FINALIDAD Y OBJETO DEL CUESTIONARIO El presente cuestionario ha sido diseñado como una aproximación a una Autoevaluación que todas las ONGDs de la Cooordinadora de Euskadi hemos decidido realizar en la última Asamblea de Junio de 2007, en relación al Código de Conducta que suscribimos y nos adherimos en su día. De esta forma, será posible obtener un diagnóstico que nos permita avanzar en la aplicación del Código de Conducta. Tal y como se recogen en los Estatutos1, la adhesión al Código de Conducta es condición indispensable para la pertenencia a la Coordinadora de ONGDs de Euskadi. Pero consideramos que no es suficiente con la firma del mismo, dado que se enmarca en un proceso de mejora continua de las ONGDs y de revisión permanente para lograr un trabajo interno cada día de mayor calidad. Por esta razón, nos planteamos la revisión de todos lo apartados que contempla el Código a través del Cuestionario, para que sirva de reflexión a toda la ONGD. OBJETIVOS El presente cuestionario tiene como objetivos: 1. 2. 3. 4. Reflexionar sobre el nivel de aplicación del Código en la gestión cotidiana de la ONGD Mejorar el funcionamiento de la ONGD de acuerdo a los principios del Código de Conducta Favorecer la reflexión y conocimiento del Código de Conducta a nivel de toda la organización Favorecer la difusión del Código de Conducta en sus variadas relaciones con el exterior Los datos e información recopilados durante el proceso de Autoevaluación son fundamentales para identificar los puntos críticos del proceso que pueden afectar de manera negativa la ejecución de nuestra gestión en coherencia con los principios del Código de Conducta y para suministrar las bases necesarias para permitir a quienes toman las decisiones sopesar las diversas alternativas y tomar las decisiones pertinentes. ¿Quién hace esta autoevaluación? La Autoevaluación aun estando dirigida inicialmente al equipo directivo debería ser una responsabilidad transversal debiendo participar, en forma y medida que adopte la organización, voluntarias, voluntarios y personal remunerado de la organización. También se recomienda que sea discutida y debatida en todos y cada uno de los estamentos de la organización. Para este proceso, contaremos con la colaboración de la Comisión del Código de Conducta, compuesta por: Miembros internos: Felipe Gomez, Itziar Hernandez, Puri Perez Miembros externos: Mireia Espiau, Carlos Asakuzce, Lara Gonzalez En los próximos meses estos miembros de la Comisión de Seguimiento del Código de Conducta, se pondrán en contacto con vosotras, a fin de que durante el curso 2007-2008 todas las ONGDs hayamos realizado este proceso de reflexión, respuesta y contraste con la Comisión sobre el cumplimiento del Codigo de Conducta. 1 Ver Anexo al final www.ongdeuskadi.org · Bilbao · [email protected] Araba: C. Rogelia de Álvaro Panamá s/n 01012 Vitoria-Gasteiz 945 28 07 45 [email protected] Bizkaia: Plaza Circular 3, 4º B 48001 Bilbao 944 150 300 [email protected] Gipuzkoa: Avd. Pasajes San Pedro 13 20017 Donostia 943 463 526 [email protected] 1 ANEXO Estatutos de la Coordinadora de ONGDs de Euskadi: CAPÍTULO 2. PROCEDIMIENTO DE INGRESO EN LA COORDINADORA (Regulado por los artículos 11, 11 bis y 32 de los Estatutos) 1. Requisitos para el ingreso en la Coordinadora en calidad de miembros 1.1. Antes de formalizar su solicitud las organizaciones deberán haber participado en los equipos de trabajo de la Coordinadora en el territorio al que pertenezcan durante al menos 6 meses. Para ello solicitarán información en la Delegación correspondiente de la Coordinadora. 1.2. Para formar parte de la coordinadora se deberán cumplir los requisitos y las condiciones señaladas en los Estatutos 2. Documentación para solicitar el ingreso. Al objeto de formalizar la solicitud de ingreso como miembro, se deberán acompañar los siguientes documentos: 2.1. Carta de presentación y solicitud de ingreso dirigida al/a Presidente/a de la Coordinadora en la que conste expresamente: 2.1.1. La voluntad explicita del acuerdo de ingreso de los órganos de gobierno de la ONGD solicitante 2.1.2. La aceptación de los Estatutos y del RRI de la Coordinadora; 2.1.3. La aceptación del Código de Conducta e Imágenes de la Coordinadora. 2.2. Copia de los Estatutos registrados, y que muestre al menos dos años de existencia desde su reconocimiento legal. 2.3. Relación y de las personas que componen la Junta de Gobierno o Patronato y nombre del/a principal ejecutivo/a responsable. 2.4. Memoria de actividades de los últimos dos años, que deberá contener un listado de proyectos de Educación para el Desarrollo, incidencia política, de cooperación al desarrollo y/o de ayuda humanitaria en los que se encuentra participando directamente en el momento de la solicitud, al objeto de reflejar la experiencia probada de la organización en el campo específico del desarrollo. 2.5. Certificado del/la Secretario/a de la organización en el que conste : 2.5.1. la situación de la organización, a la fecha de la solicitud, en cuanto a su base social (asociados/as voluntariado, trabajadores/as, colaboradores…), y colectivos y grupos sociales que apoyan sus actividades de cooperación si es el caso. 2.5.2. La relación de datos básicos sobre medios materiales y financiación, además de Memoria económica , cuentas anuales del último ejercicio. 2.6. Cartas originales extendidas por los responsables de dos miembros de la Coordinadora que avalen ante la Junta la candidatura de la organización solicitante, y de la Delegación correspondiente acreditando su participación en dicho territorio. 2.6.1. Para el cumplimiento de dicho requisito se señalará expresamente que las organizaciones firmantes conocen suficientemente a la organización solicitante y a sus directivos; están al tanto de las actividades que ésta realiza en el campo de la cooperación al desarrollo y consideran razonablemente que la organización solicitante está en condiciones de responder a los compromisos derivados de su pertenencia a la Coordinadora. Este Reglamento incluye como anexo un modelo de carta. 2.7. Encuesta cumplimentada sobre el código de conducta. 2.8. Cualquier otra información adicional que estimen oportuno presentar. www.ongdeuskadi.org · Bilbao · [email protected] Araba: C. Rogelia de Álvaro Panamá s/n 01012 Vitoria-Gasteiz 945 28 07 45 [email protected] Bizkaia: Plaza Circular 3, 4º B 48001 Bilbao 944 150 300 [email protected] Gipuzkoa: Avd. Pasajes San Pedro 13 20017 Donostia 943 463 526 [email protected] 2 3. Tramitación de las solicitudes de ingreso 3.1. La documentación antes mencionada deberá remitirse a la dirección de la S.T. por correo certificado con acuse de recibo o en la oficina central. 3.2. Recibida la solicitud en la Secretaría Técnica se comprobará que se adjuntan los documentos exigidos, de no ser así, se comunicará a la organización solicitante para que los aporte o subsane cualquier defecto en 20 días. 3.3. Completado el expediente se trasladará a la Junta de Gobierno, que dará traslado a la Comisión de Seguimiento para que emita Informe sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Código de Conducta. 3.4. Una vez emitido informe la Comisión de Seguimiento, la Junta de Gobierno en reunión ordinaria decidirá la admisión o denegación de los nuevos miembros. A) Si la Junta de Gobierno no acepta el ingreso, deberá comunicar por escrito a la organización solicitante y a las ONGD que la presentaron las causas por las que no ha sido aceptada. Frente al acuerdo de no admisión la organización solicitante y las ONGD que la presentaron podrán reiterar su solicitud ante la Asamblea General. De optar por este procedimiento, las organizaciones citadas lo notificarán a la Junta de Gobierno y una vez conocido por ésta, deberá incluirlo en el orden de día de la siguiente Asamblea ordinaria, con una somera explicación de las circunstancias del caso invitando a la organización solicitante a que comparezca. B) Si la Junta de Gobierno acepta la solicitud, llevará la propuesta en la siguiente Asamblea General Ordinaria, invitando a una representación de la organización solicitante para que acuda a la misma, siendo obligatoria su asistencia y presentación ante la Asamblea. 3.5. Tras la decisión de la Junta de Gobierno, se enviará en los materiales de Asamblea unas fichas resumen sobre las organizaciones que solicitan el ingreso. En el supuesto de que alguna organización miembro quisiera hacer alguna alegación respecto a las organizaciones que solicitan su ingreso lo podrá hacer llegar a la Junta de Gobierno en un plazo anterior a 15 días antes de la celebración de la Asamblea. 4. Aprobación de las solicitudes de ingreso por la Asamblea General 5. En la Asamblea, la Junta de Gobierno informará sobre su acuerdo de admisión o rechazo de una solicitud y si fuera preciso se abrirá un debate, finalizado, el cual se procederá a la votación. 5.1. La votación será secreta, y conforme a la regla general, las decisiones se tomarán por una mayoría de 2/3 de las presentes, con los requisitos de “quorum” generales. 5.2. Aprobada la admisión, el/la Presidente/a de la Coordinadora lo comunicará a la solicitante y mantendrá con sus representantes una reunión para concretar los modos y maneras de incorporarse a los trabajos de la Coordinadora, como miembro de pleno derecho. 6. Las organizaciones que desean su incorporación a la Coordinadora en calidad de colaboradores seguirán el mismo proceso que el señalado para las organizaciones que lo hacen como miembros. www.ongdeuskadi.org · Bilbao · [email protected] Araba: C. Rogelia de Álvaro Panamá s/n 01012 Vitoria-Gasteiz 945 28 07 45 [email protected] Bizkaia: Plaza Circular 3, 4º B 48001 Bilbao 944 150 300 [email protected] Gipuzkoa: Avd. Pasajes San Pedro 13 20017 Donostia 943 463 526 [email protected] 3