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MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.01.001.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
27/01/2015
ELABORACIÓN DE REGLAMENTOS O REFORMAS
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Pág. 3
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
1
Coordinar la
estrategia
Organizar la estrategia, y definir los lineamientos y
políticas que se deberán seguir.
16:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
2
Asignar
Disposiciones
Designar por medio de las estrategias establecidas a
las personas que van a estar involucradas en la
elaboración del Reglamento o de las Reformas.
En el caso de que se requiera la elaboración del
Reglamento ir al paso 3, caso contrario si se trata de
Reformas al Reglamento ir al paso 15.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
3
Elaborar
borrador de
Reglamento
Redactar los antecedentes, los principios, objeto y
ámbito del reglamento, definiciones y procesos a
seguir para el otorgamiento de becas por parte de la
Subsecretaría.
Enviar un correo electrónico con el borrador del
Reglamento para la revisión de la Directora de
Orientación.
32:00:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
4
Recibir y analizar el Borrador de Reglamento emitido
Directora de Orientación y Diseño de
Revisar Borrador por correo electrónico por la Coordinadora Normativa.
40:00:00 Programas de Fortalecimiento del
de Reglamento Si no está correcto ir al paso 5, caso contrario ir al
Conocimiento y Becas
paso 6.
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
5
Colocar
Devolver el Borrador de Reglamento por correo
observaciones y
electrónico a la Coordinadora Normativa, con las
solicitar
respectivas observaciones. Regresar al paso 3.
correcciones
Directora de Orientación y Diseño de
20:00:00 Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Aprobar
Borrador de
Reglamento
Directora de Orientación y Diseño de
20:00:00 Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Recibir y analizar el Borrador de Reglamento enviado
Revisar Borrador por correo electrónico por la Directora de Orientación.
de Reglamento Si no está correcto ir al paso 8, caso contrario ir al
paso 9.
80:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
Colocar
Devolver el Borrador de Reglamento por correo
observaciones y
electrónico a la Directora de Orientación, con las
solicitar
respectivas observaciones. Regresar al paso 4.
correcciones
40:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
9
Autorizar
Borrador de
Reglamento
Aprobar el Borrador del Reglamento siempre y
cuando todo esté correcto y delegar a la Directora de
Orientación y a la Coordinadora Normativa mediante
correo electrónico para que continúe con el proceso.
40:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
10
Presentar el borrador del Reglamento a la
Solicitar revisión
Coordinación General de Asesoría Jurídica mediante
y aprobación
correo electrónico para su revisión y aprobación.
0:10:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
11
Asistir a talleres
de trabajo en
Coordinación
Jurídica
12
Recibir por parte de la Coordinación General de
Asesoría Jurídica la versión final del Reglamento.
Sumillar versión
A su vez dar el visto bueno a la versión final del
final de
Reglamento, siempre y cuando todo esté correcto.
Reglamento
Devolver la versión final del Reglamento a la
Coordinación General de Asesoría Jurídica.
8:00:00
-Subsecretario de Fortalecimiento
Subsecretaría de
del Conocimiento y Becas
Versión final de
-Directora de Orientación y Diseño de
Fortalecimiento del
Reglamento sumillado
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Conocimiento y Becas
13
Almacenar
Reglamento
Solicitar mediante correo electrónico a la
Coordinación de Asesoría Jurídica una copia digital
del Reglamento firmado por el Secretario de
Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación.
Almacenar el Reglamento firmado en la carpeta
compartida de la Dirección de Orientación.
40:00:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
Reglamento firmado
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Notificar
Reglamento
Notificar mediante memorando a la Directora de
Monitoreo el Reglamento emitido por el Secretario de
Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación, adjuntar el Reglamento firmado.
Finalizar el Proceso.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento firmado
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
-Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
-Analista de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dar el visto bueno sobre el Borrador de Reglamento y
enviar un correo electrónico al Subsecretario de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su
revisión.
Asistir a las reuniones de trabajo realizadas en
conjunto con el Coordinador General de Asesoría
Jurídica para aclarar las observaciones y para volver
a revisar en conjunto todo el reglamento y sus
artículos.
15
Realizar el Informe en el cual se solicita la
elaboración de la Reforma y enviar por correo
Elaborar Informe electrónico a la Coordinadora Normativa (de ser el
caso) o enviar directamente a la Directora de
Orientación.
16
Revisar Informe
Recibir y analizar el Informe emitido por correo
electrónico por la Coordinadora Normativa.
Si no está correcto ir al paso 17, caso contrario ir al
paso 18.
Borrador de
Reglamento
-Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
120:00:00 -Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
OBSERVACIONES
Esta actividad se la realizó
con la colaboración de la
Coordinadora Técnica
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
Si la persona encargada
de realizar el Informe de
Reformas en el
Reglamento es el
Analista de Orientación,
tendrá que pasar la
revisión por la
Coordinadora Normativa
antes de la revisión por
la Directora y el
Subsecretario.
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.01.001.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
27/01/2015
ELABORACIÓN DE REGLAMENTOS O REFORMAS
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Pág. 3
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
17
Colocar
Devolver el Informe por correo electrónico a la
observaciones y
Coordinadora Normativa, con las respectivas
solicitar
observaciones. Regresar al paso 15.
correcciones
2:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
18
Dar el visto bueno sobre el Informe y enviar por
Aprobar Informe correo electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas para su revisión.
2:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
19
Revisar Informe
12:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
20
Colocar
Devolver el Informe por correo electrónico a la
observaciones y
Directora de Orientación, con las respectivas
solicitar
observaciones. Regresar al paso 16.
correcciones
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
21
Autorizar
Informe
Enviar el Informe mediante memorando a la
Coordinación General de Asesoría Jurídica, en el cual
se solicita la elaboración de la Reforma.
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Informe
22
Codificar el
reglamento
Solicitar mediante correo electrónico a la
Coordinación de Asesoría Jurídica una copia digital
del Acuerdo firmado por el Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación.
Posteriormente proceder con la codificación y
actualización del Reglamento, almacenarlo en la
carpeta compartida de la Dirección de Orientación y
reasignar mediante memorando a la Directora de
Orientación.
8:00:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
23
Notificar mediante memorando a la Directora de
Notificar el
Monitoreo y al IFTH que el reglamento ha sido
Reglamento
modificado, adjuntar el Reglamento codificado y el
actualizado y su
Acuerdo firmado.
Reforma
Finalizar el Proceso.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Elaborado Por:
Fecha:
Recibir y analizar el Informe emitido por correo
electrónico por la Directora de Orientación.
Si no está correcto ir al paso 20, caso contrario ir al
paso 21.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
27/01/2015
Revisado Por:
Fecha:
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
Reglamento
actualizado
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
-Reglamento
actualizado
-Acuerdo firmado
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
Andrea Chacón
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
OBSERVACIONES
Geannine Alvarado
24/02/2015
MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
Código:
GB.01.002.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y
COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
Fecha:
22/01/2015
SUBPROCESO
ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA
VARIABLE
1.0
Versión:
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
OBJETIVO:
ALCANCE:
Desde que el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación emite una
disposición para elaborar una Metodología de asignación de Cuantía Variable de Beca por
Criterio Socio Económico, hasta que el Analista de Orientación capacita la utilización del
Modelo de Cuantía Variable al personal de la Dirección de Monitoreo.
C
E
Elaboración de Metodología para
Cuantía
Variable
POSTULANTES
Pág. 1
Establecer una apropiada metodología para determinar el modelo más adecuado de
evaluación de la condición socio económica de los/las interesados en beneficiarse de los
programas de becas que oferta el Estado Ecuatoriano, para asignar la cuantía variable de
beca correspondiente.
S
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Disposición de creación Metodología Cuantía Variable
Ley Orgánica de Educación Superior
Política Pública / Acuerdo Ministerial 2012 -029
Encuesta de estratificación Nivel Socio Económico (NSE)
Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos en Hogares Urbanos y Rurales
(ENIGHUR) (2011 - 2012)
Metodología de Asignación de Cuantía Variable aprobada
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)
Gabinete Presidencial
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Disposición de creación de metodología Cuantía Variable
Ley Orgánica de Educación Superior
Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029
Requerimiento de información y apoyo técnico
Presentación de Metodología de Cuantía Variable
Metodología de Asignación de Cuantía Variable aprobada
Instructivo de Cuantía Variable
Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)
Gabinete Presidencial
Carpeta compartida Dirección Orientación
Dirección de Monitoreo
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Política Pública de la SENESCYT
Encuesta de estratificación de Nivel Socio Económico (NSE)
Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de Hogares Urbanos y Rurales 2011-2012 (ENIGHUR)
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Diego Salazar
Revisado Por:
Elaborado Por:
Christian Gavilanes
Fecha:
22/01/2015
Fecha:
Katiuska López
Silvana Guerrero
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
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MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
PROCESO
ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA VARIABLE
SUBPROCESO
GB.01.002.
22/01/2015
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 3
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
Emitir
disposiciones
para creación de
metodología
Solicitar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas la creación de la Metodología para la determinación
del modelo de evaluación de condición socio económica para
la asignación de cuantía variable de beca.
-Disposición de
creación de
metodología Cuantía
Secretario de Educación
Variable
40:00:00 Superior, Ciencia, Tecnología -Ley Orgánica de
Educación Superior
e Innovación
-Política Publica /
Acuerdo Ministerial
2012-029
Coordinar
Estrategia
Determinar una estrategia según las Disposiciones de la Ley
Orgánica de Educación Superior según el artículo 183, la
Política Pública de la SENESCYT según su Acuerdo Ministerial
2012-029 y la Disposición de creación metodología Cuantía
Variable emitida por el Secretario de Educación Superior, para
establecer las políticas en la elaboración de la Metodología
para poder determinar el modelo más adecuado de evaluación
de la condición socioeconómica de los interesados en
beneficiarse de los programas de becas que se oferta y para
poder orientar de mejor manera la inversión del Estado
Ecuatoriano.
40:00:00 Fortalecimiento del
3
Asignar
Disposiciones
Designar por medio de las estrategias establecidas a las
personas que van a estar involucradas en la Elaboración de la
Metodología de Cuantía Variable.
40:00:00
4
Investigar
información
Realizar un estudio de pertinencia de Modelos de Cuantía
Variable considerando países referentes, con el fin de
determinar la metodología que más se asemeje a las
necesidades de la SENESCYT.
A su vez solicitar mediante oficio, apoyo técnico y buscar
información en el INEC.
Equipo Técnico (Analista/
160:00:00
Coordinador)
1
2
5
6
7
Analizar
información
Conocimiento y Becas
Directora de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Equipo Técnico (Analista/
Coordinador)
80:00:00 -Asesores Externos (Analista
Identificar los grupos socioeconómicos relevantes y sus
características. Además se establece como población objetivo
de evaluación a personas que están condiciones que les
permiten acceder a créditos educativos, o financiar con
recursos propios, una parte o la totalidad de los costos
necesarios para realizar estudios en el exterior. Definir la
política que los postulantes que están en el 90% de la
población recibirán el 100% de la Beca.
SNIESE/ Estadística/ Asesor
INEC)
Analizar
ingresos y
gastos de
hogares
Evaluar el ingreso y gastos de los hogares para obtener una
evaluación de las condiciones de vida de las familias.
Realizar un análisis de las variables relacionadas con los
ingresos y los gastos de los hogares.
Realizar una comprobación, contraponiendo los datos de la
ENIGHUR, con la información de los montos declarados por
Impuesto a la Renta causado personas del SRI para comprobar
la existencia de los datos en términos reales.
Identificar,
seleccionar y
construir
variables
Combinar variables para poder entender su comportamiento,
-Equipo Técnico (Analista/
identificar su variable principal para el análisis (ingreso) y
Coordinador)
seleccionar las variables definitivas siguiendo las etapas:
40:00:00 -Asesores Externos (Analista
Análisis exploratorio, definición de términos que deben cumplir
SNIESE/ Estadística/ Asesor
las variables, análisis descriptivo de las variables y construcción
INEC)
de variables.
-Equipo Técnico (Analista/
Coordinador)
40:00:00 -Asesores Externos (Analista
SNIESE/ Estadística/ Asesor
INEC)
Clasificar las variables seleccionadas y combinarlas de tal manera que
pudieran generar el modelo, elaborar un gráfico de cruce de las variables que
muestre el comportamiento de los gastos en bienes y servicios no
indispensables y los gastos en bienes y servicios indispensables.
Hacer un punto de partida para la generación del modelo; si los gastos en
bienes y servicios no indispensables comienzan a ser mayores que los gastos
en bienes y servicios indispensables.
-Equipo Técnico (Analista/
Coordinador)
Dirección de Orientación
-Ley Orgánica de Educación
y Diseño de Programas Superior según el artículo 183.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT
Dirección de Orientación
-Ley Orgánica de Educación
y Diseño de Programas Superior según el artículo 183.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT
Requerimiento de
información y apoyo
técnico
-Ley Orgánica de Educación
Superior según el artículo 183.
Dirección de Orientación
-Política Pública de la
y Diseño de Programas
SENESCYT
de Fortalecimiento del
-Encuesta de estratificación NSE
Conocimiento y Becas
-Encuesta ENIGHUR (20112012)
Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación
y Diseño de Programas NSE
de Fortalecimiento del
-Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas
2012)
Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación
y Diseño de Programas NSE
de Fortalecimiento del
-Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas
2012)
Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación
y Diseño de Programas NSE
de Fortalecimiento del
-Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas
2012)
Elaborar modelo
de rangos y
Elaborar el modelo matemático de tal forma que sea posible obtener un
porcentajes de porcentaje de beca estimado, de acuerdo a su nivel de ingresos de los
hogares.
Becas
40:00:00 -Asesores Externos (Analista
9
Presentar
borrador de
Metodología
Presentar el Borrador de Metodología a la Directora de
Orientación para su revisión.
8:00:00
Equipo Técnico (Analista/
Coordinador)
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
10
Revisar
Metodología
Analizar el borrador de la Metodología de Cuantía Variable.
Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 11,
caso contrario ir al paso 12.
8:00:00
Directora de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
11
Solicitar
cambios
Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable a la
Coordinadora, con las respectivas observaciones. Regresar al
paso 6.
8:00:00
Directora de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
12
Aprobar
Metodología
Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y
presentar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas.
8:00:00
Directora de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Revisar
Metodología
Analizar la Metodología de Cuantía Variable.
Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 14,
caso contrario ir al paso 15.
8:00:00
Subsecretario de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
SNIESE/ Estadística/ Asesor
INEC)
Aplicar intervalos de confianza y medias móviles correlacionados con el
ingreso corriente total del hogar y per cápita.
Crear rangos de ingresos relacionados con un margen de ingresos disponibles
que aumenta a medida que el ingreso también aumenta, tomando en cuenta la
cantidad de perceptores del hogar.
Obtener la tabla de rangos de ingresos del hogar y porcentaje de beca a
asignarse.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Dirección de Orientación
-Ley Orgánica de Educación
y Diseño de Programas Superior según el artículo 183.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT
Subsecretario de
Revisar la encuesta de estratificación de Nivel Socio
Económico emitida por el INEC la cual se basa en: vivienda,
nivel de educación, características económicas, bienes de
patrimonio, uso de tecnologías y hábitos de consumo.
Analizar los resultados de la encuesta ENIGHUR desarrollada
por el INEC para el diseño de ésta metodología y así tomar en
consideración la condición socio económico de los postulantes
a los programas de becas.
UNID. EJEC.
Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación
y Diseño de Programas NSE
de Fortalecimiento del
-Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas
2012)
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
PROCESO
ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA VARIABLE
SUBPROCESO
GB.01.002.
22/01/2015
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 3
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
14
Solicitar
cambios
Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable a la
Directora de Orientación, con las respectivas observaciones.
Regresar al paso 10.
8:00:00
Subsecretario de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Aprobar
Metodología
Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y
presentar al Secretario de Educación Superior, Ciencia,
Tecnología e Innovación.
8:00:00
Subsecretario de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
16
Revisar
Metodología
Analizar la Metodología de Cuantía Variable.
Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 17,
caso contrario ir al paso 18.
80:00:00 Superior, Ciencia, Tecnología
17
Solicitar
cambios
Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable al
Subsecretario, con las respectivas observaciones. Regresar al
paso 13.
18
Autorizar
Metodología
15
e Innovación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología
e Innovación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Aprobar el Borrador de Metodología.
8:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología
e Innovación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Presentar
Metodología
Exponer y explicar brevemente en el Gabinete Presidencial
mediante una presentación, la Metodología de asignación de
Cuantía Variable.
Secretario de Educación
Presentación de
00:20:00 Superior, Ciencia, Tecnología Metodología de
Cuantía Variable
e Innovación
16
Cargar
Metodología en
Carpeta
compartida
Subir la Metodología de asignación de Cuantía Variable que
fue autorizada por Gabinete Presidencial en la carpeta
compartida de la Dirección de Orientación para que los demás
analistas puedan observar y hacer uso.
00:10:00
17
Capacitar a la
Dirección de
Monitoreo
Poner a consideración el Instructivo a los Analistas de la
Dirección de Monitoreo, cuyo objetivo es brindar información
sobre la forma de cálculo del porcentaje de beca que recibirían
los/as postulantes a Becas y los solicitantes a Ayudas
Económicas.
1:00:00
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
22/01/2015
Secretario de Educación
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
OBSERVACIONES
Dirección de Orientación
-Ley Orgánica de Educación
y Diseño de Programas Superior según el artículo 183.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT
Dirección de Orientación
Equipo Técnico (Analista
Coordinador)
Metodología de
y Diseño de Programas
Asignación de Cuantía
de Fortalecimiento del
Variable aprobada
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
Equipo Técnico (Analista
Coordinador)
Instructivos de Cuantía y Diseño de Programas
variable
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Revisado Por:
Fecha:
Katiuska López
Silvana Guerrero
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
Código:
GB.01.003.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y
COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
Fecha:
22/01/2015
SUBPROCESO
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE
UNIVERSIDADES
1.0
Versión:
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Elaboración y actualización del
Listado
de Universidades
POSTULANTES
E
Pág. 1
OBJETIVO:
Establecer una adecuada metodología para determinar los listados de universidades y centros
de educación superior extranjeros, de calidad y prestigio internacional, en los cuales podrán
formarse los/las ecuatorianos/as que se beneficien de alguno de los programas de becas que
oferta el Estado ecuatoriano.
ALCANCE:
Desde que el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación emite una
disposición para establecer una metodología para la determinación de Listados de
Universidades, hasta la publicación del Listado de Universidades actualizado en el portal web.
C
S
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
Disposición de creación metodología Listado de Universidades
Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029
WEB
Rankings:
-Academic Ranking of world universities (Shanghai)
-Times higher education world university Ranking
-QS world university Ranking
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
Gestión Cooperación Internacional (Convenios Bilaterales)
Instituciones de Educación Superior
Estudiantes
Carpeta Compartida
Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Solicitud de Inclusión
Listado de Universidades
Extracto del Acta de Resolución
Bases de Postulación Actualizadas
Listado de Universidades actualizado
Carpeta compartida Dirección Orientación
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Disposición de creación metodología de Listado de Universidades
Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029
Metodología para Listado de Universidades
Listado de Universidades
Listado de Universidades
Informe Técnico
Notificación de negación
Informe Técnico
Bases de Postulación Actualizadas
Listado de Universidades actualizado
Bases de Postulación Actualizadas
Listado de Universidades actualizado
Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Carpeta compartida Dirección Orientación
"Elaboración de Bases de Programas de Becas o Reformas"
Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
"Gestión Cooperación Internacional" (Convenios Bilaterales)
Instituciones de Educación Superior
Estudiantes
"Resolución de Comité"
Carpeta compartida Dirección Orientación
Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
"Gestión Cooperación Internacional" (Convenios Bilaterales)
Instituciones de Educación Superior
Estudiantes
Notificación de resultado
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Metodología para la elaboración de listados de universidades para adjudicación de becas
Actas de Resolución - Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas (CIBAE)
Política Pública de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación para el Fomento del Talento Humano en Educación Superior.
A. M. No. 2012-029 de fecha 03 de abril de 2012
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
22/01/2015
Revisado Por:
Fecha:
Katiuska López
Silvana Guerrero
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
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MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL
Fecha:
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
PROCESO
GB.01.003.
22/01/2015
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE UNIVERSIDADES Versión:
SUBPROCESO
1.0
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
Emitir
Solicitar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento
disposiciones para
y Becas la creación de la Metodología de Listado de
creación de
Universidades.
metodología
40:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación
2
Coordinar
Estrategia
Determinar una estrategia según las Disposiciones de la
Política Pública de la SENESCYT, Acuerdo Ministerial 2012029 y la Disposición de creación de una metodología para
determinar el Listado de Universidades emitida por el
Secretario SENESCYT, para determinar los listados de
universidades y centros de educación superior extranjeros, de
calidad y prestigio internacional, en los cuales podrán
formarse los/las ecuatorianos/as que se beneficien en alguno
de los programas de becas que oferta el Estado Ecuatoriano.
40:00:00
3
Asignar
Disposiciones
Designar por medio de las estrategias establecidas a las
personas que van a estar involucradas en la Elaboración de la
Metodología de Listados de Universidades.
4
Investigar
información
5
6
7
Pág. 7
DOCUMENTO/
REGISTRO
-Disposición de
creación metodología
de Listado de
Universidades
-Política Publica /
Acuerdo Ministerial
2012-029
UNID. EJEC.
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública de la SENESCYT
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública de la SENESCYT
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública de la SENESCYT
Realizar un estudio pertinente sustentado en la utilización de
las Clasificaciones Académicas de Universidades o en los
Rankings Académicos de Universidades en los que se ha
tomado como referencia para la elaboración de este modelo
con el fin de proponer una Metodología.
80:00:00
-Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-INFOASES
-Prometeos
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Analizar los
Rankings
Seleccionar rankings a utilizarse en base a los siguientes
criterios:
-IES clasificadas en función de su desempeño y por áreas del
conocimiento.
-Que empleen indicadores académicos especializados
-Que tengan definidos los indicadores y la metodología de
cálculo
-Que evalúen instituciones académicas multidisciplinarias
-Que contemplen criterios comunes de interés
-Que incluyan más de un continente.
80:00:00
-Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-INFOASES
-Prometeos
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Selección de
Rankings
Elegir los siguientes rankings para la definición del listado
general de universidades:
-Academic Ranking of World Universities - Shangay
-Times Higher Education World University Ranking
-QS World University Ranking
Para el listado de universidades iberoamericanas:
-Ranking regional QS para América Latina
-SCImago Institutions Rankings
-Homologar catalogo de Ranking
Tomar en cuenta la clasificación CINE, presentar listados de
universidades por cada una de las áreas del conocimiento y
seleccionar a los rankings que ofrecen listados clasificados
por área del conocimiento. Trabajar con los puntajes finales
de cada ranking, para conseguir un listado combinado,
asignar una ponderación sobre la participación del ranking en
el listado combinado.
80:00:00
-Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-INFOASES
-Prometeos
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Definición de
criterios para
elaboración y
metodología
Hacer un cruce de los listados
Realizar una evaluación del costo promedio anual de las
becas, dependiendo del país de destino.
Analizar los datos de becas otorgadas en los dos años
anteriores (2012 y 2013), para obtener el costo promedio
anual.
Aplicar un factor regional a la puntuación total de cada
institución para que la composición de listados sea más
diversa en términos de países que la integran.
Aplicar una cuota Iberoamericana.
-Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
80:00:00 Conocimiento y Becas.
-Analista de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Conformar el listado de universidades como base para adjudicación
de becas de los programas que oferta la SENESCYT.
8
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Elaborar borrador
de metodología y
listados
Para la elaboración de listados se tomaron los puntajes de la
siguiente manera:
Las universidades que pueden conformar el Programa de
Universidades de Excelencia, deben obtener una puntuación de 100 a
80 puntos en las áreas de Arte y Educación; de 100 a 70 puntos en las
áreas de Ciencias Sociales, Derecho y Humanidades; y de 100 a 65
puntos en las áreas de Ciencias Naturales, Matemáticas y Estadística,
Tecnologías de la información y comunicación, Ingeniería, Industria y
Construcción, Agricultura, Silvicultura, Pesca y Veterinaria, Salud y
Bienestar.
-Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
80:00:00 Conocimiento y Becas.
-Analista de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
-Borrador de
Metodología
-Borrador de Listado de
Universidades
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Los Rangos de Puntuación para Convocatoria Abierta es de 79,99 a
60 puntos en las áreas de Arte y Educación; no se financiará en áreas
de Ciencias Sociales, Derecho y Humanidades; y de 64,99 hasta 25
puntos en las demás áreas de conocimiento.
9
Presentar borrador
Presentar el Borrador de Metodología y el Listado de
de metodología y
Universidades a la Directora de Orientación.
listados
8:00:00
Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
10
Analizar el borrador de la Metodología y el Listado de
Revisar borrador
Universidades.
de metodología y
Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado
listados
ir al paso 11, caso contrario ir al paso 12.
40:00:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
11
Solicitar cambios
Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de
Universidades a la Coordinadora, con las respectivas
observaciones. Regresar al paso 5.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
12
Aprobar borrador
de metodología y
listados
Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y el
Listado de Universidades y presentar al Subsecretario de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Revisar borrador Analizar la Metodología y el Listado de Universidades.
de metodología y Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado
listados
ir al paso 14, caso contrario ir al paso 15.
40:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Solicitar cambios
8:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Aprobar borrador
de metodología y
listados
8:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de
Universidades a la Directora, con las respectivas
observaciones. Regresar al paso 10.
Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y el
Listado de Universidades, para ser incluido en las Bases de
Postulación de cada programa de Becas que oferta la
Subsecretaría.
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL
Fecha:
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
PROCESO
GB.01.003.
22/01/2015
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE UNIVERSIDADES Versión:
SUBPROCESO
1.0
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
16
Revisar borrador Analizar la Metodología y el Listado de Universidades.
de metodología y Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado
listados
ir al paso 117, caso contrario ir al paso 18.
17
Solicitar cambios
18
Autorizar
Metodología y
listados
Pág. 7
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
40:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación
Secretaría de Educación
Superior, Ciencia,
Tecnología e Innovación
Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de
Universidades al Subsecretario, con las respectivas
observaciones. Regresar al paso 13.
8:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación
Secretaría de Educación
Superior, Ciencia,
Tecnología e Innovación
Autorizar el Borrador de Metodología y el Listado de
Universidades, para ser incluido en las Bases de Postulación
de cada programa de Becas que oferta la Subsecretaría.
Posteriormente en la Subsecretaría se almacenan la
Metodología y el Listado de Universidades autorizados en la
carpeta compartida de la Dirección de Orientación.
8:00:00
Secretario de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación
8:00:00
Analista de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
8:00:00
Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
-Metodología para
Listado de
Universidades
-Listado de
Universidades
Secretaría de Educación
Superior, Ciencia,
Tecnología e Innovación
Recibir mediante memorando u oficio (de ser el caso) una Solicitud de
inclusión al Listado de Universidades recibido por disposición del
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación;
por el proceso de Gestión Cooperación Internacional (Convenios
Bilaterales); por parte de las Instituciones de Educación Superior; o
por los Estudiantes, la solicitud es recibida por el Subsecretario quien
reasigna a la Directora de Orientación y a su vez asigna a la
Coordinadora Técnica de Orientación para la verificación y análisis del
Analista.
19
Elaborar el
Informe Técnico
de inclusión de
IES
20
Revisar Informe
Técnico
21
Colocar
Enviar un memorando/mail con las respectivas observaciones
observaciones en
al Analista de Orientación, regresar al paso 19.
la solicitud
00:10:00
Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
22
Reasignar Informe Enviar un memorando/mail a la Directora de Orientación para
Técnico
su respectivo análisis.
00:05:00
Coordinadora Técnica de
Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
23
Revisar Informe
Técnico
Analizar el memorando/mail del Informe Técnico y verificar si
es correcto.
Si el informe no es correcto continuar al paso 24,
caso contrario ir al paso 25.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
24
Colocar
Enviar un memorando/mail con las respectivas observaciones
observaciones en
a la Coordinadora Técnica, regresar al paso 120.
la solicitud
00:10:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
25
Reasignar Informe Enviar un memorando al Subsecretario de Fortalecimiento del
Técnico
Conocimiento y Becas para su respectivo análisis.
00:05:00
Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
26
Revisar Informe
Técnico
8:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
27
Colocar
Enviar un memorando con las respectivas observaciones a la
observaciones en
Directora de Orientación, regresar al paso 23.
la solicitud
00:10:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
28
Aprobar Informe
Técnico
Autorizar el Informe Técnico.
Si el Informe Técnico es de Negación continuar con el paso
29, caso contrario si el Informe Técnico es de aprobación ir al
paso 30.
00:05:00
Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
29
Enviar un memorando a los responsables del Proceso
Gestión Cooperación Internacional (Convenios Bilaterales); o
Notificar Negación un Oficio/Mail a la Institución de Educación Superior o al
Estudiante, notificando la negación de la Solicitud de manera
motivada. Finalizar el proceso.
00:10:00
Subsecretario de Fortalecimiento Notificación de
Negación
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
30
Presentar a
Comité
Asistir al Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas
para presentar el "Informe Técnico de Solicitud" al proceso de
Resolución de Comité. Y enviar el Informe Técnico a los
encargados de Comité para que elaboren el Extracto del Acta
de resolución.
00:10:00
Subsecretario de Fortalecimiento
Informe Técnico
del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
31
Codificación de
Bases
Recibir mediante memorando el Extracto del Acta de
Resolución por parte de la Directora de Monitoreo.
Actualizar las Bases de Postulación colocando el número de
Comité, fecha y modificación realizada en el listado de
universidades y almacenarlo en la carpeta compartida de la
Dirección de Orientación..
8:00:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de
Bases de Postulación
Programas de Fortalecimiento del Actualizadas
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
32
Realizar la respectiva actualización de la Base de datos del
Actualizar Base de
Listado de Universidades, almacenar esta información en la
Datos
Carpeta Compartida de la Dirección de Orientación.
00:02:00
Analista de Orientación y Diseño Listado de
de Programas de Fortalecimiento Universidades
actualizado
del Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
-Acta de Resolución
33
Elaborar un memorando a la Directora de Monitoreo indicando
Notificar Listado
Directora de Orientación y Diseño
la inclusión o exclusión de una Universidad al Listado de
16:00:00 de Programas de Fortalecimiento
de Universidades
Universidades para que sea publicado en el portal Web,
para ser publicado
del Conocimiento y Becas
adjuntando las Bases de Postulación actualizadas.
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
-Acta de Resolución
34
Notificar
Resultado
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Metodología para la determinación
de listados de universidades para
adjudicación de becas
-Acta de Resolución
Elaborado Por:
Fecha:
Verificar si la Universidad solicitada cumple con los lineamientos de la
Metodología por cada área de conocimiento, analizar la posición de la
Universidad solicitante en los Rankings Académicos de
reconocimiento mundial.
Realizar el Informe Técnico el cual se detalla los Antecedentes,
Análisis del Costo de Vida en el país extranjero, Análisis Costo
Beneficio, y la posición de la Universidad en los Rankings, donde los
resultados deben estar reflejados y enviar un memorando a la
Coordinadora Técnica.
Analizar la oferta de los beneficios.
Corregir las observaciones realizadas por la Coordinadora
Analizar el memorando/mail del Informe Técnico y verificar si
es correcto.
Si el informe no es correcto continuar al paso 21,
caso contrario ir al paso 22.
Analizar el memorando del Informe Técnico y verificar si es
correcto.
Si el informe no es correcto continuar al paso 27,
caso contrario ir al paso 28.
Elaborar y enviar un memorando/ oficio/ mail (de ser el caso)
sobre el resultado de la solicitud dirigido a: Gestión de
Cooperación Internacional, Instituciones de Educación
Superior y/o estudiantes.
Finalizar el Proceso.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
22/01/2015
40:00:00
Revisado Por:
Fecha:
-Bases de Postulación
Actualizadas
-Listado de
Universidades
actualizado
Subsecretario de Fortalecimiento Notificación de
resultado
del Conocimiento y Becas
OBSERVACIONES
Katiuska López
Silvana Guerrero
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Comité se reúne cada 15
días
Geannine Alvarado
24/02/2015
MANUAL DE PROCESOS
C
E
COOPERACIÓN
POSTULANTES
INTERNACIONAL
Y GESTIÓN DE
PRESELECIONADOS
CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES
R
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
Código:
GB.01.004.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y
COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
Fecha:
14/01/2015
SUBPROCESO
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE
CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
Versión:
1.0
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Pág. 1
Elaborar un Informe Técnico de criterio y pertinencia para dar un sustento de decisión en la
gestión de convenios bilaterales a la Dirección de Cooperación Internacional.
OBJETIVO: Coordinar, articular, definir y ejecutar las competencias de los compromisos adquiridos entre
la SENESCYT y las partes intervinientes en relación a la aplicación a los convenios de
implementación de la política.
Desde recibir mediante memorando el Borrador de propuesta de Instrumento Internacional y
S
la Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia por parte de la Dirección de
Cooperación Internacional. Hasta enviar mediante memorando el Informe Técnico de criterio y
pertinencia a la Dirección de Cooperación Internacional.
ALCANCE:
O desde elaborar el borrador del Convenio o emitir observaciones al borrador del Convenio
realizado por la Institución Pública (según sea el caso).
Hasta recibir el Convenio firmado por parte de Contratación Pública para archivarlo y
guardarlo en la Carpeta compartida de la Dirección de Orientación.
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Borrador de propuesta de Instrumento Internacional
Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia
Solicitud de Intereses de cooperación
Solicitud de elaboración de Convenio
Borrador de Convenio
Convenio con observaciones corregidas
Convenio con observaciones
Convenio firmado (copia)
Dirección de Cooperación Internacional
Institución Pública
Institución Pública
Contratación Pública
Contratación Pública
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Informe Técnico de criterio y pertinencia
Borrador de Convenio para revisión
Borrador de Convenio
Convenio firmado
Dirección de Cooperación Internacional
Institución Pública
Contratación Pública
Carpeta compartida Dirección de Orientación
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Constitución de la República del Ecuador
Acuerdo 2012-029 con fecha 03 de abril del 2012. Política Pública de la SENESCYT para el fomento del talento humano.
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
BASE NORMATIVA
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Diego Salazar
Elaborado Por:
Revisado Por:
Christian Gavilanes
Fecha:
14/01/2015
Fecha:
Sara Sanchez
Andrea Chacón
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
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MANUAL DE PROCESOS
PROCESO
SUBPROCESO
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
4
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE CONVENIOS
Versión:
INTERINSTITUCIONALES
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
MACROPROCESO
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
GB.01.004.
14/01/2015
1.0
Pág. 3
UNID. EJEC.
1
Definir términos
de Convenio
Recibir mediante memorando por parte de la
Dirección de Cooperación Internacional el Borrador
de propuesta de Instrumento Internacional y la
Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia,
y la Solicitud de Intereses de cooperación.
Definir las políticas a seguir y requerimientos para
establecer convenios de Cooperación Internacional.
8:00:00
-Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
-Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Secretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
3
Elaborar un Informe Técnico de criterio y pertinencia,
Elaborar informe
donde se indique las razones del beneficio de la
de pertinencia
relación.
16:00:00
Coordinadora Técnica de la Dirección
de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
4
Recibir el Informe Técnico por parte de la
Coordinadora Técnica y verificar si cumple con lo
Revisar Informe
acordado.
Técnico
Si está correcto ir al paso 6, caso contrario ir al paso
5.
6:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
5
Colocar
observaciones y
solicitar
correcciones
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Aprobar Informe Aprobar el Informe Técnico siempre y cuando todo
Técnico
esté correcto.
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Recibir el Informe Técnico por parte de la Directora
Revisar Informe de Orientación y verificar si cumple con lo acordado.
Técnico
Si está correcto ir al paso 9, caso contrario ir al paso
8.
12:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Secretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
Colocar
observaciones y
solicitar
correcciones
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Secretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
9
Aprobar el Informe Técnico siempre y cuando todo
Autorizar
esté correcto.
Informe Técnico
Finalizar el proceso.
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
10
Recibir mediante oficio o correo electrónico la
solicitud de elaboración de Convenio por parte de la
Elaborar
Institución Pública y proceder con la realización del
borrador de
borrador de Convenio incluyendo todas las
Convenio (de ser
obligaciones pactadas (en caso de que la Institución
el caso)
Pública solicite elaborar).
Continuar con el paso 12.
8:00:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
11
Emitir
observaciones/
Aprobar el
borrador de
Convenio
8:00:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
12
Recibir mediante correo electrónico el borrador del
Convenio y verificar si cumple con lo acordado con la
Revisar borrador
Institución Pública en base a la normativa vigente.
de Convenio
Si es correcto ir al paso 14, caso contrario ir al paso
13.
6:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Solicitar
correcciones
Devolver a la Coordinadora el borrador del Convenio
mediante correo electrónico adjuntando las
observaciones correspondientes para que sea
corregido.
Regresar al paso 11.
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Aprobar borrador
Colocar la rúbrica en el borrador del Convenio,
de Convenio /
siempre y cuando todo esté correcto y devolver
colocar
mediante correo electrónico a la Coordinadora.
observaciones
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Notificar
borrador de
Convenio
Elaborar un correo electrónico notificando el borrador
del Convenio a la parte interesada para que realice
sus observaciones.
8:00:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de Borrador de Convenio
Programas de Fortalecimiento del
para revisión
Conocimiento y Becas
16
Revisar
observaciones
del Convenio
Recibir mediante oficio o correo electrónico el
Convenio con observaciones corregidas por parte de
la Institución Pública y verificar si cumple con lo
acordado en base a la normativa vigente.
Si está correcto ir al paso 18, caso contrario ir al paso
17.
6:00:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
17
Emitir
Observaciones
Emitir observaciones y devolver el borrador del
convenio a la Coordinadora para su corrección si no
esté de acuerdo con las observaciones descritas.
Regresar al paso 15.
1:00:00
-Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Emitir observaciones y devolver el Informe Técnico a
la Coordinadora Técnica para su corrección si no está
de acuerdo con las observaciones descritas.
Regresar al paso 3.
Emitir observaciones y devolver el Informe Técnico a
la Directora de Orientación para su corrección si no
está de acuerdo con las observaciones descritas.
Regresar al paso 4.
Recibir mediante oficio o correo electrónico el
Borrador de Convenio por parte de la Institución
Pública y proceder con la emisión observaciones en el
Convenio (en caso de que la Institución Pública envíe
el borrador del convenio, previamente tratado el tema
mediante una reunión).
Continuar con el paso 12.
Informe Técnico de
criterio y pertinencia
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Secretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Constitución de la República del
Ecuador
Dirección de Orientación y
-Política Pública de la
Diseño de Programas de
SENESCYT
Fortalecimiento del
-Ley Orgánica de Educación
Conocimiento y Becas
Superior y su Reglamento
-Constitución de la República del
Ecuador
Dirección de Orientación y
-Política Pública de la
Diseño de Programas de
SENESCYT
Fortalecimiento del
-Ley Orgánica de Educación
Conocimiento y Becas
Superior y su Reglamento
-Constitución de la República del
Ecuador
Dirección de Orientación y
-Política Pública de la
Diseño de Programas de
SENESCYT
Fortalecimiento del
-Ley Orgánica de Educación
Conocimiento y Becas
Superior y su Reglamento
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO
SUBPROCESO
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
4
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE CONVENIOS
Versión:
INTERINSTITUCIONALES
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
MACROPROCESO
DESCRIPCIÓN
CARGO
Aprobar el borrador del Convenio siempre y cuando
todo esté correcto y el Convenio no afecte a la
Institución de manera directa.
DOCUMENTO/
REGISTRO
GB.01.004.
14/01/2015
1.0
Pág. 3
UNID. EJEC.
1:00:00
-Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
18
Aprobar
Convenio
19
Recibir y analizar el Borrador del Convenio emitido
Revisar Borrador por correo electrónico por la Directora de Orientación.
de Convenio
Si no está correcto ir al paso 20, caso contrario ir al
paso 21.
12:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
20
Colocar
Devolver el Informe por correo electrónico a la
observaciones y
Coordinadora Normativa, con las respectivas
solicitar
observaciones. Regresar al paso 16.
correcciones
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
21
Autorizar
Borrador de
Convenio
Enviar el Informe mediante un correo electrónico a
"Contratación Pública", en el cual se solicita la
elaboración del Convenio.
2:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
22
Revisar si
Contratación
Pública emite
observaciones
Verificar si Contratación Pública emite observaciones
en el Borrador del Convenio.
Si existen observaciones regresar al paso 16, (si es
necesario acudir a Contratación Pública para revisar
alguna inquietud); caso contrario, si no existen
observaciones pasar a la actividad 23.
8:00:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
23
Recibir una copia del Convenio firmado mediante
correo electrónico por parte de Contratación Pública.
Guardar el Convenio firmado en la Carpeta
Archivar copia de
Compartida de la Dirección de Orientación para que
Convenio
sea de conocimiento de los Analistas de la
Subsecretaría.
Terminar proceso.
0:30:00
Coordinadora Normativa de la
Dirección de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
14/01/2015
Revisado Por:
Fecha:
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
OBSERVACIONES
Subsecretaría de
Borrador de Convenio Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Convenio firmado
2 semanas de demora
en Contratación Pública
Dirección de Orientación y
Diseño de Programas de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Sara Sanchez
Andrea Chacón
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
Código:
GB.01.005.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y
COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
Fecha:
28/01/2015
ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS
Versión:
O REFORMAS
SUBPROCESO
1.0
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
C
ELABORACIÓN DE BASES DE
PROGRAMAS
DE BECAS O
POSTULANTES
REFORMAS
PRESELECIONADOS
E
Pág. 1
OBJETIVO:
Elaboración de Bases o Reformas de los diferentes Programas de Becas que oferta la
Senescyt a través de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas a la
sociedad.
ALCANCE:
Desde la utilización de la Política Pública, Acuerdos y Disposiciones, la organización de la
estrategia, y la definición de los lineamientos y políticas. Hasta la presentación de la
Propuesta de las Bases del Programa ante Comité Institucional de Becas y Ayudas
Económicas para su aprobación, o hasta la notificación de las Bases de Postulación
actualizadas y sus Reformas a la Directora de Monitoreo y al IFTH.
S
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Presidente de la República del Ecuador
Compromiso Presidencial (de ser el caso)
Acuerdos, Política Pública
Disposiciones
Listado de Universidades actualizado
Metodología de Cuantía Variable
Solicitud de Reformas en Bases de Postulación
(de ser el caso)
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
Carpeta compartida Dirección Orientación
Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Extracto del Acta de Resolución
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Presentación de Propuesta de Bases del Programa
Informe
Bases de Postulación actualizada
#!
#!
##
#
-Bases de Postulación actualizada
-Reformas ( Extracto del Acta de Resolución )
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de
formación académica en el exterior.
Acuerdo 2012-029 con fecha 03 de abril del 2012. Política Pública de la SENESCYT para el fomento del talento humano.
Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas.
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Diego Salazar
Elaborado Por:
Revisado Por:
Christian Gavilanes
Fecha:
28/01/2015
Fecha:
Andrea Chacón
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
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MANUAL DE PROCESOS
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
Nivel:
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
4
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS O
Versión:
REFORMAS
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
GB.01.005.
28/01/2015
1.0
Pág. 3
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
1
Coordinar la
estrategia
Utilizar la Política Pública, Reglamentos, Acuerdos y
Disposiciones emitidas por el Secretario de
Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación para organizar la estrategia, así como el
Compromiso presidencial para la creación de un
programa de becas (de ser el caso), y definir los
lineamientos y políticas que se deberán seguir.
En el caso de que se requiera la elaboración de las
Bases de Postulación ir al paso 2, caso contrario si
se trata de Reformas a las Bases de Postulación ir al
paso 15.
2
Verificar la
factibilidad del
programa
Comprobar si la creación del programa de Becas
tiene beneficio para la sociedad y determinar el
grupo objetivo.
3
Definir las bases de la construcción del programa en
Determinar la
base a los lineamientos requeridos por las
arquitectura del
autoridades, y designar a los Analistas a cargo de
programa
cada programa.
8:00:00
-Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Coordinadora Normativa / Técnica
de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento
y Diseño de Programas
para el otorgamiento de becas.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT.
4
Definir las
variantes del
programa
Puntualizar y distinguir las diferentes variantes de
fondo del programa.
8:00:00
-Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Coordinadora Normativa / Técnica
de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento
y Diseño de Programas
para el otorgamiento de becas.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT.
5
Elaborar
Borrador de
Bases del
Programa
Utilizar el Listado de Universidades actualizado; y la
Metodología de cuantía Variable (de ser el caso),
-Coordinadora Normativa / Técnica
para elaborar el borrador de cada programa de
de Orientación y Diseño de
becas. Determinar tiempos, montos y condiciones de
Programas de Fortalecimiento del
24:00:00 Conocimiento y Becas
financiamiento del programa de estudios.
-Analista de Orientación y Diseño de
Si es un nuevo programa nuevo empieza revisando
Programas de Fortalecimiento del
la Coordinación Técnica, si es un programa antiguo
Conocimiento y Becas
se encarga de incorporar los nuevos cambios la
Coordinación Normativa.
Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento
y Diseño de Programas
para el otorgamiento de becas.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT.
6
Revisar
Borrador de
Bases del
Programa
Verificar el Borrador de las Bases del Programa, si
está correcto continuar con el paso 9, caso contrario
ir al paso 7.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Solicitar
correcciones
Devolver a las Coordinadoras el Borrador de las
Bases del Programa adjuntando las observaciones
correspondientes para que sea corregido junto con
sus Analistas.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
Corregir
Borrador de
Bases del
Programa
Realizar las correcciones solicitadas tomando en
cuenta las observaciones realizadas por las
Directoras o el Subsecretario (de ser el caso).
8:00:00
-Coordinadora Normativa / Técnica
de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Analista de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
9
Aprobar
Borrador de
Bases del
Programa
Aprobar las Bases del Programa, siempre y cuando
todo esté correcto.
Notificar mediante correo electrónico el Borrador de
las Bases del Programa al Subsecretario con copia a
la Directora de Monitoreo para que puedan revisar.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
10
Colocar
observaciones
en el Borrador
de Bases del
Programa
Emitir observaciones en el Borrador de las Bases del
Programa para que sean consideradas e incluidas
siempre y cuando se ajusten a la realidad operativa
de la Dirección. Se solicita observaciones solo en
caso de programas antiguos para retroalimentación.
Regresar al paso 6.
8:00:00
Directora / Coordinadores de
Monitoreo, Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
11
Revisar
Borrador de
Bases del
Programa
Verificar el Borrador de las Bases del Programa, si
está correcto y se ajusta con los requerimientos
institucionales continuar con el paso 14, caso
contrario ir al paso 13.
112:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
12
Solicitar
correcciones
Devolver a la Directora de Orientación el Borrador
de las Bases del Programa adjuntando las
observaciones correspondientes para que sea
corregido.
Regresar al paso 6.
24:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Autorizar
Propuesta de
Bases del
Programa y
Elaborar
Memorando
Sumillar las Bases de Postulación (versión final),
siempre y cuando todo esté correcto.
Elaborar un memorando y enviar al Proceso de
"Resolución de Comité".
24:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Propuesta de Bases
del Programa
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Presentar la
Propuesta de
Bases ante
Comité
Presentar y poner a consideración la Propuesta de
Bases de Postulación sumilladas, al proceso de
"Resolución de Comité" para su aprobación.
Finalizar el Proceso.
8:00:00
-Coordinadora Normativa / Técnica
de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Propuesta de Bases
del Programa
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
-Codificación del Reglamento
de Fortalecimiento del
para el otorgamiento de becas.
Conocimiento y Becas
-Subsecretario de Fortalecimiento
del Conocimiento y Becas
-Directora de Orientación y Diseño
de Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
OBSERVACIONES
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
-Política Pública de la
SENESCYT.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
16:00:00 Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento
y Diseño de Programas
para el otorgamiento de becas.
de Fortalecimiento del
-Política Pública de la
Conocimiento y Becas
SENESCYT.
Si la persona encargada de
realizar el borrador de las
Bases de Postulación es un
Analista de Orientación,
tendrá que pasar la revisión
por su respectiva
Coordinadora antes de la
revisión por la Directora y el
Subsecretario.
Puede presentar en Comité la
Coordinadora que esté mas
involucrada en la elaboración
de las Bases o a su vez la
Directora de Orientación.
MANUAL DE PROCESOS
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
Nivel:
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
4
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN
Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS O
Versión:
REFORMAS
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
DESCRIPCIÓN
CARGO
15
Emitir
disposición de
Reformar las
Bases de
Postulación
Recibir mediante memorando la solicitud de
Reformas en Bases de Postulación por parte de la
Directora de Monitoreo (de ser el caso).
Solicitar reformar las Bases de Postulación en el
caso que se requiera mejorar.
16
Realizar el Informe en el cual se solicita la
elaboración de la Reforma y enviar por correo
Elaborar Informe electrónico a la Coordinadora Normativa (de ser el
caso) o enviar directamente a la Directora de
Orientación.
17
Revisar Informe
18
Colocar
Devolver el Informe por correo electrónico a la
observaciones y
Coordinadora Normativa, con las respectivas
solicitar
observaciones. Regresar al paso 16.
correcciones
19
Aprobar Informe
20
Revisar Informe
21
DOCUMENTO/
REGISTRO
GB.01.005.
28/01/2015
1.0
Pág. 3
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
16:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
-Codificación del Reglamento
de Fortalecimiento del
para el otorgamiento de becas.
Conocimiento y Becas
8:00:00
-Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
-Analista de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dar el visto bueno sobre el Informe y enviar por
correo electrónico al Subsecretario de
Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su
revisión.
1:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Recibir y analizar el Informe emitido por correo
electrónico por la Directora de Orientación.
Si no está correcto ir al paso 21, caso contrario ir al
paso 22.
6:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Colocar
Devolver el Informe por correo electrónico a la
observaciones y
Directora de Orientación, con las respectivas
solicitar
observaciones. Regresar al paso 17.
correcciones
1:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
22
Autorizar
Informe de
Reformas y
Elaborar
memorando
Sumillar y firmar el Informe de Reformas en Bases
de Postulación (versión final), siempre y cuando
todo esté correcto.
Elaborar un memorando y enviar al Proceso de
"Resolución de Comité".
1:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Informe
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
23
Presentar el
informe de
Reformas ante
Comité
Presentar y poner a consideración el Informe de
Reformas en Bases de Postulación sumillado y
firmado, al proceso de "Resolución de Comité" para
su aprobación.
0:15:00
Coordinadora Normativa / Técnica de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
Informe
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
-Codificación del Reglamento
de Fortalecimiento del
para el otorgamiento de becas.
Conocimiento y Becas
24
Codificar las
Bases de
Postulación
Recibir mediante memorando el Extracto del Acta
aprobado por la Directora de Monitoreo.
Posteriormente proceder con la codificación y
actualización de las Bases de Postulación
correcpondientes, almacenarlo en la carpeta
compartida de la Dirección de Orientación y
reasignar mediante memorando a la Directora de
Orientación.
4:00:00
Coordinadora Normativa de
Orientación y Diseño de Programas
de Fortalecimiento del Conocimiento
y Becas
Bases de Postulación y Diseño de Programas
actualizada
de Fortalecimiento del
Notificar Bases
de Postulación
actualizada y su
Reforma
Notificar mediante memorando a la Directora de
Monitoreo y al IFTH que las Bases de Postulación
han sido modificadas, adjuntar las Bases de
Postulación codificadas y las Reformas (Extracto del
Acta de Resolución).
Finalizar el Proceso.
8:00:00
Directora de Orientación y Diseño de
Programas de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Bases de Postulación
actualizada
-Reformas (Extracto
del Acta de
Resolución)
25
Elaborado Por:
Fecha:
Recibir y analizar el Informe emitido por correo
electrónico por la Coordinadora Normativa.
Si no está correcto ir al paso 18, caso contrario ir al
paso 19.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
28/01/2015
Revisado Por:
Fecha:
OBSERVACIONES
Si la persona encargada de
realizar el Informe de
Reformas en las Bases de
Postulación es el Analista de
Orientación, tendrá que pasar
la revisión por la
Coordinadora Normativa
antes de la revisión por la
Directora y el Subsecretario.
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
Depende del tiempo en el que
Comité se reuna
Dirección de Orientación
-Codificación del Reglamento
para el otorgamiento de becas.
Conocimiento y Becas
Dirección de Orientación
y Diseño de Programas
-Codificación del Reglamento
de Fortalecimiento del
para el otorgamiento de becas.
Conocimiento y Becas
Andrea Chacón
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Geannine Alvarado
24/02/2015
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MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.02.001.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
30/01/2015
PUBLICACIÓN
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Pág. 3
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
1
Diseñar 3
Propuestas de
publicidad
El proceso puede iniciar por el paso 1, 8 o 12. (de ser el
caso).
Recibir por parte del Analista de Cooperación
Internacional de Becas las Ofertas de Cooperación
Internacional, Banners o las diferentes solicitudes de
publicación de la Directora de Monitoreo/Subsecretario
de Becas.
Elaborar 3 diseños de infografías en los cuales conste la
información en detalle y los beneficios de la beca
ofertada.
2
Revisar
Propuestas
Recibir y analizar los diseños emitidos por correo
electrónico por la Analista de Comunicación de Becas.
Si no está correcto ir al paso 3, caso contrario ir al paso
4.
4:00:00
Directora de Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
3
Colocar
observaciones y
solicitar
correcciones
Realizar observaciones y solicitar la modificación de los
diseños por correo electrónico a la Analista de
Comunicación de Becas. Regresar al paso 1.
0:15.00
Directora de Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
4
Aprobar
Propuesta
Dar el visto bueno sobre los diseños y enviar por correo
electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas para su revisión.
5:00:00
Directora de Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
5
Revisar
Propuestas
Recibir y analizar los diseños emitidos por correo
electrónico por la Directora de Monitoreo.
Si no está correcto ir al paso 6, caso contrario ir al paso
7.
4:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Colocar
observaciones y
solicitar
correcciones
Realizar observaciones y solicitar la modificación de los
diseños por correo electrónico a la Directora de
Monitoreo. Regresar al paso 2.
0:15.00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Autorizar
Propuestas
Escoger un diseño para ser publicado y enviar mediante
correo electrónico a la Analista de Comunicación de
Becas, en el cual se solicita la publicación.
5:00:00
Subsecretario de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
Programar y
diagramar en
página web
Recibir por parte del Analista de Cooperación
Internacional de Becas las Ofertas de Cooperación
Internacional aprobadas para ser redactadas.
Esquematizar y ubicar la infografía publicitaria en la
página web mediante la plataforma wordpress, o a su
vez redactar la información detallada de la oferta de
Cooperación Internacional. (según sea el caso)
0:30:00
Analista de Comunicación de Becas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
9
Publicar en
página web y
Redes sociales
Difundir la infografía en el portal web y divulgar mediante
redes sociales la publicidad.
En caso de que sea una Oferta de Cooperación
Internacional o banners ir al paso 10; caso contrario si se
trata de una Oferta de Cooperación Internacional
aprobada ir al paso 11.
0:01:00
Analista de Comunicación de Becas
Publicidad
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública
-Codificación del Reglamento
-Reglamento de becas y ayudas
económicas
10
Notificar nueva
publicación
Elaborar y enviar un correo electrónico de notificación a
la Directora de Atención a la Ciudadanía, Directora de
Monitoreo y al Subsecretario de Becas; adjuntando el
link de la publicación actualizada en la página web y en
las redes sociales (de ser el caso).
Finalizar el proceso.
0:05:00
Analista de Comunicación de Becas
Publicación actualizada
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública
-Codificación del Reglamento
-Reglamento de becas y ayudas
económicas
11
Notificar la
publicación
Elaborar y enviar un correo electrónico de notificación a
la Analista de Cooperación Internacional Becas;
adjuntando el link de la publicación actualizada en la
página web y en las redes sociales.
Finalizar el proceso.
0:05:00
Analista de Comunicación de Becas
Publicación actualizada
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Política Pública
-Codificación del Reglamento
-Reglamento de becas y ayudas
económicas
12
Recibir mediante un memorando emitido por la Directora
Programar y
de Monitoreo la disposición de publicación del
cargar en página Reglamento y sus Reformas; o las Bases de Postulación
web
de cada programa de becas y sus Reformas para
cargar los documentos en el portal web de la institución.
0:30:00
Analista de Comunicación de Becas
13
Publicar en
página web
Elaborado Por:
Fecha:
Difundir el Reglamento actualizado y sus Reformas; o
las Bases de Postulación de cada programa de becas y
sus Reformas en el portal web.
Regresar al paso 10.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
30/01/2015
OBSERVACIONES
2:00:00
Analista de Comunicación de Becas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
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Analista de Comunicación de Becas
Revisado Por:
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Autoridad
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cada oferta
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento
actualizado y sus
Reformas
-Bases de Postulación
actualizada y sus
Reformas
Dirección de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
de Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Jenny Palacios
00/01/1900
-Política Pública
-Codificación del Reglamento
-Reglamento de becas y ayudas
económicas
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
30/01/2015
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MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
POSTULACIÓN UNIVERSIDADES DE EXCELENCIA
SUBPROCESO
4
GB.02.004.
Código:
17/12/2014
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Pág. 4
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
1
Revisar
documentos
Verificar los documentos, requisitos y de cada postulante en
función de las bases de postulación.
Si la información no es completa, enviar un mail de negación
de postulación explicando los motivos de la negación de la
Analista de Monitoreo,
80:00:00 Fortalecimiento del
postulación, caso contrario revisar que la carrera esté
enmarcada dentro de un área de estudio.
Conocimiento y Becas
Si la carrera no está enmarcada en un área de estudio
enviar un memo electrónicamente a la Subsecretaría de
Educación Superior para que se valide la carrera
2
Revisar tipo de
postulante
Comprobar con las bases de datos que los postulantes no
sean adjudicatarios GAR de tercer y cuarto nivel, si no es
GAR continuar con el paso 3,, caso contrario continuar con
el paso 7.
0:40:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
3
Revisar la Ficha
Socioeconómica
y documentos de
respaldo y errores
de forma.
Verificar los campos de la Ficha Socioeconómica y los
documentación de respaldo y documentos con errores de
forma corregidos en la cual debe verificar la capacidad
económica del grupo familiar y determinar la cuantía
variable del porcentaje de la beca.
Si no esta completa y correcta ir al paso 4 caso contrario al
paso 7
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Cuantía variable
porcentaje de beca
4
Solicitar
Solicitar realizar modificaciones en la documentación con
corrección de
errores de forma.
errores de forma
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Solicitud de corrección
Fortalecimiento del
de errores de forma
5
En el transcurso de 5 días recibir documentos con errores
Revisar
de forma corregidos.
correcciones de
Si la documentación es correcta ir al paso 7 caso contrario ir
errores de forma
al paso 6
40:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Elaborar mail de
negación de
postulación
Elaborar correo electrónico de Negación de Postulación ya
sea por errores de forma o por documentación incompleta.
Y finaliza el proceso.
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Actualizar base
del estado de
postulación
Actualizar en la base de datos el estado de postulación de
cada candidato llenando en la matriz.
0:05:00
8
Elaborar Informe
Realizar el Informe Técnico de Adjudicación donde se
Técnico de
detalla la calificación del postulante.
adjudicación
9
Revisar Informe
Técnico
10
-Mail de Negación de
Postulación
-Validación de carrera
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Programa de Universidades de
Excelencia
-Reformas al Reglamento
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
0:20:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Solicitar
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las
modificaciones en
observaciones correspondientes para que sea corregido.
el Informe
Regresar al paso 8.
Técnico
0:03:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
11
Aprobar Informe
Técnico
Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico de
Adjudicación, siempre y cuando todo esté correcto.
0:02:00
12
Revisar Informe
Técnico
Verifica el Informe Técnico de Adjudicación, si está correcto
continuar con el paso 14, caso contrario ir al paso 13.
0:15:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Solicitar
Devolver al coordinador el Informe Técnico de Adjudicación
modificaciones en
adjuntando las observaciones correspondientes para que
el Informe
sea corregido. Regresar al paso 10.
Técnico
0:03:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Autorizar Informe Firmar el Informe Técnico de Adjudicación, siempre y
Técnico
cuando todo esté correcto.
16:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Elaborar Borrador Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y
del Acta de
el Expediente de cada postulante, el cual será utilizado en la
lectura definitiva reunión del Comité.
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
16
Presentar Informe
Llevar el Informe Técnico de Adjudicación firmado, el
Técnico y
Expediente físico del postulante y el borrador del Acta al
borrador del Acta
proceso de "Pre Comité" para dar lectura.
a Comité
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas y/o
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Elaborado Por:
Fecha:
Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la
documentación de respaldo, que no existan irregularidades.
Si está correcto continuar con el paso 11, caso contrario ir al
paso 10.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Revisado Por:
Fecha:
-Mail de Negación de
Postulación
-Informe Técnico
Firmado
-Borrador de Acta
-Expediente físico y
escaneado
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Natalia Martinez
Daniel Díaz
00/01/1900
OBSERVACIONES
-Reglamento de Becas
-Bases de Postulación del
Comité se reúne cada 15
Programa de Universidades de
días.
Excelencia
-Reformas al Reglamento
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
17/12/2015
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MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.02.005.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
17/12/2014
POSTULACIÓN DOCENTES UNIVERSITARIOS
SUBPROCESO
1.1
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 6
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Revisar el cumplimiento de requisitos, utilizando las bases de postulación vigentes, tales como:
-Ser persona natural en goce de los derechos de ciudadanía ecuatoriana
-Ser docente universitario
-Nombramiento o Contrato de trabajo por tiempo indefinido
-Postulación a un programa de estudios en modalidad presencial que esté dentro de las 561 Universidades del
listado o convenio con 1583 Universidades Acuerdo 2013-105 y 2014-054
1
Validar
postulación
Si no se cumplen los requisitos de validación o no se adjunta la documentación, enviar mail de no precalificación
de la postulación al postulante e imprimir el expediente, archivar y actualizar matriz de PBDU. Finaliza proceso.
Solicitar al postulante convalidar la documentación en el caso de ser ilegible, no tiene firmas de responsabilidad o
de ser presentada con errores de forma. El postulante tiene un plazo de 5 días para presentar. Revisar los errores
de forma corregidos en la documentación.
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
Analista de Monitoreo,
112:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Expediente impreso
-Matriz actualizada
-Notificación de no
Dirección de Monitoreo,
precalificación
-Notificación resultados Fortalecimiento del
de la precalificación Conocimiento y Becas
-Notificación de
corrección de errores de
forma
Dirección de Monitoreo,
Baremo de Calificación Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Si cumple los requisitos y adjunta los documentos habilitantes completos, notificar vía mail al postulante que ha
sido precalificado. Caso contrario notificar vía mail al postulante que no ha sido precalificado.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
Imprimir el expediente (precalificado o no precalificado) para el Archivo Físico del Programa de Becas, se debe
actualizar la matriz en el archivo digital o base de datos.
2
Calificar en
Baremo
Asignar una calificación en el Cuadro de Baremo ubicado en la carpeta compartida
tomando en cuenta las Bases de Postulación, en la cual se analiza el criterio, las
variables y los puntos otorgados.
Área de estudio: Si la carrera no se encuentra enmarcada en el área de estudio disminuir
10 puntos en el Baremo de Calificación.
2:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
3
Elaborar
Formulario de
Validación
Llenar un formato de formulario de validación ubicado en la carpeta compartida con los
datos personales del postulante y de conformidad con los requisitos correctamente
presentados.
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
4
Revisar
Expediente y
Verificar si el expediente es correcto y cumple con todos los lineamientos, incluso revisar
Verificar si el
si el puntaje en el Baremo es igual o mayor a 45 puntos, si es correcto continuar con el
Baremo cumple
paso 7, caso contrario continuar al paso 5
con los puntajes
mínimos
0:20:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
5
Devolver para
realizar
correcciones
Devolver al Analista de Monitoreo para su corrección si el expediente se encuentra con
observaciones.
0:05:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Realizar
correcciones
Corregir los valores asignados al cuadro de Baremo y en la Ficha de Validación
considerando las observaciones del Coordinador de Monitoreo. Ir al paso 4.
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
Aprobar
expediente con
Revisar y Sumillar que el cuadro Baremo sea igual o superior a los 45 puntos y la Ficha
puntaje mayor a
de Validación. Si no cumple con el puntaje mínimo continuar al paso 8 caso contrario
lo establecido
continuar al paso 10.
en las bases de
postulación
0:10:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8
Elaborar mail de Notificar a los postulantes que no han sido precalificados, vía correo electrónico, luego se
no
debe ingresar el expediente físico en el Archivo físico del Programa de Docentes.
precalificación Continuar al paso 9.
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Mail de no
precalificación
-Expediente impreso
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
9
Actualizar
matriz
0:15:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Matriz actualizada
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Fecha de entrevista
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Ingresar en la base de datos el estado de la postulación, "No Precalificado", obteniendo
el archivo digital actualizado y finalizar el proceso.
Formulario de
Validación
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
Coordinar el día, hora y lugar para llevar a cabo la entrevista, con la empresa licitada o a
través de Comité Interno
Notificar con cinco días de anticipación vía correo electrónico a la Empresa licitada y al
Postulante. Y al Comité interno vía memorando en Quipux, el día y el lugar que se
realizará la entrevista.
10
Gestionar
entrevista
Empresa licitada o Comité interno debe entrevistar a los postulantes siguiendo los
criterios necesarios y utiliza un formulario de calificación, en el lugar y fecha designados.
Si el Postulante se encuentra fuera del país realizar la entrevista vía Skype.
Analista de Monitoreo,
80:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
a) La Empresa licitada presenta los resultados de la entrevista según los tiempos
establecidos en los Términos de Referencia en recibir los resultados.
b) Si se realiza la entrevista por medio de Comité interno, al finalizar, se recogen los
formularios y el analista tabula la información.
11
Verificar si cumple
con los puntajes
mínimos de
adjudicación
Juntar los documentos generados como la Calificación en Baremo (Perfil Académico +
Proyecto de Investigación sobre 70 puntos) y los resultados de la Entrevista (sobre 30
puntos) para determinar la puntuación total sobre 100 puntos. Si no es mayor al puntaje
establecido continuar al paso 12, caso contrario continuar al paso 13.
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
12
En caso de que el postulante no supere el puntaje mínimo establecido en las Bases de
Elaborar mail de Postulación; proceder a elaborar y enviar un correo electrónico de no precalificación.
no preArchivar correo electrónico en el expediente.
calificación
Actualizar el formulario de validación, imprimirlo y firmarlo. Pasar a la coordinación para
la revisión, quien lo firma. Actualizar el expediente. Y finaliza el proceso.
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Mail de notificación de
Fortalecimiento del
no pre-calificación
Conocimiento y Becas
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
4
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.02.005.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
17/12/2014
POSTULACIÓN DOCENTES UNIVERSITARIOS
SUBPROCESO
1.1
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 6
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
UNID. EJEC.
En caso de que la calificación cumpla con el puntaje mínimo establecido en las Bases de
Elaborar mail de
Postulación; se considera como pre-calificado, elaborar y enviar un correo electrónico
pre-calificación
para su notificación. Archivar correo electrónico en el expediente.
0:10:00
14
Elaborar
Realizar el Informe Técnico de Adjudicación donde se detalla la calificación del
Informe Técnico
postulante.
de adjudicación
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la documentación de respaldo,
Revisar Informe
que no existan irregularidades. Si está correcto continuar con el paso 17, caso contrario ir
Técnico
al paso 16.
0:20:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
16
Solicitar
modificaciones
en el Informe
Técnico
0:03:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
17
Aprobar Informe Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico de Adjudicación, siempre y cuando
Técnico
todo esté correcto.
0:02:00
18
Revisar Informe Verifica el Informe Técnico de Adjudicación, si está correcto continuar con el paso 20,
Técnico
caso contrario ir al paso 19.
0:15:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
19
Solicitar
modificaciones
en el Informe
Técnico
0:03:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
20
Autorizar
Firmar el Informe Técnico de Adjudicación, siempre y cuando todo esté correcto.
Informe Técnico
16:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
22
Elaborar
Borrador del
Acta de lectura
definitiva
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
23
Presentar
Informe Técnico Llevar el Informe Técnico de Adjudicación firmado, el Expediente físico del postulante y el
y borrador del
borrador del Acta al proceso de "Pre Comité" para dar lectura.
Acta a Comité
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas y/o
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Elaborado Por:
Fecha:
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes
para que sea corregido. Regresar al paso 14.
Devolver al coordinador el Informe Técnico de Adjudicación adjuntando las
observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 16.
Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y el Expediente de cada
postulante, el cual será utilizado en la reunión del Comité.
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
DOCUMENTO/
REGISTRO
Revisado Por:
Fecha:
Dirección de Monitoreo,
Mail de notificación de
Fortalecimiento del
pre-calificación
Conocimiento y Becas
-Informe Técnico
Firmado
-Borrador de Acta
-Expediente físico y
escaneado
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Johanna Calderón
Francisco Córdova
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
OBSERVACIONES
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
doctorado (PhD) para Docentes de
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
-Reglamento de becas
-Bases de Postulación del
Programa de Becas para
Comité se reúne cada 15
doctorado (PhD) para Docentes de
días.
Universidades y Escuelas
Politécnicas.
-Reformas al Reglamento
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
17/12/2015
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Ingresar esta documentación en la carpeta compartida de becas. Identificar con número de cédula y apellidos y nombres completos. Llenar campos de Informe de
Validación con observaciones según va revisando cada campo de la misma verificando con la documentación descargada.
Recibir de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas el Reglamento de Ayudas Económicas y sus
respectivas reformas.
Ingresar al Sistema de Ayudas Económicas y descargar del sistema la documentación de cada Solicitante que se debe validar (-Requisitos Generales -Requisitos
específicos para cada Línea de Ayuda Económica -Requisitos para ser Beneficiario del 100% de la Ayuda Económica)
Documentos de respaldo de la Ficha Socioeconómica (De acuerdo a las Bases de Postulación, Instructivos y Reglamentos)
DESCRIPCIÓN
0:15:00
0:03:00
Sumillar expediente, una vez verificado los requisitos generales y específicos según sea el caso de la Ayuda Económica.
Pre Aprobar
expediente
Elaborar Informe
Realizar el Informe Técnico donde se detalla la calificación del solicitante.
Técnico
Revisar Informe Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la documentación de respaldo, que no existan irregularidades. Si está
Técnico
correcto continuar con el paso 9, caso contrario ir al paso 8.
Solicitar
modificaciones
en el Informe
Técnico
Aprobar Informe
Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico, siempre y cuando todo esté correcto.
Técnico
Revisar Informe
Verifica el Informe Técnico, si está correcto continuar con el paso 12, caso contrario ir al paso 11.
Técnico
Solicitar
modificaciones
en el Informe
Técnico
Autorizar
Firmar el Informe Técnico, siempre y cuando todo esté correcto.
Informe Técnico
Elaborar
Borrador del
Acta de lectura
definitiva
Presentar
Informe Técnico Llevar el Informe Técnico firmado, el Expediente físico del solicitante y el borrador del Acta al proceso de "Pre Comité" para dar
y borrador del
lectura.
Acta a Comité
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Fecha:
Elaborado Por:
0:02:00
Corregir las observaciones realizadas por el Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas y regresar al paso
2
Realizar
correcciones
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y el Expediente de cada solicitante, el cual será utilizado en la reunión del
Comité.
Devolver al coordinador el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso
8.
-Informe Técnico
Firmado
-Borrador de Acta
-Expediente físico y
escaneado
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo,
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas y/o
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Fecha:
Jonathan Fiallos
Francisco Córdova
#¡REF!
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Revisado Por:
1:00:00
0:10:00
Conocimiento y Becas
16:00:00 Fortalecimiento del
0:03:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Analista de Monitoreo,
16:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Coordinador de Monitoreo,
4:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Analista de Monitoreo,
1:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Coordinador de Monitoreo,
0:20:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
4
UNID. EJEC.
-Expediente físico /
escaneado
-Informe de Validación Dirección de Monitoreo,
-Solicitud de Negación
Fortalecimiento del
Informe de Validación
Conocimiento y Becas
-Notificación de
corrección de errores
de forma
DOCUMENTO/
REGISTRO
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Solicitar cambios
Indicar al Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas las modificaciones o errores identificados en el expediente.
en expediente
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6.
RESPONSABLE
CARGO
Analista de Monitoreo,
40:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
3
Revisar el expediente validado y documentación adjunta.
En caso de que el expediente sea correcto continuar con el paso 5 caso contrario ir al paso 3
Si la documentación es convalidable se debe solicitar la corrección de errores de forma. En el transcurso de 5 días, debe revisar correcciones de forma
(convalidación). Si se realizaron las correcciones de forma, se debe actualizar Informe de Validación, imprimir firmar entregar el expediente físico al Coordinador
de Monitoreo, grabar en carpeta compartida y continuar con el paso 2, caso contrario se debe elaborar la notificación de negación, adjuntar Informe de
Validación, enviar vía correo electrónico al Solicitante, e imprimir el mail y adjuntar al expediente.
Si la documentación está incompleta o no es convalidable, se debe elaborar Notificación de Negación indicando los motivos que sobrepasa los Umbrales o que la
documentación es incompleta, adjuntar Informe de Validación, enviar vía correo electrónico al Solicitante, imprimir el mail y adjuntar al expediente.
En caso de que cumpla con los Umbrales de vulnerabilidad económica y si los documentación cumplen con los requerimientos del LAE, se debe grabar en
carpeta compartida, imprimir, firmar Informe de Validación y entregar el expediente físico al Coordinador de Monitoreo para continuar con el paso 2.
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
POSTULACIÓN AYUDAS ECONÓMICAS
Versión:
Revisar
expediente preaprobado
los documentos
Debe revisar los Umbrales de vulnerabilidad económica y realizar observaciones en el Informe de Validación, debe además revisar el cumplimiento de los demás
Verificar y validar requisitos. Posteriormente debe enviar un solo correo electrónico en que se indique los resultados de estas revisiones al solicitante.
ACTIVIDAD
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
MANUAL DE PROCESOS
2
1
Nº
SUBPROCESO
PROCESO
MACROPROCESO
4
Fecha:
Aprobado Por:
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
Reglamento Ayudas Económicas
Reformas al Reglamento
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
1.1
Pág. 4
17/12/2014
GB.02.006.
17/12/2015
Giovanna Córdova
Comité se reúne cada 15
días.
OBSERVACIONES
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MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Fecha:
BECAS
PRE COMITÉ
SUBPROCESO
GB.02.007.
Código:
22/12/2014
1.1
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
Comunicar y difundir el cronograma de fechas en las que
el Comité se reunirá, vía Oficio al (IFTH) y por correo
Notificar el
electrónico a los Analistas Responsables de los procesos
cronograma de fechas
involucrados (SENESCYT) con el objetivo que los
de Comité
presenten sus Informes Técnicos o Solicitudes a ser
aprobadas en Comité.
0:20:00
Analista de Monitoreo
Seguimiento y Evaluación de
programa de Becas (jurídico)
UNID. EJEC.
Notificación de
Cronograma de Comité
Recibir y revisar por parte de los Analistas Responsables
de los procesos involucrados el Informe Técnico
respectivo, el Borrador del Acta (de ser el caso), el
-Analista de Monitoreo,
Expediente escaneado y otras solicitudes del IFTH (de
Fortalecimiento del
32:00:00
ser el caso).
Conocimiento y Becas (jurídico)
Si es correcto ir al paso 3, Si es incorrecto y es una
-Analista de Control Previo
solicitud interna del SENESCYT continuar con el paso 4,
si es solicitud externa del IFTH ir al paso 5.
2
Revisar Informes
Técnicos
3
Realizar la actualización de la base de datos con el
Actualizar base de
objetivo de llevar un registro interno y poder realizar
adjudicaciones (de ser consultas cuando se requiera, obtener estadísticas y
el caso)
realizar monitoreo (de ser el caso de Adjudicaciones).
Continuar con el paso 8.
4
Solicitar correcciones
y documentación
faltante
5
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Realizar observaciones al Informe Técnico recibido en
caso de que existan errores en la documentación y se
requiera documentos faltantes; enviar vía correo
electrónico la Notificación al Analista Responsable del
Proceso involucrado.
Regresar al paso 2.
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Verificar el tipo de
error
Comprobar el tipo de error en Informe Técnico y
Expediente escaneado. Si son errores por falta de
documentación ir al paso 6, y si son errores de forma ir al
paso 7.
4:00:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
6
Solicitar
documentación
faltante
Elaborar un oficio con la Notificación de los documentos
faltantes dirigido directamente al IFTH.
Regresar al paso 2.
4:00:00
Analista de Control Previo
7
Solicitar correcciones
Notificar mediante correo electrónico a los Analistas IFTH
que presentaron el Informe Técnico, corregir los errores
16:00:00 Analista encargado IFTH
de forma en la documentación.
Regresar al paso 2.
8
Sumillar Informe
Técnico
En caso de que el Informe Técnico haya sido aprobado,
colocar 2 sumillas de autorización, una por cada
funcionario que revisa.
32:00:00
9
Elaborar borrador del
Acta General
Elaborar el borrador del Acta general, tomado como
referencia los Informes Técnicos y Solicitudes de todo
tipo.
10
Revisar borrador del
Acta General
Realizar una revisión conjunta del borrador del Acta
general. Si es incorrecto ir al paso 11, caso contrario ir al
paso 12.
11
12
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Notificación de errores
en Documentación
-Notificación de
Documentos faltantes
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Notificación de
Documentos faltantes
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Notificación de errores en
Documentación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
6:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
1:00:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Corregir Acta General Realizar modificaciones en el borrador del Acta general.
0:30:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Realizar hipervínculos
Enlazar electrónicamente el borrador del Acta general a
en el acta de los
los Expedientes escaneados (de ser el caso).
expedientes
Finalizar el proceso.
escaneados
0:30:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Diego Salazar
Christian Gavilanes
22/12/2014
Revisado Por:
Fecha:
Borrador de Acta
OBSERVACIONES
Por cada Comité se realiza
esta actividad
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Elaborado Por:
Fecha:
Pág. 3
DOCUMENTO/
REGISTRO
Alejandro Perez
Daniel Díaz
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
30/12/2014
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MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Código:
GB.02.008.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Fecha:
22/01/2014
RESOLUCIÓN DE COMITÉ
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 4
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
Verificar quórum del
comité
Recibir del Proceso de Pre Comité el Borrador del Acta y de la
Dirección de Orientación las Bases de Postulación de cada
Programa y sus reformas, las Disposiciones Transitorias y las
Solicitudes de Oficio provenientes de SENESCYT o IFTH,
otros (de ser el caso).
Constatar la presencia de los integrantes miembros del Comité
(con voz y voto):
a.- El/la Subsecretario/a General de Ciencia, Tecnología e
Innovación o su delegado/a;
b.- El/la Subsecretario/a General de Educación Superior o su
delegado/a;
c.- El/la Coordinador(a) General de Planificación o su
delegado/a;
d.- El/la Subsecretario/a de Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas o su delegado/a.
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
0:02:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
OBSERVACIONES
El Comité se reunirá
previa convocatoria por
parte de su Presidente,
cuando los considere
necesario.
Y sus invitados (con voz pero sin voto):
- El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica o su
delegado
- El/la Director/a de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de
Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
- Otros invitados que el comité considere necesario
2
Dar lectura del Orden Leer detalladamente el cronograma de actividades y temas a
del Día
tratarse en la sesión
0:03:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
3
Autorizar los temas a tratarse y su cronología. Las resoluciones
Aprobar Orden del Día se tomarán por mayoría simple de votos. En caso de empate,
el Presidente tendrá voto dirimente.
0:02:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
4
Dar lectura al Borrador del Acta el cual contiene, Informes
Leer la solicitud a los
Técnicos, Solicitudes de Becarios, instituciones, bases de
Miembros del Comité
postulación, reformas, otros.
0:10:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Hay casos que se
demoran en explicar. Ej:
terminaciones de
contrato
5
Revisar solicitud
Verificar que la solicitud cumpla todos los parámetros
establecidos en el Reglamento, cumplimiento de las políticas,
las puntuaciones globales y la disponibilidad de recursos (de
ser el caso). Si no es correcto continuar con la siguiente
actividad, caso contrario ir a la actividad 11.
0:10:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Casos de modificación
de contrato de
financiamiento se
demora promedio de 5
minutos.
6
Consultar a los
invitados
Realizar consultas a aquellas personas consideradas como
invitadas o sus delegados, quienes podrán opinar con voz pero
sin voto.
Ir a los pasos 7 o 8 o 9.
0:01:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
7
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución.
Continuar a la actividad 10.
0:02:00
Instituto de Fomento al Talento
Humano
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
8
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución.
Continuar a la actividad 10.
0:02:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
9
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución.
Continuar a la actividad 10.
0:02:00
Coordinador General de
Asesoría Jurídica o su
delegado/Subsecretaría de
Educación Superior
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
10
Redactar las
Transcribir la resolución efectuada en consenso por los
modificaciones de la Miembros del Comité y por las personas invitadas.
Resolución de Comité Continuar al paso 12.
0:05:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
0:01:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
11
Aprobar Solicitud
Autorizar los casos de Adjudicaciones, Solicitudes de Becarios
y de Oficio, Bases de Postulación, Reformas al Reglamento,
resolver impugnaciones y casos de terminación de contrato, y
demás atribuciones que le asignare la ley o el reglamento al
Comité.
12
Leer la posible Acta
de Resolución
Dar lectura de la posible Acta de Resolución y ponerla a
consideración de los Miembros del Comité para su revisión.
0:02:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
13
Revisar posible Acta
de Resolución
Verificar la descripción de la posible resolución tomada en
consenso por los Miembros del Comité. Si es incorrecta ir al
paso 18, caso contrario ir al paso 14.
0:01:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
14
Realizar
observaciones en la
posible resolución del
Acta
Emitir observaciones con respecto a la descripción de la
posible acta de resolución del Comité. Consultar a las personas
invitadas con voz pero sin voto.
Ir a los pasos 15 o 16 o 17.
0:03:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
15
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de
la resolución en consenso.
Regresar a la actividad 10.
0:01:00
Instituto de Fomento al Talento
Humano
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Código:
GB.02.008.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Fecha:
22/01/2014
RESOLUCIÓN DE COMITÉ
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 4
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
16
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de
la resolución en consenso.
Regresar a la actividad 10.
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
17
Emitir observaciones
Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de
la resolución en consenso.
Regresar a la actividad 10.
0:01:00
Coordinador General de
Asesoría Jurídica o su
delegado/Subsecretaría de
Educación Superior
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
18
Aprobar Acta de
Resolución
Aprobar la decisión o conclusión emitida y descrita en el Acta
de Resolución
0:02:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
19
Revisar Orden del Día
Verificar la existencia de mas solicitudes establecidas en el
Orden del Día.
Si existen más solicitudes volver al paso 4, caso contrario ir al
paso 20.
0:01:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
20
Dar por terminado el
Comité
Finalizar la Sesión del Comité.
0:01:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
21
Revisar Acta
Verificar que el Acta del Comité esté correctamente elaborada.
Si es incorrecto ir al paso 22, caso contrario ir al paso 24.
2:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
22
Solicitar
modificaciones
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
23
Corregir Acta
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
24
Aprobar Acta
Colocar "OK" en el Acta del Comité.
A su vez cargar el Acta revisada en la Carpeta compartida
CIBAE para que todos los Analistas responsables de procesos
involucrados puedan utilizar (2006 hacia atrás).
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
25
Elaborar extracto de
Acta de Comité
Realizar una síntesis de las resoluciones tomadas por Comité y
enviar por correo electrónico a la Directora para su revisión.
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
26
Revisar extracto de
Acta de Comité
Verificar que el extracto del Comité esté correctamente
elaborado.
Si es incorrecto ir al paso 27, caso contrario ir al paso 28.
0:10:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
27
Solicitar
modificaciones
Realizar observaciones en el extracto del Comité. Regresar al
paso 25.
0:10:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
28
Aprobar extracto de
Acta de Comité
Firmar el extracto del Comité y elaborar el oficio del extracto
de Comité para ser enviado al IFTH, Zonales, Atención a la
Ciudadanía y Dirección de Orientación.
En el caso de ser Adjudicación ir al paso 29, caso contrario si
es una resolución por diferentes motivos (otros) ir al paso 32.
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
29
Verificar el estado de la postulación de acuerdo a la resolución
Verificar el estado de
de Comité. En caso de no ser adjudicatario ir al paso 30, caso
la postulación
de ser adjudicatario ir al paso 31.
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
30
Notificar negación
Realizar la notificación de negación de postulación y enviar vía
correo electrónico al postulante. Finalizar el proceso.
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
31
Realizar observaciones en el Acta del Comité y solicitar
modificaciones vía correo electrónico. Continuar con el paso
23.
Realizar modificaciones en el Acta de resoluciones tomadas
por Comité y enviar por correo electrónico a la Directora para
su revisión.
Regresar al paso 21.
Realizar la notificación de adjudicación de cada Programa de
Notificar adjudicación Becas y enviarla mediante oficio al Adjudicatario.
Continuar con el paso 36.
-Acta Revisada
-Extracto del Acta de
Resolución
OBSERVACIONES
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Notificación de
Negación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Notificación de
Adjudicación
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
0:30:00
-Instituto de Fomento al
Notificación de
Talento Humano
Solicitudes de Becarios Subsecretaría de
/ instituciones / bases Fortalecimiento del
-Analista de Monitoreo,
de postulación y
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
reformas
Conocimiento y Becas (jurídico)
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Tiempo depende de
disposición de analistas
IFTH
Depende de la
convocatoria y de la
demanda de postulantes
Tiempo de notificación
es de 3 días a 1 semana
32
Elaborar notificación
de resolución (de ser
el caso)
Realizar una respuesta mediante un oficio al Becario del
resultado de la Resolución de Comité (Respuesta de su
solicitud / terminaciones unilaterales / otros), con copia a la
Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas para realizar seguimiento de la notificación y realizar las
notificaciones directamente en los casos de los años 2006
hacia atrás. (de ser el caso).
33
Revisar notificación
de resolución (de ser
el caso)
Verificar mediante una copia del oficio enviado al Becario por
parte del IFTH, el resultado de su solicitud mediante la
notificación de resolución de Comité.
Si es incorrecto continuar con el paso 34, caso contrario ir al
paso 35.
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Se recibe el reporte del
oficio mensualmente, y
realiza observaciones
constantemente
34
Realizar seguimiento
(de ser el caso)
Elaborar un oficio al IFTH solicitando que se realice
correctamente la notificación al Becario.
Regresar al paso 32.
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Existe un tiempo
promedio de 15 días
para recibir una
respuesta
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Código:
GB.02.008.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
Fecha:
22/01/2014
RESOLUCIÓN DE COMITÉ
SUBPROCESO
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
Pág. 4
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
35
Actualizar base de
datos
Realizar la actualización de la base de datos, con el objetivo
de llevar un registro interno y poder realizar consultas cuando
se requiera, obtener estadísticas y realizar monitoreo.
8:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
36
Elaborar Acta de
Resolución
Consolidar y obtener el Acta de Resolución (versión final),
describiendo las resoluciones tomadas en Comité.
1:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
37
Revisar Acta
Verificar que la Resolución del Acta esté correctamente
redactada y de conformidad con lo resuelto en el Comité.
Si no es correcto ir al paso 38 , caso contrario ir al paso 39.
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
38
Solicitar
modificaciones
Devolver el Acta de Resolución adjuntando las observaciones,
en el caso de encontrar errores.
Regresar al paso 36.
0:01:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
39
Recolectar firmas del Solicitar las firmas en el Acta de Resolución a cada uno de los
Acta de Resolución
miembros del Comité.
16:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas (jurídico)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
40
Revisar Acta
Verificar que el Acta de Resolución se encuentre
correctamente elaborada y de conformidad con lo resuelto en
Comité.
Si es correcto ir al paso 42, caso contrario ir al paso 41.
8:00:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
41
Solicitar
modificaciones
Devolver el Acta de Resolución adjuntando las observaciones,
en el caso de encontrar errores.
Regresar al paso 36.
8:00:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
42
Firmar Acta
Colocar una rúbrica en el espacio designado para cada
Miembro del Comité en el Acta de Resolución.
8:00:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
43
Archivar Acta
Archivar Acta de Resolución de Comité firmada por todos los
miembros.
Almacenar el Acta de Resolución escaneada en la carpeta
compartida CIBAE.
8:00:00
Miembros de Comité (con voz y
voto)
-Acta Firmada
escaneada
-Acta de Resolución
firmada
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
44
Elaborar el oficio que contenga el Acta de Resolución firmada
Notificar formalmente
por todos los miembros del Comité, además debe llegar una
Acta de Resolución
copia original al IFTH para su conocimiento (de ser el caso)
(de ser el caso)
Finalizar el Proceso.
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Acta Firmada
escaneada
-Acta de Resolución
firmada
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada
Programa
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
22/01/2014
Revisado Por:
Fecha:
Base de Datos
actualizada
OBSERVACIONES
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Alejandro Perez
Daniel Díaz
00/01/1900
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
30/12/2014
MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
4
GB.02.009.
Código:
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
PROCESO
SUBPROCESO
DESEMBOLSO
17/12/2014
1.1
Versión:
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
C
E
OBJETIVO:
Revisar los documentos habilitantes para autorizar la gestión del pago de dinero al becario.
ALCANCE:
Desde la revisión de documentación habilitante remitida por parte del Becario, hasta la
elaboración, revisión y entrega de la Solicitud de pago a Gestión Financiera.
S
DESEMBOLSO
POSTULANTES
Pág. 1
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Asignación de documentación
Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos.
Documentación faltante (de ser el caso)
Liquidación (en el caso de último desembolso)
Hoja de Ruta y Expediente (de ser el caso del último pago)
Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos.
Hoja de Ruta
Solicitud de Pago
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Solicitud de documentos faltantes
Becario
Expediente con documentos originales
Hoja de Ruta
Analista de Control Previo
Copias (-Matrices anteriores, contrato, reporte de progreso académico, certificado o
titulo, notas)
Expediente (-Solicitud de Pago, Hoja de Ruta, Documentos Habilitantes)
Borrador Impreso y Expediente
Expediente de pago
Solicitud de Pago
Archivo Activo Analista de Monitoreo
Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Gestión Financiera
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas.
Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas.
Bases de Postulación de cada programa correspondiente a la convocatoria del becario
Contrato de Financiamiento
Instructivos y Acuerdos expedidos por la máxima autoridad desde el año 1994 en adelante
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Código Civil
Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de
formación académica en el exterior.
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Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Revisado Por:
Fecha:
Verónica Rosero
Daniel Díaz
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
18/12/2014
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MANUAL DE PROCESOS
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
2
3
Revisar
documentación
habilitante
Recibir y revisar de Asignación Documental, desde el primer pago y los
siguientes, los documentos de acuerdo a las Bases de Postulación,
Instructivos y Reglamentos.
Analista de
Monitoreo,
0:30:00 Fortalecimiento del
Actualizar
expediente
Elaborar Solicitud de Pago, informe técnico, matriz de justificativos, hoja de
ruta, y debe sacar copias de Matriz de Justificativos, Informe Técnico y
Solicitud de pago, adjuntar documentos y enviar el expediente al Analista de
Control Previo
4:00:00 Fortalecimiento del
Conocimiento y
Becas
Analista de
Monitoreo,
Conocimiento y
Becas
4
Validar
documentación
5
Firmar Solicitud
de Pago
Verificar consistencia de datos en el expediente para firmar y posteriormente
debe notificar al Analista de Control Previo que debe retirar la documentación.
Coordinador de
Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y
Becas
6
Solicitar Pago
Elaborar memorando para pago de desembolso y enviar el comprobante físico
de pago y expediente a Gestión Financiera.
0:10:00 Fortalecimiento del
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Analista de control
0:30:00 previo
Directora de
Monitoreo,
Conocimiento y
Becas
Revisado Por:
Fecha:
17/12/2014
1.1
Pág.
5
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
Reglamento de
becas/ Reformas /
Bases de
Postulación de
cada Programa
Existe un tiempo
de espera, el cual
se demora el
becario en entregar
los documentos
-Solicitud de documentos
faltantes.
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
Reglamento de
becas/ Reformas /
Bases de
Postulación de
cada Programa
-Expediente con
documentos originales
-Hoja de Ruta
-Copias
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
Reglamento de
becas/ Reformas /
Bases de
Postulación de
cada Programa
-Expediente
-Borrador Impreso y
Expediente
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
Reglamento de
becas/ Reformas /
Bases de
Postulación de
cada Programa
Conocimiento y
Becas
Solicitar vía correo electrónico la documentación faltante, para realizar el pago
del valor justificado y regresar al paso 1. (y de todas formas se realiza el pago
del valor justificado)
Fecha:
Versión:
OBSERVACIONES
DOCUMENTO/
REGISTRO
Analista de
Monitoreo,
Solicitar
documentos
faltantes
GB.02.009.
Código:
CONTROL/ BASE
NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
16:00:00 Fortalecimiento del
En caso de que la documentación no es correcta se continua al paso 2 caso
contrario ir al paso 3
Verificar la siguiente documentación para el desembolso:
-Solicitud de Pago
-Informe técnico debidamente firmado
- Certificado académico y notas
-Copia del presupuesto
-Copia de la matriz de justificativos del primer desembolso en adelante
-Matriz de justificativos actual
-Documentación original que respalda la matriz de justificativos actual
-(Para el rubro de seguro - Adjuntar copia de póliza)
-Certificado Bancario
-Formulario de pagos al exterior
- Hoja de Ruta
- O documentación de acuerdo a las Bases de Postulación, Instructivos y
Reglamentos.
Si la documentación no es correcta se debe registrar las observaciones de
corrección en la Hoja de Ruta, debe notificar al Analista de Monitoreo que
debe retirar el expediente y regresar al punto 2
Caso contrario debe firmar la solicitud de Pago y debe enviar con Hoja de Ruta
y Documentos Habilitantes al Coordinador de Becas y continuar con el paso 5.
4
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
DESEMBOLSO
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
UNID. EJEC.
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
-Expediente de pago
-Solicitud de Pago
Dirección de
Monitoreo,
Fortalecimiento
del Conocimiento
y Becas
Verónica Rosero
Daniel Díaz
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna
Córdova
18/12/2014
MANUAL DE PROCESOS
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
4
Nivel:
GB.02.010.
Código:
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
PROCESO
LIQUIDACIÓN
SUBPROCESO
17/12/2014
1.1
Versión:
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
C
E
OBJETIVO:
Revisar los documentos habilitantes para autorizar la liquidación financiera a favor de Becario
o SENESCYT.
ALCANCE:
Desde la revisión de documentos habilitantes para la liquidación hasta el envío del
memorando de no adeudamiento, comprobante de pago, expediente de liquidación a Gestión
Financiera o el Informe Técnico a CIBAE
S
LIQUIDACIÓN
Pág. 1
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Asignación de Documentación
Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos.
Documentación faltante (de ser el caso)
Becario
Tesis digital
-Declaración de uso de Información
-Ficha de Registro de Tesis
Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Expediente de Liquidación
Hoja de Ruta
Analista de Control Previo
Memorando con valor a Pagar por el Becario
Memorando con valores por cobrar
Expediente de Liquidación
Gestión Financiera
Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Expediente de Liquidación
Memorando de Liquidación (Valores a Cobrar)
Memorando de Orden Pago Autorizado
Analista de Control Previo
Becario
Formulario de Seguimiento de Liquidación
Comprobante de Pago o impresión de comprobante de pago
Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Expediente de Liquidación
Comprobante de Pago
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Mail de solicitud de documentos faltantes
Notificación de repositorio de Tesis
Expediente de Liquidación
Hoja de Ruta
Documentos
Expediente del Becario con liquidación de valores por cobrar o por pagar
Expediente de Liquidación
Hoja de Ruta
Solicitud de confirmación de valores a cobrar
Expediente de Liquidación
Formulario de Seguimiento de Liquidación
Expediente de Liquidación
Solicitud de Pago
Becario
Dirección de Innovación de Tecnología
1er Mail de pago de deuda
1era Notificación (vía oficio)
2da Notificación (vía oficio)
3ra Notificación(vía oficio)
Becario
Analista de Control Previo
Archivo Activo de Becas
Gestión Financiera
Desembolso
Gestión Financiera
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Informe Técnico
Formulario de Seguimiento de Liquidación con Valor a Pagar
Memorando de que el Becario no adeuda a la Senescyt
Comprobante físico de pago
Expediente de Liquidación
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CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas.
Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas.
Bases de Postulación de cada programa correspondiente a la convocatoria del becario
Contrato de Financiamiento
Instructivos y Acuerdos expedidos por la máxima autoridad desde el año 1994 en adelante
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Código Civil
Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de
formación académica en el exterior.
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Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
Revisado Por:
Fecha:
Verónica Rosero
Daniel Díaz
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
18/12/2014
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MANUAL DE PROCESOS
Nivel:
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
4
GB.02.011.
Código:
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
AUTENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO
Versión:
DE TÍTULO DE BECARIOS
PROCESO
SUBPROCESO
21/01/2015
1.1
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Pág. 1
C
E
AUTENTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS PARA REGISTRO
DE TÍTULO
DE BECARIOS
POSTULANTES
OBJETIVO:
Establecer el procedimiento correspondiente para la validación y revisión de documentos
habilitantes para el registro de título de becarios.
ALCANCE:
Desde la solicitud de documentación requisito para el Registro de Título de Becarios hasta la
firma de autorización del Memorando en el cual se adjunta: el Informe Técnico de Registro de
Titulo Consolidado, la Matriz de Registro de Título Consolidado de Becarios IFTH/ SENESCYT
y la documentación requisito de respaldo revisada, para ser enviado a Registro de Título para
su gestión.
S
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
Becario
Becario
Procedimiento para el Registro de Título de Becarios
Requisitos de Registro escaneados o físicos
Documentación faltante
Instituto de Fomento al Talento Humano
Documentación faltante
Informe Técnico y Documentación de Respaldo para registro de título
"Registro de Título"
Carpeta Compartida
Instituciones de Educación Superior
Analista de Monitoreo de Becas (SENESCYT o IFTH)
Requisito de Documentos faltantes (de ser el caso)
Matriz de Seguimiento de Consultas a IES
Respuesta de Verificación
Informe técnico de Eliminación de Registro
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Solicitud de requisitos señalados en el Reglamento de Títulos
Becario
Memorando consolidado de Registro de Becarios y Documentación
Informe Técnico de Registro de Título
Matriz de Registro de Título para Becarios
Notificación de devolución de trámite por documentación incompleta
"Registro de Título"
Becario
Reporte de documentos devueltos
Documentación requisito físicos incompletos
Instituto de Fomento al Talento Humano
Instituciones de Educación Superior
Becario
Expediente Físico del Becario
"Registro de Titulo"
Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Instituciones de Educación Superior
Becario
Consulta de Verificación
Mail impreso de confirmación
Respuesta de IES de Becarios
Informe técnico de Eliminación de Registro
Consulta de Verificación
Reporte de solicitudes no contestadas por la IES para gestión
Gerente del IFTH y a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas
Solicitud de eliminación de registro
"Coordinación General de Asesoría Jurídica"
"Registro de Título" (copia)
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Oficio Nro. SENESCYT-SESCT-201A-1646-CO del 17 de diciembre del 2014
Oficio Nro. SENESCYT-DMPF-2015-0521-CO 23 de enero de 2015 PROCESO DE REGISTRO DE TÍTULOS PARA BECARIOS
Reglamento para el reconocimiento, Homologación y revalidación de títulos expedidos en el exterior
Decreto Ejecutivo 865 Registro Oficial Suplementario 526 de 02- sep-2011 Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Superior.
Acuerdo ministerial 52 registro oficial 541 de 23- sep-2011 Reglamento para Reconocimiento de Títulos Expedidos en el Extranjero.
Acuerdo 2012 -060 (reconocimiento de títulos de especialidades en ciencias de la salud con formación académica en servicios cursados en el extranjero.
D RPC-SO-05-no.038-2013 "títulos propios" emitidos por universidades españolas
Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de
formación académica en el exterior.
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su reglamento
Reglamento de becas y ayudas económicas acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014
Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudio de cuarto nivel de formación académica en el exterior acuerdo 2011-066 con fecha de 29 de
Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Ac. 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013.
Código Civil y Penal
Elaborado Por:
Fecha:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
21/01/2015
Revisado Por:
Fecha:
Francisco Garzón
Daniel Díaz
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna Córdova
21/01/2015
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MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.02.013.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
17/12/2014
COMPENSACIÓN Y ACTA DE FINIQUITO
SUBPROCESO
1.1
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
2
Recibir y revisar por parte de Asignación de
documentos lo siguiente:
- Título o certificado de cumplimiento de obligaciones
académicas.
- Certificado laboral o formulario de seguimiento
ocupacional.
Revisar
- Correcciones de errores de los documentos
documentación
anteriormente citados (en caso de que se solicite en
la actividad 2)
-Certificado de cumplimiento de obligaciones
financieras
Si la documentación no es correcta continuar al paso
2, caso contrario ir al paso 3
Si la documentación no esta completa y correcta
Notificar error en debe notificar al Becario vía correo electrónico para
documentación corregir los errores en los documentos citados y
regresar al paso 1.
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
0:03:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Notificación de
errores o nueva
documentación de ser
necesario
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Matriz actualizada
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Digitar los datos personales y el estado del proceso
en la Base de Datos / Archivo Digital, con el propósito
de poder realizar consultas en cualquier momento.
0:02:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
4
Revisar si el
proceso de
compensación
del becario
necesita
cambios
Verificar si el Becario solicita cambios en el contrato,
tales como:
-Solicitud de Diferimiento del periodo de
compensación
-Solicitud de Suspensión de periodo de compensación
-Solicitud de Acta de terminación del contrato por
mutuo acuerdo / Nueva Beca
-Terminación unilateral de Contrato
-Notificación de Cambio de Entidad Auspiciante
-Notificación de Cambio de Garante
-Solicitud de Modificación del presupuesto
-Otros
Si necesita cambios, continuar con el paso 5 caso
contrario ir al paso 6
0:05:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
5
Enviar Solicitud
de cambios en
Contrato
Adjuntar la Solicitud de cambios en contrato de
financiamiento y el Expediente para enviar al proceso
de Modificación de Contrato, donde se encargan de
gestionar dicho proceso. (de ser el caso)
0:01:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
6
Elaborar Informe Realizar el Informe Técnico para el Acta de Finiquito
Técnico para
con todos los datos del becario (expediente de
Acta de Finiquito Becario).
2:00:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
7
8
Verificar que el Informe Técnico para el Acta de
Revisar el
Finiquito esté correctamente elaborado y enviar
Informe Técnico
Analista nexo con Contratación
24:00:00
físicamente a las siguientes revisiones adjuntando el
para Acta de
Pública
expediente, si es correcto continuar con el paso 9,
Finiquito
caso contrario ir al paso 8.
Solicitar
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las
modificaciones
Analista nexo con Contratación
16:00:00
observaciones correspondientes para que sea
del Informe
Pública
corregido. Regresar al paso 6.
Técnico
9
Aprobar el
Informe Técnico Aprobar el borrador del Informe Técnico siempre y
para Acta de
cuando todo esté correcto.
Finiquito
10
Revisar
financiamiento
para Acta de
Finiquito
11
12
Solicitar
modificaciones
del Informe
Técnico
Validar
financiamiento
para Acta de
Finiquito
UNID. EJEC.
1:00:00
Registrar en
base de datos
3
Pág. 4
DOCUMENTO/
REGISTRO
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Solicitud de cambios
en contrato de
financiamiento
-Expediente
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Analista nexo con Contratación
Pública
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Verificar que el Informe Técnico para el Acta de
Finiquito esté correctamente elaborado si la
información financiera es completa y el sustento legal
es correcto, sumillar y enviar físicamente a las
siguiente revisiones adjuntando el expediente, si es
correcto continuar con el paso 12, caso contrario ir al
paso 11.
0:10:00
Analista de Control Previo
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las
observaciones correspondientes para que sea
corregido. Regresar al paso 6.
0:10:00
Analista de Control Previo
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Sumillar el Informe Técnico para el Acta de Finiquito
siempre y cuando la información financiera sea
completa y el sustento legal sea correcto.
1:00:00
Analista de Control Previo
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
13
Revisar el
Informe Técnico
para Acta de
Finiquito
Verificar junto con el Analista que el Informe Técnico
para el Acta de Finiquito esté correctamente
elaborado para firmar, adjuntar el expediente y enviar
los documentos físicamente a la Directora, si es
correcto continuar al paso 15, caso contrario ir al paso
14.
0:10:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
14
Solicitar
modificaciones
del Informe
Técnico
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las
observaciones correspondientes para que sea
corregido. Regresar al paso 6.
0:05:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
15
Aprobar el
Informe Técnico Aprobar el borrador del Informe Técnico siempre y
para Acta de
cuando todo esté correcto.
Finiquito
0:01:00
Coordinador de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
16
Revisar el
Informe Técnico
para Acta de
Finiquito
Verificar junto con el Analista que el Informe Técnico
para el Acta de Finiquito esté correctamente
Directora de Monitoreo,
elaborado para firmar, adjuntar el expediente y enviar
16:00:00 Fortalecimiento del
los documentos físicamente a la Directora, si es
Conocimiento y Becas
correcto continuar al paso 18, caso contrario ir al paso
17.
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
17
Solicitar
modificaciones
del Informe
Técnico
Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las
Directora de Monitoreo,
16:00:00 Fortalecimiento del
observaciones correspondientes para que sea
corregido. Regresar al paso 6.
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
OBSERVACIONES
Gestión documento: 10
min
Visita de Becario: 1
hora
MANUAL DE PROCESOS
4
Nivel:
MACROPROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Código:
BECAS
GB.02.013.
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha:
BECAS
17/12/2014
COMPENSACIÓN Y ACTA DE FINIQUITO
SUBPROCESO
1.1
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
18
Autorizar el
Informe Técnico
para Acta de
Finiquito
19
Enviar mediante memorando en Quipux la Solicitud
de elaboración del Acta de Finiquito firmada
Solicitar la
electrónicamente a Contratación Pública. Pasar a la
elaboración del
siguiente actividad. Enviar los documentos físicos
Acta de Finiquito
correspondientes al Informe Técnico, el Expediente y
el Cronograma de firmas a Contratación Pública.
20
Revisar Acta de
Finiquito
Verificar que el borrador del Acta de Finiquito se
encuentre correctamente elaborado por Contratación
Pública antes de que firmen las partes. Si no está
correcto ir al paso 21 caso contrario ir al paso 22.
21
Devolver Acta de Regresar el Acta de Finiquito con observaciones a
Finiquito con
Contratación Pública para corregir los errores y
observaciones
regresar al paso 20.
0:10:00
22
Autorizar Acta de Aprobar el Acta de Finiquito para que sea firmado por
Finiquito
el Becario y Garante en Contratación Pública.
0:05:00
23
Comprobar las fechas en las que cada Becario debe
acercarse a firmar el Acta de Finiquito, el lugar de la
Notificar al
oficina y el nombre del Analista correspondiente.
Becario la fecha
Enviar un correo electrónico al Becario notificándole
para firmar Acta
la fecha para que se acerque a firmar el Acta de
de Finiquito
Finiquito, el lugar de la oficina y el nombre del
Analista.
0:10:00
24
25
Aprobar y firmar el Informe Técnico para el Acta de
Finiquito siempre y cuando esté correcto, sumillado y
firmado por el Coordinador de Monitoreo, seguimiento
y evaluación de becas y Analista de Control Previo.
UNID. EJEC.
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
8:00:00
Directora de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Solicitud del Acta de
Finiquito
-Informe Técnico para
Acta de Finiquito
Dirección de Monitoreo,
autorizado
Fortalecimiento del
-Expediente
Conocimiento y Becas
-Certificado de
cumplimiento de
obligaciones
-Cronograma de firmas
48:00:00
Analista nexo con Contratación
Pública
0:01:00
26
27
Conceder un Acta de Finiquito original firmada al
Becario y otra a Contratación Pública mediante
memorando para sus archivos correspondientes.
Archivar los documentos pertenecientes al Expediente
en el Archivo físico de la Dirección de Monitoreo.
Actualizar la Matriz y detalles generados en el Acta de
Entregar Acta de Finiquito.
Finiquito y/o
Verificar el año en el que se firmó el contrato de la
Letra de Cambio beca, si no es anterior al 2012 finaliza el proceso,
caso contrario Enviar un memorando vía Quipux
solicitando la letra de cambio que es objeto de
garantía a Gestión Financiera.
Recibir de Gestión Financiera la letra de cambio para
entregar al Becario la letra de cambio en las oficinas
de la institución y terminar el proceso.
Elaborado Por:
Diego Salazar
Christian Gavilanes
17/12/2014
OBSERVACIONES
Dirección de Monitoreo,
Analista nexo con Contratación -Acta de Finiquito con
Fortalecimiento del
observaciones
Pública
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
Analista nexo con Contratación
Fortalecimiento del
Pública
Conocimiento y Becas
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
16:00:00
Analista nexo con Contratación
Pública
0:10:00
Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Revisado Por:
Fecha:
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Notificación de la
fecha para firmar el
Acta de Finiquito
Una vez que Contratación Pública haya elaborado el
Acta de Finiquito y haya sido firmado por el Becario y
Recibir Acta de
el Garante.
Finiquito firma de
Analista nexo con Contratación
120:00:00
Contratación Pública remite a la Directora mediante
Becario y
Pública
memorando, el Acta de Finiquito firmada por Becario
Garante
y Garante, con número y fecha; junto con el
expediente.
Conseguir las firmas en el Acta de Finiquito de las
principales autoridades, tales como:
Recolectar
-Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y
-Acta de Finiquito
Firmas de
Analista nexo con Contratación
16:00:00
firmada por Becario y
Becas
Autoridades en
Pública
Garante
-Representante Legal de la Entidad Auspiciante (de
Acta de Finiquito
ser el caso)
Receptar mediante memorando el Acta de Finiquito
firmada por todas las autoridades involucradas, tales
Recibir Acta de como:
Finiquito firmada -Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y
por Autoridades Becas
-Representante Legal de la Entidad Auspiciante (de
ser el caso)
Fecha:
Pág. 4
DOCUMENTO/
REGISTRO
-Acta de Finiquito
Firmada por
Autoridades
-Expediente
-Matriz actualizada
-Solicitud de letra de
cambio
-Letra de cambo
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Dirección de Monitoreo,
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
Reglamento de Becas
Bases de Postulación
Contrato de Adjudicación
Reformas al Reglamento
Corina Márquez
Daniel Díaz
Aprobado Por:
Fecha:
Giovanna
Córdova
18/12/2014
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MANUAL DE PROCESOS
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL
CONOCIMIENTO Y BECAS
MACROPROCESO
PROCESO
Código:
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha:
DEL CONOCIMIENTO Y BECAS
POSTULACIÓN (TO BE)
SUBPROCESO
E
POSTULACIÓN
(TO BE)
POSTULANTES
PRESELECIONADOS
GBTB.02.01
29/01/2015
1.0
Versión:
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
C
4
Nivel:
Pág. 1
OBJETIVO:
Conceder becas de formación en universidades e instituciones de educación superior de
excelencia académica en el extranjero.
ALCANCE:
Desde la parametrización de reglas de servicio según dictaminan las Bases de Postulación de
cada programa, hasta Autorizar el Informe Técnico en el sistema y enviar al Módulo de
Resolución de Comité.
S
R
ENTRADAS
PROVEEDOR
ENTRADA
Submódulo de Orientación
Módulo de postulación en línea
Submódulo de Validación y convalidación de documentos
Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
Subsecretaría de Educación Superior
Submódulo de Validación y convalidación de documentos
Submódulo de baremo
Submódulo de Validación y convalidación de documentos
Bases de postulación
Submódulo de Parámetros de Control
Matriz de Validación / convalidación
Informe Técnico con Observaciones (de ser el caso)
Notificación de confirmación de carrera
Matriz de Validación / convalidación
Cuadro de Baremo
Matriz de Validación / convalidación
Submódulo de Validación y convalidación de documentos
Matriz de Validación / convalidación
Reporte de Postulantes pre aprobados
Módulo de Postulación en línea
Reporte cantidad de postulaciones
Certificados de exoneración
Submódulo de Validación de Certificados
Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros
Submódulo de ingreso de notas
Submódulo de evaluación Socioeconómica
Matriz de Validación de certificados
Notificación de lugares para la prueba
Calificaciones de las pruebas
Ficha Socioeconómica
Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros
Universidades u Otros
Notificación de lugar
Módulo de Postulación en línea
Submódulo de ingreso de notas
Submódulo aprobación de Informe Técnico
Submódulo autorización de Informe Técnico
Reporte cantidad de postulaciones
Calificaciones de la entrevista
Informe Técnico
Informe Técnico aprobado
SALIDAS
SALIDA
CIUDADANO/USUARIO
Solicitud de confirmación de Área de Estudio
Reporte de Postulantes preaprobados
Notificación de corrección de errores de forma
Notificación de no precalificación
Subsecretaría de Educación Superior
Submódulo de Validación y convalidación de documentos
Notificación de precalificación de baremo
(de ser el caso)
Solicitud de lugar y fecha de prueba
Notificación de presentación de certificados
Notificación de certificados aprobados
Notificación de lugar, día y hora para rendir pruebas
Reporte de Cantidad de postulantes, lugar, día y hora para tomar pruebas
Notificación de Negación
(separando la nota de la prueba de aptitud, de la ingles) (de ser el caso)
Notificación de Aprobación de la Prueba
Submódulo de notificación y consultas
Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros
Submódulo de notificación y consultas
Empresa licitada
Submódulo de notificación y consultas
Asignación de Cuantía Variable
Solicitud de lugar y fecha de prueba
Reporte de Cantidad de postulantes, lugar, día y hora para tomar pruebas
Notificación de lugar, día y hora para rendir pruebas
Notificación de negación
Notificación de aprobación
Informe Técnico
Informe Técnico Aprobado
Informe Técnico Autorizado
Submódulo de evaluación Socioeconómica
Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros
Universidades u otros
Empresa licitada
Submódulo de notificación y consultas
Submódulo aprobación de Informe Técnico
Submódulo autorización de Informe Técnico
Módulo de Resolución de Comité
CONTROLES / INSTRUCTIVOS
Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas.
Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas.
Bases de Postulación Programas de Becas
BASE NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Educación Superior y su reglamento
Acuerdo 2012-029 con fecha 23 de abril del 2012. Política pública.
Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas.
Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva.
Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento.
Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de
formación académica en el exterior.
Elaborado Por:
Fecha:
Christian Gavilanes
23/03/2015
Revisado Por:
Aprobado Por:
Fecha:
Fecha:
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MANUAL DE PROCESOS
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Fecha:
BECAS
COMITÉ (TO BE)
SUBPROCESO
4
Nivel:
MACROPROCESO
GBTB.02.02
Código:
17/03/2015
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
1
Ingresar en el Submódulo de Parámetros de Control para utilizar
el formato de cronograma y realizar el cronograma anual de
fechas cuándo se reunirá el Comité, a su vez cargar el
Elaborar cronograma cronograma en el Submódulo de Parámetros de Control para
de fechas de Comité comunicar y difundir las fechas a los Analistas Responsables de
los procesos involucrados, tanto del SENESCYT como del IFTH,
con el objetivo que los carguen sus Informes Técnicos o
Solicitudes a ser aprobadas en Comité.
2
Revisar Informes
Técnicos
3
Solicitar
correcciones y
documentación
faltante
Pág. 6
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
0:15:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
Descargar del Sistema de postulaciones en línea y revisar los
Informes Técnicos Autorizados respectivos a cada programa de
becas y otras solicitudes (de ser el caso).
Si es correcto ir al paso 4 y 5, si es incorrecto continuar con el
paso 3.
0:05:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
Realizar observaciones al Informe Técnico en caso de que existan
errores en la documentación y se requiera documentos faltantes,
utilizando el formato de notificación, proceder con enviar la
notificación mediante el Sistema de Postulación en Línea para
que el Analista responsable de cada proceso involucrado tenga
conocimiento y pueda cargar nuevamente la documentación.
Regresar al paso 2.
0:45:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
-Analista de Control Previo
Notificación de
documentación faltante
o errores
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Notificación de
Cronograma de Comité
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
4
Ingresando en el Submódulo de Control Previo, dar el
Aprobar Informe consentimiento de que el Informe Técnico está correctamente
Técnico (Información elaborado, en especial la información financiera.
Continuar con el paso 6 siempre y cuando se realice la actividad
Financiera)
5.
0:30:00
-Analista de Control Previo
Informe Técnico
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
5
Ingresando en el Submódulo de Control Jurídico, dar el
Aprobar Informe consentimiento de que el Informe Técnico está correctamente
Técnico (Información elaborado, en especial la información jurídica.
Jurídica)
Continuar con el paso 6 siempre y cuando se realice la actividad
4.
0:30:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
Informe Técnico
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
6
Ingresar al Submódulo de Acta de Comité, y utilizando el formato
del borrador de Acta, crear el borrador del Acta general tomado
Generar borrador del como referencia los Informes Técnicos y Solicitudes de todo tipo,
Acta General
así mismo sustraer las Bases de Postulación, Reformas u otras
solicitudes desde el Submódulo de Orientación para incluirlas en
el borrador del Acta general.
0:30:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
7
Realizar una revisión al borrador del Acta general ubicado en el
Revisar borrador del
Submódulo de Acta de Comité. Si es correcto ir al paso 9, caso
Acta General
contrario continuar al paso 8.
0:05:00
-Analista de Control Previo
0:30:00
-Analista de Control Previo
0:02:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Leer detalladamente el cronograma de actividades y temas a
tratarse en la sesión.
0:03:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Autorizar los temas a tratarse y su cronología. Las resoluciones
se tomarán por mayoría simple de votos. En caso de empate, el
Presidente tendrá voto dirimente.
0:02:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
0:08:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
8
9
Corregir Acta
General
Verificar quórum del
Comité
10
Dar lectura del
Orden del Día
11
Aprobar Orden del
Día
12
Realizar modificaciones en el borrador del Acta general,
ingresando en el Submódulo de Acta de Comité.
Ingresar al Submódulo de Acta de Comité y utilizar el borrador de
Acta.
Constatar la presencia de los integrantes miembros del Comité
(con voz y voto):
a.- El/la Subsecretario/a de Educación Superior, Ciencia,
Tecnología e Innovación o su delegado/a;
b.- El/la Coordinador(a) General de Planificación o su delegado/a;
c.- El/la Subsecretario/a de Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas o su delegado/a.
Y sus invitados (con voz pero sin voto):
-El/la Director/a de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de
Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas
-El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica o su delegado
- Representante de Becas del Instituto de Fortalecimiento del
Talento Humano o su delegado
- Subsecretario/a de Formación Académica y Profesional o su
delegado.
- Otros invitados que el comité considere necesario
Leer la solicitud a los Dar lectura al Borrador del Acta el cual contiene, Informes
Miembros del
Técnicos, Solicitudes de Becarios, de instituciones, bases de
Comité
postulación, reformas, entre otros.
Subsecretaría de
Fortalecimiento del
Conocimiento y Becas
-Reglamento de Becas y Ayudas
Económicas y sus Reformas
-Bases de Postulación de cada Programa
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Borrador de Acta
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
13
Revisar solicitud
Verificar que la solicitud cumpla todos los parámetros establecidos
en el Reglamento, cumplimiento de las políticas, las puntuaciones
globales y la disponibilidad de recursos (de ser el caso). Si está de
acuerdo continuar con el paso 14, caso contrario ir al paso 15.
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
14
Aprobar Solicitud
Autorizar los casos de Adjudicaciones, Solicitudes de Becarios y
de Oficio, Bases de Postulación, Reformas al Reglamento,
resolver impugnaciones, casos de terminación de contrato, y
demás atribuciones que le asignare la ley o el reglamento al
Comité.
Continuar con el paso 21.
0:05:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
15
Consultar a los
invitados
Realizar consultas a aquellas personas consideradas como
invitadas o sus delegados, quienes podrán opinar con voz pero sin
voto.
Ir a los pasos 16, 17, 18 o 19.
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la
Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso).
Continuar a la actividad 20.
0:02:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
16
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS
GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
BECAS
PROCESO
GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y
Fecha:
BECAS
COMITÉ (TO BE)
SUBPROCESO
4
Nivel:
MACROPROCESO
GBTB.02.02
Código:
17/03/2015
1.0
Versión:
CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
CARGO
Pág. 6
DOCUMENTO/
REGISTRO
UNID. EJEC.
CONTROL/ BASE NORMATIVA
/INSTRUCTIVO
17
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la
Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso).
Continuar a la actividad 20.
0:02:00
Instituto de Fortalecimiento del
Talento Humano
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
18
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la
Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso).
Continuar a la actividad 20.
0:02:00
Coordinador General de Asesoría
Jurídica o su delegado
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
19
Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la
Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso).
Continuar a la actividad 20.
0:02:00
Subsecretaria de Formación
Académica y Profesional o su
delegado
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
20
Redactar las
modificaciones de la Transcribir la resolución efectuada en consenso por los Miembros
Resolución de
del Comité y por las personas invitadas.
Comité
0:06:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
21
Leer la posible Acta Dar lectura de la posible Acta de Resolución y ponerla a
de Resolución
consideración de los Miembros del Comité para su revisión.
0:02:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
22
Verificar la descripción de la posible resolución tomada en
Revisar posible Acta
consenso por los Miembros del Comité. Si es incorrecta ir al paso
de Resolución
24, caso contrario ir al paso 23.
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
23
Realizar
observaciones en la
posible resolución
del Acta
Emitir observaciones con respecto a la descripción de la posible
acta de resolución del Comité. Consultar a las personas invitadas
con voz pero sin voto.
Ir a los pasos 16, 17, 18 o 19.
0:03:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
24
Aprobar Acta de
Resolución
Aprobar la decisión o conclusión emitida y descrita en el Acta de
Resolución.
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
25
Revisar Orden del
Día
Verificar la existencia de mas solicitudes establecidas en el Orden
del Día.
Si existen más solicitudes volver al paso 12, caso contrario
continuar con el paso 26.
0:01:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
26
Dar por terminado el
Finalizar la sesión del Comité.
Comité
0:01:00
-Analista de Monitoreo,
Fortalecimiento del Conocimiento y
Becas (jurídico)
27
Crear automáticamente el extracto del Acta de Comité, el cual
consiste en una síntesis de las resoluciones tomadas por Comité,
Generar extracto de
con el objetivo de dar una respuesta rápida a los involucrados en
Acta de Comité
el proceso, quienes podrán observar en el Submódulo de Acta de
Comité.
0:10:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Extracto del Acta de
Resolución
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Acta de Resolución
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
28
Generar Acta
Crear automáticamente el Acta de Comité, la cual contiene todas
las resoluciones tomadas en Comité, con el objetivo de que sea
firmada y notificada a los miembros del Comité mediante el
Submódulo de Autorización de Acta.
0:10:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
29
Revisar Acta
Ingresar en Submódulo de Autorización de Acta para obtener el
Acta de Resolución y verificar que esté correctamente redactada y
de conformidad con lo resuelto en el Comité.
Si no es correcto ir al paso 30, caso contrario ir al paso 32.
0:05:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
30
Solicitar
modificaciones
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
31
Editar Acta
Realizar las modificaciones necesarias en el Acta de Resolución
mediante el Submódulo de Autorización de Acta.
Regresar al paso 29.
0:01:00
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación de Programas de
Conocimiento y Becas
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
32
Firmar Acta
electrónicamente
Cada miembro de Comité debe colocar el token en la
computadora y mediante su contraseña personal podrá firmar
electrónicamente el Acta de Comité, para luego cargar el
documento en el Submódulo de Acta de Comité.
0:01:00
-Miembros de Comité (con voz y voto)
0:30:00
-Notificación de
adjudicación y negación
Dirección de Monitoreo,
-Directora de Monitoreo, Seguimiento
-Reglamento de Becas y Ayudas
-Notificación de
Seguimiento y Evaluación de
y Evaluación de Programas de
Económicas y sus Reformas
Solicitudes de Becarios Programas de Conocimiento y
Conocimiento y Becas
-Bases de Postulación de cada Programa
/ terminaciones
Becas
unilaterales / otros
33
Utilizar el Acta firmada del Submódulo de Acta de Comité para
transmitir e informar a los Postulantes, Adjudicatarios o Becarios
la adjudicación, negación o respuesta a su solicitud mediante el
Generar notificación Submódulo de notificación y consultas. A su vez informar al IFTH,
de resolución
Zonales y Atención a la Ciudadanía y a la Directora de
Orientación las respuesta a las solicitudes de becarios,
terminaciones de contrato, entre otros.
Finalizar el proceso.
Elaborado Por:
Fecha:
Requerir modificaciones en el Acta de Resolución mediante el
Submódulo de Autorización de Acta, redactando las
observaciones, en el caso de encontrar errores.
Christian Gavilanes
16/03/2015
Acta Firmada
electrónicamente
Dirección de Monitoreo,
-Reglamento de Becas y Ayudas
Seguimiento y Evaluación de
Económicas y sus Reformas
Programas de Conocimiento y
-Bases de Postulación de cada Programa
Becas
Revisado Por:
Aprobado Por:
Fecha:
Fecha:
OBSERVACIONES
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