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ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CON EL ENFOQUE COSO PARA LA AUDITORIA INTERNA DEL MINISTERIO DE EDUCACION, A APLICARSE EN UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA FISCAL DEL PAIS TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN GERENCIA EMPRESARIAL MONICA DE LOURDES RODRIGUEZ BARRERA [email protected] Director: Carlos Hernán Artieda Cajilema [email protected] 2014 DECLARACIÓN Yo, Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento. La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente. Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera CERTIFICACIÓN Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera, bajo mi supervisión. Carlos Hernán Artieda Cajilema DIRECTOR AGRADECIMIENTOS Esta tesis de Maestría pudo ser realizada gracias al apoyo del Ministerio de Educación y del Ing. Hugo Fonseca Ordoñez, Director Nacional de Auditoría Interna que proporcionaron la ayuda para ejecutar el proyecto. Mi más amplio agradecimiento para el Dr. Carlos Hernán Artieda Cajilema, Director de esta tesis, por su valiosa orientación y apoyo para la conclusión del mismo; quien con su excelente respaldo e interés hicieron posible la realización de este estudio. Así mismo, quisiera expresar mi agradecimiento a todos los que estuvieron vinculados de alguna manera a este proyecto; por proporcionarme las facilidades necesarias para completar la investigación; a todos aquellos que me acompañaron y con un granito de arena hicieron un inestimable aporte. Y desde luego, llego al final de este proyecto gracias a Dios; al invaluable apoyo e inspiración que generaron mi familia, a mis amigos a quienes tengo presente; a mis maestros y a quienes siempre me han enseñado algo. A todos, mi mayor reconocimiento y gratitud. DEDICATORIA A mi madre Zoila e hija Antonela que se encuentran en el cielo y con su amor presente me ayudaron a salir adelante y me custodiaron en el transcurso de este proyecto para su ejecución. A mis hijitas Renata y Emma por quienes cada día tiene sentido, los testigos silenciosos de mis luchas cotidianas en busca de un mejor futuro, a ellas, mi esperanza, mi alegría, mi vida, y la culminación de este trabajo y lo que representa. A mi padre Hugo, pilar fundamental que me sostiene con el apoyo incondicional y con el consejo sabio y oportuno, a ellos dedico cada día de esfuerzo para lograr lo que hoy soy y ofrezco. A mis hermanos Giovanny y Luis y mis queridas cuñadas Jaque y Pao, mi sobrinito Andrés por su apoyo a la culminación de esta tarea, amigas/os que con su entusiasmo y cariño me dieron el valor y coraje para caminar en este proyecto. A mis maestros que con sus conocimientos, ayuda oportuna y desinteresada contribuyeron a la finalización de este trabajo. A todos ustedes dedico el producto de mi esfuerzo. INDICE 1 GENERALIDADES ...................................................................................................... 1 1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3 1.2 GUIA aplicación DE CONTROL INTERNO ............................................................... 3 1.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO ....................................... 4 2 SISTEMA EDUCATIVO DE NIVEL MEDIO ............................................................ 5 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA .................................................................................................................................. 7 2.2 FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ................. 8 3 FASES DEL OPERATIVO DE AUDITORIA ............................................................. 9 3.1 FASE DE PLANEAMIENTO ..................................................................................... 10 3.1.1 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO ................................................ 10 3.1.1.1 Planeamiento general ................................................................................... 10 3.1.1.2 Evaluación de riesgos de auditoria .............................................................. 11 3.1.1.3 Elaboración y aprobación del informe de diagnóstico general.................... 13 3.1.1.4 Planeamiento específico .............................................................................. 14 3.2 FASE DE EJECUCIÓN .............................................................................................. 15 3.2.1 OBJETIVOS ........................................................................................................ 16 3.2.2 ACTIVIDADES .................................................................................................. 16 3.2.2.1 3.2.3 3.2.3.1 3.2.4 Procedimientos, técnicas y prácticas ........................................................... 17 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ............................................................. 18 Tipos de procedimientos de auditoria .......................................................... 18 ENFOQUES EN EVALUACION DE GESTION .............................................. 19 3.2.4.1 Evaluación con enfoque de eficacia ............................................................ 19 3.2.4.2 Evaluación de la eficacia y de la economía ................................................. 20 3.2.5 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA ...................................... 20 3.2.5.1 Elementos del hallazgo de auditoria ............................................................ 21 Causa ................................................................................................................................... 21 3.2.6 PAPELES DE TRABAJO ................................................................................... 22 3.3 FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME ............................................................ 22 3.3.1 CARACTERISTICAS DEL INFORME FINAL ................................................ 23 3.3.2 REDACCION Y REVISION DEL INFORME .................................................. 23 3.3.3 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME ........................................... 24 3.3.3.1 Título ........................................................................................................... 24 3.3.3.2 Objeto .......................................................................................................... 24 3.3.3.3 Alcance ........................................................................................................ 24 3.3.3.4 Limitaciones al alcance ............................................................................... 25 3.3.3.5 Observaciones, conclusiones y recomendaciones ....................................... 25 4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO ..................................... 28 4.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 28 4.2 GUIA DE aplicación DE CONTROL INTERNO ....................................................... 29 4.2.1 INFORMACION NECESARIA PARA EL DISEÑO DEL CONTROL INTERNO............................................................................................................................ 31 4.2.2 DOCUMENTACION Y FORMALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IMPLANTADO ................................................................................................ 31 4.2.3 PROCESO DE IMPLEMENTACION ................................................................ 32 4.2.4 SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO ......................... 33 4.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO ..................................... 34 4.3.1 COMPONENTES DEL SISTEMA ..................................................................... 35 4.3.1.1 Ambiente de control .................................................................................... 35 4.3.1.2 Evaluación del riesgo................................................................................... 36 4.3.1.3 Actividades de control ................................................................................. 37 4.3.1.4 Información y comunicación ....................................................................... 42 4.3.1.5 Seguimiento ................................................................................................. 42 5 PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO PARA LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ..................................................... 43 5.1 CUESTIONARIOS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 44 5.2 TECNICAS Y PRACTICAS DE AUDITORIAS ....................................................... 44 5.2.1 INTRODUCCION ............................................................................................... 44 5.2.2 TECNICAS DE OBTENCION DE EVIDENCIAS EN AUDITORIA .............. 44 5.2.2.1 Observación ocular ...................................................................................... 45 5.2.2.2 Encuestas ..................................................................................................... 45 5.2.2.3 Entrevistas ................................................................................................... 45 5.2.2.4 Cuestionarios ............................................................................................... 46 5.3 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA .................................................................... 47 5.3.1 INTRODUCCION ............................................................................................... 47 5.3.2 COMPETENCIA ................................................................................................. 47 5.3.3 ÁMBITO DE APLICACION .............................................................................. 48 5.3.4 FUNCIONES ASIGNADAS A LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y A LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ........................................ 49 5.3.5 COORDINACION ENTRE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ................................................................. 49 5.3.6 ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA ..... 50 5.3.6.1 Normativa .................................................................................................... 50 5.3.6.2 Responsabilidad de las actividades.............................................................. 50 5.3.6.3 Selección y evaluación del personal ............................................................ 51 5.3.6.4 Evaluación de la calidad .............................................................................. 51 5.3.6.5 Objetivo, naturaleza y alcance del trabajo ................................................... 52 5.3.6.6 Metas a alcanzar .......................................................................................... 53 5.3.6.7 Planificación de la actividad ........................................................................ 53 5.3.6.8 Procedimientos de auditoria ........................................................................ 54 5.3.6.9 Obtención y evaluación de las evidencias ................................................... 57 5.3.7 5.3.7.1 5.3.8 PAPELES DE TRABAJO ................................................................................... 58 Contenido, requisitos y características ........................................................ 58 ELABORACION DE RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ............. 59 5.3.8.1 Recomendaciones ........................................................................................ 59 5.3.8.2 Conclusiones................................................................................................ 60 5.3.9 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIA ............................... 61 5.3.9.1 Cualidades del informe de auditoria ............................................................ 61 5.3.10 CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORIA ............................ 63 5.3.11 AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS SISTEMAS................. 64 5.3.11.1 Objetivo general .......................................................................................... 64 5.3.11.2 Etapas del examen ....................................................................................... 65 5.3.11.3 Planificación ................................................................................................ 65 5.3.11.4 Conocimiento de los componentes del control interno ............................... 65 5.3.11.5 Identificación y evaluación de riesgos......................................................... 66 5.3.11.6 Prueba de la eficacia de los procedimientos de control ............................... 67 5.3.11.7 Elaboración de observaciones y emisión de informes ................................. 67 5.3.11.8 Actividades complementarias ...................................................................... 67 5.4 Caso práctico ............................................................................................................... 67 5.5 Tablas .......................................................................................................................... 88 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 119 6.1 FIGURA .................................................................................................................... 120 6.2 TABLA ...................................................................................................................... 121 6.3 REFERENCIAS ........................................................................................................ 122 LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Estructura de control interno según el método COSO...................................120 LISTA DE TABLAS Tabla 1.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 88 Tabla 2.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 89 Tabla 3.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 90 Tabla 4.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 "AMBIENTE DE CONTROL" ....... 91 Tabla 5.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401 GENERALES……………………………………………………………………………...92 Tabla 6.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401 "GENERALES" .......................................................... 93 Tabla 7.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO ................................................. 94 Tabla 8.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO" ................................................................................................................ 95 Tabla 9.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA ....................................................... 96 Tabla 10.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA ....................................................... 97 Tabla 11.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN .......................................................................................................... 98 Tabla 12.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERATESORERÍA"...................................................................................................................... 99 Tabla 13.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........ 100 Tabla 14.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........ 101 Tabla 15.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL" ...................................................................... 102 Tabla 16.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 103 Tabla 17.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 104 Tabla 18.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 105 Tabla 19.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 106 Tabla 20.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 107 Tabla 21.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 108 Tabla 22.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 109 Tabla 23.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 110 Tabla 24.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 111 Tabla 25.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 112 Tabla 26.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES" ................ 113 Tabla 27.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 114 Tabla 28.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 115 Tabla 29.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 116 Tabla 30.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 117 Tabla 31.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 "ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO"........................................................................................................................ 118 Tabla 32 – EVALUACIÓN DE LA CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL ……..121 LISTA DE ANEXOS ANEXO A – Orden de encuadernación.............................................................................123 RESUMEN Esta tesis de Maestría tiene la intención de evaluar el sistema de control interno con el enfoque COSO y minimizar los riesgos para que las instituciones educativas alcancen los objetivos esperados en forma eficiente. Se basa en los cinco componentes del sistema: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación; y, seguimiento. El resultado de este trabajo es ayudar a la Dirección de Auditoría Interna a tener una guía para la evaluación del sistema de control interno para los establecimientos educativos y optimizar el tiempo de trabajo de campo para los auditores internos. Un formato estándar que permita combinar la evaluación cualitativa a través de la observación con análisis cuantitativo. Este modelo puede ayudar a los auditores internos para asesorar a los rectores de los colegios a establecer un control adecuado y seguimiento de las recomendaciones para traer beneficio a la institución, porque los resultados de este trabajo presentan los problemas y las soluciones para mejorar el sistema de control interno. La parte final de este trabajo propone algunas acciones para iniciar la evaluación, basada en la mejor práctica de los componentes del sistema de control interno. Palabras clave: Evaluación del Sistema de Control Interno. ABSTRACT This Master's thesis intends to evaluate the system of internal control and COSO approach to minimize risks that schools reach the desired objectives efficiently .It is based on the five system components: control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and monitoring. The result of this work is to help the Internal Audit Department have a guide for evaluating the internal control system for educational institutions and optimize the time of fieldwork for internal auditors. A standard for matt hat allows to combine the qualitative evaluation by observation with quantitative analysis. This model can help internal auditors to advise school principals to establish appropriate monitoring and follow up recommendations to bring benefit to the institution, because the results of this paper presents the problems and solutions to improve the system internal control. The final part of this paper proposes some actions to initiate the evaluation, based on the best practice of the components of the internal control Keywords: Evaluation of Internal Control System. system. 1 1 GENERALIDADES Los gobiernos y las empresas de todo el mundo se han preocupado en la adopción de medidas que reduzcan los riesgos a que están expuestos en sus operaciones, así como para revisar, evaluar y fortalecer sus controles internos. Este trabajo parte de la necesidad de comprender las tendencias actuales del control interno, de manera que se pueda desarrollar y brindar todas las ventajas que se esperan del mismo, partiendo de la existencia de innumerables dudas sobre los conceptos. Basados en los nuevos conceptos de control interno, este se define como el proceso efectuado por la dirección y el resto del personal, para garantizar una seguridad razonable de las operaciones que permitan el alcance de los objetivos propuestos. Partiendo de esto en todos los casos la responsabilidad por la implementación, evaluación y mantenimiento del proceso es la máxima autoridad de la entidad. La responsabilidad de los Auditores Internos en este proceso es la de revisar el control implementado, señalar deficiencias y promover mejoras, pero en todos los casos será el personal de cada área el encargado del mantenimiento del sistema y la implantación de las mejoras. De forma que tampoco ningún área de la empresa o institución debe considerarse encargada o responsable del Control Interno. La auditoría interna se considerará entonces como una parte del sistema de control interno que funciona al revisar y evaluar los controles internos establecidos por otros, asesorar y señalar deficiencias y presentar recomendaciones de mejoras. Los auditores internos no se encargan de efectuar controles para poder proteger su propia independencia. Es, por tanto, una de las novedades de los sistemas de Control Interno basados con el enfoque COSO, es que la dirección sea la primera encargada de la auto evaluación del sistema, papel que hasta hace 2 unos años le correspondía exclusivamente a los auditores internos e independientes. Las unidades de auditoría interna deben brindar sus servicios a toda la organización ya que constituyen un mecanismo de seguridad con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonabilidad sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento del sistema de control interno. Por lo cual las Unidades de Auditoría Interna estarán facultadas para cuestionar sobre: 1. Los objetivos de cada unidad, área o departamento de la empresa estén trazados de manera adecuada, y respondan a los objetivos generales de la entidad y estén enmarcados en las categorías de objetivos establecidos. 2. El análisis de los riesgos se realice con profundidad, y se enmarque en los objetivos organizacionales. 3. Las actividades de control (sean Planes de Acción, Normas o Manuales de procedimientos) se elaboren teniendo en cuenta su función de minimizar los riesgos identificados. 4. La existencia de una adecuada y eficaz autoevaluación del sistema implantado en cada área y que la misma sirva a la retroalimentación y mejoría del sistema. (Estas autoevaluaciones servirán de base a los auditores internos para proponer mejoras a partir del diagnóstico de cada área.) 5. La información debe ser de manera eficiente para garantizar la compresión y actualización que requiere el personal de todas las áreas. Así, la Auditoría Interna vigila, en representación de la autoridad superior, el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente sobre su situación. De esta manera realiza el papel de asesorar y supervisar el sistema, que se traduce en su aporte en el alcance de los objetivos previstos. 3 1.1 INTRODUCCIÓN El diseño del sistema de control interno con el enfoque COSO para realizar en una institución de educación media servirá a la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Educación para evaluar el control interno; que es el proceso que realiza las autoridades y personal del colegio, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: - Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Confiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y normatividad vigente. La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de la actividad de la institución, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos. La segunda se relaciona con la información financiera generada del sistema e SIGEF, pagos a terceros, pagos de sueldos a docentes y administrativos de la institución, ingresos de autogestión. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. El control interno puede ayudar a la institución a conseguir sus metas de desempeño, prevenir la pérdida de recursos, asegurar la información financiera confiable y el cumplimiento de las leyes. 1.2 GUIA APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO Para el funcionamiento de los componentes del sistema COSO en una institución de educación media, se llevara a cabo mediante actividades permanentes de supervisión por la máxima autoridad (Rector); ya que los procedimientos de seguimiento permanente proporcionan una retroalimentación importante sobre la eficacia de los elementos del sistema de control interno donde exista la posibilidad de un riesgo institucional. 4 Una evaluación externa estará a cargo de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Educación que informará el nivel de confianza en cada uno de estos componentes; para así informar a la autoridad del cumplimiento de las normas de control interno emitidas por la Contraloría General del Estado. 1.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO El informe COSO establece que los componentes del sistema de control interno son los siguientes: - Ambiente de control.- Marca las pautas de comportamiento en una organización y tienen influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al control. Constituye la base de todos los demás componentes del sistema de control interno aportando disciplina y estructura. - Valoración de riesgos.- Toda la organización debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y en base a dicho análisis determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. - Actividades de control.- Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la dirección. Pueden tener forma de aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de los activos y la segregación de funciones. - Información y comunicación.- Se debe generar información confiable y oportuna para toma de decisiones. Se debe establecer una comunicación eficaz en el sentido más amplio, lo cual implica una circulación 5 multidireccional de la información, es decir ascendente, descendente y transversal. - Seguimiento.- Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno evaluando la calidad de su rendimiento. Las deficiencias en el sistema de control interno deberán ser puestas en conocimiento de la máxima autoridad y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo. Los componentes mencionados son los que forman parte del marco integrado del control interno según COSO, es importante enfatizar que aquellos controles específicos sobre las cuentas contables (para efectos de diseño interno o para auditoría) se incluyen en el componente ACTIVIDADES DE CONTROL, es allí en que se precisan controles por ejemplo para nómina, presupuesto, bienes de larga duración, que tienen que ver con valores morales y éticos en la institución, flujos de información, planificación, control del sistema de control interno, es decir es un marco que engloba todas las actividades desde las intelectuales hasta las de operación. 2 SISTEMA EDUCATIVO DE NIVEL MEDIO La educación del nivel medio comprende tres ciclos: básico, diversificado y de especialización. La educación en el ciclo básico comprende tres cursos de estudio, de un año lectivo cada curso, que completan la escolaridad obligatoria. El ciclo básico inicia la formación del nivel medio en el que se promueve una cultura general de base y se desarrollan actividades de orientación que permiten al estudiante seleccionar la especialidad en el ciclo diversificado y lo habilitan para el trabajo. Se imparte en los colegios de ciclo básico o en el ciclo básico de los colegios de bachillerato. El ciclo diversificado procura la preparación interdisciplinaria que permite la integración del alumnado a las diversas manifestaciones del trabajo y la 6 continuación de estudios en el ciclo post-bachillerato o en el nivel superior. El ciclo diversificado está configurado por: a) carreras cortas post-ciclo básico, con 1 o 2 años de estudio; y, b) Bachillerato con 3 años de estudio. Quienes aprueban el ciclo diversificado y las pruebas de grado correspondientes, reciben el título de Bachiller, con la indicación de la especialización respectiva. El ciclo de especialización se realiza en los institutos técnicos y tecnológicos y está destinado a la capacitación de profesionales de nivel intermedio. El ciclo de especialización corresponde al post-bachillerato, con dos y/o tres años de estudio posteriores al bachillerato. Con el Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural aprobada el 19 de julio de 2012, en el artículo 27 señala los niveles de educación: “Denominación de los niveles educativos. El Sistema Nacional de Educación tiene tres (3) niveles: Inicial, Básico y Bachillerato. El nivel de Educación Inicial se divide en dos (2) subniveles: 1. Inicial 1, que no es escolarizado y comprende a infantes de hasta tres (3) años de edad; e, 2. Inicial 2, que comprende a infantes de tres (3) a cinco (5) años de edad. El nivel de Educación General Básica se divide en cuatro (4) subniveles: 1. Preparatoria, que corresponde a 1.ro. grado de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de cinco (5) años de edad; 2. Básica Elemental, que corresponde a 2.ro., 3.ro. y 4.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 6 a 8 años de edad; 3. Básica Media, que corresponde a 5.ro., 6ro..y 7.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 9 a 11 años de edad; y, 4. Básica Superior, que corresponde a 8.ro., 9.ro. y 10.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 12 a 14 años de edad. El nivel de Bachillerato tiene tres (3) cursos y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 15 a 17 años de edad. Las edades estipuladas en este reglamento son las sugeridas para la educación en cada nivel, sin embargo, no se debe negar el acceso del estudiante a un grado o curso por su edad. En casos tales como repetición 7 de un año escolar, necesidades educativas especiales, jóvenes y adultos con escolaridad inconclusa, entre otros, se debe aceptar, independientemente de su edad, a los estudiantes en el grado o curso que corresponda, según los grados o cursos que hubiere aprobado y su nivel de aprendizaje…” 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA El colegio de acuerdo con el sistema escolarizado, comprende el nivel medio con el Ciclo Básico, Propedéutico y de Especialización. - La sección vespertina incluye el nivel básico con primero y segundo curso; el nivel propedéutico con el tercer curso, en el que se desarrollan actividades propedéuticas que permiten a la estudiante seleccionar la especialidad, en el nivel de especialización que habilita para el trabajo. - En la sección matutina se incluye el cuarto curso como nivel propedéutico y el quinto y sexto curso como especialización en el bachillerato en ciencias; y en el bachillerato técnico la especialización, cuarto, quinto y sexto curso. Imparte una preparación interdisciplinaria de acuerdo a la auxiliatura permite la integración de la alumna a los diversos campos de trabajo y a la continuación de los estudios en el Instituto Tecnológico Superior o en la universidad atendiendo a los requerimientos del desarrollo social y económico del país. - Instituto Tecnológico Superior que incluye las especializaciones de Asistentes de Gerencia, Contabilidad y Tributación y Marketing, con seis semestres de duración, que funcionan en la Sección Nocturna. Su funcionamiento esta normado por la Ley de Educación Superior y Reglamento General de los Institutos Superiores Técnicos y Tecnológicos del Ecuador. 8 2.2 FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO El Rector es la primera autoridad y representante oficial del establecimiento nombrado por el Ministerio de Educación, las funciones son: - Ejecutar las resoluciones del Consejo Directivo. - Aprobar la distribución del trabajo y los horarios. Los Vicerrectores son la segunda autoridad del colegio y son designados por el Ministerio de Educación y las funciones son: - Orientar, controlar y dirigir las funciones de la Inspección General. - Dirigir y coordinar las labores del Consejo de Coordinación y Desarrollo Académico Experimental. El Inspector General es la tercera autoridad del colegio, designada por el Ministerio de Educación y las funciones son: - Vigilar el trabajo de las Inspectores y resolver en consenso los problemas que se presenten. - Colaborar con el Jefe de Transporte en la distribución y control de las alumnas, en las respectivas líneas de buses. - Organizar y vigilar el trabajo del personal de servicio: conserjes, mensajeros y de mantenimiento. - Presentar en la secretaria los informes quimestrales de asistencia y conducta de los alumnos/as. - Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de las autoridades superiores en su ámbito. La Secretaria es la sección administrativa el Colegio, dependiente del Rectorado y responsable de la elaboración, custodia y despacho de los documentos pertenecientes al Plantel, sus funciones son: - Asesorar a las autoridades respecto de los asuntos legales y aplicación de leyes, reglamentos y demás instrumentos jurídicos. - Organizar, centralizar y mantener actualizados el archivo y estadísticas. 9 - Efectuar convocatorias cuando dispusieren las autoridades. - Elaborar las actas de sesiones de Consejo Directivo y de la Junta General de Profesores y superiores y firmar en ellas, luego de ser aprobadas. - Llevar los libros de calificaciones de acuerdo con las disposiciones legales con responsabilidad y minuciosidad. La Colecturía es el departamento administrativo contable adscrito al Rectorado, cuyos empleados tienen a su cargo la recaudación, custodia e inversión de los fondos, bienes y rentas del Colegio, de conformidad con las leyes, reglamentos y disposiciones pertinentes. Estará integrado por un Colector, Contadora, Guardalmacén y una persona encargada de la organización, control y recaudación del servicio de transporte estudiantil. Las funciones son: - Solicitar y gestionar con diligencia y con la debida oportunidad, la transferencia de fondos asignados al Colegio en el presupuesto general del Estado. - Elaborar el inventario de bienes y pertenencias del Colegio y solicitar la baja si existiere bienes obsoletos y suscribir el acta correspondiente. - Ejercer el control de las especies valoradas que estén a su cargo, registrando su emisión y venta. - Elaborar los roles de pago. - Depositar en las cuentas corrientes en forma inmediata los fondos recaudados por concepto de ingresos de autogestión. - Recaudar mensualmente los valores establecidos por el servicio de transporte.1 3 FASES DEL OPERATIVO DE AUDITORIA En las fases de la auditoria se definen los objetivos a alcanzar con la realización de la auditoria, el alcance de los controles y exámenes, las actividades y tareas a realizarse, el perfil del equipo del trabajo que tendrá a cabo la ejecución del 1 Reglamento interno del colegio 10 trabajo, el nivel de supervisión para lograr una buena calidad en la elaboración de los informes y el seguimiento en la implantación de las recomendaciones por parte del personal auditado. La auditoría interna evalúa fundamentalmente la aptitud del sistema de control implantado por el auditado para cumplir los objetivos y metas propuestas con eficacia, eficiencia, economía y efectividad, observando las disposiciones legales vigentes. 3.1 FASE DE PLANEAMIENTO En el proceso de planeamiento le permite al auditor interno identificar las áreas críticas y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para emitir opinión sobre la suficiencia, eficacia y efectividad del sistema de control interno del auditado. El auditor realiza el planeamiento para los datos necesarios en forma efectiva y eficiente e informar acerca del objeto de la auditoria. El alcance del planeamiento varía según el tamaño de la institución a examinar, el volumen de las operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. El planeamiento es importante ya que permite el cumplimiento de los objetivos de la auditoria, el alcance del trabajo, el tiempo disponible para ejecutarlo y los recursos humanos y materiales que se necesitarán. 3.1.1 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO En el planeamiento de un operativo de auditoría interna comprende dos etapas: Ø Planeamiento general Ø Planeamiento específico 3.1.1.1 Planeamiento general El planeamiento general se realiza con el objeto de realizar un diagnóstico de la entidad, sus actividades, operaciones para poder seleccionar, clasificar y analizar los datos obtenidos de diversas fuentes de información. 11 Las fuentes de información para llevar a cabo el planeamiento general pueden ser, entre otras las siguientes: - Archivo permanente de la auditoría general. - La entidad a auditar. - Conocimiento directo mediante la realización de observaciones, entrevistas, encuestas. - Información pública. El archivo permanente de la Dirección de la Auditoría Interna deberá contar con la información institucional y de gestión de las entidades sujetas al ámbito de su competencia. Los aspectos básicos de la información a obtener son: - Plan operativo anual - Informes de evaluación anual - Organigramas - Asignación de responsabilidades - Manual de funciones - Proveedores - Operaciones o actividades críticas - Manuales de procedimiento - Fuentes de financiamiento - Presupuesto El trabajo realizado por los auditores internos y los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado, pueden proveer información de utilidad para orientar la identificación de problemas potenciales y apoyar efectivamente las tareas de planeamiento.2 3.1.1.2 Evaluación de riesgos de auditoria El riesgo de auditoría es aquel que puede causar la emisión de un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían su opinión. 2 Manual de Auditoria Gubernamental 12 Por lo tanto el riesgo previsto es la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos de la entidad y el tratamiento del mismo, constituyen el punto determinante para la decisión sobre que procesos y áreas serán objeto de evaluación en profundidad. Dicha evaluación sólo podrá llevarse a cabo si el auditor ha comprendido apropiadamente los objetivos de la institución a auditar. Recién entonces, podrá juzgar lo apropiado de los riesgos que pueden impedir a la organización alcanzar los resultados esperados eficientemente. En función de la información obtenida por el auditor, debe evaluarse el riesgo de auditoría a efectos de establecer los procedimientos a aplicar para asegurar que el mismo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. El nivel de riesgo de auditoría para cada saldo de cuenta o clases de transacciones, pueden medirse en tres grados posibles: - Riesgo bajo - Riesgo medio - Riesgo alto La evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría. Un marco para evaluar el riesgo de auditoría, puede observarse en el siguiente cuadro: Nivel de riesgo Bajo Significación Significativo Factores de riesgo Probabilidad de ocurrencias de errores Existen algunos Improbable pero de menor 13 Medio Muy significativo Alto Muy significativo importancia Existen algunos Posible Existen varios y Probable son importantes Los criterios son parámetros o estándares razonables para evaluar, en la fase de ejecución: - el enfoque del sistema de control interno. - el desempeño. - el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. - el cumplimiento de la normativa aplicable. 3.1.1.3 Elaboración y aprobación del informe de diagnóstico general El auditor debe confeccionar un informe con los resultados obtenidos en la etapa de planeamiento general. Este informe constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoria. Es elaborado por el auditor interno y aprobado por el Auditor General. El informe debe contener como mínimo la siguiente información: a) Introducción - Origen de la auditoria - Objetivos y alcance de la auditoria - Áreas y procesos a auditar b) Descripción de la entidad - Naturaleza de las actividades y operaciones - Evaluación del control interno - Evaluación de riesgo c) Recomendaciones de auditorías anteriores pendientes de resolución d) Áreas / procesos críticos a ser auditados e) Criterios de auditoría 14 3.1.1.4 Planeamiento específico En esta etapa se seleccionarán los procedimientos, se estimarán los recursos humanos necesarios y el tiempo requerido para la ejecución del operativo de auditoría. La descripción de los procedimientos de control, que serán necesario aplicar en cada una de las áreas que se haya decidido auditar en el planeamiento global. El equipo de auditoría estará integrado con recurso humano capacitado, profesional y multidisciplinario; que deberá realizar una estimación de horas previstas para la realización de la auditoria, con la elaboración del programa de auditoría para su aprobación. La estructura para el programa de auditoría es la siguiente: a) Origen de la auditoria Describe el motivo que origina la realización de la auditoria precisando si obedece al plan anual, pedidos de la máxima autoridad de la institución, formulación de denuncias. b) Síntesis del diagnóstico general Incluye diversos aspectos relevados durante la planeación, como fines de la entidad, estructura organizacional, naturaleza de sus operaciones, marco legal, funcionarios, presupuesto, sistemas y cualquier otra información importante que se considere de interés. c) Objetivos generales y específicos de la auditoría Comprende la definición de los objetivos generales y específicos de la auditoria. Los primeros se refieren a lo que se espera lograr como resultado de la auditoría en términos globales. Los objetivos se describen utilizando verbos de modo imperativo, por ejemplo “determinar, establecer, evitándose la descripción detallada de acciones a realizar, las que son propias de los procedimientos de auditoría. Los objetivos específicos describen lo que desea lograrse en términos concretos, como resultado de la auditoría de gestión. d) Alcance y metodología 15 Describe la extensión del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos de la auditoría y el período objeto de examen. Debe describirse el enfoque de auditoría a aplicar para obtener evidencia para la elaboración del informe, es decir para poder determinar si la entidad o programa ha cumplido con los principios de efectividad, eficiencia y economía. e) Recursos de personal Incluye la nómina del personal designado para integrar el equipo de auditoría, su cargo y profesión, y la definición de los especialistas necesarios para llevar a cabo la tarea. f) Áreas y procesos críticos a ser auditados Incluye la descripción de los asuntos más importantes identificados durante la etapa de planeación y los hallazgos potenciales. g) Información de soporte Estructura del informe a emitir Presupuesto de tiempo Cronograma de actividades Los cambios que se produzcan en los objetivos o en el alcance del periodo de la auditoria, deben ser aprobados por el Auditor General y ser documentados apropiadamente. Los programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditoría. La responsabilidad de su custodia y conservación corresponde al supervisor y al resto del equipo de auditoría. 3.2 FASE DE EJECUCIÓN El objetivo de esta fase está orientado a la obtención de evidencias y a la formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las áreas y los procesos auditados, aprobados en el plan de auditoría. Esto se logra mediante la ejecución de pruebas bajo la aplicación de diversas técnicas y herramientas. 16 Todas las herramientas utilizadas deben ser tales que permitan la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes que demuestren la relevancia de los criterios identificados en la fase anterior. Toda acción de la auditoría debe ser controlada a través de programas de trabajo. Durante el proceso de ejecución, el auditor debe brindar a los funcionarios del auditado, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita sobre las observaciones identificadas antes de presentar el informe de auditoría. Respecto de las observaciones que surjan como resultado de la comparación entre la condición y el criterio, el auditor debe identificar las causas que las generan y efectos inmediatos, así como su estimación cuantitativa económica y financiera, según corresponda incluyendo los impactos reales y potenciales. 3.2.1 OBJETIVOS Consiste en la obtención de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y prácticas definidas en el programa de auditoría aprobado. Los auditores se plantearán los interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar el grado de adecuación de la gestión evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operación; como el cumplimiento de lo normativo, eficacia, eficiencia, economía e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestión. 3.2.2 ACTIVIDADES Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los resultados de la gestión especialmente en áreas y procesos críticos, se debe recopilar evidencia suficiente, convincente y pertinente, debidamente documentada, que permita: - Emitir una opinión sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno en operación. - Medir el desempeño del área o proceso objeto de análisis. - Identificar posibles relaciones causa – efecto. 17 El auditor, en sus papeles de trabajo debe registrar los resultados del análisis de la gestión de las áreas y procesos críticos auditados y de la evaluación del sistema de control interno. 3.2.2.1 Procedimientos, técnicas y prácticas Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener las evidencias necesarias y suficientes, a fin de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. Obtener la información exacta y rápida es la parte más importante de una auditoría. Conseguir evidencias suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecución. El auditor deberá contener evidencia que sea competente y suficiente mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinión sobre el objeto de auditoría. La evidencia debe ser competente, relevante y válida. Para que la evidencia sea competente debe ser relevante y válida. Para que sea relevante debe relacionarse con el objetivo de la auditoría que se está practicando y debe ayudar al auditor a obtener una conclusión respecto a dichos objetivos y la validez depende de las circunstancias en las cuales ésta se obtiene, de las fuentes de información y de la confianza que puede depositar el auditor en ella. La evidencia es suficiente cuando el riesgo de auditoría queda restringido a un nivel apropiadamente bajo. La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes: de la documentación respaldatoria de las transacciones, del personal de la dependencia, proveedores y otros terceros relacionados con el organismo. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al objeto de auditoría. 18 3.2.3 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor obtiene evidencia aplicando procedimientos de auditoría, sobre la base de la información obtenida en la fase de planificación. El auditor determinará la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar para que los mismos sean efectivos y optimizar la cantidad y calidad de la evidencia obtenida. 3.2.3.1 Tipos de procedimientos de auditoria Los procedimientos de auditoría pueden dividirse según la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento y sustantivos. Los procedimientos de cumplimiento proporcionan evidencia de que los controles claves existen y que son aplicados en forma efectiva. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia control se encuentran los siguientes: - Inspección de documentación del sistema de control, organigramas, manuales de procedimientos, sistemas de evaluación del personal, plan de capacitación. - Prueba de reconstrucción de transacciones. - Observación de determinados controles. Los procedimientos sustantivos proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los datos que proporciona el sistema de información registros contables se utilizan los siguientes procedimientos: - Indagaciones a funcionarios y personal de la institución. - Verificación de documentos y registros contables y presupuestarios. - Observación física. En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y resoluciones aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría. 19 3.2.4 ENFOQUES EN EVALUACION DE GESTION 3.2.4.1 Evaluación con enfoque de eficacia Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si la dependencia y los programas que la componen logran las metas previstas e identifican los problemas que requieren corregirse para mejorar su eficacia. Algunos aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de eficacia son los siguientes: - Si los objetivos del programa están establecidos en forma clara y precisa. - Que todos los objetivos del programa sean materia de autoevaluación por parte del auditado. - Retroalimentación de la planificación anual del programa y de la dependencia auditada. La evaluación de la eficacia de los programas o actividades, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia, economía y el impacto del programa. Los objetivos que persigue la auditoria con enfoque de eficacia son: - Determinar el grado en que se están logrando los resultados previstos en el presupuesto aprobado por la normativa aplicable. - El grado de eficacia de la gestión durante el período analizado. - Si el programa logró la efectividad planificada. Dicha evaluación incluye el análisis de los controles internos del sistema, tanto en las etapas de planeamiento, formulación, recopilación, análisis y presentación de la información, sobre la ejecución del programa o actividad. El rol del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluación del desempeño han sido informados a los funcionarios responsables, y si éstos los han considerado al momento de tomar decisiones. Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de eficacia se orientan en función de dos perspectivas: los resultados del programa y los controles, y 20 procedimientos de auto evaluación de resultados que tiene implantado cada programa o actividad. 3.2.4.2 Evaluación de la eficacia y de la economía La auditoría de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el propósito de determinar si la entidad auditada utilizada sus recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y económica. La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de desempeño establecido. La eficiencia es un componente importante dentro de la auditoria por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y economía. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren los insumos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado, y al menor costo posible. Cuando el enfoque de la auditoría de gestión se orienta a la eficiencia y economía puede examinarse, si la entidad, programa o actividad auditada. 3.2.5 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual relevada durante el examen a una área, actividad u operación. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son: - Debe ser significativo. - Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo. - Debe ser objetivo. 21 - Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoría. 3.2.5.1 Elementos del hallazgo de auditoria Condición Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad u transacción, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. Criterio Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición, es también la meta que la dependencia está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma de carácter legal o de control que regula el accionar del auditado. Efecto Constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto es un factor importante del auditor, por cuanto le permite persuadir a la máxima autoridad acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Causa Representa la razón básica por la cual ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. 22 3.2.6 PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra el trabajo realizado como consecuencia de los procedimientos aplicados y sirve de soporte al informe de auditoría. Constituyen la evidencia que fundamenta los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones de auditoría. Los papeles de trabajo deberán estar codificados y referenciados de forma que la relación entre ellos sea cruzada y facilite la identificación como evidencia del trabajo de auditoría. En la codificación de los papeles de trabajo se seguirá un sistema alfanumérico. Para lograr la máxima utilidad, eficiencia y garantizar la calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo. El supervisor responsable de la auditoría debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo y poner sus iniciales en cada uno, en señal de aprobación. El archivo permanente de auditoría, básicamente estará integrada por: - Disposiciones legales de la entidad - Organigrama vigente - Manuales y reglamentos internos - Información financiera y presupuestaria - Informes de auditoría - Nómina de los funcionarios de la entidad 3.3 FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME El informe final de auditoría es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido a la Contraloría General del Estado para su aprobación, para que luego sea remitido a la máxima autoridad de la institución auditada. 23 El mismo debe contener juicios fundamentales en las evidencias obtenidas a lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente información acerca de los desvíos o deficiencias más importantes, así como recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones. Durante el transcurso del informe borrador, el auditado tiene la posibilidad de efectuar descargos a las observaciones formuladas, los que serán incluidos en el informe definitivo en la medida que se los considere técnicamente pertinentes. 3.3.1 CARACTERISTICAS DEL INFORME FINAL Es necesario tener en cuenta determinadas características en el momento de elaborar los informes, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Por lo tanto, se recomienda considerar las siguientes características: - Transcendencia - Beneficio y oportunidad - Exactitud y beneficios de la información de respaldo - Estilo persuasivo - Objetividad y enfoque - Precisión, claridad y simplicidad - Actitud constructiva - Organización de los contenidos del informe - Redacción positiva 3.3.2 REDACCION Y REVISION DEL INFORME Durante el transcurso de la auditoría, el supervisor revisará el trabajo de los auditores y se asegurará que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluidas en el informe. 24 El auditor encargado (supervisor) confeccionará el informe de auditoría con el jefe de equipo que intervino en la ejecución del examen. Finalmente el informe se somete a consideración de Auditor General para su aprobación, previa evaluación técnica y de calidad. 3.3.3 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME 3.3.3.1 Título El informe definitivo debe ir precedido de una carátula y título o encabezamiento y de un número que permita su identificación. El título debe aclarar la entidad auditada y tipo de auditoría realizada. En caso de operativos específicos debe aclararse las áreas, sectores o procedimientos evaluados. 3.3.3.2 Objeto El objeto de las auditorías ejecutadas es la evaluación de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la dependencia auditada, en función de la estructura del informe COSO, la regularidad de sus actos y la evaluación de la gestión respecto al logro de los objetivos y metas presupuestadas considerando la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de sus actividades, y tareas. Para mejorar la exposición del objeto, puede segregarse la evaluación de control interno en los siguientes componentes: - Ambiente de Control - Evaluación de Riesgos - Actividades de Control - Información y comunicación - Supervisión 3.3.3.3 Alcance Se debe informar que el examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental, el período a auditar y los procesos auditados. 25 3.3.3.4 Limitaciones al alcance En caso que el alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la ejecución de la auditoria se haya visto limitado por cualquier factor, se deberá dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan. Así mismo, se deberá informar las consecuencias que puede generar esta restricción en la labor de auditoría, procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y de ser el caso la imposibilidad que ello genera en la emisión de conclusiones. De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no han podido ser sometidas a análisis. 3.3.3.5 Observaciones, conclusiones y recomendaciones El auditor emitirá sus juicios, de carácter profesional, basadas en las observaciones formuladas, como resultado del examen. Se evaluará el sistema de control interno, la gestión de la entidad, en lo que se refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilización de los recursos públicos, considerando criterios de eficacia, eficiencia y economía, y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Cuando corresponda, las observaciones deben exponer si la responsabilidad incurrida por los agentes involucrados es de naturaleza administrativa, civil o penal. Si se trata de esta última, se deberá expresar en términos de presunción de delito y para ello el auditor debe requerir la correspondiente asesoría legal. Cabe aclarar que cada observación debe acompañarse con la correspondiente descripción de los detalles del hecho u operación examinada. Este punto del informe es el más extenso e informativo, debido a que constituye el menaje fundamental que el auditor desea comunicar. Por su parte los hallazgos de auditoría son observaciones que por su impacto afectan en forma significativa la gestión de la entidad auditada. Entre las observaciones más comunes, pueden citarse: 26 - Carencia de estructuras orgánicas, manuales de procedimientos y funcionales. - Falta de planificación estratégica y táctica de las actividades. - Falta de definición de objetivos y de formulación presupuestaria. - Falta de definición de metas. - Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas. - Incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas. El informe de auditoría debe incluir solo comentarios sobre observaciones importantes. En la presentación de cada observación se deberá describir lo siguiente: - Procedimiento evaluado: Se indicará claramente el proceso o sector evaluado como por ejemplo: Compras y contrataciones, autorizaciones de comisiones de servicio. - Título del tema observado: Debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias encontradas e identificarlo con uno de los objetivos del informe. Por ejemplo: Observaciones respecto al sistema de control interno. - Condición: Deficiencia o irregularidad hallada. Este tema se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuya frecuencia de desvío debe ser aclarada. - Criterio: Debe detallar el parámetro usado por el auditor para medir o comparar las deficiencias. En caso de deficiencias en la aplicación de normas legales, operativas o de control se debe citar la parte no aplicada. - Causa: Detalle de las razones por las cuales el auditor estima que ocurrieron las deficiencias. - Efecto: Es necesario efectuar una apropiada descripción del efecto provocado por deficiencia mencionada, a fin de que la administración de la entidad aprecie debidamente la importancia de la deficiencia y está dispuesta a poner en práctica la recomendación del auditor. - Reiteración: Se deberá aclarar si la observación resulta de una reiteración de otros informes de auditoría anteriores. 27 - Recomendación: Por cada observación se deberá efectuar una recomendación de remediación. Se trata de las medidas sugeridas por el auditor, dirigidas a los funcionarios que cuenten con la competencia necesaria para poder implantarlas. Las medidas deben ser específicas, factibles en su implementación y con una apropiada relación costo beneficio. El auditado podrá objetar la posibilidad de implantación en sus descargos. - Comentarios del auditado – descargos: Los comentarios o aclaraciones, manifestaciones por los funcionarios responsables auditados, deberán realizar su justificación dentro de un plazo que no afecte la ejecución del plan de actividades para la realización del informe. - Relevancia: Finalizada la descripción de todas las observaciones o hallazgos correspondientes a cada objetivo (sistema de control interno) de un proceso el auditor deberá calificar en función de las causas y efectos, la relevancia de las mismas. En las conclusiones incluirá un extracto de los aspectos más relevantes de los comentarios y observaciones a la que ha arribado el auditor, de manera tal que, a través de su lectura, los terceros puedan conocer los resultados obtenidos y así mismo informarse sobre la suficiencia del ambiente de control imperante, la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de su gestión, y la regularidad de los actos de la entidad auditada. Las recomendaciones de auditorías anteriores, que no se hayan puesto en práctica, también deben ser incluidas siempre que estén relacionadas con los objetivos de la auditoria actual. Se controlará la integridad de las recomendaciones sin implantar, efectuadas en informes anteriores. Se detallarán por objetivo informado, en cada caso, el número del o de los informes de auditoría donde fue efectuada, se la calificarán como “parcialmente cumplida” o “no cumplida”. De ser posible en los casos de recomendaciones no implantadas, se efectuará un breve comentario de las causas que aduce el auditado. 28 El informe debe estar firmado por el auditor, se indicará lugar y fecha de emisión. 4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO En el ámbito internacional se realizaron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo del control interno. En el año 1990 se publicó el documento “Control Interno – Marco Integrado” (Internal Control – Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta, conocida como la Comisión Treadway, quienes adoptaron el nombre de COSO. El informe COSO define al control interno como un modelo integrado de la gestión de las organizaciones, que promueve honestidad, responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones, cumplir con las normativas aplicables; y, contar con una herramienta apropiada para prevenir errores e irregularidades. Con el informe COSO (Committee Of Sponsoring Organizations), de 1992, se modificaron los principales conceptos del control interno dándole a este una mayor amplitud, con el objeto de garantizar: · Efectividad y eficiencia de las operaciones. · Confiabilidad de la información financiera. · Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. · Salvaguardia de los recursos. 4.1 INTRODUCCIÓN El proceso de control interno involucra a todos los integrantes de una organización y es responsabilidad indelegable en el ámbito de cada dependencia, de su máxima autoridad (Rectores de colegios); esto implica actividades generales de control a cargo del personal de la institución y bajo la conducción de 29 la máxima autoridad que consiste en el aseguramiento de los principios de control interno. Comprende el adecuado diseño, implementación y mantenimiento de una estructura de control eficiente, y su monitoreo permanente para minimizar los riesgos que pueden afectar los objetivos institucionales, fortalecer el ejercicio de la responsabilidad de los integrantes de la institución, dentro de un aseguramiento de la calidad con una optimización de la relación costo beneficio. Esto significa identificar y diseñar actividades claves de control integradas a los procesos operacionales y administrativos, asegurando mayores niveles de eficacia, economía y eficiencia en la administración de los recursos. 4.2 GUIA DE APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO Con el propósito de asegurar la correcta y eficiente administración de los recursos y bienes de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, en el año 2002, la Contraloría General del Estado emitió las Normas de Control Interno (Edición Especial No. 6 Registro Oficial de 10 de octubre de 2002), que constituyen lineamientos orientados al cumplimiento de dichos objetivos, con el fin de asegurar la correcta administración de los recursos y bienes del sector público y la consecución de los objetivos de las instituciones educativas de nivel medio, y la actualización de las Normas de Control Interno en Suplemento del Registro Oficial 87 de 14 de diciembre de 2009, se expiden las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. El control interno como instrumento de gestión procura orientar las acciones minimizando los riesgos y previniendo o detectando los desvíos. En una visión amplia se define como un proceso cuya implementación y mantenimiento es responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad, en el mismo que participan los miembros de la misma, basado en el plan de la organización, los reglamentos, manuales de procedimientos que deben constar instrumentos idóneos para el control previo y concurrente, y en los cinco componentes del sistema COSO para fortalecer la responsabilidad y se cumplan adecuadamente los objetivos 30 institucionales, proporcionando una seguridad razonable para el logro de los siguientes objetivos generales: · Operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir. · Preservar los recursos por cualquier pérdida por abuso, mala gestión, errores, fraudes e irregularidades. · Respeto de leyes, normas, disposiciones por parte de los integrantes de la institución. · Información financiera y de gestión completa y confiable presentada en forma apropiada y oportuna. Los procedimientos de control interno previo: · Deben estar a cargo de los funcionarios de las propias unidades de la institución antes de la ejecución de las operaciones. · Comprende la verificación del cumplimiento de las normas y disposiciones legales que regula a la institución, además objetivos y actividades. El control interno posterior será practicado por: · Los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones y actividades bajo su directa competencia. · Por la Dirección de Auditoría Interna de cada institución, Contraloría General del Estado, cada uno de ellos en el campo de acción que le corresponda. En tal sentido, la auditoría interna realizará las siguientes actividades: · Evaluará el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos, determinará la confiabilidad de los registros y estados financieros, y analizará los resultados y la eficiencia de las operaciones. · Actuará con total independencia en el programa de sus actividades evitando participar en la ejecución de alguna operación o actividad administrativa. 31 4.2.1 INFORMACION NECESARIA PARA EL DISEÑO DEL CONTROL INTERNO Para el diseño del sistema de control interno de una institución de educación media, es necesario evaluar: · El tamaño · Los objetivos · La complejidad de la organización y de la gestión · El tipo y alcance de las actividades · La tecnología de la información · El entorno que opera · Los riesgos · Costo beneficio entre el control y los resultados que genera · Las necesidades de información y comunicación · El marco legal al que se halla sujeto Todos estos factores afectan las actividades de control de las entidades, las que deben diseñarse de manera que contribuyan a lograr los objetivos de la manera más eficiente posible. 4.2.2 DOCUMENTACION Y FORMALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IMPLANTADO Es necesario que los controles estén diseñados y debidamente formalizados a través de manuales, instructivos, diagramas y otros documentos. Además de recibir la información adecuada para llevar a cabo su gestión operativa, todo el personal debe recibir de la más alta autoridad el mensaje claro en el sentido de sus funciones relativas al control interno. Para ello es imprescindible que cada función concreta se especifique con claridad. Los funcionarios deben comprender previo a su implantación, los aspectos 32 relevantes del sistema de control interno como funciona y cuál es el rol que va desempeñar y cuál será su responsabilidad. El nivel de documentación de soporte de la entidad varía según la dimensión y complejidad de la misma. Las entidades más grandes como por ejemplo un colegio, normalmente requiere que los manuales, organigramas, descripciones de puestos, estén debidamente documentadas debiendo formalizar adecuadamente el sistema de control interno para asegurar su vigencia. 4.2.3 PROCESO DE IMPLEMENTACION El proceso de implementación del sistema de control interno requiere una estrategia que comprende el diseño como la difusión y contempla además la revisión periódica para evaluar los resultados alcanzados. De igual manera es imprescindible que todos los miembros involucrados en el sistema tengan un adecuado conocimiento de la marcha de la implantación del modelo, los desvíos producidos y las acciones correctivas pendientes, junto con los aspectos a solucionar en el corto o mediano plazo. El sistema de control interno requiere las etapas de implementación de: · Diseño · Documentación y formulación · Comunicación y capacitación · Aplicación · Evaluación Cabe señalar que en estas etapas debe tenerse en cuenta que los objetivos del control deben estar integrados con las metas estratégicas de la institución y sus dependencias, ser específicos en cada actividad, adecuados, completos y razonables, así mismo las metas estratégicas de cada dependencia. 33 Las entidades deben difundir los controles internos diseñados de modo que el sistema sea conocido por todos los miembros de la organización y cada uno lo aplique según su ámbito de acción. Los controles deben ser redactados en forma clara, concreta y sencilla para que el entendimiento sea más fácil por los involucrados para que no sean mal interpretadas y evitar los errores e incentivar el interés; resulta también conveniente que personas capacitadas expliquen claramente las normas y procedimientos de control, brindando ejemplos concretos a través de talleres utilizando tecnología visual. 4.2.4 SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO El proceso de implantación de un sistema de control interno se cierra a través de la supervisión que debe efectuarse para comprobar que, habiéndose diseñado los controles y formalizados los mismos, estos son conocidos y aplicados correctamente por los servidores y en definitiva el impacto sobre la gestión ha sido el esperado según los fines previstos. Corresponde a la autoridad superior de cada dependencia efectuar este seguimiento, ya sea directamente o a través de los reportes que recibe de los responsables de las diferentes áreas o de los informes de los auditores internos. La responsabilidad de la máxima autoridad incluye averiguar si todos los componentes del control interno están funcionando y operan eficientemente. Le corresponde por lo tanto asegurar la existencia de una estructura de control idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel de seguridad razonable. La mayor parte de esta función de supervisión es delegada en los auditores internos, que prestan servicio a las entidades públicas; y consiste en un examen posterior de las actividades administrativas, financieras y operativas, mediante la aplicación de las normas de auditoría vigentes. 34 Para ello la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio, deberá aplicar procedimientos coherentes y consistentes, los que serán aprobados por la autoridad superior de la misma y la Contraloría General del Estado. De tal forma que los auditores internos al controlar las operaciones diarias estarán en condiciones de evaluar periódicamente la idoneidad y eficacia de los controles internos y su grado de cumplimiento. Además estarán obligados a comunicar a la dirección de cada entidad y a la Contraloría General del Estado, las deficiencias, errores, irregularidades, y al mismo tiempo señalar los ámbitos que requieren mejoras. Adicionalmente deberán practicar el seguimiento de sus observaciones y recomendaciones a fin de procurar que se implementen y resuelvan las observaciones. En ese contexto, la Contraloría General del Estado apoyará técnicamente a las Direcciones de Auditoría Interna de las entidades, atendiendo todas las consultas efectuadas y prestando la colaboración requerida para la mejora del sistema de control interno, debiendo las Direcciones de Auditoría Interna informar a la Contraloría General del Estado el grado de avance logrado en la ejecución de las actividades de control realizadas, según el planeamiento anual aprobado. El objetivo final de las Direcciones de Auditoría Interna de cada entidad, el que se alcanzará progresivamente, es implementar un sistema de control interno que contemple los requisitos de consistencia de cada uno de los cinco componentes del enfoque COSO. 4.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO Con el objeto de mejorar el sistema de control interno en cada uno de los departamentos que conforman las instituciones de educación media se recomienda hacerlo en base al enfoque expuesto. Con ese objeto la Dirección de Auditoría Interna deberán relevar si el organismo cumple con la implantación competente de cada uno de los componentes del control interno, según el enfoque del Informe COSO. 35 El marco integrado de control que desarrolla este enfoque, consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección e incorporados al proceso de gestión: 1. Ambiente de control 2. Evaluación de riesgos 3. Actividades de control 4. Información y comunicación 5. Seguimiento Los objetivos que persigue este enfoque son: · Economía, eficiencia y eficacia del desempeño · Confiabilidad de la información financiera · Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas. El control interno integrado está pensado en facilitar el logro de objetivos. 4.3.1 COMPONENTES DEL SISTEMA 4.3.1.1 Ambiente de control El ámbito de control refleja el espíritu ético vigente en una organización respecto al comportamiento de la alta dirección, la responsabilidad con la que desarrollan sus actividades y la importancia que le asignen al control interno. Influye en la administración y la gestión, el establecimiento de los objetivos, la evaluación de los riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación, y la supervisión. Constituye el primer requisito a tener en cuenta en un sistema de control interno, pues constituye el marco sin el cual no es posible el desarrollo integral del mismo. Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente de control que evalúa los riesgos y se define las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y se realiza las comunicaciones pertinentes dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias. 36 Esta formalizada a través de reglas, códigos, instructivos por parte de la máxima autoridad de la institución difundida ampliamente para que todos los miembros de la organización conozcan y comprendan su importancia. Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes: · Integridad y valores éticos · Administración estratégica · Políticas y prácticas de talento humano · Estructura organizativa · Delegación de autoridad · Competencia profesional · Coordinación de acciones organizacionales · Adhesión a las políticas institucionales · Unidad de auditoría interna3 4.3.1.2 Evaluación del riesgo Todas las entidades, con independencia de su tamaño, estructura o sector al que pertenezcan, se encuentran expuestas a riesgos de diferentes grados. El riesgo es inherente a todas las actividades y el control interno es esencial para limitarlo. A través del análisis y la definición de los riesgos relevantes, se podrá determinar hasta que punto control vigente los previene y neutraliza, evaluando así la vulnerabilidad del sistema. El enfoque es eminentemente preventivo. El análisis de los riesgos, resulta más eficaz cuando incluye la identificación de los procesos clave de la gestión. Los procesos pueden verse influidos positivamente cuando se instauren programas de calidad y se logre el involucramiento del personal, ya que con ello se logra una importante contención de riesgos. Los mecanismos para esta evaluación son: · 3 Identificación de riesgos Contraloría General del Estado – Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos – págs. 17 a la 22 37 · Plan de mitigación de riesgos · Valoración de los riesgos · Respuesta al riesgo4 4.3.1.3 Actividades de control Las actividades de control están constituidas por los procedimientos específicos y las prácticas corrientes establecidas como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos. Están orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. Se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, es preciso que los funcionarios conozcan cuales son las responsabilidades de control que les competen, debiéndose para ello explicar claramente las mismas. Para diseñar e implantar eficazmente y eficientemente las actividades de control se requiere de las siguientes actividades: · · Generales - Separación de funciones y rotación de labores - Autorización y aprobación de transacciones y operaciones - Supervisión Administración financiera – Presupuesto - Responsabilidad del control - Control previo al compromiso - Control previo al devengado - Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados · 4 Administración financiera – Tesorería - Determinación y recaudación de los ingresos - Constancia documental de la recaudación Contraloría General del Estado – Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos – págs. 23 a la 25 38 · - Especies valoradas - Verificación de los ingresos - Medidas de protección de las recaudaciones - Cuentas corrientes bancarias - Conciliaciones bancarias - Control previo al pago - Pagos a beneficiarios - Cumplimiento de obligaciones - Utilización del flujo de caja en la programación financiera - Control y custodia de garantías - Transferencia de fondos por medios electrónicos - Inversiones financieras, adquisición y venta - Inversiones financieras, control y verificación física Administración financiera- Deuda Pública - Gestión de la deuda - Organización de la oficina de deuda pública - Políticas y manuales de procedimientos - Contratación de créditos y límites de endeudamiento - Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pública - Contabilidad de la deuda pública - Registro de la deuda pública en las entidades - Consolidación de información de desembolsos de préstamos y de operaciones por servicio de la deuda - Pasivos contingentes - Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública · Control y seguimiento Administración financiera – Contabilidad Gubernamental - Aplicación de los principios y normas técnicas de contabilidad gubernamental - Organización del sistema de contabilidad gubernamental 39 - Integración contable de las operaciones financieras - Documentación de respaldo y su archivo - Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de la información financiera · · - Conciliación de los saldos de las cuentas - Formularios y documentos - Anticipos de fondos - Arqueo sorpresivo de los valores en efectivo - Análisis y confirmación de saldos - Conciliación y constatación Administración financiera – Administración de bienes - Unidad de administración de bienes - Planificación - Contratación - Almacenamiento y distribución - Sistema de registro - Identificación y protección - Custodia - Uso de los bienes de larga duración - Control de vehículos oficiales - Constatación física de existencias y bienes de larga duración - Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto - Venta de bienes y servicios - Mantenimiento de bienes de larga duración Administración del talento humano - Plan de talento humano - Manual de clasificación de puestos - Incorporación de personal - Evaluación del desempeño - Promociones y ascensos - Capacitación y entrenamiento continuo - Rotación de personal 40 · - Actuación y honestidad de las servidoras y servidores - Asistencia y permanencia del personal - Información actualizada del personal Administración de proyectos - Proyecto - Estudio de pre inversión de los proyectos - Diagnóstico e idea de un proyecto - Perfil del proyecto - Estudio de prefactibilidad - Estudio de factibilidad - Evaluación financiera y socio-económica - Diseño definitivo - Planos constructivos - Condiciones generales y especificaciones técnicas - Presupuesto de la obra - Programación de la obra - Modalidad de ejecución - Ejecución de la obra por administración directa - Contratación - Administración del contrato y administración de la obra - Administrador del contrato - Jefe de fiscalización - Fiscalizadores - Documentos que deben permanecer en obra - Libro de obra - Control del avance físico - Control de calidad - Control financiero de la obra - Incidencia de la lluvia - Medición de la obra ejecutada - Prorrogas de plazo - Planos de registro 41 · - Recepción de las obras - Documentos para operación y mantenimiento - Operación - Mantenimiento - Evaluación ex – post Gestión ambiental - Medio ambiente - Organización de la unidad ambiental - Gestión ambiental en proyectos de obra pública - Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental - Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural - Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente · - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales - Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía Tecnología de la información - Organización informática - Segregación de funciones - Plan informático estratégico de tecnología - Políticas y procedimientos - Modelo de información organizacional - Administración de proyectos tecnológicos - Desarrollo y adquisición de software aplicativo - Adquisición de infraestructura tecnológica - Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica - Seguridad de tecnología de información - Plan de contingencias - Administración de soporte de tecnología de información 42 - Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios - Sitio web, servicios de internet e intranet - Capacitación informática - Comité informático - Firmas electrónicas5 4.3.1.4 Información y comunicación Es necesario que todos los funcionarios conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la institución como funciones y responsabilidades, es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en coordinación con las demás, hacia el mejor logro de los objetivos. La comunicación es inherente a los sistemas de información. Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. La existencia de líneas abiertas de comunicación, y una clara voluntad de escuchar resultan de suma importancia para mejorar el ambiente de control. Los factores que ayudarán a la información y comunicación son: · Controles sobre sistemas de información · Canales de comunicación abiertos6 4.3.1.5 Seguimiento La máxima autoridad de la institución y cualquier funcionario que tenga a su cargo un segmento organizacional, programa, proyecto o actividad periódicamente debe realizar un seguimiento de la eficacia de su sistema de control interno y comunicar los resultados ante quien es responsable. 5 Contraloría General del Estado – Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos – págs. 26 a la 130 6 Contraloría General del Estado – Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos – págs. 132 a la 133 43 Es competencia de las autoridades de cada dependencia la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación periódica de las actividades de control de los sistemas, ya que toda la organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar. El seguimiento se realizará en base a las siguientes actividades: · Seguimiento continuo o en operación · Evaluaciones periódicas7 5 PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO PARA LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA Este cuestionario ha sido dividido en cinco secciones correspondientes a cada uno de los componentes del sistema de control interno, según el enfoque COSO. En este sentido es de señalar que hay preguntas que se repiten en distintos componentes, pero se han mantenido intencionalmente a efectos de una mejor exposición de los aspectos que han de considerarse para formar la opinión del auditor sobre la materia que trata el componente. Corresponde destacar que estos cuestionarios son solo un punto de partida que no pretende comprender la totalidad de aspectos a considerar en la evaluación. 7 Contraloría General del Estado – Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos – págs. 133 a la 134 44 Por cuanto puede y debe ser modificada, complementada y corregida de acuerdo a las circunstancias, condiciones en que se desarrolle la auditoria y fundamentalmente por el criterio del auditor. 5.1 CUESTIONARIOS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los cuestionarios de evaluación de control interno se encuentran en las matrices de evaluación del sistema de control interno del colegio propuesto para la evaluación del nivel de riesgo y confianza. 5.2 TECNICAS Y PRACTICAS DE AUDITORIAS 5.2.1 INTRODUCCION Obtener la información exacta, y rápida es quizá la parte más importante de una auditoría. Conseguir evidencias suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecución y determinante para la credibilidad de los informes de auditoría. En el resumen, esta guía tiene dos objetivos principales: - Mejorar la calidad de evidencia en los informes de la auditoría y - Mejorar el costo beneficio efectividad de la recopilación de los datos y el análisis de la información. La recopilación de datos y las herramientas de análisis están directamente relacionadas con los objetivos de la auditoría. El informe de auditoría será defendible si el auditor conoce los objetivos, el criterio y las áreas críticas del auditado antes de comenzar con la fase de ejecución. A menudo, estos temas son inciertos o están sujetos a cambios durante la fase de ejecución. 5.2.2 TECNICAS DE OBTENCION DE EVIDENCIAS EN AUDITORIA 45 5.2.2.1 Observación ocular La observación directa es generalmente más poderosa que otras evidencias de fuentes secundarias. Ir al campo para observar el objeto de la auditoría, es la manera más eficaz de obtener una evidencia. En el examen, la observación directa es la mejor manera de establecer la existencia o condición de los recursos físicos: realmente se compró algo con dinero público? Todavía está funcionando? Se está haciendo lo que se supone que tiene que hacer? Cuando se utiliza la observación ocular: - Para una mejor comprensión de la entidad auditada, principalmente, en casos donde existe interacción con el usuario. - En la fase de examen, para verificar la existencia de recursos físicos, resultados tangibles o falta de resultados en los programas gubernamentales. 5.2.2.2 Encuestas Son utilizadas para recoger información detallada y específica e un grupo de personas u organizaciones. Es útil particularmente cuando se necesita cuantificar información de un gran número de individuos sobre un problema específico. Las encuestas pueden útiles en la fase planeamiento y en fase de ejecución de una auditoria, ya que proporciona evidencias e información cuantitativa sobre problemas identificados en la fase de planeamiento. Cuando se debe utilizar las encuestas: - Para recopilar información cuantitativa de un amplio número de individuos - Para identificar la frecuencia general de un evento dado. 5.2.2.3 Entrevistas Las entrevistas individuales son utilizadas en algunas etapas de la auditoria. En la fase de planeamiento pueden utilizarse para obtener documentos, opiniones e ideas, que ayuden al auditor a comprender a la entidad auditada y a identificar los 46 problemas potenciales. En la fase de ejecución para obtener datos o documentos que relacionen los objetivos de la auditoría, confirmar los hechos y corroborar los datos de otras fuentes, o explorar potenciales recomendaciones. Las entrevistas deberían ser confirmadas por otra fuente independiente tal como documentos, observaciones u otras entrevistas. Cuando se debe utilizar las entrevistas: - En la fase de planeamiento, para obtener información cuantitativa que ayude a comprender a la entidad auditada y a identificar problemas potenciales. - En la fase de examen, para obtener información única o específica que relacione los objetivos de la auditoría, conforme los hechos y ayude a desarrollar las recomendaciones. 5.2.2.4 Cuestionarios Las entrevistas y los cuestionarios son similares como recursos para obtener información. Sin embargo, desde el punto de vista del planeamiento, los últimos difieren cuanto a que: - Es más difícil y tomas más tiempo formular las preguntas para un cuestionario. - Es más difícil motivar a la gente para que responda cuestionarios - Podría ser difícil distribuir los cuestionarios a quienes los han de responder. El auditor debe hacer todo lo que esté a su alcance para lograr que se dé respuesta al máximo posible de cuestionarios. Se deberá considerar: - Para que propósito se utilizarán las diferentes preguntas - Como pueden ser formuladas las preguntas desde el punto de vista técnico y que opciones existen para ello. - Como se compilarán las respuestas. 47 5.3 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA 5.3.1 INTRODUCCION Los objetivos y la práctica de la auditoría, en general; y, de la auditoría interna, en particular, se encuentran en permanente cambio y actualización. La mayoría de estos cambios son generados por los avances de la tecnología y las nuevas visiones acerca de la misión y la administración de las instituciones. 5.3.2 COMPETENCIA Conforme a las atribuciones de la Ley No. 2002-73 el Congreso Nacional considerando que la Constitución Política de la República instituye cambios fundamentales en la competencia de la Contraloría General del Estado, como Organismo Técnico Superior de Control, ha expedido la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, el dictado de las normas relativas a la auditoría interna gubernamental, así como su cumplimiento y la supervisión de su cumplimiento. La mencionada ley estipula que la práctica de la auditoría interna gubernamental será realizada por las unidades de auditoría interna dependientes de las autoridades máximas de las entidades, coordinadas técnicamente y supervisadas por la Contraloría General del Estado. La ley también le atribuye a este organismo la facultad de realizar auditorías e investigaciones en las entidades pertenecientes al gobierno nacional dentro del marco de competencia asignado. En ese sentido, las Normas de Control Interno, emitidas en el año 2009 por la Contraloría General del Estado tienen por objeto propiciar con su aplicación el mejoramiento de los sistemas de control interno y la gestión pública, en relación a la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales. 48 Resulta oportuno recordar que incumbe a las autoridades superiores de cada entidad, dentro de sus responsabilidades de dirección, el establecimiento y el mantenimiento de un adecuado sistema de control interno que procure: · que sean alcanzadas las políticas, objetivos y metas establecidos por la entidad, · la producción y la emisión de información financiera, administrativa y operativa para uso interno y externo, y que la misma sea confiable, oportuna e integra; · el establecimiento de adecuados instrumentos para la protección de los activos, · la vigilancia de cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes, normas, contratos y demás disposiciones que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes; · la utilización de los recursos conforme a principios de eficacia, economía y eficiencia; procurando evitar su empleo en forma innecesaria o antieconómica; · la vigilancia de los sistemas, programas y operaciones, a efectos de determinar si los productos y resultados están en consonancia con las metas y objetivos establecidos y si los procesos y actividades se llevan a cabo en la forma prevista; y, · la minimización de la ocurrencia de errores y otras prácticas deshonestas, como los hechos irregulares o ilícitos. 5.3.3 ÁMBITO DE APLICACION Las normas de control interno se aplicarán en todas las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos a las que se refiere el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador. 8 8 Artículo 2 de las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos expedida por la Contraloría General del Estado 49 5.3.4 FUNCIONES ASIGNADAS A LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y A LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA Tanto la Contraloría General del Estado como las Unidades de Auditorías Internas deben asegurar a las autoridades competentes, opiniones profesionales válidas, a fin de que estén informadas, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de los sistemas de control interno establecidos en cada organismo, el desempeño integral de la gestión y el descargo de sus responsabilidades. Las Unidades de Auditoría Interna, dependientes del máximo nivel de la organización, forman parte integral del sistema de control interno dentro de cada entidad. Su acción consiste en un examen posterior de las operaciones y debe encontrarse desvinculada de las actividades propias de la gestión del ente auditado. La Contraloría General del Estado en el ejercicio de su competencia comprende la supervisión y evaluación de las actividades de las unidades de auditoría interna; así mismo en el ejercicio de sus propias actividades puede determinar que parte de su tarea habrá de apoyar la labor de la unidad de auditoría interna, ello implica que la misma se lleve a cabo en forma coordinada, conforme a procedimientos que orienten un accionar sistemático y uniforme. También puede requerir a las entidades comprendidas en el ámbito de su competencia la información que le sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones, debiendo sus autoridades prestar colaboración, teniendo a su vez libre acceso y sin restricciones a registros, documentos, papeles de trabajo, archivos e informes preparados por aquellas, o por la unidad de auditoría interna. 5.3.5 COORDINACION ENTRE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA 50 Los auditores internos de las entidades deben brindar su plena colaboración a la Contraloría General del Estado, la que incluye además de la atención de los requerimientos que se formulen, una coordinación que evite la duplicidad de esfuerzos y posibilite una adecuada cobertura en materia de auditoría y control. Dicha coordinación incluye la atención de los aspectos solicitados, la realización de reuniones conjuntas para abordar asuntos de interés común, tales como la planificación de actividades y la mutua combinación de métodos, áreas a cubrir y alcance de las tareas. La Contraloría General del Estado al conocer, aprobar, y monitorear los planes de trabajo de cada unidad de auditoría interna y practicar una evaluación global de la calidad de las tareas, puede describir sus actividades de auditoría de manera que se pueda lograr la máxima eficacia para el conjunto del sistema. 5.3.6 ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA 5.3.6.1 Normativa Los documentos de las entidades donde operan unidades de auditoría interna, tales como leyes de creación, estatutos, acciones y responsabilidades de las estructuras organizativas o similares, deben preveer normas acerca de las funciones asignadas a aquellas, conforme a lo que dispone la Ley de la Contraloría General del Estado y su reglamento. 5.3.6.2 Responsabilidad de las actividades Para alcanzar los fines y metas establecidos y que el auditor pueda asegurar sus juicios, minimizando la ocurrencia de errores por las tareas efectuadas, éste debe tomar los recaudos necesarios en: - El diseño por escrito de los métodos de trabajo y las prácticas a desarrollar. En ese sentido deberá poner atención en aspectos tales como el proceso de determinación de los riesgos y planificación, la definición de los objetivos y alcance de las tareas, la administración de los recursos 51 asignados, la conformación de los equipos con los conocimientos necesarios, la extensión de las pruebas, la comunicación de los resultados. - La supervisión del trabajo de los miembros del equipo de auditoría para asegurar que ha sido adecuadamente realizado y se ha cumplido con los objetivos previstos al diseñar los procedimientos. 5.3.6.3 Selección y evaluación del personal Se debe intervenir en la selección del personal que participará de la tarea, para asegurarse que sus competencias respondan al perfil requerido. La evaluación de los auditores debe ser un proceso continuo, en este sentido se debe procurar brindar una oportunidad de capacitación y desarrollo profesional permanente, a través de la asistencia y la guía en el trabajo. Periódicamente, el personal debe tomar conocimiento de los logros y deficiencias, siendo una oportunidad propicia para brindar apoyo y orientación a aquel que lo necesite. Así mismo se debe generar un clima que favorezca la calidad, la creatividad y la responsabilidad de los miembros del equipo. 5.3.6.4 Evaluación de la calidad Se deberán establecer procedimientos que aseguren razonablemente el control de la calidad de trabajo y la búsqueda de la mejora permanente a través de la supervisión continua y la autoevaluación periódica. En el caso de la unidad de auditoría interna, la evaluación estará basada en la supervisión y el autoexamen periódico de la calidad realizado por el propio auditor interno titular. La calidad del trabajo debe contemplar la observancia de las normas de control interno y de la auditoria dictadas por la Contraloría General del Estado y las normas legales y complementarias aplicables en la materia. La Contraloría General del Estado incluirá las evaluaciones pertinentes acerca de la actividad de la Unidad de Auditoría Interna. En el examen del trabajo de la 52 Unidad de Auditoría Interna utilizará procedimientos de análisis, tales como: la revisión de los planes y programas de trabajo, de los papeles de trabajo. Su revisión podrá cubrir algunas de las transacciones y procedimientos ya examinados por el auditor interno, como elemento para juzgar la calidad de su trabajo. Así mismo pueden incluirse indagaciones a los funcionarios del organismo, tales como las relacionadas con la actividad propia brindada por la Unidad de Auditoría Interna en el desempeño de sus responsabilidades. 5.3.6.5 Objetivo, naturaleza y alcance del trabajo Es de competencia de la Auditoría Interna Gubernamental el examen independiente, objetivo, sistemático y amplio del funcionamiento del control interno establecido en las organizaciones públicas dependientes del Poder Ejecutivo y del desempeño en el cumplimiento de sus responsabilidades operativas, financieras, legales y de gestión, debiéndose formar opinión e informar acerca de su eficacia. El auditor utilizará métodos selectivos de observación y comprobación dado por su naturaleza y costo pudiendo resultar difícil verificar la totalidad del universo sujeto a control. En tal sentido, se propicia la utilización de herramientas tales como el análisis de riesgos y el muestreo estadístico. El alcance de la auditoria es integral y por lo tanto comprende: - La evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y de las operaciones incluyendo aspectos tales como la debida protección de los activos y demás recursos; y de la existencia de los controles establecidos para detectar y disuadir la ocurrencia de cualquier tipo de acción irregular. - La verificación de la correcta aplicación de la normativa vigente. - El examen sobre la confiabilidad e integridad de la información emitida. - La evaluación de la eficacia de la organización, en sus distintos segmentos y operadores. 53 - La evaluación de la economía y eficiencia en los diferentes procesos operativos. El campo de intervención y análisis se extiende a cualquier nivel, función, unidad, programa, actividad, proyecto, producto, proceso, registro, transacción, contrato, etc., sin obviar la consideración de su funcionamiento coordinado en el conjunto del sistema. 5.3.6.6 Metas a alcanzar Durante la labor de auditoría se deberán obtener, acumular y examinar evidencias válidas y suficientes con el fin de cumplir con los siguientes propósitos: - Emitir una opinión acerca de la eficacia del sistema de control interno imperante en el organismo. - Poder concluir acerca de la eficacia en el logro de los objetivos establecidos y el cumplimiento con la normativa. - Informar acerca del resultado de la gestión con relación a los objetivos de economía, eficiencia y eficacia. - En relación a los desvíos observados, procurar identificar las causas de las fallas detectadas y efectuar recomendaciones con propuestas que promuevan el cumplimiento de los procedimientos y el establecimiento de prácticas aceptables. 5.3.6.7 Planificación de la actividad El auditor debe realizar una planificación ordenada, sistemática y documentada de su labor. La planificación constituye el primer paso para el cumplimiento de las metas y objetivos de la auditoria gubernamental y comprende la instancia donde se procede a la asignación de recursos para la realización de las tareas. Las principales tareas para la elaboración del plan estratégico de auditoría comprenden: la obtención y análisis de la información del organismo sujeto a control, la presentación de sus componentes, la determinación y evaluación de los 54 riesgos, la selección de los proyectos de auditoría, la previsión de los recursos para su realización y la presentación ordenada de la estimación de su ejecución en el tiempo. Mediante los planes anuales se determinan los objetivos a cumplir en cada uno de los ejercicios. El plan anual constituye una etapa para el cumplimiento de las metas consignadas en el plan estratégico. Los planeamientos deben ser documentados por escrito. El plan estratégico y el plan anual deberán presentarse a consideración y aprobación de las autoridades competentes. Las eventuales modificaciones significativas que se realicen durante el ejercicio deberán ser conocidas y aprobadas por las mencionadas autoridades. Los planes elaborados por las Unidades de Auditoría Interna deberán considerar los requerimientos específicos de la autoridad superior y de la Contraloría General del Estado y se enviarán a esta para su aprobación. 5.3.6.8 Procedimientos de auditoria Los procedimientos de auditoría constituyen métodos analíticos de investigación y prueba que los auditores deben utilizar en su examen, con el objeto de obtener evidencias que le permitan fundamentar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones. La elección de los procedimientos y técnicas de auditoría más adecuados será decidida por el máximo responsable de la ejecución de la tarea, teniendo en cuenta el objetivo, el alcance de la misma y los riesgos involucrados. Para decidir la utilización de los procedimientos a aplicar, se deben evaluar factores tales como. - La importancia del área, sector objeto del examen. - El grado de fiabilidad de la información disponible. - El conocimiento general del funcionamiento de los sistemas y de los controles existentes. 55 Los procedimientos de auditoría aplicables para la obtención de las evidencias mencionadas comprenden como mínimo las siguientes actividades: - Relevamiento: Representa el conjunto de actividades encaradas para documentar en qué forma se lleva a cabo un procedimiento. - Revisión: Consiste en el análisis de las características que debe cumplir una actividad, informe, documento; sirve para seleccionar operaciones que serán verificadas en el transcurso de la auditoria. - Confrontación: Consiste en el cotejo de la información contenida en registros contra el soporte documental de las transacciones registradas. - Rastreo: Es utilizado para seguir el proceso de una operación de manera progresiva o regresiva, reconstruyendo el flujo de actividades y controles. - Observación: Consiste en la verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la entidad. - Comparación: Consiste en establecer las diferencias entre las operaciones realizadas y los criterios, normas, procedimientos y prácticas que se utilizan habitualmente. - Indagación: Consiste en la obtención de manifestaciones mediante entrevistas a funcionarios o personas relacionadas con las operaciones. - Inspección: Es el examen físico y ocular de ciertos activos tangibles como los bienes de consumo o uso para comprobar su real existencia y autenticidad. - Análisis: Es la separación de una operación, procedimiento, o actividad en sus elementos componentes, para establecer su conformidad con criterios de orden normativo y técnico. - Conciliación: Es el examen de la información emanada de diferentes fuentes, con relación a la misma materia. Adicionalmente se pueden aplicar otros métodos que complementan a los procedimientos y técnicas y que constituirán elementos auxiliares para la selección y utilización de los mismos. Entre estos métodos se pueden señalar: 56 - Pruebas selectivas a juicio del auditor.- Cuando con el objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen a juicio del auditor se seleccione una muestra representativa del universo bajo análisis. - Pruebas selectivas por muestreo estadístico.- El mismo permite cuantificar el grado de incertidumbre (riesgo) que resulta de examinar solo una parte del universo. El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos según los riesgos con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva. El auditor aplicará en general los procedimientos de auditoría sobre la base de muestreo, o pruebas selectivas tanto de los hechos y aspectos por examinar como de las evidencias referidas a ellos, excepto que determinadas circunstancias aconsejen lo contrario. En cualquier caso, antes de resolver el método de selección a seguir, el auditor debe considerar, del universo su muestra, los hechos o aspectos individuales de mayor significación, los que examinará integralmente con particular atención y cuidado. El auditor debe ampliar adecuadamente el tamaño de las muestras e investigaciones cuando los resultados obtenidos señalen cantidad de errores en exceso de lo esperado, u otras irregularidades que revelen la presencia de fallas graves de control interno o de desempeño en la institución. El auditor, al planificar su tarea, debe considerar el grado de exposición o de riesgos potenciales referidos a posibilidades de comisión de ilícitos e irregularidades en los diferentes segmentos y operaciones de la institución. El auditor ejecutará procedimientos de auditoría que le permitan obtener razonable seguridad acerca del funcionamiento de los controles, basados en una apropiada estimación del riesgo. 57 El auditor debe tener en cuenta que existen diversas condiciones y eventos que incrementan la posibilidad de estar en presencia de actividades irregulares; como: a) Débil diseño del Sistema de Control Interno b) Incumplimiento de normas y procedimientos de control interno establecidos c) Cuestionamientos a la integridad y competencia de la autoridad d) Transacciones inusuales e) Impedimentos para obtener suficiente y apropiada evidencia de auditoria 5.3.6.9 Obtención y evaluación de las evidencias El auditor debe obtener siempre el nivel de evidencia necesaria que le permita formar y sustentar sus juicios y afirmaciones. Además deberá vigilar que exista una adecuada relación entre los recursos utilizados y la utilidad de los resultados que espera conseguir. Las evidencias se agrupan según sus características, siendo lo usual la siguiente clasificación: a) Físicas: las obtenidas mediante inspección o visualización directa de activos tangibles, personas, actos o procesos. Deben documentarse mediante memorandos, gráficos o muestras reales. b) Documentales: las mismas provienen de información contenida en registros, contratos, facturas, informes, expedientes. c) Testimoniales: las resultantes de la información obtenidas de las personas que tienen conocimiento dentro y fuera de la institución, comprenden a las declaraciones recibidas en respuesta a las preguntas formuladas como encuestas, entrevistas. d) Analíticas: son las resultantes de cálculos, comparaciones, estimaciones, así como las investigaciones de transacciones habituales. e) Informáticas: se incluye a las contenidas en soportes electrónicos, informáticos, así como los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados por el auditado. 58 Las evidencias que el auditor obtenga para fundamentar sus opiniones y observaciones deben ser competentes, relevantes y suficientes. La evidencia será competente en la medida en la que sea consistente con el hecho, es decir confiable y válida. La relevancia de la evidencia se refiere a la relación existente entre la evidencia obtenida y el uso que se le puede dar. La evidencia será suficiente si la misma sustenta las observaciones del auditor y si los resultados de las pruebas aplicadas proporcionan una seguridad razonable para proyectar esos resultados, con un mínimo de riesgo, al conjunto de actividades u operaciones. Para determinar la suficiencia de la evidencia se utilizarán métodos estadísticos, el criterio profesional o ambos en forma combinada. 5.3.7 PAPELES DE TRABAJO La tarea efectuada por el auditor debe documentarse en papeles de trabajo, de tal forma que permita respaldar las conclusiones y demás resultados de su labor. 5.3.7.1 Contenido, requisitos y características El auditor deberá mantener un archivo completo y detallado de los papeles de trabajo elaborados, en expedientes preparados para tal fin. Los principales propósitos de los papeles de trabajo y los expedientes de trabajo son los siguientes: - Documentar la tarea realizada. - Proveer la base para sostener las observaciones y conclusiones de la auditoria. - Ayudar al auditor a ejecutar y a supervisar la labor de la auditoria. - Permitir la revisión de la calidad de la auditoria, al proporcionarle al revisor la documentación escrita de la evidencia que respalda las opiniones y conclusiones del auditor. 59 Los papeles de trabajo deben contener: - Los objetivos, el alcance y la metodología, incluso los criterios de selección y muestreo utilizados. - La documentación necesaria acerca del trabajo realizado, incluso la descripción de las transacciones, registros y documentación examinados que permitan a cualquier auditor la ratificación de su labor. - Las constancias de las revisiones realizadas para supervisar el trabajo realizado. - Las limitaciones y obstáculos encontrados en el desarrollo de las tareas de auditoría. Los papeles de trabajo deben ser archivados sobre una base razonablemente sistemática y se agruparán en carpetas que de acuerdo a sus características se clasificarán en archivos permanentes y corrientes. El archivo permanente contendrá una serie de documentos que por sus características podrán ser consultados durante la ejecución de cualquier auditoría que se practique en un ente. El archivo corriente incluye los programas de trabajo con el detalle de todos los procedimientos aplicables y la constancia del control de su ejecución y aquellos papeles de trabajo elaborados durante el desarrollo de cada auditoría. 5.3.8 ELABORACION DE RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 5.3.8.1 Recomendaciones Conjuntamente con el despliegue de las observaciones el auditor deberá encaminar la recomendación de los posibles pasos a seguir para procurar corregir las falencias detectadas y así poder regularizarlas oportunamente. Las recomendaciones que efectúe el auditor deben entenderse como un servicio a toda la organización, ya que el objeto principal de los exámenes está dirigido a 60 la mejora de los sistemas y actos de gestión y deben procurar incrementar la eficiencia y eficacia del organismo y la de sus mecanismos de control interno. Las recomendaciones deberán exponerse aún en los casos en que las acciones correctivas hayan sido prometidas o iniciadas pero no terminadas. La recomendación formal proporcionará una base para el seguimiento posterior por parte de la Unidad de Auditoría Interna, la Contraloría General del Estado, sobre la posible acción correctiva llevada a cabo por los funcionarios competentes. Las observaciones y recomendaciones deben requerir la opinión del auditado o de sus superiores, debiéndose señalar posteriormente la aceptación o discrepancia por parte de los mismos, en caso de corresponder, se solicitará conocer el plan correctivo, es decir el compromiso asumido y el plazo estimado para su regularización. Uno de los propósitos que se persigue al tratar las observaciones y recomendaciones con los afectados y con sus superiores responsables, es tener la certeza que el auditor no ha omitido hechos o no ha razonado con imprecisión. Con esto se logra que el auditor confirme las evidencias o bien obtenga datos que se hubieran omitido durante la tarea de auditoría por resultar de escasa relevancia. El rápido conocimiento de las observaciones surgidas de la tarea de auditoría por parte de los involucrados, agiliza también la toma de decisiones correctivas, sin necesidad de esperar a la emisión del informe final del auditor. 5.3.8.2 Conclusiones Cada una de las conclusiones contenidas en los papeles de trabajo son opiniones técnicas, fruto del razonamiento basado en las evidencias, que constituyen una de las partes esenciales de la labor y que deben responder a lo requerido en el objeto de la auditoría. 61 La inexistencia de observaciones o su existencia y valoración como significativas servirán para fundamentar las conclusiones que formule el auditor, las que estarán basadas en la realidad observada en forma objetiva e independiente. 5.3.9 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIA La comunicación del resultado final de cada auditoría realizada será efectuada mediante informe escrito. La excelencia de la auditoria gubernamental se mide por la calidad de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones e indirectamente por el logro en que las primeras sean subsanadas y generen la correspondiente modificación de conductas. Por lo tanto es imprescindible que los informes se preparen con la prontitud necesaria para que los comentarios, recomendaciones lleguen con oportunidad al destinatario y le permitan actuar en consecuencia. La fecha de los informes debe ser inmediata a la finalización de la tarea de campo de la auditoria. 5.3.9.1 Cualidades del informe de auditoria El informe debe elaborarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Importancia del contenido.-En los asuntos en los que trata el informe escrito deben tener suficiente importancia para justificar su inclusión y la atención de los funcionarios a los que va dirigido. Deben evitarse los temas de una importancia relativa menor. Completo y suficiente.- El informe debe dar cuenta de todos los aspectos comprendidos y resultantes de la labor de auditoría, brindando la información necesaria para la adecuada interpretación de los temas tratados. Si bien el informe debe ser conciso, contendrá los antecedentes suficientes sobre los objetivos y alcance del trabajo, la descripción de las observaciones, 62 recomendaciones, la opinión del auditado y la conclusión u opinión del auditor, teniendo en cuenta una perspectiva adecuada. El auditor debe partir del supuesto que el lector no tiene conocimiento de la materia analizada, por lo tanto el informe explicará suficientemente los hechos o circunstancias, y expondrá sus recomendaciones y conclusiones con claridad. Utilidad.- Su propósito es generar una acción constructiva, ayudar al auditado y a la organización, y conducir a la obtención de mejoras que resulten necesarias. Oportunidad.- Debe emitirse sin retraso a fin de permitir una rápida acción correctiva. La oportunidad siempre es importante y más aún cuando el informe se refiere a temas como malversación de recursos, acciones de responsabilidad y otras fallas en la protección del interés público. Objetividad.- Se obtiene brindando información real y libre de extorsión. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben expresarse de forma imparcial. Las observaciones y conclusiones del informe deben estar sustentadas por evidencia válida y suficiente, que conste en los papeles de trabajo. Se deben preparar informes que reflejen la realidad de la mejor manera posible, sin inducir a error, y enfaticen solo aquello que necesita atención. Equidad.- Se refiere a la necesidad de ser justos e imparciales en las manifestaciones del informe, de manera que los destinatarios estén razonablemente seguros que el mismo es digno de crédito. Si en algunos de los trabajos no es posible llegar a efectuar toda la labor necesaria para verificar la corrección de la información brindada, se debe señalar la fuente que la originó e incluir la salvedad necesaria. Claridad y simplicidad.- Los informes deben ser redactados de manera clara y con un ordenamiento lógico. Estas características se relacionan directamente con la eficacia de la comunicación. 63 Debe evitarse el lenguaje excesivamente técnico y brindar información de apoyo para la comprensión de los temas complejos. Concisión.- Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad más elevada de captar la atención y generar acciones eficaces. Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios que desalienten o confundan al lector. Tono constructivo.- El tono del informe debe buscar una reacción de aceptación a las recomendaciones y conclusiones, por ende, debe ser de tipo constructivo. Debe evitarse acentuar en demasía las deficiencias y presentarlas en una justa perspectiva que las señale sin exagerar, a fin de canalizar e impulsar las correcciones. Así mismo se deberán mencionar cuando sea el caso, los logros más destacados observados en la entidad y las fortalezas de aquellas áreas o situaciones que así lo demuestren. 5.3.10 CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORIA El informe final de auditoría debe contener el detalle de las observaciones, recomendaciones, la opinión de los auditados y demás datos considerados relevantes para informar el resultado de la auditoria. Es un informe amplio que describe el motivo, objetivo, alcance de la auditoria, las limitaciones a dicho alcance, en el caso de existir. Así mismo se incluirán detalladamente cada una de las observaciones surgidas de la labor, las recomendaciones para subsanar las mismas, la opinión del auditado respecto de aquellas, y la conclusión final resultante de las tareas llevadas a cabo por el auditor. 64 5.3.11 AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS SISTEMAS 5.3.11.1 Objetivo general Los organismos públicos deben contar con sistemas que tengan incorporados instrumentos idóneos de control interno, a fin de favorecer el cumplimiento de sus metas y objetivos, provean la emisión de información financiera y operativa oportuna y confiable, que coadyuve a la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, el cumplimiento de la normativa y la protección adecuada de activos y recursos, incluyendo acciones tendientes a la detección y disuasión de fraudes y otras irregularidades. Por lo tanto la auditoria de control interno de los sistemas tiene por objeto examinar y evaluar la calidad y suficiencia de los controles establecidos por el ente para lograr el mejor funcionamiento de aquellos. El auditor deberá formarse opinión e informar acerca de la razonabilidad de tales controles dando cuenta de los apartamientos observados y recomendando las propuestas para su mejoramiento. La auditoría del control interno debe aplicar procedimientos tendientes a evaluar sus componentes, a saber: - Ambiente de control - Apreciación del riesgo - Actividades de control - Información o comunicación - Supervisión Se debe analizar y comprobar el funcionamiento del sistema, teniendo en cuenta los objetivos del control interno que se incluyen a continuación: - La emisión de información financiera y operativa confiable, integra, oportuna y útil para la toma de decisiones. - El cumplimiento de las leyes y normas aplicables. - La protección de los activos y demás recursos, incluyendo actividades para la disuasión de fraudes y otras irregularidades. 65 - El conocimiento, por parte de la Dirección Superior, del grado de consecución de los objetivos operacionales, sobre la base de la aplicación de criterios de eficacia, eficiencia y economía. 5.3.11.2 Etapas del examen El examen del control interno se llevará a cabo a través de las siguientes acciones: - Planificación. - Conocimiento de los componentes del control interno. - Identificación y evaluación de riesgos. - Prueba de la eficacia de los procedimientos de control. - Elaboración de observaciones y emisión de informes. - Actividades complementarias. 5.3.11.3 Planificación La auditoría se realizará teniendo en cuenta una planificación basada en el análisis de riesgos para el cumplimiento de los principales objetivos organizacionales en la materia, evaluando además los riesgos propios de cada una de las unidades organizativas, sistemas, procesos y responsabilidades relevantes de operación y gestión del organismo. Si bien el alcance del mandato es amplio, deberán seleccionarse cuidadosamente aquellas áreas más sensibles, eligiendo procedimientos y pruebas de funcionamiento de controles que se consideren relevantes para arribar una conclusión general en el menor tiempo posible. 5.3.11.4 Conocimiento de los componentes del control interno Para el examen y evaluación de cada uno de los componentes de la estructura del control interno deberá cumplirse con la respectiva actualización de la información anterior disponible, considerándose las medidas tomadas respecto de las observaciones resultantes desde la última auditoría practicada o surgidas de informes de otros auditores, si las hubiere, consultas personales a los funcionarios apropiados, lectura de manuales de procedimientos, de sistemas, en uso en el 66 organismo, examen de documentos y archivos, y observación de las actividades desarrolladas. La tarea realizada será documentada a través de alguno de los métodos tradicionalmente aplicables, como: encuestas, diagramas de flujo, cuestionarios, narrativas. 5.3.11.5 Identificación y evaluación de riesgos Reunida la información anterior, el auditor estará en condiciones de analizar y determinar para cada objetivo: - Si el sistema de control interno ha sido correctamente planeado, con una estructura orientada por la apreciación de los riesgos que debe enfrentar el organismo. Ello implica interrogarse, por ejemplo ¿Qué tipo de errores o irregularidades pueden producirse? (riesgos) ¿Qué mecanismos de control pueden detectarlos y evitarlos?¿ Que deficiencia, error o irregularidad potencial no se encuentra contemplada en las actividades de detección o prevención vigentes ? - Si los procedimientos establecidos son adecuados, operan efectivamente facilitando el control y resultan suficientes para prevenir o detectar errores e irregularidades. Para ello el auditor se deberá apoyar en las normas de control interno, los criterios aceptados como de buenas prácticas, su criterio profesional y el sentido común. La labor se debe concentrar en aquellos controles considerados clave para lograr el cumplimiento de objetivos y el uso de matrices de riesgo es útil a tales efectos. En esta etapa el auditor debe: - Identificar los controles existentes en cada una de las áreas o sistemas relevantes de la organización. - Identificar la ausencia de controles clave y las debilidades de los existentes. - Determinar los errores importantes que de ello pudieran resultar. 67 5.3.11.6 Prueba de la eficacia de los procedimientos de control El auditor procederá a realizar comprobaciones del funcionamiento de los controles del sistema para asegurarse que han estado operando en forma adecuada en el lapso seleccionado para la auditoria. Es decir, se deberá verificar: - Que los mecanismos de control están operando apropiadamente (pruebas de procedimiento). - El grado de eficacia con que los niveles apropiados de la administración realizan el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. 5.3.11.7 Elaboración de observaciones y emisión de informes El auditor deberá estar en condiciones de identificar deficiencias en el diseño y operación de la estructura del control interno de los sistemas, así como en el funcionamiento de los controles, y de proceder, informarlo a los niveles competentes, conjuntamente con las propuestas para su mejora mediante su inclusión en el informe. 5.3.11.8 Actividades complementarias Debe considerarse que la existencia de un adecuado control interno es una condición, no una garantía, para que un organismo haya dado efectivo cumplimiento, en su desempeño, a sus objetivos operativos. 5.4 CASO PRÁCTICO INFORME REALIZADO ANTES DE APLICAR EL METODO COSO 68 OFICIO No. Sección: Dirección Nacional de Auditoría Interna del Ministerio de Educación Asunto: Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad Quito, DM, Doctor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx MINISTRO DE EDUCACION Presente De mi consideración: En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Ministerio de Educación, realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. 69 El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos” emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial 78 y Suplemento 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado: 200 AMBIENTE DE CONTROL No existe un código de ética El Colegio XYZ no cuenta con un Código de Ética que contribuya a afirmar la conciencia de los servidores, las virtudes morales, la conducta y el comportamiento adecuado para el trabajo; como lo establece la Norma de Control Interno 200-01 Integridad y valores éticos. Esta situación se presentó por cuanto la máxima autoridad, dio prioridad a otras actividades, relegando la realización del citado Código, lo que ocasionó que no se contribuya a mejorar la cultura organizacional de los servidores de la Institución. Conclusión La falta de un Código de Ética institucional, ocasionó que no se contribuya a mejorar la cultura organizacional de los servidores para el cumplimiento de sus actividades. 70 Recomendación Al Rector Elaborará un proyecto de Código de Ética para los servidores del Colegio, en el que se establezcan los principios y valores que rijan la conducta del personal, mismo que será puesto a consideración de la máxima autoridad. Falta de un Plan Operativo Anual (POA) El Colegio XYZ no elaboró el Plan Operativo Anual (POA) para los ejercicios fiscales 2011 y 2012, en el que deben constar los objetivos, indicadores, metas, programas y actividades que se impulsarán en el período anual. Situación que se presentó en razón de que el Rector, no coordinó con las diferentes unidades administrativas para la formulación del Plan Operativo anual, lo que ocasionó que no cuenten con un instrumento que guíe el accionar de la entidad. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno 200-02 Administración estratégica. Conclusión La falta de elaboración del Plan Operativo Anual, ocasionó que el Colegio no realice sus actividades sin la debida planificación Recomendación Al Rector Elaborará el Plan Operativo Anual en base a los requerimientos debidamente justificados y priorizados de cada Unidad Administrativa considerando el 71 presupuesto institucional, a fin de que lo planificado este en base a las capacidades y disponibilidad real de recursos. Docentes realizan funciones administrativas El Colegio XYZ, el 19 de junio de 2012, suscribió el contrato de servicios ocasionales para que imparta la asignatura de Computación, sin que dicho servidor cumpla con el objeto del contrato ya que no tiene carga horaria, actualmente se encuentra realizando funciones administrativas que no son compatibles conforme al contrato. Igual situación se presentó con otro docente que labora en el departamento de Proyectos y realiza funciones administrativas. El hecho comentado se presentó debido a que el Rector y la Jefe de Talento Humano no han efectuado un estudio técnico para la reubicación del personal administrativo en áreas de su competencia, lo que ocasionó que los docentes realicen funciones de carácter administrativo y no las estipuladas en los contratos. Lo comentado tiene relación con lo que establece la Norma de Control Interno 200-03 Políticas y prácticas de talento humano. Conclusión El Colegio mantiene dos contratos de docentes pero que realizan funciones administrativas, sin que se les haya asignado carga horaria conforme estipula el contrato. Recomendación Al Rector y Jefe de Talento Humano Realizarán una reorganización del personal docente y administrativo, asignando las funciones que les compete a cada servidor según su nombramiento o contrato, 72 a fin de optimizar el recurso humano existente y brindar un mejor servicio al estudiantado. 400 ACTIVIDADES DE CONTROL Cambio de funciones sin informe técnico En el Colegio XYZ, se verificó que existe una servidora pública de apoyo 1, con funciones de secretaria, que venía laborando en la Inspección General. Por disposición del Rector a partir del 15 de diciembre de 2011, se encuentra realizando funciones de recepcionista en la puerta principal de la Institución, sin embargo que existe un auxiliar de servicios que se encarga del ingreso y salida del personal. Situación que se presentó debido a que el Rector sin previo estudio técnico, trasladó a la servidora, ocasionado que no se optimice adecuadamente el recurso humano que posee el Colegio. Al respecto el Rector, mediante oficio 004 - Rectorado J.M. de 24 de septiembre de 2012, manifestó: “… 2. Dada la necesidad Institucional y optimizando el recurso humano existente se permitió ubicarle a la señora…, funcionaria del Plantel como Recepcionista del Colegio XYZ…”. Auditoría Interna no comparte con lo señalado por el señor Rector, puesto que la servidora según su nombramiento no cumple con las funciones estipuladas. Lo comentado tiene relación con las Normas de Control Interno 401-01 Separación de funciones y rotación de labores y 407-07 Rotación de personal. Conclusión El Rector del plantel, sin previo informe técnico de la Unidad de Talento Humano, dispuso a la servidora pública de apoyo 1 cumpla con funciones de recepcionista 73 ocasionando que no se optimice adecuadamente el recurso humano que posee el Plantel. Recomendaciones Al Rector Previo a realizar el cambio de funciones de los servidores del Plantel, solicitará un informe técnico a la Unidad de Talento Humano para efectuar una mejor aprovechamiento del recurso disponible. Dispondrá al Inspector General – Jefe de Talento Humano, reubique a la mencionada servidora en funciones afines a su denominación y cumpla con actividades con mayor aporte institucional. 402 Administración Financiera- PRESUPUESTO Adquisiciones sin certificación de disponibilidad presupuestaria El Rector del Colegio XYZ, realizó compromisos para la adquisición de bienes y prestación de servicios, sin solicitar a la Colectora la certificación de disponibilidad presupuestaria. El hecho comentado se debe a que el Rector, realizó compromisos sin conocer la existencia de disponibilidad de fondos en las partidas correspondientes, lo que ocasiono que en el colegio exista un retraso en los pagos y se utilice los recursos asignados para otros fines. Lo comentado tiene relación con las Normas de Control Interno 402-02 Control Previo al compromiso. Conclusión El Rector, realizó compromisos para las adquisiciones de bienes y servicios sin contar con la certificación de disponibilidad presupuestaria, lo que ocasionó demora en los pagos y que se utilicen los recursos asignados para otros fines. 74 Recomendación Al Rector Previo a contraer un compromiso, solicitará a la Colectora del plantel, la certificación de disponibilidad presupuestaria, a fin de evitar la utilización de fondos que están destinados para otros fines. 403 Administración financiera –TESORERIA Falta de recaudación del arrendamiento de un terreno El Colegio XYZ, de la ciudad de Quito, el 1 de octubre de 2004, suscribió con una persona natural un contrato de arrendamiento del inmueble de su propiedad, ubicado en la calle Los Andes y Chimborazo, parroquia el Belén. La arrendataria no realizó ningún pago por dicho arrendamiento, desde abril de 2008 hasta el mes de marzo de 2012. Ante la falta de pago, el Rector, inició el Juicio Verbal Sumario No. 3333-2010999 en contra de la arrendataria, en el Juzgado Décimo de Inquilinato y Relaciones Vecinales de Pichincha, el mismo que el 19 de enero de 2011 dictó sentencia, en su parte pertinente señala: “… disponiéndose la inmediata desocupación y entrega del inmueble arrendado, así como el pago de los cánones de arrendamiento vencidos a partir del primero de abril del dos mil ocho y lo que se vencieren hasta el día en que se produzca la desocupación…” Sobre este mismo caso, la Cuarta Sala de lo Civil, Mercantil, Inquilinato y Materias Residuales de la Corte Provincial de Pichincha, con fecha 2 de diciembre del 2011 dictó otra sentencia, que en parte relevante manifiesta: “…desechándose el recurso de la demandada se confirma en lo principal la sentencia recurrida, y aceptándose el recurso propuesto por la demandante, se reforma la sentencia, en cuanto se manda a pagar las 75 pensiones de arrendamiento vencidas a partir del primero de abril de dos mil ocho y las que se vencieren hasta el día de la entrega del inmueble…” Cabe señalar que el inmueble aun no ha sido desocupado. Por otra parte, un perito realizó la liquidación de los valores adeudados por la arrendataria al 25 de enero de 2012; que son los siguientes: PERÍODOS USD 9 meses del año 2008 2 700,00 12 meses del año 2009 3 600,00 12 meses del año 2010 3 600,00 12 meses del año 2011 3 600,00 25 días de enero 2012 TOTAL 250,00 13 750, 00 Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno 403-01 Determinación y recaudación de los ingresos. Situación que se presentó por la falta de gestión de las autoridades de turno, lo que ocasionó que el Plantel no cuente con dichos recursos para atender sus necesidades. Conclusión La falta de gestión oportuna de las autoridades del plantel para efectuar el cobro del canon de arrendamiento del inmueble de su propiedad, ocasionó que este no disponga de 13 750,00 USD para atender sus necesidades. Recomendación Al Rector Realizará las gestiones que corresponda, a fin de cobrar los valores adeudados y se ejecute el desalojo del terreno propiedad del Plantel. 76 Falta de verificación de ingresos por venta de especies valoradas Los ingresos que recibe el Colegio XYZ por concepto de especies de derecho único, se depositan diariamente, sin verificar por parte de una persona independiente del registro y custodia, que dichos valores correspondan a los efectivamente recaudados. Al respecto, la Norma de Control Interno 403-04 “Verificación de los Ingresos”, dispone: “Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que estos sean transferidos al depositario oficial…” Hecho que se presenta por cuanto el Colector, no designó a un servidor para que realice este procedimiento, lo que origina que no se pueda comprobar si el total recaudado fue igual a lo depositado. El Colegio no ha contratado una empresa para el transporte de las recaudaciones, se cuenta con una persona que realiza los depósitos utilizando un vehículo de la Institución. Con oficio 07-DNAI-MINEDUC de 27 de abril de 2011, la Jefa del Equipo de Auditoría solicitó al Colector indique las razones por las cuales no se realizó verificaciones diarias de los ingresos, quién mediante oficio 736-DIRFIN-AC de 4 de mayo de 2011, señaló: “… Entre las funciones de Administración de Caja, se encuentra la de revisar los depósitos y recaudar diariamente los ingresos que por concepto de Auto Gestión se realiza en Especies Valoradas, instancia que es parte de la División de Administración de Caja… .- Por las razones mencionadas en el párrafo anterior, no ha hecho falta disponer a un servidor realice exclusivamente la verificación diaria de los depósitos, para su mejor ilustración adjunto en copias un ejemplo de este trámite…”. 77 Conclusión No se realizan verificaciones diarias de las recaudaciones por concepto de venta de especies valoradas, lo que ocasionó que no se compruebe que el total depositado sea igual a lo recaudado. Recomendación Al Rector Dispondrá a un servidor distinto al que realiza el registro de los ingresos, para que efectúe verificaciones diarias de los ingresos y depósitos por concepto de venta de derechos únicos, a fin de asegurar que lo depositado sea igual a lo recaudado. No se emiten facturas por arrendamiento del Bar El Colegio XYZ, no emitió facturas al arrendatario, por el ingreso que percibió por concepto de arrendamiento del bar. Esta situación se presentó debido a que el Colector no solicitó al Servicio de Rentas Internas la autorización para la impresión de este documento, lo que ocasionó que los ingresos no estén debidamente respaldados. Lo comentado tiene relación con lo que señalan las Normas de Control Interno 403-02 Constancia documental de la Recaudación y 405-07 Formularios y documentos.” Conclusión La falta de gestión por parte del Colector, para obtener la autorización de emisión de facturas, ocasionó que no se disponga de este documento para entregar a los arrendatarios como constancia del valor recibido. 78 Recomendación Al Colector Solicitará al Servicio de Rentas Internas la autorización para la impresión de facturas, las mismas que serán entregadas a los arrendatarios del bar previo al pago del canon de arrendamiento. 405 Administración Financiera - CONTABILIDAD Documentación de carácter pasivo no ha sido dada de baja El Colegio XYZ, mantiene documentación de carácter administrativo y financiero en unos casos desde la creación de las entidades y en otros por más de 7, 10 y 15 años. Lo comentado tiene relación con el artículo 156 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.21.3 Mantenimiento de documentos y registros y Norma de Control Interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo. Situación que se presentó debido a que las autoridades, no dispusieron la conformación de una comisión que se encargue de clasificar, analizar la documentación y solicitar la baja de aquella que ha perdido valor, lo que dio lugar a la acumulación de documentos fuera de uso y la consecuente ocupación de espacio físico. Conclusión En la Colecturía del Colegio se determinó que mantienen documentos de carácter administrativo y financiero archivados en unos casos desde la creación de las entidades y otros por más de siete, diez y quince años, sin que se haya efectuado la depuración de la documentación, situación que originó en la acumulación de documentos fuera de uso. 79 Recomendación Al Rector Dispondrá la conformación de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la documentación existente para determinar aquella que se encuentra fuera de uso o haya perdido su valor y proceder a dar de dada de baja según sea el caso. 406 Administración Financiera - ADMINISTRACION DE BIENES Falta de conciliación de saldos de la cuenta bienes de larga duración El Colegio XYZ, no concilió los saldos de la cuenta bienes de larga duración. Situación que se presentó por falta de coordinación entre las unidades de colecturía y control de bienes, el no registro oportuno de adquisiciones, donaciones y egreso de bienes, situación que no permitió conciliar los saldos de la cuenta bienes de larga duración. Lo comentado se relaciona con la Norma de Control Interno 406-05 Sistema de Registro. Conclusión La falta de conciliación de saldos de la cuenta bienes de larga duración entre control de bienes y colecturía, ocasionó que no se cuente con saldos reales y conciliados. Recomendación Al Encargado de control de bienes Periódicamente realizarán la conciliación de saldos de la cuenta bienes de larga duración, a fin de contar con saldos reales. 80 Falta de control de los bienes de las entidades El Guardalmacén, no implementó procedimientos para el manejo y administración de los bienes y suministros, presentándose las siguientes novedades: ¨ No existe un inventario de bienes de larga duración ni de existencias. ¨ No se cuenta con un sistema automatizado para registrar los movimientos de ingresos y salidas de los bienes y suministros. ¨ No existen auxiliares por cada uno de los bienes y suministros. ¨ No se cuenta con un formulario para registrar el ingreso y egreso de bodega, de bienes y existencias. ¨ No se concilian los saldos entre Contabilidad y Control de Bienes. ¨ No se elaboraron actas de entrega recepción de bienes y suministros. ¨ No se realizaron constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. ¨ Los bienes no se encuentran codificados. ¨ No se informó oportunamente a la máxima autoridad sobre la existencia de los bienes en mal estado y deterioro, para efectuar la baja de los mismos. ¨ No se suscribió actas individuales de los bienes entregados por custodio. ¨ Bienes no se encuentran codificados. Lo comentado tiene relación con las Normas de Control Interno 406-01 Unidad de administración de Bienes, 406-04 Almacenamiento y distribución, 406-05 Sistema de registro, 406-06 Identificación y protección, 406-07 Custodia, 406-10 Constataciones físicas de existencias y bienes de larga duración, 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto. Las novedades señaladas se presentó debido a que el Guardalmacén del Colegio no cumplió sus funciones a cabalidad ni consideró lo establecido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector público, ocasionando que la entidad no cuente con un inventario actualizado y saldo real de los bienes. 81 Conclusión El Guardalmacén no implementó procedimientos para el manejo, control y registro de los bienes de larga duración, ocasionando que la entidad no cuente con un inventario actualizado y saldos reales de los mismos. Recomendaciones Al Rector Dispondrá al Guardalmacén realice un levantamiento físico de los bienes de larga duración y control de suministros, a fin de obtener un inventario real de los bienes que posee la entidad, suscriba actas de entrega recepción de bienes con cada uno de los custodios, codifique e identifique los bienes que posee la entidad, implemente formularios prenumerados para registrar el ingreso y salida de existencias a fin de contar con información contable confiable y veraz. Nombrará una comisión para que realice constataciones físicas periódicas de bienes de larga duración y existencias, por lo menos una vez al año. Al Colector Previo el ingreso de los bienes a bodega, suscribirá las actas de entrega recepción, procederá a codificar los bienes, suscribirá actas individuales previo a la entrega de los bienes con los responsables encargados de su administración y custodia, mantendrá inventarios individualizados de bienes de larga duración y de control administrativo, implementará registros y controles de los bienes recibidos en comodato y de los vehículos de propiedad de la entidad, a fin de contar con información actualizada real y oportuna. Falta de codificación de los bienes Los bienes de propiedad del Colegio XYZ, no se encuentran codificados. Este hecho se relaciona con lo señalado en la Norma de Control Interno 406-06 Identificación y protección. 82 La situación comentada se presentó por falta de cumplimiento de las funciones del Guardalmacén y de implementación de un sistema de codificación, dificultó la identificación y localización de los bienes. Conclusión La falta de codificación de los bienes propiedad del Colegio, dificultó su identificación y localización. Recomendación Al Rector Dispondrá al Guardalmacén proceda a codificar cada uno de los bienes de propiedad de las entidades, los que deberán ser colocados en una parte visible de cada bien, lo que permitirá una fácil identificación y localización. No se elaboró el Plan Anual de Contratación El Colegio XYZ, no elaboró el Plan Anual de Contratación para el 2011 y 2012, que contribuya a cumplir con los objetivos institucionales y atender sus necesidades. Situación que se presentó debido a que el Colector no cumplió con esta obligación, ocasionando que se desconozca si las adquisiciones que se efectuaron responden a las necesidades institucionales. Lo comentado tiene relación con los artículos 22 y 25 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y de su Reglamento, respectivamente y las Normas de Control interno 406-02 Planificación y 406-03 Contratación. Conclusión La falta de formulación del plan anual de contratación del 2011 y 2012, ocasionó que la Institución no disponga de este instrumento para realizar las adquisiciones conforme a sus necesidades. 83 Recomendación Al Colector Identificaran las necesidades institucionales a base de lo cual formularán el Plan Anual de Contratación, en el que se incluirán todas las adquisiciones a realizarse bajo los regímenes general y especial, además para ello deberán tomar en cuenta el presupuesto de la entidad, documento que remitirán a la máxima autoridad institucional para su aprobación. Bienes Institucionales no se encuentran asegurados El Colegio XYZ, no contrató una póliza de seguro que permita proteger los bienes muebles y vehículos de propiedad de la institución. Situación que se presentó debido a que el Colegio no cuenta con recursos suficientes para poder contratar la cobertura, lo que ocasionó que ante eventuales siniestros se encuentren desprotegidos. Lo comentado tiene relación con el Artículo 17 del Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos del sector público y las Normas de Control Interno 406-06 Identificación y protección y 406-09 Control de vehículos oficiales Conclusión La falta de contratación de pólizas de seguro para los bienes y vehículos, ocasiono que estos se encuentren desprotegidos en caso de siniestros o contingencias. Recomendación Al Rector Gestionará ante el Ministerio de Educación, a fin de contar con financiamiento para la contratación de pólizas de seguros para los bienes institucionales, lo que le permitirá que éstos se encuentren debidamente salvaguardados. 84 Bienes muebles en mal estado El Rector del Colegio XYZ, dispuso la conformación de una comisión integrada por un delegado del Rector, Colectora y Guardalmacén, quienes se encargaron de realizar la constatación física a los bienes de la entidad, producto de lo cual verificaron que existen bienes en mal estado como son: computadoras, monitores, escritorios, mesas de computadora, pupitres, pizarras y tres vehículos (buses), sobre el particular informaron a la máxima autoridad, con comunicación de 29 de marzo de 2012, sin que el mismo haya dispuesto procedimiento alguno para dar de baja estos bienes, lo que ocasionó que el saldo de la cuenta este sobrevalorada y consecuentemente los bines estén ocupando espacio físico en el plantel. Lo comentado tiene relación con la Norma 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto. Conclusión La falta de disposición por parte de la máxima autoridad para aplicar el procedimiento de baja de bienes, ocasionó que la cuenta bienes de larga duración esté sobrevalorada y los bienes ocupen espacio físico. Recomendación Al Rector Dispondrá que la Colectora y Guardalmacén, una vez cumplido los procedimientos, procedan a la baja de los bienes que se encuentran en mal estado, para lo cual dejarán constancia en las respectivas actas. 407 ADMINISTRACION DE TALENTO HUMANO Falta de un Plan de Capacitación 85 El Colegio XYZ, no elaboró un Plan de Capacitación para los años 2011 y 2012, que contribuya a mejorar los niveles de competencia profesional de los servidores de las Instituciones. Situación que se presentó debido a que la Unidad de Talento Humano del Colegio no consideró dentro de su planificación esta actividad, lo que ocasionó que los servidores no actualicen sus conocimientos y habilidades para mejorar su nivel de competencia profesional. Lo comentado tiene relación con el artículo 202 Proceso de capacitación del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público y la Norma de Control Interno 407 -06 Capacitación y entrenamiento continuo. Conclusión El Jefe de la Unidad de Talento Humano no elaboró un Plan de Capacitación, lo que no contribuyó a que los servidores mejoren sus conocimientos y habilidades. Recomendación Al Jefe de la Unidad de Talento Humano Elaborará anualmente un plan de capacitación, en coordinación con los jefes de las unidades administrativas, pondrán en conocimiento de la máxima autoridad una vez aprobados realizarán su ejecución. Docentes no cumplen con la jornada diaria de labores Se verificó que en el Colegio XYZ, varios docentes no cumplen con las ocho horas diarias de labor, como se pudo verificar en los reportes diarios y flash de asistencia realizado por Auditoría. Situación que se presentó, por cuanto la Unidad de Talento Humano no implementó procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia del personal en su lugar de trabajo, lo que ocasionó que 86 no se cumpla a cabalidad con la jornada laboral y que no se cuantifiquen las horas o días no laborados injustificadamente; además, que no se establezcan las sanciones si fuere del caso. Lo comentado tiene relación con el artículo 117 de la Ley Orgánica de Educación Intercultural y la Norma de Control Interno 407-09 Asistencia y permanencia del personal. Conclusión La falta de procedimientos y mecanismos para controlar la asistencia y permanencia de los docentes por parte de la Unidad de Talento Humano ha ocasionado que varios de ellos no cumplan con la jornada laboral. Recomendación Al Jefe de Talento Humano Implementarán controles a través de verificaciones físicas al personal docente en sus puestos de trabajo, así como a través de los permisos a fin de evidenciar la permanencia en el establecimiento y el cumplimiento de la jornada laboral, en caso de que el servidor no se encuentre presente en el plantel tomará las acciones correctivas del caso. Falta de evaluación de desempeño del personal administrativo En el Colegio XYZ, no se realizó las evaluaciones de desempeño del personal administrativo correspondiente al año 2011, según corrobora el Jefe de la Unidad de Talento Humano en certificación emitida el 6 de junio de 2012. Lo comentado tiene relación con el Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público en su artículo 218 Periodicidad y la Norma de Control Interno 407-04 Evaluación del desempeño. 87 Esta situación se presentó por la falta de gestión del Jefe de la Unidad de Talento Humano, lo que ocasionó en que no se pueda medir el nivel de desempeño de los servidores, verificar la consecución de objetivos y metas institucionales. Conclusión La falta de evaluación del desempeño al personal administrativo en el 2011 ocasionó que no se puedan identificar las necesidades de capacitación para mejorar su rendimiento y productividad en el desempeño de sus labores. Recomendación Al Rector Dispondrá al Jefe de la Unidad Administrativa de Talento Humano, realice la evaluación del desempeño al personal administrativo del Colegio, a base de las disposiciones emitidas para el efecto. Dr. …………………………………………. DIRECTOR NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA CUESTIONARIOS DE EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los cuestionarios aplicados con el método COSO se pueden observar en las tablas según la norma de control interno con las recomendaciones sugeridas para el mejoramiento del sistema de control interno para el colegio. TABLAS X X 14,3 OPTIMO 7 6 ¿Los procesos de reclutamiento y selección de personal se realizan incorporando a los sistemas de evaluación los principios considerados en el código de convivencia? ¿Se establecen mecanismos que promuevan la incorporacion de los valores eticos al personal? X X X X 11,4 MUY CONFIABLE ¿Los responsables del control interno han determinado y fomentado la integridad y los valores éticos en el desarrollo de los procesos y actividades institucionales? 8,6 CONFIABLE 5 5,7 BASICO 11,4 14,3 14,3 14,3 14,3 11,4 14,3 94,3 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 X 2,9 INCIPIENTE AL ¿Se transmite a los servidores públicos del colegio el código de convivencia para contribuir al buen uso de los recursos publicos y combate a la corrupción? ¿Existe un código de ética aprobado por la máxima autoridad? ¿Los valores éticos rigen la conducta del personal de la institución, orientando su integridad y compromiso hacia la consecución de los objetivos institucionales? ¿El Rector y Consejo Ejecutivo establecen principios y valores éticos como parte de la cultura institucional? 200-01 Integridad y valores eticos Preguntas 1 de enero de 2012 4 3 2 1 No. DEL Recomendaciones reuniones entre de los de El personal contratado se lo realiza bajo los principios de equidad y respeto. Se realiza a través de talleres de socialización de áreas. Los servidores del colegio realizan sus labores con lealtad a la institución En reuniones de Consejo Ejecutivo se difunde el Código de Convivencia Existe el Código de Convivencia Se realiza socialización compañeros. Realizaron el Código Convivencia institucional Acciones tomadas por la entidad EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL Norma Técnica aplicada: 200 - 01 Período : Área o rubro evaluado: Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL 88 5.5.1 Tabla 1.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 5.5 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 No. ¿Los productos de la formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación del plan plurianual y POA fueron difundidos a todo el personal de la entidad y comunidad en general? ¿El POA se formuló en base a un análisis pormenorizado de la situación interna y del entorno? ¿Se ha establecido un sistema de control interno que asegure el cumplimiento de los objetivos, metas, programas, proyectos y actividades institucionales? ¿Se realiza un seguimiento y evaluación permanente del POA y Planes Plurianuales? ¿Dentro del análisis de la situación y del entorno para el diseño del POA se consideró los resultados logrados y los desvíos a las programaciones precedentes? ¿El Colegio Nacional posee un plan operativo anual? ¿El plan operativo anual contiene: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual? ¿Los planes operativos con que cuenta el Colegio están vinculados con el presupuesto institucional a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos? ¿El POA se formuló de acuerdo a los procesos y políticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) y las directrices del sistema de presupuesto? ¿Se ha definido la misión y visión del Colegio? 200-02 Administración estratégica Preguntas Norma Técnica aplicada: 200 - 02 Período : EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASICO 4,0 2,0 6,0 CONFIABLE 1 de enero de 2012 INCIPIENTE DEL X X 8,0 MUY CONFIABLE AL 10,0 X 10,0 X 10,0 10,0 X X 10,0 X 8,0 10,0 8,0 10,0 X X 10,0 96,0 10,0 X TOTAL FACTOR OPTIMO 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 89 Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Se encuentra en el Código de Convivencia Acciones tomadas por la entidad EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL COLEGIO NACIONAL XXX Área o rubro evaluado: Entidad: NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL 5.5.2 Tabla 2.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL 90 5.5.3 Tabla 3.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA "AMBIENTE DE CONTROL" 94,29 96,00 93,33 94,54 200-02 200-03 NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA 200-01 NORMA BAJO BAJO BAJO BAJO NIVEL DE RIESGO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 "AMBIENTE DE CONTROL" MINISTERIO DE EDUCACIÓN COLEGIO NACIONAL XXX 91 5.5.4 Tabla 4.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 NORMA DE CONTROL INTERNO 401 GENERALES 92 5.5.5 Tabla 5.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA "GENERALES" 95,00 95,00 NIVEL DE CONFIANZA BAJO BAJO CONFIANZA NIVEL DE RIESGO 401-01 NORMA RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401 "GENERALES" MINISTERIO DE EDUCACIÓN COLEGIO NACIONAL XXX 93 5.5.6 Tabla 6.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401 NORMA DE CONTROL INTERNO 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO Tabla 7.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 94 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO Período : DEL 1 de enero de 2012 AL 31 de diciembre de 2012 Norma Técnica aplicada: 402-02 MUY TOTAL No. Preguntas Recomendaciones Acciones tomadas por la entidad INCIPIENTE BASICO CONFIABLE OPTIMO CONFIABLE FACTOR 402-02 Control previo al compromiso 6,6 10,0 15,0 20,0 25,0 95,00 ¿Se han adoptado procedimientos y acciones Verifican la legalidad del 1 20,0 X antes de tomar decisiones? compromiso ¿Previo a la autorización para la ejecución del Se verifica que los gastos esten 2 25,0 gasto se verificó que la operación financiera esté conformen a las necesidades del X relacionada con la misión del colegio? colegio ¿Se verificó que las operaciones financieras Se verifica que los gastos se 3 25,0 X reúnan los requisitos legales pertinentes? encuentren con proformas ¿Se verificó que exista la partida presupuestaria Previo al compromiso se verifica con la disponibilidad suficiente de fondos? 4 25,0 que exista saldo en la partida X presupuestaria 5.5.7 5.5.8 95,00 NIVEL DE CONFIANZA 402-02 CONFIANZA 95,00 NORMA BAJO NIVEL DE RIESGO BAJO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO" COLEGIO NACIONAL XXX MINISTERIO DE EDUCACION "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO" 95 Tabla 8.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA 96 5.5.9 Tabla 9.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA 97 5.5.10 Tabla 10.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN 5.5.11 Tabla 11.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 98 MINISTERIO DE EDUCACION COLEGIO NACIONAL XXX 95,00 93,33 90,00 92,78 403-02 403-04 NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA 403-01 NORMA BAJO BAJO BAJO BAJO NIVEL DE RIESGO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-TESORERÍA" "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-TESORERÍA" 5.5.12 Tabla 12.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 99 5 4 3 2 1 No. X X 16,0 MUY CONFIABLE X X X 20,0 OPTIMO 20,00 16,00 88,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 20,00 16,00 12,0 CONFIABLE AL 16,00 8,0 BÁSICO 1 de enero de 2012 ¿La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se la realiza de conformidad a las disposiciones legales? 4,0 INCIPIENTE DEL propiedad, legalidad y veracidad de los mismos? ¿Existe un archivo en orden cronológico y secuencial que permita la conservación y custodia de la documentación financiera por el tiempo fijado por las disposiciones legales vigentes? ¿Los documentos de carácter administrativo están organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por el Colegio? con la documentación suficiente que sustente su 405-04 Documentación de respaldo y su archivo ¿La documentación que respalda las transacciones financieras se encuentran disponibles para los procedimientos de verificación de Auditoría Interna, y usuarios autorizados? ¿Las operaciones financieras están sustentadas Preguntas Período : Norma Técnica aplicada: 405-04 Recomendaciones 100 La destrucción de la documentación se realiza de acuerdo a la normativa El archivo de carácter administrativo se conserva igualmente en la bodega La documentación es guardada por el lapso de 10 años despues de una auditoria Se encuentran anilladas con la documentación sustentatoria En la bodega reposa la información resguardada para su control posterior Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 5.5.13 Tabla 13.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA COLEGIO NACIONAL XXX 4 3 2 1 No. ¿Cuando el formulario numerado, es erróneo, se anulada y archiva el original y las copias respetando su secuencia numérica? ¿Los documentos que se obtienen por procesos automatizados tienen la numeración generada automáticamente y es único? ¿Los documentos prenumerados son enumerados en orden correlativo y cronológico que posibilite un adecuado control? 405-07 Formularios y documentos ¿Los formularios que se utilizan para el manejo de recursos materiales y financieros son preimpresos y prenumerados? Preguntas 5,0 INCIPIENTE 10,0 BÁSICO 15,0 CONFIABLE X X 20,0 MUY CONFIABLE X X 25,0 OPTIMO 25,00 20,00 25,00 20,00 90,00 TOTAL FACTOR Recomendaciones 101 Se genera solo una numeración de los formularios y documentos Los comprobantes anulados son archivados según secuencia numérica El control de los formularios se realizan de acuerdo a la numeración cronológica Los documentos generados tienen numeración e impresos Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD Período : DEL 1 de enero de 2012 AL 31 de diciembre de 2012 Norma Técnica aplicada: 405-07 Entidad: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 5.5.14 Tabla 14.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 88,00 90,00 89,00 405-07 NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA 405-04 NORMA BAJO BAJO BAJO NIVEL DE RIESGO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL" MINISTERIO DE EDUCACIÓN COLEGIO NACIONAL XXX "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL" 102 5.5.15 Tabla 15.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 COLEGIO NACIONAL XXX 7 6 5 4 3 ¿Se establece medidas de protección y seguridad para los bienes? ¿Se incluyen controles (claves) en los procesos para la administración de los bienes muebles e inmuebles? ¿Algún servidor tiene el control absoluto sobre todos los aspectos claves de los procesos de administración y control de bienes? ¿Existen manuales específicos de las políticas y procedimientos para el área o unidad encargada del control de bienes? ¿Las operaciones o transacciones son registradas oportunamente en los sistemas automatizados de control de bienes? X X X X X 14,3 OPTIMO X 11,4 MUY CONFIABLE ¿Se define en forma clara las responsabilidades y estas son adecuadamente conocidas por el personal del área o unidad de control de bienes? 8,6 CONFIABLE 11,43 11,43 14,29 14,29 11,43 14,29 14,29 91,43 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 2 5,7 BÁSICO AL X 2,9 INCIPIENTE 1 de enero de 2012 1 406-01 Unidad de administración de bienes Preguntas DEL ¿El Colegio cuenta con una unidad encargada de la administración de bienes? No. Norma Técnica aplicada: 406-01 Período : Recomendaciones 103 Se utiliza los kardex individuales para el control Los bienes se encuentran asegurados Los procesos maneja la contadora y guardalmacen Automaticamente se registra en el sistema de bienes Se basan en el Reglamento Sustitutivo de los bienes del sector público Existe el guardalmacen con las responsabilidades y obligaciones de su cargo El financiero se encuentra de la administración de los bienes Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRAC Entidad: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.16 Tabla 16.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 6 5 4 3 2 1 No. ¿El colegio dispone de un Plan Anual de Contratación, PAC, que incluya las obras, bienes y los servicios a contratarse durante el año fiscal? ¿El PAC, incluye todas las adquisiciones a realizarse bajo los regimenes general y especial, establecidos en la Ley de Contratación Publica y su Reglamento.? ¿El PAC y sus reformas son aprobadas por la máxima autoridad de la entidad? ¿En la planificación se establece mínimos y máximos de existencias, de manera que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas? ¿Se publica el PAC en la pagina WEB de la Entidad dentro de los 15 días del mes de enero de cada año? ¿El Colegio se encuentra registrada en el portal de compras públicas para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública?. 406-02 Planificación Preguntas 3,3 INCIPIENTE 6,7 BÁSICO 10,0 CONFIABLE X 13,3 MUY CONFIABLE X X X X X 16,7 OPTIMO 16,67 16,67 16,67 16,67 13,33 16,67 96,67 TOTAL FACTOR Recomendaciones 104 El colegio se encuentra registrado en el portal de compras para acceder a las herramientas Se publica los primeros dias del mes de enero Las necesidades son evaluadas por parte de Colecturia para compra de cantidades apropiadas El PAC lo realiza el Rector conjuntamente con la Colectora La mayoría se realiza adquisiciones de infima cuantia El colegio realice el PAC de acuerdo a la necesidad existente Acciones tomadas por la entidad EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINIST Período : DEL 1 de enero de 2012 AL 31 de diciembre de 2012 Norma Técnica aplicada: 406-02 NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.17 Tabla 17.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA COLEGIO NACIONAL XXX 6 5 4 3 2 1 No. Preguntas ¿El arrendamiento de bienes, se lo realiza considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisición? ¿Para cubrir los compromisos derivados de los procesos de contratación, se requiere en forma previa la certificación de la disponibilidad presupuestaria y la existencia de recursos suficientes? ¿La Comisión Técnica conformada para las contrataciones que realiza el Colegio, esta integrada de acuerdo a lo establecido en el Art.. 18 de la LOSNCP? ¿La máxima autoridad estableció controles que aseguren que las adquisiciones previstas se ajusten a lo planificado? ¿Los procesos de contratación son solicitados, autorizados y ejecutados con la debida anticipación y en cantidades apropiadas? ¿Las contrataciones de obras, bienes y servicios del colegio se realizan a través del portal de compras públicas o en base a la LOSNCP? 406-03 Contratación Norma Técnica aplicada: 406-03 Período : 3,3 INCIPIENTE DEL 6,7 BÁSICO 10,0 CONFIABLE 1 de enero de 2012 X X X 13,3 MUY CONFIABLE AL X X X 16,7 OPTIMO 13,33 16,67 13,33 16,67 16,67 13,33 90,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 105 Se conforma la Comisión Técnica de acuerdo a LOSNCP La Colectora certifica la disponibilidad presupuestaria para cubrir los procesos de contratación El arrendamiento del bar se realiza de acuerdo al Reglamento de Bares Se realiza conforme a lo planificado El Rector con la Colectora verifican que se cumpla con lo planificado Todo se realiza a través del portal de compras públicas Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACI Entidad: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.18 Tabla 18.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 5 4 3 2 1 No. Preguntas ¿El Guardalmacén o Bodeguero verifica si los bienes que ingresan se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas.? ¿Solamente personal autorizado y que laboran en el almacén o bodega tienen acceso a las instalaciones? ¿El Guardalmacén o Bodeguero sustenta con documentos suficientes (acta), su conformidad con los bienes que ingresan? ¿Los bienes que adquiere el colegio ingresan físicamente a través del almacén o bodega antes de ser utilizados para poder llevar un control sobre ellos? ¿Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas? 406-04 Almacenamiento y distribución Período : Norma Técnica aplicada: 406-04 4,0 INCIPIENTE DEL 8,0 BÁSICO 12,0 CONFIABLE 1 de enero de 2012 16,0 MUY CONFIABLE AL X X X X X 20,0 OPTIMO 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 106 Solo el guardalmacen es el custodio de los bienes Antes de firmar la acta el guardalmacen verifica especificaciones de los bienes Existe una acta de entrega recepcion al momento de entrega de los bienes al custodio Existe una bodega de almacenamiento Se realiza el ingreso a bodega antes de distribuir los bienes Acciones tomadas por la entidad Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRAC EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.19 Tabla 19.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX 7 X X X ¿Los resultados de la verificación física son conciliados con los registros contables? 5 ¿Los bienes que no reúnen las características para ser registrados como activos fijos, son sujetos de control contable ? ¿Se registran directamente en cuentas de gastos o costos los bienes que no reúnen las características de activos fijos y se reflejan en cuentas de orden? X ¿Se realiza periódicamente la verificación física de bienes? 4 6 X ¿La información contable de los bienes de larga duración se actualiza periódicamente y de conformidad con la normativa contable vigente? 3 14,3 OPTIMO X 11,4 MUY CONFIABLE 2 8,6 CONFIABLE 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 ¿Los movimientos de entradas, salidas o bajas de los bienes son registrados oportunamente? 5,7 BÁSICO AL X 2,9 INCIPIENTE 1 de enero de 2012 1 406-05 Sistema de registro Preguntas DEL ¿Se ha establecido un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes? No. Norma Técnica aplicada: 406-05 Período : Recomendaciones Se cumple con la normativa existente para los bienes 107 Existe el inventario de activos fijos y sujetos a control administrativo Se realizan los respectivos ajustes de conciliación de saldos Se realiza en forma anual la verificación física de los bienes En forma semestral la Colectora con Guardalmacen realizan la conciliación de los saldos Son registrados en los Kardex individuales El Guardalmacen mantiene kardex individuales donde se registran entradas y salidas de los bienes Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.20 Tabla 20.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX 7 6 5 4 3 2 1 No. Preguntas ¿Se mantiene una codificación que permita el fácil acceso, identificación, organización y protección de los suministros y bienes propiedad del colegio? ¿Todos los bienes presentan su codificación en una parte visible, que permita fácilmente identificarlos? ¿La máxima autoridad ha designado a un funcionario como custodio de los bienes de larga duración? ¿El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantiene registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados? ¿Se elaboran y suscriben actas de los bienes entregados a los servidores para el desempeño de sus funciones a fin de delimitar responsabilidades en cuanto a su protección y custodia? ¿Se contratan pólizas de seguro, para proteger los principales bienes de larga duración contra todo riesgo? ¿Se controla periódicamente las coberturas y vigencias de las pólizas de seguros de los bienes contratadas? 406-06 Identificación y Protección Norma Técnica aplicada: 406-06 Período : 2,9 INCIPIENTE DEL 5,7 BÁSICO 8,6 CONFIABLE 1 de enero de 2012 11,4 MUY CONFIABLE AL X X X X X X X 14,3 OPTIMO 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 108 La Colectora verifica la vigencia de las pólizas de seguros de los bienes Se encuentran asegurados los bienes de larga duración Se realizan actas de entrega recepción a cada servidor para la protección de los bienes que tiene en custodia Mantiene un archivo de las actas y los kardex individuales de los bienes de larga duración Cada servidor es custodia de los bienes de larga duración Se encuentran en una parte visible de cada bien La codificación esta de acuerdo al Plan de Cuentas Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BI EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.21 Tabla 21.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX 4 3 ¿Se verifica que los bienes de la entidad se encentren en condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de deterioro? ¿ Se elaboran actas de entrega recepción por el cambio de custodios? X X 25,0 OPTIMO X 20,0 MUY CONFIABLE ¿Se aplican los controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos? 15,0 CONFIABLE 25,00 25,00 25,00 25,00 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 2 10,0 BÁSICO AL X 5,0 INCIPIENTE 1 de enero de 2012 1 406-07 Custodia Preguntas DEL ¿El Colegio dispone de una unidad administrativa que sea responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración? No. Norma Técnica aplicada: 406-07 Período : Recomendaciones 109 Los bienes tienen un mantenimiento preventivo y correctivo para su conservación Se realizan actas nuevas por cambios de custodiso El Guardalmacen realiza inspeciones mensuales de los bienes de larga duración El Guardalmacen se encarga del proceso de la conservación y mantenimiento de los bienes de larga duración Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.22 Tabla 22.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA COLEGIO NACIONAL XXX 7 6 5 4 3 2 1 No. Preguntas exclusivamente para uso oficial, en días y horas ¿Los vehículos oficiales cuentan con la respectiva orden de Se guardan las unidades en los sitios destinados por el colegio.? ¿Los vehículos llevan placas oficiales y el logotipo que identifique a la institución? ¿Cuentan los vehiculos con seguros contra accidente, robo, o riesgo contra terceros? ¿Los vehículos del colegio, son conducidos por choferes profesionales? ¿El Colegio estableció controles internos que garanticen el buen uso de los vehículos oficiales (Reglamentación ¿Los vehículos Interna)? del colegio son destinados 406-09 Control de vehiculos oficiales Norma Técnica aplicada: 406 - 09 Período : 2,9 INCIPIENTE DEL 5,7 BÁSICO 8,6 CONFIABLE 1 de enero de 2012 11,4 MUY CONFIABLE AL X X X X X X X 14,3 OPTIMO 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 14,29 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 110 Se mantiene una póliza de seguros Los choferes tienen licencia profesional Los vehículos salen con servidores de la institución El Guardalmacen genera las ordenes de movilización Se guardan en los patios del colegio bajo custodia Los vehículos tienen placa oficial y logotipo Realizan órdenes de movilización Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BI Entidad: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.23 Tabla 23.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 6 5 4 3 2 1 No. ¿En las verificaciones físicas se identifica los bienes en mal estado o fuera de uso y proceden de acuerdo a las modalidades de enajenación (baja, donación o remate ) según corresponda? ¿Se efectúa constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año.? ¿El personal que interviene en la toma física, es independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de las existencias y bienes de larga duración.? ¿Se elabora el acta respectiva una vez que se finaliza la toma física de bienes.? ¿Los resultados obtenidos en las verificaciones físicas son conciliados con registros contables y las diferencias, son investigadas y registradas en los ajustes respectivos previa autorización? 406-10 Constatación fisica de existencias y bienes de larga duración ¿Cuenta el Colegio con reglamentacion interna en la cual se definan los procedimientos para la realización de constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de Larga Duración? Preguntas Norma Técnica aplicada: 406 - 10 Período : 3,3 INCIPIENTE DEL 6,7 BÁSICO 10,0 CONFIABLE 1 de enero de 2012 13,3 MUY CONFIABLE AL X X X X X X 16,7 OPTIMO 16,67 16,67 16,67 16,67 16,67 16,67 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 111 Los bienes en mal estado se dan de baja de acuerdo a la normativa vigente El Guardamacén con el Colector concilia las diferencias de las constataciones físicas Se reliza una acta de constatación física Realiza la Comisión Económica El Guardalmacén conjuntamente con la Comisión Económica El Colegio tiene la política de realizar una constatación física de los bienes Acciones tomadas por la entidad Entidad: COLEGIO NACIONAL XXX Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.24 Tabla 24.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA COLEGIO NACIONAL XXX 5 4 3 2 1 No. Preguntas ¿Para la baja de bienes en mal estado, obsoletos, perdidos, robo o hurto, se observan las disposiciones reglamentarias y normativas vigentes? ¿La Baja de los bienes se lo realiza oportunamente? ¿En el evento que los bienes se pierdan, se procede a la denuncia respectiva? ¿El Colegio exige a los servidores la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio del mercado? ¿Se dieron de baja los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para el Colegio? 406-11 Baja de bienes por obsolescencia Norma Técnica aplicada: 406-11 Período : 4,0 INCIPIENTE DEL 8,0 BÁSICO 12,0 CONFIABLE 1 de enero de 2012 16,0 MUY CONFIABLE AL X X X X X 20,0 OPTIMO 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 100,00 TOTAL FACTOR 31 de diciembre de 2012 Recomendaciones 112 Cuando el Guardalmacen comunica al Rector El Colegio realiza la denuncia en la fiscalia En el caso de reposiciones el servidor realiza en base a caracteristicas y precio del bien pérdido Se basan en las disposiciones del reglamento de bienes La Comisión Técnica realiza la baja de los bienes obsoletos Acciones tomadas por la entidad Área o rubro evaluado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BI Entidad: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5.5.25 Tabla 25.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 91,43 96,67 90,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 97,81 406-02 406-03 406-04 406-05 406-06 406-07 406-09 406-10 406-11 NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA 406-01 NORMA BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO NIVEL DE RIESGO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES" MINISTERIO DE EDUCACIÓN COLEGIO NACIONAL XXX "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES" 113 5.5.26 Tabla 26.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 5.5.27 Tabla 27.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 114 NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 5.5.28 Tabla 28.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 115 NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 5.5.29 Tabla 29.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 116 NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 5.5.30 Tabla 30.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA 117 MINISTERIO DE EDUCACIÓN COLEGIO NACIONAL XXX 90,00 92,00 92,00 95,00 92,25 407-06 407-07 407-09 NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA 407-04 NORMA BAJO BAJO BAJO BAJO BAJO NIVEL DE RIESGO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 "ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO" "ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO" 5.5.31 Tabla 31.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 118 119 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Lo que se puede indicar sobre la importancia de la implementación del control interno con el método COSO en los colegios, es lo siguiente: · Al implementar COSO buscamos la calidad en la gestión de la entidad, al evaluar con COSO estamos logrando evaluación de calidad al sistema de control interno y acciones correctivas de la misma dimensión. · El método COSO considera al control interno como un proceso integrado en la institución que ayuda a conseguir los resultados esperados en materia de los objetivos institucionales integrando el esfuerzo desde la alta dirección hasta el último servidor público del colegio. · Ayuda que se fomente la calidad de delegación de atribuciones, se eviten pérdidas y haya una respuesta rápida ante los cambios que se presente en la institución. · La aplicación del método COSO en las instituciones de nivel medio va ayudar a mejorar los procesos en las áreas administrativas y financieras para el logro de los objetivos institucionales. · Los cinco elementos que conforman el sistema de control interno en base del método COSO sirve para minimizar el riesgo de las desviaciones en las operaciones para que exista mayor confianza en el desarrollo de los movimientos. · Con este método comprometemos a todos los servidores que realicen sus actividades de acuerdo a sus competencias, responsabilidades y atribuciones al puesto que desempeñan, de conformidad con las normas de control interno. 120 Las recomendaciones que se puede indicar para que exista una favorable implementación del sistema con el método COSO, es que exista un monitoreo de forma quimestral por parte de las autoridades en los colegios para poder detectar con tiempo las desviaciones y poder corregirlas a tiempo. Realizando las recomendaciones efectuadas en el informe de evaluación del sistema de control interno el riesgo es bajo y el nivel de confianza es alta. 6.1 FIGURA Figura 1(Guerrero) 121 6.2 TABLA 6.2.1 Tabla 32 – EVALUACIÓN DE LA CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL Alto 15% - 50% Baja RIESGO Medio Bajo 51% - 75% 76% - 95% Media Alta CONFIANZA 122 6.3 REFERENCIAS Contraloría General del Estado. (2002). Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. En Suplemento del Registro Oficial. Hofacker, A. (2008). Rapid lean construction - quality rating model. Manchester: s.n. Mantilla, S. A. (2005). CONTROL INTERNO INFORME COSO. En S. A. Mantilla, CONTROL INTERNO INFORME COSO. Bogota: ecoe ediciones. Mantilla, S. A. (1999.). Control Interno Método COSO (Magraw Hill Internacional ed.). Bogotá, Colombia. Manual de Auditoria Gubernamental. Marín, M. A. (2007). Nuevos conceptos de Control Interno Informe COSO. Recuperado el 2012 Ministerio de Educación. (19 de abril de 2005). Acuerdo Ministerial 2254 . Ministerio de Educación. (31 de marzo de 2011). Ley Orgánica de Educación Intercultural. publicada en el Registro Oficial No. 417 . Reglamento interno de los colegios. Contraloria General del Estado. (2009). Normas de control interno. En C. G. Estado, Normas de control interno (págs. 17 - 23). Quito, Ecuador. Guerrero, M. A. Estructura de control interno según el método COSO. México. 123 ANEXOS ANEXO A- Modelo de la orden de encuadernación ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ORDEN DE ENCUADERNACIÓN De acuerdo con lo estipulado en el Art. 17 del instructivo para la Aplicación del Reglamento del Sistema de Estudios, dictado por la Comisión de Docencia y Bienestar Estudiantil el 9 de agosto del 2000, y una vez comprobado que se han realizado las correcciones, modificaciones y más sugerencias realizadas por los miembros del Tribunal Examinador a la tesis de grado presentado por Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera. Se emite la presente orden de empastado, con fecha mes día del año. Para constancia firman los miembros del Tribunal Examinador: NOMBRE FUNCIÓN Carlos Hernán Artieda Director Alfonso Monar Monar Examinador Fausto Reinoso Jurado Examinador FIRMA ___________________________ Ing. Efraín Naranjo DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
