Seguimiento al plan Anticorrupción y atención al ciudadano diciembre 2014 (583 Downloads)

INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORAUNIVERSIDAD
DE PLANEACIÓN
DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
1
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
PRESENTACIÓN
Desde el año 2013, la Universidad de Cartagena elabora anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano como herramienta que facilita la inclusión ciudadana y la pulcritud en los procesos de gestión
pública, garantizando con ello, el cumplimiento de los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto
2641 de 2012.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014,
adoptado mediante resolución de Rectoría N°00189 del 31 de enero de 2014, pretende fortalecer las políticas
institucionales de buen gobierno, transparencia y gestión pública eficiente; en coherencia con su
responsabilidad social y compromiso ético.
En este sentido, a partir de la información reportada por los responsables de los procesos y subprocesos del
Sistema Integrado de Calidad de la Universidad de Cartagena (SIGUC), la Oficina Asesora de Planeación
realizó el seguimiento al avance de las acciones planteadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014. A continuación se detallan los avances
alcanzados a fecha 31 de diciembre de 2014, en la ejecución de las acciones propuestas.
OBJETIVO
Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias definidas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, ajustado
a la metodología expuesta en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano” publicado por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica,
Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y
la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC).
ALCANCE
Este informe de seguimiento corresponde al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones definidas
en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014,
realizado por la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 5 del Decreto 2641
del 2012.
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
2
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
LOGROS HASTA EL MES DE DICIEMBRE DE 2014
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Manual de
contratación
actualizado
Actividades
Continuar con la revisión y
actualización del manual de
contratación, ajustándolo a los
cambios de legislación
aplicables a las universidades
públicas.
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Propuesta de
Propuesta de actualización en proceso de actualización
Finalización.
del Manual de
Contratación
Programa de Capacitación desarrollado
con dos exposiciones dirigidas al personal
Desarrollar un programa de Docente, donde se trataron temas sobre
Fortalecimiento de
capacitación a funcionarios de la Responsabilidad Disciplinaria, Ética del
las capacidades de
Universidad en Código de Ética funcionario, naturaleza de la universidad
los funcionarios
y Buen Gobierno.
pública, etc.
Programa de
capacitación
desarrollado
Responsable
Fecha Final
Jefe Oficina
Asesora
Jurídica
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
3
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Desarrollar un programa de
Fortalecimiento de capacitación a funcionarios de la
las capacidades de Universidad en Planeación
los funcionarios
Contractual en los regímenes
especiales de las IES públicas.
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Por motivos ajenos a la Oficina Asesora
Jurídica, durante el año 2014 no se llevó a
cabo esta actividad, se espera poder
realizarla a mediados de 2015, siempre y
cuando se asignen los recursos
económicos, para tal fin.
Programa de
capacitación
desarrollado
Jefe Oficina
Asesora
Jurídica
19/12/2014
Implementar el aplicativo de
soporte en el registro de 100% de implementación del aplicativo.
información de los contratos.
Robustecer las
capacidades
generales de la
División de
Contratos
Digitalizar el archivo de los
100% del archivo digitalizado. Se ejecutó
procesos y estudios de
a través del Contrato No.63 de 2014.
contratos.
Aplicativo
Jefe de División
Implementado de Contratos
19/12/2014
100% de
archivo de los
procesos y
estudios de
contratos
digitalizado
19/12/2014
Jefe Sección
de Archivo y
Correspondenci
a y Jefe
División de
Contratos
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
4
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Optimización del
manejo documental y
de archivo
Actividades
Presentar propuestas para la
contratación del almacenaje de
los archivos institucionales de la
Universidad
en
las
consideraciones requeridas por
la Ley.
Avance al 31 de Diciembre
En el mes de enero fue presentada a
Rectoría la propuesta para el almacenaje
de los archivos institucionales de la
Universidad en las condiciones requeridas
por Ley, así como la consulta y domicilio
en caso de ser necesario, la cual
considera inicialmente la custodia de los
archivos ubicados en la Sección de
Archivo y Correspondencia, División de
Financiera y Secretaria General en donde
los espacios adecuados para archivo se
agotaron, a pesar que se puede hacer
extensivo a las demás áreas que lo
requieran.
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
100% de
avance en el
proceso
Jefe Sección
de Archivo y
Correspondenci
a
19/12/2014
100% de
avance en el
proceso
Jefe Sección
de Archivo y
Correspondenci
a
19/12/2014
A la fecha la propuesta para la
contratación del almacenaje de los
archivos, ante la falta de espacio interno,
se encuentra para revisión y aprobación
de la nueva administración.
Elaborar un Programa de
Gestión
Documental
que
consolide todas las actividades a
realizar en 2014, en materia
archivística.
Se logró un avance del 66,6% en la
elaboración de los elementos del
programa, el cual contempla la
elaboración de las TRD, el Manual de
Archivo y el Manual de Correspondencia.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
5
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Sistematizar el proceso de
consulta para elegir los
aspirantes a la designación de
los cargos de Rector, Decanos,
Directores de Programa y
elección
Representantes
Docente ante el Consejo
Académico y Consejo Superior, 100% de cumplimento en la actividad.
e implantar acciones que
permitan mayor trasparencia,
agilidad y eficiencia del proceso,
con identificación digital de los
votantes y mecanismos de
seguridad en los tarjetones en el
proceso de consulta.
Meta 2014
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Responsable Fecha Final
Secretaria
General
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
6
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Identificación digital de los
votantes en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad.
consulta.
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Secretaria
General
19/12/2014
Mecanismos de seguridad en los
tarjetones en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad.
consulta.
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Secretaria
General
19/12/2014
Administración del
Riesgo
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
7
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Constituir Comité de Gestión de
Buen Gobierno
para dar
cumplimiento
y
hacer
seguimiento a la política de
desarrollo
administrativo,
“Transparencia, Participación y
Servicio
Ciudadano
(Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano)”,
“Gobierno
Electrónico”, “Rendición de
cuentas”, “Gobierno Abierto
(IGA)”, “Racionalización de
trámites”, “Relación con los
Órganos de Control”, “Eficiencia
Administrativa y cero papel”,
“Planeación
estratégica
(Seguimiento al Plan de
Desarrollo e informe de gestión)”
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Creación del Comité de Gestión Buen
Gobierno,
implementación
y
mantenimiento de sus acciones y Constitución del
Comité y su
programas. Realización de nueve (9)
operación
reuniones del Comité de Gestión Buen
periódica
Gobierno.
Responsable Fecha Final
Secretaria
General
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
8
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Gestionar ante la Gobernación
de Bolívar la verificación de pago 100% de cumplimiento en el proceso.
de estampilla Pro cultura.
Meta 2014
Responsable Fecha Final
100% de avance
en el proceso
Jefe División
Financiera
19/12/2014
100% de
veedurías
solicitadas
atendidas
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
Administración del
Riesgo
Realizar veeduría permanente
mediante el acompañamiento de
la Oficina Asesora de Control
Interno en los procedimientos de
baja de activos, concurso de
docentes y procesos de elección
popular.
Se cumplió con la meta de esta actividad
en un 100%, con la realización de
veedurías recibidas por la Oficina Asesora
de Control Interno.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
9
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Gestionar optimización de
verificación de la vinculación
personal
docente
administrativo, para trámite
matrículas por parte de
División Financiera.
Administración del
Riesgo
Avance al 31 de Diciembre
la
de
y 100% de cumplimiento en el proceso.
de
la
Desarrollar oportunamente el
proceso de verificación del
cumplimiento de los requisitos
de
perfeccionamiento
y
ejecución de contratos de
Comisiones
de
Estudios
otorgadas a docentes y
funcionarios de la Institución.
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Jefe División
100% de avance Financiera y
20/12/2014
en el proceso Jefe División de
Sistemas
100% de cumplimiento en el proceso.
Con oportunidad se realizó el proceso de
verificación y exigencia de los requisitos
de cumplimiento en la suscripción de los 100% de avance Jefe División de
Recursos
19/12/2014
convenios y traslado de lo que compete a en el proceso
Humanos
otras dependencias involucradas en este
proceso.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
10
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable Fecha Final
La legalización del contrato de la comisión
sabática otorgada a docentes, se
Verificar el cumplimiento de los desarrolla efectivamente con la exigencia
requisitos para legalizar los y verificación de requisitos estipulados
Contratos de Comisión Sabática para el disfrute de la misma en un 100%. 100% de avance Jefe División de
Recursos
19/12/2014
otorgadas por el Consejo
en el proceso
Humanos
Superior de la Universidad a sus Desde la División de Recursos Humanos,
se
continuará
supervisando
el
docentes.
cumplimiento de lo indicado en los
contratos de comisión sabática.
seguimiento Se realizaron jornadas de seguimiento y
Monitoreo permanente Realizar
3 seguimientos a
permanente
al
mapa
de riesgo monitoreo permanente. Cumpliendo con la
de las causas de
mapa de riesgos
riesgos de corrupción de corrupción de la institución. meta de esta actividad.
Se realizó en un 100% de cumplimiento
Ejecutar el plan anual de
con la realización de 17 auditorías de
Auditorias de gestión auditorías de gestión.
gestión.
100% de
cumplimiento
Jefe División de
Calidad y
Responsables 19/12/2014
del proceso
respectivo
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
11
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Se cumplió con la meta de esta actividad
Evaluación y seguimiento al plan en un 100%.
Auditorias de gestión de auditorías de gestión.
Implantación de una
política disciplinaria
preventiva
Sensibilizar a los servidores
públicos de la Universidad de
Cartagena el cumplimiento del
Código de Ética y de Buen
Gobierno, en las inducciones y
re inducciones a empleados.
Meta 2014
12 reuniones
realizadas
La Oficina participó en la segunda
inducción realizada los días 3 y 4 de
septiembre, cumpliéndose así el programa 2 participaciones
establecido.
La Oficina ha desarrollado un 33.3% de las
Socializar
los
efectos circulares colgadas en página web,
sancionatorios de las conductas seguiremos fomentando la publicación del
que comportan una situación de resto de circulares antes de terminar el
año.
carácter disciplinario.
3 circulares
publicadas en
página web
Responsable Fecha Final
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
12
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
GESTIÓN DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Implantación de
una política
disciplinaria
preventiva
Actividades
Atender las peticiones de las
conductas que comportan una
situación
de
carácter
disciplinario dentro de los
términos legales y asesorar a las
Unidades académicas cuando lo
requieran.
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Hasta el 30 de abril se ha cumplido con los
términos del 100% de cada uno de los
apoyos
solicitados
por
otras
dependencias, los cuales suman un total 100% de consultas
y peticiones
de 17, al igual que las 30 situaciones
atendidas
registradas por comportar presuntamente oportunamente
un hecho disciplinario, a las cuales se le ha
dado el respectivo tratamiento a la luz de
la Ley 734 de 2002.
Responsable Fecha Final
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Implementación
de
la Se presentaron tres propuestas y se está
Jefe Sección
automatización del trámite de a la espera de su aprobación por parte de 100% de tramite de Archivo y
19/12/2014
correspondencia
interna la nueva administración.
automatizado Correspondenci
a
electrónica.
Uso de Tics
Se implementó un nuevo software para los
Implementar el servicio de procesos académicos. Está en proceso de
Certificado en línea, para la implementar el nuevo módulo de 100% de tramite
obtención
certificados certificados en línea lográndose un 60% automatizado
de avance.
académicos mediante la web
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
30/08/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
13
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Actividades
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Dado que se ha iniciado la discusión sobre
la viabilidad de adquisición de un nuevo
software para la universidad de 100% de avance
Cartagena, esta actividad se encuentra en en el proceso
desarrollo y su alcance a la fecha es
parcial.
Jefe División
Financiera
19/12/2014
Descentralizar la emisión de paz
Este punto se encuentra en proceso de 100% de avance
y
salvos
financieros
a
implementación.
en el proceso
estudiantes.
Jefe División
Financiera
19/12/2014
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Personal
19/12/2014
Gestionar ante las entidades
financieras el trámite de pago en
línea
de
matrículas
y
proveedores.
Uso de Tics
Avance al 31 de Diciembre
El procedimiento se llevó a cabo mediante
Publicar el procedimiento de la implementación de circulares y
entrega de certificados laborales comunicación interna en la página web
en la página web institucional. institucional para la expedición de
certificados laborales.
Procedimiento
publicado
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
14
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Uso de Tics
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Campañas de fomento desarrolladas
mediante Circulares, comunicación
interna en la página web institucional y
Fomentar la utilización de la entrega de folletos a los usuarios para
plataforma SYSNOM.
descargar la colilla de nómina a través del
SYSNOM.
Permanentemente se reciben certificados
Simplificación de la entrega de de estudios de capacitación y educación
certificados de estudios de formal a través de correo electrónico
institucional.
capacitación y educación.
Racionalización de
Tramites
Permanentemente se les facilitan a los
Simplificación del trámite de usuarios las inscripciones a las
inscripción en las capacitaciones capacitaciones a través de correo
o acciones formativas del Plan electrónico institucional y/o por vía
telefónica.
Institucional de Capacitación.
Registrar en el SUIT los trámites
de
procesos
misionales Se realizó la ejecución de los trámites
priorizados:
Reingresos
y priorizados en la plataforma SUIT.
transferencias de estudiantes de
programas de pregrado y
posgrado.
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Campaña de
fomento
desarrollada
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Personal
19/12/2014
Procedimiento
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Procedimiento
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Tramites
priorizados
registrados
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
15
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Racionalización de
Tramites
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Desarrollar
campañas
de
revisión permanente de los
procedimientos
y
demás 100% de avance en el proceso.
elementos de procesos para
identificar oportunidades de
mejora en cuanto a trámite y
prestación del servicio.
Durante 2014 se asignó un espacio donde
funcionara el punto de atención en el
Descentralizar un punto de campus de San Pablo.
atención de la División de
Financiera en el campus de la De acuerdo a lo programado se contempla
el amueblamiento y
la puesta en
Universidad (San Pablo).
funcionamiento de este nuevo punto de
atención para el 2015.
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Jefe División de
Calidad y
100% de avance
Responsables 19/12/2014
en el proceso
del proceso
respectivo
Nuevo punto de
atención en
funcionamiento
Jefe División
Financiera
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
16
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Tramite
optimizado
Jefe División
Financiera/Jefe
19/12/2014
Centro de
Admisiones
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Se encuentra en proceso el rediseño del
video institucional que será presentado
para el primer periodo del año 2015, el cual
explicará detalladamente el proceso de
matrícula de los estudiantes primíparos.
Para este proceso se implementó un video
institucional, con el fin de que los
estudiantes nuevos conozcan el proceso
de matrícula financiera.
A su vez desde la División Financiera y el
Optimización de los trámites y Centro de Admisiones, Registro y Control
Racionalización de servicios relacionados con el Académico, se realizó un cronograma del
proceso de matrícula de los proceso de matrículas para el periodo
Tramites
estudiantes primíparos.
académico, en el que se dispone un día
para las matrículas de los estudiantes de
acuerdo al programa académico.
Lo anterior evita la aglomeración de
personas en extensas filas y traumatismos
en el desarrollo de este trámite, al disponer
de un día de atención particular y
específico para realizar el trámite de
matrículas de los primíparos de cada
programa académico.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
17
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable Fecha Final
En los campus de San Agustín, Piedra de
Bolívar y San Pablo hay oficinas de Salud
Ocupacional y sus profesionales cubren
los otros campus.
Racionalización de
Tramites
Descentralizar la prestación de
los servicios de atención medica
de la Sección de Salud
Ocupacional.
Las actividades y la prestación de los
servicios de atención médica de la
Sección de Salud Ocupacional se
programan para cada campus en fechas
diferentes.
Se espera a final de 2014 darle
cumplimiento a la programación. Por otro
lado se solicitó la visita a sedes fuera de
la Ciudad.
100% de avance
en el proceso
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Salud
Ocupacional
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
18
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Actividades
Optimización del procedimiento
de contratación de funcionarios a
término definido, estudiantes en
pasantías, aprendices del SENA
y el procedimiento de reintegro
de situaciones administrativas.
Racionalización de
Tramites
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Eficientemente desarrollamos el proceso
de vinculación de cierre y liquidación de los
funcionarios a través de la modalidad de
contrato a término definido, estudiantes
que realizaron pasantías y estudiantes del
SENA que desarrollaron su proceso como
aprendiz.
Con oportunidad se desarrolló el proceso
de reintegro a funcionarios de la Institución.
A partir del 1 de diciembre del 2014, a
través de la Resolución de Rectoría No.
4160 del 26 de noviembre de 2014, se
delegó en la Jefe de la División de
Recursos Humanos, la función de conferir
y reconocer situaciones administrativas a
los funcionarios de la Institución.
Tramite
optimizado
Jefe División
de Recursos
Humanos
19/12/2014
Tramite
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Prestaciones
Económicas
19/12/2014
Tramite
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Salud
Ocupacional
19/12/2014
Reducir los tiempos de respuesta
Atención en tiempo legal de las peticiones
a los requerimientos que se
cuya respuesta depende de la sección de
expiden, en la Sección de
prestaciones económicas.
Prestaciones Económicas.
Simplificación de la prestación Las citas médicas se solicitan el mismo día,
del servicio de citas médicas de y la atención es inmediata.
la
Sección
de
Salud
Ocupacional.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
19
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Formalizar el grupo de apoyo
institucional.
RENDICIÓN DE CUENTAS
Establecer las orientaciones y
cronograma para la rendición de
cuentas.
En lo referente a la rendición de cuentas
Aplicar una estrategia de del periodo 2012-2 a 2013-1 se realizó la
comunicaciones de la rendición de audiencia pública, el jueves 30 de enero
cuentas.
de 2014, y se dio cumplimiento a todas las
Convocar a Rendición de cuentas. actividades programadas.
Identificar interlocutores y grupos Para la rendición de cuentas del periodo
2013:2 a 2014:1:2 Se formó el grupo de
de interés de la Universidad.
Gestión pública
transparente y
participativa
apoyo institucional, el cual también hace
Extensión de invitaciones a la
parte del comité de gestión de buen
ciudadanía.
gobierno.
Generar espacios de dialogo entre
la institución, la comunidad Se creó el cronograma y estrategia de
universitaria y la ciudadanía en comunicaciones para la rendición de
cuentas del periodo 2013:2 a 2014:1:2.
general.
Elaborar y publicar Informe de Se estableció el mes de mayo del 2015
Rendición de Cuentas.
como fecha para la realización de la
Realizar la Audiencia Pública de audiencia pública de rendición de cuentas
del periodo 2013:2 a 2014:1:2.
Rendición de cuentas.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación,
Secretaria
General,
Cronograma y guía Oficina Asesora
de trabajo
de Control
elaborada,
Interno,
31/01/2015
Plan de
División de
ComunicacioComunicacione
nes
s y Relaciones
Públicas,
División de
Calidad y
Mejoramiento
Institucional.
Evaluar y elaborar un Plan de
Mejoramiento a partir de la
evaluación de la rendición de
cuentas.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
20
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS
PARA MEJORAR
LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Responsable
Fecha Final
Construir elementos adicionales
Fortalecimient de control de la gestión realizada Creación y aplicación de un nuevo
Elementos
o del
por la Secretaria General, para indicador de medición.
adicionales de
procedimiento hacer el seguimiento al
control
de PQRS
funcionamiento
del
construidos
procedimiento de PQRS.
Secretaria
General
19/12/2014
Gestionar el fortalecimiento y
optimización del software del
Software del
procedimiento
de
PQRS Etapa de implementación de las mejoras
procedimiento
incluyendo
opciones
que solicitadas a la División de Sistemas.
PQRS
permitan mejor análisis de
optimizado
resultados y utilización del
mismo.
Secretaria
General
19/12/2014
Elaborar cronograma de visitas
de sensibilización, socialización
y
capacitación
a
las
Dos cronogramas Elaborados.
dependencias
de
mayor
frecuencia en la presentación de
PQRS.
Una
cronograma
elaborado
Secretaria
General
19/12/2014
100% de
actividades
programadas
realizadas
Secretaria
General
19/12/2014
Socialización,
capacitación y
Realizar
visitas
de 100% de las visitas programas realizadas.
sensibilización
sensibilización, socialización y
del
capacitación programadas.
procedimiento
PQRS
Meta 2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
21
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Incentivar la utilización del
correo
institucional
como
herramienta para la atención a
requerimientos,
solicitudes,
invitaciones, entre otros que
recibe la División de Recursos
Humanos.
Fortalecimiento
de Comunicación
Institucional
Socializar
permanentemente
con la comunidad universitaria
las
instrucciones a los
funcionarios sobre los términos
legales y requisitos para el
otorgamiento de situaciones
administrativas.
Avance al 31 de Diciembre
A través del correo institucional, se
fortaleció la comunicación institucional
mediante la oportunidad en la atención a
requerimientos en aproximadamente 20
diarios. Se está en la fase de
implementación de expedición de
certificados laborales y comunicaciones
sobre situaciones administrativas a través
de la página web, en la cual además se
encuentran disponibles los formatos para
estos procesos.
Se planeó y organizó la jornada de
inducción para 77 empleados nuevos y
reinducción para todos los funcionarios de
la Institución los días 3 y 4 de septiembre
de 2014, se convocó masivamente a
través de los medios de comunicación
institucional
para
socializar
el
procedimiento sobre las situaciones
administrativas que se pueden conceder a
los funcionarios y la legalización de los
reintegros respectivos.
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
100% de
avance en el
proceso
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
Desarrollo de
campañas de
socialización
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
22
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Desarrollar
campañas
de
socialización
de
los
procedimientos
relacionados
con el Plan Institucional de
Capacitación y Evaluación del
desempeño
basado
en
competencias laborales para
empleados públicos no docentes
y trabajadores oficiales.
Se continúa con la divulgación de la cartilla
instructiva del Sistema de Gestión del
Desempeño basado en Competencias
Laborales, con la publicación del Boletín
Informativo interactivo de los resultados
del PIC 2013 y el respectivo cronograma
del Plan Institucional de Capacitación del
año 2014. Este último socializado en
página web y a través de los correos
institucionales.
Desarrollo de
campañas de
socialización
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Campañas de salud desarrolladas y
Socializar permanentemente las socializadas permanentemente a través
actividades desarrolladas desde de los diferentes medios de comunicación
la
Sección
de
Salud institucional.
Ocupacional.
Desarrollo de
campañas de
socialización
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Salud
Ocupacional
19/12/2014
Desarrollar
campañas
de
socialización de información Desarrollo de
relacionada con los trámites y socializadas.
servicios prestados por la
División Financiera.
Desarrollo de
campañas de
socialización
Jefe División
Financiera
19/12/2014
campañas
realizadas
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
23
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS PARA
MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Jefe División
de Recursos
Humanos
19/12/2014
100% de cumplimiento en el proceso.
Fortalecimiento de la Aplicar el Plan de Incentivos Finalizando con lo planeado en los
100% de avance
Gestión del Talento establecido para los funcionarios procesos del plan de incentivos, en el mes
en el proceso
Humano
de la Universidad de Cartagena. de octubre de 2014, se realizó los
reconocimientos públicos a los mejores
empleados de la Institución.
Se realizó el 02 de octubre de 2014, la
acción formativa: Servicio al cliente
(Gestión para la prestación del servicio al
División de
ciudadano basado en la NTC 6047 y los
Recursos
Desarrollar capacitaciones en protocolos del servicio al ciudadano) con el
100% de avance Humanos/Jefe
atención al ciudadano a apoyo y participación de la alta dirección y
Sección de
en el proceso
funcionarios de la Universidad. responsables de áreas; de tal manera, que
Selección y
sea de obligatorio cumplimiento la
Capacitación
participación de los funcionarios.
En vista de las frecuentes quejas de los
Jefe Centro de
usuarios que visitan el Centro de
Adecuación de
Remodelar y adecuar las oficinas Admisiones, se ha gestionado la
100% de avance Admisiones,
Registro y
espacios de atención del Centro de Admisiones, remodelación de este centro, el cual está
en el proceso
Control
al ciudadano
Registro y Control Académico. en proceso de ejecución.
19/12/2014
19/12/2014
Académico
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
24
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Aplicar encuesta de satisfacción Se
aplicaron
las
encuestas
a los estudiantes de la correspondientes a los periodos 2013-2 y
Universidad, cada semestre.
2014-1.
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
2 encuestas
aplicadas
Vicerrector
Académico,
Jefe de División
de Calidad y
Mejoramiento
Continuo y Jefe
de División de
Sistemas
19/12/2014
Herramientas
de medición
aplicadas
Jefe División
Financiera y
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
19/12/2014
Medición
Satisfacción de
Ciudadanos
Aplicar
herramientas
de
medición de la satisfacción al
ciudadano en relación con los
trámites y servicios que presta la Herramientas de medición aplicadas por
institución, que resultaron parte de cada una de las dependencias
priorizados desde la División de involucradas.
Financiera y el Centro de
Admisiones, Registro y Control
Académico.
Continua en la siguiente pagina>
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
25
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
DICIEMBRE DE 2014
Continuación de página anterior>
MECANISMOS PARA MEJORAR
LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Medición
Satisfacción de
Ciudadanos
Ventanilla Única
Actividades
Avance al 31 de Diciembre
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Aplicar
herramientas
de
medición de la satisfacción al
ciudadano en relación con los
trámites y servicios que presta la
institución, que resultaron
priorizados desde la División de
Recursos Humanos.
A través del aplicativo SYSNOM de la
página web, se desarrolló la encuesta
sobre clima organizacional; seguiremos
con las etapas de tabulación y acciones de
intervención.
Herramientas
de medición
aplicadas
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
100% de
avance en el
proceso
Jefe Sección
de Archivo y
Correspondenci
a
19/12/2014
Gestionar la reingeniería funcional
de la Sección de Archivo y
Correspondencia con Sistema de
mensajería con ruta vial y horarios
del servicio, Reubicación del
Procedimiento PQRS, Centro de
Notificación, Centro de Información,
Certificaciones, Reforma Locativa.
De acuerdo con las etapas previstas para
la reingeniería funcional de la Sección de
Archivo y Correspondencia, se logró un
avance del 40% con la elaboración del
proyecto acorde con la remodelación
propuesta. Durante el presente año, por
falta de recursos no será llevada a cabo la
remodelación e implementación del
proyecto. Se espera que para el año 2015,
se implemente.
[Fin]
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
26