejora de la calidad de la
educación impartida por el Alma Máter, la Universidad de Cartagena en 2014 recibió por
parte del Ministerio de Educación Nacional la acreditación institucional en alta calidad por
4 años y la renovación de la certificación en calidad otorgado por el Instituto Colombiano
de Normas Técnicas (ICONTEC), en un esfuerzo colectivo que concitó los intereses de la
comunidad por la mejora y crecimiento de la Universidad, que logró demostrar los niveles
de calidad suficientes para adquirir tal reconocimiento nacional.
Estos dos objetivos alcanzados, y su mantenimiento como compromiso de todos en la
institución, buscan fortalecer mecanismos que permitan brindar una mejor atención y
satisfacción a los usuarios y fomentar una cultura de la calidad y de la información.
3
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
2015
Gestión de Riesgos
La universidad de Cartagena viene trabajando en la administración y gestión de sus
riesgos organizacionales. Lo cual, se desarrolla de acuerdo a la política institucional
declarada y con los aspectos metodológicos de seguimiento a la gestión del riesgo,
establecido en el Sistema integrado de Gestión de la Universidad de Cartagena (SIGUC);
esto sustenta las estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al
ciudadano. En 2014 y según disposición del estatuto anticorrupción (Ley 1474 de 2011),
se realizaron seguimientos, se identificaron, valoraron y establecieron mecanismos de
control de riesgos para evitar la corrupción1.
Bajo este criterio este componente del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
2015, se estructuró considerando el siguiente objetivo:
Objetivo general del componente:
Fortalecer los criterios para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción en
el desarrollo de los procesos institucionales.
Rendicion de cuentas
Desde el año 2010 la universidad de Cartagena ha llevado a cabo el proceso de audiencia
pública y rendición de cuentas a la ciudadanía. En 2014, se llevó a cabo la actividad (del
período 2013), que tuvo entre sus mejoras, la consideración de sugerencias de expertos
del Ministerio de Educación, que dictaron en diciembre, un curso de capacitación para
hacer el proceso más amigable al ciudadano. Para el 2015, se tiene programado realizar
la rendición de cuentas de la anualidad 2014 en el mes de mayo, dando continuidad a
esta política institucional.
Para la organización de la actividad, se siguió el esquema a continuación visibilizado de
forma resumida.
1
Para complemento de la información, ver mapa de riesgos en el siguiente link
http://www.unicartagena.edu.co/index.php/mapa-de-riesgos-anti-corrupcion#.VMuiTWiG8kM
4
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
EVALUACIÓN DE LA
AUDIENCIA
RECOLECCIÓN Y
CONSOLIDACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
•Planear la
rendición de
cuentas
•Convocar a la
ciudadania
•Informe de
rendición de
cuentas
COMUNICAR LA
RENDICIÓN DE
CUENTAS
CONVOCAR A
RENDICION DE
CUENTAS
•Nivel de participación de
Organizaciones Sociales en
el proceso
•Gestión administrativa
•Espacios de interlocución
con la ciudadanía,
generada por la
Universidad.
•Estrategia de comunicación
para la rendición de
cuentas.
•Establecimientos de
contenido
•Calidad de la información.
Bajo este criterio este componente del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
2015, se estructuró considerando el siguiente objetivo:
Objetivo general del componente:
Fortalecer la democratización y control social a la gestión pública de la Universidad de
Cartagena mediante la realización de una audiencia de rendición de cuentas.
Gestión estrategia anti trámite
El mecanismo de optimización y racionalización de trámites de la universidad de
Cartagena busca mejorar los servicios que presta la institución a la comunidad
universitaria, al igual que la gestión dentro de cada una de sus dependencias, es por ello
que se ha venido trabajando en simplificar, estandarizar, eliminar, y optimizar los tramites
existentes.
Esta actividad por naturaleza es de carácter permanente por tanto, a pesar de los
avances, tiene continuidad para el plan 2015. La intención del Comité de Buen Gobierno y
de Gobierno en Línea es alcanzar un importante nivel de implementación online de
trámites y formatos.
Bajo este criterio este componente del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
2015, se estructuró considerando el siguiente objetivo:
5
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Objetivo general del componente:
Facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios que brinda la Universidad de
Cartagena.
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
El fortalecimiento institucional a través del Buen Gobierno es un mecanismo complejo y
poco tangible, pero indispensable en la búsqueda de la prosperidad democrática. En
coherencia con las políticas nacionales que buscan propiciar procesos de participación
ciudadana y responsabilidad social, la Universidad de Cartagena ha fortalecido los
mecanismos de inspección, vigilancia y control. En este sentido, se consideran como
instancias de participación los siguientes: las consulta para elegir rector, decanos,
directores de programa, representantes ante el Consejo Superior y Consejo Académico; el
procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; y la participación en comités
en las facultades y en la gestión académico administrativas. Todos estos mecanismos
fueron protagonistas de la gestión en 2014.
Desde el 2010 se ha implementado el procedimiento de quejas, reclamos y sugerencias
dentro de la comunidad universitaria, como una herramienta institucional de participación
ciudadana para el control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informar la
percepción, inquietudes, reclamos, quejas y sugerencias que tienen los usuarios internos
y externos (estudiantes, personal docente, personal administrativo, y la ciudadanía en
general) de los servicios prestados por la institución en sus diferentes procesos.
Bajo este criterio este componente del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
2015, se estructuró considerando el siguiente objetivo:
Objetivo general del componente:
Mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Universidad de
Cartagena dirigido a la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía.
6
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Presentación
Con el objeto de lograr una gestión más eficiente y transparente, la Universidad de
Cartagena es consciente de la importancia de las medidas y mecanismos preventivos
para una buena gestión pública de la entidad. De este modo, el Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena, se convierte en una guía que
coadyuva con el direccionamiento efectivo de la institución.
Por diversas contingencias del cambiante contexto es probable que alguno de los
objetivos propuestos en el plan no se logren, ello no significa que las metas previstas
deban ser desechadas una vez terminado el periodo de vigencia del plan, sino todo lo
contrario, debido a que fueron consideradas como importante para la institución, éstas
pueden ser previstas para la vigencia del nuevo plan. En este sentido, para el plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015, la Universidad de Cartagena se ha
propuesto, recuperar lo pendiente del plan anterior y darle continuidad, como también
estructurar nuevos objetivos en función de los nuevos retos de contexto y las crecientes
expectativas de los usuarios.
A continuación se detalla las actividades y estrategias diseñadas por la Universidad de
Cartagena para asegurar una gestión pública transparente y la satisfacción de los
usuarios.
7
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
GESTIÓN DE RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
8
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ACTIVIDADES Y METAS 2015
Mecanismo
GESTIÓN DE
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
Estrategia
Administración
del Riesgo
Actividad
Continuar con el seguimiento a través del Comité
de Gestión del Buen Gobierno de: La política de
desarrollo
administrativo,
"Transparencia,
Participación y Servicio Ciudadano (Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano)",
Gobierno Electrónico", "Rendición de Cuentas",
"Gobierno Abierto (IGA)", "Racionalización de
Trámites", "Relación con los Órganos de Control",
"Eficiencia Administrativa y cero papel",
"Planeación Estratégica (Seguimiento al Plan de
Desarrollo e informe de gestión)" e integración de
la planeación y la gestión.
Sistematizar el proceso de elección de los
Representantes estudiantiles ante el Consejo
Superior y Consejo Académico, y la Elección del
Representante de los Egresados ante el Consejo
Superior. Implementar acciones que permitan
mayor transparencia, agilidad y eficiencia del
proceso, con identificación digital de los votantes y
mecanismos de seguridad en los tarjetones.
Meta
Responsable
Fecha
Una (1) reunión
cada mes del
Comité.
Secretaría General
18/12/2015
100%
Secretaría General
18/12/2015
Identificación digital de los votantes en el Proceso
de elección.
100%
Secretaría General
18/12/2015
Mecanismos de seguridad en los tarjetones en el
Proceso de elección.
100%
Secretaría General
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
9
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Administración
del Riesgo
GESTIÓN DE
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
Fortalecimiento
de las
competencias
ciudadanas de
los funcionarios
Implantación de
una política
disciplinaria
preventiva
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Monitorear los procesos de descuentos para el
personal que se encuentra vinculado a la
Institución. Verificando si accede a los descuento
sin presentar documentación requerida.
100% de avance
en el proceso
Jefe División
Financiera/Jefe
División de Sistemas
18/12/2015
Digitalizar el archivo de los procesos y estudios de
contratos.
100% de archivo
de los procesos
y estudios de
contratos
digitalizado
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia/Jefe
de División de
Contratos
18/12/2015
Desarrollar un programa de capacitación a 2 capacitaciones
funcionarios de la Universidad en Código de Ética y
desarrolladas
Buen Gobierno.
durante el año
Jefe Oficina Asesora
de Control
Disciplinario
18/12/2015
Socializar los efectos sancionatorios de las
conductas que comportan una situación de
carácter disciplinario.
4 circulares
emitidas a la
Universidad de
Cartagena
Jefe Oficina Asesora
de Control
Disciplinario
18/12/2015
Atender las peticiones de las conductas que
comportan una situación de carácter disciplinario
dentro de los términos legales y asesorar a las
Unidades académicas cuando lo requieran.
100% de
Consultas y
Peticiones
atendidas
oportunamente
Jefe Oficina Asesora
de Control
Disciplinario
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
10
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
GESTIÓN DE
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
Estrategia
Actividad
Meta
Monitoreo
permanente de
las causas de
riesgos de
corrupción
Realizar seguimiento permanente al mapa de
riesgo de corrupción de la institución.
3 seguimientos
al mapa de
riesgos
Administración
del Riesgo
Asegurar la
privacidad y
manejo
adecuado de las
historias clínicas
laborales
Desarrollar oportunamente el proceso de
verificación del cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución de contratos de
Comisiones de Estudios otorgadas a docentes y
funcionarios de la Institución.
Verificar el cumplimiento de los requisitos para
legalizar los Contratos de Comisión Sabática
otorgadas por el Consejo Superior de la
Universidad a sus docentes.
Incluir en los contratos a término definido, políticas
con respecto a la seguridad de la información.
Responsable
Jefe División de
Calidad y
Mejoramiento
Institucional y
responsables del
proceso respectivo
monitoreado
100% de avance
en el proceso
100% de avance
en el proceso
Fecha
18/12/2015
18/12/2015
Jefe División de
Recursos Humanos
100% de avance
en el proceso
18/12/2015
18/12/2015
Sistematización de las historias clínicas laborales.
Programa de
Sistematización
de historias
elaborado
Jefe de Sección de
salud y seguridad
Ocupacional
18/12/2015
Ampliación del archivo de historias clínicas y
custodia adecuada de las mismas.
Custodia de
historias clínicas
asegurada
Jefe de Sección de
salud y seguridad
Ocupacional
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
11
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Optimización
del manejo
documental y
de archivo
GESTIÓN DE
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
Actualización
permanente de
los archivos
digitalizados y la
digitalización de
nuevos
procesos
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Gestionar la contratación del almacenaje de los
archivos institucionales de la Universidad en las
consideraciones requeridas por la Ley.
100% de avance
en el proceso
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
18/12/2015
Elaborar y ejecutar un Programa de Gestión
Documental que establezca los procesos y
lineamientos necesarios para la producción,
distribución, organización, consulta y conservación
de los documentos públicos, en materia
archivística.
100% de avance
en el proceso
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
01/06/2015
Realizar seguimiento a la gestión documental y de
archivo en los procesos institucionales con el fin de
implementar acciones de mejora para fortalecer la
cultura de la información y su aseguramiento en la
institución.
100% de avance
en el proceso
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
18/12/2015
Escanear documentos, depuración de archivos y
Digitalización.
Actualización de
los procesos
digitalizados en
un 100% e
inclusión de
nuevas
dependencias
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
12
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
GESTIÓN DE
RIESGOS DE
CORRUPCIÓN
Estrategia
Nuevos
mecanismos de
protección para
la base de datos
académica.
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Adquirir un nuevo software para auditar la base de
datos actual (SMA).
100%
División de Sistemas
18/12/2015
Manual de
contratación
actualizado
Continuar con la revisión, actualización y
aprobación del manual de contratación,
ajustándolo a los cambios de legislación aplicables
a las universidades públicas.
Manual
aprobado
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
18/12/2015
Fortalecimiento
de las
habilidades de
los funcionarios
Desarrollar un programa de capacitación a
funcionarios de la Universidad en Planeación
Contractual en los regímenes especiales de las IES
públicas.
Programa de
capacitación
desarrollado
Jefe Oficina Asesora
Jurídica
18/12/2015
13
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ESTRATEGIAS ANTITRAMITES
14
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ACTIVIDADES Y METAS 2015
Mecanismo
Estrategia
Uso de Tics
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITE
Racionalización
de Tramites
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Implementar el servicio de Certificado en línea,
100% de tramite
para la obtención de certificados académicos
automatizado
mediante la web.
Jefe Centro de
Admisiones, Registro y
Control Académico
18/12/2015
Registrar en el SUIT los trámites de procesos
misionales priorizados: Reingresos y transferencias
de estudiantes de programas de pregrado y
posgrado.
Tramites
priorizados
registrados
Jefe Centro de
Admisiones, Registro y
Control Académico
18/12/2015
Optimización de los trámites y servicios
relacionados con el proceso de matrícula de los
estudiantes Primíparos.
Tramite
optimizado
Jefe División
Financiera/Jefe Centro
de Admisiones
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
15
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITE
Estrategia
Diagnostico a
través de la
evaluación de
las auditorías
internas.
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Análisis de hallazgos o acciones de mejora
encontrados en los resultados de las auditorías
internas.
100%
Jefe Oficina de Control
Interno
18/12/2015
Revisión de
trámites,
actualización de
documentación
exigida manual
de contratación
(acuerdo 14 de
2006)
Revisión de trámites y documentos exigidos para la
elaboración de proceso de invitación directa,
pública y contratos de prestación de servicios.
Manual
revisado.
Jefe de División de
Contratos
18/12/2015
Racionalización
de trámites
Desarrollar campañas de revisión permanente de
los procedimientos y de los demás elementos de
procesos para identificar oportunidades de mejora
en cuanto a trámites y prestación de servicio.
100% de
avance en el
proceso
Jefe División de
Calidad y responsables
del proceso respectivo
monitoreado
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
16
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Gestionar ante las entidades financieras el trámite
de pago en línea de matrículas y proveedores.
100% de avance
en el proceso
Jefe División
Financiera
18/12/2015
Descentralizar la emisión de paz y salvos
financieros a estudiantes.
100% de avance
en el proceso
Jefe División
Financiera
18/12/2015
Descentralizar un punto de atención de la División
de Financiera en el campus de la Universidad (San
Pablo).
Nuevo punto de
atención en
funcionamiento
Jefe División
Financiera
18/12/2015
Optimización del procedimiento de contratación
de funcionarios a término definido, estudiantes en
pasantías y aprendices del SENA.
Tramite
optimizado
Jefe División de
Recursos Humanos
18/12/2015
Tramite
optimizado
Jefe División de
Recursos Humanos
18/12/2015
Uso de Tics
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITE
Racionalización
de Tramites
Optimización del procedimiento para otorgar
situaciones administrativas y el procedimiento de
reintegro de situaciones administrativas a través
de la página web.
Continua en la siguiente pagina>
17
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
18/12/2015
Procedimiento
publicado
División de Recursos
Humanos /Jefa
Sección de Personal
18/12/2015
Sensibilizar a los Jefes inmediatos el procedimiento
del trámite de la liquidación de incapacidades.
20 Visitas
División de Recursos
Humanos /Jefa
Sección de Personal
18/12/2015
Publicar y socializar el procedimiento para la
actualización de datos en la página web
institucional.
Procedimiento
publicado
División de Recursos
Humanos /Jefa
Sección de Personal
18/12/2015
Implementar la solicitud de certificados laborales
mediante la página web institucional para los
funcionarios y pensionados de la Universidad de
Cartagena.
Procedimiento
Optimizado
División de Recursos
Humanos /Jefa
Sección de Personal
18/12/2015
Implementación de la automatización del trámite 100% de tramite
de correspondencia interna electrónica.
automatizado
Uso de Tics
Publicar el procedimiento del trámite de la
liquidación de incapacidades en la página web
institucional.
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITE
Socialización,
capacitación y
sensibilización
Uso de Tics
Continua en la siguiente pagina>
18
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITE
Estrategia
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Racionalización
de trámites
Simplificación del trámite de inscripción en las
capacitaciones o acciones formativas del Plan
Institucional de Capacitación.
Procedimiento
optimizado
Jefe Sección de
Selección y
Capacitación
Diciembre de
2015
Fortalecimiento
de
Comunicación
Institucional
Desarrollar campañas de socialización de los
procedimientos relacionados con el Plan
Institucional de Capacitación y Evaluación del
Desempeño basado en competencias laborales
para empleados públicos no docentes y
trabajadores oficiales
Procedimiento
optimizado
Jefe Sección de
Selección y
Capacitación
Diciembre de
2015
Fortalecimiento
de la Gestión
del Talento
Humano
Desarrollar capacitaciones en atención
ciudadano a funcionarios de la Universidad.
Procedimiento
optimizado
Jefe Sección de
Selección y
Capacitación
Diciembre de
2015
Fortalecimiento
convocatorias
docentes
Realizar la creación del
tramite.unicartagena.edu.co.
70%
Jefe División de
Sistemas
18/12/2015
nuevo
19
al
portal
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
MECANISMOS PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL CIUDADANO
20
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ACTIVIDADES Y METAS 2015
Mecanismo
Estrategia
Adecuación de
espacios de
atención al
ciudadano
Actividad
Remodelar y adecuar las oficinas del
Centro de Admisiones, Registro y Control
Académico.
Meta
Oficina del centro
de Admisiones,
Registro y Control
Académico
remodelado y
adecuado.
Responsable
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y Control
Académico
Fecha
18/12/2015
Medición
Satisfacción de
Ciudadanos
Aplicar herramientas de medición de la
satisfacción al ciudadano en relación con
los trámites y servicios que presta la
institución, que resultaron priorizados
desde la División de Financiera, División
de Recursos Humanos y el Centro de
Admisiones, Registro y Control
Académico.
Herramientas de
medición aplicadas
18/12/2015
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Incentivar la utilización del correo
institucional como herramienta para la
atención a requerimientos, solicitudes,
invitaciones, entre otros que recibe la
División de Recursos Humanos.
100% de avance en
el proceso
Jefe División
Financiera, Jefe
Centro de
Admisiones,
Registro y Control
Académico y Jefe
División de
Recursos
Humanos.
Jefe División de
Recursos
Humanos
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Socializar permanentemente con la
comunidad universitaria las instrucciones
a los funcionarios sobre los términos
legales y requisitos para el otorgamiento
de situaciones administrativas.
Desarrollo de
campañas de
socialización
MECANISMOS
PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Jefe División de
Recursos
Humanos
18/12/2015
18/12/2015
Continua en la siguiente pagina>
21
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Fortalecimiento del
Procedimiento de
PQRS
MECANISMOS
PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Evaluar a los
usuarios del
procedimiento de
PQRS para conocer
su percepción y
grado de satisfacción
acerca del mismo.
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Retomar las mejoras identificadas en el
año 2014 e Incluirlas en el software del
procedimiento.
Software del
procedimiento
PQRS optimizado
Secretaría General
18/12/2015
100% de avance
en el proceso
Secretaría General
18/12/2015
100% de avance
en el proceso
Secretaría General
18/12/2015
100% de avance
en el proceso
Secretaría General
18/12/2015
60% de encuestas
realizadas
Secretaría General
18/12/2015
Realizar
un
recordatorio
a
los
responsables de cada proceso, dentro del
término de respuesta de la PQRS, a través
de correo electrónico informando el
tiempo del vencimiento de la PQRS.
Dar a conocer conceptos de interés para
el usuario relacionados con el
procedimiento de PQRS en la página web,
con información necesaria para el
usuario, estableciendo diferencias entre
una P, una Q, una R y una S.
Mantener el historial de cada PQRS de
manera digital a través de Back Up
semanal de las PQRS.
Adecuar el software para realizar
encuestas de satisfacción a los usuarios y
conocer su percepción.
Continua en la siguiente pagina>
22
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
Continuación de página anterior>
Mecanismo
Estrategia
Actividad
Meta
Responsable
Fecha
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Socializar
permanentemente
las
actividades desarrolladas desde la Sección
de Salud Ocupacional.
Desarrollo de
campañas de
socialización
Jefe de Sección de
salud y seguridad
Ocupacional
18/12/2015
Ventanilla Única
Gestionar la reingeniería funcional de la
Sección de Archivo y Correspondencia con
Sistema de mensajería con ruta vial y
horarios del servicio, Reubicación del
Procedimiento
PQRS,
Centro
de
Notificación, Centro de Información,
Certificaciones, Reforma Locativa.
100% de avance
en el proceso
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
18/12/2015
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Desarrollar campañas de socialización de
información relacionada con los trámites y
servicios prestados por la División
Financiera.
Desarrollo de
campañas de
socialización
Jefe División
Financiera
18/12/2015
Fortalecimiento de
la Gestión del
Talento Humano
Aplicar el Plan de Incentivos establecido
para los funcionarios de la Universidad de
Cartagena.
100% de avance
en el proceso
Jefe División de
Recursos Humanos
18/12/2015
MECANISMOS
PARA MEJORAR LA
ATENCIÓN AL
CIUDADANO
23
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
MECANISMO DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
24
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
ACTIVIDADES Y METAS 2015
Mecanismo
Estrategia
Actividad
Establecer las orientaciones y cronograma
para la rendición de cuentas.
Aplicar una estrategia de comunicaciones de
la rendición de cuentas.
RENDICIÓN DE
CUENTAS
Gestión pública
transparente y
participativa
Generar espacios de dialogo entre la
institución, la comunidad universitaria y la
ciudadanía en general.
Meta
Fecha
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación,
Secretaria
General, Oficina
Asesora de
Control Interno,
División de
Comunicaciones y
Relaciones
Públicas, División
de Calidad y
Mejoramiento
Institucional.
31/06/2015
Cronograma y
guía de trabajo
elaborada, Plan
de Comunicaciones
Desarrollo de
espacios de
dialogo y
participación
ciudadana
Elaborar y publicar Informe de Rendición de
Cuentas.
Informe de
rendición de
cuentas
Realizar la Audiencia Pública de Rendición de
cuentas.
Audiencia Pública
de rendición de
cuentas realizada
Evaluar y elaborar un Plan de Mejoramiento a
partir de la evaluación de la rendición de
cuentas.
Responsable
Plan de
Mejoramiento
FIN.
25
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015
26