Seguimiento al plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Agosto 2014 (684 Downloads)

INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
OFICINA ASESORAUNIVERSIDAD
DE PLANEACIÓN
DE CARTAGENA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
1
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
PRESENTACIÓN
Desde el año 2013, la Universidad de Cartagena elabora anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano como herramienta que facilita la inclusión ciudadana y la pulcritud en los procesos de gestión
pública, garantizando con ello, el cumplimiento de los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto
2641 de 2012.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014,
adoptado mediante resolución de Rectoría N°00189 del 31 de enero de 2014, pretende fortalecer las políticas
institucionales de buen gobierno, transparencia y gestión pública eficiente; en coherencia con su
responsabilidad social y compromiso ético.
En este sentido, a partir de la información reportada por los responsables de los procesos y subprocesos del
Sistema Integrado de Calidad de la Universidad de Cartagena (SIGUC), la Oficina Asesora de Planeación
realizó el seguimiento al avance de las acciones planteadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014. A continuación se detallan los avances
alcanzados hasta a corte de 31 de agosto de este año, en la ejecución de las acciones propuestas.
OBJETIVO
Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias definidas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, ajustado
a la metodología expuesta en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano” publicado por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica,
Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y
la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC).
ALCANCE
Este informe de seguimiento se dirige al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones definidas en el
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2014, con
fecha de corte al 31 de agosto de 2014, realizado por la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo
dispuesto por el Artículo 5 del Decreto 2641 del 2012.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
LOGROS HASTA EL MES DE AGOSTO DE 2014
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Manual de
contratación
actualizado
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Desde la División de Contratos, se ha
coordinado la revisión y actualización del
manual de contratación de la Universidad,
que permitan ajustarlo a los cambios de
Continuar con la revisión y legislación aplicables a las universidades
actualización del manual de públicas.
Propuesta de
contratación, ajustándolo a los En estos momentos, el anteproyecto del actualización
Jefe Oficina
cambios
de
legislación nuevo manual de contratación se del Manual de Asesora Jurídica
aplicables a las universidades encuentra en etapa de socialización entre Contratación
públicas.
las
unidades
organizacionales
relacionadas como lo son la Oficina
Asesora de Control Interno, Oficina
Asesora Jurídica y la División de
Contratos.
100% Programa de Capacitación
desarrollado con dos exposiciones
Desarrollar un programa de dirigidas al personal Docente, donde se
Fortalecimiento de
Programa de
capacitación a funcionarios de la trataron temas sobre Responsabilidad
las capacidades de
capacitación
Universidad en Código de Ética Disciplinaria, Ética del funcionario,
los funcionarios
desarrollado
y Buen Gobierno.
naturaleza de la universidad pública, etc.
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
Fecha Final
19/12/2014
19/12/2014
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AGOSTO DE 2014
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Debido a inconvenientes relacionados en
materia presupuestal, se ha dificultado el
desarrollo de este programa de
Desarrollar un programa de capacitación en temáticas de planeación
Fortalecimiento de las capacitación a funcionarios de contractual en los regímenes especiales Programa de
Jefe Oficina
capacidades de los la Universidad en Planeación de las IES públicas.
capacitación
Asesora Jurídica
funcionarios
Contractual en los regímenes
desarrollado
espera
poder
desarrollar
especiales de las IES públicas. Se
efectivamente esta actividad de
capacitación dirigida a los funcionarios de
la Universidad.
19/12/2014
100% de implementación del aplicativo
Implementar el aplicativo de que permitirá disponer de información
Aplicativo
Jefe de División
soporte en el registro de dinámica de los contratos, para responder
Implementado de Contratos
información de los contratos.
ágilmente a los entes de control y demás
usuarios.
19/12/2014
Robustecer las
capacidades
100% de
generales de la
División de Contratos Digitalizar el archivo de los 50% del archivo digitalizado. Se espera archivo de los Jefe Sección de
Archivo y
procesos y estudios de que al finalizar el año se logre la completa procesos y
Correspondencia
contratos.
digitalización de los expedientes de estudios de
y Jefe División
contratos.
contratos
de Contratos
digitalizado
19/12/2014
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AGOSTO DE 2014
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Optimización del
manejo documental y
de archivo
Actividades
Presentar propuestas para la
contratación del almacenaje de
los archivos institucionales de la
Universidad
en
las
consideraciones requeridas por
la Ley.
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
En el mes de enero fue presentada a
Rectoría la propuesta para el almacenaje
de los archivos institucionales de la
Universidad en las condiciones requeridas
por Ley, así como la consulta y domicilio
en caso de ser necesario, la cual
considera inicialmente la custodia de los
archivos ubicados en la Sección de
Archivo y Correspondencia, División de
100% de
Financiera y Secretaria General en donde
avance
en el
los espacios adecuados para archivo se
proceso
agotaron, a pesar que se puede hacer
extensivo a las demás áreas que lo
requieran.
Responsable
Fecha Final
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
19/12/2014
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
19/12/2014
A la fecha la propuesta para la
contratación del almacenaje de los
archivos, ante la falta de espacio interno,
se encuentra para revisión y aprobación
de la nueva administración.
Elaborar un Programa de
Gestión
Documental
que
consolide todas las actividades a
realizar en 2014, en materia
archivística.
Se logró un avance del 50% en la
elaboración de los elementos del
programa, el cual contempla la
100% de
elaboración de las TRD y el manual de avance en el
archivo en donde se especifica el marco
proceso
conceptual y normatividad vigente en
materia archivística.
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Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Sistematizar el proceso de
consulta para elegir los
aspirantes a la designación de
los cargos de Rector, Decanos,
Directores de Programa y
elección
Representantes
Docente ante el Consejo
Académico y Consejo Superior, 100% de cumplimento en la actividad.
e implantar acciones que
permitan mayor trasparencia,
agilidad y eficiencia del proceso,
con identificación digital de los
votantes y mecanismos de
seguridad en los tarjetones en el
proceso de consulta.
Meta 2014
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Responsable Fecha Final
Secretaria
General
19/12/2014
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable Fecha Final
Identificación digital de los
votantes en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad.
consulta.
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Secretaria
General
19/12/2014
Mecanismos de seguridad en los
tarjetones en el proceso de 100% de cumplimento en la actividad.
consulta.
Proceso de
consulta
mejorado y
sistematizado,
con mecanismos
que garanticen
seguridad y
transparencia
Secretaria
General
19/12/2014
Administración del
Riesgo
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AGOSTO DE 2014
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Constituir Comité de Gestión de
Buen Gobierno
para dar
cumplimiento
y
hacer
seguimiento a la política de
desarrollo
administrativo,
“Transparencia, Participación y
Servicio
Ciudadano
(Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano)”,
“Gobierno
Electrónico”, “Rendición de
cuentas”, “Gobierno Abierto
(IGA)”, “Racionalización de
trámites”, “Relación con los
Órganos de Control”, “Eficiencia
Administrativa y cero papel”,
“Planeación
estratégica
(Seguimiento al Plan de
Desarrollo e informe de gestión)”
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Creación del Comité de Gestión Buen
Gobierno,
implementación
y
mantenimiento de sus acciones y
programas. Realización de dos (2)
reuniones del Comité de Gestión Buen
Gobierno.
Constitución
del Comité y
su
operacionalidad periódica
Secretaria
General
19/12/2014
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Administración del
Riesgo
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Para este proceso de se realizó una
capacitación con un funcionario de la
oficina de contabilidad y división de
Gestionar ante la Gobernación sistemas, para mejorar las condiciones de
100% de
de Bolívar la verificación de pago verificación y legalización de los avance en el
documentos recibos en la oficina de
de estampilla Pro cultura.
proceso
contabilidad como es el caso documento
estampilla.
Realizar veeduría permanente
mediante el acompañamiento de
la Oficina Asesora de Control
Interno en los procedimientos de
baja de activos, concurso de
docentes y procesos de elección
popular.
Se realizó veeduría al 100% de las 36
solicitudes recibidas por la Oficina Asesora
de Control Interno en los procedimientos
requeridos.
100% de
veedurías
solicitadas
atendidas
Responsable
Fecha Final
Jefe División
Financiera
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
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AGOSTO DE 2014
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Gestionar optimización de
verificación de la vinculación
personal
docente
administrativo, para trámite
matrículas por parte de
División Financiera.
Avance al 31 de Agosto
la
de
y
de
la
Administración del
Riesgo
Desarrollar oportunamente el
proceso de verificación del
cumplimiento de los requisitos
de
perfeccionamiento
y
ejecución de contratos de
Comisiones
de
Estudios
otorgadas a docentes y
funcionarios de la Institución.
Meta 2014
En este punto se gestionó con la oficina de
la División Financiera y el proveedor que
está facilitando los sistemas de
información a la Universidad de Cartagena
para que en los comprobantes de pago
aparezca la relación familiar con el
100% de
estudiante que se encuentra cursando en avance en el
la Universidad. Es decir con esto se buscó
proceso
que los descuentos se vean reflejados de
manera inmediata en los comprobantes
sin que las personas tengas que traer
documentos
Se realizó el proceso de exigencia de
requisitos y verificación del cumplimiento
de los mismos al 100% de las comisiones
de estudios otorgadas a docentes y
funcionarios.
100% de
avance en el
Adicionalmente, desde la División de
proceso
Recursos Humanos, se hizo el
seguimiento de lo que deben entregar
otras dependencias involucradas en este
proceso.
Responsable
Fecha Final
Jefe División
Financiera y Jefe
División de
Sistemas
20/12/2014
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
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Componente
y
Estrategias
Responsable
Fecha Final
La legalización del contrato de la comisión
sabática otorgada a docentes, se
Verificar el cumplimiento de los desarrolla efectivamente con la exigencia
requisitos para legalizar los y verificación de requisitos estipulados
100% de
Contratos de Comisión Sabática para el disfrute de la misma en un 100%.
avance en el
otorgadas por el Consejo
proceso
Superior de la Universidad a sus Desde la División de Recursos Humanos,
se
continuará
supervisando
el
docentes.
cumplimiento de lo indicado en los
contratos de comisión sabática.
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
En el primer trimestre de 2014, se realizó
la primera jornada de seguimiento a
riesgos, indicadores, acciones de mejora,
procesos y procedimientos del Sistema
Integrado de Gestión de la Universidad de
3
seguimiento Cartagena (SIGUC).
Monitoreo permanente Realizar
seguimientos
permanente al mapa de riesgo
de las causas de
Durante el segundo semestre del año, a mapa de
riesgos de corrupción de corrupción de la institución.
riesgos
desde la División de Calidad, se continuó
con la ejecución de las jornadas de
seguimiento y monitoreo permanente.
Cumpliendo con un 100% de avance en el
proceso.
Jefe División de
Calidad y
Responsables
del proceso
respectivo
19/12/2014
Se ha avanzado en un 57,14% del total de
Ejecutar el plan anual de auditorías programadas, quedando lo que
100% de
Auditorias de gestión auditorías de gestión.
falta del año para la entrega de los cumplimiento
informes restantes.
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Administración del
Riesgo
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Se cumplió con la meta de esta actividad
Evaluación y seguimiento al plan en un 100%.
12 reuniones
Auditorias de gestión de auditorías de gestión.
realizadas
Implantación de una
política disciplinaria
preventiva
Sensibilizar a los servidores
públicos de la Universidad de
Cartagena el cumplimiento del
Código de Ética y de Buen
Gobierno, en las inducciones y
re inducciones a empleados.
La Oficina hizo su participación en la
segunda inducción realizada el 3 y 4 de
2
septiembre cumpliéndose el 100% del
participaciones
programa establecido
La Oficina ha desarrollado un 33.3% de las
Socializar
los
efectos circulares colgadas en página web,
3 circulares
sancionatorios de las conductas seguiremos fomentando la publicación del
publicadas
en
que comportan una situación de resto de circulares antes de terminar el
página web
año.
carácter disciplinario.
Responsable
Fecha Final
Jefe Oficina
Asesora de
Control Interno
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
GESTIÓN DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN
Componente
y
Estrategias
Implantación de
una política
disciplinaria
preventiva
Uso de TIC´s
Actividades
Atender las peticiones de las
conductas que comportan una
situación
de
carácter
disciplinario dentro de los
términos legales y asesorar a las
Unidades académicas cuando lo
requieran.
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Hasta el 30 de abril se ha cumplido con los
términos del 100% de cada uno de los
apoyos
solicitados
por
otras
100% de
dependencias, los cuales suman un total consultas y
peticiones
de 17, al igual que las 30 situaciones
atendidas
registradas por comportar presuntamente
oportunamente
un hecho disciplinario, a las cuales se le ha
dado el respectivo tratamiento a la luz de
la Ley 734 de 2002.
Responsable
Fecha Final
Jefe Oficina
Asesora de
Control
Disciplinario
19/12/2014
Implementación
de
la Se presentaron tres propuestas y se está
100% de
Jefe Sección de
automatización del trámite de a la espera de su aprobación por parte de
Archivo y
tramite
correspondencia
interna la nueva administración.
Correspondencia
automatizado
electrónica.
19/12/2014
Se implementó un nuevo software para los
Implementar el servicio de procesos académicos. Está en proceso de
100% de
Certificado en línea, para la implementar el nuevo módulo de
tramite
obtención
certificados certificados en línea.
automatizado
académicos mediante la web
30/08/2014
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Dado que el sofware de la universidad de
Cartagena se encuentra en trámite, este
Gestionar ante las entidades
proceso de punto de pago se encuentra
100% de
financieras el trámite de pago en
suspendido. Sin embargo se tiene en los avance en el
línea
de
matrículas
y
puntos de inclusión y mejora de la
proceso
proveedores.
sistematización de la Universidad de
Cartagena
Uso de TIC´s
Este proceso se encuentra en trámite
Descentralizar la emisión de paz debido que el proveedor del sofware está
100% de
y
salvos
financieros
a en los respectivos ajustes para poder avance en el
generar los paz y salvos por la página web.
estudiantes.
proceso
Publicar el procedimiento de Circulares y comunicación interna en la
Procedimiento
entrega de certificados laborales página web institucional para la expedición
publicado
en la página web institucional. de certificados laborales.
Responsable
Fecha Final
Jefe División
Financiera
19/12/2014
Jefe División
Financiera
19/12/2014
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Personal
19/12/2014
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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Componente
y
Estrategias
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Uso de TIC´s
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Circulares, comunicación interna en la
página web institucional y entrega de
Fomentar la utilización de la folletos a los usuarios para descargar la
plataforma SYSNOM.
colilla de nómina a través del SYSNOM.
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Campaña de
fomento
desarrollada
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Personal
19/12/2014
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
19/12/2014
Permanentemente se reciben certificados
Simplificación de la entrega de de estudios de capacitación y educación
Procedimiento
certificados de estudios de formal a través de correo electrónico
optimizado
institucional.
capacitación y educación.
Racionalización de
Tramites
Permanentemente se les facilitan a los
Simplificación del trámite de usuarios las inscripciones a las
inscripción en las capacitaciones capacitaciones a través de correo Procedimiento
o acciones formativas del Plan electrónico institucional y/o por vía optimizado
telefónica.
Institucional de Capacitación.
Registrar en el SUIT los trámites
de
procesos
misionales Está previsto el registro de los trámites
priorizados:
Reingresos
y para el día 30 de septiembre de 2014.
transferencias de estudiantes de
programas de pregrado y
posgrado.
Tramites
priorizados
registrados
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Actividades
Desarrollar
campañas
de
revisión permanente de los
procedimientos
y
demás
elementos de procesos para
identificar oportunidades de
mejora en cuanto a trámite y
prestación del servicio.
Racionalización de
Tramites
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
En el segundo semestre, se continúo con
la ejecución de las jornadas de
100% de
seguimiento, monitoreo permanente a
avance
en el
riesgos, indicadores, acciones de mejora,
proceso
procesos y procedimientos del SIGUC.
Este punto se encuentra en trámite debido
que la disponibilidad presupuestal de la
universidad se encuentra baja y estamos a
la espera para empezar a realizar los
Descentralizar un punto de trámites en cuestión de asignación,
atención de la División de dotación de salón, equipos, mobiliarios de Nuevo punto de
atención en
Financiera en el campus de la la oficina y personal que se encarga de la funcionamiento
Universidad (San Pablo).
atención al público.
Responsable
Fecha Final
Jefe División de
Calidad y
Responsables
del proceso
respectivo
19/12/2014
Jefe División
Financiera
19/12/2014
De acuerdo a lo programado se contempla
la puesta en funcionamiento de este nuevo
punto de atención para el 2015.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Tramite
optimizado
Jefe División
Financiera/Jefe
Centro de
Admisiones
19/12/2014
ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Para este proceso se implementó un video
institucional, con el fin de que los
estudiantes nuevos conozcan el proceso
de matrícula financiera.
A su vez desde la División Financiera y el
Centro de Admisiones, Registro y Control
Académico, se realizó un cronograma del
proceso de matrículas para el periodo
académico, en el que se dispone un día
para las matrículas de los estudiantes de
Optimización de los trámites y acuerdo al programa académico.
Racionalización de servicios relacionados con el Lo anterior evita la aglomeración de
proceso de matrícula de los
Tramites
personas en extensas filas y traumatismos
estudiantes Primíparos.
en el desarrollo de este trámite, al disponer
de un día de atención particular y
específico para realizar el trámite de
matrículas de los primiparos de cada
programa académico.
Por otra parte se estableció un programa
de mejoramiento con los estudiantes de
noveno semestre del programa de
administración industrial.
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ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
En los campus de San Agustín, Piedra de
Bolívar y San Pablo hay oficinas de Salud
Ocupacional y sus profesionales cubren
los otros campus.
Racionalización de
Tramites
Descentralizar la prestación de
los servicios de atención medica
de la Sección de Salud
Ocupacional.
Las actividades la prestación de los
servicios de atención médica de la
Sección de Salud Ocupacional se
programan para cada campus en fechas
diferentes.
División de
100% de
Recursos
avance en el Humanos/Jefe
Sección de Salud
proceso
19/12/2014
Ocupacional
Se espera a final de 2014 darle
cumplimiento a la programación. Por otro
lado se solicitó la visita a sedes fuera de
la Ciudad.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES
Componente
y
Estrategias
Racionalización de
Tramites
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Optimización del procedimiento
de contratación de funcionarios a
término definido, estudiantes en
pasantías, aprendices del SENA
y el procedimiento de reintegro
de situaciones administrativas.
Se realizó eficientemente el proceso de
vinculación de funcionarios a través de la
modalidad de contrato a término definido,
estudiantes que realizan pasantías y
estudiante del SENA. Se realizó la
extensión de los contratos a término
definido hasta fin de año. Se racionalizó el
trámite mediante notificación vía correo
electrónico sobre las extensiones de
contratos.
Con oportunidad se desarrolló el proceso
de reintegro a funcionarios de la
Institución.
Atención en tiempo legal de las peticiones
cuya respuesta depende de la sección de
Reducir los tiempos de prestaciones económicas. Actualmente se
respuesta a los requerimientos elabora respuesta inmediata en los que
que se expiden, en la Sección de tiene que ver con peticiones dirigidas a
esta Sección de otras dependencias de
Prestaciones Económicas.
esta Universidad.
Simplificación de la prestación Las citas médicas se solicitan el mismo
del servicio de citas médicas de día, y la atención es inmediata.
la
Sección
de
Salud
Ocupacional.
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Tramite
optimizado
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
Tramite
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Prestaciones
Económicas
19/12/2014
Tramite
optimizado
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de Salud
Ocupacional
19/12/2014
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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
19
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
Continuación de página anterior>
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
Formalizar el grupo de apoyo
institucional.
Establecer las orientaciones y
cronograma para la rendición de El jueves 30 de enero de 2014, fue
cuentas.
realizada la audiencia pública de rendición
RENDICIÓN DE CUENTAS
Aplicar una estrategia de de cuentas para el periodo 2012-2 a 2013comunicaciones de la rendición de 1. En esta actividad fueron presentados a
cuentas.
la comunidad los resultados y el análisis
Convocar a Rendición de cuentas. de las metas alcanzadas en cada uno de
los procesos misionales.
Identificar interlocutores y grupos
De acuerdo con el ritmo organizacional, la
de interés de la Universidad.
Gestión pública
transparente y
participativa
las actividades de preparación y ejecución
Extensión de invitaciones a la
de la audiencia pública de rendición de
ciudadanía.
cuentas se concentran al finalizar el año o
Generar espacios de dialogo entre comienzos del siguiente año.
la institución, la comunidad
universitaria y la ciudadanía en Para la RC del periodo 2013:2 a 2014:1:2
Se formó el grupo de apoyo institucional,
general.
el cual también hace parte del comité de
Elaborar y publicar Informe de
gestión de buen gobierno.
Rendición de Cuentas.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación,
Secretaria
Cronograma y General, Oficina
guía de trabajo
Asesora de
elaborada,
Control Interno,
Plan de
División de
Comunicacio- Comunicaciones
nes
y Relaciones
Públicas, División
de Calidad y
Mejoramiento
Institucional.
31/01/2015
Realizar la Audiencia Pública de Se creó el cronograma y estrategia de
comunicaciones para la rendición de
Rendición de cuentas.
Evaluar y elaborar un Plan de
Mejoramiento a partir de la
evaluación de la rendición de
cuentas.
cuentas del periodo 2013:2 a 2014:1:2
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20
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Construir elementos adicionales
de control de la gestión realizada Creación y aplicación de un nuevo Elementos
por la Secretaria General, para indicador de medición.
adicionales de
hacer el seguimiento al
control
funcionamiento
del
construidos
procedimiento de PQRS.
Gestionar el fortalecimiento y
optimización del software del
Fortalecimiento
procedimiento
de
PQRS
del
incluyendo
opciones
que
procedimiento de
permitan mejor análisis de
PQRS
resultados y utilización del
mismo.
Socialización,
capacitación y
sensibilización
del
procedimiento
PQRS
Solicitud a la División de Sistemas de la
adecuación del módulo del procedimiento Software del
de PQRS con listado de posibles mejoras procedimiento
PQRS
encontradas.
optimizado
Responsable
Fecha Final
Secretaria
General
19/12/2014
Secretaria
General
19/12/2014
Elaborar cronograma de visitas
de sensibilización, socialización
y
capacitación
a
las
Cronograma Elaborado.
dependencias
de
mayor
frecuencia en la presentación de
PQRS.
Una
cronograma
elaborado
Secretaria
General
19/12/2014
Realizar
visitas
de 87% de las visitas programas realizadas.
sensibilización, socialización y
capacitación programadas.
100% de
actividades
programadas
realizadas
Secretaria
General
19/12/2014
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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
21
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Incentivar la utilización del
correo
institucional
como
herramienta para la atención a
requerimientos,
solicitudes,
invitaciones, entre otros que
recibe la División de Recursos
Humanos.
Fortalecimiento
de Comunicación
Institucional
Socializar
permanentemente
con la comunidad universitaria
las
instrucciones a los
funcionarios sobre los términos
legales y requisitos para el
otorgamiento de situaciones
administrativas.
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
A través del correo institucional, se
fortaleció la comunicación institucional
mediante la oportunidad en la atención a
requerimientos en aproximadamente 20
100% de
diarios. Se está en la fase de
avance
en el
implementación de expedición de
proceso
certificados laborales y comunicaciones
sobre situaciones administrativas a través
de la página web.
Se planeó y organizó la jornada de
inducción para 77 empleados nuevos y re
inducción para todos los funcionarios de la
Institución los días 3 y 4 de septiembre de
2014, se convocó masivamente a través Desarrollo de
de los medios de comunicación campañas de
institucional
para
socializar
el socialización
procedimiento sobre las situaciones
administrativas que se pueden conceder a
los funcionarios.
Responsable
Fecha Final
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
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INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Desarrollar
campañas
de
socialización
de
los
procedimientos
relacionados
con el Plan Institucional de
Capacitación y Evaluación del
desempeño
basado
en
competencias laborales para
empleados públicos no docentes
y trabajadores oficiales.
Fortalecimiento de
Comunicación
Institucional
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
Se continúa con la divulgación de la cartilla
instructiva del Sistema de Gestión del
Desempeño basado en Competencias
Laborales, con la publicación del Boletín
Informativo interactivo de los resultados Desarrollo de
del PIC 2013 y el respectivo cronograma campañas de
del Plan Institucional de Capacitación del socialización
año 2014. Este último socializado en
página web y a través de los correos
institucionales.
Responsable
Fecha Final
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Todas las actividades son socializadas en
los diferentes medios de comunicación
División de
Socializar permanentemente las con que cuenta la Universidad: correos
Desarrollo de
Recursos
actividades desarrolladas desde electrónicos institucionales, personales,
campañas de Humanos/Jefe
la
Sección
de
Salud emisora, páginas sociales de la sección
socialización Sección de Salud
Ocupacional.
entre otras.
Ocupacional
Desarrollar
campañas
de
socialización de información
relacionada con los trámites y
servicios prestados por la
División Financiera.
En este punto se está realizando un video
institucional para colocarlos en la pantalla de
los televisores de la Universidad. Además se
está diseñando imágenes alusivas a la división Desarrollo de
financiera para colocarlos en la página web campañas de
con el fin de informar a toda la comunidad de socialización
lo que se hace y en qué oficina le competen.
Jefe División
Financiera
19/12/2014
19/12/2014
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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
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INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
De acuerdo con la planeación en el
proceso del plan de incentivos, se realizó
por parte de los miembros del Comité de
Incentivos, la verificación de evidencias a
Aplicar el Plan de Incentivos los funcionarios que alcanzaron 100
100% de
establecido para los funcionarios puntos de eficiencia, de acuerdo con los avance en el
de la Universidad de Cartagena. objetivos concertados en la evaluación del
proceso
desempeño del año 2013 dentro del
sistema de gestión del desempeño en la
Institución.
Fortalecimiento de la
Gestión del Talento
Humano
Se tiene proyectado para la primera
semana de octubre de 2014, la acción
formativa: Gestión para la prestación del
Desarrollar capacitaciones en Servicio basada en la ISO 20000 con el
100% de
atención al ciudadano a apoyo y participación de la alta dirección y avance en el
funcionarios de la Universidad. responsables de áreas; de tal manera, que
proceso
sea de obligatorio cumplimiento la
participación de los funcionarios.
Remodelar y adecuar las
Adecuación de
oficinas
del
Centro
de
espacios de atención
Admisiones, Registro y Control
al ciudadano
Académico.
Se encuentra en espera de contrato de
100% de
obra, y demás documentación para
avance en el
ejecución del proyecto de remodelación y
proceso
adecuación del centro de admisiones.
Responsable
Fecha Final
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
División de
Recursos
Humanos/Jefe
Sección de
Selección y
Capacitación
19/12/2014
Jefe Centro de
Admisiones,
Registro y
Control
Académico
19/12/2014
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24
INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Actividades
Avance al 31 de Agosto
Aplicar encuesta de satisfacción Se aplicó la encuesta del periodo 2013-2 y
a los estudiantes de la 2014-1, se está a la espera de los
Universidad, cada semestre.
resultados de dichas encuestas.
Medición
Satisfacción de
Ciudadanos
Meta 2014
Responsable
Fecha Final
2 encuestas
aplicadas
Vicerrector
Académico, Jefe
de División de
Calidad y
Mejoramiento
Continuo y Jefe
de División de
Sistemas
19/12/2014
Se diseñó una encuesta para medir la
satisfacción de los usuarios con relación a
Aplicar
herramientas
de los trámites y servicios prestados por estas
medición de la satisfacción al dependencias.
Jefe División
ciudadano en relación con los En este punto se está desarrollando con el
Financiera y Jefe
Centro de
trámites y servicios que presta la programa de ingeniera de la universidad Herramientas
Admisiones,
institución, que resultaron de Cartagena la implementación de un de medición
Registro y
aplicadas
priorizados desde la División de software que identifique el estado de las
Control
Financiera y el Centro de cuentas, y la relación que se tienen desde
Admisiones, Registro y Control
la dependencia de la división financiera
Académico.
19/12/2014
Académico
con otras dependencias etc.
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INFORME DE SEGUIMIENTO
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
AGOSTO DE 2014
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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Componente
y
Estrategias
Medición
Satisfacción de
Ciudadanos
Ventanilla Única
Actividades
Aplicar
herramientas
de
medición de la satisfacción al
ciudadano en relación con los
trámites y servicios que presta la
institución, que resultaron
priorizados desde la División de
Recursos Humanos.
Gestionar la reingeniería funcional
de la Sección de Archivo y
Correspondencia con Sistema de
mensajería con ruta vial y horarios
del servicio, Reubicación del
Procedimiento PQRS, Centro de
Notificación, Centro de Información,
Certificaciones, Reforma Locativa.
Avance al 31 de Agosto
Meta 2014
De acuerdo con la planeación, se está
desarrollando el montaje de la encuesta Herramientas
sobre clima organizacional a través del de medición
aplicativo SYSNOM de la página web.
aplicadas
De acuerdo con las etapas previstas para
la reingeniería funcional de la Sección de
Archivo y Correspondencia, se logró un
avance del 40% con la elaboración del
proyecto acorde con la remodelación
100% de
propuesta. Durante el presente año, por avance en el
falta de recursos no será llevada a cabo la
proceso
remodelación e implementación del
proyecto. Se espera que para el año
2,015, se implemente.
Responsable
Fecha Final
Jefe División de
Recursos
Humanos
19/12/2014
Jefe Sección de
Archivo y
Correspondencia
19/12/2014
[Fin]
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26