CD-6591.pdf

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CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 1 Coordinar la estrategia Organizar la estrategia, y definir los lineamientos y políticas que se deberán seguir. 16:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. 2 Asignar Disposiciones Designar por medio de las estrategias establecidas a las personas que van a estar involucradas en la elaboración del Reglamento o de las Reformas. En el caso de que se requiera la elaboración del Reglamento ir al paso 3, caso contrario si se trata de Reformas al Reglamento ir al paso 15. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. 3 Elaborar borrador de Reglamento Redactar los antecedentes, los principios, objeto y ámbito del reglamento, definiciones y procesos a seguir para el otorgamiento de becas por parte de la Subsecretaría. Enviar un correo electrónico con el borrador del Reglamento para la revisión de la Directora de Orientación. 32:00:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. 4 Recibir y analizar el Borrador de Reglamento emitido Directora de Orientación y Diseño de Revisar Borrador por correo electrónico por la Coordinadora Normativa. 40:00:00 Programas de Fortalecimiento del de Reglamento Si no está correcto ir al paso 5, caso contrario ir al Conocimiento y Becas paso 6. Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 5 Colocar Devolver el Borrador de Reglamento por correo observaciones y electrónico a la Coordinadora Normativa, con las solicitar respectivas observaciones. Regresar al paso 3. correcciones Directora de Orientación y Diseño de 20:00:00 Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Aprobar Borrador de Reglamento Directora de Orientación y Diseño de 20:00:00 Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Recibir y analizar el Borrador de Reglamento enviado Revisar Borrador por correo electrónico por la Directora de Orientación. de Reglamento Si no está correcto ir al paso 8, caso contrario ir al paso 9. 80:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 Colocar Devolver el Borrador de Reglamento por correo observaciones y electrónico a la Directora de Orientación, con las solicitar respectivas observaciones. Regresar al paso 4. correcciones 40:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 9 Autorizar Borrador de Reglamento Aprobar el Borrador del Reglamento siempre y cuando todo esté correcto y delegar a la Directora de Orientación y a la Coordinadora Normativa mediante correo electrónico para que continúe con el proceso. 40:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 10 Presentar el borrador del Reglamento a la Solicitar revisión Coordinación General de Asesoría Jurídica mediante y aprobación correo electrónico para su revisión y aprobación. 0:10:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Asistir a talleres de trabajo en Coordinación Jurídica 12 Recibir por parte de la Coordinación General de Asesoría Jurídica la versión final del Reglamento. Sumillar versión A su vez dar el visto bueno a la versión final del final de Reglamento, siempre y cuando todo esté correcto. Reglamento Devolver la versión final del Reglamento a la Coordinación General de Asesoría Jurídica. 8:00:00 -Subsecretario de Fortalecimiento Subsecretaría de del Conocimiento y Becas Versión final de -Directora de Orientación y Diseño de Fortalecimiento del Reglamento sumillado Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Conocimiento y Becas 13 Almacenar Reglamento Solicitar mediante correo electrónico a la Coordinación de Asesoría Jurídica una copia digital del Reglamento firmado por el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. Almacenar el Reglamento firmado en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación. 40:00:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento firmado Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Notificar Reglamento Notificar mediante memorando a la Directora de Monitoreo el Reglamento emitido por el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, adjuntar el Reglamento firmado. Finalizar el Proceso. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento firmado Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 -Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dar el visto bueno sobre el Borrador de Reglamento y enviar un correo electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su revisión. Asistir a las reuniones de trabajo realizadas en conjunto con el Coordinador General de Asesoría Jurídica para aclarar las observaciones y para volver a revisar en conjunto todo el reglamento y sus artículos. 15 Realizar el Informe en el cual se solicita la elaboración de la Reforma y enviar por correo Elaborar Informe electrónico a la Coordinadora Normativa (de ser el caso) o enviar directamente a la Directora de Orientación. 16 Revisar Informe Recibir y analizar el Informe emitido por correo electrónico por la Coordinadora Normativa. Si no está correcto ir al paso 17, caso contrario ir al paso 18. Borrador de Reglamento -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 120:00:00 -Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas OBSERVACIONES Esta actividad se la realizó con la colaboración de la Coordinadora Técnica -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. Si la persona encargada de realizar el Informe de Reformas en el Reglamento es el Analista de Orientación, tendrá que pasar la revisión por la Coordinadora Normativa antes de la revisión por la Directora y el Subsecretario. MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GB.01.001. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS 27/01/2015 ELABORACIÓN DE REGLAMENTOS O REFORMAS SUBPROCESO 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Pág. 3 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. 17 Colocar Devolver el Informe por correo electrónico a la observaciones y Coordinadora Normativa, con las respectivas solicitar observaciones. Regresar al paso 15. correcciones 2:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 18 Dar el visto bueno sobre el Informe y enviar por Aprobar Informe correo electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su revisión. 2:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 19 Revisar Informe 12:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 20 Colocar Devolver el Informe por correo electrónico a la observaciones y Directora de Orientación, con las respectivas solicitar observaciones. Regresar al paso 16. correcciones 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 21 Autorizar Informe Enviar el Informe mediante memorando a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, en el cual se solicita la elaboración de la Reforma. 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Informe 22 Codificar el reglamento Solicitar mediante correo electrónico a la Coordinación de Asesoría Jurídica una copia digital del Acuerdo firmado por el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. Posteriormente proceder con la codificación y actualización del Reglamento, almacenarlo en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación y reasignar mediante memorando a la Directora de Orientación. 8:00:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 23 Notificar mediante memorando a la Directora de Notificar el Monitoreo y al IFTH que el reglamento ha sido Reglamento modificado, adjuntar el Reglamento codificado y el actualizado y su Acuerdo firmado. Reforma Finalizar el Proceso. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Elaborado Por: Fecha: Recibir y analizar el Informe emitido por correo electrónico por la Directora de Orientación. Si no está correcto ir al paso 20, caso contrario ir al paso 21. Diego Salazar Christian Gavilanes 27/01/2015 Revisado Por: Fecha: CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. Reglamento actualizado Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. -Reglamento actualizado -Acuerdo firmado Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. Andrea Chacón 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: OBSERVACIONES Geannine Alvarado 24/02/2015 MANUAL DE PROCESOS Nivel: 4 MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.01.002. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 22/01/2015 SUBPROCESO ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA VARIABLE 1.0 Versión: CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO OBJETIVO: ALCANCE: Desde que el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación emite una disposición para elaborar una Metodología de asignación de Cuantía Variable de Beca por Criterio Socio Económico, hasta que el Analista de Orientación capacita la utilización del Modelo de Cuantía Variable al personal de la Dirección de Monitoreo. C E Elaboración de Metodología para Cuantía Variable POSTULANTES Pág. 1 Establecer una apropiada metodología para determinar el modelo más adecuado de evaluación de la condición socio económica de los/las interesados en beneficiarse de los programas de becas que oferta el Estado Ecuatoriano, para asignar la cuantía variable de beca correspondiente. S R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Disposición de creación Metodología Cuantía Variable Ley Orgánica de Educación Superior Política Pública / Acuerdo Ministerial 2012 -029 Encuesta de estratificación Nivel Socio Económico (NSE) Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos en Hogares Urbanos y Rurales (ENIGHUR) (2011 - 2012) Metodología de Asignación de Cuantía Variable aprobada Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) Gabinete Presidencial SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Disposición de creación de metodología Cuantía Variable Ley Orgánica de Educación Superior Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029 Requerimiento de información y apoyo técnico Presentación de Metodología de Cuantía Variable Metodología de Asignación de Cuantía Variable aprobada Instructivo de Cuantía Variable Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) Gabinete Presidencial Carpeta compartida Dirección Orientación Dirección de Monitoreo CONTROLES / INSTRUCTIVOS Política Pública de la SENESCYT Encuesta de estratificación de Nivel Socio Económico (NSE) Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos de Hogares Urbanos y Rurales 2011-2012 (ENIGHUR) BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Diego Salazar Revisado Por: Elaborado Por: Christian Gavilanes Fecha: 22/01/2015 Fecha: Katiuska López Silvana Guerrero Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 !# %') '') 2.08%*5*B*; 1;2<=2*7*?25*7.< !# *=2><4*N9.B %25?*7*>.;;.;8 / !# ()' '') 2" .*7727.5?*;*-8 !)*$5& "$H! &"""E#$'!&E($ !# 5 $"' %&H!&C!"$!&H!%F")""$!H! "!" !&")% $-!% %&H!&C!"$& !&""!" !&")% !-$* '') MANUAL DE PROCESOS Nivel: 4 GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO PROCESO ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA VARIABLE SUBPROCESO GB.01.002. 22/01/2015 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 3 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO Emitir disposiciones para creación de metodología Solicitar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas la creación de la Metodología para la determinación del modelo de evaluación de condición socio económica para la asignación de cuantía variable de beca. -Disposición de creación de metodología Cuantía Secretario de Educación Variable 40:00:00 Superior, Ciencia, Tecnología -Ley Orgánica de Educación Superior e Innovación -Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029 Coordinar Estrategia Determinar una estrategia según las Disposiciones de la Ley Orgánica de Educación Superior según el artículo 183, la Política Pública de la SENESCYT según su Acuerdo Ministerial 2012-029 y la Disposición de creación metodología Cuantía Variable emitida por el Secretario de Educación Superior, para establecer las políticas en la elaboración de la Metodología para poder determinar el modelo más adecuado de evaluación de la condición socioeconómica de los interesados en beneficiarse de los programas de becas que se oferta y para poder orientar de mejor manera la inversión del Estado Ecuatoriano. 40:00:00 Fortalecimiento del 3 Asignar Disposiciones Designar por medio de las estrategias establecidas a las personas que van a estar involucradas en la Elaboración de la Metodología de Cuantía Variable. 40:00:00 4 Investigar información Realizar un estudio de pertinencia de Modelos de Cuantía Variable considerando países referentes, con el fin de determinar la metodología que más se asemeje a las necesidades de la SENESCYT. A su vez solicitar mediante oficio, apoyo técnico y buscar información en el INEC. Equipo Técnico (Analista/ 160:00:00 Coordinador) 1 2 5 6 7 Analizar información Conocimiento y Becas Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Equipo Técnico (Analista/ Coordinador) 80:00:00 -Asesores Externos (Analista Identificar los grupos socioeconómicos relevantes y sus características. Además se establece como población objetivo de evaluación a personas que están condiciones que les permiten acceder a créditos educativos, o financiar con recursos propios, una parte o la totalidad de los costos necesarios para realizar estudios en el exterior. Definir la política que los postulantes que están en el 90% de la población recibirán el 100% de la Beca. SNIESE/ Estadística/ Asesor INEC) Analizar ingresos y gastos de hogares Evaluar el ingreso y gastos de los hogares para obtener una evaluación de las condiciones de vida de las familias. Realizar un análisis de las variables relacionadas con los ingresos y los gastos de los hogares. Realizar una comprobación, contraponiendo los datos de la ENIGHUR, con la información de los montos declarados por Impuesto a la Renta causado personas del SRI para comprobar la existencia de los datos en términos reales. Identificar, seleccionar y construir variables Combinar variables para poder entender su comportamiento, -Equipo Técnico (Analista/ identificar su variable principal para el análisis (ingreso) y Coordinador) seleccionar las variables definitivas siguiendo las etapas: 40:00:00 -Asesores Externos (Analista Análisis exploratorio, definición de términos que deben cumplir SNIESE/ Estadística/ Asesor las variables, análisis descriptivo de las variables y construcción INEC) de variables. -Equipo Técnico (Analista/ Coordinador) 40:00:00 -Asesores Externos (Analista SNIESE/ Estadística/ Asesor INEC) Clasificar las variables seleccionadas y combinarlas de tal manera que pudieran generar el modelo, elaborar un gráfico de cruce de las variables que muestre el comportamiento de los gastos en bienes y servicios no indispensables y los gastos en bienes y servicios indispensables. Hacer un punto de partida para la generación del modelo; si los gastos en bienes y servicios no indispensables comienzan a ser mayores que los gastos en bienes y servicios indispensables. -Equipo Técnico (Analista/ Coordinador) Dirección de Orientación -Ley Orgánica de Educación y Diseño de Programas Superior según el artículo 183. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT Dirección de Orientación -Ley Orgánica de Educación y Diseño de Programas Superior según el artículo 183. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT Requerimiento de información y apoyo técnico -Ley Orgánica de Educación Superior según el artículo 183. Dirección de Orientación -Política Pública de la y Diseño de Programas SENESCYT de Fortalecimiento del -Encuesta de estratificación NSE Conocimiento y Becas -Encuesta ENIGHUR (20112012) Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación y Diseño de Programas NSE de Fortalecimiento del -Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas 2012) Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación y Diseño de Programas NSE de Fortalecimiento del -Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas 2012) Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación y Diseño de Programas NSE de Fortalecimiento del -Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas 2012) Elaborar modelo de rangos y Elaborar el modelo matemático de tal forma que sea posible obtener un porcentajes de porcentaje de beca estimado, de acuerdo a su nivel de ingresos de los hogares. Becas 40:00:00 -Asesores Externos (Analista 9 Presentar borrador de Metodología Presentar el Borrador de Metodología a la Directora de Orientación para su revisión. 8:00:00 Equipo Técnico (Analista/ Coordinador) Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 10 Revisar Metodología Analizar el borrador de la Metodología de Cuantía Variable. Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 11, caso contrario ir al paso 12. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Solicitar cambios Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable a la Coordinadora, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 6. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 12 Aprobar Metodología Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y presentar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Revisar Metodología Analizar la Metodología de Cuantía Variable. Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 14, caso contrario ir al paso 15. 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 SNIESE/ Estadística/ Asesor INEC) Aplicar intervalos de confianza y medias móviles correlacionados con el ingreso corriente total del hogar y per cápita. Crear rangos de ingresos relacionados con un margen de ingresos disponibles que aumenta a medida que el ingreso también aumenta, tomando en cuenta la cantidad de perceptores del hogar. Obtener la tabla de rangos de ingresos del hogar y porcentaje de beca a asignarse. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Dirección de Orientación -Ley Orgánica de Educación y Diseño de Programas Superior según el artículo 183. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT Subsecretario de Revisar la encuesta de estratificación de Nivel Socio Económico emitida por el INEC la cual se basa en: vivienda, nivel de educación, características económicas, bienes de patrimonio, uso de tecnologías y hábitos de consumo. Analizar los resultados de la encuesta ENIGHUR desarrollada por el INEC para el diseño de ésta metodología y así tomar en consideración la condición socio económico de los postulantes a los programas de becas. UNID. EJEC. Dirección de Orientación -Encuesta de estratificación y Diseño de Programas NSE de Fortalecimiento del -Encuesta ENIGHUR (2011Conocimiento y Becas 2012) OBSERVACIONES MANUAL DE PROCESOS Nivel: 4 GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO PROCESO ELABORACIÓN DE METODOLOGÍA PARA CUANTÍA VARIABLE SUBPROCESO GB.01.002. 22/01/2015 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 3 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. 14 Solicitar cambios Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable a la Directora de Orientación, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 10. 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Aprobar Metodología Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y presentar al Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación. 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 16 Revisar Metodología Analizar la Metodología de Cuantía Variable. Si no está correcto el borrador de la metodología ir al paso 17, caso contrario ir al paso 18. 80:00:00 Superior, Ciencia, Tecnología 17 Solicitar cambios Devolver el borrador de la Metodología de Cuantía Variable al Subsecretario, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 13. 18 Autorizar Metodología 15 e Innovación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Aprobar el Borrador de Metodología. 8:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Presentar Metodología Exponer y explicar brevemente en el Gabinete Presidencial mediante una presentación, la Metodología de asignación de Cuantía Variable. Secretario de Educación Presentación de 00:20:00 Superior, Ciencia, Tecnología Metodología de Cuantía Variable e Innovación 16 Cargar Metodología en Carpeta compartida Subir la Metodología de asignación de Cuantía Variable que fue autorizada por Gabinete Presidencial en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación para que los demás analistas puedan observar y hacer uso. 00:10:00 17 Capacitar a la Dirección de Monitoreo Poner a consideración el Instructivo a los Analistas de la Dirección de Monitoreo, cuyo objetivo es brindar información sobre la forma de cálculo del porcentaje de beca que recibirían los/as postulantes a Becas y los solicitantes a Ayudas Económicas. 1:00:00 Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 22/01/2015 Secretario de Educación CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO OBSERVACIONES Dirección de Orientación -Ley Orgánica de Educación y Diseño de Programas Superior según el artículo 183. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT Dirección de Orientación Equipo Técnico (Analista Coordinador) Metodología de y Diseño de Programas Asignación de Cuantía de Fortalecimiento del Variable aprobada Conocimiento y Becas Dirección de Orientación Equipo Técnico (Analista Coordinador) Instructivos de Cuantía y Diseño de Programas variable de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Revisado Por: Fecha: Katiuska López Silvana Guerrero 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.01.003. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 22/01/2015 SUBPROCESO ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE UNIVERSIDADES 1.0 Versión: CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Elaboración y actualización del Listado de Universidades POSTULANTES E Pág. 1 OBJETIVO: Establecer una adecuada metodología para determinar los listados de universidades y centros de educación superior extranjeros, de calidad y prestigio internacional, en los cuales podrán formarse los/las ecuatorianos/as que se beneficien de alguno de los programas de becas que oferta el Estado ecuatoriano. ALCANCE: Desde que el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación emite una disposición para establecer una metodología para la determinación de Listados de Universidades, hasta la publicación del Listado de Universidades actualizado en el portal web. C S R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Disposición de creación metodología Listado de Universidades Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029 WEB Rankings: -Academic Ranking of world universities (Shanghai) -Times higher education world university Ranking -QS world university Ranking Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Gestión Cooperación Internacional (Convenios Bilaterales) Instituciones de Educación Superior Estudiantes Carpeta Compartida Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Solicitud de Inclusión Listado de Universidades Extracto del Acta de Resolución Bases de Postulación Actualizadas Listado de Universidades actualizado Carpeta compartida Dirección Orientación SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Disposición de creación metodología de Listado de Universidades Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029 Metodología para Listado de Universidades Listado de Universidades Listado de Universidades Informe Técnico Notificación de negación Informe Técnico Bases de Postulación Actualizadas Listado de Universidades actualizado Bases de Postulación Actualizadas Listado de Universidades actualizado Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Carpeta compartida Dirección Orientación "Elaboración de Bases de Programas de Becas o Reformas" Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas "Gestión Cooperación Internacional" (Convenios Bilaterales) Instituciones de Educación Superior Estudiantes "Resolución de Comité" Carpeta compartida Dirección Orientación Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas "Gestión Cooperación Internacional" (Convenios Bilaterales) Instituciones de Educación Superior Estudiantes Notificación de resultado CONTROLES / INSTRUCTIVOS Metodología para la elaboración de listados de universidades para adjudicación de becas Actas de Resolución - Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas (CIBAE) Política Pública de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación para el Fomento del Talento Humano en Educación Superior. A. M. No. 2012-029 de fecha 03 de abril de 2012 BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 22/01/2015 Revisado Por: Fecha: Katiuska López Silvana Guerrero Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 %#'! )!"+-!$++- 513;&-8-F-> 4>5?@5-:-B58-:1? %#'! -@5A?7-Q<1F &58B-:-A1>>1>; 5 %#'! ,-+"!$++- 8& 1-::5:18B->-0; %-.(9* "%K!+'(,K!&'"(!)%&& %#'! 9$(&+ &'K!'G!"%!'K!&I"+""%!K! "!" !'"+& (1%) &'K!'G!"%' !'""!" !'"+& %1(.!$++- %#'! )!"+-!$++- 513;&-8-F-> 4>5?@5-:-B58-:1? %#'! -@5A?7-Q<1F &58B-:-A1>>1>; 5 %#'! ,-+"!$++- 8& 1-::5:18B->-0; %-.(9* "%K!+'(,K!&'"(!)%&& %#'! 9$(&+ &'K!'G!"%!'K!&I"+""%!K! 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"!" !'"+& %1(.!$++- MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL Fecha: CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO PROCESO GB.01.003. 22/01/2015 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE UNIVERSIDADES Versión: SUBPROCESO 1.0 CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 Emitir Solicitar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento disposiciones para y Becas la creación de la Metodología de Listado de creación de Universidades. metodología 40:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación 2 Coordinar Estrategia Determinar una estrategia según las Disposiciones de la Política Pública de la SENESCYT, Acuerdo Ministerial 2012029 y la Disposición de creación de una metodología para determinar el Listado de Universidades emitida por el Secretario SENESCYT, para determinar los listados de universidades y centros de educación superior extranjeros, de calidad y prestigio internacional, en los cuales podrán formarse los/las ecuatorianos/as que se beneficien en alguno de los programas de becas que oferta el Estado Ecuatoriano. 40:00:00 3 Asignar Disposiciones Designar por medio de las estrategias establecidas a las personas que van a estar involucradas en la Elaboración de la Metodología de Listados de Universidades. 4 Investigar información 5 6 7 Pág. 7 DOCUMENTO/ REGISTRO -Disposición de creación metodología de Listado de Universidades -Política Publica / Acuerdo Ministerial 2012-029 UNID. EJEC. Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública de la SENESCYT Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública de la SENESCYT 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública de la SENESCYT Realizar un estudio pertinente sustentado en la utilización de las Clasificaciones Académicas de Universidades o en los Rankings Académicos de Universidades en los que se ha tomado como referencia para la elaboración de este modelo con el fin de proponer una Metodología. 80:00:00 -Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -INFOASES -Prometeos Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analizar los Rankings Seleccionar rankings a utilizarse en base a los siguientes criterios: -IES clasificadas en función de su desempeño y por áreas del conocimiento. -Que empleen indicadores académicos especializados -Que tengan definidos los indicadores y la metodología de cálculo -Que evalúen instituciones académicas multidisciplinarias -Que contemplen criterios comunes de interés -Que incluyan más de un continente. 80:00:00 -Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -INFOASES -Prometeos Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Selección de Rankings Elegir los siguientes rankings para la definición del listado general de universidades: -Academic Ranking of World Universities - Shangay -Times Higher Education World University Ranking -QS World University Ranking Para el listado de universidades iberoamericanas: -Ranking regional QS para América Latina -SCImago Institutions Rankings -Homologar catalogo de Ranking Tomar en cuenta la clasificación CINE, presentar listados de universidades por cada una de las áreas del conocimiento y seleccionar a los rankings que ofrecen listados clasificados por área del conocimiento. Trabajar con los puntajes finales de cada ranking, para conseguir un listado combinado, asignar una ponderación sobre la participación del ranking en el listado combinado. 80:00:00 -Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -INFOASES -Prometeos Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Definición de criterios para elaboración y metodología Hacer un cruce de los listados Realizar una evaluación del costo promedio anual de las becas, dependiendo del país de destino. Analizar los datos de becas otorgadas en los dos años anteriores (2012 y 2013), para obtener el costo promedio anual. Aplicar un factor regional a la puntuación total de cada institución para que la composición de listados sea más diversa en términos de países que la integran. Aplicar una cuota Iberoamericana. -Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del 80:00:00 Conocimiento y Becas. -Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Conformar el listado de universidades como base para adjudicación de becas de los programas que oferta la SENESCYT. 8 CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Elaborar borrador de metodología y listados Para la elaboración de listados se tomaron los puntajes de la siguiente manera: Las universidades que pueden conformar el Programa de Universidades de Excelencia, deben obtener una puntuación de 100 a 80 puntos en las áreas de Arte y Educación; de 100 a 70 puntos en las áreas de Ciencias Sociales, Derecho y Humanidades; y de 100 a 65 puntos en las áreas de Ciencias Naturales, Matemáticas y Estadística, Tecnologías de la información y comunicación, Ingeniería, Industria y Construcción, Agricultura, Silvicultura, Pesca y Veterinaria, Salud y Bienestar. -Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del 80:00:00 Conocimiento y Becas. -Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Borrador de Metodología -Borrador de Listado de Universidades Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Los Rangos de Puntuación para Convocatoria Abierta es de 79,99 a 60 puntos en las áreas de Arte y Educación; no se financiará en áreas de Ciencias Sociales, Derecho y Humanidades; y de 64,99 hasta 25 puntos en las demás áreas de conocimiento. 9 Presentar borrador Presentar el Borrador de Metodología y el Listado de de metodología y Universidades a la Directora de Orientación. listados 8:00:00 Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 10 Analizar el borrador de la Metodología y el Listado de Revisar borrador Universidades. de metodología y Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado listados ir al paso 11, caso contrario ir al paso 12. 40:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Solicitar cambios Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de Universidades a la Coordinadora, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 5. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 12 Aprobar borrador de metodología y listados Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y el Listado de Universidades y presentar al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Revisar borrador Analizar la Metodología y el Listado de Universidades. de metodología y Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado listados ir al paso 14, caso contrario ir al paso 15. 40:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Solicitar cambios 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Aprobar borrador de metodología y listados 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de Universidades a la Directora, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 10. Dar el visto bueno sobre el Borrador de Metodología y el Listado de Universidades, para ser incluido en las Bases de Postulación de cada programa de Becas que oferta la Subsecretaría. OBSERVACIONES MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL Fecha: CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO PROCESO GB.01.003. 22/01/2015 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE UNIVERSIDADES Versión: SUBPROCESO 1.0 CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 16 Revisar borrador Analizar la Metodología y el Listado de Universidades. de metodología y Si no está correcto el borrador de la Metodología y el Listado listados ir al paso 117, caso contrario ir al paso 18. 17 Solicitar cambios 18 Autorizar Metodología y listados Pág. 7 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 40:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Devolver el borrador de la Metodología y el Listado de Universidades al Subsecretario, con las respectivas observaciones. Regresar al paso 13. 8:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Autorizar el Borrador de Metodología y el Listado de Universidades, para ser incluido en las Bases de Postulación de cada programa de Becas que oferta la Subsecretaría. Posteriormente en la Subsecretaría se almacenan la Metodología y el Listado de Universidades autorizados en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación. 8:00:00 Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación 8:00:00 Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 8:00:00 Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas -Metodología para Listado de Universidades -Listado de Universidades Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Recibir mediante memorando u oficio (de ser el caso) una Solicitud de inclusión al Listado de Universidades recibido por disposición del Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación; por el proceso de Gestión Cooperación Internacional (Convenios Bilaterales); por parte de las Instituciones de Educación Superior; o por los Estudiantes, la solicitud es recibida por el Subsecretario quien reasigna a la Directora de Orientación y a su vez asigna a la Coordinadora Técnica de Orientación para la verificación y análisis del Analista. 19 Elaborar el Informe Técnico de inclusión de IES 20 Revisar Informe Técnico 21 Colocar Enviar un memorando/mail con las respectivas observaciones observaciones en al Analista de Orientación, regresar al paso 19. la solicitud 00:10:00 Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 22 Reasignar Informe Enviar un memorando/mail a la Directora de Orientación para Técnico su respectivo análisis. 00:05:00 Coordinadora Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 23 Revisar Informe Técnico Analizar el memorando/mail del Informe Técnico y verificar si es correcto. Si el informe no es correcto continuar al paso 24, caso contrario ir al paso 25. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 24 Colocar Enviar un memorando/mail con las respectivas observaciones observaciones en a la Coordinadora Técnica, regresar al paso 120. la solicitud 00:10:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 25 Reasignar Informe Enviar un memorando al Subsecretario de Fortalecimiento del Técnico Conocimiento y Becas para su respectivo análisis. 00:05:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 26 Revisar Informe Técnico 8:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 27 Colocar Enviar un memorando con las respectivas observaciones a la observaciones en Directora de Orientación, regresar al paso 23. la solicitud 00:10:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 28 Aprobar Informe Técnico Autorizar el Informe Técnico. Si el Informe Técnico es de Negación continuar con el paso 29, caso contrario si el Informe Técnico es de aprobación ir al paso 30. 00:05:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 29 Enviar un memorando a los responsables del Proceso Gestión Cooperación Internacional (Convenios Bilaterales); o Notificar Negación un Oficio/Mail a la Institución de Educación Superior o al Estudiante, notificando la negación de la Solicitud de manera motivada. Finalizar el proceso. 00:10:00 Subsecretario de Fortalecimiento Notificación de Negación del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 30 Presentar a Comité Asistir al Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas para presentar el "Informe Técnico de Solicitud" al proceso de Resolución de Comité. Y enviar el Informe Técnico a los encargados de Comité para que elaboren el Extracto del Acta de resolución. 00:10:00 Subsecretario de Fortalecimiento Informe Técnico del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas 31 Codificación de Bases Recibir mediante memorando el Extracto del Acta de Resolución por parte de la Directora de Monitoreo. Actualizar las Bases de Postulación colocando el número de Comité, fecha y modificación realizada en el listado de universidades y almacenarlo en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación.. 8:00:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Bases de Postulación Programas de Fortalecimiento del Actualizadas Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 32 Realizar la respectiva actualización de la Base de datos del Actualizar Base de Listado de Universidades, almacenar esta información en la Datos Carpeta Compartida de la Dirección de Orientación. 00:02:00 Analista de Orientación y Diseño Listado de de Programas de Fortalecimiento Universidades actualizado del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas -Acta de Resolución 33 Elaborar un memorando a la Directora de Monitoreo indicando Notificar Listado Directora de Orientación y Diseño la inclusión o exclusión de una Universidad al Listado de 16:00:00 de Programas de Fortalecimiento de Universidades Universidades para que sea publicado en el portal Web, para ser publicado del Conocimiento y Becas adjuntando las Bases de Postulación actualizadas. Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas -Acta de Resolución 34 Notificar Resultado Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Metodología para la determinación de listados de universidades para adjudicación de becas -Acta de Resolución Elaborado Por: Fecha: Verificar si la Universidad solicitada cumple con los lineamientos de la Metodología por cada área de conocimiento, analizar la posición de la Universidad solicitante en los Rankings Académicos de reconocimiento mundial. Realizar el Informe Técnico el cual se detalla los Antecedentes, Análisis del Costo de Vida en el país extranjero, Análisis Costo Beneficio, y la posición de la Universidad en los Rankings, donde los resultados deben estar reflejados y enviar un memorando a la Coordinadora Técnica. Analizar la oferta de los beneficios. Corregir las observaciones realizadas por la Coordinadora Analizar el memorando/mail del Informe Técnico y verificar si es correcto. Si el informe no es correcto continuar al paso 21, caso contrario ir al paso 22. Analizar el memorando del Informe Técnico y verificar si es correcto. Si el informe no es correcto continuar al paso 27, caso contrario ir al paso 28. Elaborar y enviar un memorando/ oficio/ mail (de ser el caso) sobre el resultado de la solicitud dirigido a: Gestión de Cooperación Internacional, Instituciones de Educación Superior y/o estudiantes. Finalizar el Proceso. Diego Salazar Christian Gavilanes 22/01/2015 40:00:00 Revisado Por: Fecha: -Bases de Postulación Actualizadas -Listado de Universidades actualizado Subsecretario de Fortalecimiento Notificación de resultado del Conocimiento y Becas OBSERVACIONES Katiuska López Silvana Guerrero 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Comité se reúne cada 15 días Geannine Alvarado 24/02/2015 MANUAL DE PROCESOS C E COOPERACIÓN POSTULANTES INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE PRESELECIONADOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES R Nivel: 4 MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.01.004. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 14/01/2015 SUBPROCESO COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES Versión: 1.0 CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Pág. 1 Elaborar un Informe Técnico de criterio y pertinencia para dar un sustento de decisión en la gestión de convenios bilaterales a la Dirección de Cooperación Internacional. OBJETIVO: Coordinar, articular, definir y ejecutar las competencias de los compromisos adquiridos entre la SENESCYT y las partes intervinientes en relación a la aplicación a los convenios de implementación de la política. Desde recibir mediante memorando el Borrador de propuesta de Instrumento Internacional y S la Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia por parte de la Dirección de Cooperación Internacional. Hasta enviar mediante memorando el Informe Técnico de criterio y pertinencia a la Dirección de Cooperación Internacional. ALCANCE: O desde elaborar el borrador del Convenio o emitir observaciones al borrador del Convenio realizado por la Institución Pública (según sea el caso). Hasta recibir el Convenio firmado por parte de Contratación Pública para archivarlo y guardarlo en la Carpeta compartida de la Dirección de Orientación. ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Borrador de propuesta de Instrumento Internacional Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia Solicitud de Intereses de cooperación Solicitud de elaboración de Convenio Borrador de Convenio Convenio con observaciones corregidas Convenio con observaciones Convenio firmado (copia) Dirección de Cooperación Internacional Institución Pública Institución Pública Contratación Pública Contratación Pública SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Informe Técnico de criterio y pertinencia Borrador de Convenio para revisión Borrador de Convenio Convenio firmado Dirección de Cooperación Internacional Institución Pública Contratación Pública Carpeta compartida Dirección de Orientación CONTROLES / INSTRUCTIVOS Constitución de la República del Ecuador Acuerdo 2012-029 con fecha 03 de abril del 2012. Política Pública de la SENESCYT para el fomento del talento humano. Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento BASE NORMATIVA Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Diego Salazar Elaborado Por: Revisado Por: Christian Gavilanes Fecha: 14/01/2015 Fecha: Sara Sanchez Andrea Chacón Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 !# %') '') !# !+$* '') $)9)$)5+0-@ 5,9-)0)+K5 - !# ()' '') 0" -)5515-3=)9),6 !)*$1& !!"#E %# ! ($%E ! ' !$ %# $%%&! $ 1-/6$)3)@)9 091:;1)5)=13)5-: !# 1 $"' $%E %A !# %E $C!(!!# E ! ! %!($ $+!% $%E %A !#% %!! ! %!($ MANUAL DE PROCESOS PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD 4 Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE CONVENIOS Versión: INTERINSTITUCIONALES CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES MACROPROCESO DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO GB.01.004. 14/01/2015 1.0 Pág. 3 UNID. EJEC. 1 Definir términos de Convenio Recibir mediante memorando por parte de la Dirección de Cooperación Internacional el Borrador de propuesta de Instrumento Internacional y la Solicitud de Informe Técnico de criterio y pertinencia, y la Solicitud de Intereses de cooperación. Definir las políticas a seguir y requerimientos para establecer convenios de Cooperación Internacional. 8:00:00 -Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Secretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 3 Elaborar un Informe Técnico de criterio y pertinencia, Elaborar informe donde se indique las razones del beneficio de la de pertinencia relación. 16:00:00 Coordinadora Técnica de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 4 Recibir el Informe Técnico por parte de la Coordinadora Técnica y verificar si cumple con lo Revisar Informe acordado. Técnico Si está correcto ir al paso 6, caso contrario ir al paso 5. 6:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 5 Colocar observaciones y solicitar correcciones 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Aprobar Informe Aprobar el Informe Técnico siempre y cuando todo Técnico esté correcto. 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Recibir el Informe Técnico por parte de la Directora Revisar Informe de Orientación y verificar si cumple con lo acordado. Técnico Si está correcto ir al paso 9, caso contrario ir al paso 8. 12:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Secretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 Colocar observaciones y solicitar correcciones 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Secretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 9 Aprobar el Informe Técnico siempre y cuando todo Autorizar esté correcto. Informe Técnico Finalizar el proceso. 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 10 Recibir mediante oficio o correo electrónico la solicitud de elaboración de Convenio por parte de la Elaborar Institución Pública y proceder con la realización del borrador de borrador de Convenio incluyendo todas las Convenio (de ser obligaciones pactadas (en caso de que la Institución el caso) Pública solicite elaborar). Continuar con el paso 12. 8:00:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Emitir observaciones/ Aprobar el borrador de Convenio 8:00:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 12 Recibir mediante correo electrónico el borrador del Convenio y verificar si cumple con lo acordado con la Revisar borrador Institución Pública en base a la normativa vigente. de Convenio Si es correcto ir al paso 14, caso contrario ir al paso 13. 6:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Solicitar correcciones Devolver a la Coordinadora el borrador del Convenio mediante correo electrónico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 11. 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Aprobar borrador Colocar la rúbrica en el borrador del Convenio, de Convenio / siempre y cuando todo esté correcto y devolver colocar mediante correo electrónico a la Coordinadora. observaciones 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Notificar borrador de Convenio Elaborar un correo electrónico notificando el borrador del Convenio a la parte interesada para que realice sus observaciones. 8:00:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Borrador de Convenio Programas de Fortalecimiento del para revisión Conocimiento y Becas 16 Revisar observaciones del Convenio Recibir mediante oficio o correo electrónico el Convenio con observaciones corregidas por parte de la Institución Pública y verificar si cumple con lo acordado en base a la normativa vigente. Si está correcto ir al paso 18, caso contrario ir al paso 17. 6:00:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 17 Emitir Observaciones Emitir observaciones y devolver el borrador del convenio a la Coordinadora para su corrección si no esté de acuerdo con las observaciones descritas. Regresar al paso 15. 1:00:00 -Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Emitir observaciones y devolver el Informe Técnico a la Coordinadora Técnica para su corrección si no está de acuerdo con las observaciones descritas. Regresar al paso 3. Emitir observaciones y devolver el Informe Técnico a la Directora de Orientación para su corrección si no está de acuerdo con las observaciones descritas. Regresar al paso 4. Recibir mediante oficio o correo electrónico el Borrador de Convenio por parte de la Institución Pública y proceder con la emisión observaciones en el Convenio (en caso de que la Institución Pública envíe el borrador del convenio, previamente tratado el tema mediante una reunión). Continuar con el paso 12. Informe Técnico de criterio y pertinencia CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Secretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Constitución de la República del Ecuador Dirección de Orientación y -Política Pública de la Diseño de Programas de SENESCYT Fortalecimiento del -Ley Orgánica de Educación Conocimiento y Becas Superior y su Reglamento -Constitución de la República del Ecuador Dirección de Orientación y -Política Pública de la Diseño de Programas de SENESCYT Fortalecimiento del -Ley Orgánica de Educación Conocimiento y Becas Superior y su Reglamento -Constitución de la República del Ecuador Dirección de Orientación y -Política Pública de la Diseño de Programas de SENESCYT Fortalecimiento del -Ley Orgánica de Educación Conocimiento y Becas Superior y su Reglamento OBSERVACIONES MANUAL DE PROCESOS PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD 4 Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y GESTIÓN DE CONVENIOS Versión: INTERINSTITUCIONALES CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES MACROPROCESO DESCRIPCIÓN CARGO Aprobar el borrador del Convenio siempre y cuando todo esté correcto y el Convenio no afecte a la Institución de manera directa. DOCUMENTO/ REGISTRO GB.01.004. 14/01/2015 1.0 Pág. 3 UNID. EJEC. 1:00:00 -Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 18 Aprobar Convenio 19 Recibir y analizar el Borrador del Convenio emitido Revisar Borrador por correo electrónico por la Directora de Orientación. de Convenio Si no está correcto ir al paso 20, caso contrario ir al paso 21. 12:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 20 Colocar Devolver el Informe por correo electrónico a la observaciones y Coordinadora Normativa, con las respectivas solicitar observaciones. Regresar al paso 16. correcciones 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 21 Autorizar Borrador de Convenio Enviar el Informe mediante un correo electrónico a "Contratación Pública", en el cual se solicita la elaboración del Convenio. 2:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 22 Revisar si Contratación Pública emite observaciones Verificar si Contratación Pública emite observaciones en el Borrador del Convenio. Si existen observaciones regresar al paso 16, (si es necesario acudir a Contratación Pública para revisar alguna inquietud); caso contrario, si no existen observaciones pasar a la actividad 23. 8:00:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 23 Recibir una copia del Convenio firmado mediante correo electrónico por parte de Contratación Pública. Guardar el Convenio firmado en la Carpeta Archivar copia de Compartida de la Dirección de Orientación para que Convenio sea de conocimiento de los Analistas de la Subsecretaría. Terminar proceso. 0:30:00 Coordinadora Normativa de la Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 14/01/2015 Revisado Por: Fecha: CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO OBSERVACIONES Subsecretaría de Borrador de Convenio Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Convenio firmado 2 semanas de demora en Contratación Pública Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Sara Sanchez Andrea Chacón 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 MANUAL DE PROCESOS Nivel: 4 MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.01.005. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 28/01/2015 ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS Versión: O REFORMAS SUBPROCESO 1.0 CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO C ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS O POSTULANTES REFORMAS PRESELECIONADOS E Pág. 1 OBJETIVO: Elaboración de Bases o Reformas de los diferentes Programas de Becas que oferta la Senescyt a través de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas a la sociedad. ALCANCE: Desde la utilización de la Política Pública, Acuerdos y Disposiciones, la organización de la estrategia, y la definición de los lineamientos y políticas. Hasta la presentación de la Propuesta de las Bases del Programa ante Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas para su aprobación, o hasta la notificación de las Bases de Postulación actualizadas y sus Reformas a la Directora de Monitoreo y al IFTH. S R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Presidente de la República del Ecuador Compromiso Presidencial (de ser el caso) Acuerdos, Política Pública Disposiciones Listado de Universidades actualizado Metodología de Cuantía Variable Solicitud de Reformas en Bases de Postulación (de ser el caso) Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Carpeta compartida Dirección Orientación Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Extracto del Acta de Resolución SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Presentación de Propuesta de Bases del Programa Informe Bases de Postulación actualizada #! #! ## # -Bases de Postulación actualizada -Reformas ( Extracto del Acta de Resolución ) CONTROLES / INSTRUCTIVOS Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. Acuerdo 2012-029 con fecha 03 de abril del 2012. Política Pública de la SENESCYT para el fomento del talento humano. Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas. BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Diego Salazar Elaborado Por: Revisado Por: Christian Gavilanes Fecha: 28/01/2015 Fecha: Andrea Chacón Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado 24/02/2015 !# %') '') ! !# ! "$ 1-/6$)3)@)9 091:;1)5)=13)5-: #" # !# * "$ # 5,9-)0)+K5 !# !" $ #"! - !# ()' '') $( #"! $( ! "! * 0" -)5515-3=)9),6 * #"! !)*$1& !#E $$"#!#$$!#!#$ !* !# 1 $"' $%E %A !# %E $C!(!!# E ! ! %!($ $+!% $%E %A !#% %!! ! %!($ !+$* '') MANUAL DE PROCESOS MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Nivel: RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD 4 GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS O Versión: REFORMAS CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO GB.01.005. 28/01/2015 1.0 Pág. 3 UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 1 Coordinar la estrategia Utilizar la Política Pública, Reglamentos, Acuerdos y Disposiciones emitidas por el Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación para organizar la estrategia, así como el Compromiso presidencial para la creación de un programa de becas (de ser el caso), y definir los lineamientos y políticas que se deberán seguir. En el caso de que se requiera la elaboración de las Bases de Postulación ir al paso 2, caso contrario si se trata de Reformas a las Bases de Postulación ir al paso 15. 2 Verificar la factibilidad del programa Comprobar si la creación del programa de Becas tiene beneficio para la sociedad y determinar el grupo objetivo. 3 Definir las bases de la construcción del programa en Determinar la base a los lineamientos requeridos por las arquitectura del autoridades, y designar a los Analistas a cargo de programa cada programa. 8:00:00 -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Coordinadora Normativa / Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento y Diseño de Programas para el otorgamiento de becas. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT. 4 Definir las variantes del programa Puntualizar y distinguir las diferentes variantes de fondo del programa. 8:00:00 -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Coordinadora Normativa / Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento y Diseño de Programas para el otorgamiento de becas. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT. 5 Elaborar Borrador de Bases del Programa Utilizar el Listado de Universidades actualizado; y la Metodología de cuantía Variable (de ser el caso), -Coordinadora Normativa / Técnica para elaborar el borrador de cada programa de de Orientación y Diseño de becas. Determinar tiempos, montos y condiciones de Programas de Fortalecimiento del 24:00:00 Conocimiento y Becas financiamiento del programa de estudios. -Analista de Orientación y Diseño de Si es un nuevo programa nuevo empieza revisando Programas de Fortalecimiento del la Coordinación Técnica, si es un programa antiguo Conocimiento y Becas se encarga de incorporar los nuevos cambios la Coordinación Normativa. Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento y Diseño de Programas para el otorgamiento de becas. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT. 6 Revisar Borrador de Bases del Programa Verificar el Borrador de las Bases del Programa, si está correcto continuar con el paso 9, caso contrario ir al paso 7. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Solicitar correcciones Devolver a las Coordinadoras el Borrador de las Bases del Programa adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido junto con sus Analistas. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 Corregir Borrador de Bases del Programa Realizar las correcciones solicitadas tomando en cuenta las observaciones realizadas por las Directoras o el Subsecretario (de ser el caso). 8:00:00 -Coordinadora Normativa / Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 9 Aprobar Borrador de Bases del Programa Aprobar las Bases del Programa, siempre y cuando todo esté correcto. Notificar mediante correo electrónico el Borrador de las Bases del Programa al Subsecretario con copia a la Directora de Monitoreo para que puedan revisar. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 10 Colocar observaciones en el Borrador de Bases del Programa Emitir observaciones en el Borrador de las Bases del Programa para que sean consideradas e incluidas siempre y cuando se ajusten a la realidad operativa de la Dirección. Se solicita observaciones solo en caso de programas antiguos para retroalimentación. Regresar al paso 6. 8:00:00 Directora / Coordinadores de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Revisar Borrador de Bases del Programa Verificar el Borrador de las Bases del Programa, si está correcto y se ajusta con los requerimientos institucionales continuar con el paso 14, caso contrario ir al paso 13. 112:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 12 Solicitar correcciones Devolver a la Directora de Orientación el Borrador de las Bases del Programa adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6. 24:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Autorizar Propuesta de Bases del Programa y Elaborar Memorando Sumillar las Bases de Postulación (versión final), siempre y cuando todo esté correcto. Elaborar un memorando y enviar al Proceso de "Resolución de Comité". 24:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Propuesta de Bases del Programa Dirección de Orientación y Diseño de Programas -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Presentar la Propuesta de Bases ante Comité Presentar y poner a consideración la Propuesta de Bases de Postulación sumilladas, al proceso de "Resolución de Comité" para su aprobación. Finalizar el Proceso. 8:00:00 -Coordinadora Normativa / Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Propuesta de Bases del Programa Dirección de Orientación y Diseño de Programas -Codificación del Reglamento de Fortalecimiento del para el otorgamiento de becas. Conocimiento y Becas -Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas OBSERVACIONES -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. -Política Pública de la SENESCYT. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de 16:00:00 Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento y Diseño de Programas para el otorgamiento de becas. de Fortalecimiento del -Política Pública de la Conocimiento y Becas SENESCYT. Si la persona encargada de realizar el borrador de las Bases de Postulación es un Analista de Orientación, tendrá que pasar la revisión por su respectiva Coordinadora antes de la revisión por la Directora y el Subsecretario. Puede presentar en Comité la Coordinadora que esté mas involucrada en la elaboración de las Bases o a su vez la Directora de Orientación. MANUAL DE PROCESOS MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Nivel: RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD 4 GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE ORIENTACIÓN, DISEÑO Y COORDINACIÓN Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS ELABORACIÓN DE BASES DE PROGRAMAS DE BECAS O Versión: REFORMAS CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN CARGO 15 Emitir disposición de Reformar las Bases de Postulación Recibir mediante memorando la solicitud de Reformas en Bases de Postulación por parte de la Directora de Monitoreo (de ser el caso). Solicitar reformar las Bases de Postulación en el caso que se requiera mejorar. 16 Realizar el Informe en el cual se solicita la elaboración de la Reforma y enviar por correo Elaborar Informe electrónico a la Coordinadora Normativa (de ser el caso) o enviar directamente a la Directora de Orientación. 17 Revisar Informe 18 Colocar Devolver el Informe por correo electrónico a la observaciones y Coordinadora Normativa, con las respectivas solicitar observaciones. Regresar al paso 16. correcciones 19 Aprobar Informe 20 Revisar Informe 21 DOCUMENTO/ REGISTRO GB.01.005. 28/01/2015 1.0 Pág. 3 UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 16:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas -Codificación del Reglamento de Fortalecimiento del para el otorgamiento de becas. Conocimiento y Becas 8:00:00 -Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Analista de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dar el visto bueno sobre el Informe y enviar por correo electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su revisión. 1:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Recibir y analizar el Informe emitido por correo electrónico por la Directora de Orientación. Si no está correcto ir al paso 21, caso contrario ir al paso 22. 6:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Colocar Devolver el Informe por correo electrónico a la observaciones y Directora de Orientación, con las respectivas solicitar observaciones. Regresar al paso 17. correcciones 1:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 22 Autorizar Informe de Reformas y Elaborar memorando Sumillar y firmar el Informe de Reformas en Bases de Postulación (versión final), siempre y cuando todo esté correcto. Elaborar un memorando y enviar al Proceso de "Resolución de Comité". 1:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Informe Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 23 Presentar el informe de Reformas ante Comité Presentar y poner a consideración el Informe de Reformas en Bases de Postulación sumillado y firmado, al proceso de "Resolución de Comité" para su aprobación. 0:15:00 Coordinadora Normativa / Técnica de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Informe Dirección de Orientación y Diseño de Programas -Codificación del Reglamento de Fortalecimiento del para el otorgamiento de becas. Conocimiento y Becas 24 Codificar las Bases de Postulación Recibir mediante memorando el Extracto del Acta aprobado por la Directora de Monitoreo. Posteriormente proceder con la codificación y actualización de las Bases de Postulación correcpondientes, almacenarlo en la carpeta compartida de la Dirección de Orientación y reasignar mediante memorando a la Directora de Orientación. 4:00:00 Coordinadora Normativa de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Bases de Postulación y Diseño de Programas actualizada de Fortalecimiento del Notificar Bases de Postulación actualizada y su Reforma Notificar mediante memorando a la Directora de Monitoreo y al IFTH que las Bases de Postulación han sido modificadas, adjuntar las Bases de Postulación codificadas y las Reformas (Extracto del Acta de Resolución). Finalizar el Proceso. 8:00:00 Directora de Orientación y Diseño de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Bases de Postulación actualizada -Reformas (Extracto del Acta de Resolución) 25 Elaborado Por: Fecha: Recibir y analizar el Informe emitido por correo electrónico por la Coordinadora Normativa. Si no está correcto ir al paso 18, caso contrario ir al paso 19. Diego Salazar Christian Gavilanes 28/01/2015 Revisado Por: Fecha: OBSERVACIONES Si la persona encargada de realizar el Informe de Reformas en las Bases de Postulación es el Analista de Orientación, tendrá que pasar la revisión por la Coordinadora Normativa antes de la revisión por la Directora y el Subsecretario. -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. Depende del tiempo en el que Comité se reuna Dirección de Orientación -Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas. Conocimiento y Becas Dirección de Orientación y Diseño de Programas -Codificación del Reglamento de Fortalecimiento del para el otorgamiento de becas. Conocimiento y Becas Andrea Chacón 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Geannine Alvarado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PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS 30/01/2015 PUBLICACIÓN SUBPROCESO 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Pág. 3 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 1 Diseñar 3 Propuestas de publicidad El proceso puede iniciar por el paso 1, 8 o 12. (de ser el caso). Recibir por parte del Analista de Cooperación Internacional de Becas las Ofertas de Cooperación Internacional, Banners o las diferentes solicitudes de publicación de la Directora de Monitoreo/Subsecretario de Becas. Elaborar 3 diseños de infografías en los cuales conste la información en detalle y los beneficios de la beca ofertada. 2 Revisar Propuestas Recibir y analizar los diseños emitidos por correo electrónico por la Analista de Comunicación de Becas. Si no está correcto ir al paso 3, caso contrario ir al paso 4. 4:00:00 Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 3 Colocar observaciones y solicitar correcciones Realizar observaciones y solicitar la modificación de los diseños por correo electrónico a la Analista de Comunicación de Becas. Regresar al paso 1. 0:15.00 Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 4 Aprobar Propuesta Dar el visto bueno sobre los diseños y enviar por correo electrónico al Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para su revisión. 5:00:00 Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 5 Revisar Propuestas Recibir y analizar los diseños emitidos por correo electrónico por la Directora de Monitoreo. Si no está correcto ir al paso 6, caso contrario ir al paso 7. 4:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Colocar observaciones y solicitar correcciones Realizar observaciones y solicitar la modificación de los diseños por correo electrónico a la Directora de Monitoreo. Regresar al paso 2. 0:15.00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Autorizar Propuestas Escoger un diseño para ser publicado y enviar mediante correo electrónico a la Analista de Comunicación de Becas, en el cual se solicita la publicación. 5:00:00 Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 Programar y diagramar en página web Recibir por parte del Analista de Cooperación Internacional de Becas las Ofertas de Cooperación Internacional aprobadas para ser redactadas. Esquematizar y ubicar la infografía publicitaria en la página web mediante la plataforma wordpress, o a su vez redactar la información detallada de la oferta de Cooperación Internacional. (según sea el caso) 0:30:00 Analista de Comunicación de Becas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 9 Publicar en página web y Redes sociales Difundir la infografía en el portal web y divulgar mediante redes sociales la publicidad. En caso de que sea una Oferta de Cooperación Internacional o banners ir al paso 10; caso contrario si se trata de una Oferta de Cooperación Internacional aprobada ir al paso 11. 0:01:00 Analista de Comunicación de Becas Publicidad Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública -Codificación del Reglamento -Reglamento de becas y ayudas económicas 10 Notificar nueva publicación Elaborar y enviar un correo electrónico de notificación a la Directora de Atención a la Ciudadanía, Directora de Monitoreo y al Subsecretario de Becas; adjuntando el link de la publicación actualizada en la página web y en las redes sociales (de ser el caso). Finalizar el proceso. 0:05:00 Analista de Comunicación de Becas Publicación actualizada Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública -Codificación del Reglamento -Reglamento de becas y ayudas económicas 11 Notificar la publicación Elaborar y enviar un correo electrónico de notificación a la Analista de Cooperación Internacional Becas; adjuntando el link de la publicación actualizada en la página web y en las redes sociales. Finalizar el proceso. 0:05:00 Analista de Comunicación de Becas Publicación actualizada Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Política Pública -Codificación del Reglamento -Reglamento de becas y ayudas económicas 12 Recibir mediante un memorando emitido por la Directora Programar y de Monitoreo la disposición de publicación del cargar en página Reglamento y sus Reformas; o las Bases de Postulación web de cada programa de becas y sus Reformas para cargar los documentos en el portal web de la institución. 0:30:00 Analista de Comunicación de Becas 13 Publicar en página web Elaborado Por: Fecha: Difundir el Reglamento actualizado y sus Reformas; o las Bases de Postulación de cada programa de becas y sus Reformas en el portal web. Regresar al paso 10. Diego Salazar Christian Gavilanes 30/01/2015 OBSERVACIONES 2:00:00 Analista de Comunicación de Becas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Tiempo depende de cada oferta Tiempo de espera depende de disponibilidad de la Autoridad 0:01:00 Analista de Comunicación de Becas Revisado Por: Fecha: Tiempo de espera depende de disponibilidad de la Autoridad Tiempo depende de cada oferta Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento actualizado y sus Reformas -Bases de Postulación actualizada y sus Reformas Dirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Jenny Palacios 00/01/1900 -Política Pública -Codificación del Reglamento -Reglamento de becas y ayudas económicas Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 30/01/2015 '.$( %&D!&B!"$& !&" "!" !&")% 4#'%* %&D!&B! 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Código: 17/12/2014 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Pág. 4 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. 1 Revisar documentos Verificar los documentos, requisitos y de cada postulante en función de las bases de postulación. Si la información no es completa, enviar un mail de negación de postulación explicando los motivos de la negación de la Analista de Monitoreo, 80:00:00 Fortalecimiento del postulación, caso contrario revisar que la carrera esté enmarcada dentro de un área de estudio. Conocimiento y Becas Si la carrera no está enmarcada en un área de estudio enviar un memo electrónicamente a la Subsecretaría de Educación Superior para que se valide la carrera 2 Revisar tipo de postulante Comprobar con las bases de datos que los postulantes no sean adjudicatarios GAR de tercer y cuarto nivel, si no es GAR continuar con el paso 3,, caso contrario continuar con el paso 7. 0:40:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 3 Revisar la Ficha Socioeconómica y documentos de respaldo y errores de forma. Verificar los campos de la Ficha Socioeconómica y los documentación de respaldo y documentos con errores de forma corregidos en la cual debe verificar la capacidad económica del grupo familiar y determinar la cuantía variable del porcentaje de la beca. Si no esta completa y correcta ir al paso 4 caso contrario al paso 7 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Cuantía variable porcentaje de beca 4 Solicitar Solicitar realizar modificaciones en la documentación con corrección de errores de forma. errores de forma 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Solicitud de corrección Fortalecimiento del de errores de forma 5 En el transcurso de 5 días recibir documentos con errores Revisar de forma corregidos. correcciones de Si la documentación es correcta ir al paso 7 caso contrario ir errores de forma al paso 6 40:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Elaborar mail de negación de postulación Elaborar correo electrónico de Negación de Postulación ya sea por errores de forma o por documentación incompleta. Y finaliza el proceso. 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Actualizar base del estado de postulación Actualizar en la base de datos el estado de postulación de cada candidato llenando en la matriz. 0:05:00 8 Elaborar Informe Realizar el Informe Técnico de Adjudicación donde se Técnico de detalla la calificación del postulante. adjudicación 9 Revisar Informe Técnico 10 -Mail de Negación de Postulación -Validación de carrera CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Programa de Universidades de Excelencia -Reformas al Reglamento 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 0:20:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Solicitar Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las modificaciones en observaciones correspondientes para que sea corregido. el Informe Regresar al paso 8. Técnico 0:03:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 11 Aprobar Informe Técnico Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico de Adjudicación, siempre y cuando todo esté correcto. 0:02:00 12 Revisar Informe Técnico Verifica el Informe Técnico de Adjudicación, si está correcto continuar con el paso 14, caso contrario ir al paso 13. 0:15:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Solicitar Devolver al coordinador el Informe Técnico de Adjudicación modificaciones en adjuntando las observaciones correspondientes para que el Informe sea corregido. Regresar al paso 10. Técnico 0:03:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Autorizar Informe Firmar el Informe Técnico de Adjudicación, siempre y Técnico cuando todo esté correcto. 16:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Elaborar Borrador Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y del Acta de el Expediente de cada postulante, el cual será utilizado en la lectura definitiva reunión del Comité. 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 16 Presentar Informe Llevar el Informe Técnico de Adjudicación firmado, el Técnico y Expediente físico del postulante y el borrador del Acta al borrador del Acta proceso de "Pre Comité" para dar lectura. a Comité 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas y/o Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Elaborado Por: Fecha: Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la documentación de respaldo, que no existan irregularidades. Si está correcto continuar con el paso 11, caso contrario ir al paso 10. Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Revisado Por: Fecha: -Mail de Negación de Postulación -Informe Técnico Firmado -Borrador de Acta -Expediente físico y escaneado Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Natalia Martinez Daniel Díaz 00/01/1900 OBSERVACIONES -Reglamento de Becas -Bases de Postulación del Comité se reúne cada 15 Programa de Universidades de días. Excelencia -Reformas al Reglamento Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 17/12/2015 '.$( '(H"(G"#&( !"(# #"#!"(#+' 4#'%* '(H"(G"!#"(#&#')!"(#+ * )H"$&#&!'#&( !"(# $"& #"#!"(#+' $#'() H"#"(')"*&'(&#' $,-'4) 2 #?:=2,= -0.,> , /:.09?0> /0 7,> @94A0=>4/,/0> C 0>.@07,> ;:74?J.94.,> ;,=, 0>?@/4:> /0 :.?:=,/:$09@94A0=>4/,/0>C.09?=:>/00>?@/4:09070B?=,950=: 0>/0 07 ,9I74>4> /0 7, 491:=8,.4M9 .:7:.,/, ;:= 7:> ;:>?@7,9?0> 09 07 >4>?08, /0 ;:>?@7,.4M9 09 7K90, ,>?, 7, ;=0>09?,.4M9 /07 91:=80 (J.94.: 07 :==,/:= /07 .?, C 07 B;0/409?0 1K>4.: C0>.,90,/:,9?007$=:.0>:$=0:84?J 2 3% 4=0..4M9/0#=409?,.4M9 '4>?08,>/0;:>?@7,.4M9097K90, $:>?@7,9?0 ,>0>/0$:>?@7,.4M9 :.@809?:>/0&0<@4>4?:> :.@809?,.4M9.:90==:=0>/01:=8,.:==024/:> @,/=:/0,=08: :=8,?:/0:=8@7,=4:/0*,74/,.4M9 ,=08:/0,7414.,.4M9 :=8@7,=4:/0*,74/,.4M9 B;0/409?0K>4.: ,=;0?,.:8;,=?4/, 9,74>?,/0!:94?:=0:/0:=?,70.48409?:/07:9:.48409?:C0.,> ::=/49,/:=/0:=?,70.48409?:/07:9:.48409?:C0.,> 8;=0>,74.4?,/, :84?J49?0=9: &0>@7?,/:>/07,09?=0A4>?, B;0/409?048;=0>: !,?=4D,.?@,74D,/, ":?414.,.4M9/09:;=0.,7414.,.4M9 ":?414.,.4M9=0>@7?,/:>/07,;=0.,7414.,.4M9 ":?414.,.4M9/0.:==0..4M9/00==:=0>/01:=8, ,=08:/0,7414.,.4M9 :=8@7,=4:/0*,74/,.4M9 !% ! 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PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS 17/12/2014 POSTULACIÓN DOCENTES UNIVERSITARIOS SUBPROCESO 1.1 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 6 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Revisar el cumplimiento de requisitos, utilizando las bases de postulación vigentes, tales como: -Ser persona natural en goce de los derechos de ciudadanía ecuatoriana -Ser docente universitario -Nombramiento o Contrato de trabajo por tiempo indefinido -Postulación a un programa de estudios en modalidad presencial que esté dentro de las 561 Universidades del listado o convenio con 1583 Universidades Acuerdo 2013-105 y 2014-054 1 Validar postulación Si no se cumplen los requisitos de validación o no se adjunta la documentación, enviar mail de no precalificación de la postulación al postulante e imprimir el expediente, archivar y actualizar matriz de PBDU. Finaliza proceso. Solicitar al postulante convalidar la documentación en el caso de ser ilegible, no tiene firmas de responsabilidad o de ser presentada con errores de forma. El postulante tiene un plazo de 5 días para presentar. Revisar los errores de forma corregidos en la documentación. DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. Analista de Monitoreo, 112:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Expediente impreso -Matriz actualizada -Notificación de no Dirección de Monitoreo, precalificación -Notificación resultados Fortalecimiento del de la precalificación Conocimiento y Becas -Notificación de corrección de errores de forma Dirección de Monitoreo, Baremo de Calificación Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Si cumple los requisitos y adjunta los documentos habilitantes completos, notificar vía mail al postulante que ha sido precalificado. Caso contrario notificar vía mail al postulante que no ha sido precalificado. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento Imprimir el expediente (precalificado o no precalificado) para el Archivo Físico del Programa de Becas, se debe actualizar la matriz en el archivo digital o base de datos. 2 Calificar en Baremo Asignar una calificación en el Cuadro de Baremo ubicado en la carpeta compartida tomando en cuenta las Bases de Postulación, en la cual se analiza el criterio, las variables y los puntos otorgados. Área de estudio: Si la carrera no se encuentra enmarcada en el área de estudio disminuir 10 puntos en el Baremo de Calificación. 2:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 3 Elaborar Formulario de Validación Llenar un formato de formulario de validación ubicado en la carpeta compartida con los datos personales del postulante y de conformidad con los requisitos correctamente presentados. 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 4 Revisar Expediente y Verificar si el expediente es correcto y cumple con todos los lineamientos, incluso revisar Verificar si el si el puntaje en el Baremo es igual o mayor a 45 puntos, si es correcto continuar con el Baremo cumple paso 7, caso contrario continuar al paso 5 con los puntajes mínimos 0:20:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 5 Devolver para realizar correcciones Devolver al Analista de Monitoreo para su corrección si el expediente se encuentra con observaciones. 0:05:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Realizar correcciones Corregir los valores asignados al cuadro de Baremo y en la Ficha de Validación considerando las observaciones del Coordinador de Monitoreo. Ir al paso 4. 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 Aprobar expediente con Revisar y Sumillar que el cuadro Baremo sea igual o superior a los 45 puntos y la Ficha puntaje mayor a de Validación. Si no cumple con el puntaje mínimo continuar al paso 8 caso contrario lo establecido continuar al paso 10. en las bases de postulación 0:10:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8 Elaborar mail de Notificar a los postulantes que no han sido precalificados, vía correo electrónico, luego se no debe ingresar el expediente físico en el Archivo físico del Programa de Docentes. precalificación Continuar al paso 9. 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Mail de no precalificación -Expediente impreso Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 9 Actualizar matriz 0:15:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Matriz actualizada Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Fecha de entrevista Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Ingresar en la base de datos el estado de la postulación, "No Precalificado", obteniendo el archivo digital actualizado y finalizar el proceso. Formulario de Validación Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento Coordinar el día, hora y lugar para llevar a cabo la entrevista, con la empresa licitada o a través de Comité Interno Notificar con cinco días de anticipación vía correo electrónico a la Empresa licitada y al Postulante. Y al Comité interno vía memorando en Quipux, el día y el lugar que se realizará la entrevista. 10 Gestionar entrevista Empresa licitada o Comité interno debe entrevistar a los postulantes siguiendo los criterios necesarios y utiliza un formulario de calificación, en el lugar y fecha designados. Si el Postulante se encuentra fuera del país realizar la entrevista vía Skype. Analista de Monitoreo, 80:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento a) La Empresa licitada presenta los resultados de la entrevista según los tiempos establecidos en los Términos de Referencia en recibir los resultados. b) Si se realiza la entrevista por medio de Comité interno, al finalizar, se recogen los formularios y el analista tabula la información. 11 Verificar si cumple con los puntajes mínimos de adjudicación Juntar los documentos generados como la Calificación en Baremo (Perfil Académico + Proyecto de Investigación sobre 70 puntos) y los resultados de la Entrevista (sobre 30 puntos) para determinar la puntuación total sobre 100 puntos. Si no es mayor al puntaje establecido continuar al paso 12, caso contrario continuar al paso 13. 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 12 En caso de que el postulante no supere el puntaje mínimo establecido en las Bases de Elaborar mail de Postulación; proceder a elaborar y enviar un correo electrónico de no precalificación. no preArchivar correo electrónico en el expediente. calificación Actualizar el formulario de validación, imprimirlo y firmarlo. Pasar a la coordinación para la revisión, quien lo firma. Actualizar el expediente. Y finaliza el proceso. 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Mail de notificación de Fortalecimiento del no pre-calificación Conocimiento y Becas -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento OBSERVACIONES MANUAL DE PROCESOS Nivel: 4 MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GB.02.005. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS 17/12/2014 POSTULACIÓN DOCENTES UNIVERSITARIOS SUBPROCESO 1.1 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 6 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO UNID. EJEC. En caso de que la calificación cumpla con el puntaje mínimo establecido en las Bases de Elaborar mail de Postulación; se considera como pre-calificado, elaborar y enviar un correo electrónico pre-calificación para su notificación. Archivar correo electrónico en el expediente. 0:10:00 14 Elaborar Realizar el Informe Técnico de Adjudicación donde se detalla la calificación del Informe Técnico postulante. de adjudicación 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la documentación de respaldo, Revisar Informe que no existan irregularidades. Si está correcto continuar con el paso 17, caso contrario ir Técnico al paso 16. 0:20:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 16 Solicitar modificaciones en el Informe Técnico 0:03:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 17 Aprobar Informe Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico de Adjudicación, siempre y cuando Técnico todo esté correcto. 0:02:00 18 Revisar Informe Verifica el Informe Técnico de Adjudicación, si está correcto continuar con el paso 20, Técnico caso contrario ir al paso 19. 0:15:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 19 Solicitar modificaciones en el Informe Técnico 0:03:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 20 Autorizar Firmar el Informe Técnico de Adjudicación, siempre y cuando todo esté correcto. Informe Técnico 16:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 22 Elaborar Borrador del Acta de lectura definitiva 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 23 Presentar Informe Técnico Llevar el Informe Técnico de Adjudicación firmado, el Expediente físico del postulante y el y borrador del borrador del Acta al proceso de "Pre Comité" para dar lectura. Acta a Comité 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas y/o Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Elaborado Por: Fecha: Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 14. Devolver al coordinador el Informe Técnico de Adjudicación adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 16. Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y el Expediente de cada postulante, el cual será utilizado en la reunión del Comité. Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas DOCUMENTO/ REGISTRO Revisado Por: Fecha: Dirección de Monitoreo, Mail de notificación de Fortalecimiento del pre-calificación Conocimiento y Becas -Informe Técnico Firmado -Borrador de Acta -Expediente físico y escaneado Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Johanna Calderón Francisco Córdova CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO OBSERVACIONES -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para doctorado (PhD) para Docentes de Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento -Reglamento de becas -Bases de Postulación del Programa de Becas para Comité se reúne cada 15 doctorado (PhD) para Docentes de días. Universidades y Escuelas Politécnicas. -Reformas al Reglamento Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova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Ingresar al Sistema de Ayudas Económicas y descargar del sistema la documentación de cada Solicitante que se debe validar (-Requisitos Generales -Requisitos específicos para cada Línea de Ayuda Económica -Requisitos para ser Beneficiario del 100% de la Ayuda Económica) Documentos de respaldo de la Ficha Socioeconómica (De acuerdo a las Bases de Postulación, Instructivos y Reglamentos) DESCRIPCIÓN 0:15:00 0:03:00 Sumillar expediente, una vez verificado los requisitos generales y específicos según sea el caso de la Ayuda Económica. Pre Aprobar expediente Elaborar Informe Realizar el Informe Técnico donde se detalla la calificación del solicitante. Técnico Revisar Informe Verificar que el Informe Técnico tenga concordancia con la documentación de respaldo, que no existan irregularidades. Si está Técnico correcto continuar con el paso 9, caso contrario ir al paso 8. Solicitar modificaciones en el Informe Técnico Aprobar Informe Colocar la rúbrica en el borrador del Informe Técnico, siempre y cuando todo esté correcto. Técnico Revisar Informe Verifica el Informe Técnico, si está correcto continuar con el paso 12, caso contrario ir al paso 11. Técnico Solicitar modificaciones en el Informe Técnico Autorizar Firmar el Informe Técnico, siempre y cuando todo esté correcto. Informe Técnico Elaborar Borrador del Acta de lectura definitiva Presentar Informe Técnico Llevar el Informe Técnico firmado, el Expediente físico del solicitante y el borrador del Acta al proceso de "Pre Comité" para dar y borrador del lectura. Acta a Comité 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Fecha: Elaborado Por: 0:02:00 Corregir las observaciones realizadas por el Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas y regresar al paso 2 Realizar correcciones Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Elaborar el Borrador del Acta utilizando el Informe Técnico y el Expediente de cada solicitante, el cual será utilizado en la reunión del Comité. Devolver al coordinador el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 8. -Informe Técnico Firmado -Borrador de Acta -Expediente físico y escaneado Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas y/o Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Fecha: Jonathan Fiallos Francisco Córdova #¡REF! Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Revisado Por: 1:00:00 0:10:00 Conocimiento y Becas 16:00:00 Fortalecimiento del 0:03:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, 16:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Coordinador de Monitoreo, 4:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, 1:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Coordinador de Monitoreo, 0:20:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 4 UNID. EJEC. -Expediente físico / escaneado -Informe de Validación Dirección de Monitoreo, -Solicitud de Negación Fortalecimiento del Informe de Validación Conocimiento y Becas -Notificación de corrección de errores de forma DOCUMENTO/ REGISTRO Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Solicitar cambios Indicar al Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas las modificaciones o errores identificados en el expediente. en expediente Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6. RESPONSABLE CARGO Analista de Monitoreo, 40:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 3 Revisar el expediente validado y documentación adjunta. En caso de que el expediente sea correcto continuar con el paso 5 caso contrario ir al paso 3 Si la documentación es convalidable se debe solicitar la corrección de errores de forma. En el transcurso de 5 días, debe revisar correcciones de forma (convalidación). Si se realizaron las correcciones de forma, se debe actualizar Informe de Validación, imprimir firmar entregar el expediente físico al Coordinador de Monitoreo, grabar en carpeta compartida y continuar con el paso 2, caso contrario se debe elaborar la notificación de negación, adjuntar Informe de Validación, enviar vía correo electrónico al Solicitante, e imprimir el mail y adjuntar al expediente. Si la documentación está incompleta o no es convalidable, se debe elaborar Notificación de Negación indicando los motivos que sobrepasa los Umbrales o que la documentación es incompleta, adjuntar Informe de Validación, enviar vía correo electrónico al Solicitante, imprimir el mail y adjuntar al expediente. En caso de que cumpla con los Umbrales de vulnerabilidad económica y si los documentación cumplen con los requerimientos del LAE, se debe grabar en carpeta compartida, imprimir, firmar Informe de Validación y entregar el expediente físico al Coordinador de Monitoreo para continuar con el paso 2. Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS POSTULACIÓN AYUDAS ECONÓMICAS Versión: Revisar expediente preaprobado los documentos Debe revisar los Umbrales de vulnerabilidad económica y realizar observaciones en el Informe de Validación, debe además revisar el cumplimiento de los demás Verificar y validar requisitos. Posteriormente debe enviar un solo correo electrónico en que se indique los resultados de estas revisiones al solicitante. ACTIVIDAD CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES MANUAL DE PROCESOS 2 1 Nº SUBPROCESO PROCESO MACROPROCESO 4 Fecha: Aprobado Por: Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento Reglamento Ayudas Económicas Reformas al Reglamento CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 1.1 Pág. 4 17/12/2014 GB.02.006. 17/12/2015 Giovanna Córdova Comité se reúne cada 15 días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email protected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ivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS PRE COMITÉ SUBPROCESO GB.02.007. Código: 22/12/2014 1.1 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 Comunicar y difundir el cronograma de fechas en las que el Comité se reunirá, vía Oficio al (IFTH) y por correo Notificar el electrónico a los Analistas Responsables de los procesos cronograma de fechas involucrados (SENESCYT) con el objetivo que los de Comité presenten sus Informes Técnicos o Solicitudes a ser aprobadas en Comité. 0:20:00 Analista de Monitoreo Seguimiento y Evaluación de programa de Becas (jurídico) UNID. EJEC. Notificación de Cronograma de Comité Recibir y revisar por parte de los Analistas Responsables de los procesos involucrados el Informe Técnico respectivo, el Borrador del Acta (de ser el caso), el -Analista de Monitoreo, Expediente escaneado y otras solicitudes del IFTH (de Fortalecimiento del 32:00:00 ser el caso). Conocimiento y Becas (jurídico) Si es correcto ir al paso 3, Si es incorrecto y es una -Analista de Control Previo solicitud interna del SENESCYT continuar con el paso 4, si es solicitud externa del IFTH ir al paso 5. 2 Revisar Informes Técnicos 3 Realizar la actualización de la base de datos con el Actualizar base de objetivo de llevar un registro interno y poder realizar adjudicaciones (de ser consultas cuando se requiera, obtener estadísticas y el caso) realizar monitoreo (de ser el caso de Adjudicaciones). Continuar con el paso 8. 4 Solicitar correcciones y documentación faltante 5 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Realizar observaciones al Informe Técnico recibido en caso de que existan errores en la documentación y se requiera documentos faltantes; enviar vía correo electrónico la Notificación al Analista Responsable del Proceso involucrado. Regresar al paso 2. 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Verificar el tipo de error Comprobar el tipo de error en Informe Técnico y Expediente escaneado. Si son errores por falta de documentación ir al paso 6, y si son errores de forma ir al paso 7. 4:00:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo 6 Solicitar documentación faltante Elaborar un oficio con la Notificación de los documentos faltantes dirigido directamente al IFTH. Regresar al paso 2. 4:00:00 Analista de Control Previo 7 Solicitar correcciones Notificar mediante correo electrónico a los Analistas IFTH que presentaron el Informe Técnico, corregir los errores 16:00:00 Analista encargado IFTH de forma en la documentación. Regresar al paso 2. 8 Sumillar Informe Técnico En caso de que el Informe Técnico haya sido aprobado, colocar 2 sumillas de autorización, una por cada funcionario que revisa. 32:00:00 9 Elaborar borrador del Acta General Elaborar el borrador del Acta general, tomado como referencia los Informes Técnicos y Solicitudes de todo tipo. 10 Revisar borrador del Acta General Realizar una revisión conjunta del borrador del Acta general. Si es incorrecto ir al paso 11, caso contrario ir al paso 12. 11 12 CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Notificación de errores en Documentación -Notificación de Documentos faltantes Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Notificación de Documentos faltantes Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Notificación de errores en Documentación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 6:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 1:00:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Corregir Acta General Realizar modificaciones en el borrador del Acta general. 0:30:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Realizar hipervínculos Enlazar electrónicamente el borrador del Acta general a en el acta de los los Expedientes escaneados (de ser el caso). expedientes Finalizar el proceso. escaneados 0:30:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Diego Salazar Christian Gavilanes 22/12/2014 Revisado Por: Fecha: Borrador de Acta OBSERVACIONES Por cada Comité se realiza esta actividad Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Elaborado Por: Fecha: Pág. 3 DOCUMENTO/ REGISTRO Alejandro Perez Daniel Díaz 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova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ivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.02.008. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 22/01/2014 RESOLUCIÓN DE COMITÉ SUBPROCESO 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 4 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 Verificar quórum del comité Recibir del Proceso de Pre Comité el Borrador del Acta y de la Dirección de Orientación las Bases de Postulación de cada Programa y sus reformas, las Disposiciones Transitorias y las Solicitudes de Oficio provenientes de SENESCYT o IFTH, otros (de ser el caso). Constatar la presencia de los integrantes miembros del Comité (con voz y voto): a.- El/la Subsecretario/a General de Ciencia, Tecnología e Innovación o su delegado/a; b.- El/la Subsecretario/a General de Educación Superior o su delegado/a; c.- El/la Coordinador(a) General de Planificación o su delegado/a; d.- El/la Subsecretario/a de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas o su delegado/a. DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 0:02:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa OBSERVACIONES El Comité se reunirá previa convocatoria por parte de su Presidente, cuando los considere necesario. Y sus invitados (con voz pero sin voto): - El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica o su delegado - El/la Director/a de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas - Otros invitados que el comité considere necesario 2 Dar lectura del Orden Leer detalladamente el cronograma de actividades y temas a del Día tratarse en la sesión 0:03:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 3 Autorizar los temas a tratarse y su cronología. Las resoluciones Aprobar Orden del Día se tomarán por mayoría simple de votos. En caso de empate, el Presidente tendrá voto dirimente. 0:02:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 4 Dar lectura al Borrador del Acta el cual contiene, Informes Leer la solicitud a los Técnicos, Solicitudes de Becarios, instituciones, bases de Miembros del Comité postulación, reformas, otros. 0:10:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Hay casos que se demoran en explicar. Ej: terminaciones de contrato 5 Revisar solicitud Verificar que la solicitud cumpla todos los parámetros establecidos en el Reglamento, cumplimiento de las políticas, las puntuaciones globales y la disponibilidad de recursos (de ser el caso). Si no es correcto continuar con la siguiente actividad, caso contrario ir a la actividad 11. 0:10:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Casos de modificación de contrato de financiamiento se demora promedio de 5 minutos. 6 Consultar a los invitados Realizar consultas a aquellas personas consideradas como invitadas o sus delegados, quienes podrán opinar con voz pero sin voto. Ir a los pasos 7 o 8 o 9. 0:01:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 7 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución. Continuar a la actividad 10. 0:02:00 Instituto de Fomento al Talento Humano Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 8 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución. Continuar a la actividad 10. 0:02:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 9 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución. Continuar a la actividad 10. 0:02:00 Coordinador General de Asesoría Jurídica o su delegado/Subsecretaría de Educación Superior Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 10 Redactar las Transcribir la resolución efectuada en consenso por los modificaciones de la Miembros del Comité y por las personas invitadas. Resolución de Comité Continuar al paso 12. 0:05:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 0:01:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 11 Aprobar Solicitud Autorizar los casos de Adjudicaciones, Solicitudes de Becarios y de Oficio, Bases de Postulación, Reformas al Reglamento, resolver impugnaciones y casos de terminación de contrato, y demás atribuciones que le asignare la ley o el reglamento al Comité. 12 Leer la posible Acta de Resolución Dar lectura de la posible Acta de Resolución y ponerla a consideración de los Miembros del Comité para su revisión. 0:02:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 13 Revisar posible Acta de Resolución Verificar la descripción de la posible resolución tomada en consenso por los Miembros del Comité. Si es incorrecta ir al paso 18, caso contrario ir al paso 14. 0:01:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 14 Realizar observaciones en la posible resolución del Acta Emitir observaciones con respecto a la descripción de la posible acta de resolución del Comité. Consultar a las personas invitadas con voz pero sin voto. Ir a los pasos 15 o 16 o 17. 0:03:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 15 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de la resolución en consenso. Regresar a la actividad 10. 0:01:00 Instituto de Fomento al Talento Humano Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.02.008. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 22/01/2014 RESOLUCIÓN DE COMITÉ SUBPROCESO 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 4 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 16 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de la resolución en consenso. Regresar a la actividad 10. 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 17 Emitir observaciones Realizar observaciones y dar una opinión en la descripción de la resolución en consenso. Regresar a la actividad 10. 0:01:00 Coordinador General de Asesoría Jurídica o su delegado/Subsecretaría de Educación Superior Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 18 Aprobar Acta de Resolución Aprobar la decisión o conclusión emitida y descrita en el Acta de Resolución 0:02:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 19 Revisar Orden del Día Verificar la existencia de mas solicitudes establecidas en el Orden del Día. Si existen más solicitudes volver al paso 4, caso contrario ir al paso 20. 0:01:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 20 Dar por terminado el Comité Finalizar la Sesión del Comité. 0:01:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 21 Revisar Acta Verificar que el Acta del Comité esté correctamente elaborada. Si es incorrecto ir al paso 22, caso contrario ir al paso 24. 2:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 22 Solicitar modificaciones 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 23 Corregir Acta 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 24 Aprobar Acta Colocar "OK" en el Acta del Comité. A su vez cargar el Acta revisada en la Carpeta compartida CIBAE para que todos los Analistas responsables de procesos involucrados puedan utilizar (2006 hacia atrás). 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 25 Elaborar extracto de Acta de Comité Realizar una síntesis de las resoluciones tomadas por Comité y enviar por correo electrónico a la Directora para su revisión. 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 26 Revisar extracto de Acta de Comité Verificar que el extracto del Comité esté correctamente elaborado. Si es incorrecto ir al paso 27, caso contrario ir al paso 28. 0:10:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 27 Solicitar modificaciones Realizar observaciones en el extracto del Comité. Regresar al paso 25. 0:10:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 28 Aprobar extracto de Acta de Comité Firmar el extracto del Comité y elaborar el oficio del extracto de Comité para ser enviado al IFTH, Zonales, Atención a la Ciudadanía y Dirección de Orientación. En el caso de ser Adjudicación ir al paso 29, caso contrario si es una resolución por diferentes motivos (otros) ir al paso 32. 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 29 Verificar el estado de la postulación de acuerdo a la resolución Verificar el estado de de Comité. En caso de no ser adjudicatario ir al paso 30, caso la postulación de ser adjudicatario ir al paso 31. 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 30 Notificar negación Realizar la notificación de negación de postulación y enviar vía correo electrónico al postulante. Finalizar el proceso. 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 31 Realizar observaciones en el Acta del Comité y solicitar modificaciones vía correo electrónico. Continuar con el paso 23. Realizar modificaciones en el Acta de resoluciones tomadas por Comité y enviar por correo electrónico a la Directora para su revisión. Regresar al paso 21. Realizar la notificación de adjudicación de cada Programa de Notificar adjudicación Becas y enviarla mediante oficio al Adjudicatario. Continuar con el paso 36. -Acta Revisada -Extracto del Acta de Resolución OBSERVACIONES Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Notificación de Negación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Notificación de Adjudicación Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 0:30:00 -Instituto de Fomento al Notificación de Talento Humano Solicitudes de Becarios Subsecretaría de / instituciones / bases Fortalecimiento del -Analista de Monitoreo, de postulación y Fortalecimiento del Conocimiento y Becas reformas Conocimiento y Becas (jurídico) -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Tiempo depende de disposición de analistas IFTH Depende de la convocatoria y de la demanda de postulantes Tiempo de notificación es de 3 días a 1 semana 32 Elaborar notificación de resolución (de ser el caso) Realizar una respuesta mediante un oficio al Becario del resultado de la Resolución de Comité (Respuesta de su solicitud / terminaciones unilaterales / otros), con copia a la Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas para realizar seguimiento de la notificación y realizar las notificaciones directamente en los casos de los años 2006 hacia atrás. (de ser el caso). 33 Revisar notificación de resolución (de ser el caso) Verificar mediante una copia del oficio enviado al Becario por parte del IFTH, el resultado de su solicitud mediante la notificación de resolución de Comité. Si es incorrecto continuar con el paso 34, caso contrario ir al paso 35. 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Se recibe el reporte del oficio mensualmente, y realiza observaciones constantemente 34 Realizar seguimiento (de ser el caso) Elaborar un oficio al IFTH solicitando que se realice correctamente la notificación al Becario. Regresar al paso 32. 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Existe un tiempo promedio de 15 días para recibir una respuesta MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Código: GB.02.008. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS Fecha: 22/01/2014 RESOLUCIÓN DE COMITÉ SUBPROCESO 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES Pág. 4 RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 35 Actualizar base de datos Realizar la actualización de la base de datos, con el objetivo de llevar un registro interno y poder realizar consultas cuando se requiera, obtener estadísticas y realizar monitoreo. 8:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) 36 Elaborar Acta de Resolución Consolidar y obtener el Acta de Resolución (versión final), describiendo las resoluciones tomadas en Comité. 1:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 37 Revisar Acta Verificar que la Resolución del Acta esté correctamente redactada y de conformidad con lo resuelto en el Comité. Si no es correcto ir al paso 38 , caso contrario ir al paso 39. 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 38 Solicitar modificaciones Devolver el Acta de Resolución adjuntando las observaciones, en el caso de encontrar errores. Regresar al paso 36. 0:01:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 39 Recolectar firmas del Solicitar las firmas en el Acta de Resolución a cada uno de los Acta de Resolución miembros del Comité. 16:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 40 Revisar Acta Verificar que el Acta de Resolución se encuentre correctamente elaborada y de conformidad con lo resuelto en Comité. Si es correcto ir al paso 42, caso contrario ir al paso 41. 8:00:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 41 Solicitar modificaciones Devolver el Acta de Resolución adjuntando las observaciones, en el caso de encontrar errores. Regresar al paso 36. 8:00:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 42 Firmar Acta Colocar una rúbrica en el espacio designado para cada Miembro del Comité en el Acta de Resolución. 8:00:00 Miembros de Comité (con voz y voto) Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 43 Archivar Acta Archivar Acta de Resolución de Comité firmada por todos los miembros. Almacenar el Acta de Resolución escaneada en la carpeta compartida CIBAE. 8:00:00 Miembros de Comité (con voz y voto) -Acta Firmada escaneada -Acta de Resolución firmada Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa 44 Elaborar el oficio que contenga el Acta de Resolución firmada Notificar formalmente por todos los miembros del Comité, además debe llegar una Acta de Resolución copia original al IFTH para su conocimiento (de ser el caso) (de ser el caso) Finalizar el Proceso. 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Acta Firmada escaneada -Acta de Resolución firmada Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 22/01/2014 Revisado Por: Fecha: Base de Datos actualizada OBSERVACIONES Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Alejandro Perez Daniel Díaz 00/01/1900 Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 30/12/2014 MANUAL DE PROCESOS Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO 4 GB.02.009. Código: GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS PROCESO SUBPROCESO DESEMBOLSO 17/12/2014 1.1 Versión: CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO C E OBJETIVO: Revisar los documentos habilitantes para autorizar la gestión del pago de dinero al becario. ALCANCE: Desde la revisión de documentación habilitante remitida por parte del Becario, hasta la elaboración, revisión y entrega de la Solicitud de pago a Gestión Financiera. S DESEMBOLSO POSTULANTES Pág. 1 R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Asignación de documentación Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos. Documentación faltante (de ser el caso) Liquidación (en el caso de último desembolso) Hoja de Ruta y Expediente (de ser el caso del último pago) Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos. Hoja de Ruta Solicitud de Pago SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Solicitud de documentos faltantes Becario Expediente con documentos originales Hoja de Ruta Analista de Control Previo Copias (-Matrices anteriores, contrato, reporte de progreso académico, certificado o titulo, notas) Expediente (-Solicitud de Pago, Hoja de Ruta, Documentos Habilitantes) Borrador Impreso y Expediente Expediente de pago Solicitud de Pago Archivo Activo Analista de Monitoreo Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Gestión Financiera CONTROLES / INSTRUCTIVOS Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas. Bases de Postulación de cada programa correspondiente a la convocatoria del becario Contrato de Financiamiento Instructivos y Acuerdos expedidos por la máxima autoridad desde el año 1994 en adelante BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Código Civil Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. !"#'$!*%+#!$#'%!$%-#%!!&'$%'$ (')$ Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Revisado Por: Fecha: Verónica Rosero Daniel Díaz Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 18/12/2014 !# %') '') *+) ",) ,.*+) ",) -$/$!! 0,.5!(2(?(8 /809:0(4(<02(4,9 ) .'"(-) &.%) !# " "* $5(!" -$/$!! $,8I40*( 59,85 (40,2E(? ,.+$) )&$,-!) 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"""&! !+$* '') MANUAL DE PROCESOS MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 2 3 Revisar documentación habilitante Recibir y revisar de Asignación Documental, desde el primer pago y los siguientes, los documentos de acuerdo a las Bases de Postulación, Instructivos y Reglamentos. Analista de Monitoreo, 0:30:00 Fortalecimiento del Actualizar expediente Elaborar Solicitud de Pago, informe técnico, matriz de justificativos, hoja de ruta, y debe sacar copias de Matriz de Justificativos, Informe Técnico y Solicitud de pago, adjuntar documentos y enviar el expediente al Analista de Control Previo 4:00:00 Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, Conocimiento y Becas 4 Validar documentación 5 Firmar Solicitud de Pago Verificar consistencia de datos en el expediente para firmar y posteriormente debe notificar al Analista de Control Previo que debe retirar la documentación. Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Solicitar Pago Elaborar memorando para pago de desembolso y enviar el comprobante físico de pago y expediente a Gestión Financiera. 0:10:00 Fortalecimiento del Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Analista de control 0:30:00 previo Directora de Monitoreo, Conocimiento y Becas Revisado Por: Fecha: 17/12/2014 1.1 Pág. 5 Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de becas/ Reformas / Bases de Postulación de cada Programa Existe un tiempo de espera, el cual se demora el becario en entregar los documentos -Solicitud de documentos faltantes. Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de becas/ Reformas / Bases de Postulación de cada Programa -Expediente con documentos originales -Hoja de Ruta -Copias Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de becas/ Reformas / Bases de Postulación de cada Programa -Expediente -Borrador Impreso y Expediente Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de becas/ Reformas / Bases de Postulación de cada Programa Conocimiento y Becas Solicitar vía correo electrónico la documentación faltante, para realizar el pago del valor justificado y regresar al paso 1. (y de todas formas se realiza el pago del valor justificado) Fecha: Versión: OBSERVACIONES DOCUMENTO/ REGISTRO Analista de Monitoreo, Solicitar documentos faltantes GB.02.009. Código: CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 16:00:00 Fortalecimiento del En caso de que la documentación no es correcta se continua al paso 2 caso contrario ir al paso 3 Verificar la siguiente documentación para el desembolso: -Solicitud de Pago -Informe técnico debidamente firmado - Certificado académico y notas -Copia del presupuesto -Copia de la matriz de justificativos del primer desembolso en adelante -Matriz de justificativos actual -Documentación original que respalda la matriz de justificativos actual -(Para el rubro de seguro - Adjuntar copia de póliza) -Certificado Bancario -Formulario de pagos al exterior - Hoja de Ruta - O documentación de acuerdo a las Bases de Postulación, Instructivos y Reglamentos. Si la documentación no es correcta se debe registrar las observaciones de corrección en la Hoja de Ruta, debe notificar al Analista de Monitoreo que debe retirar el expediente y regresar al punto 2 Caso contrario debe firmar la solicitud de Pago y debe enviar con Hoja de Ruta y Documentos Habilitantes al Coordinador de Becas y continuar con el paso 5. 4 Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS DESEMBOLSO CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES UNID. EJEC. Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Expediente de pago -Solicitud de Pago Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Verónica Rosero Daniel Díaz Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 18/12/2014 MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO 4 Nivel: GB.02.010. Código: GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS PROCESO LIQUIDACIÓN SUBPROCESO 17/12/2014 1.1 Versión: CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO C E OBJETIVO: Revisar los documentos habilitantes para autorizar la liquidación financiera a favor de Becario o SENESCYT. ALCANCE: Desde la revisión de documentos habilitantes para la liquidación hasta el envío del memorando de no adeudamiento, comprobante de pago, expediente de liquidación a Gestión Financiera o el Informe Técnico a CIBAE S LIQUIDACIÓN Pág. 1 R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Asignación de Documentación Documentos de acuerdo a las bases de postulación, instructivos y reglamentos. Documentación faltante (de ser el caso) Becario Tesis digital -Declaración de uso de Información -Ficha de Registro de Tesis Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Expediente de Liquidación Hoja de Ruta Analista de Control Previo Memorando con valor a Pagar por el Becario Memorando con valores por cobrar Expediente de Liquidación Gestión Financiera Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Expediente de Liquidación Memorando de Liquidación (Valores a Cobrar) Memorando de Orden Pago Autorizado Analista de Control Previo Becario Formulario de Seguimiento de Liquidación Comprobante de Pago o impresión de comprobante de pago Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Expediente de Liquidación Comprobante de Pago SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Mail de solicitud de documentos faltantes Notificación de repositorio de Tesis Expediente de Liquidación Hoja de Ruta Documentos Expediente del Becario con liquidación de valores por cobrar o por pagar Expediente de Liquidación Hoja de Ruta Solicitud de confirmación de valores a cobrar Expediente de Liquidación Formulario de Seguimiento de Liquidación Expediente de Liquidación Solicitud de Pago Becario Dirección de Innovación de Tecnología 1er Mail de pago de deuda 1era Notificación (vía oficio) 2da Notificación (vía oficio) 3ra Notificación(vía oficio) Becario Analista de Control Previo Archivo Activo de Becas Gestión Financiera Desembolso Gestión Financiera )*"3&"&&" ( Garante )'$+"3& '%"*0 &$")* '&"*'( ' Informe Técnico Formulario de Seguimiento de Liquidación con Valor a Pagar Memorando de que el Becario no adeuda a la Senescyt Comprobante físico de pago Expediente de Liquidación )*"3&"&&" ( CONTROLES / INSTRUCTIVOS Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas. Bases de Postulación de cada programa correspondiente a la convocatoria del becario Contrato de Financiamiento Instructivos y Acuerdos expedidos por la máxima autoridad desde el año 1994 en adelante BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Código Civil Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. !$% &*' $ -(!.&" $'&*($'(1 & ($ $)*' ( *'# +*",' Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 Revisado Por: Fecha: Verónica Rosero Daniel Díaz Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova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78=303-+-387/<6+< -+.+ 28;+< 6/.3+7=/ 03-38/7 ">39>@ 38?+77+ L;.8?+ MANUAL DE PROCESOS Nivel: GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO 4 GB.02.011. Código: GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS AUTENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO Versión: DE TÍTULO DE BECARIOS PROCESO SUBPROCESO 21/01/2015 1.1 CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Pág. 1 C E AUTENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE TÍTULO DE BECARIOS POSTULANTES OBJETIVO: Establecer el procedimiento correspondiente para la validación y revisión de documentos habilitantes para el registro de título de becarios. ALCANCE: Desde la solicitud de documentación requisito para el Registro de Título de Becarios hasta la firma de autorización del Memorando en el cual se adjunta: el Informe Técnico de Registro de Titulo Consolidado, la Matriz de Registro de Título Consolidado de Becarios IFTH/ SENESCYT y la documentación requisito de respaldo revisada, para ser enviado a Registro de Título para su gestión. S R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Becario Becario Procedimiento para el Registro de Título de Becarios Requisitos de Registro escaneados o físicos Documentación faltante Instituto de Fomento al Talento Humano Documentación faltante Informe Técnico y Documentación de Respaldo para registro de título "Registro de Título" Carpeta Compartida Instituciones de Educación Superior Analista de Monitoreo de Becas (SENESCYT o IFTH) Requisito de Documentos faltantes (de ser el caso) Matriz de Seguimiento de Consultas a IES Respuesta de Verificación Informe técnico de Eliminación de Registro SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Solicitud de requisitos señalados en el Reglamento de Títulos Becario Memorando consolidado de Registro de Becarios y Documentación Informe Técnico de Registro de Título Matriz de Registro de Título para Becarios Notificación de devolución de trámite por documentación incompleta "Registro de Título" Becario Reporte de documentos devueltos Documentación requisito físicos incompletos Instituto de Fomento al Talento Humano Instituciones de Educación Superior Becario Expediente Físico del Becario "Registro de Titulo" Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Instituciones de Educación Superior Becario Consulta de Verificación Mail impreso de confirmación Respuesta de IES de Becarios Informe técnico de Eliminación de Registro Consulta de Verificación Reporte de solicitudes no contestadas por la IES para gestión Gerente del IFTH y a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Solicitud de eliminación de registro "Coordinación General de Asesoría Jurídica" "Registro de Título" (copia) CONTROLES / INSTRUCTIVOS Oficio Nro. SENESCYT-SESCT-201A-1646-CO del 17 de diciembre del 2014 Oficio Nro. SENESCYT-DMPF-2015-0521-CO 23 de enero de 2015 PROCESO DE REGISTRO DE TÍTULOS PARA BECARIOS Reglamento para el reconocimiento, Homologación y revalidación de títulos expedidos en el exterior Decreto Ejecutivo 865 Registro Oficial Suplementario 526 de 02- sep-2011 Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Superior. Acuerdo ministerial 52 registro oficial 541 de 23- sep-2011 Reglamento para Reconocimiento de Títulos Expedidos en el Extranjero. Acuerdo 2012 -060 (reconocimiento de títulos de especialidades en ciencias de la salud con formación académica en servicios cursados en el extranjero. D RPC-SO-05-no.038-2013 "títulos propios" emitidos por universidades españolas Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su reglamento Reglamento de becas y ayudas económicas acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014 Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudio de cuarto nivel de formación académica en el exterior acuerdo 2011-066 con fecha de 29 de Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Ac. 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Código Civil y Penal Elaborado Por: Fecha: Diego Salazar Christian Gavilanes 21/01/2015 Revisado Por: Fecha: Francisco Garzón Daniel Díaz Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova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PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS 17/12/2014 COMPENSACIÓN Y ACTA DE FINIQUITO SUBPROCESO 1.1 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 2 Recibir y revisar por parte de Asignación de documentos lo siguiente: - Título o certificado de cumplimiento de obligaciones académicas. - Certificado laboral o formulario de seguimiento ocupacional. Revisar - Correcciones de errores de los documentos documentación anteriormente citados (en caso de que se solicite en la actividad 2) -Certificado de cumplimiento de obligaciones financieras Si la documentación no es correcta continuar al paso 2, caso contrario ir al paso 3 Si la documentación no esta completa y correcta Notificar error en debe notificar al Becario vía correo electrónico para documentación corregir los errores en los documentos citados y regresar al paso 1. Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 0:03:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Notificación de errores o nueva documentación de ser necesario Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Matriz actualizada Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Digitar los datos personales y el estado del proceso en la Base de Datos / Archivo Digital, con el propósito de poder realizar consultas en cualquier momento. 0:02:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 4 Revisar si el proceso de compensación del becario necesita cambios Verificar si el Becario solicita cambios en el contrato, tales como: -Solicitud de Diferimiento del periodo de compensación -Solicitud de Suspensión de periodo de compensación -Solicitud de Acta de terminación del contrato por mutuo acuerdo / Nueva Beca -Terminación unilateral de Contrato -Notificación de Cambio de Entidad Auspiciante -Notificación de Cambio de Garante -Solicitud de Modificación del presupuesto -Otros Si necesita cambios, continuar con el paso 5 caso contrario ir al paso 6 0:05:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 5 Enviar Solicitud de cambios en Contrato Adjuntar la Solicitud de cambios en contrato de financiamiento y el Expediente para enviar al proceso de Modificación de Contrato, donde se encargan de gestionar dicho proceso. (de ser el caso) 0:01:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 6 Elaborar Informe Realizar el Informe Técnico para el Acta de Finiquito Técnico para con todos los datos del becario (expediente de Acta de Finiquito Becario). 2:00:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 7 8 Verificar que el Informe Técnico para el Acta de Revisar el Finiquito esté correctamente elaborado y enviar Informe Técnico Analista nexo con Contratación 24:00:00 físicamente a las siguientes revisiones adjuntando el para Acta de Pública expediente, si es correcto continuar con el paso 9, Finiquito caso contrario ir al paso 8. Solicitar Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las modificaciones Analista nexo con Contratación 16:00:00 observaciones correspondientes para que sea del Informe Pública corregido. Regresar al paso 6. Técnico 9 Aprobar el Informe Técnico Aprobar el borrador del Informe Técnico siempre y para Acta de cuando todo esté correcto. Finiquito 10 Revisar financiamiento para Acta de Finiquito 11 12 Solicitar modificaciones del Informe Técnico Validar financiamiento para Acta de Finiquito UNID. EJEC. 1:00:00 Registrar en base de datos 3 Pág. 4 DOCUMENTO/ REGISTRO Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Solicitud de cambios en contrato de financiamiento -Expediente CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Analista nexo con Contratación Pública Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Verificar que el Informe Técnico para el Acta de Finiquito esté correctamente elaborado si la información financiera es completa y el sustento legal es correcto, sumillar y enviar físicamente a las siguiente revisiones adjuntando el expediente, si es correcto continuar con el paso 12, caso contrario ir al paso 11. 0:10:00 Analista de Control Previo Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6. 0:10:00 Analista de Control Previo Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Sumillar el Informe Técnico para el Acta de Finiquito siempre y cuando la información financiera sea completa y el sustento legal sea correcto. 1:00:00 Analista de Control Previo Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 13 Revisar el Informe Técnico para Acta de Finiquito Verificar junto con el Analista que el Informe Técnico para el Acta de Finiquito esté correctamente elaborado para firmar, adjuntar el expediente y enviar los documentos físicamente a la Directora, si es correcto continuar al paso 15, caso contrario ir al paso 14. 0:10:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 14 Solicitar modificaciones del Informe Técnico Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6. 0:05:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 15 Aprobar el Informe Técnico Aprobar el borrador del Informe Técnico siempre y para Acta de cuando todo esté correcto. Finiquito 0:01:00 Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 16 Revisar el Informe Técnico para Acta de Finiquito Verificar junto con el Analista que el Informe Técnico para el Acta de Finiquito esté correctamente Directora de Monitoreo, elaborado para firmar, adjuntar el expediente y enviar 16:00:00 Fortalecimiento del los documentos físicamente a la Directora, si es Conocimiento y Becas correcto continuar al paso 18, caso contrario ir al paso 17. Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 17 Solicitar modificaciones del Informe Técnico Devolver al analista el Informe Técnico adjuntando las Directora de Monitoreo, 16:00:00 Fortalecimiento del observaciones correspondientes para que sea corregido. Regresar al paso 6. Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas OBSERVACIONES Gestión documento: 10 min Visita de Becario: 1 hora MANUAL DE PROCESOS 4 Nivel: MACROPROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Código: BECAS GB.02.013. PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS 17/12/2014 COMPENSACIÓN Y ACTA DE FINIQUITO SUBPROCESO 1.1 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 18 Autorizar el Informe Técnico para Acta de Finiquito 19 Enviar mediante memorando en Quipux la Solicitud de elaboración del Acta de Finiquito firmada Solicitar la electrónicamente a Contratación Pública. Pasar a la elaboración del siguiente actividad. Enviar los documentos físicos Acta de Finiquito correspondientes al Informe Técnico, el Expediente y el Cronograma de firmas a Contratación Pública. 20 Revisar Acta de Finiquito Verificar que el borrador del Acta de Finiquito se encuentre correctamente elaborado por Contratación Pública antes de que firmen las partes. Si no está correcto ir al paso 21 caso contrario ir al paso 22. 21 Devolver Acta de Regresar el Acta de Finiquito con observaciones a Finiquito con Contratación Pública para corregir los errores y observaciones regresar al paso 20. 0:10:00 22 Autorizar Acta de Aprobar el Acta de Finiquito para que sea firmado por Finiquito el Becario y Garante en Contratación Pública. 0:05:00 23 Comprobar las fechas en las que cada Becario debe acercarse a firmar el Acta de Finiquito, el lugar de la Notificar al oficina y el nombre del Analista correspondiente. Becario la fecha Enviar un correo electrónico al Becario notificándole para firmar Acta la fecha para que se acerque a firmar el Acta de de Finiquito Finiquito, el lugar de la oficina y el nombre del Analista. 0:10:00 24 25 Aprobar y firmar el Informe Técnico para el Acta de Finiquito siempre y cuando esté correcto, sumillado y firmado por el Coordinador de Monitoreo, seguimiento y evaluación de becas y Analista de Control Previo. UNID. EJEC. Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 8:00:00 Directora de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Solicitud del Acta de Finiquito -Informe Técnico para Acta de Finiquito Dirección de Monitoreo, autorizado Fortalecimiento del -Expediente Conocimiento y Becas -Certificado de cumplimiento de obligaciones -Cronograma de firmas 48:00:00 Analista nexo con Contratación Pública 0:01:00 26 27 Conceder un Acta de Finiquito original firmada al Becario y otra a Contratación Pública mediante memorando para sus archivos correspondientes. Archivar los documentos pertenecientes al Expediente en el Archivo físico de la Dirección de Monitoreo. Actualizar la Matriz y detalles generados en el Acta de Entregar Acta de Finiquito. Finiquito y/o Verificar el año en el que se firmó el contrato de la Letra de Cambio beca, si no es anterior al 2012 finaliza el proceso, caso contrario Enviar un memorando vía Quipux solicitando la letra de cambio que es objeto de garantía a Gestión Financiera. Recibir de Gestión Financiera la letra de cambio para entregar al Becario la letra de cambio en las oficinas de la institución y terminar el proceso. Elaborado Por: Diego Salazar Christian Gavilanes 17/12/2014 OBSERVACIONES Dirección de Monitoreo, Analista nexo con Contratación -Acta de Finiquito con Fortalecimiento del observaciones Pública Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, Analista nexo con Contratación Fortalecimiento del Pública Conocimiento y Becas Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas 16:00:00 Analista nexo con Contratación Pública 0:10:00 Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Revisado Por: Fecha: CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Notificación de la fecha para firmar el Acta de Finiquito Una vez que Contratación Pública haya elaborado el Acta de Finiquito y haya sido firmado por el Becario y Recibir Acta de el Garante. Finiquito firma de Analista nexo con Contratación 120:00:00 Contratación Pública remite a la Directora mediante Becario y Pública memorando, el Acta de Finiquito firmada por Becario Garante y Garante, con número y fecha; junto con el expediente. Conseguir las firmas en el Acta de Finiquito de las principales autoridades, tales como: Recolectar -Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y -Acta de Finiquito Firmas de Analista nexo con Contratación 16:00:00 firmada por Becario y Becas Autoridades en Pública Garante -Representante Legal de la Entidad Auspiciante (de Acta de Finiquito ser el caso) Receptar mediante memorando el Acta de Finiquito firmada por todas las autoridades involucradas, tales Recibir Acta de como: Finiquito firmada -Subsecretario de Fortalecimiento del Conocimiento y por Autoridades Becas -Representante Legal de la Entidad Auspiciante (de ser el caso) Fecha: Pág. 4 DOCUMENTO/ REGISTRO -Acta de Finiquito Firmada por Autoridades -Expediente -Matriz actualizada -Solicitud de letra de cambio -Letra de cambo Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Dirección de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Reglamento de Becas Bases de Postulación Contrato de Adjudicación Reformas al Reglamento Corina Márquez Daniel Díaz Aprobado Por: Fecha: Giovanna Córdova 18/12/2014 ' 6K42;2;-.&*47:0:.0*-7 -.47; :7,.;7; 6,-9<,.4Q8/0#026,708>9=9#019<7,= ' 6L42;2;-.&*47:0:.0*-7-.47; :7,.;7;## !"!$! %'$ M>9/9.>?,6 9 %407:9748 "9<.08>,50 '& /%(+ + (.,.+"(;@JGL<JKF8G8>8I ' /%(+ + ("',-"-."V' " )+)+"(' ,)+ &(/"&"'-( "',)"(' +!"/( %% -"&)(-(-%;<CGIF:<JF %' -"&)(/%(+ + ( -//./" ' "'"/%(+ + ( "/4-/ --5O ! %#! 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C)IF:<JF'(<J<=<:K@MFGFICFK8EKFE<:<J@K8LEI<;@J<[F 9/414.,.4Q8/098><,>9 !"!$! %'$ M>9/9.>?,6 9 %407:9748 "9<.08>,50 '& /%(+ + (.,.+"(;@JGL<JKF8G8>8I ' /%(+ + ("',-"-."V' " )+)+"(' ,)+ &(/"&"'-( "',)"(' +!"/( %% -"&)(-(-%;<CGIF:<JF %' -"&)(/%(+ + ( -//./" ' "'"/%(+ + ( "/4-/ --5O ! %#! C)IF:<JF<J<=<:K@MF 97:08=,.4Q8B.>,/0484;?4>9 !"!$! %'$ M>9/9.>?,6 9 %407:9748 "9<.08>,50 '& /%(+ + (.,.+"(;@JGL<JKF8G8>8I ' /%(+ + ("',-"-."V' " )+)+"(' ,)+ &(/"&"'-( "',)"(' +!"/( %% -"&)(-(-%;<CGIF:<JF %' -"&)(/%(+ + ( -//./" ' "'"/%(+ + ( "/4-/ --5O ! %#! C)IF:<JF'(<J<=<:K@MFGFICFK8EKFE<:<J@K8LEI<;@J<[F ' :7,.;7; ' :7,.;7;$ MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS MACROPROCESO PROCESO Código: GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO Fecha: DEL CONOCIMIENTO Y BECAS POSTULACIÓN (TO BE) SUBPROCESO E POSTULACIÓN (TO BE) POSTULANTES PRESELECIONADOS GBTB.02.01 29/01/2015 1.0 Versión: CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO C 4 Nivel: Pág. 1 OBJETIVO: Conceder becas de formación en universidades e instituciones de educación superior de excelencia académica en el extranjero. ALCANCE: Desde la parametrización de reglas de servicio según dictaminan las Bases de Postulación de cada programa, hasta Autorizar el Informe Técnico en el sistema y enviar al Módulo de Resolución de Comité. S R ENTRADAS PROVEEDOR ENTRADA Submódulo de Orientación Módulo de postulación en línea Submódulo de Validación y convalidación de documentos Coordinador de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas Subsecretaría de Educación Superior Submódulo de Validación y convalidación de documentos Submódulo de baremo Submódulo de Validación y convalidación de documentos Bases de postulación Submódulo de Parámetros de Control Matriz de Validación / convalidación Informe Técnico con Observaciones (de ser el caso) Notificación de confirmación de carrera Matriz de Validación / convalidación Cuadro de Baremo Matriz de Validación / convalidación Submódulo de Validación y convalidación de documentos Matriz de Validación / convalidación Reporte de Postulantes pre aprobados Módulo de Postulación en línea Reporte cantidad de postulaciones Certificados de exoneración Submódulo de Validación de Certificados Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros Submódulo de ingreso de notas Submódulo de evaluación Socioeconómica Matriz de Validación de certificados Notificación de lugares para la prueba Calificaciones de las pruebas Ficha Socioeconómica Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros Universidades u Otros Notificación de lugar Módulo de Postulación en línea Submódulo de ingreso de notas Submódulo aprobación de Informe Técnico Submódulo autorización de Informe Técnico Reporte cantidad de postulaciones Calificaciones de la entrevista Informe Técnico Informe Técnico aprobado SALIDAS SALIDA CIUDADANO/USUARIO Solicitud de confirmación de Área de Estudio Reporte de Postulantes preaprobados Notificación de corrección de errores de forma Notificación de no precalificación Subsecretaría de Educación Superior Submódulo de Validación y convalidación de documentos Notificación de precalificación de baremo (de ser el caso) Solicitud de lugar y fecha de prueba Notificación de presentación de certificados Notificación de certificados aprobados Notificación de lugar, día y hora para rendir pruebas Reporte de Cantidad de postulantes, lugar, día y hora para tomar pruebas Notificación de Negación (separando la nota de la prueba de aptitud, de la ingles) (de ser el caso) Notificación de Aprobación de la Prueba Submódulo de notificación y consultas Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros Submódulo de notificación y consultas Empresa licitada Submódulo de notificación y consultas Asignación de Cuantía Variable Solicitud de lugar y fecha de prueba Reporte de Cantidad de postulantes, lugar, día y hora para tomar pruebas Notificación de lugar, día y hora para rendir pruebas Notificación de negación Notificación de aprobación Informe Técnico Informe Técnico Aprobado Informe Técnico Autorizado Submódulo de evaluación Socioeconómica Ministerio de Educación/ Ministerio de Relaciones Exteriores/ Otros Universidades u otros Empresa licitada Submódulo de notificación y consultas Submódulo aprobación de Informe Técnico Submódulo autorización de Informe Técnico Módulo de Resolución de Comité CONTROLES / INSTRUCTIVOS Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Acuerdo 2014-029 con fecha 28 de febrero del 2014. Reglamento de becas y ayudas económicas; y sus reformas. Bases de Postulación Programas de Becas BASE NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de Educación Superior y su reglamento Acuerdo 2012-029 con fecha 23 de abril del 2012. Política pública. Acuerdo 2013-127-A con fecha 08 de octubre del 2013. Reglamento de definición de becas crédito educativo y ayudas económicas. Estatuto del régimen jurídico administrativo de la Función Ejecutiva. Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento. Acuerdo 2011-066 con fecha 29 de septiembre del 2011. Codificación del Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. Elaborado Por: Fecha: Christian Gavilanes 23/03/2015 Revisado Por: Aprobado Por: Fecha: Fecha: *(,& .&'02&)002 /809:0(4(<02(4,9 *(,& 6 !# *(,& 120'&)002 #*23-:/ ! #$%C$ *(,& " :)-+0 #$C$B $ " #%$ '&%C !" "# "$$ $ '# -4*. #$C$B "$$ $ '# *4-3&)002 " " 9+ $ *(,& .&'02&)002 /809:0(4(<02(4,9 *(,& 6 !# *(,& 120'&)002 #*23-:/ ! #$%C$ *(,& " :)-+0 #$C$B $ " #%$ '&%C !" "# "$$ $ '# -4*. #$C$B "$$ $ '# *4-3&)002 " " 9+ $ *(,& .&'02&)002 /809:0(4(<02(4,9 *(,& 6 !# *(,& 120'&)002 #*23-:/ ! #$%C$ *(,& " :)-+0 #$C$B $ " #%$ '&%C !" "# "$$ $ '# -4*. #$C$B "$$ $ '# *4-3&)002 " " 9+ $ *(,& .&'02&)002 /809:0(4(<02(4,9 *(,& 6 !# *(,& 120'&)002 #*23-:/ ! #$%C$ *(,& " :)-+0 #$C$B $ " #%$ '&%C !" 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' 6' & MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS COMITÉ (TO BE) SUBPROCESO 4 Nivel: MACROPROCESO GBTB.02.02 Código: 17/03/2015 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO 1 Ingresar en el Submódulo de Parámetros de Control para utilizar el formato de cronograma y realizar el cronograma anual de fechas cuándo se reunirá el Comité, a su vez cargar el Elaborar cronograma cronograma en el Submódulo de Parámetros de Control para de fechas de Comité comunicar y difundir las fechas a los Analistas Responsables de los procesos involucrados, tanto del SENESCYT como del IFTH, con el objetivo que los carguen sus Informes Técnicos o Solicitudes a ser aprobadas en Comité. 2 Revisar Informes Técnicos 3 Solicitar correcciones y documentación faltante Pág. 6 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 0:15:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Descargar del Sistema de postulaciones en línea y revisar los Informes Técnicos Autorizados respectivos a cada programa de becas y otras solicitudes (de ser el caso). Si es correcto ir al paso 4 y 5, si es incorrecto continuar con el paso 3. 0:05:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo Realizar observaciones al Informe Técnico en caso de que existan errores en la documentación y se requiera documentos faltantes, utilizando el formato de notificación, proceder con enviar la notificación mediante el Sistema de Postulación en Línea para que el Analista responsable de cada proceso involucrado tenga conocimiento y pueda cargar nuevamente la documentación. Regresar al paso 2. 0:45:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) -Analista de Control Previo Notificación de documentación faltante o errores Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Notificación de Cronograma de Comité Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 4 Ingresando en el Submódulo de Control Previo, dar el Aprobar Informe consentimiento de que el Informe Técnico está correctamente Técnico (Información elaborado, en especial la información financiera. Continuar con el paso 6 siempre y cuando se realice la actividad Financiera) 5. 0:30:00 -Analista de Control Previo Informe Técnico Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 5 Ingresando en el Submódulo de Control Jurídico, dar el Aprobar Informe consentimiento de que el Informe Técnico está correctamente Técnico (Información elaborado, en especial la información jurídica. Jurídica) Continuar con el paso 6 siempre y cuando se realice la actividad 4. 0:30:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Informe Técnico Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 6 Ingresar al Submódulo de Acta de Comité, y utilizando el formato del borrador de Acta, crear el borrador del Acta general tomado Generar borrador del como referencia los Informes Técnicos y Solicitudes de todo tipo, Acta General así mismo sustraer las Bases de Postulación, Reformas u otras solicitudes desde el Submódulo de Orientación para incluirlas en el borrador del Acta general. 0:30:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) 7 Realizar una revisión al borrador del Acta general ubicado en el Revisar borrador del Submódulo de Acta de Comité. Si es correcto ir al paso 9, caso Acta General contrario continuar al paso 8. 0:05:00 -Analista de Control Previo 0:30:00 -Analista de Control Previo 0:02:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Leer detalladamente el cronograma de actividades y temas a tratarse en la sesión. 0:03:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Autorizar los temas a tratarse y su cronología. Las resoluciones se tomarán por mayoría simple de votos. En caso de empate, el Presidente tendrá voto dirimente. 0:02:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 0:08:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 8 9 Corregir Acta General Verificar quórum del Comité 10 Dar lectura del Orden del Día 11 Aprobar Orden del Día 12 Realizar modificaciones en el borrador del Acta general, ingresando en el Submódulo de Acta de Comité. Ingresar al Submódulo de Acta de Comité y utilizar el borrador de Acta. Constatar la presencia de los integrantes miembros del Comité (con voz y voto): a.- El/la Subsecretario/a de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación o su delegado/a; b.- El/la Coordinador(a) General de Planificación o su delegado/a; c.- El/la Subsecretario/a de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas o su delegado/a. Y sus invitados (con voz pero sin voto): -El/la Director/a de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -El/la Coordinador/a General de Asesoría Jurídica o su delegado - Representante de Becas del Instituto de Fortalecimiento del Talento Humano o su delegado - Subsecretario/a de Formación Académica y Profesional o su delegado. - Otros invitados que el comité considere necesario Leer la solicitud a los Dar lectura al Borrador del Acta el cual contiene, Informes Miembros del Técnicos, Solicitudes de Becarios, de instituciones, bases de Comité postulación, reformas, entre otros. Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas -Reglamento de Becas y Ayudas Económicas y sus Reformas -Bases de Postulación de cada Programa Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Borrador de Acta Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 13 Revisar solicitud Verificar que la solicitud cumpla todos los parámetros establecidos en el Reglamento, cumplimiento de las políticas, las puntuaciones globales y la disponibilidad de recursos (de ser el caso). Si está de acuerdo continuar con el paso 14, caso contrario ir al paso 15. 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 14 Aprobar Solicitud Autorizar los casos de Adjudicaciones, Solicitudes de Becarios y de Oficio, Bases de Postulación, Reformas al Reglamento, resolver impugnaciones, casos de terminación de contrato, y demás atribuciones que le asignare la ley o el reglamento al Comité. Continuar con el paso 21. 0:05:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 15 Consultar a los invitados Realizar consultas a aquellas personas consideradas como invitadas o sus delegados, quienes podrán opinar con voz pero sin voto. Ir a los pasos 16, 17, 18 o 19. 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso). Continuar a la actividad 20. 0:02:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 16 OBSERVACIONES MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN TÉCNICA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS PROCESO GESTIÓN TÉCNICA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y Fecha: BECAS COMITÉ (TO BE) SUBPROCESO 4 Nivel: MACROPROCESO GBTB.02.02 Código: 17/03/2015 1.0 Versión: CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CARGO Pág. 6 DOCUMENTO/ REGISTRO UNID. EJEC. CONTROL/ BASE NORMATIVA /INSTRUCTIVO 17 Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso). Continuar a la actividad 20. 0:02:00 Instituto de Fortalecimiento del Talento Humano Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 18 Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso). Continuar a la actividad 20. 0:02:00 Coordinador General de Asesoría Jurídica o su delegado Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 19 Realizar observaciones y dar una opinión en la resolución o en la Emitir observaciones redacción de la resolución (de ser el caso). Continuar a la actividad 20. 0:02:00 Subsecretaria de Formación Académica y Profesional o su delegado Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 20 Redactar las modificaciones de la Transcribir la resolución efectuada en consenso por los Miembros Resolución de del Comité y por las personas invitadas. Comité 0:06:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 21 Leer la posible Acta Dar lectura de la posible Acta de Resolución y ponerla a de Resolución consideración de los Miembros del Comité para su revisión. 0:02:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 22 Verificar la descripción de la posible resolución tomada en Revisar posible Acta consenso por los Miembros del Comité. Si es incorrecta ir al paso de Resolución 24, caso contrario ir al paso 23. 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 23 Realizar observaciones en la posible resolución del Acta Emitir observaciones con respecto a la descripción de la posible acta de resolución del Comité. Consultar a las personas invitadas con voz pero sin voto. Ir a los pasos 16, 17, 18 o 19. 0:03:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 24 Aprobar Acta de Resolución Aprobar la decisión o conclusión emitida y descrita en el Acta de Resolución. 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 25 Revisar Orden del Día Verificar la existencia de mas solicitudes establecidas en el Orden del Día. Si existen más solicitudes volver al paso 12, caso contrario continuar con el paso 26. 0:01:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 26 Dar por terminado el Finalizar la sesión del Comité. Comité 0:01:00 -Analista de Monitoreo, Fortalecimiento del Conocimiento y Becas (jurídico) 27 Crear automáticamente el extracto del Acta de Comité, el cual consiste en una síntesis de las resoluciones tomadas por Comité, Generar extracto de con el objetivo de dar una respuesta rápida a los involucrados en Acta de Comité el proceso, quienes podrán observar en el Submódulo de Acta de Comité. 0:10:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Extracto del Acta de Resolución Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Acta de Resolución Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 28 Generar Acta Crear automáticamente el Acta de Comité, la cual contiene todas las resoluciones tomadas en Comité, con el objetivo de que sea firmada y notificada a los miembros del Comité mediante el Submódulo de Autorización de Acta. 0:10:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas 29 Revisar Acta Ingresar en Submódulo de Autorización de Acta para obtener el Acta de Resolución y verificar que esté correctamente redactada y de conformidad con lo resuelto en el Comité. Si no es correcto ir al paso 30, caso contrario ir al paso 32. 0:05:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 30 Solicitar modificaciones 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 31 Editar Acta Realizar las modificaciones necesarias en el Acta de Resolución mediante el Submódulo de Autorización de Acta. Regresar al paso 29. 0:01:00 -Directora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de Programas de Conocimiento y Becas Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas 32 Firmar Acta electrónicamente Cada miembro de Comité debe colocar el token en la computadora y mediante su contraseña personal podrá firmar electrónicamente el Acta de Comité, para luego cargar el documento en el Submódulo de Acta de Comité. 0:01:00 -Miembros de Comité (con voz y voto) 0:30:00 -Notificación de adjudicación y negación Dirección de Monitoreo, -Directora de Monitoreo, Seguimiento -Reglamento de Becas y Ayudas -Notificación de Seguimiento y Evaluación de y Evaluación de Programas de Económicas y sus Reformas Solicitudes de Becarios Programas de Conocimiento y Conocimiento y Becas -Bases de Postulación de cada Programa / terminaciones Becas unilaterales / otros 33 Utilizar el Acta firmada del Submódulo de Acta de Comité para transmitir e informar a los Postulantes, Adjudicatarios o Becarios la adjudicación, negación o respuesta a su solicitud mediante el Generar notificación Submódulo de notificación y consultas. A su vez informar al IFTH, de resolución Zonales y Atención a la Ciudadanía y a la Directora de Orientación las respuesta a las solicitudes de becarios, terminaciones de contrato, entre otros. Finalizar el proceso. Elaborado Por: Fecha: Requerir modificaciones en el Acta de Resolución mediante el Submódulo de Autorización de Acta, redactando las observaciones, en el caso de encontrar errores. Christian Gavilanes 16/03/2015 Acta Firmada electrónicamente Dirección de Monitoreo, -Reglamento de Becas y Ayudas Seguimiento y Evaluación de Económicas y sus Reformas Programas de Conocimiento y -Bases de Postulación de cada Programa Becas Revisado Por: Aprobado Por: Fecha: Fecha: OBSERVACIONES ' 6K42;2;-.&*47:0:.0*-7-.47; :7,.;7; "9=>?6,.4Q8 ' 6K42;2;-.&*47:0:.0*-7-.47; :7.;7;$ !"!$! %'$ M>9/9059<,/9 9 %407:9748 "9<.08>,50 '& /%(+ + (.,.+"(;@JGL<JKF8G8>8I ' /%(+ + ("',-"-."V' " )+)+"(' ,)+ &(/"&"'-( "',)"(' +!"/( %% -"&)(-(-%;<CGIF:<JF %' -"&)(/%(+ + ( -//./" ' "'"/%(+ + ( "/4-/ --5O ! %#! 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