CD-6532.pdf

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
AUDITORÍA DEL SISTEMA INFORMÁTICO DEL
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
PROYECTO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE COMPUTACIÓN
AUTOR:
MARÍA BELÉN MOREIRA CASTRO
[email protected]
Director: MSc. Ing. César Gustavo Samaniego Burbano
[email protected]
2015
DECLARACIÓN
Yo, María Belén Moreira Castro declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentada para ningún
grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias
bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos
correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
María Belén Moreira Castro
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por María Belén Moreira
Castro, bajo mi supervisión.
Ing. César Gustavo Samaniego Burbano
DIRECTOR
AGRADECIMIENTOS
Primero a Dios que me ha permitido llegar aquí y me ha dado todo.
A mis padres, mi hermana y mi sobrino por su apoyo incondicional en todo momento
de mi vida, son importar la situación, sin importar el reto, siempre me han ayudado a
cumplir mis metas y me han dado todo para seguir adelante.
A Ricardo, por su apoyo, comprensión y motivación, no sólo para culminar mi tesis
sino en este momento de mi vida. Ha sido una luz en mi camino.
A mis abuelitas, tíos y familiares, por su ejemplo y su apoyo, en cada paso que damos
en la vida llevamos a la familia. Supieron formar dos personas fantásticas que a su vez
lo hacen conmigo.
A mis amigos, por estar conmigo en los buenos y sobretodo en los malos momentos,
me han acompañado en lo largo del camino y han dejado huella.
A mis profesores, por sus enseñanzas, sobre todo al Ing. Gustavo Samaniego, que me
ha ayudado y guiado en este camino.
Este logro no es sólo mío, es también suyo.
DEDICATORIA
A Dios.
A mis padres, todo lo que he alcanzado en mi vida es por ustedes, la persona
que soy es gracias a ustedes.
A mi hermana, ahora es mi turno, espero con ansia el tuyo.
A mi sobrino, espero q mis logros te enorgullezcan y que cuando tu alcances
los tuyos pueda estar siempre a tu lado.
A mi tío Raúl, siempre preocupado por los demás, yo sé que desde el cielo nos
cuida.
Caminante, son tus huellas
el camino y nada más;
Caminante, no hay camino,
se hace camino al andar.
Al andar se hace el camino,
y al volver la vista atrás
se ve la senda que nunca
se ha de volver a pisar.
Caminante no hay camino
sino estelas en la mar.
- Antonio Machado
CONTENIDO
LISTA DE FIGURAS ……………………………...………………………………... i
LISTA DE TABLAS …………………………….………..…..…………...………… ii
LISTA DE ANEXOS …………………………….…….………………...………… iii
RESUMEN …………………………….……………….…………………………… iv
CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA....................................................................... 1
1.1 CARACTERIZACIÓN DEL MINISTERIO .............................................................. 1
1.1.1 Descripción del Ministerio ............................................................... 1
1.1.2 Misión............................................................................................... 1
1.1.3 Visión ................................................................................................ 2
1.1.4 Valores ............................................................................................. 2
1.1.5 Objetivo ............................................................................................ 2
1.1.6 Estructura Orgánica del Ministerio .................................................. 3
1.2 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD INFORMÁTICA ......................................... 5
1.2.1 Descripción de la Unidad Informática.............................................. 5
1.2.2 Estructura de la Unidad Informática ............................................... 6
1.2.3 Áreas y Funciones ............................................................................ 7
1.2.4 Planes de la Unidad Informática ...................................................... 9
1.3 ESTUDIO DE LA METODOLOGÍA.................................................................... 10
CAPÍTULO II: EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .................................................................... 14
2.1 PLANIFICACIÓN ............................................................................................. 14
2.1.1 Normas de Control Interno para el MTOP ..................................... 14
2.1.2 Selección de los procesos de COBIT............................................... 19
2.2 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA ................................................................... 22
2.2.0 Análisis de vulnerabilidades con la herramienta msat. ................. 24
2.2.1 EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno ........................................................................... 35
2.2.2 EDM03 Asegurar la optimización del riesgo .................................. 37
2.2.3 EDM04 Asegurar la optimización de recursos ............................... 39
2.2.4 APO01 Gestionar el marco de gestión de TI .................................. 42
2.2.5 APO02 Gestionar la estrategia ....................................................... 46
2.2.6 APO07 Gestionar los recursos humano ......................................... 56
2.2.7 AP012 Gestionar el riesgo .............................................................. 60
2.2.8 AP013 Gestionar la seguridad ........................................................ 62
2.2.9 BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo ............ 65
2.2.10 BAI09 Gestionar los activos ......................................................... 69
2.2.11 DSS01 Gestionar operaciones ...................................................... 72
2.2.12 DSS04 Gestionar la continuidad................................................... 74
2.2.13 DSS05 Gestionar servicios de seguridad ...................................... 78
CAPÍTULO III: RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................ 82
3.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS ............................................................................ 82
3.2 INFORME PRELIMINAR ................................................................................. 85
3.3 INFORME TÉCNICO ....................................................................................... 86
3.4 INFORME EJECUTIVO. ................................................................................... 95
CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................. 105
4.1 CONCLUSIONES ........................................................................................... 105
4.2 RECOMENDACIONES................................................................................... 106
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 107
ANEXOS .......................................................................................................................... 108
i
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Logo del Ministerio de Transporte y Obras Públicas .................................... 1
Figura 2 – Orgánico Funcional Actual del Ministerio de Transporte y Obras Públicas 3
Figura 3 – Orgánico Funcional aprobada por el Ministerio de Transporte y Obras
Públicas............................................................................................................................. 4
Figura 4 – Estructura Orgánica Interna de la Unidad Informática ................................. 6
Figura 5 – Procesos de COBIT 5 .................................................................................. 13
Figura 6 – Distribución de defensa de los riesgos ........................................................ 24
Figura 7 – Distribución de defensa de los riesgos ........................................................ 25
Figura 8 – Leyenda para interpretar los ........................................................................ 25
Figura 9 – Resultados de Infraestructura ...................................................................... 26
Figura 10 – Resultados de Aplicaciones ...................................................................... 29
Figura 11 – Resultados de Operaciones ....................................................................... 31
Figura 12 – Resultados de Personal ............................................................................. 33
Figura 13 – Iniciativas de Seguridad ............................................................................ 34
ii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1- Planes de la Unidad Informática del MTOP ..................................................... 9
Tabla 2- Selección de los Dominios y Procesos de COBIT 5 ....................................... 20
Tabla 3- Procesos seleccionados de COBIT 5 ............................................................... 21
Tabla 4- Modelo de Capacidad ...................................................................................... 22
Tabla 5- Estructura general de SELF ASSESMENT TEMPLATE .............................. 23
Tabla 6- Nivel de Capacidad Proceso EDM01: Asegurar el establecimiento y
mantenimiento del marco de referencia de gobierno...................................................... 37
Tabla 7- Nivel de Capacidad Proceso EDM03: Asegurar la optimización del riesgo .. 39
Tabla 8- Nivel de Capacidad Proceso EDM04: Asegurar la optimización de recursos 42
Tabla 9- Nivel de Capacidad Proceso APO01: Gestionar el marco de gestión de TI ... 46
Tabla 10- Análisis de diferencias .................................................................................. 54
Tabla 11- Nivel de Capacidad Proceso APO02 Gestionar la estrategia ........................ 56
Tabla 12- Nivel de Capacidad Proceso APO07 Gestionar los recursos humanos ......... 60
Tabla 13- Nivel de Capacidad Proceso AP012 Gestionar el riesgo .............................. 62
Tabla 14- Nivel de Capacidad Proceso AP013 Gestionar la seguridad......................... 65
Tabla 15- Nivel de Capacidad Proceso BAI05 Gestionar la introducción del cambio
organizativo .................................................................................................................... 69
Tabla 16- Nivel de Capacidad Proceso BAI09 Gestionar los activos ........................... 72
Tabla 17- Nivel de Capacidad Proceso DSS01 Gestionar operaciones ......................... 74
Tabla 18- Nivel de Capacidad Proceso DSS04 Gestionar la continuidad ..................... 77
Tabla 19- Nivel de Capacidad Proceso DSS05 Gestionar servicios de seguridad ........ 81
iii
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1: ESTATUTO ORGANICO DE GESTION ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS ..................................................................................................................109
ANEXO 2: NORMAS DE CONTROL INTERNO ACUERDO 039 – NORMA
410.................................................................................................................................114
ANEXO 3: ANÁLISIS DE PROCESOS......................................................................126
ANEXO 4: VALORACIÓN DE PROCESOS.............................................................139
ANEXO 5: RESULTADOS DE MSAT …………………………………....………..147
iv
RESUMEN
El presente proyecto de titulación detalla los pasos realizados en la auditoría
realizada al sistema informático del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
utilizando el marco de trabajo COBIT 5.
En el Capítulo I se describe el Ministerio, y se caracteriza la Unidad Informática.
Además se plantea la metodología en base al marco de trabajo COBIT 5,
utilizando el modelo de capacidad y la herramienta Self-Assessment-Templates
para COBIT 5.
En el Capítulo II se hace una selección de los procesos que se utilizan para la
auditoría, y se realiza la auditoría tomando en cuenta los niveles de capacidad
de los procesos evaluados.
En el Capítulo III se hace un análisis de los resultados obtenidos y se generan
los informes. El primer informe que se genera es el informe preliminar, donde
se exponen los niveles de capacidad obtenidos por cada proceso. Los otros
dos informes son el informe técnico y el informe ejecutivo, los mismos que
contienen las conclusiones y recomendaciones de cada proceso evaluado.
En el Capítulo IV se establecen las conclusiones y recomendaciones referentes
a este proyecto de titulación.
1
CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
1.1 CARACTERIZACIÓN DEL MINISTERIO
1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL MINISTERIO
El Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MTOP) es una empresa pública que
se encarga de planificar, gestionar el desarrollo y realizar revisiones de obras de
transporte e infraestructura, para impulsar el desarrollo del país. Además, debe
establecer y aplicar políticas de Transporte y Obras Públicas, sobre todo para
asegurar los niveles de seguridad y garantizar la satisfacción de los ciudadanos
con respecto al sistema de transporte nacional y a las obras realizadas.
En la Figura 1
se encuentra el logo del MTOP y a continuación se detalla
información relevante del ministerio.
Figura 1 – Logo del Ministerio de Transporte y Obras Públicas1
Nombre: Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MTOP)
Ubicación: Juan León Mera N26-220 y Av. Orellana. Quito - Ecuador
Teléfono: 593-2 397-4600
Sitio Web: www.obraspublicas.gob.ec
1.1.2 MISIÓN
“Como entidad rectora del Sistema Nacional del Transporte Multimodal formula,
implementa y evalúa políticas, regulaciones, planes, programas y proyectos que
garantizan una red de Transporte seguro y competitivo, minimizando el impacto
ambiental y contribuyendo al desarrollo social y económico del País.” 2
1
2
Imagen tomada de la página web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas www.obraspublicas.gob.ec
Información tomada de la página web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas http://www.obraspublicas.gob.ec/el-ministerio/
2
1.1.3 VISIÓN
“Ser el eje del desarrollo nacional y regional mediante la Gestión del Transporte
Intermodal y Multimodal y su Infraestructura con estándares de eficiencia y
Calidad.”3
1.1.4 VALORES
El Ministerio de Transporte y Obras Públicas pone en práctica una serie de
valores con el objetivo de dar un excelente servicio al país. Entre los valores más
importantes se mencionan los siguientes:
·
Apertura
·
Calidad
·
Eficiencia
·
Eficacia
·
Honestidad
·
Lealtad
·
Mejora Continua
·
Responsabilidad
1.1.5 OBJETIVO
“Contribuir al desarrollo del País a través de la formulación de políticas,
regulaciones, planes, programas y proyectos, que garanticen un Sistema Nacional
del Transporte Intermodal y Multimodal, sustentado en una red de Transporte con
estándares internacionales de calidad, alineados con las directrices económicas,
sociales, medioambientales y el plan nacional de desarrollo.”4
3
4
Información tomada de la página web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas http://www.obraspublicas.gob.ec/el-ministerio/
Información tomada de la página web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas http://www.obraspublicas.gob.ec/el-ministerio/
Dirección de
Gestión SocioAmbiental
Dirección de
Conservación
del Transporte
Dirección
Administrativa
Dirección de
Coordinación de
Aeronáutica Civil
Subsecretaría de
Aeronáutica Civil
Dirección de Transporte
Marítimo y Fluvial
Dirección de Puertos
Subsecretaría de Transporte
Marítimo y Fluvial
5
Dirección de
Contratación
Imagen tomada de la página web del Ministerio de Transporte y Obras Públicas www.obraspublicas.gob.ec
Dirección
Financiera
Dirección de Administración de
Delegaciones y Concesiones
Dirección de Estudios de
prefactibilidad y factibilidad de
delegaciones y concesiones
Subsecretaría de Delegaciones y
Concesiones del Transporte
Dirección de
Gestión de
Créditos y
Cooperación
Internacional
Coordinación General
Administrativa Financiera
SUBSECRETARÍAS ZONALES Y DIRECCIONES PROVINCIALES
Dirección de Transporte
Ferroviario
Dirección de Transporte
Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial
Subsecretaría de Transporte
Terrestre y Ferroviario
Dirección de
Administración
de Recursos
Humanos
VICEMINISTERIO DE
GESTIÓN DEL
TRANSPORTE
Dirección de
Planteamiento de la
Seguridad para el
Desarrollo Nacional
Figura 2 – Orgánico Funcional Actual del Ministerio de Transporte y Obras Públicas5
Dirección de
Construcciones
del Transporte
Dirección de
Estudios del
Transporte
Subsecretaría de la
Infraestructura de Transporte
Dirección de
Planificación
intersectorial
de la Movilidad
Dirección de
Comunicación Social
Coordinación General
de Planificación
Dirección de
Información,
Seguimiento
y Evaluación
VICEMINISTERIO DE
INFRAESTRUCTURA
DEL TRANSPORTE
Dirección de
Planificación e Inversión
de la Infraestructura y
Gestión del Transporte
Dirección de Auditoría
Interna
DESPACHO MINISTERIAL
Coordinación General
de Asesoría Jurídica
1.1.6.1 Estructura Orgánica actual del Ministerio
1.1.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL MINISTERIO
Dirección de
Tecnologías de
la Información y
Comunicaciones
3
Dirección de
Gestión SocioAmbiental
Dirección de
Conservación
del Transporte
Dirección de
Coordinación de
Aeronáutica Civil
Subsecretaría de
Aeronáutica Civil
Dirección de Transporte
Marítimo y Fluvial
Dirección de Puertos
Subsecretaría de Transporte
Marítimo y Fluvial
6
Imagen tomada del Acuerdo 004 de la Coordinación General de la Planificación Estratégica. Quito, 2013
Dirección de
Contratación
Dirección de
Gestión de
Créditos y
Cooperación
Internacional
Dirección de Administración de
Delegaciones y Concesiones
Dirección de Estudios de
prefactibilidad y factibilidad de
delegaciones y concesiones
Subsecretaría de Delegaciones y
Concesiones del Transporte
Dirección
Administrativa
Coordinación General Administrativa Financiera
SUBSECRETARÍAS ZONALES Y DIRECCIONES PROVINCIALES
Dirección de Transporte
Ferroviario
Dirección de Transporte
Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial
Dirección de
Administración
de Recursos
Humanos
VICEMINISTERIO DE
GESTIÓN DEL
TRANSPORTE
Dirección de Gestión
del Cambio de Cultura
Organizacional
Subsecretaría de Transporte
Terrestre y Ferroviario
Dirección de Tecnologías
de la Información y
Comunicaciones
Dirección de Planteamiento
de la Seguridad para el
Desarrollo Nacional
Figura 3 – Orgánico Funcional aprobada por el Ministerio de Transporte y Obras Públicas6
Dirección de
Construcciones
del Transporte
Dirección de
Estudios del
Transporte
Subsecretaría de la
Infraestructura de Transporte
VICEMINISTERIO DE
INFRAESTRUCTURA
DEL TRANSPORTE
Dirección de Planificación intersectorial
de la Movilidad
COORDINACIÓN GENERAL
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
Dirección de Información, Seguimiento y
Evaluación
Dirección de Comunicación Social
Coordinación General de Planificación
Dirección de
Administración de
Procesos
Dirección de Planificación e
Inversión de la Infraestructura
y Gestión del Transporte
Dirección de Auditoría Interna
DESPACHO MINISTERIAL
Coordinación General de Asesoría Jurídica
1.1.6.2 Estructura Orgánica aprobada por el Ministerio
Dirección
Financiera
4
5
La figura 2 corresponde al Orgánico Funcional actual del MTOP y la figura 3
corresponde al Orgánico Funcional aprobado el 10 de enero del 2013 que debe
ser instaurado. En el Orgánico Funcional actual la Unidad Informática llamada
Dirección de la Tecnologías de la Información y Comunicación se halla ubicada
debajo de la Coordinación General de la Administración Financiera. Según las
mejores prácticas el nivel que la Unidad Informática debe ocupar es un nivel de
Dirección de asesoría informática al Ministro, debe estar presente en la toma
de decisiones, no como una herramienta de apoyo sino como un elemento
fundamental, tal y como lo requieren las necesidades de la sociedad actual.
El Orgánico Funcional Aprobado el año 2013 ubica a la Unidad de Informática
en una posición mejor referente a la que tiene en la actualidad, bajo la
Coordinación General de Gestión Estratégica, pero aun así no es el nivel de
decisión ideal.
1.2
CARACTERIZACIÓN
DE
LA
UNIDAD
INFORMÁTICA
1.2.1 DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD INFORMÁTICA
La Unidad Informática se encarga de realizar actividades relacionadas con el
software, hardware y comunicaciones, tales como:
·
Identificación de necesidades.
·
Elaboración de informes técnicos para la adquisición.
·
Capacitación tecnológica a cada persona que forma parte del Recurso
Humano del MTOP, conjuntamente con la Dirección de Administración
de Recursos Humanos.
·
Monitoreo para asegurar su correcto funcionamiento.
·
Mantenimiento, reparación y soluciones.
·
Aprobar inventarios.
·
Proponer el Plan de Inversiones en la Unidad.
6
1.2.1.1 Misión
“Administrar y proveer servicios informáticos y tecnologías de la información y
comunicaciones para el procesamiento de datos y acceso a la información,
garantizando la disponibilidad, seriedad, integridad y confiabilidad de la
información.”7
1.2.1.2 Ubicación
Ministerio de Transporte y Obras Públicas. 8vo piso
Juan León Mera N26-220 y Av. Orellana. Quito - Ecuador
1.2.2 ESTRUCTURA DE LA UNIDAD INFORMÁTICA
Dirección de Tecnologías
de la Información y la
Comunicación
Planificación y
Seguridad
Informática
Base de Datos
Aplicaciones
Informáticas
Soporte Técnico
Informático
Figura 4 – Estructura Orgánica Interna de la Unidad Informática8
Tal como se muestra en la Figura 4 - Estructura Orgánica Interna de la Unidad
Informática, la Unidad Informática en la actualidad se encuentra dividida en 4
áreas:
7
8
·
Planificación y Seguridad Informática
·
Bases de Datos
·
Aplicaciones Informáticas
·
Soporte Técnico Informático
Información tomada del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos. Quito,
Gráfico realizado por el autor
7
Según se establece en el Acuerdo 004 - Coordinación General Estratégica, la
Dirección de Tecnologías de la Información y la Comunicación pasará a
dividirse en 6 áreas:
·
Planeación Estratégica, Operativa y Administración de Proyectos de TI
·
Desarrollo de Sistemas Informáticos
·
Infraestructura y Operaciones
·
Seguridad de la Información
·
Soporte Técnico
·
Interoperabilidad
1.2.3 ÁREAS Y FUNCIONES
1.2.3.1 Planificación y Seguridad Informática
El área de Planificación y Seguridad Informática se encarga de establecer
planes, informes y procedimientos de la Unidad Informática. Esta área se
subdivide en Planificación y en Seguridad Informática. Para un mayor detalle
ver Anexo 1
Los principales productos y servicios de Planificación son:
·
Plan Operativo Anual y sus respectivos informes semestrales.
·
Plan de Capacitación Informática e informes de evaluación trimestral.
·
Informes de gestión de aplicaciones y sistemas informáticos.
·
Proyecto de adquisición de software.
·
Informes de soporte y capacitación.
Los principales productos y servicios de Seguridad Informática son:
·
Informes de seguridad y confidencialidad de usuarios y contraseñas
·
Informes de monitoreo y violaciones de seguridad
·
Informes de prueba y revisiones de software
·
Test de penetración al sistema operativo, redes y comunicaciones.
·
Informes de Antivirus
8
1.2.3.2 Base de Datos
El área de Base de Datos se encarga de las operaciones que se realizan sobre
las bases de datos tales como extracción, inserción, actualización y consulta de
los datos.
Los principales productos y servicios son:
·
Informe de cambio de información en la base y consultas.
·
Informe de implementación de herramientas de optimización.
·
Informe de implementación de controles y monitoreo sobre la base.
·
Informes de respaldos y auditorías
1.2.3.3 Aplicaciones Informáticas
El área de Aplicaciones Informáticas se encarga de realizar actividades
respecto al desarrollo de sistemas de información para el MTOP.
Los principales productos y servicios son:
·
Plan Estratégico de la Unidad y Plan de Mantenimiento de Sistemas de
Información
·
Informes de actividades y proyectos de desarrollo de sistemas de
información y su ejecución.
·
Informe de mantenimiento, evaluación y monitoreo de sistemas de
información.
·
Informes de asesoría que involucre el desarrollo de sistemas
informáticos.
·
Propuestas de mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos
y normatividad en la Unidad.
1.2.3.4 Soporte Técnico Informático
El área de Soporte Técnico Informático se subdivide en dos: Mantenimiento, y
Redes y Telecomunicaciones.
Los principales productos y servicios de Mantenimiento son:
·
Inventario de hardware.
9
·
Informes de mantenimiento de equipos informáticos y actualizaciones de
sistemas operativos.
·
Informes de gestión de: licencias comerciales, correo electrónico, activos
informáticos, servicio de Internet.
·
Informes de aplicación de políticas de seguridad informática.
·
Informes de actualización de antivirus y estadísticas de malware.
Los principales productos y servicios de Redes y Telecomunicaciones son:
·
Informes sobre proyectos de infraestructura tecnológica.
·
Informes
de
administración
de:
red
telefónica,
red
de
datos,
interconexión de locales.
·
Informes de la aplicación de políticas de seguridad en redes.
·
Informes de monitoreo de tráfico en canales de comunicación.
·
Propuestas de aplicación de tecnologías de comunicación a los
procesos, como resultados de proyectos de investigación.
1.2.4 PLANES DE LA UNIDAD INFORMÁTICA
Los planes con los que cuenta la Unidad Informática son:
PLANES
Sí
Parcial No
Plan de Implementación y desarrollo
de sistemas informáticos
Plan de Capacitación
X
Plan de Contingencia
X
Plan de Contratación
X
Plan de Control y Mantenimiento de
Normas
Plan Estratégico
X
Plan Operativo
X
Plan de respaldos
X
X
X
Tabla 1- Planes de la Unidad Informática del MTOP9
Tal como se muestra en la Tabla 1- Planes de la Unidad Informática del MTOP,
no se cuenta con ningún plan implementado o en desarrollo.
9
Fuente: Autora
10
1.2.5 SISTEMA INFORMÁTICO
El sistema Informático se considera:
·
Recurso Humano: El sistema informático está conformado por 25
personas.
·
Software:
o Sistema Operativo Usuarios: Windows XP, Windows 7
y
Windows 8
o Sistema Operativo: Servidores: Linux
o Soluciones Ofimáticas: Microsoft Office, Free Office
o Otros: Navegadores de Internet, Adobe Reader, Winrar, entre
otros.
·
Hardware:
o Pc´s de Escritorio: 433
o Laptops: 77
o Servidores: 28
o Impresoras: 57
o Teléfonos IP: 500
o Access Point: 30
o Entre otros.
·
Información: Se refiere a toda la información que se maneja en la Unidad
Informática.
11
1.3 MÉTODO DE LA AUDITORÍA
El método con el que se desarrolló la Auditoría se basa en la Norma 410,
Tecnología de la Información, del Acuerdo 039 de las Normas de Control
Interno emitidos por la Contraloría General, aplicando el marco de trabajo de
COBIT 5. La norma completa se encuentra en el Anexo 2, sin embargo en la
sección 2.1.1 Normas de Control Interno para el MTOP se la resume y
posteriormente se seleccionan los procesos de COBIT que serán evaluados.
COBIT es el acrónimo para Control Objectives for Information and related
Technology, o en español Objetivos de Control para la Información y
Tecnologías relacionadas.
COBIT 5 es un modelo creado por ISACA que se adapta a las necesidades de
las empresas sin importar su tamaño o naturaleza, ya sea privada o pública.
Para la presente Auditoría se va a trabajar con los procesos de COBIT y el
Modelo de Capacidad, para ello lo primero que se requiere es seleccionar los
procesos con los que se va a trabajar. COBIT 5 tiene 37 procesos que se
agrupan en 5 dominios. El primer dominio: EDM (Evaluar, Dirigir y Monitorear),
pertenece al Gobierno de TI. El Gobierno de TI asegura que se evalúan las
necesidades de las partes interesadas y establece las acciones necesarias
para cumplir con los objetivos empresariales teniendo en cuenta la priorización
y toma de decisiones.
Los otros 4 dominios: APO (Alinear, Planear y Organizar), BAI (Construir,
Adquirir e Implementar), DSS (Entregar, dar Servicio y Soporte) y MEA
(Monitorear, Evaluar y Valorar) son dominios de gestión. La gestión se encarga
de planificar, construir, ejecutar y monitorear las actividades establecidas por el
gobierno para cumplir con los objetivos de la organización.
1. Evaluar, Dirigir y Monitorear (EDM)
·
(EDM01) Asegurar que se fija el Marco de Gobierno
·
(EDM02) Asegurar la Entrega de Valor
·
(EDM03) Asegurar la Optimización de los Riesgos
·
(EDM04) Asegurar la Optimización de los Recursos
12
·
(EDM05) Asegurar la Transparencia a las partes interesadas
2. Alinear, Planear y Organizar(APO)
·
(APO01) Administrar el Marco de la Administración de TI
·
(APO02) Administrar la Estrategia
·
(APO03) Administrar al Arquitectura Corporativa
·
(APO04) Administrar la Innovación
·
(APO05) Administrar el Portafolio
·
(APO06) Administrar el Presupuesto y los Costos
·
(APO07) Administrar el Recurso Humano
·
(APO08) Administrar las Relaciones
·
(APO09) Administrar los Contratos de Servicio
·
(AP010) Administrar los Proveedores
·
(AP011) Administrar la Calidad
·
(AP012) Administrar los Riesgos
·
(AP013) Administrar la Seguridad
3. Construir, Adquirir e Implementar(BAI)
·
(BAI01) Administrar Programas y Proyectos
·
(BAI02) Administrar la definición de Requerimientos
·
(BAI03) Administrar la Identificación y Construcción de Soluciones
·
(BAI04) Administrar la Disponibilidad y Capacidad
·
(BAI05) Administrar la Habilitación del Cambio
·
(BAI06) Administrar Cambios
·
(BAI07) Administrar la Aceptación de Cambios y Transiciones
·
(BAI08) Administrar el Conocimiento
·
(BAI09) Administrar los Activos
·
(BAI10) Administrar la Configuración
4. Entregar, dar Servicio y Soporte(DSS)
·
(DSS01) Administrar las Operaciones
·
(DSS02) Administrar las Solicitudes y los servicios incidentes
·
(DSS03) Administrar Problemas
·
(DSS04) Administrar la Continuidad
·
(DSS05) Administrar los Servicios de Seguridad
13
·
(DSS06) Administrar los Controles en los Procesos de Negocio
5. Monitorear, Evaluar y Valorar (MEA)
·
(MEA01) Monitorear, Evaluar y Valorar el Desempeño y
Cumplimiento
·
(MEA02) Monitorear, Evaluar y Valorar el Sistema de Control
Interno
·
(MEA03) Monitorear, Evaluar y Valorar el Cumplimiento con los
Requisitos Externos
En la figura 5 – Procesos de COBIT 5, se encuentran graficados todos los
dominios y procesos:
Figura 5 – Procesos de COBIT 510
Una vez seleccionados los procesos, se va a utilizar la herramienta SelfAssessment-Templates para COBIT 5 para evaluar el nivel de capacidad.
Usando COBIT se va a definir el estado actual de la Unidad Informática y las
actividades que deben realizarse para llegar a la situación deseada.
10
Imagen tomada del Framework de COBIT 5, versión en Español, página 13
14
CAPÍTULO II: EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
2.1 PLANIFICACIÓN
2.1.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MTOP
La selección de los dominios y procesos de COBIT se hará tomando en cuenta
las Normas de Control Interno (NCI) emitidas por la Contraloría General del
Estado, Acuerdo 039, en el año 2009. Este documento es el que se encuentra
vigente en la actualidad, se lo conoce como NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y
PERSONAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS
PÚBLICOS.
Para el presente estudio se va a utilizar la Norma 410 referente a
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. A continuación se describe la norma,
para más información la norma completa se encuentra en el Anexo 2
410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
410-01.
Organización Informática:
Dentro de la norma se establece que la Unidad de Tecnologías de la
Información debe:
·
·
·
Trabajar en base a un marco de trabajo que asegure transparencia,
control e involucre la alta dirección.
Estar posicionada en un nivel gerencial en la estructura organizacional y
no depender de otras áreas.
Establecer revisiones periódicas de la estructura organizacional para
ajustar estrategias y cumplir objetivos
410-02.
Segregación de funciones:
Según la norma se establece que los roles del personal debe:
·
·
Ser definidos claramente y formalmente comunicados, asegurándose de
que exista suficiente autoridad y respaldo.
Ser documentados teniendo en cuenta deberes, responsabilidades,
habilidades y experiencia necesarios para cada posición.
15
410-03.
Plan informático estratégico de tecnología:
Según la norma se debe:
·
·
·
·
Elaborar un plan informático estratégico alineado con el plan estratégico
institucional que contenga e incluir análisis de la situación actual y
propuestas de mejora.
Elaborar planes operativos alineados al plan estratégico y a los objetivos
estratégicos.
Aprobar los planes por la máxima autoridad de la organización e
incorporarlos al plan presupuesto anual del Ministerio.
Monitorear y evaluar los planes trimestralmente para verificar el grado de
ejecución y tomar medidas en caso de ser necesario.
410-04.
Políticas y procedimiento
Las políticas y procedimientos deben:
·
·
·
·
·
·
Ser aprobados por la máxima autoridad del Ministerio.
Permitir la asignación del personal calificado e infraestructura
tecnológica necesaria.
Ser
definidos,
documentados,
difundidos
y
actualizados
permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su
ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el
control de los procesos que están normando, así como, las sanciones
administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran.
Considerar los siguientes temas como la calidad, seguridad,
confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas
electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software.
Incorporar directrices, estándares tecnológicos, controles, sistemas de
aseguramiento de la calidad y gestión de riesgos.
Implementar planes para monitorear y medir el cumplimiento con
indicadores de desempeño.
410-05.
Modelo de información organizacional
Según la norma el modelo de información organizacional debe:
·
·
·
Garantizar la disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad de la
información.
Incluir reglas de validación, controles de integridad y consistencia de los
datos
Clasificar los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad.
16
410-06.
Administración de proyectos tecnológicos
La unidad de tecnología de información debe:
·
·
·
·
Documentar los proyectos tecnológicos.
Realizar un cronograma de actividades que incluya responsables,
recursos y contemple pruebas y capacitación.
Monitorear avances del proyecto
Incluir análisis de riesgos, control de cambios y un plan para el
aseguramiento de la calidad.
410-07.
Desarrollo y adquisición del software aplicativo:
La unidad de tecnología de información se encargará de:
·
·
·
·
Documentar los proyectos de desarrollo y adquisición de Software.
Realizar un cronograma de actividades que incluya responsables,
recursos y contemple pruebas y capacitación.
Monitorear avances del proyecto
Incluir análisis de riesgos, control de cambios y un plan para el
aseguramiento de la calidad.
410-08.
Adquisiciones de infraestructura tecnológica:
La unidad de tecnologías de la información debe
·
·
·
Realizar un análisis documentado de la necesidad de adquisiciones
tecnológicas
Planificar el incremento de capacidad, evaluar riesgos tecnológicos,
costos, vida útil considerando los requerimientos de la carga laboral.
Detallar los contratos sobre características técnicas de los equipos
adquiridos.
410-09.
Mantenimiento y control de infraestructura tecnológica
La unidad de tecnología de la Información se encarga de
·
·
·
·
Definir procedimientos para el uso y mantenimiento adecuado de la
infraestructura tecnológica.
Definir procedimientos para mantenimiento, despliegue, corrección y
mejoramiento de software y documentar los cambios.
Controlar y registrar las versiones de software.
Actualizar y difundir manuales técnicos y de usuario según los cambios.
17
·
·
Elaborar planes de mantenimiento preventivo y correctivo, y realizar
revisiones periódicas, sobre todo de las aplicaciones críticas de la
organización.
Realizar inventario de bienes informáticos detallado.
410-10.
Seguridad de tecnología de la información
La unidad de tecnología de información debe establecer los siguientes
mecanismos para asegurar la protección de los datos:
·
·
·
·
·
·
·
Establecer una ubicación adecuada con control de acceso físico a la
unidad de tecnologías de la información, tener en cuenta mecanismos
de control de incendios, temperatura y humedad adecuadas, entre otros.
Respaldar la información periódicamente.
Respaldar la información en medios físicos adecuados en caso de
actualización.
Almacenar los respaldos con información crítica en lugares externos a la
organización
Implementar seguridades para software y hardware, establecer
monitoreos de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas con
las vulnerabilidades encontradas.
Establecer sitios de procesamiento alternativos
Implementar procedimientos de seguridad para el recurso humano.
410-11.
Plan de contingencias
La Unidad de tecnología de información debe:
·
·
·
·
·
Definir un plan de contingencias incluyendo los escenarios de
contingencia, roles y responsabilidades. El plan de contingencias debe
ser confidencial, una vez aprobado debe ser difundido entre el personal
responsable de su ejecución.
Establecer un plan de continuidad del negocio. En el plan se debe incluir
el uso de un centro de cómputo alterno o un data center estatal
compartido.
Establecer un plan de recuperación de desastres que contemple las
actividades, antes, durante y después de un desastre.
Mantener los planes actualizados.
Establecer un plan de respuesta a los riesgos contemplando roles
críticos para administrar los riesgos de TI.
18
410-12.
Administración de soporte de tecnologías de la información
La unidad de tecnología de información se encargará de:
·
·
·
·
·
Establecer revisiones periódicas sobre la capacidad y desempeño de los
recursos tecnológicos y su proyección futura.
Establecer medidas de prevención, detección y corrección de software
malicioso.
Crear roles y perfiles de usuarios con una identificación única y
estandarizada para cada usuario que actúa con la unidad de tecnología
de información, ya sea interno, externo o temporal.
Monitorear y revisar las cuentas de usuario y privilegios asociados.
Mantener un repositorio con la documentación de hardware y software
actualizado, asegurar la integridad y disponibilidad de la información.
Crear respaldos
410-13.
Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios
En el monitoreo y evaluación de procesos y servicios se debe:
·
·
Monitorear la contribución e impacto del área en el ministerio.
Establecer métricas e indicadores para indicar el nivel de satisfacción de
clientes internos y externos
410-14.
Sitio web, servicios de internet e intranet
La unidad de tecnología de información debe elaborar políticas y
procedimientos documentados sobre los servicios de Internet, intranet,
correo electrónico y el sitio WEB del ministerio.
410-15.
Capacitación informática
La unidad de tecnología de información debe encargarse de identificar las
necesidades de capacitación de todo el personal del Ministerio que usen los
servicios de información, desarrollar un plan de capacitación y ejecutar la
capacitación.
410-16.
Comité informático
La unidad informática es la encargada de crear un comité informático
teniendo en cuenta el tamaño y complejidad del ministerio.
19
410-17.
Firmas electrónicas
La unidad informática debe incorporar el uso de firmas electrónicas de
acuerdo a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su
Reglamento, para lo cual debe:
·
·
·
·
·
Verificar la autenticidad de firmas electrónicas.
Conservar archivos electrónicos y mensajes con firmas electrónicas y
asegurarse de conservar la integridad de los daros.
Actualizar y renovar los certificados de firma electrónica.
Asegurar la seguridad de los certificados y dispositivos portables.
Capacitar al recurso humano en el uso de firmas electrónicas
Una vez seleccionadas las necesidades actuales del ministerio se procede a
seleccionar los procesos de COBIT relacionados, realizar el mapeo y realizar la
auditoría.
2.1.2 SELECCIÓN DE LOS PROCESOS DE COBIT
Para el proceso de selección se tomaron los 17 puntos de la Norma 410 de las
NCI, Acuerdo 039, y conjuntamente con el Comité Informático del MTOP se
seleccionaron los procesos idóneos para la realización de la Auditoría.
Primero se hizo un análisis de la situación actual del MTOP y un análisis de la
situación deseada. La situación deseada se refiere a un escenario en donde la
Unidad Informática cumpla con todo lo expuesto en la norma 410 para que
esté de acuerdo a la Contraloría y la normativa Ecuatoriana.
Posteriormente se realizó una reunión con el Comité Informático, encabezado
por el Director del Área Informática, con el fin de realizar la selección de los
procesos y que el MTOP pueda beneficiarse al máximo del resultado de la
Auditoría.
Finalmente se realizó una tabla que resume todo el proceso en: Dominio de
COBIT, Proceso de COBIT, Práctica Clave del Proceso de COBIT y Norma de
la NCI 410 que puede ser evaluada con el respectivo Proceso de COBIT.
20
A continuación, en la Tabla 2 - Selección de los Dominios y Procesos de
COBIT 5, tenemos un extracto de la tabla realizada para seleccionar los
procesos. Los procesos seleccionados son los coloreados, los demás están en
blanco. Para ver la tabla completa diríjase al ANEXO 3.
PROCESO
DESCRIPCIÓN
Práctica
(Gobierno/Gestión)Clave
Descripción
NCI
ACUERDO
Evaluar, Orientar y Supervisar (EMD )
Identificar y comprometerse continuamente con las
partes interesadas de la empresa, documentar la
EDM01.01 Evaluar el sistema
comprensión de los requerimientos y realizar una
de gobierno
estimación del actual y futuro diseño del gobierno
de TI de la empresa.
Analiza y articula los
requerimientos para el
gobierno de TI de la
empresa y pone en
EDM01 Asegurar el marcha y mantiene
establecimiento y efectivas las estructuras, EDM01.02 Orientar el sistema
de gobierno
mantenimiento del procesos y prácticas
marco de referencia facilitadores, con
claridad de las
de gobierno
responsabilidades y la
autoridad para alcanzar
la misión, las metas y
objetivos de la empresa.
EDM01.03 Supervisar el
sistema de gobierno
Informar a los líderes y obtener su apoyo, su
aceptación y su compromiso. Guiar las estructuras,
procesos y prácticas para el gobierno de TI en línea
con los principios,modelos para la toma de
decisiones y niveles de autoridaddiseñados para el
gobierno. Definir la información necesariapara una
toma de decisiones informadas.
410-01
(410-03)
410-04
(410-09)
410-12
(410-13)
410-16
Supervisar la ejecución y la efectividad del gobierno
deTI de la empresa. Analizar si el sistema de
gobierno y losmecanismos implementados
(incluyendo estructuras,principios y procesos) están
operando de forma efectiva y proporcionan una
supervisión apropiada de TI.
Evaluar continuamente las inversiones, servicios y
activos del portafolio de TI para determinar la
probabilidad de alcanzar los objetivos de la
EDM02.01 Evaluar la entrega
empresa y aportar valor a un coste razonable.
de valor
Identificar y juzgar cualquier cambio en la dirección
que necesita ser dada a la gestión para optimizar la
creación de valor.
Optimizar la
contribución al valor del
negocio desde los
EDM02 Asegurar la
procesos de negocio, de
entrega de
EDM02.02 Orientar la
los servicios TI y activos
beneficios
optimización del valor
de TI resultado de la
inversión hecha por TI a
unos costes aceptables
EDM02.03 Supervisar la
optimización del valor
Orientar los principios y las prácticas de gestión de
valor para posibilitar la realización del valor óptimo
de las inversiones TI a lo largo de todo su ciclo de
vida económico.
Supervisar los indicadores clave y sus métricas para
determinar el grado en que el negocio está
generando el valor y los beneficios previstos de los
servicios e
inversiones TI. Identificar los problemas
significativos y considerar las acciones correctivas.
Tabla 2- Selección de los Dominios y Procesos de COBIT 511
11
Fuente: Tabla creada por la autora.
N/A
21
En la Tabla 3 - Procesos seleccionados de COBIT 5, se listan los procesos que
fueron seleccionados de COBIT 5 para la realización de la auditoría.
DOMINIO
PROCESO
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento
Evaluar, Orientar y del marco de referencia de gobierno
Supervisar (EMD ) EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
APO02 Gestionar la estrategia
Alinear, Planear y
APO07 Gestionar los recursos humanos
Organizar (APO)
AP012 Gestionar el riesgo
AP013 Gestionar la seguridad
BAI05 Gestionar la introducción del cambio
Construir,
organizativo
Adquirir e
Implementar (BAI) BAI09 Gestionar los activos
DSS01 Gestionar operaciones
Entregar, dar
Servicio y Soporte DSS04 Gestionar la continuidad
(DSS)
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
Tabla 3- Procesos seleccionados de COBIT 5
Como se puede apreciar en la tabla sólo se han seleccionado 4 de los 5
dominios:
·
Evaluar, Orientar y Supervisar (EMD)
·
Alinear, Planear y Organizar (APO)
·
Construir, Adquirir e Implementar (BAI)
·
Entregar, dar Servicio y Soporte (DSS)
El dominio que Supervisar, Evaluar y Valorar (MEA) no ha sido tomado en
cuenta dentro de la selección ya que no existen muchos controles todavía
implementados por la Unidad Informática, así que se le da más importancia a
los procesos que van a permitir establecer las bases para un Gobierno de TI
estable dentro de la empresa.
22
2.2 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Para este análisis se trabaja con la herramienta Self-Assessment-Templates
para COBIT 5 y el Modelo de Capacidad de los procesos de COBIT 5.
A continuación, en la Tabla 4, se detalla el modelo de capacidad con sus 6
niveles, empezando del 0 hasta el 5, y además se da una pequeña descripción
sobre el significado de cada nivel. Mediante la cuantificación de estos niveles
se puede conocer el estado actual de la Unidad Informática y las metas que
deben cumplirse para llegar a un nivel mayor.
Nivel de capacidad
Nivel 0 – Proceso incompleto
Descripción
El proceso no está implementado o en su
defecto no alcanza su objetivo. No existe
ninguna evidencia de ningún logro del proceso.
Nivel 1 – Proceso ejecutado
El proceso alcanza su propósito. (1 atributo)
Nivel 2 – Proceso gestionado
El proceso ya está implementado y gestionado
(planificado, supervisado y ajustado). Los
resultados están establecidos, controlados y
mantenidos. (2 atributos)
Nivel 3 – Proceso
establecido
El proceso gestionado está implementado
usando un proceso definido que permite
alcanzar sus resultados de proceso. (2 atributos)
Nivel 4 – Proceso predecible
El proceso establecido antes se ejecuta dentro
de los límites definidos y permite alcanzar los
resultados de proceso. (2 atributos)
Nivel 5 – Proceso optimizado
El proceso predecible es mejorado
continuamente para cumplir con las metas
empresariales. (2 atributos)
Tabla 4- Modelo de Capacidad
Los niveles de logro de los procesos son:
·
·
·
·
No alcanzado: (0-15%)
Parcialmente alcanzado: (15% -50%)
Ampliamente alcanzado (50% - 85%)
Completamente alcanzado (85-100%)
23
Como para esta Auditoría se usará la herramienta Self-Assessment-Templates
para COBIT 5, en la Tabla 5 - Estructura general de SELF ASSESMENT
TEMPLATE se muestra la estructura de las tablas:
Nivel de Capacidad
Nivel de
capacidad
Cum
Observaciones
p%
Atributo o
Resultados que deben ser Valor Observación
atributos con
alcanzados para el nivel
prom
los que debe
edio
cumplir el
Resultado
1
Valor
proceso
1
Resultado 2
Valor
2
…
…
Resultado n
Valor
n
Tabla 5- Estructura general de SELF ASSESMENT TEMPLATE12
Atributo
Criterio
El objetivo de la Tabla 5- Estructura general de SELF ASSESMENT
TEMPLATE es ilustrar la forma en la que se muestra la información, esta tabla
está basada en la hoja de cálculo de la herramienta, sin embargo ha sido
alterada para el presente documento.
En la primera columna se encuentra el nivel de capacidad del proceso, en la
segunda el atributo, o los atributos que se evalúan en la herramienta. En la
tercera columna se encuentra el resultado con el que debe cumplir el proceso,
si es que lo hace. En la cuarta está el porcentaje de cumplimiento del proceso
para el resultado, para el porcentaje de cumplimiento de un nivel se promedia
esos valores. Finalmente, la última columna es para las observaciones en caso
de que existiera alguna.
Para mayor detalle sobre los valores que están presentes en Porcentaje de
Cumplimiento, ir al Anexo 4
12
Fuente: Autora
24
2.2.0 ANÁLISIS DE VULNERABILIDADES CON LA HERRAMIENTA MSAT.
Previo al análisis usando COBIT se presentan los resultados obtenidos
utilizando la herramienta MSAT para encontrar las vulnerabilidades del área de
TI del MTOP, para mayor información sobre los resultados obtenidos y mejores
prácticas consulte el Anexo 5.
Esta herramienta nos permite evaluar la Distribución de Defensa de Riesgos, a
continuación se muestran los resultados obtenidos en la Figura 6.
Figura 6 – Distribución de defensa de los riesgos13
En la figura podemos observar los resultados obtenidos para el Perfil de
Riesgos del Negocio (BRP) y el Índice de Defensa a Profundidad (DiDI)
para las siguientes áreas:
·
Personal
·
Operaciones
·
Aplicaciones
·
Infraestructura.
El BRP es un índice que se califica de 0 a 100, una mayor calificación
significa mayor riesgo y una puntuación de 0 es imposible.
13
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
25
El DiDI también se califica de 0 a 100, una mayor calificación significa que
se han tomado medidas de defensa de seguridad.
En la figura 7, tenemos la Distribución de defensa de los riesgos y madurez
de la seguridad.
Figura 7 – Distribución de defensa de los riesgos
y madurez de la seguridad14
En este gráfico podemos apreciar un resumen de las fortalezas y carencias
del MTOP en las cuatro áreas evaluadas. Las áreas de Operación y
Aplicaciones requieren más atención en este momento, tanto en distribución
de defensa de riesgos y madurez de la seguridad.
A continuación se especifica detalla los puntos en los que se necesita
mejorar y en los que se deben mantener las prácticas realizadas.
Para la interpretación de los resultados obtenidos con la herramienta vamos
a utilizar la leyenda de la Figura 8:
Figura 8 – Leyenda para interpretar los
resultados obtenidos con MSAT15
14
15
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
26
Infraestructura:
El área de Infraestructura tiene carencias severas, en la figura 9 podemos
observar la puntuación de cada uno de los aspectos evaluados dentro del
área.
Figura 9 – Resultados de Infraestructura
16
A continuación se detallan los resultados obtenidos con la herramienta:
·
Defensa del perímetro
o Reglas y filtros de cortafuegos:
§
16
Se han instalado cortafuegos
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
27
§
No se ha creado un segmento DMZ para proteger recursos
corporativos del acceso a Internet por dispositivos internos
de la empresa
§
No se monitorea el funcionamiento del cortafuegos
o Antivirus:
§
Se utiliza antivirus
o Antivirus - Equipos de escritorio:
§
Se utiliza antivirus en los equipos de escritorio
o Antivirus - Servidores:
§
Se utilizan antivirus en los servidores
o Acceso remoto:
§
No se utiliza VPN para la conexión remota de empleados y
usuarios
o Segmentación:
§
La red presenta más de un segmento
o Sistema de detección de intrusiones:
§
No se utiliza ningún hardware ni software de detección de
intrusiones
o Inalámbrico:
·
§
Existe conexión inalámbrica a la red
§
Se ha modificado el SSID en el punto de acceso
§
Existe cifrado WPA
§
Se utiliza restricción por MAC
Autenticación
o Usuarios administrativos:
§
Se utilizan inicios de sesión distintos para la administración
de seguridad de los sistemas y dispositivos del entorno.
§
Los usuarios no tienen habilitados accesos administrativos
en sus dispositivos finales
o Usuarios internos:
§
Los usuarios utilizan contraseñas para sus dispositivos
finales y acceso a la red
o Usuarios de acceso remoto:
28
§
Empleados, contratistas y usuarios pueden conectarse de
forma remota
o Directivas de contraseña:
§
No existen controles formales para la administración de
contraseñas
·
Gestión y Control
o Informes sobre incidentes y respuesta:
§
Se crean informes sobre incidentes y respuesta.
o Creación segura:
§
Se han instalado cortafuegos.
§
Los
procesos
de
creación
de
dispositivos
están
documentados.
§
Se utiliza algún software de control/gestión remota en el
entorno.
o Seguridad física:
§
Existen controles de seguridad física para proteger los
activos de la empresa.
§
No se ha instalado ningún sistema de alarma para detectar
ni informar de intrusiones
§
Está
implementado:
tarjetas
de
identificación
para
empleados y visitantes, acompañantes de visitantes,
registros de visitantes y controles de entrada
§
Los equipos de la red se hallan en una habitación cerrada
con acceso restringido.
§
Las estaciones de trabajo y portátiles no están protegidas
con cables de seguridad.
§
Los documentos confidenciales impresos no se guardan
bajo llave.
29
Aplicaciones
El área de Aplicaciones tiene carencias severas, en la figura 10 podemos
observar la puntuación de cada uno de los aspectos evaluados dentro del
área.
Figura 10 – Resultados de Aplicaciones
17
A continuación se detallan los resultados obtenidos con la herramienta:
·
Implementación y uso
o Equilibrio de carga :
§
No se utilizan equilibradores de carga en el entorno
o Clústeres
§
No se utiliza la agrupación de clústeres en el entorno
o Aplicación y recuperación de datos
17
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
30
§
No se realizan periódicamente pruebas de la recuperación
de aplicaciones y datos.
o Fabricante de software independiente (ISV):
§
Otros fabricantes han desarrollado una o más de las
aplicaciones principales del entorno.
o Desarrollado internamente:
§
No se usan macros personalizadas en las aplicaciones
ofimáticas.
o Vulnerabilidades:
§
·
Actualmente no se conocen vulnerabilidades del entorno
Diseño de aplicaciones
o Autenticación:
§
Se utilizan medios de autenticación
o Directivas de contraseñas :
§
Se usan controles de contraseña en las aplicaciones
principales
o Autorización y control de acceso :
§
Se limita el acceso a datos
y funciones confidenciales
según los privilegios de la cuenta.
o Registro:
§
Hay varios eventos registrados por las aplicaciones del
entorno: intentos fallidos de autenticación, intentos de
autenticación correctos, errores de las aplicaciones,
accesos denegados a los recursos, accesos correctos a los
recursos
o Validación de datos de entrada:
§
No se usan mecanismos para validar los datos de entrada
en las aplicaciones del entorno.
·
Almacenamiento y comunicaciones de datos
o Cifrado:
§
Las aplicaciones no cifran los datos cuando están
almacenados o se están transmitiendo.
31
Operaciones
El área de Operaciones tiene carencias severas, en la figura 11 podemos
observar la puntuación de cada uno de los aspectos evaluados dentro del
área.
Figura 11 – Resultados de Operaciones18
A continuación se detallan los resultados obtenidos con la herramienta:
·
Directiva de seguridad
o Clasificación de datos
§
18
Los datos no se clasifican
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
32
o Eliminación de datos
§
No se tienen políticas para la correcta eliminación de los
datos
o Gestión de cuentas de usuarios:
§
·
Se gestionan las cuentas de usuario
Gestión de actualizaciones y revisiones
o Documentación de la red:
§
No existe documentación de la red
o Flujo de datos de la aplicación
§
No se analiza el flujo de datos de la aplicación
o Gestión de actualizaciones
§
No se realizan actualizaciones fuera de las del Sistema
Operativo
o Gestión de cambios y configuración
§
·
No se gestionan los camb ios.
Copias de seguridad y recuperación
o Archivos de registro:
§
Se tienen archivos de registro.
o Planificación de recuperación ante desastres y reanudación de
negocio:
§
No se tiene un plan de recuperación de desastres ni un
plan de reanudación del negocio
o Copias de seguridad
§
No se generan ni administran copias de seguridad
33
Personal
El área de Personal tiene carencias severas, en la figura 12 podemos
observar la puntuación de cada uno de los aspectos evaluados dentro del
área.
Figura 12 – Resultados de Personal19
A continuación se detallan los resultados obtenidos con la herramienta:
·
Requisitos y evaluaciones
o Requisitos de seguridad:
§
El MTOP tiene un modelo para la asignación de niveles de
gravedad a cada componente del entorno informático.
§
Existen equipos comerciales y de seguridad que trabajan
definiendo requisitos de seguridad.
o Evaluaciones de seguridad:
§
·
No se realizan evaluaciones de seguridad
Directiva y procedimientos
o Comprobaciones del historial personal :
§
Se
comprueba
el
historial
personal
de
todos
los
empleados.
o Directiva de recursos humanos:
§
No existe ninguna directiva formal para los empleados que
dejan la empresa.
19
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
34
o Relaciones con terceros:
§
Los sistemas se configuran por parte de personal interno.
§
El Ministerio gestiona el entorno informático.
§
No existe ninguna directiva para las relaciones con
terceros.
·
Formación y conocimiento
o Conocimiento de seguridad:
§
Se ha creado y asignado al personal encargado de la
seguridad para definir requisitos tanto para la tecnología
nueva como existente.
§
No existe ningún programa de divulgación de las medidas
de seguridad en la empresa.
o Formación sobre seguridad:
§
La empresa no ofrece actualmente a los empleados
formación específica por temas.
Iniciativas de Seguridad
Según el análisis realizado con la herramienta MSAT, las áreas que se detallan
en la figura 13 no cumplen con las mejores prácticas y deben ser trabajadas
con prioridad alta, intermedia y baja.
Figura 13 – Iniciativas de Seguridad
20
Fuente: Informe de la herramienta MSAT
20
35
A continuación se detallan los procesos analizados y los resultados
encontrados:
2.2.1 EDM01 ASEGURAR EL ESTABLECIMIENTO Y MANTENIMIENTO
DEL MARCO DE REFERENCIA DE GOBIERNO
Descripción del Proceso: “Analiza y articula los requerimientos para el
gobierno de TI de la empresa y pone en marcha y mantiene efectivas las
estructuras,
procesos
y
prácticas
facilitadores,
con
claridad
de
las
responsabilidades y la autoridad para alcanzar la misión, las metas y objetivos
de la empresa.”21
Práctica: EDM01.01 Evaluar el sistema de gobierno
Descripción: “Identificar y comprometerse continuamente con las partes
interesadas de la empresa, documentar la comprensión de los requerimientos y
realizar una estimación del actual y futuro diseño del gobierno de TI de la
empresa.”22
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se tienen reconocidas las obligaciones legales, contractuales y
regulatorias para la Unidad Informática que influyen sobre el diseño del
gobierno, las normas que deben aplicarse para la UI del MTOP están
definidas, entre ellos tenemos el acuerdo 166, la norma 410 para TI del
acuerdo 039 NCI y el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
procesos
·
La relevancia de la Unidad de TI en el MTOP es menor a lo
recomendado, es un proceso de apoyo en lugar de ser un proceso
principal
·
Las regulaciones externas se encuentran analizadas, pero aún no han
sido implementadas, se implementarán desde el año 2015
21
22
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 31
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 32.
36
·
En las normas vienen determinados los controles que se deben aplicar
para el área de TI
Práctica: EDM01.02 Orientar el sistema de gobierno
Descripción: “Informar a los líderes y obtener su apoyo, su aceptación y su
compromiso. Guiar las estructuras, procesos y prácticas para el gobierno de TI
en línea con los principios, modelos para la toma de decisiones y niveles de
autoridad diseñados para el gobierno. Definir la información necesaria para una
toma de decisiones informadas.”23
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se ha conformado un comité para establecer un sistema de gobierno de
la información, con responsables y roles bien definidos, sin embargo las
reuniones son escasas, 4 veces en el último año.
·
No se tienen buenos sistemas de comunicación para la obtención y
socialización de la información relevante.
Práctica: EDM01.03 Supervisar el sistema de gobierno
Descripción: “Supervisar la ejecución y la efectividad del gobierno de TI de la
empresa. Analizar si el sistema de gobierno y los mecanismos implementados
(incluyendo estructuras, principios y procesos) están operando de forma
efectiva y proporcionan una supervisión apropiada de TI.”24
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Sólo se encuentra definido el comité pero aún no se ha implementado un
sistema de gobierno de TI.
23
24
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 32.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 33.
37
En la Tabla 6- Nivel de Capacidad Proceso EDM01: Asegurar el
establecimiento y mantenimiento del marco de referencia de gobierno, se
realiza un análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO EJECUTADO
1
0
PROCESO
INCOMPLETO
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no
se ha
implementado,
o falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca o
no hay evidencia del
alcance del propósito de
este proceso.
Cum
p%
0
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
El modelo de toma de
decisiones
estratégicas
para TI es efectivo y está
alineado con el ambiente
interno y externo de la
empresa,
y
los
requerimientos
de
los
skateholders.
El sistema de gobierno de
TI está embebido en la
empresa
Se tiene la seguridad de
que el sistema de gobierno
de TI opera efectivamente.
Observaciones
Existe la necesidad de
establecer un sistema de
gobierno que esté integrado y
alineado
al
MTOP
sin
embargo
no
está
implementado.
0
0
0
0
Tabla 6- Nivel de Capacidad Proceso EDM01: Asegurar el establecimiento y
mantenimiento del marco de referencia de gobierno25
2.2.2 EDM03 ASEGURAR LA OPTIMIZACIÓN DEL RIESGO
Descripción del Proceso: “Asegurar que el apetito y la tolerancia al riesgo de
la empresa son entendidos, articulados y comunicados y que el riesgo para el
valor de la empresa relacionado con el uso de las TI es identificado y
26
gestionado.”
Práctica: EDM03.01 Evaluar la gestión de riesgos
Descripción: “Examinar y evaluar continuamente el efecto del riesgo sobre el
uso actual y futuro de las TI en la empresa. Considerar si el apetito de riesgo
25
26
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 39.
38
de la empresa es apropiado y el riesgo sobre el valor de la empresa
relacionado con el uso de TI es identificado y gestionado.”27
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP reconoce la necesidad de identificar los riesgos, sin embargo
no se tiene un análisis de riesgo, tampoco se conoce el apetito del
riesgo y no se gestionan los riesgos en ninguna forma.
Práctica: EDM03.02 Orientar la gestión de riesgos
Descripción: “Orientar el establecimiento de prácticas de gestión de riesgos
para proporcionar una seguridad razonable de que son apropiadas para
asegurar que riesgo TI actual no excede el apetito de riesgo del Consejo.”28
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
En el MTOP no se gestionan los riesgos.
Práctica: EDM03.03 Supervisar la gestión de riesgos
Descripción: “Supervisar los objetivos y las métricas clave de los procesos de
gestión de riesgo y establecer cómo las desviaciones o los problemas serán
identificados, seguidos e informados para su resolución.”
29
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
En el MTOP no se gestionan los riesgos por lo tanto no se supervisa la
gestión de riesgos.
27
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 40.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 40.
29
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 41.
28
39
En la Tabla 7- Nivel de Capacidad Proceso EDM03: Asegurar la optimización
del riesgo, se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO EJECUTADO
1
0
PROCESO
INCOMPLETO
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no
se ha
implementado,
o falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca o
no hay evidencia del
alcance del propósito de
este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Los umbrales de riesgo
están definidos y son
comunicados. Los riesgos
relativos
a
TI
son
conocidos.
La empresa maneja el
riesgo crítico relacionado a
las TI de manera efectiva y
eficiente.
El
riesgo
empresarial
relacionado a las TI no
excede el apetito de riesgo
y el impacto del riesgo de
TI
es
identificado
y
gestionado.
Cum
p%
0
Observaciones
El MTOP no ha realizado
ningún análisis de riesgo, sin
embargo conoce de la
necesidad del análisis de
riesgo.
A
implementarse
desde el 2015
0
0
0
0
Tabla 7- Nivel de Capacidad Proceso EDM03: Asegurar la optimización del
riesgo 30
2.2.3 EDM04 ASEGURAR LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
Descripción del Proceso: “Asegurar que las adecuadas y suficientes
capacidades relacionadas con las TI (personas, procesos y tecnologías) están
disponibles para soportar eficazmente los objetivos de la empresa a un coste
óptimo.”31
Práctica: EDM04.01 Evaluar la gestión de recursos
Descripción: “Examinar y evaluar continuamente la necesidad actual y futura
de los recursos relacionados con TI, las opciones para la asignación de
recursos (incluyendo estrategias de aprovisionamiento) y los principios de
30
31
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 43.
40
asignación y gestión para cumplir de manera óptima con las necesidades de la
empresa.”32
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se realiza inventarios, proyecciones y análisis de crecimiento de
capacidad a futuro, teniendo en cuenta el presupuesto.
·
Se evalúa y analiza la capacidad actual y futura de la empresa en
conjunto con talento humano y el área administrativa
Práctica: EDM04.02 Orientar la gestión de recursos
Descripción: “Asegurar la adopción de principios de gestión de recursos para
permitir un uso óptimo de los recursos de TI a lo largo de su completo ciclo de
vida económica”33
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se comunica e impulsa la adopción de estrategias de gestión de
recursos.
·
No se tienen objetivos de desempeño, sin embargo se realiza inventario
periódicamente, se han definido responsables para los activos y los
inventarios.
·
No se tienen principios ni políticas para la protección de recursos.
Práctica: EDM04.03 Supervisar la gestión de recursos
Descripción: “Supervisar los objetivos y métricas clave de los procesos de
gestión de recursos y establecer cómo serán identificados, seguidos e
informados para su resolución las desviaciones o los problemas.”34
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Cada año se hace un análisis de la necesidad de recursos, pero no se
tienen objetivos ni métricas para la gestión de recursos establecidos.
32
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 44.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 44.
34
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 44.
33
41
En la Tabla 8- Nivel de Capacidad Proceso EDM03: Asegurar la optimización
de recursos, se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
2
PROCESO GESTIONADO
Gestión
de
rendimiento:
Una medida
del grado en
el
que
se
gestiona
el
rendimiento
del proceso
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Las
necesidades
empresariales
de
recursos son reconocidas
con capacidades óptimas.
Los
recursos
son
asignados para cumplir
las
prioridades
empresariales dentro de
las
limitaciones
presupuestarias.
Se logra un óptimo uso de
los recursos a lo largo de
su ciclo de vida.
Como resultado del
completo alcance de
este atributo:
a) Se
identifican
los
objetivos
para
el
rendimiento
del
proceso
b) El
rendimiento del
proceso es planeado y
monitoreado
c) El rendimiento de los
procesos se ajusta
para cumplir con los
planes
d) Las responsabilidades
y autoridades para el
rendimiento
del
proceso son definidos,
asignados
y
comunicados
e) Los recursos y la
información
necesarios para el
rendimiento
del
proceso
son
identificados,
disponibilizados,
localizados y usados
f) Las interfaces entre
las partes envueltas
se gestionan para
Cum
p%
100
Observaciones
Se
realiza
inventarios,
proyecciones, análisis de
crecimiento de capacidad a
futuro,
presupuesto,
en
conjunto con Talento Humano
y el área Administrativa
70
50
80
80
Se
realiza
inventarios,
proyecciones, análisis de
crecimiento de capacidad a
futuro, presupuesto
El análisis de inventarios se
realiza en conjunto con
Talento Humano, y también
con el área administrativa
Se utilizan los equipos hasta
cumplir con su ciclo de vida
13
0
0
0
50
25
0
No se tienen objetivos de
desempeño, sin embargo se
realiza inventario
periódicamente, se han
definido responsables para
los activos y los inventarios.
42
Gestión
de
producto de
trabajo:
Una medida
del grado en
que
los
productos de
trabajo
producidos
por
el
proceso
se
gestionan
correctament
e.
Los
productos de
trabajo
se
definen
y
controlan
asegurar
comunicación efectiva
y una clara asignación
de responsabilidad.
Como resultado del
completo alcance de
este atributo:
a) Los
requerimientos
para los productos de
trabajo del proceso
son definidos.
b) Los
requerimientos
para documentación y
control
de
los
productos de trabajo
son definidos.
c) Los productos de
trabajo
son
apropiadamente
identificados,
documentados
y
controlados.
d) Los productos de
trabajo son revisados
de acuerdo a los
arreglos planeados y
ajustados de acuerdo
a la necesidad para
cumplir
con
requerimientos.
0
0
Los inventarios no están
apropiadamente identificados,
documentados y controlados.
0
0
0
Tabla 8- Nivel de Capacidad Proceso EDM04: Asegurar la optimización de
recursos35
2.2.4 APO01 GESTIONAR EL MARCO DE GESTIÓN DE TI
Descripción del Proceso: “Aclarar y mantener el gobierno de la misión y la
visión corporativa de TI. Implementar y mantener mecanismos y autoridades
para la gestión de la información y el uso de TI en la empresa para apoyar los
objetivos de gobierno en consonancia con las políticas y los principios
rectores.”36
Práctica: APO01.01 Definir la estructura organizativo
Descripción: “Establecer una estructura organizativo interna y extensa que
refleje las necesidades del negocio y las prioridades de TI. Implementar las
35
36
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 51
43
estructuras de gestión requeridas (p. ej., comités) para permitir que la toma de
decisiones se lleve a cabo de la forma más eficaz y eficiente posible.” 37
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP nota la necesidad de definir el alcance, roles, capacidades y
funciones, tanto internas como externas, pero aún no se ha definido
aspectos de la arquitectura, se tiene un comité de tecnologías de la
información pero falta definir la estructura
Práctica: APO01.02 Establecer roles y responsabilidades
Descripción: “Establecer, acordar y comunicar roles y responsabilidades del
personal de TI, así como de otras partes interesadas con responsabilidades en
las TI corporativas, que reflejen
claramente las necesidades generales del
negocio y los objetivos de TI, así como la autoridad, las responsabilidades y la
rendición de cuentas del personal relevante.”38
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se establece, acuerda y comunica roles y responsabilidades relativos
a TI para todo el personal de la empresa.
·
No se tiene en cuenta la continuidad del servicio de TI.
·
Se tienen roles y responsabilidades definidos pero aún no están
adheridos a las políticas.
Práctica: APO01.03 Mantener los elementos catalizadores del sistema de
gestión
Descripción: “Mantener los elementos catalizadores del sistema de gestión y
del entorno de control de la TI de la empresa y garantizar que están integrados
y alineados con la filosofía y el estilo operativo de gobierno y de gestión de la
empresa. Estos elementos catalizadores incluyen una comunicación clara de
expectativas/requisitos. El sistema de gestión debería fomentar la cooperación
37
38
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 52
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 53
44
interdepartamental y el trabajo en equipo, promover el cumplimiento y la mejora
continua y tratar las desviaciones en el proceso (incluidos los fallos).”39
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Las TI se alinean con estándares y códigos, aunque no se hallan
implementados.
·
No se comprende la visión, dirección y estrategias corporativas, cultura
empresarial o filosofía de gestión.
Práctica: APO01.04 Comunicar los objetivos y la dirección de gestión
Descripción: “Comunicar la sensibilización y la comprensión de los objetivos y
la dirección de TI a las partes interesadas y usuarios pertinentes a lo largo de
toda la empresa.”40
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Los objetivos se comunican mediante correos, no existen otros medios
de comunicación para todos los usuarios.
Práctica: APO01.05 Optimizar la ubicación de la función de TI
Descripción: “Posicionar la capacidad de TI en la estructura organizativo global
para reflejar en el modelo de empresa la importancia de TI en la organización,
especialmente su criticidad para la estrategia empresarial y el nivel de
dependencia de TI. La línea de reporte del CIO debe ser proporcional a la
importancia de las TI en la empresa.”41
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
LA UI no se encuentra en un lugar óptimo, es un proceso de apoyo en
lugar de ser un proceso principal
39
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 54
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 54
41
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 55
40
45
Práctica: APO01.06 Definir la propiedad de la información (datos) y del
sistema
Descripción: “Definir y mantener las responsabilidades de la propiedad de la
información (datos) y los sistemas de información. Asegurar que los
propietarios toman decisiones sobre la clasificación de la información y los
sistemas y su protección de acuerdo con esta clasificación.”42
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tienen políticas para la clasificación de la información, no se
tienen inventarios de la información ni se garantiza la seguridad
Práctica: APO01.07 Gestionar la mejora continua de los procesos
Descripción: “Evaluar, planificar y ejecutar la mejora continua de procesos y su
madurez para asegurar que son capaces de entregarse conforme a los
objetivos de la empresa, de gobierno, de gestión y de control. Considerar las
directrices de la implementación de procesos de COBIT, estándares
emergentes, requerimientos de cumplimiento, oportunidades de automatización
y la realimentación de los usuarios de los procesos, el equipo del proceso y
otras partes interesadas. Actualizar los procesos y considerar el impacto en los
catalizadores del proceso.”43
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se realizan mejoras continuas.
Práctica: APO01.08 Mantener el cumplimiento con las políticas y
procedimientos
Descripción: “Poner en marcha procedimientos para mantener el cumplimiento
y medición del funcionamiento de las políticas y otros catalizadores del marco
de referencia; hacer cumplir
42
43
las consecuencias del no cumplimiento o del
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 55
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 55
46
desempeño inadecuado. Seguir las tendencias y el rendimiento y considerarlos
en el diseño futuro y la mejora del marco de control.”44
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Aún no se implementa o monitorea políticas y procedimientos.
En la Tabla 9- Nivel de Capacidad Proceso APO01: Gestionar el marco de
gestión de TI , se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO
EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Un conjunto efectivo de
políticas ha sido definido
y mantenido.
Todos están al tanto de
las políticas y como
deberían
ser
implementadas.
Cum
p%
100
Observaciones
El
MTOP
reconoce
la
necesidad de estructuras
organizacionales,
roles
y
responsabilidades,
actividades
confiables
y
repetibles, y habilidades y
competencias. Sin embargo
aún
no
se
tienen
implementadas
las
actividades de este proceso.
25
50
0
Las
políticas
han
sido
definidas, sin embargo aún no
se han implementado
No se han implementado ni
comunicado.
Tabla 9- Nivel de Capacidad Proceso APO01: Gestionar el marco de gestión
de TI45
2.2.5 APO02 GESTIONAR LA ESTRATEGIA
Descripción del Proceso: “Proporcionar una visión holística del negocio actual
y del entorno de TI, la dirección futura, y las iniciativas necesarias para migrar
al entorno deseado. Aprovechar los bloques y componentes de la estructura
empresarial, incluyendo los servicios externalizados y las capacidades
relacionadas que permitan una respuesta ágil, confiable y eficiente a los
objetivos estratégicos.”46
44
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 56
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
46
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 57
45
47
Práctica: APO02.01 Comprender la dirección de la empresa
Descripción: “Considerar el entorno actual y los procesos de negocio de la
empresa, así como la estrategia y los objetivos futuros de la compañía. Tomar
también en cuenta el entorno externo a ella (motivadores de la industria,
reglamentos relevantes, bases para la competencia)”47
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP entiende la necesidad de establecer un entendimiento del
entorno interno y externo de la empresa, partes interesadas y necesidad
de cambio, y se plantea la necesidad de cambio aunque no se tiene
documentada más que en los reglamentos.
Práctica: APO02.02 Evaluar el entorno, y rendimiento actuales
Descripción: “Evaluar el rendimiento del negocio interno actual y las
capacidades de TI y los servicios externos de TI para desarrollar un
entendimiento de la arquitectura empresarial en relación con TI. Identificarlos
problemas que se están experimentando y generar recomendaciones en las
áreas que pueden beneficiarse de estas mejoras. Considerar los aspectos
diferenciadores y las opciones de proveedores de servicios y el
impacto
financiero, los costes y los beneficios potenciales de utilizar servicios
externos.”48
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
La UI no establece controles para los servicios externos de TI y las
revisiones internas se realizan raramente. No se identifican los riesgos
del servicio.
Práctica: APO02.03 Definir el objetivo de las capacidades de TI
Descripción: “Definir el objetivo del negocio, las capacidades de TI y los
servicios de TI necesarios. Esto debería estar basado en el entendimiento del
47
48
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 58
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 59
48
entorno empresarial y sus necesidades; la evaluación de los actuales procesos
de negocio, el entorno de TI y los problemas presentados; considerando los
estándares de referencia, las mejores prácticas y las tecnologías emergentes o
propuestas de innovación.”49
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Aún se deben realizar análisis sobre el objetivo del negocio y como la UI
puede ayudar al MTOP a cumplirlo, además se necesita una mejor
comprensión sobre la importancia del uso de los servicios de TI. No se
considera la aprobación de tecnologías emergentes. Tampoco se tienen
análisis sobre tecnologías actuales.
Práctica: APO02.04 Realizar un análisis de diferencias
Descripción: “Identificar las diferencias entre el entorno actual y el deseado y
considerar la alineación de activos (las capacidades que soportan los servicios)
con los resultados de negocio para optimizar la inversión y la utilización de la
base de activos internos y externos. Considerar los factores críticos de éxito
que apoyan la ejecución de la estrategia.”50
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El análisis de diferencias ayuda a mejorar el entendimiento de la
situación actual y la situación deseada. A continuación se indica un
ejemplo de un análisis de diferencias teniendo en cuenta la Norma 410
del Acuerdo 039 – Normas de Control Interno:
49
50
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 60
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 60
Aún no se tiene elaborado el plan ni
algún otro plan.
Las políticas son documentadas a
nivel ministerial, no de unidad. Los
procedimientos no son
documentados.
Ser definidos, documentados, difundidos y actualizados
permanentemente e incluirán las tareas, los responsables
de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de
cumplimiento y el control de los procesos que están
normando, así como, las sanciones administrativas a que
Políticas y
procedimiento
Los roles son definidos informalmente,
sin la documentación adecuada.
Aún no se aplica
Elaborar un plan informático estratégico alineado con el
plan estratégico institucional que contenga e incluir análisis
de la situación actual y propuestas de mejora.
Ser documentados teniendo en cuenta deberes,
responsabilidades, habilidades y experiencia necesarios
para cada posición.
Ser definidos claramente y formalmente comunicados,
asegurándose de que exista suficiente autoridad y
respaldo.
Establecer revisiones periódicas de la estructura
organizacional para ajustar estrategias y cumplir objetivos
Estar posicionada en un nivel gerencial en la estructura
organizacional y no depender de otras áreas.
Trabajar en base a un marco de trabajo que asegure
transparencia, control e involucre la alta dirección.
Entorno Actual
Plan
informático
estratégico de
tecnología
Segregación de
funciones
Organización
Informática
Entorno deseado
49
Desarrollo y
adquisición del
software
aplicativo
Administración
de proyectos
tecnológicos
Modelo de
información
organizacional
Realizar un cronograma de actividades que incluya
responsables, recursos y contemple pruebas y
Documentar los proyectos de desarrollo y adquisición de
Software.
Incluir análisis de riesgos, control de cambios y un plan
para el aseguramiento de la calidad.
Monitorear avances del proyecto
Realizar un cronograma de actividades que incluya
responsables, recursos y contemple pruebas y
capacitación.
Documentar los proyectos tecnológicos.
Clasificar los datos para especificar y aplicar niveles de
seguridad.
Incluir reglas de validación, controles de integridad y
consistencia de los datos
Garantizar la disponibilidad, integridad, exactitud y
seguridad de la información.
Implementar planes para monitorear y medir el
cumplimiento con indicadores de desempeño.
hubiere lugar si no se cumplieran.
No se tiene documentación sobre
administración de proyectos
tecnológicos, los avances se verifican
informalmente y por correo.
No se tiene documentación sobre
administración de proyectos
tecnológicos, los avances se verifican
informalmente y por correo.
No se tienen controles para la
información.
No se tienen planes para monitorear y
medir el cumplimiento de indicadores
de desempeño.
50
Mantenimiento
y control de
infraestructura
tecnológica
Adquisiciones
de
infraestructura
tecnológica
Actualizar y difundir manuales técnicos y de usuario según
Controlar y registrar las versiones de software.
Definir procedimientos para mantenimiento, despliegue,
corrección y mejoramiento de software y documentar los
cambios.
Definir procedimientos para el uso y mantenimiento
adecuado de la infraestructura tecnológica.
Detallar los contratos sobre características técnicas de los
equipos adquiridos.
Planificar el incremento de capacidad, evaluar riesgos
tecnológicos, costos, vida útil considerando los
requerimientos de la carga laboral.
Realizar un análisis documentado de la necesidad de
adquisiciones tecnológicas
Iniciar etapas del proyecto con aprobaciones formales de
los interesados.
Incluir análisis de riesgos, control de cambios y un plan
para el aseguramiento de la calidad.
Monitorear avances del proyecto
capacitación.
No se tienen procedimientos
documentados, manuales técnicos,
planes de mantenimiento.
Se tienen procedimientos no
documentados para el mantenimiento
de la infraestructura tecnológica. Las
actividades son del día al día.
La UI del MTOP realiza inventarios de
los equipos y además realizan un
análisis de adquisiciones tecnológicas
conjuntamente con el área
administrativa.
No se realiza análisis de riesgo o
planes para el aseguramiento de la
calidad.
51
Seguridad de
tecnología de la
información
Implementar procedimientos de seguridad para el recurso
humano.
Establecer sitios de procesamiento alternativos
Implementar seguridades para software y hardware,
establecer monitoreos de seguridad, pruebas periódicas y
acciones correctivas con las vulnerabilidades encontradas.
Almacenar los respaldos con información crítica en lugares
externos a la organización
Respaldar la información en medios físicos adecuados en
caso de actualización.
Respaldar la información periódicamente.
Establecer una ubicación adecuada con control de acceso
físico a la unidad de tecnologías de la información, tener en
cuenta mecanismos de control de incendios, temperatura y
humedad adecuadas, entre otros.
Realizar inventario de bienes informático detallado.
Elaborar planes de mantenimiento preventivo y correctivo,
y realizar revisiones periódicas, sobre todo de las
aplicaciones críticas de la organización.
los cambios.
Se tienen implementadas seguridades
para software y hardware, no hay
monitoreos de seguridad, pruebas
periódicas ni análisis de
vulnerabilidades.
No existen políticas de respaldo de la
información, ni replicación de
servidores.
Se tienen mecanismos de acceso,
control de incendio, seguridad física y
lógica, no documentados.
Se tienen inventarios.
52
No se tienen documentadas políticas
ni procedimientos.
No se tiene un plan de capacitación.
Se debe establecer un plan para capacitar a los
Capacitación
No se realizan monitoreos para
verificar la contribución del área en el
ministerio.
La unidad de tecnología de información debe elaborar
políticas y procedimientos documentados sobre los
servicios de Internet, intranet, correo electrónico y el sitio
WEB del ministerio.
Establecer métricas e indicadores para indicar el nivel de
satisfacción de clientes internos y externos
Monitorear la contribución e impacto del área en el
ministerio.
Sitio web,
servicios de
internet e
intranet
Monitoreo y
evaluación de
los procesos y
servicios
Mantener un repositorio con la documentación de hardware
y software actualizado, asegurar la integridad y
disponibilidad de la información. Crear respaldos
Se utiliza protección antivirus en cada
computador.
Establecer medidas de prevención, detección y corrección
de software malicioso. Crear roles y perfiles de usuarios
con una identificación única y estandarizada para cada
usuario.
Administración
de soporte de
tecnologías de
la información
Se tienen roles y perfiles de usuarios,
sin políticas documentadas.
No existe plan de contingencias, de
continuidad del negocio ni de
recuperación de desastres
Definir un plan de contingencias incluyendo los escenarios
de contingencia, roles y responsabilidades. Establecer un
plan de continuidad del negocio. En el plan se debe incluir
el uso de un centro de cómputo. Establecer un plan de
recuperación de desastres que contemple las actividades,
antes, durante y después de un desastre.
Plan de
contingencias
53
La unidad informática es la encargada de crear un comité
informático teniendo en cuenta el tamaño y complejidad del
ministerio.
Comité
informático
Aunque se tiene un comité
informático, se debe establecer
tiempos para sus reuniones, asignar
roles y responsabilidades.
Existe comité informático pero no se
reúnen con regularidad.
Tabla 10- Análisis de diferencias
La conformación y funciones del comité, su
reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la
definición de las atribuciones y responsabilidades de los
miembros del comité, entre otros aspectos.
empleados.
informática
54
55
En la Tabla 10- Análisis de diferencias, se realiza un contraste de la situación
actual y de la situación deseada. Debe existir una transición de la primera a la
segunda para poder cumplir con la normativa ecuatoriana, en las leyes se
establece que todos los ministerios deben cumplir estas normas desde el 2013,
desde entonces se ha analizado la viabilidad de aplicar estas normas.
Práctica: APO02.05 Definir el plan estratégico y la hoja de ruta
Descripción: “Crear un plan estratégico que defina, en cooperación con las
partes interesadas más relevantes, cómo los objetivos de TI contribuirán a los
objetivos estratégicos de la empresa. Incluyendo cómo TI apoyará el programa
aprobado de inversiones, los procesos de negocio, servicios y activos de TI.
Orientar las tecnologías para definir las iniciativas que se requieren para cerrar
las diferencias, la estrategia de abastecimiento y las medidas que se utilizarán
para supervisar el logro de los objetivos, para dar prioridad a las iniciativas y
combinarlas en una hoja de ruta a alto nivel.”51
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene un plan estratégico ni hoja de ruta.
Práctica: APO02.06 Comunicar la estrategia y la dirección de TI
Descripción: “Crear conciencia y comprensión del negocio y de los objetivos y
dirección de TI, como se encuentra reflejada en la estrategia de TI, a través de
comunicaciones a las partes interesadas adecuadas y a los usuarios de toda la
empresa.”52
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Los mensajes se transmiten básicamente por correo electrónico. No se
tiene un plan de comunicaciones ni entrega.
51
52
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 61
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 61
56
En la Tabla 9- Nivel de Capacidad Proceso APO02 Gestionar la estrategia, se
realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Cum
p%
100
Observaciones
El
MTOP
reconoce
la
necesidad de una estrategia
de TI orientada, sin embargo
aún
se
encuentra
en
desarrollo y no implementada
22
50
La estrategia IT se está
Todos los aspectos
desarrollando y aún no
de la estrategia de TI
implementada
están alineados con
la estrategia
empresarial.
0
No se han implementado ni
La estrategia de TI es
comunicado.
costo-efectiva,
apropiada, realista,
alcanzable, orientada
a la empresa y
balanceada
25
Metas de corto plazo
son claras y
concretas, y trazadas
a iniciativas de largo
plazo específicas a
ser implementadas
en planes operativos.
15
TI tiene un valor
fundamental para la
empresa.
Tabla 11- Nivel de Capacidad Proceso APO02 Gestionar la estrategia 53
PROCESO EJECUTADO
1
0
PROCESO
INCOMPLETO
Nivel de
capacidad
2.2.6 APO07 GESTIONAR LOS RECURSOS HUMANO
Descripción del Proceso: “Proporcionar un enfoque estructurado para
garantizar una óptima estructuración, ubicación, capacidades de decisión y
habilidades de los recursos humanos. Esto incluye la comunicación de las
funciones y responsabilidades definidas, la formación y planes de desarrollo
53
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
57
personal y las expectativas de desempeño, con el apoyo de gente competente
y motivada.”54
Práctica: APO07.01 Mantener la dotación de personal suficiente y
adecuada
Descripción: “Evaluar las necesidades de personal en forma regular o en
cambios importantes en la empresa, operativos o en los entornos para
asegurar que la empresa tiene suficientes recursos humanos para apoyar las
metas y objetivos empresariales. El personal incluye recursos tanto internos
como externos. ”55
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
La unidad informática no tiene suficiente autonomía para hacer
contratación de personal, aunque reconocen la necesidad de aumentar
el personal. No existen tampoco planes de capacitación para el nuevo
personal contratado, las actividades se realizan sin procedimientos
formales.
·
Si se verifican antecedentes en el proceso de contratación de TI para
empleados, contratistas y proveedores.
Práctica: APO07.02 Identificar personal clave de TI
Descripción: “Identificar el personal clave de TI a la vez que se reduce al
mínimo la dependencia de una sola persona en la realización de una función
crítica de trabajo mediante la captura de conocimiento (documentación), el
intercambio de conocimientos, la planificación de la sucesión y el respaldo
(Backup) del personal.”56
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene seleccionado al personal clave, ni se documenta como se
realizan las actividades que desempeña cada persona, las actividades
54
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 83
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 84
56
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 85
55
58
se hacen de acuerdo a las necesidades diarias. No se tienen planes de
respaldo del personal.
Práctica: APO07.03 Mantener las habilidades y competencias del personal
Descripción: “Definir y gestionar las habilidades y competencias necesarias
del personal. Verificar regularmente que el personal tenga las competencias
necesarias para cumplir con sus funciones sobre la base de su educación,
formación y/o experiencia y verificar que estas competencias se mantienen,
con programas de capacitación y certificación en su caso. Proporcionar a los
empleados aprendizaje permanente y oportunidades para mantener sus
conocimientos, habilidades y competencias al nivel requerido para conseguir
las metas empresariales.”57
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene manejo de habilidades y competencias del personal. No hay
repositorios de conocimiento
Práctica: APO07.04 Evaluar el desempeño laboral de los empleados
Descripción: “Lleve a cabo oportunamente evaluaciones de rendimiento de
manera regular respecto a los objetivos individuales derivados de los objetivos
de la empresa, las normas establecidas, las responsabilidades específicas del
trabajo y el marco de habilidades y competencias. Los empleados deberían
recibir preparación sobre el desempeño y conducta siempre que sea
apropiado.”58
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se realizan evaluaciones sobre el desempeño laboral de los
empleados, no se tienen objetivos individuales.
57
58
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 85
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 86
59
Práctica: APO07.05 Planificar y realizar un seguimiento del uso de
recursos humanos de TI y del negocio
Descripción: “Comprender y realizar un seguimiento de la demanda actual y
futura de recursos humanos para el negocio y TI con responsabilidades en TI
corporativa. Identificar las carencias y proporcionar datos de entrada a los
planes de aprovisionamiento, planes de abastecimiento de procesos de
contratación del negocio y de TI y procesos de contratación del negocio y de
TI.”59
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se realizan inventarios de recursos humanos, sin embargo no se cuenta
con el completo apoyo de la gerencia ministerial para poder contratar al
personal necesario. A pesar de entender la demanda actual y futura de
recursos humanos es sumamente difícil contratar personal.
Práctica: APO07.06 Gestionar el personal contratado
Descripción: “Asegúrese de que los consultores y el personal contratado que
apoyan a la empresa con capacidades de TI conocen y cumplen las políticas
de la organización así como los requisitos contractuales previamente
acordados.”60
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No existen políticas para gestión de consultores y proveedores.
En la Tabla 12- Nivel de Capacidad Proceso APO07 Gestionar los recursos
humanos, se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
59
60
PROCESO
INCOMPLETO
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 86
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 87
Cum
p%
0
Observaciones
El
MTOP
reconoce
la
necesidad de una estrategia
de TI orientada, sin embargo
aún
se
encuentra
en
desarrollo y no implementada
1
PROCESO EJECUTADO
60
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
La
estructura
organizacional
y
las
relaciones son flexibles y
responsivas.
0
Los recursos humanos
son gestionados afectiva
y eficientemente.
0
0
A pesar de que el MTOP
reconoce la necesidad de
optimizar
los
recursos
humanos no cuenta con el
apoyo deseado para contratar
gente en el área de TI
No se tiene un proceso de
capacitación para los nuevos
empleados, se maneja como
una actividad del día a día
Tabla 12- Nivel de Capacidad Proceso APO07 Gestionar los recursos humanos
61
2.2.7 AP012 GESTIONAR EL RIESGO
Descripción del Proceso: “Identificar, evaluar y reducir los riesgos
relacionados con TI de forma continua, dentro de niveles de tolerancia
establecidos por la dirección ejecutiva de la empresa.”62
Práctica: AP012.01 Recopilar datos
Descripción: “Identificar y recopilar datos relevantes para catalizar una
identificación, análisis y notificación efectiva de riesgos relacionados con TI.”63
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP no gestiona el riesgo, no mantiene un método de obtención de
información ni clasificación de datos referente a los riesgos. No se tiene
ningún análisis de riesgo.
Práctica: AP012.02 Analizar el riesgo
Descripción: “Desarrollar información útil para soportar las decisiones
relacionadas con el riesgo que tomen en cuenta la relevancia para el negocio
de los factores de riesgo.”64
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
61
El MTOP no gestiona el riesgo, no se han realizado análisis de riesgo.
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 107
63
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 108
64
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 109
62
61
Práctica: AP012.03 Mantener un perfil de riesgo
Descripción: “Mantener un inventario del riesgo conocido y atributos de riesgo
(incluyendo frecuencia esperada, impacto potencial y respuestas) y de otros
recursos, capacidades y actividades de control actuales relacionados.”65
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP no gestiona el riesgo, no se han realizado análisis de riesgo.
Práctica: AP012.04 Expresar el riesgo
Descripción: “Proporcionar información sobre el estado actual de exposiciones
y oportunidades relacionadas con TI de una forma oportuna a todas las partes
interesadas necesarias para una respuesta apropiada.”66
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP no gestiona el riesgo, no se han realizado análisis de riesgo.
Práctica: AP012.05 Definir un portafolio de acciones para la gestión de
riesgos
Descripción: “Gestionar las oportunidades para reducir el riesgo a un nivel
aceptable como un portafolio.”67
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
El MTOP no gestiona el riesgo, y tampoco se han analizado acciones de
respuesta al riesgo.
Práctica: AP012.06 Responder al riesgo
Descripción: “Responder de una forma oportuna con medidas efectivas que
limiten la magnitud de pérdida por eventos relacionados con TI.” 68
65
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 110
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 110
67
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 110
68
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 111
66
62
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
El MTOP no gestiona el riesgo, no se tiene ningún plan ni
·
documentación alguna para responder al riesgo.
En la Tabla 13- Nivel de Capacidad Proceso AP012 Gestionar el riesgo, se
realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO EJECUTADO
1
0
PROCESO
INCOMPLETO
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
El riesgo relativo a TI se
ha identificado, analizado,
gestionado y reportado.
Existe un perfil de riesgo
completo y actualizado
Todas
las
acciones
significantes de gestión
de
riesgos
son
administradas y están
bajo control
Las acciones de manejo
de
riesgos
son
implementadas
efectivamente
Cum
p%
0
Observaciones
El
MTOP
reconoce
necesidad de gestionar
riesgo, sin embargo no
tiene elaborado un plan
gestión de riesgo
0
0
No se ha analizado el riesgo
de TI
0
No existe perfil de riesgo.
0
No se gestiona el riesgo.
0
No se gestiona el riesgo.
Tabla 13- Nivel de Capacidad Proceso AP012 Gestionar el riesgo 69
2.2.8 AP013 GESTIONAR LA SEGURIDAD
Descripción del Proceso: “Definir, operar y supervisar un sistema para la
70
gestión de la seguridad de la información.”
Práctica: AP013.01 Establecer y mantener un SGSI
Descripción: “Establecer y mantener un SGSI que proporcione un enfoque
estándar, formal y continuo a la gestión de seguridad para la información,
69
70
la
el
se
de
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 113
63
tecnología y procesos de negocio que estén alineados con los requerimientos
de negocio y la gestión de seguridad en la empresa.”71
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene SGSI definido.
·
La Unidad Informática del MTOP sin embargo maneja los siguientes
aspectos relacionados a la seguridad informática.
SEGURIDAD FÍSICA
En lo que refiere a seguridad física, existe un personal de guardia privada en la
entrada del edificio, el mismo que verifica que no se ingrese material
potencialmente inseguro, así como verificar quien ingresa y cuál es su
propósito dentro de las instalaciones, en el octavo piso donde se encuentra la
Unidad de Información existe otro guardia que cuida la entrada a la unidad de
información. La seguridad de la unidad de información consiste en una puerta
que solo se abre un una tarjeta magnética o identificarse con el guardia. La
puerta siempre está cerrada. Dentro de las instalaciones existen extintores en
caso de incendios y tienen planes de escape en una posible emergencia.
En lo que se refiere a los servidores, el personal no interactúa directamente con
ellos sino que lo hace desde conexiones remotas, los servidores se encuentran
es salas frías, esta sala está a cargo del personal autorizado.
SEGURIDAD LÓGICA
Existen perfiles de usuario y contraseñas para el personal autorizado
encargado de algún servidor. No existen políticas para el
manejo de
contraseñas.
SEGURIDAD LEGAL
Las licencias de software que manejan los ordenadores no son originales, sólo
las de los sistemas operativos vienen instaladas de fábrica.
71
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 114
64
SEGURIDAD DE DATOS
El MTOP no tiene planes de contingencia, respaldo sino que toda la
información se almacena en los servidores localizados en este mismo edificio.
Práctica: AP013.02 Definir y gestionar un plan de tratamiento del riesgo
de la seguridad de la información
Descripción: “Mantener un plan de seguridad de información que describa
cómo se gestionan y alinean los riesgos de seguridad de información con la
estrategia y la arquitectura de empresa. Asegurar que las recomendaciones
para implementar las mejoras en seguridad se basan en casos de negocio
aprobados, se implementan como parte integral del desarrollo de soluciones y
servicios y se operan, después, como parte integral de las operaciones del
negocio.”72
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tienen análisis de riesgo de la seguridad de la información.
Práctica: AP013.03 Supervisar y revisar el SGSI
Descripción: “Mantener y comunicar regularmente la necesidad y los
beneficios de la mejora continua de la seguridad de información. Recolectar y
analizar datos sobre el SGSI y la mejora de su efectividad. Corregir las no
conformidades para prevenir recurrencias. Promover una cultura de seguridad
y de mejora continua.”73
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
72
73
No se tiene un SGSI establecido.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 115
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 115
65
En la Tabla 14- Nivel de Capacidad Proceso AP013 Gestionar la seguridad, se
realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Cum
p%
0
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
El riesgo relativo a TI se
ha identificado, analizado,
gestionado y reportado.
Existe un perfil de riesgo
completo y actualizado
Todas
las
acciones
significantes de gestión
de
riesgos
son
administradas y están
bajo control
Las acciones de manejo
de
riesgos
son
implementadas
efectivamente
Observaciones
El
MTOP
reconoce
la
necesidad de gestionar la
seguridad, aunque no hay
plan de seguridad, pero se
realizan procedimientos de
seguridad del día a día.
0
0
No se ha analizado el riesgo
de TI
0
No existe perfil de riesgo.
0
No se gestiona el riesgo.
0
No se gestiona el riesgo.
Tabla 14- Nivel de Capacidad Proceso AP013 Gestionar la seguridad74
2.2.9
BAI05
GESTIONAR
LA
INTRODUCCIÓN
DEL
CAMBIO
ORGANIZATIVO
Descripción del Proceso: “Maximizar la probabilidad de la implementación
exitosa en toda la empresa del cambio organizativo de forma rápida y con
riesgo reducido, cubriendo el ciclo de vida completo del cambio y todos las
partes interesadas del negocio y de TI.”75
Práctica: BAI05.01 Establecer el deseo de cambiar
Descripción: “Comprender el alcance e impacto del cambio divisado y la
disposición/voluntad de cambiar de las partes interesadas. Identificar las
acciones para motivar a las partes interesadas para aceptar y querer que el
cambio sea exitoso.”76
74
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 145
76
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 146
75
66
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se tiene establecido el deseo de cambiar, aunque no se tiene
documentado nada, no se han realizado análisis sobre los conflictos que
podrían producirse. El cambio es una impulsado por necesidad legal.
·
El deseo de cambio ha sido entendido pero aún no se tiene todo el
apoyo para producirse.
Práctica: BAI05.02 Formar un equipo de implementación efectivo
Descripción: “Establecer un equipo de implementación efectivo, con miembros
adecuados, creando confianza y estableciendo metas comunes y medidas
efectivas.”77
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se ha formulado un equipo competente, que por sus diversas
actividades debido a la falta de personal están obligados a retrasar el
cambio.
Práctica: BAI05.03 Comunicar la visión deseada
Descripción: “Comunicar la visión deseada para el cambio en el lenguaje de
aquellos que se verán afectados. La comunicación debería ser realizada por la
alta dirección e incluir la razón de ser y los beneficios del cambio, el impacto de
no hacerlo y la visión, la hoja de ruta y la participación requerida de las diversas
partes interesadas.”78
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
77
78
La comunicación se hace básicamente por correos electrónicos. El
cambio se produce por necesidad legales pero no se ha profundizado en
comunicar las ventajas que tiene la implantación del cambio. Es
necesario el cambio para cumplir con las leyes del país.
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 147
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 147
67
Práctica: BAI05.04 Facultar a los que juegan algún papel e identificar
ganancias en el corto plazo
Descripción: “Facultar a aquellos con roles en la implementación asegurando
que se han asignado responsabilidades, se ha dado formación y se han
alineado las estructuras organizativas y procesos de RRHH. Identificar y
comunicar ganancias en el corto plazo que pueda ser realizadas y resulten
importantes desde una perspectiva de posibilitar el cambio.”79
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Aún no están empoderados para ejercer el cambio.
·
No se ha planificado las necesidades de formación de personal para
responder al cambio, no se ha hecho un análisis de cambio teniendo en
cuenta al talento humano.
Práctica: BAI05.05 Facilitar la operación y el uso
Descripción: “Planificar e implementar todos los aspectos técnicos, operativos
y de modo de uso de forma que todos aquellos involucrados en el entorno
futuro puedan ejercer sus responsabilidades.”80
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se ha desarrollado un plan de operación y uso del cambio.
Práctica: BAI05.06 Integrar nuevos enfoques
Descripción: “Integrar nuevos enfoques mediante el seguimiento de los
cambios implementados, asegurando la efectividad del plan de operación y uso
y manteniendo un plan de concienciación mediante comunicaciones regulares.
Aplicar las medidas correctoras que se estime apropiado y que podrían incluir
el forzar el cumplimiento.”81
79
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 147
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 148
81
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 148
80
68
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
No se ha realizado seguimiento de cambios implementados, ni se han
·
desarrollado planes que permitan facilitar y asegurar el cambio.
Práctica: BAI05.07 Mantener los cambios
Descripción: “Mantener los cambios mediante la formación eficaz del personal
nuevo, campañas de comunicación periódicas, compromiso de la alta dirección,
supervisión de la adopción de los cambios y divulgación a toda la empresa de
las lecciones aprendidas.”82
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
El cambio se da por disposiciones legales y debe ser mantenido, se
·
toma más como una imposición que como un compromiso.
En la Tabla 15- Nivel de Capacidad Proceso BAI05 Gestionar la introducción
del cambio organizativo, se realiza el análisis del nivel de capacidad del
proceso.
82
PROCESO EJECUTADO
1
0
PROCESO
INCOMPLETO
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Cum
p%
100
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
El deseo de cambio ha
sido entendido.
40
El
equipo
de
implementación
es
competente y capaz de
dirigir el cambio.
80
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 148
80
Observaciones
El MTOP está en un proceso
de cambio organizativo, se
tiene clara la necesidad del
cambio y se ha implementado
un equipo para lograr la
transición.
El deseo de cambio ha sido
entendido pero aún no se
tiene todo el apoyo para
producirse.
Se ha formulado un equipo
competente, que por sus
diversas actividades debido a
la falta de personal están
obligados a retrasar el
cambio.
69
El deseo de cambio ha
sido entendido y aceptado
por los skateholders.
Los
actores
están
empoderados
para
entregar el cambio.
Los
actores
están
habilitados para operar,
usar y mantener el
cambio
El cambio es embebido y
sostenido
50
Es necesario el cambio para
cumplir con las leyes del país.
0
Aún no están empoderados
para ejercer el cambio.
30
Los actores aún no están
habilitados para operar el
cambio.
0
Aún no se produce el cambio.
Tabla 15- Nivel de Capacidad Proceso BAI05 Gestionar la introducción del
cambio organizativo 83
2.2.10 BAI09 GESTIONAR LOS ACTIVOS
Descripción del Proceso: “Gestionar los activos de TI a través de su ciclo de
vida para asegurar que su uso aporta valor a un coste óptimo, que se
mantendrán en funcionamiento (acorde a los objetivos), que están justificados y
protegidos físicamente, y que los activos que son fundamentales para apoyar la
capacidad del servicio son fiables y están disponibles. Administrar las licencias
de software para asegurar que se adquiere el número óptimo, se mantienen y
despliegan en relación con el uso necesario para el negocio y que el software
instalado cumple con los acuerdos de licencia.”84
Práctica: BAI09.01 Identificar y registrar activos actuales
Descripción: “Mantener un registro actualizado y exacto de todos los activos de
TI necesarios para la prestación de servicios y garantizar su alineación con la
gestión de la configuración y la administración financiera.”85
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se tienen inventarios de los activos.
·
Se controla periódicamente el inventario físico pero no el lógico. Se
manejan perfiles y permisos que impiden que los usuarios no
autorizados instalen software, pero no se tiene inventario de los
programas instalados por equipo.
83
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 163
85
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 164
84
70
Práctica: BAI09.02 Gestionar activos críticos
Descripción: “Identificar los activos que son críticos en la provisión de
capacidad de servicio y dar los pasos para maximizar su fiabilidad y
disponibilidad para apoyar las necesidades del negocio.”86
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene identificados los activos críticos, no se considera el riesgo de
falla de los activos críticos ni medidas de reparación o reemplazo en
caso de algún daño.
·
No se tienen planes de mantenimiento preventivo, en caso de que
alguna daño ocurra se planifica aplicar la garantía que ofrecen los
proveedores.
Práctica: BAI09.03 Gestionar el ciclo de vida de los activos
Descripción: “Gestionar los activos desde su adquisición hasta su eliminación
para asegurar que se utilizan tan eficaz y eficientemente como sea posible y
son contabilizados y protegidos físicamente.”87
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Todos los activos se obtienen teniendo en cuenta solicitudes probadas
siguiendo los procesos propios de adquisición del MTOP.
·
Los activos son utilizados hasta el final de su vida útil, debido al
presupuesto sobretodo, se reasignan los activos.
·
Los activos no se eliminan de forma segura, no se tienen procedimientos
documentados de lo que debe hacerse al finalizar con el uso de los
activos.
86
87
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 164
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 165
71
Práctica: BAI09.04 Optimizar el coste de los activos
Descripción: “Revisar periódicamente la base global de activos para identificar
maneras de optimizar los costes y mantener el alineamiento con las
necesidades del negocio.”88
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tienen análisis de costes para optimizar el coste de los activos,
una vez adquiridos son utilizados o reutilizados hasta que son obsoletos
o se dañan.
·
No se hacen análisis de capacidad para identificar activos que no son
utilizados al máximo de su capacidad.
Práctica: BAI09.05 Administrar licencias
Descripción: “Administrar las licencias de software de forma que se mantenga
el número óptimo de licencias para soportarlos requerimientos de negocio y el
número de licencias en propiedad sea suficiente para cubrir el software
instalado y en uso.”89
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se adquieren licencias software, se utilizan las que vienen en los
activos y se maneja software libre. El resto de licencias comerciales que
se utilizan no son originales.
En la Tabla 16- Nivel de Capacidad Proceso BAI09 Gestionar los activos, se
realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
l proceso
implementado
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
E
S
O
EJ
E
CE
0
Nivel de
capacidad
88
89
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 165
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 166
Cum
p%
100
25
Observaciones
El MTOP tiene un manejo de
activos sin documentación,
clasificación o etiquetado
apropiado.
72
cumple con su
propósito
Las
licencias
están
alineadas
a
las
necesidades del negocio
Los bienes se mantienen
en niveles óptimos.
0
Las
licencias
originales.
no
50
Los
bienes
tienen
responsables
que
se
encargan de mantenerlos en
buenas condiciones aunque
no tienen políticas de uso y
mantenimiento de bienes.
Tabla 16- Nivel de Capacidad Proceso BAI09 Gestionar los activos 90
2.2.11 DSS01 GESTIONAR OPERACIONES
Descripción del Proceso: “Coordinar y ejecutar las actividades y los
procedimientos operativos requeridos para entregar servicios de TI tanto
internos como externalizados, incluyendo la ejecución de procedimientos
operativos
estándar
predefinidos
y
las
actividades
de
monitorización
requeridas.”91
Práctica: DSS01.01 Ejecutar procedimientos operativos
Descripción: “Mantener y ejecutar procedimientos y tareas operativas de forma
confiable y consistente.”92
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Las actividades se realizan como actividades diarias, no están
documentadas ni se tienen controles para asegurar su funcionamiento
·
No se tienen actividades operativas programadas.
·
No se generan copias de respaldo y no existen políticas tampoco.
Práctica: DSS01.02 Gestionar servicios externalizados de TI
Descripción: “Gestionar la operación de servicios externalizados de TI para
mantener la protección de la información empresarial y la confiabilidad de la
entrega del servicio.”93
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
90
No se evalúa la operación de servicios externalizados de TI.
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 173
92
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 174
93
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 174
91
son
73
Práctica: DSS01.03 Supervisar la infraestructura de TI
Descripción: “Supervisar la infraestructura TI y los eventos relacionados con
ella. Almacenar la suficiente información cronológica en los registros de
operaciones para permitir la reconstrucción, revisión y examen de las
secuencias de tiempo de las operaciones y las actividades relacionadas con el
soporte a esas operaciones.”94
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se almacena información sobre riesgo y rendimiento.
·
No se tiene listas de activos a ser monitorizados.
·
No se tienen reglas para violaciones de umbral y condiciones de servicio
y permitan identificar falsos menores.
Práctica: DSS01.04 Gestionar el entorno
Descripción: “Mantener las medidas para la protección contra factores
ambientales.
Instalar
equipamiento
y
dispositivos
especializados
para
supervisar y controlar el entorno.”95
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se han identificado amenazas ambientales, riesgos, efectos.
·
No se han tomado medidas de respaldo, ni para minimizar y mitigar
riesgos.
Práctica: DSS01.05 Gestionar las instalaciones
Descripción: “Gestionar las instalaciones, incluyendo equipos de electricidad y
comunicaciones, en línea con las leyes y regulaciones, requerimientos técnicos
y de negocio y directrices de salud y seguridad en el trabajo.”96
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Las instalaciones tienen varios controles como seguridad de acceso,
señalización, extintores, no existen alfombras, existen salidas de
seguridad, sistemas de alimentación ininterrumpida.
94
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 174
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 174
96
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 175
95
74
En la Tabla 17- Nivel de Capacidad Proceso DSS01 Gestionar operaciones, se
realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO
EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
Las
actividades
operacionales se realizan
al ser requeridas y
calendarizadas
Las
operaciones
son
monitorizadas, medidas,
reportadas
y
solucionadas.
Cum
p%
0
Observaciones
Las actividades se realizan
como actividades diarias, no
están documentadas ni se
tienen
controles
para
asegurar su funcionamiento.
0
0
0
Tabla 17- Nivel de Capacidad Proceso DSS01 Gestionar operaciones 97
2.2.12 DSS04 GESTIONAR LA CONTINUIDAD
Descripción del Proceso: “Establecer y mantener un plan para permitir al
negocio y a TI responder a incidentes e interrupciones de servicio para la
operación continua de los procesos críticos para el negocio y los servicios TI
requeridos y mantener la disponibilidad de la información a un nivel aceptable
para la empresa.”98
Práctica: DSS04.01 Definir la política de continuidad del negocio,
objetivos y alcance
Descripción: “Definir la política y alcance de continuidad de negocio alineada
con los objetivos de negocio y de las partes interesadas.”99
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tienen definidos planes ni políticas de continuidad del negocio. El
MTOP no reconoce aún la necesidad de tener políticas de continuidad
del negocio.
97
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 185
99
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 185
98
75
Práctica: DSS04.02 Mantener una estrategia de continuidad
Descripción: “Evaluar las opciones de gestión de la continuidad de negocio y
escoger una estrategia de continuidad viable y efectiva en coste, que pueda
asegurar la continuidad y recuperación de la empresa frente a un desastre u
otro incidente mayor o disrupción.”100
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se han realizado análisis de riesgos, de impacto sobre el negocio, de
continuidad frente a fallos o catástrofes, tiempo de recuperación del
negocio, interrupción máxima soportable.
·
No se han analizado las amenazas que pueden causar pérdidas de
continuidad de negocio, análisis de riesgo.
Práctica: DSS04.03 Desarrollar e implementar una respuesta a la
continuidad del negocio
Descripción: “Desarrollar un plan de continuidad de negocio (BCP) basado en
la estrategia que documente los procedimientos y la información lista para el
uso en un incidente para facilitar que la empresa continúe con sus actividades
críticas.”101
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene desarrollado un BCP, ni se han definido actividades que
aseguren la continuidad.
Práctica: DSS04.04 Ejercitar, probar y revisar el plan de continuidad
Descripción: “Probar los acuerdos de continuidad regularmente para ejercitar
los planes de recuperación respecto a unos resultados predeterminados, para
permitir el desarrollo de soluciones innovadoras y para ayudar a verificar que el
plan funcionará, en el tiempo, como se espera.”102
100
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 187
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 187
102
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 188
101
76
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene desarrollado un BCP, ni se han definido actividades que
aseguren la continuidad.
Práctica: DSS04.05 Revisar, mantener y mejorar el plan de continuidad
Descripción: “Realizar una revisión por la Dirección de la capacidad de
continuidad a intervalos regulares para asegurar su continua idoneidad,
adecuación y efectividad. Gestionar los cambios en el plan de acuerdo al
proceso de control de cambios para asegurar que el plan de continuidad se
mantiene actualizado y refleja continuamente los requerimientos actuales del
negocio.”103
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene desarrollado un BCP, ni se han definido actividades que
aseguren la continuidad.
Práctica: DSS04.06 Proporcionar formación en el plan de continuidad
Descripción: “Proporcionar a todas las partes implicadas, internas y externas,
de sesiones formativas regulares que contemplen los procedimientos y sus
roles y responsabilidades en caso de disrupción.”104
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene desarrollado un BCP, ni se han definido actividades que
aseguren la continuidad.
Práctica: DSS04.07 Gestionar acuerdos de respaldo
Descripción: “Mantener la disponibilidad de la información crítica del
negocio.”105
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tienen respaldos de información, copias de seguridad del sistema,
aplicaciones, datos o documentación ni dentro ni fuera de las
instalaciones del MTOP.
103
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 188
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 188
105
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 189
104
77
Práctica: DSS04.08 Ejecutar revisiones post reanudación
Descripción: “Evaluar la adecuación del Plan de Continuidad de Negocio
(BCP) después de la reanudación exitosa de los procesos de negocio y
servicios después de una disrupción.”106
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
No se tiene desarrollado un BCP, ni se han definido actividades que
·
aseguren la continuidad.
En la Tabla 18- Nivel de Capacidad Proceso DSS04 Gestionar la continuidad,
se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
La información crítica del
negocio está disponible
para el negocio en línea
con los niveles mínimos
de servicio requeridos.
Hay suficiente elasticidad
para los servicios críticos
Las
pruebas
de
continuidad de servicio
han
verificado
la
efectividad del plan.
Existe
un
plan
de
continuidad
actualizado
que
refleja
los
requerimientos actuales
del negocio
Las partes internas y
externas
han
sido
entrenadas para el plan
de continuidad.
Cum
p%
100
Observaciones
No se ha planificado
continuidad del negocio.
0
0
0
0
0
0
Tabla 18- Nivel de Capacidad Proceso DSS04 Gestionar la continuidad107
106
107
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 189
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
la
78
2.2.13 DSS05 GESTIONAR SERVICIOS DE SEGURIDAD
Descripción del Proceso: “Proteger la información de la empresa para
mantener aceptable el nivel de riesgo de seguridad de la información de
acuerdo con la política de seguridad. Establecer y mantener los roles de
seguridad y privilegios de acceso de la información y realizar la supervisión de
la seguridad.”108
Práctica: DSS05.01 Proteger contra software malicioso (malware)
Descripción: “Implementar y mantener efectivas medidas, preventivas, de
detección y correctivas (especialmente parches de seguridad actualizados y
control de virus) a lo largo de la empresa para proteger los sistemas de
información y tecnología del software malicioso (por ejemplo, virus, gusanos,
software espía –spyware- y correo basura).”109
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se tienen instalados antivirus actualizados en cada terminal, usando una
configuración centralizada, además se tienen controles para impedir el
acceso a determinadas páginas.
·
No se realizan campañas de concienciación sobre el software malicioso,
ni se comunica con el talento humano fuera del área de TI.
·
Se filtra el tráfico entrante.
Práctica: DSS05.02 Gestionar la seguridad de la red y las conexiones
Descripción: “Utilizar medidas de seguridad y procedimientos de gestión
relacionados para proteger la información en todos los modos de conexión.”110
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
La red de la empresa se encuentra protegida por firewall y también se
tienen
restricciones
de
acceso,
autentificación,
documentadas de control de tráfico entrante y saliente.
108
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 191
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 192
110
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 193
109
políticas
no
79
Práctica: DSS05.03 Gestionar la seguridad de los puestos de usuario final
Descripción: “Asegurar que los puestos de usuario final (es decir, portátil,
equipo sobremesa, servidor y otros dispositivos y software móviles y de red)
están asegurados a un nivel que es igual o mayor al definido en los
requerimientos de seguridad de la información procesada, almacenada o
transmitida.”111
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Los puestos de usuario final están protegidos con antivirus y
mecanismos de autentificación para el dispositivo y acceso a la red.
·
No existe una correcta forma de eliminación de activos.
Práctica: DSS05.04 Gestionar la identidad del usuario y el acceso lógico
Descripción: “Asegurar que todos los usuarios tengan derechos de acceso a la
información de acuerdo con los requerimientos de negocio y coordinar con las
unidades de negocio que gestionan sus propios derechos de acceso con los
procesos de negocio.”112
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se manejan perfiles y roles de usuario, y de acuerdo a su clasificación
tienen más permisos o restricciones.
·
No se tienen procedimientos para administrar los cambios de derecho de
acceso, creación, modificación y eliminación, se hace de acuerdo a la
necesidad.
Práctica: DSS05.05 Gestionar el acceso físico a los activos de TI
Descripción: “Definir e implementar procedimientos para conceder, limitar y
revocar acceso a locales, edificios y áreas de acuerdo con las necesidades del
negocio, incluyendo emergencias. El acceso a locales, edificios y áreas debe
estar justificado, autorizado, registrado y supervisado. Esto aplicará a todas las
111
112
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 193
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 194
80
personas que entren en los locales, incluyendo empleados, empleados
temporales, clientes, vendedores, visitantes o cualquier otra tercera parte.”113
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
Se tienen seguridades de acceso para las instalaciones y se deben
realizar peticiones o tener un rol apropiado para ingresar a los lugares
restringidos, por ejemplo la sala de servidores.
·
No se actualizan los perfiles de acceso periódicamente sino bajo
necesidad.
·
Se registran todos los puntos de entrada y accesos a las ubicaciones de
TI. Todo el personal debe tener su identificación visible en todo
momento.
Práctica: DSS05.06 Gestionar documentos sensibles y dispositivos de
salida
Descripción: “Establecer salvaguardas físicas apropiadas, prácticas de
contabilidad y gestión del inventario para activos de TI sensibles, tales como
formularios especiales, títulos negociables, impresoras de propósito especial o
credenciales (token) de seguridad.”114
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
·
No se tiene clasificación de documentos sensibles, etiquetado, medidas
de seguridad para la divulgación o no divulgación de la información. No
existen controles para dispositivos de salida.
Práctica: DSS05.07 Supervisar la infraestructura para detectar eventos
relacionados con la seguridad
Descripción: “Usando herramientas de detección de intrusiones, supervisar la
infraestructura para detectar accesos no autorizados y asegurar que cualquier
evento esté integrado con la supervisión general de eventos y la gestión de
incidentes.”115
113
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 194
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 195
115
Fuente: Tomado de COBIT 5 Enabling Spanish, pág. 195
114
81
Del análisis de esta práctica se obtuvieron los siguientes resultados:
Se registran los eventos relacionados a seguridad, se tienen
·
herramientas para monitorizar la seguridad de la infraestructura.
No se tienen procedimientos de recopilación de evidencias.
·
En la Tabla 19- Nivel de Capacidad Proceso DSS05 Gestionar servicios de
seguridad, se realiza el análisis del nivel de capacidad del proceso.
PROCESO
INCOMPLETO
PROCESO EJECUTADO
1
0
Nivel de
capacidad
Atributo
Criterio
El proceso no se
ha
implementado, o
falla para
alcanzar el
objetivo del
proceso
El proceso
implementado
cumple con su
propósito
En este nivel, hay poca
o no hay evidencia del
alcance del propósito
de este proceso.
Se
alcanzan
los
siguientes resultados:
La seguridad de las redes
y comunicaciones cumple
con las necesidades del
negocio.
La
información
procesada, almacenada y
transmitida por terminales
está protegida.
Todos los usuarios son
identificados y tienen
derecho de acceso de
acuerdo con su rol de
negocio.
Se han tomado medidas
físicas para proteger la
información de acceso no
autorizado,
daño
e
interferencia al momento
de procesar, almacenar o
transmitir
La información electrónica
está
asegurada
apropiadamente al ser
almacenada, transmitida
o destruida
Cum
p%
100
Observaciones
No se gestiona la seguridad
sin embargo se tienen
medidas
de
seguridad
implementadas.
40
50
50
50
50
0
Tabla 19- Nivel de Capacidad Proceso DSS05 Gestionar servicios de
seguridad116
116
Fuente: Tabla generada por la autora en base a la herramienta Self Assesment Template
82
CAPÍTULO III: RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS
El primer paso para la realización de la Auditoría fue la selección de los
procesos para analizar, esta decisión se tomó conjuntamente con el comité
informático. Se trabajó con 13 procesos y 4 dominios, los mismos que se listan
a continuación:
EVALUAR, ORIENTAR Y SUPERVISAR (EMD)
·
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno
·
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
·
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
ALINEAR, PLANEAR Y ORGANIZAR (APO)
·
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
·
APO02 Gestionar la estrategia
·
APO07 Gestionar los recursos humanos
·
AP012 Gestionar el riesgo
·
AP013 Gestionar la seguridad
CONSTRUIR, ADQUIRIR E IMPLEMENTAR (BAI):
·
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
·
BAI09 Gestionar los activos
ENTREGAR, DAR SERVICIO Y SOPORTE (DSS):
·
DSS01 Gestionar operaciones
·
DSS04 Gestionar la continuidad
·
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
El dominio que Supervisar, Evaluar y Valorar no ha sido tomado en cuenta
dentro de la selección ya que todavía no existen muchos controles
83
implementados por la Unidad Informática, así que se le dio más importancia a
los procesos que van a permitir establecer las bases para un Gobierno de TI
estable dentro de la empresa.
Una vez realizada la Auditoría se analizó el nivel de capacidad de los procesos
seleccionados, se obtuvieron los siguientes resultados:
PROCESO
Nivel de
Capacidad
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco
0
de referencia de gobierno
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
0
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
2
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
1
APO02 Gestionar la estrategia
0
APO07 Gestionar los recursos humanos
0
AP012 Gestionar el riesgo
0
AP013 Gestionar la seguridad
0
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
1
BAI09 Gestionar los activos
1
DSS01 Gestionar operaciones
0
DSS04 Gestionar la continuidad
0
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
0
Tabla 17- Nivel de capacidad de los procesos en el MTOP117
Como se puede apreciar en la tabla 17 – Nivel de capacidad de los procesos
en el MTOP, la mayor parte de los procesos están en un nivel 0, tres procesos
tienen un nivel 1 y sólo un proceso tiene un nivel 2.
Los procesos de nivel 0, Proceso incompleto, están incompletos, no están
implementados o se tienen nociones básicas pero no se logra ningún objetivo.
Los procesos de nivel 1, Proceso ejecutado, son procesos ya implementados
que alcanzan su objetivo.
Los procesos de nivel 2, Proceso Gestionado, son procesos que ya están
implementados, alcanzan su objetivo y también están gestionados, existe una
planificación, supervisión y ajuste, además los resultados son establecidos,
controlados y mantenidos.
117
Fuente: tabla generada por la Autora
84
A continuación se detallan el Informe Preliminar, el Informe Técnico y el
Informe Ejecutivo. El Informe Técnico y Ejecutivo están dirigidos al Ing. Dirney
Escobar como director de Tecnologías de la Información del Ministerio de
Transporte y Obras Públicas.
Los informes comparten las conclusiones y recomendaciones de esta auditoría.
85
3.2 INFORME PRELIMINAR
El objetivo del presente informe es detallar los pasos realizados en la Auditoría
al Sistema Informático del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
En el Capítulo I se realizó:
·
Planteamiento del Problema
·
Caracterización del Ministerio
·
Caracterización de la Unidad informática
·
Planteamiento de la metodología usando COBIT 5
En el capítulo II se realizó:
·
Planificación de la Auditoría
·
Selección de los procesos para la auditoría
·
Ejecución de la Auditoría
En el Capítulo III se detallan:
·
Resultados de la Auditoría
·
Informe Técnico
·
Informe Ejecutivo
El presente trabajo está a disposición de ejecutivos y el personal involucrado.
86
3.3 INFORME TÉCNICO
Este informe contiene resultados obtenidos en la Auditoría del Sistema
Informático del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Se utilizó el marco de trabajo COBIT 5, se seleccionaron 13 de los 37 procesos
existentes para analizar en el MTOP, a continuación la lista de los procesos
analizados:
Evaluar, Dirigir y Monitorear (EDM)
·
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno
·
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
·
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
Alinear, Planear y Organizar (APO)
·
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
·
APO02 Gestionar la estrategia
·
APO07 Gestionar los recursos humanos
·
AP012 Gestionar el riesgo
·
AP013 Gestionar la seguridad
Construir, Adquirir e Implementar (BAI)
·
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
·
BAI09 Gestionar los activos
Entregar, dar Servicio y Soporte (DSS)
·
DSS01 Gestionar operaciones
·
DSS04 Gestionar la continuidad
·
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
87
Los siguientes resultados fueron obtenidos mediante el análisis de los
procesos:
Nivel de
Capacidad
PROCESO
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento
del marco de referencia de gobierno
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
APO02 Gestionar la estrategia
APO07 Gestionar los recursos humanos
AP012 Gestionar el riesgo
AP013 Gestionar la seguridad
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
BAI09 Gestionar los activos
DSS01 Gestionar operaciones
DSS04 Gestionar la continuidad
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
0
0
2
1
0
0
0
0
1
1
0
0
0
Nivel de capacidad de los procesos seleccionados
Los niveles de capacidad se evalúan de la siguiente forma:
Nivel de capacidad
Nivel 0 – Proceso incompleto
Nivel 1 – Proceso ejecutado
Nivel 2 – Proceso gestionado
Nivel 3 – Proceso establecido
Nivel 4 – Proceso predecible
Nivel 5 – Proceso optimizado
Descripción
El proceso no está implementado o en su defecto no
alcanza su objetivo. No existe ninguna evidencia de
ningún logro del proceso.
El proceso alcanza su propósito. (1 atributo)
El proceso ya está implementado y gestionado
(planificado, supervisado y ajustado). Los resultados
están establecidos, controlados y mantenidos. (2
atributos)
El proceso gestionado está implementado usando un
proceso definido que permite alcanzar sus resultados de
proceso. (2 atributos)
El proceso establecido antes se ejecuta dentro de los
límites definidos y permite alcanzar los resultados de
proceso. (2 atributos)
El proceso predecible es mejorado continuamente para
cumplir con las metas empresariales. (2 atributos)
88
PROCESOS
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno
Nivel: 0
Conclusiones:
El sistema de gobierno de la Unidad Informática tiene que ser establecido, se
tienen normas y obligaciones que deben ser establecidas, sin embargo, no se
tiene el completo apoyo de parte de las autoridades.
Recomendaciones:
Se recomienda conversar con la alta gerencia para que entienda la importancia
que debe tener la Unidad Informática en cada empresa.
Empezar a alinear las necesidades de todo el ministerio con las de la Unidad
Informática, de esta forma se pueden elaborar planes permitan que la Unidad
Informática esté alineada con el negocio.
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP no tiene un análisis de riesgo y no se gestionan los riesgos de
ninguna forma, se tienen actividades que se hacen para controlar y mitigar el
riesgo pero no son formales ni están documentadas
Recomendaciones:
Es fundamental que se realice un Análisis de Riesgo que incluya la
probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de que ocurra. Se debe
contemplar la situación actual y a futuro.
Elaborar un plan de riesgos, además analizar el apetito de riesgo y analizar
acciones que se pueden tomar para mitigar los riesgos teniendo en cuenta el
presupuesto.
89
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
Nivel: 2
Conclusiones:
Se realizan inventarios, proyecciones y análisis de crecimiento a futuro en
conjunto con talento humano sin embargo no se tienen políticas para el cuidado
de los equipos de los usuarios finales.
Recomendaciones:
Generar y comunicar políticas para que los usuarios tengan un buen manejo de
sus equipos y éstos puedan funcionar correctamente optimizando su ciclo de
vida.
Capacitar a los usuarios finales en todo el ministerio del correcto uso de los
recursos.
Analizar las tendencias futuras para tomar decisiones informadas y teniendo en
cuenta la asignación del presupuesto.
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
Nivel: 1
Conclusiones:
Se ha creado un comité de 3 personas para generar el marco de gestión de TI,
sin embargo sus reuniones son escasas debido a la gran cantidad de
actividades que deben cumplir.
Recomendaciones:
Socializar a los empleados estos planes para obtener el apoyo del elemento
humano, asignar roles y responsabilidades.
APO02 Gestionar la estrategia
Nivel: 0
Conclusiones:
Se reconoce la necesidad de una estrategia de TI, sin embargo aún no se ha
desarrollado o implementado una.
90
Recomendaciones:
Trabajar en torno a las necesidades de la empresa para estar alineados a ella
y satisfacer sus necesidades. Realizar un análisis de diferencias para entender
mejor en donde estamos y a donde queremos llegar.
APO07 Gestionar los recursos humanos
Nivel: 0
Conclusiones:
La Unidad Informática no tiene el apoyo deseado al momento de contratar
personal y sienten que las actividades que realizan son muchas para el
personal.
No existe ningún procedimiento de capacitación para los nuevos empleados, se
capacitan conforme a las actividades que van realizando.
No existe tampoco documentación sobre las actividades que realizan los
empleados y los procedimientos que siguen, por tanto se vuelven
indispensables para el ministerio.
Recomendaciones:
Elaborar un plan de capacitación para los empleados.
Documentar las actividades y procedimientos que realizan los empleados así
nadie se vuelve indispensable.
AP012 Gestionar el riesgo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP reconoce la necesidad de gestionar el riesgo, sin embargo no se tiene
elaborado un plan de gestión de riesgo
El MTOP no gestiona el riesgo, no mantiene un método de obtención de
información ni clasificación de datos referente a los riesgos. No se tiene ningún
análisis de riesgo.
Recomendaciones:
Realizar análisis de riesgo y establecer formas de obtener datos para
procesarlos y obtener información útil.
91
Generar un plan de gestión de riesgos con información útil y actualizada, se
debe incluir los atributos de riesgo, frecuencia, impacto, respuesta. En el plan
además se deben detallar las medidas efectivas para responder a los riegos.
AP013 Gestionar la seguridad
El MTOP reconoce la necesidad de gestionar la seguridad, aunque no hay plan
de seguridad, pero se realizan procedimientos de seguridad del día a día, por
ejemplo:
·
Seguridad Física: En lo que refiere a seguridad física, existe un personal
de guardia privada en la entrada del edificio, el mismo que verifica que
no se ingrese material potencialmente inseguro, así como verificar quien
ingresa y cuál es su propósito dentro de las instalaciones, en el octavo
piso donde se encuentra la Unidad de Información existe otro guardia
que cuida la entrada a la unidad de información. La seguridad de la
unidad de información consiste en una puerta que solo se abre un una
tarjeta magnética o identificarse con el guardia. La puerta siempre está
cerrada. Dentro de las instalaciones existen extintores en caso de
incendios y tienen planes de escape en una posible emergencia. En lo
que se refiere a los servidores, el personal no interactúa directamente
con ellos sino que lo hace desde conexiones remotas, los servidores se
encuentran es salas frías, esta sala está a cargo del personal
autorizado.
·
Seguridad lógica: Existen perfiles de usuario y contraseñas para el
personal autorizado encargado de algún servidor. No existen políticas
para el manejo de contraseñas.
·
Seguridad legal: Las licencias de software que manejan los ordenadores
no son originales, sólo las de los sistemas operativos vienen instaladas
de fábrica.
·
Seguridad de datos: El MTOP no tiene planes de contingencia, respaldo
sino que toda la información se almacena en los servidores localizados
en este mismo edificio.
92
Recomendaciones:
Realizar un análisis de riesgo de la seguridad de la información. Crear un
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, establecer controles y
medidas para mitigar el riesgo.
Comunicar el plan a todo el personal del ministerio.
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP está en un proceso de cambio organizativo debido a las leyes y
normas estatales que deben cumplirse, se tiene clara la necesidad del cambio
y se ha conformado un equipo para lograr la transición, sin embargo el equipo
tiene problemas para reunirse debido a la gran cantidad de actividades del
personal.
El deseo de cambio ha sido entendido pero aún no se tiene todo el apoyo para
producirse, es necesario que el personal entienda el cambio.
Recomendaciones:
Comunicar al personal la necesidad del cambio, es necesario que sean partes
activas para poder minimizar la resistencia al cambio, sobre todo buscar a los
líderes para que ellos faciliten la transición.
BAI09 Gestionar los activos
Nivel: 1
Conclusiones:
Se tiene un inventario de activos, se han asignado a responsables pero no se
tienen políticas de mantenimiento de los activos para los usuarios finales, no se
tienen mantenimientos preventivos. No se controla el inventario lógico.
No se tienen licencias originales, exceptuando las de los sistemas operativos
que vienen instaladas en los equipos comprados. Los servidores utilizan
software libre.
93
Recomendaciones:
Cambiar el software sin licencias originales a software libre.
Generar un manual de mantenimiento de los activos para que los usuarios
finales puedan utilizarlos de una mejor manera y de esta forma se optimice el
ciclo de vida de los activos.
Seleccionar los activos críticos.
Analizar el porcentaje del uso de los activos, de esta forma se puede evitar que
los activos sean subutilizados y tener en cuenta el costo de los activos para
realizar compras informadas.
DSS01 Gestionar operaciones
Nivel: 1
Conclusiones:
Las instalaciones tienen varios controles como seguridad de acceso,
señalización, extintores, no existen alfombras, existen salidas de seguridad,
sistemas de alimentación ininterrumpida.
Las actividades se realizan como actividades diarias, no están documentadas
ni se tienen controles para asegurar su funcionamiento, además no se tienen
actividades operativas programadas.
No se generan copias de respaldo y no existen políticas tampoco. No se tiene
listas de activos a ser monitorizados, no se tienen reglas para violaciones de
umbral y condiciones de servicio y permitan identificar falsos menores.
Recomendaciones:
Documentar los controles que se tienen, generar copiar y políticas de respaldo
de la información y también establecer controles para mantener los respaldos
actualizados, completos, íntegros y seguros, impidiendo que cualquier persona
tenga acceso a información clasificada respaldada.
Crear una lista de activos para ser monitorizados, establecer reglas para
violaciones de umbrales lo que permita identificar falsos menores.
94
DSS04 Gestionar la continuidad
Nivel: 0
Conclusiones:
No se tiene un plan para gestionar la continuidad, ni se ha planteado alguna
actividad para gestionar la continuidad.
Recomendaciones:
Crear un plan para gestionar la continuidad, por ejemplo un plan de continuidad
del negocio, BCP, que incluya las prácticas para restaurar las actividades
críticas frente a un desastre o una interrupción de las actividades.
Analizar los posibles escenarios que pueden producirse que obliguen a
interrumpir las actividades de la Unidad Informática y proponer una serie de
actividades que permitan recuperar la funcionalidad en el menor tiempo
posible.
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
Nivel: 1
Conclusiones:
Se toman medidas de seguridad como mantener antivirus actualizados en cada
terminal, autentificación, filtrado de tráfico en la red, uso de firewall, manejo de
roles y perfiles de acceso, además se gestiona el acceso tanto físico como
lógico.
No se documentan las medidas de seguridad que se toman, las actividades se
realizan de acuerdo a la necesidad. No se tiene un correcto uso de la
información fuera del sistema informático, por ejemplo la información sensible
no se encuentra debidamente etiquetada ni tiene un correcto proceso de
eliminación.
Recomendaciones:
Documentar las medidas de seguridad que se toman, establecer controles para
monitorear las medidas de seguridad que se ejecutan en la Unidad Informática
para determinar si son eficientes, en caso de que no lo sean buscar nuevas
alternativas que ofrezcan mejores soluciones.
95
3.4 INFORME EJECUTIVO.
OBJETIVO: Este informe pretende informar de los resultados obtenidos en la
Auditoría del Sistema Informático del Ministerio de Transporte y Obras
Públicas, usando una metodología basada en COBIT 5.
Se utilizó el marco de trabajo COBIT 5, del cual se seleccionaron 13 de los 37
procesos existentes para analizar en el MTOP, a continuación la lista de los
procesos analizados:
Evaluar, Dirigir y Monitorear (EDM)
·
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno
·
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
·
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
Alinear, Planear y Organizar (APO)
·
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
·
APO02 Gestionar la estrategia
·
APO07 Gestionar los recursos humanos
·
AP012 Gestionar el riesgo
·
AP013 Gestionar la seguridad
Construir, Adquirir e Implementar (BAI)
·
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
·
BAI09 Gestionar los activos
Entregar, dar Servicio y Soporte (DSS)
·
DSS01 Gestionar operaciones
·
DSS04 Gestionar la continuidad
·
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
96
Los resultados que se obtuvieron con la Auditoría se muestran a continuación:
Nivel de
Capacidad
PROCESO
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento
del marco de referencia de gobierno
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
APO02 Gestionar la estrategia
APO07 Gestionar los recursos humanos
AP012 Gestionar el riesgo
AP013 Gestionar la seguridad
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
BAI09 Gestionar los activos
DSS01 Gestionar operaciones
DSS04 Gestionar la continuidad
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
0
0
2
1
0
0
0
0
1
1
0
0
0
Nivel de capacidad de los procesos
Nivel de capacidad de los procesos
5
Nivel de capacidad
4
3
2
2
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
Proceso
Nivel de capacidad de los procesos seleccionados
0
0
97
Los niveles de capacidad se evalúan de la siguiente forma:
Nivel de capacidad
Nivel 0 – Proceso incompleto
Nivel 1 – Proceso ejecutado
Nivel 2 – Proceso gestionado
Nivel 3 – Proceso establecido
Nivel 4 – Proceso predecible
Nivel 5 – Proceso optimizado
Descripción
El proceso no está implementado o en su defecto no
alcanza su objetivo. No existe ninguna evidencia de
ningún logro del proceso.
El proceso alcanza su propósito. (1 atributo)
El proceso ya está implementado y gestionado
(planificado, supervisado y ajustado). Los resultados
están establecidos, controlados y mantenidos. (2
atributos)
El proceso gestionado está implementado usando un
proceso definido que permite alcanzar sus resultados de
proceso. (2 atributos)
El proceso establecido antes se ejecuta dentro de los
límites definidos y permite alcanzar los resultados de
proceso. (2 atributos)
El proceso predecible es mejorado continuamente para
cumplir con las metas empresariales. (2 atributos)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Las conclusiones y recomendaciones son las mismas que las del informe
técnico:
EDM01 Asegurar el establecimiento y mantenimiento del marco de
referencia de gobierno
Nivel: 0
Conclusiones:
El sistema de gobierno de la Unidad Informática tiene que ser establecido, se
tienen normas y obligaciones que deben ser establecidas, sin embargo, no se
tiene el completo apoyo de parte de las autoridades.
Recomendaciones:
Se recomienda conversar con la alta gerencia para que entienda la importancia
que debe tener la Unidad Informática en cada empresa.
Empezar a alinear las necesidades de todo el ministerio con las de la Unidad
Informática, de esta forma se pueden elaborar planes permitan que la Unidad
Informática esté alineada con el negocio.
98
EDM03 Asegurar la optimización del riesgo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP no tiene un análisis de riesgo y no se gestionan los riesgos de
ninguna forma, se tienen actividades que se hacen para controlar y mitigar el
riesgo pero no son formales ni están documentadas
Recomendaciones:
Es fundamental que se realice un Análisis de Riesgo que incluya la
probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de que ocurra. Se debe
contemplar la situación actual y a futuro.
Elaborar un plan de riesgos, además analizar el apetito de riesgo y analizar
acciones que se pueden tomar para mitigar los riesgos teniendo en cuenta el
presupuesto.
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
Nivel: 2
Conclusiones:
Se realizan inventarios, proyecciones y análisis de crecimiento a futuro en
conjunto con talento humano sin embargo no se tienen políticas para el cuidado
de los equipos de los usuarios finales.
Recomendaciones:
Generar y comunicar políticas para que los usuarios tengan un buen manejo de
sus equipos y éstos puedan funcionar correctamente optimizando su ciclo de
vida.
Capacitar a los usuarios finales en todo el ministerio del correcto uso de los
recursos.
Analizar las tendencias futuras para tomar decisiones informadas y teniendo en
cuenta la asignación del presupuesto.
99
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
Nivel: 1
Conclusiones:
Se ha creado un comité de 3 personas para generar el marco de gestión de TI,
sin embargo sus reuniones son escasas debido a la gran cantidad de
actividades que deben cumplir.
Recomendaciones:
Socializar a los empleados estos planes para obtener el apoyo del elemento
humano, asignar roles y responsabilidades.
APO02 Gestionar la estrategia
Nivel: 0
Conclusiones:
Se reconoce la necesidad de una estrategia de TI, sin embargo aún no se ha
desarrollado o implementado una.
Recomendaciones:
Trabajar en torno a las necesidades de la empresa para estar alineados a ella
y satisfacer sus necesidades. Realizar un análisis de diferencias para entender
mejor en donde estamos y a donde queremos llegar.
APO07 Gestionar los recursos humanos
Nivel: 0
Conclusiones:
La Unidad Informática no tiene el apoyo deseado al momento de contratar
personal y sienten que las actividades que realizan son muchas para el
personal.
No existe ningún procedimiento de capacitación para los nuevos empleados, se
capacitan conforme a las actividades que van realizando.
No existe tampoco documentación sobre las actividades que realizan los
empleados y los procedimientos que siguen, por tanto se vuelven
indispensables para el ministerio.
100
Recomendaciones:
Elaborar un plan de capacitación para los empleados.
Documentar las actividades y procedimientos que realizan los empleados así
nadie se vuelve indispensable.
AP012 Gestionar el riesgo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP reconoce la necesidad de gestionar el riesgo, sin embargo no se tiene
elaborado un plan de gestión de riesgo
El MTOP no gestiona el riesgo, no mantiene un método de obtención de
información ni clasificación de datos referente a los riesgos. No se tiene ningún
análisis de riesgo.
Recomendaciones:
Realizar análisis de riesgo y establecer formas de obtener datos para
procesarlos y obtener información útil.
Generar un plan de gestión de riesgos con información útil y actualizada, se
debe incluir los atributos de riesgo, frecuencia, impacto, respuesta. En el plan
además se deben detallar las medidas efectivas para responder a los riegos.
AP013 Gestionar la seguridad
El MTOP reconoce la necesidad de gestionar la seguridad, aunque no hay plan
de seguridad, pero se realizan procedimientos de seguridad del día a día, por
ejemplo:
·
Seguridad Física: En lo que refiere a seguridad física, existe un personal
de guardia privada en la entrada del edificio, el mismo que verifica que
no se ingrese material potencialmente inseguro, así como verificar quien
ingresa y cuál es su propósito dentro de las instalaciones, en el octavo
piso donde se encuentra la Unidad de Información existe otro guardia
que cuida la entrada a la unidad de información. La seguridad de la
unidad de información consiste en una puerta que solo se abre un una
tarjeta magnética o identificarse con el guardia. La puerta siempre está
cerrada. Dentro de las instalaciones existen extintores en caso de
101
incendios y tienen planes de escape en una posible emergencia. En lo
que se refiere a los servidores, el personal no interactúa directamente
con ellos sino que lo hace desde conexiones remotas, los servidores se
encuentran es salas frías, esta sala está a cargo del personal
autorizado.
·
Seguridad lógica: Existen perfiles de usuario y contraseñas para el
personal autorizado encargado de algún servidor. No existen políticas
para el manejo de contraseñas.
·
Seguridad legal: Las licencias de software que manejan los ordenadores
no son originales, sólo las de los sistemas operativos vienen instaladas
de fábrica.
·
Seguridad de datos: El MTOP no tiene planes de contingencia, respaldo
sino que toda la información se almacena en los servidores localizados
en este mismo edificio.
Recomendaciones:
Realizar un análisis de riesgo de la seguridad de la información. Crear un
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, establecer controles y
medidas para mitigar el riesgo.
Comunicar el plan a todo el personal del ministerio.
BAI05 Gestionar la introducción del cambio organizativo
Nivel: 0
Conclusiones:
El MTOP está en un proceso de cambio organizativo debido a las leyes y
normas estatales que deben cumplirse, se tiene clara la necesidad del cambio
y se ha conformado un equipo para lograr la transición, sin embargo el equipo
tiene problemas para reunirse debido a la gran cantidad de actividades del
personal.
El deseo de cambio ha sido entendido pero aún no se tiene todo el apoyo para
producirse, es necesario que el personal entienda el cambio.
102
Recomendaciones:
Comunicar al personal la necesidad del cambio, es necesario que sean partes
activas para poder minimizar la resistencia al cambio, sobre todo buscar a los
líderes para que ellos faciliten la transición.
BAI09 Gestionar los activos
Nivel: 1
Conclusiones:
Se tiene un inventario de activos, se han asignado a responsables pero no se
tienen políticas de mantenimiento de los activos para los usuarios finales, no se
tienen mantenimientos preventivos. No se controla el inventario lógico.
No se tienen licencias originales, exceptuando las de los sistemas operativos
que vienen instaladas en los equipos comprados. Los servidores utilizan
software libre.
Recomendaciones:
Cambiar el software sin licencias originales a software libre.
Generar un manual de mantenimiento de los activos para que los usuarios
finales puedan utilizarlos de una mejor manera y de esta forma se optimice el
ciclo de vida de los activos.
Seleccionar los activos críticos.
Analizar el porcentaje del uso de los activos, de esta forma se puede evitar que
los activos sean subutilizados y tener en cuenta el costo de los activos para
realizar compras informadas.
DSS01 Gestionar operaciones
Nivel: 1
Conclusiones:
Las instalaciones tienen varios controles como seguridad de acceso,
señalización, extintores, no existen alfombras, existen salidas de seguridad,
sistemas de alimentación ininterrumpida.
103
Las actividades se realizan como actividades diarias, no están documentadas
ni se tienen controles para asegurar su funcionamiento, además no se tienen
actividades operativas programadas.
No se generan copias de respaldo y no existen políticas tampoco. No se tiene
listas de activos a ser monitorizados, no se tienen reglas para violaciones de
umbral y condiciones de servicio y permitan identificar falsos menores.
Recomendaciones:
Documentar los controles que se tienen, generar copiar y políticas de respaldo
de la información y también establecer controles para mantener los respaldos
actualizados, completos, íntegros y seguros, impidiendo que cualquier persona
tenga acceso a información clasificada respaldada.
Crear una lista de activos para ser monitorizados, establecer reglas para
violaciones de umbrales lo que permita identificar falsos menores.
DSS04 Gestionar la continuidad
Nivel: 0
Conclusiones:
No se tiene un plan para gestionar la continuidad, ni se ha planteado alguna
actividad para gestionar la continuidad.
Recomendaciones:
Crear un plan para gestionar la continuidad, por ejemplo un plan de continuidad
del negocio, BCP, que incluya las prácticas para restaurar las actividades
críticas frente a un desastre o una interrupción de las actividades.
Analizar los posibles escenarios que pueden producirse que obliguen a
interrumpir las actividades de la Unidad Informática y proponer una serie de
actividades que permitan recuperar la funcionalidad en el menor tiempo
posible.
104
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
Nivel: 1
Conclusiones:
Se toman medidas de seguridad como mantener antivirus actualizados en cada
terminal, autentificación, filtrado de tráfico en la red, uso de firewall, manejo de
roles y perfiles de acceso, además se gestiona el acceso tanto físico como
lógico.
No se documentan las medidas de seguridad que se toman, las actividades se
realizan de acuerdo a la necesidad. No se tiene un correcto uso de la
información fuera del sistema informático, por ejemplo la información sensible
no se encuentra debidamente etiquetada ni tiene un correcto proceso de
eliminación.
Recomendaciones:
Documentar las medidas de seguridad que se toman, establecer controles para
monitorear las medidas de seguridad que se ejecutan en la Unidad Informática
para determinar si son eficientes, en caso de que no lo sean buscar nuevas
alternativas que ofrezcan mejores soluciones.
105
CAPÍTULO
IV:
CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
El nivel de decisión de la Unidad Informática es un nivel inadecuado, las
autoridades aún necesitan entender la importancia que ésta tiene en la
actualidad y los beneficios que puede aportar.
La mayor parte de los procesos evaluados están en un nivel de
capacidad 0, lo ideal sería implementar los procesos pero también gestionarlos
para llegar a un nivel de capacidad 2.
Se necesita el apoyo de la gerencia para poder llevar a cabo el cambio
que las autoridades se han planteado, por lo tanto es fundamental que
las
autoridades entiendan la importancia que tiene la Unidad Informática en la
actualidad y los beneficios de una buena gestión.
No sólo tienen que cambiarse la forma en la que el Ministerio ve a la
tecnología, sino la forma en la que se maneja la información y se administran
los procesos, por ejemplo, aún sigue existiendo personal que es indispensable
debido a que sus actividades y conocimientos no están documentados y son
expertos en el tema.
Las empresas públicas en el país tienen que apegarse a estas mismas
normas, por lo tanto este análisis sobre el Sistema Informático del MTOP
puede ser útil para otras empresas públicas que estén pasando por el mismo
proceso.
106
4.2 RECOMENDACIONES
Buscar oportunidades de diálogo con las personas que están encargadas
de la dirección de la institución, en este caso con la Ministra. Para poder
realizar un cambio efectivo es necesario el apoyo de la alta gerencia.
Trabajar con los líderes de cada departamento o área para que no se
resistan al cambio sino que puedan aportar, también deben recibir una charla
para entender la importancia de la Unidad Informática en la actualidad.
Capacitar a todo el personal del Ministerio y comunicar las políticas que
deben ser implantadas, el cambio no sólo se da dentro del área informática,
sino en todo el ministerio.
Aunque el presupuesto sea limitado, existen varios controles que se
pueden empezar a aplicar y es prioritario que se generen los diferentes planes
que son fundamentales para el correcto funcionamiento de la Unidad
Informática, por ejemplo: el plan de contingencia, plan de capacitación, plan
operativo, plan de recuperación de desastres, entre otros.
107
BIBLIOGRAFÍA
·
ISACA. (05 de 10 de 2012). COBIT5-Enabling-Spanish de ISACA:
www.isaca.org/COBIT/Documents/COBIT5-Enabling-Spanish.pdf
·
ISACA.
(05
de
10
de
2012).
COBIT5-Spanish.
de
ISACA:
www.isaca.org/COBIT/Documents/COBIT5- Spanish.pdf
·
J.E.M.V Pablo Andrés Cilio Muñoz, EVALUACIÓN Y PLAN DE MEJORA
CASABACA, Escuela Politécnica Nacional. Quito, 2012
·
H. Enrique, Auditoria en Informática, 2da Edición, México: McGraw - Hill,
2001
·
ECHENIQUE, García José Antonio. “Auditoría en Informática”, McGraw
– Hill. España. 1990.
108
ANEXOS
109
ANEXO 1:
ESTATUTO ORGANICO DE GESTION
ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
110
111
112
113
114
ANEXO 2:
NORMAS DE CONTROL INTERNO
ACUERDO 039 – NORMA 410
Energía, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la
materia, forma el cosmos.
La unidad de gestión ambiental, evaluará las manifestaciones de la energía, pues se la
define únicamente en función de sus efectos, como la capacidad de efectuar un
trabajo.
En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cómo la luz se relaciona con
el conjunto de seres vivos y de cómo la energía es transformada dentro de esos seres.
410
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
410-01 Organización informática
Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un
marco de trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren la
transparencia y el control, así como el involucramiento de la alta dirección, por
lo que las actividades y procesos de tecnología de información de la
organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se
encargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.
La unidad de tecnología de información, estará posicionada dentro de la estructura
organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de
asesoría y apoyo a la alta dirección y unidades usuarias; así como participar en la
toma de decisiones de la organización y generar cambios de mejora tecnológica.
Además debe garantizar su independencia respecto de las áreas usuarias y asegurar
la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.
Las entidades u organismos del sector público, establecerán una estructura
organizacional de tecnología de información
que refleje las necesidades
institucionales, la cual debe ser revisada de forma periódica para ajustar las
estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los
avances tecnológicos. Bajo este esquema se dispondrá como mínimo de áreas que
cubran proyectos tecnológicos, infraestructura tecnológica y soporte interno y externo
de ser el caso, considerando el tamaño de la entidad y de la unidad de tecnología.
410-02 Segregación de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y
de los usuarios de los sistemas de información serán claramente definidas y
formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades
asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.
La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una
adecuada segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de
la unidad de tecnología de información la supervisión de roles y funciones del personal
dentro de cada unas de las áreas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar
las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo personal.
La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la
unidad de tecnología de información, contemplará los deberes y responsabilidades, así
como las habilidades y experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales
se realizará la evaluación del desempeño. Dicha descripción considerará
procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave.
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 73
410–03 Plan informático estratégico de tecnología
La unidad de tecnología de la información elaborará e implementará un plan
informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos
tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico institucional
y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de gobierno.
El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir la
definición de planes operativos de tecnología de Información y especificará como ésta
contribuirá a los objetivos estratégicos de la organización; incluirá un análisis de la
situación actual y las propuestas de mejora con la participación de todas las unidades
de la organización, se considerará la estructura interna, procesos, infraestructura,
comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así como la definición de
estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversión y operativo, fuentes de
financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.
La unidad de tecnología de información elaborará planes operativos de tecnología de
la información
alineados con el plan estratégico informático y los objetivos
estratégicos de la institución, estos planes incluirán los portafolios de proyectos y de
servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las estrategias de migración, los
aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones
relacionadas con la incorporación de nuevas tecnologías de información vigentes a fin
de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarán que se asignen los recursos
apropiados de la función de servicios de tecnología de información a base de lo
establecido en su plan estratégico.
El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el
presupuesto asociado a éstos serán analizados y aprobados por la máxima autoridad
de la organización e incorporados al presupuesto anual de la organización; se
actualizarán de manera permanente, además de ser monitoreados y evaluados en
forma trimestral para determinar su grado de ejecución y tomar las medidas
necesarias en caso de desviaciones.
410-04 Políticas y procedimientos
La máxima autoridad de la entidad aprobará las políticas y procedimientos que
permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información y
asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria.
La unidad de tecnología de información definirá, documentará y difundirá las políticas,
estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología
de información y comunicaciones en la organización, estos se actualizarán
permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su ejecución, los
procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que
están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se
cumplieran.
Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad
intelectual, firmas electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre
otros, serán considerados dentro de las políticas y procedimientos a definir, los cuales
además, estarán alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos
competentes y estándares de tecnología de información.
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 74
Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y coordinación
entre las funciones de tecnología de información y las funciones propias de la
organización.
Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de
riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos.
Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de
información, ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el
cumplimiento de las regulaciones y estándares definidos.
La unidad de tecnología de información deberá promover y establecer convenios con
otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de
información interinstitucional, así como de programas de aplicación desarrollados al
interior de las instituciones o prestación de servicios relacionados con la tecnología de
información.
410-05 Modelo de información organizacional
La unidad de tecnología de información definirá el modelo de información de la
organización a fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma;
y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base
de la definición e implantación de los procesos y procedimientos
correspondientes.
El diseño del modelo de información que se defina deberá constar en un diccionario de
datos corporativo que será actualizado y documentado de forma permanente, incluirá
las reglas de validación y los controles de integridad y consistencia, con la
identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los
objetivos estratégicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporación de las
aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.
Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y aplicar
niveles de seguridad y propiedad.
410-06 Administración de proyectos tecnológicos
La unidad de tecnología de información definirá mecanismos que faciliten la
administración de todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes
áreas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son:
1. Descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con
otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participación y
aceptación de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecución y monitoreo del proyecto que
incluirá el talento humano (responsables), tecnológicos y financieros además de los
planes de pruebas y de capacitación correspondientes.
3. La formulación de los proyectos considerará el Costo Total de Propiedad CTP; que
incluya no sólo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los
beneficios relacionados con la compra de equipos o programas informáticos,
aspectos del uso y mantenimiento, formación para el personal de soporte y
usuarios, así como el costo de operación y de los equipos o trabajos de consultoría
necesarios.
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 75
4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se
nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y
administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus
funciones y responsabilidades.
5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control,
monitoreo y cierre de proyectos, así como los entregables, aprobaciones y
compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrónicos
legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera formal y
comunicado a todos los interesados.
7. Se incorporará el análisis de riesgos. Los riesgos identificados serán
permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto,
además de ser registrados y considerados para la planificación de proyectos
futuros.
8. Se deberá monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de
calidad que será aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la
calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios
obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo
La unidad de tecnología de información regulará los procesos de desarrollo y
adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y
procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la base
del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y
operativo previamente aprobados considerando las políticas públicas establecidas
por el Estado, caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa
justificación técnica documentada.
2. Adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y estándares
internacionales para: codificación de software, nomenclaturas, interfaz de usuario,
interoperabilidad, eficiencia de desempeño de sistemas, escalabilidad, validación
contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integración.
3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos
funcionales y técnicos institucionales con la participación y aprobación formal de
las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada,
definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de
pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde aplique.
4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la
definición de las necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis
de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de
aplicación, así como el tratamiento que se dará a aquellos procesos de
emergencia que pudieran presentarse.
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 76
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo
se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el
diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de
aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de
procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y
auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la
información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de
auditoría y requerimientos de seguridad. La especificación del diseño considerará
las arquitecturas tecnológicas y de información definidas dentro de la organización.
6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se
preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos,
mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de
la entidad. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle en los aspectos
técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso y/o servicios,
definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en
general, además de puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y
actualización ofrecida por el proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá
constar que los derechos de autor será de la entidad contratante y el contratista
entregará el código fuente. En la definición de los derechos de autor se aplicarán
las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones serán
técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima autoridad o su delegado.
8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de
configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a
considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura
de información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad
con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el
desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración
y planes de prueba del sistema.
9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la
entidad y serán registrados en el organismo competente. Para el caso de software
adquirido se obtendrá las respectivas licencias de uso.
10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los
sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de
producción y su revisión en la post-implantación.
11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de
usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma
permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica
La unidad de tecnología de información definirá, justificará, implantará y
actualizará la infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se
considerarán los siguientes aspectos:
1. Las adquisiciones tecnológicas estarán alineadas a los objetivos de la
organización, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios,
y constarán en el plan anual de contrataciones aprobado de la institución, caso
contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa justificación técnica
documentada.
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2. La unidad de tecnología de información planificará el incremento de capacidades,
evaluará los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para
futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de
almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnológicos. Un
análisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center con otras
entidades del sector público, podrá ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.
3. En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle
suficiente que permita establecer las características técnicas de los principales
componentes tales como: marca, modelo, número de serie, capacidades, unidades
de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por el proveedor, a fin de
determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones
técnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que será confirmado en las respectivas actas de entrega/recepción.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales
sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos
relacionados con la seguridad y confidencialidad de la información, además de los
requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará expresamente que la propiedad
de los datos corresponde a la organización contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica
La unidad de tecnología de información de cada organización definirá y regulará
los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la
infraestructura tecnológica de las entidades. Los temas a considerar son:
1. Definición de procedimientos para mantenimiento y liberación de software de
aplicación por planeación, por cambios a las disposiciones legales y normativas,
por corrección y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de
servicios serán registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su
implantación a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de
producción. El detalle e información de estas modificaciones serán registrados en
su correspondiente bitácora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a producción.
4. Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o
mantenimiento que se realice, los mismos que estarán en constante difusión y
publicación.
5. Se establecerán ambientes de desarrollo/pruebas y de producción independientes;
se implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de seguridad para
proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de
proporcionar una infraestructura de tecnología de información confiable y segura.
6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la
infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en
función de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones
críticas de la organización), estrategias de actualización de hardware y software,
riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
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7. Se mantendrá el control de los bienes informáticos a través de un inventario
actualizado con el detalle de las características y responsables a cargo, conciliado
con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será proporcionado
por el proveedor, sin costo adicional para la entidad.
410-10 Seguridad de tecnología de información
La unidad de tecnología de información, establecerá mecanismos que protejan y
salvaguarden contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se
procesa mediante sistemas informáticos, para ello se aplicarán al menos las
siguientes medidas:
1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la unidad de tecnología de
información y en especial a las áreas de: servidores, desarrollo y bibliotecas;
2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un
cronograma definido y aprobado;
3. En los casos de actualización de tecnologías de soporte se migrará la información
a los medios físicos adecuados y con estándares abiertos para garantizar la
perpetuidad de los datos y su recuperación;
4. Almacenamiento de respaldos con
externos a la organización;
información crítica y/o sensible en lugares
5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware,
que se realizará con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones
correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo
especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con
temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energía
acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;
7.
Consideración y disposición de sitios de procesamiento alternativos.
8.
Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal
que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias
Corresponde a la unidad de tecnología de información la definición, aprobación
e implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a
tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la
información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1. Plan de respuesta a los riesgos que incluirá la definición y asignación de roles
críticos para administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios de
contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la información, la
seguridad física y su cumplimiento.
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2. Definición y ejecución de procedimientos de control de cambios, para asegurar que
el plan de continuidad de tecnología de información se mantenga actualizado y
refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organización.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplará la puesta en marcha de
un centro de cómputo alterno propio o de uso compartido en un data Center
Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las
comunicaciones y recuperación de la información de los respaldos.
4. Plan de recuperación de desastres que comprenderá:
Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones)
Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento)
Actividades después del desastre.
5. Es indispensable designar un comité con roles específicos y nombre de los
encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una
emergencia.
6. El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial que describa
los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que
interrumpa la operatividad de los sistemas de información. La aplicación del plan
permitirá recuperar la operación de los sistemas en un nivel aceptable, además de
salvaguardar la integridad y seguridad de la información.
7. El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal responsable
de su ejecución y deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones
periódicas, o cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los
equipos o el esquema de procesamiento.
410-12 Administración de soporte de tecnología de información
La unidad de tecnología de información definirá, aprobará y difundirá
procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del
soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y
disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los
servicios tecnológicos que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futura
de los recursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio
acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a todos
los usuarios internos, externos y temporales que interactúen con los sistemas y
servicios de tecnología de información de la entidad.
3. Estandarización de la identificación, autenticación y autorización de los usuarios,
así como la administración de sus cuentas.
4.
Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados
a cargo de los dueños de los procesos y administradores de los sistemas de
tecnología de información.
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5. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de
información y a la tecnología de la organización de software malicioso y virus
informáticos.
6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos
críticos de tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los
usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades
tecnológicas.
7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los
requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión,
monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y
solicitudes de información y de cambios que demandan los usuarios, a través de
mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre
otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y
software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una
rápida resolución de los problemas de producción.
10. Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y
recuperación de datos.
11. Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción,
procesamiento, almacenamiento físico y entrega de información y de mensajes
sensitivos, así como la protección y conservación de información utilizada para
encriptación y autenticación.
410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios
Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la
metodología y el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto
de tecnología de información en la entidad.
La unidad de tecnología de información definirá sobre la base de las operaciones de la
entidad, indicadores de desempeño y métricas del proceso para monitorear la gestión
y tomar los correctivos que se requieran.
La unidad de tecnología de información definirá y ejecutará procedimientos,
mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de
satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.
La unidad de tecnología de información presentará informes periódicos de gestión a la
alta dirección, para que ésta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y
se identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeño.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la unidad de tecnología de información elaborar las
normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización
de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio WEB de la
entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos
de los usuarios externos e internos.
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La unidad de tecnología de información considerará el desarrollo de aplicaciones web
y/o móviles que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones
y ciudadanos en general.
410-15 Capacitación informática
Las necesidades de capacitación serán identificadas tanto para el personal de
tecnología de información como para los usuarios que utilizan los servicios de
información, las cuales constarán en un plan de capacitación informático, formulado
conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estará orientado a los puestos
de trabajo y a las necesidades de conocimiento específicas determinadas en la
evaluación de desempeño e institucionales.
410-16 Comité informático
Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los
siguientes aspectos:
El tamaño y complejidad de la entidad y su interrelación con entidades
adscritas.
La definición clara de los objetivos que persigue la creación de un comité de
informática, como un órgano de decisión, consultivo y de gestión que tiene
como propósito fundamental definir, conducir y evaluar las políticas internas
para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la información y
la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar en esta materia a las
unidades administrativas que conforman la entidad.
La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de
grupos de trabajo, la definición de las atribuciones y responsabilidades de los
miembros del comité, entre otros aspectos.
410-17 Firmas electrónicas
Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las
personas jurídicas que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus
procedimientos y operaciones e incorporarán los medios técnicos necesarios,
para permitir el uso de la firma electrónica de conformidad con la Ley de
Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento.
El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las garantías,
reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su
normativa secundaria de aplicación.
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público podrán
utilizar la firma electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y
cumplimiento de las funciones inherentes al cargo público que ocupan.
Los aplicativos que incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes
que faciliten una auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente.
a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del
sector público verificar mediante procesos automatizados de validación, que el
certificado de la firma electrónica recibida sea emitido por una entidad de certificación
de información acreditada y que el mismo se encuentre vigente.
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b) Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma
electrónica
Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma
electrónica, las entidades del sector público sujetos a este ordenamiento coordinarán y
definirán los formatos y tipos de archivo digitales que serán aplicables para facilitar su
utilización.
Las instituciones públicas adoptarán y aplicar los estándares tecnológicos para firmas
electrónicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y
ámbitos de acción.
c) Conservación de archivos electrónicos
Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se
conservarán en su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la
responsabilidad del usuario y de la entidad que los generó. Para ello se establecerán
políticas internas de manejo y archivo de información digital.
d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas
Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector
público titulares de un certificado notificarán a la entidad de certificación de
Información sobre cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan
en la información proporcionada para la emisión del certificado.
Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y
cuente con un certificado de firma electrónica en virtud de sus funciones, solicitará a la
entidad de certificación de información, la revocación del mismo, además, el superior
jerárquico ordenará su cancelación inmediata.
El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia
pública y por tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente
acta de entrega recepción.
e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán
responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán
divulgadas ni compartidas en ningún momento. El servidor solicitará la revocación de
su certificado de firma electrónica cuando se presentare cualquier circunstancia que
pueda comprometer su utilización.
f) Renovación del certificado de firma electrónica
El usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida
anticipación, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso.
g) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas
La entidad de certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y
usuarios de los servicios de certificación de información y servicios relacionados con la
firma electrónica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances,
limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios
contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y utilización de las firmas
electrónicas, en los términos que establecen las disposiciones legales vigentes.
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ANEXO 3:
ANÁLISIS DE PROCESOS
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139
ANEXO 4:
VALORACIÓN PROCESOS
Cálculo de los valores para la herramienta
En este anexo se detalla el proceso realizado para obtener los valores que se ingresaron en la
herramienta Self Assesment Template.
En cada nivel se evalúan criterios y según su cumplimiento se obtiene un porcentaje para el nivel,
estos criterios están basados en COBIT.
Para evaluar los criterios se toma en cuenta las respuestas negativas y positivas como porcentaje,
si existe un No, equivale a 0%, un Si, es 100%.
EDM01 ASEGURAR EL ESTABLECIMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL MARCO DE REFERENCIA DE
GOBIERNO
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
EDM03 ASEGURAR LA OPTIMIZACIÓN DEL RIESGO
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
EDM04 Asegurar la optimización de recursos
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Se cumple
Si
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Si
Total
100
Nivel 1
Criterio a evaluar
Se cumple
Las necesidades de recursos de la empresa son cubiertos con capacidades óptimas.
Se conocen las necesidades de recursos de la empresa
Si
Existe realimentación de las partes interesadas sobre la
No
optimización de los recursos
Existen beneficios (p.ej., ahorro de costes) que se logran a través de Si
la utilización óptima de los recursos
Se contabilizan las desviaciones del plan de recursos y las
No
estrategias de arquitectura empresarial
Total 50
Los recursos se asignan para satisfacer mejor las prioridades de la empresa dentro del
presupuesto y restricciones.
Se realiza un análisis de necesidades conjuntamente con Talento
Si
Humano y el área administrativa.
Se asigna un presupuesto anual para abastecer las necesidades de
Si
recursos
Se documenta la obtención y asignación de recursos
Si
Se analiza la asignación de recursos adecuados para los proyectos
Si
Los usuarios sienten que cuentan con los recursos apropiados
No
Total 80
El uso óptimo de los recursos se logra a lo largo de su completo ciclo de vida económico.
Se reutilizan los componentes tecnológicos
Si
Se establecen políticas y principios para el cuidado de los recursos.
No
Se asignan responsables para asegurar el cuidado de los recursos
Si
Se realizan revisiones periódicas para el mantenimiento correcto de Si
los recursos
Existe un equipo de soluciones para los conflictos generados
Si
asociados a los recursos
Total 80
Total
70
Nivel 2
Criterio a evaluar
Se cumple
Se identifican los objetivos para el rendimiento del proceso
No
El rendimiento del proceso es planeado y monitoreado
No
El rendimiento del proceso es planeado
No
El rendimiento del proceso es monitoreado
No
El rendimiento de los procesos se ajusta para cumplir con los planes
No
Las responsabilidades y autoridades para el rendimiento del proceso son 50
definidos, asignados y comunicados
Se han definido autoridades necesarios para el rendimiento del proceso
Si
Se han definido responsabilidades necesarios para el rendimiento del Si
proceso
Se han asignado las responsabilidades y autoridades
No
Se han comunicado las responsabilidades y autoridades
No
Los recursos y la información necesarios para el rendimiento del proceso 25
son identificados, disponibilizados, localizados y usados
Se han identificado los recursos y la información necesarios para el SI
rendimiento del proceso
Se han disponibilizado los recursos y la información
No
Se han localizado los recursos y la información
No
Se han usado los recursos y la información
No
Las interfaces entre las partes envueltas se gestionan para asegurar
comunicación efectiva y una clara asignación de responsabilidad.
Se han establecido medios de comunicación con las partes interesadas
Los requerimientos para los productos de trabajo del proceso son definidos.
Los requerimientos para documentación y control de los productos de
trabajo son definidos.
Los productos de trabajo son apropiadamente identificados, documentados
y controlados.
Los productos de trabajo identificados.
Los productos de trabajo son documentados.
Los productos de trabajo controlados.
Se han establecido controles para los productos de trabajo
Los productos de trabajo son revisados de acuerdo a los arreglos planeados
y ajustados de acuerdo a la necesidad para cumplir con requerimientos.
Total
El nivel de este proceso es 2.
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
13
APO01 Gestionar el marco de gestión de TI
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
Nivel 1
Criterio a evaluar
Un conjunto efectivo de políticas ha sido definido y mantenido.
Se ha establecido un conjunto de políticas
Se dan controles para mantener las políticas establecidas.
Se cumple
Si
Si
100
Se cumple
Si
No
Total 50
Todos están al tanto de las políticas y como deberían ser implementadas
Las políticas han sido socializadas con todos los empleados
No
Se han realizado planes sobre la implementación de las políticas.
No
Total 0
Total
25
El nivel de este proceso es 1.
APO02 Gestionar la estrategia
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
Nivel 1
Criterio a evaluar
Se cumple
Si
Si
100
Se cumple
Todos los aspectos de la estrategia de TI están alineados con la estrategia del negocio
Se conocen las necesidades de recursos de la empresa
Si
Existe realimentación de las partes interesadas sobre la
No
optimización de los recursos
Existen beneficios (p.ej., ahorro de costes) que se logran a través de Si
la utilización óptima de los recursos
Se contabilizan las desviaciones del plan de recursos y las
No
estrategias de arquitectura empresarial
Total 50
La estrategia de TI es coste-efectiva, apropiada, realista, factible, enfocada al negocio y
equilibrada.
Se realiza un análisis de necesidades conjuntamente con Talento
Si
Humano y el área administrativa.
Se asigna un presupuesto anual para abastecer las necesidades de
Si
recursos
Se documenta la obtención y asignación de recursos
Si
Se analiza la asignación de recursos adecuados para los proyectos
Si
Los usuarios sienten que cuentan con los recursos apropiados
No
Total 0
Se pueden derivar objetivos a corto plazo claros, concretos, y trazables de iniciativas a largo
plazo específicas, y se pueden traducir, por tanto, en planes operativos
Se reutilizan los componentes tecnológicos
Si
Se establecen políticas y principios para el cuidado de los recursos.
No
Se asignan responsables para asegurar el cuidado de los recursos
Si
Se realizan revisiones periódicas para el mantenimiento correcto de Si
los recursos
Existe un equipo de soluciones para los conflictos generados
Si
asociados a los recursos
Total 20
TI es un generador de valor para el negocio.
Se reutilizan los componentes tecnológicos
Si
Se establecen políticas y principios para el cuidado de los recursos.
No
Se asignan responsables para asegurar el cuidado de los recursos
Si
Se realizan revisiones periódicas para el mantenimiento correcto de Si
los recursos
Existe un equipo de soluciones para los conflictos generados
Si
asociados a los recursos
Total 15
Total
22
APO07 Gestionar los recursos humano
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Se cumple
No
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
No
0
AP012 Gestionar el riesgo
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
AP013 Gestionar la seguridad
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
BAI09 Gestionar los activos
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
Nivel 1
Criterio a evaluar
Las licencias están alineadas a las necesidades del negocio
Los bienes se mantienen a niveles óptimos
Se realizan análisis de activos utilizados y no utilizados
Se realizan inventarios de los activos
Se analizan los activos obsoletos
Se establecen políticas de uso de los activos
Se asignan responsables de los activos
Se comunican a los usuarios y responsables los cuidados que se
deben tener para prolonga la vida útil de los activos
Total
El nivel de este proceso es 1.
Se cumple
Si
Si
100
Se cumple
No
Si
Si
No
No
Si
No
Total 50
25
DSS01 Gestionar operaciones
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
DSS04 Gestionar la continuidad
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
El nivel de este proceso es 0.
Se cumple
No
No
0
DSS05 Gestionar servicios de seguridad
Nivel 0
Criterio a evaluar
El proceso se ha implementado o alcanza su objetivo.
Existe evidencia del alcance del propósito del proceso.
Total
Nivel 1
Criterio a evaluar
Se cumple
Si
Si
100
Se cumple
La seguridad de las redes y las comunicaciones cumple con las necesidades del negocio
Se realizan análisis de de vulnerabilidades
Se implementan controles de seguridad de redes
Se realizan pruebas para comprobar la efectividad de los
mecanismos de seguridad
Las redes y comunicaciones son filtradas para evitar accesos a
aplicaciones y sitios potencialmente peligrosos
No
Si
No
Si
Total 50
La información procesada, almacenada y transmitida en los dispositivos de usuario final está
protegida.
Se han implementado seguridades en las terminales de usuario final Si
El usuario final ha recibido capacitación sobre seguridad
No
Total 50
Todos los usuarios están identificados de manera única y tienen derechos de acceso de
acuerdo con sus roles en el negocio
Todos los usuarios están identificados y usan contraseñas seguras
Si
Todos usuarios conocen del manejo seguro de contraseñas
No
Los usuarios tienen acceso según su perfil de usuario
Si
Se analizan los datos de ingreso, ingreso fallido, número de intentos No
de inicio de sesión
Total 50
Se han implantado medidas físicas para proteger la información de accesos no autorizados,
daños e interferencias mientras es procesada, almacenada o transmitida.
Se han implantado medidas físicas para proteger la información de
Si
accesos no autorizados
Se realizan pruebas periódicas para evaluar la efectividad de estas
No
herramientas
Total 50
La información electrónica tiene las medidas de seguridad apropiadas
No
mientras está almacenada, transmitida o destruida
Total
40
El nivel de este proceso es 1.
147
ANEXO 5:
RESULTADOS DE MSAT
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