PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Diciembre de 2015 1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Presentación Desde el año 2013, la Universidad de Cartagena elabora y publica anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano como herramienta que facilita la inclusión ciudadana y la pulcritud en los procesos de gestión pública, garantizando con ello, el cumplimiento de los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2015, pretende fortalecer las políticas institucionales de buen gobierno, transparencia y gestión pública eficiente, en coherencia con su responsabilidad social y compromiso ético. En este sentido, a partir de la información reportada por los responsables de los procesos y subprocesos del Sistema Integrado de Calidad de la Universidad de Cartagena (SIGUC), la Oficina Asesora de Planeación realizó el seguimiento al avance de las acciones planteadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2015. A continuación se detallan los avances alcanzados a fecha 31 de diciembre de 2015, en la ejecución de las acciones propuestas. Objetivo Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 2015, ajustado a la metodología expuesta en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” publicado por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC). Alcance Este informe de seguimiento corresponde al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Universidad de Cartagena para la vigencia 31 de Diciembre de 2015, realizado por la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 5 del Decreto 2641 del 2012. 2 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 3 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ACTIVIDADES Y METAS 2015 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Mecanismo y Estrategia Administración del riesgo Actividad Continuar con el seguimiento a través del Comité de Gestión del Buen Gobierno de: La política de desarrollo administrativo, "Transparencia, Participación y Servicio Ciudadano (Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano)", Gobierno Electrónico", "Rendición de Cuentas", "Gobierno Abierto (IGA)", "Racionalización de Trámites", "Relación con los Órganos de Control", "Eficiencia Administrativa y cero papel", "Planeación Estratégica (Seguimiento al Plan de Desarrollo e Informe de Gestión)" e integración de la planeación y la gestión. Sistematizar el proceso de elección de los representantes estudiantiles ante el Consejo Superior y Consejo Académico, y la elección del representante de los egresados ante el Consejo Superior. A su vez, implementar acciones que permitan mayor transparencia, agilidad y eficiencia del proceso, con identificación digital de los votantes y mecanismos de seguridad en los tarjetones. Meta Una (1) reunión cada mes del Comité. Avance a 31 de Dic 90% de avance en el proceso. Responsable Fecha Secretaría General 18/12/2015 100% de avance en el proceso. 100% de cumplimiento. Secretaría General 18/12/2015 Identificación digital de los votantes en el proceso de elección. 100% de avance en el proceso. 100% de cumplimiento. Secretaría General 18/12/2015 Mecanismos de seguridad en los tarjetones en el proceso de elección. 100% de avance en el proceso. 100% de cumplimiento. Secretaría General 18/12/2015 Continua en la siguiente pagina> 4 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> Mecanismo y estrategia GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Administración del riesgo Fortalecimiento de las competencias ciudadanas de los funcionarios Implementación de una política disciplinaria preventiva Actividad Meta Monitorear los procesos de descuentos para el personal que se encuentra vinculado a la institución,verificando si accede a los descuento sin presentar documentación requerida. 100% de avance en el proceso Digitalizar el archivo de los procesos y estudios de contratos. 100% de archivo de los procesos y estudios de contratos digitalizado Desarrollar un programa de capacitación a funcionarios de la Universidad en Código de Ética y Buen Gobierno. 2 capacitaciones desarrolladas durante el año Socializar los efectos sancionatorios de las conductas que presentan una situación de carácter disciplinario. 4 circulares emitidas a la Universidad de Cartagena Atender las peticiones de las conductas que reportan una situación de carácter disciplinario dentro de los términos legales; y asesorar a las unidades académicas cuando lo requieran. 100% de Consultas y Peticiones atendidas oportunamente Avance a 31 de Dic Responsable Fecha 100% de cumplimiento. Jefe División Financiera/Jef e División de Sistemas 18/12/2015 100% de cumplimiento. Jefe Sección de Archivo y Corresponden cia/Jefe de División de Contratos 18/12/2015 Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 18/12/2015 Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 18/12/2015 Jefe Oficina Asesora de Control Disciplinario 18/12/2015 Cronograma de Capacitación desarrollado. Procedimiento realizado. Peticiones y consultas atendidas y/o tramitadas oportunamente. Continua en la siguiente pagina> 5 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> Mecanismo y estrategia GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Monitoreo permanente de las causas de riesgos de corrupción Administración del riesgo Asegurar la privacidad y manejo adecuado de las historias clínicas laborales Actividad Meta Realizar seguimiento permanente al mapa de riesgo de corrupción de la institución. 3 seguimiento s al mapa de riesgos Procedimiento realizado. 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. Sistematizació n de las historias clínicas laborales. Programa de Sistematizaci ón de historias elaborado 25% de avance en el proceso. Jefe de Sección de salud y seguridad Laboral 18/12/2015 Ampliación del archivo de historias clínicas y custodia adecuada de las mismas. Custodia de historias clínicas asegurada 100% de cumplimiento. Jefe de Sección de salud y seguridad Laboral 18/12/2015 Desarrollar oportunamente el proceso de verificación del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de contratos de Comisiones de Estudios otorgadas a docentes y funcionarios de la institución. Verificar el cumplimiento de los requisitos para legalizar los contratos de comisión sabática otorgadas por el Consejo Superior de la universidad a sus docentes. Incluir en los contratos a término definido, políticas de seguridad de la información. Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional y responsables del proceso 18/12/2015 18/12/2015 Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal 18/12/2015 18/12/2015 Continua en la siguiente pagina> 6 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Mecanismo y estrategia Optimización del manejo documental y de archivo Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Gestionar la contratación del almacenaje de los archivos institucionales de la universidad en las consideraciones requeridas por la ley. 100% de avance en el proceso 25% de avance en el proceso. Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 18/12/2015 100% de avance en el proceso 75% de avance en el proceso. Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 01/06/2015 100% de cumplimiento. Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 18/12/2015 100% de cumplimiento. Jefe Sección de Archivo y Correspondencia 18/12/2015 Elaborar y ejecutar un Programa de Gestión Documental que establezca los procesos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos en materia archivística. Realizar seguimiento a la gestión documental y de archivo en los procesos institucionales con el fin de implementar acciones de mejora para fortalecer la cultura de la información y su aseguramiento en la institución. Actualización permanente de los Escanear documentos, archivos digitalizados archivos y Digitalización y la digitalización de nuevos procesos depuración de 100% de avance en el proceso Actualizació n de los procesos digitalizados en un 100% e inclusión de nuevas dependencia s Continua en la siguiente pagina> 7 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> Mecanismo y estrategia GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Nuevos mecanismos de protección para la base de datos académica. Adquirir un nuevo software para auditar la base de datos actual (SMA). 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. División de Sistemas 18/12/2015 Manual de contratación actualizado Continuar con la revisión, actualización y aprobación del manual de contratación, ajustándolo a los cambios de legislación aplicables a las universidades públicas. Manual aprobado Manual de contratación revisado y actualizado. Jefe Oficina Asesora Jurídica 18/12/2015 Se realizó el programa de capacitación en contratación. Jefe Oficina Asesora Jurídica 18/12/2015 Fortalecimiento de las habilidades de los funcionarios Desarrollar un programa de capacitación a Programa de funcionarios de la universidad en Planeación capacitación Contractual en los regímenes especiales de desarrollado las IES públicas. 8 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ESTRATEGIA ANTITRÁMITE 9 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ACTIVIDADES Y METAS 2015 Mecanismo y estrategia ESTRATEGIA ANTITRÁMITE Uso de Tics Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Implementar el servicio de certificado en línea, para la obtención de certificados académicos mediante la web. 100% de trámite automatizad o 25% de avance, el módulo certificado en línea está en proceso de aplicación. Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 18/12/2015 Registrar en el SUIT los trámites de procesos misionales priorizados: reingresos y transferencias de estudiantes de programas de pregrado y posgrado. Trámites priorizados registrados Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 18/12/2015 Jefe División Financiera/Jefe Centro de Admisiones 18/12/2015 Racionalización de trámites Optimización de los trámites y servicios relacionados con el proceso de matrícula de los estudiantes rimíparos. Trámite optimizado 75% de avance en el proceso. Para facilitar el trámite de matrículas académicas de estudiantes nuevos, se ha diseñado un video que muestra cuales son los pasos para legalizar la matricula académica. Continua en la siguiente pagina> 10 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ESTRATEGIA ANTITRÁMITE Continuación de página anterior> Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Diagnóstico a través de la evaluación de las auditorías internas. Análisis de hallazgos o acciones de mejora encontrados en los resultados de las auditorías internas. 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. Jefe Oficina de Control Interno 18/12/2015 Revisión de trámites y actualización de documentación exigida manual de contratación (acuerdo 14 de 2006) Revisión de trámites y documentos exigidos para la elaboración de proceso de invitación directa, pública y contratos de prestación de servicios. Manual revisado. Procedimiento realizado. Jefe de División de Contratos 18/12/2015 Racionalización de trámites Desarrollar campañas de revisión permanente de los procedimientos y de los demás elementos de procesos para identificar oportunidades de mejora en cuanto a trámites y prestación de servicio. 100% de cumplimiento. Jefe División de Calidad y responsables del proceso respectivo monitoreado 18/12/2015 100% de avance en el proceso Continua en la siguiente pagina> 11 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Gestionar ante las entidades financieras el trámite de pago en línea de matrículas y proveedores. 100% de avance en el proceso 50% de avance en el proceso. Jefe División Financiera 18/12/2015 Descentralizar la emisión de paz y salvos financieros a estudiantes. 100% de avance en el proceso 50% de avance en el proceso. Jefe División Financiera 18/12/2015 Jefe División Financiera 18/12/2015 ESTRATEGIA ANTITRÁMITE Uso de Tics Realizar acuerdos con distintas entidades bancarias para facilitar el pago de matrículas. Acuerdos Realizados Optimización del procedimiento de contratación de funcionarios a término definido, estudiantes en pasantías y aprendices del SENA. Trámite optimizado Racionalización de trámites Optimización del procedimiento para otorgar situaciones administrativas y el procedimiento de reintegro de situaciones administrativas a través de la página web. Trámite optimizado Trámite en proceso con entidades financieras como: Banco Popular, Banco de Bogotá, Banco Av. Villas, BBVA y Davivienda. Procedimiento optimizado Procedimiento optimizado 18/12/2015 Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal 18/12/2015 Continua en la siguiente pagina> 12 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Continuación de página anterior> Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Implementación de la automatización del trámite de correspondencia interna electrónica. 100% de trámite automatizad o 75% de avance en el proceso. Jefe Sección de Archivo y Correspondenci a 18/12/2015 Publicar el procedimiento del trámite de la liquidación de incapacidades en la página web institucional. Procedimien to publicado Procedimiento publicado en página web. Jefe de División de Asuntos Laborales 18/12/2015 Campañas de socialización desarrolladas. Jefe de División de Asuntos Laborales 18/12/2015 ESTRATEGIA ANTITRÁMITE Uso de Tics Socialización, capacitación y sensibilización Sensibilizar a los jefes inmediatos el procedimiento del trámite de la liquidación de incapacidades. 20 visitas Publicar y socializar el procedimiento para la actualización de datos en la página web institucional. Procedimien to publicado Procedimiento publicado en la página web. Jefe de División de Asuntos Laborales 18/12/2015 Implementar la solicitud de certificados laborales mediante la página web institucional para los funcionarios y pensionados de la Universidad de Cartagena. Procedimien to optimizado A la fecha los certificados se pueden solicitar por medio de la página web. Jefe de División de Asuntos Laborales 18/12/2015 Uso de Tics Continua en la siguiente pagina> 13 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ESTRATEGIA ANTITRÁMITE Continuación de página anterior> Actividad Meta Racionalización de trámites Simplificación del trámite de inscripción en las capacitaciones o acciones formativas del Plan Institucional de Capacitación. Procedimien -to optimizado Fortalecimiento de Comunicación Institucional Desarrollar campañas de socialización de los procedimientos relacionados con el Plan Institucional de Capacitación y Evaluación del Desempeño basado en competencias laborales para empleados públicos no docentes y trabajadores oficiales Procedimien -to optimizado Fortalecimiento de la Gestión del Talento Humano Desarrollar capacitaciones en atención al ciudadano a funcionarios de la universidad. Fortalecimiento convocatorias docentes Realizar la creación del nuevo portal tramite.unicartagena.edu.co. 14 Avance a 31 de Dic Permanentemente se les facilitan a los usuarios las inscripciones a las capacitaciones a través de correo electrónico institucional y por vía telefónica. Responsable Fecha Jefe División de Desarrollo Organizacional Diciembre de 2015 Campañas de socialización desarrolladas. Jefe División de Desarrollo Organizacional Diciembre de 2015 Procedimien -to optimizado Campañas de socialización desarrolladas. Jefe División de Desarrollo Organizacional Diciembre de 2015 70% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. Jefe División de Sistemas 18/12/2015 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 15 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Actividades y Metas 2015 Fortalecimiento del procedimiento de PQRS Evaluar a los usuarios del procedimiento de PQRS para conocer su percepción y grado de satisfacción acerca del mismo. Avance a 31 de Dic Responsable Fecha 80% de avance en el proceso. Secretaría General 18/12/2015 Secretaría General 18/12/2015 100% de cumplimiento. Secretaría General 18/12/2015 100% de avance en el proceso 80% de avance en el proceso. Secretaría General 18/12/2015 60% de encuestas realizadas 50% de avance en el proceso. Secretaría General 18/12/2015 Actividad Meta Retomar las mejoras identificadas en el año 2014 e Incluirlas en el software del procedimiento. Software del procedimiento PQRS optimizado Realizar un recordatorio a los responsables de cada proceso, dentro del término de respuesta de la PQRS, a través de correo electrónico informando el tiempo del vencimiento de la PQRS. 100% de avance en el proceso Dar a conocer conceptos de interés para el usuario relacionados con el procedimiento de PQRS en la página web, con información necesaria para el usuario, estableciendo diferencias entre una P, una Q, una R y una S. 100% de avance en el proceso Mantener el historial de cada PQRS de manera digital a través de Back Up semanal de las PQRS. Adecuar el software para realizar encuestas de satisfacción a los usuarios y conocer su percepción. 50% de avance en el proceso. Continua en la siguiente pagina> 16 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Continuación de página anterior> Adecuación de espacios de atención al ciudadano Actividad Meta Remodelar y adecuar las oficinas del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico. Oficina del centro de Admisiones, Registro y Control Académico remodelado y adecuado. Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 18/12/2015 Herramientas de medición implementadas. Jefe División Financiera, Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico y Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal. 18/12/2015 18/12/2015 18/12/2015 Se dio inicio a las obras de remodelación y adecuación del centro de admisiones. Medición de la satisfacción de los ciudadanos Aplicar herramientas de medición de la satisfacción al ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la institución, que resultaron priorizados desde la División de Financiera, División de Recursos Humanos y el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico. Fortalecimiento de comunicación institucional Incentivar la utilización del correo institucional como herramienta para la atención a requerimientos, solicitudes, invitaciones, entre otros, que recibe la División de Recursos Humanos. 100% de avance en el proceso 100% de cumplimiento. Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal Fortalecimiento de comunicación institucional Socializar permanentemente con la comunidad universitaria las instrucciones a los funcionarios sobre los términos legales y requisitos para el otorgamiento de situaciones administrativas. Desarrollo de campañas de socialización Campañas de socialización desarrolladas. Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal Herramientas de medición aplicadas Continua en la siguiente pagina> 17 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Continuación de página anterior> Actividad Meta Avance a 31 de Dic Responsable Fecha Fortalecimiento de comunicación institucional Socializar permanentemente las actividades desarrolladas desde la Sección de Salud Ocupacional. Desarrollo de campañas de socialización Campañas de socialización desarrolladas. Jefe de Sección de salud y seguridad Laboral 18/12/2015 Ventanilla única Gestionar la reingeniería funcional de la Sección de Archivo y Correspondencia con sistema de mensajería con ruta vial y horarios del servicio, Reubicación del Procedimiento PQRS, Centro de Notificación, Centro de Información, Certificaciones, Reforma Locativa. 100% de avance en el proceso 50% de avance en el proceso. Jefe Sección de Archivo y Corresponden cia 18/12/2015 Fortalecimiento de Comunicación Institucional Desarrollar campañas de socialización de información relacionada con los trámites y servicios prestados por la División Financiera. Desarrollo de campañas de socialización Campañas de socialización desarrolladas. Jefe División Financiera 18/12/2015 100% de cumplimiento. Jefe Oficina Asesora de Gestión Humana y Desarrollo de Personal 18/12/2015 Fortalecimiento de la Gestión del Talento Humano Aplicar el Plan de Incentivos establecido para los funcionarios de la Universidad de Cartagena. 18 100% de avance en el proceso PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 MECANISMO DE RENDICIÓN DE CUENTAS 19 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 ACTIVIDADES Y METAS 2015 Actividad Establecer las Meta orientaciones Cuentas. una estrategia de Cronograma y guía de trabajo elaborada, Plan de Comunicaciones comunicaciones de la Rendición RENDICIÓN DE CUENTAS 2013:2 a 2014:1:2 mensualmente se gobierno. Gestión entre la institución, la comunidad pública universitaria y la ciudadanía en general. Desarrollo de espacios de dialogo y participación ciudadana Se creó el cronograma y estrategia de comunicaciones para la rendición de cuentas del y Elaborar y publicar Informe de Rendición de Cuentas. Realizar la Audiencia Pública de Rendición de cuentas. Informe de rendición de cuentas Audiencia Pública de rendición de cuentas realizada Elaborar y evaluar un Plan de Mejoramiento cuentas del periodo gestión de buen Generar espacios de diálogo participativa a partir de Fecha Para la rendición de reunió el comité de de Cuentas. transparente Responsable y cronograma para la Rendición de Aplicar Avance a 31 de Dic la evaluación de la Rendición de Plan de mejoramiento periodo 2013:2 a 2014:1:2. Jefe Oficina Asesora de Planeación, Secretaria General, Oficina Asesora de Control Interno, División de 31/06/20 Comunicaci 15 ones y Relaciones Públicas, Se generaron espacios División de de diálogos Calidad y Se elaboró el Informe de Mejoramien to Rendición de Cuentas y Institucional se publicó el 29 de abril . en la página web. Cuentas. FIN. 20 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 21 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 22