Traducción 1

Congreso mundial de bibliotecas e información
Experiencias en la implementación de soluciones VTLS RFID en un ambiente
competitivo.
Acerca del autor:
El Dr. Vinod Chachra, de Chairman y CEO de compañías
VTLS, es un reconocido conferencista internacional, consultor
e innovador en el campo de sistemas de planificación de
información. Comenzando en 1975, el diseño del sistema
original de bibliotecas la cual fue responsable para la creación
de la compañía VTLS (Tecnología Visionaria en soluciones
bibliotecarias). VTLS es un líder internacional en la
automatización integrada de las bibliotecas, servicio de imagen
digital y tecnologías de identificación de radio frecuencia
(RFID siglas en inglés). La compañía provee de su sistema de
bibliotecas automatizadas a más de 900 bibliotecas alrededor
del mundo.
1. Visión general
La identificación de radio frecuencia (RFID siglas en inglés) es la tecnología que esta
programada para remplazar el código de barras en las aplicaciones de las bibliotecas.
Esta es una forma de identificación que minimiza el contacto y no requiere de líneas de
símbolos. La tecnología, nueva para las bibliotecas, ha estado en uso en otros sectores
por más de 20 años. Las placas de identificación RFID son puestas en libros y
generalmente cubiertas con un adhesivo de propiedad.
Antenas de diferentes tamaños, son usadas para leer las placas y administrar las varias
funciones de las bibliotecas.
Estas placas de identificación es una aplicación revolucionaria de la tecnología de
identificación automática y captura de datos (AIDC en inglés –automatic identification
and data capture-). En un ambiente bibliotecario, la tecnología RFID se parece a un
sistema tradicional de códigos de barras en el cual se asigna un ID (identificación) a un
articulo y permite la lectura de esa identificación para llevar a cabo una circulación de
transacciones de estos artículos o para realizar inventarios. Pero mientras la tecnología
RFID se parece a un sistema tradicional de códigos de barras en aplicación, las
soluciones de VTLS RFID es muy superior en calidad y ofrece un mejoramiento en
seguridad.
El problema con estas siglas técnicas, tales como RFID, es que ellos tendían hacer que
sonaran iguales a todos los productos que usaran esta tecnología. En este artículo
nosotros discutiremos las similitudes y diferencias entre las diferentes soluciones de
RFID. Nosotros también compartiremos algunas experiencias en la implementación de
estos sistemas en ambientes competitivos.
Como trabaja La solución VTLS RFID?
VTLS tiene parentesco con TAGSYS, un líder en la fabricación de hardware RFID,
trayéndonos la última tecnología en RFID. Un sistema estándar de RFID consiste en
cuatro partes principales.
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Placas de identificación RFID.- Son flexibles, son etiquetas
inteligentes de papel delgado que son colocadas directamente
en los libros de las bibliotecas. Cada placa RFID contiene un
pequeñísimo chip, en el cual puede ser leíble y escribible y
puede almacenar información para identificar los artículos de
su colección. En aplicaciones bibliotecarias, incluso puede
almacenar seguridades si se necesita e información para
soportar cualquier tipo de sistema.
Antena.- Un dispositivo entre la placa RFID y el modulador (envía señales
moduladas). Las antenas emiten ondas de radio las cuales activan a las placas que
pasan a un campo de activación. Luego una placa es activada, y esta puede enviar y
recibir información desde el modulador.
Modulador.- Es la unión entre las placas y el computador. El modulador puede
enviar información en dos direcciones: Lee información desde las placas y envía al
PC (modo de lectura), o puede leer información desde el PC y enviarlas a la placa
(modo de escritura).
PC.- Es la unión entre la PC y su sistema automático de biblioteca. VTLS ha
desarrollado un software que corre con su PC para proveer un interfaz entre el
hardware RFID y su sistema automático de librerías.
El sistema VTLS RFID puede ser implementado con cualquier sistema automático de
bibliotecas que utilicen el protocolo de interfaces estándar (SIP –Standard Interface
Protocol-) para la circulación de transacciones. Juntos, VTLS y TAGSYS tienen
instalados cerca de 2.5 millones de placas de identificación en las bibliotecas al rededor
del mundo.
Ventajas del sistema RFID sobre el sistema tradicional de códigos de barras
El sistema VTLS RFID provee de numerosas ventajas sobre el sistema tradicional de
códigos de barras. A continuación mostraremos algunos de sus beneficios:
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Las placas RFID pueden ser leídas sin contacto físico, línea de datos o
alguna orientación en particular. Esto reduce materiales de control, índices
de control de velocidades, y realiza una rápida circulación de datos, fácil y
efectivo.
Bastantes placas RFID pueden ser leídas al mismo tiempo, mayor
aceleración en el escaneo de las tarjetas. Esto significa que tu puedes leer
muchos artículos o libros simultáneamente cuando estas chequeando o
realizando inventario.
Además para el espacio requerido para el almacenamiento de los datos, las
placas contienen espacios reescribibles para datos adicionales. En el sistema
VTLS RFID, este espacio adicional es usado para almacenar un grupo de
seguridades. Esto significa que tu biblioteca puede administrar la circulación
de los productos y evitar robos con una simple tecnología.
Componentes y aplicaciones del sistema RFID
En un sistema básico RFID, las antenas RFID y los moduladores son usados para leer
las placas de identificación colocadas en cada uno de los libros de tu colección. En
varios puntos de tu biblioteca, tú puedes implementar estaciones específicas de
lectura/escritura, cada una usa un lector RFID. Virtua ofrece el listado de componentes
en un sistema RFID:
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Servicio técnico en estación de trabajo.- servicio como una central de
trabajo RFID, en donde miembros del grupo colocan las placas a los libros
de tu colección, programas las placas con su respectiva información, activan
las seguridades y el sistema de detección contra robos.
Estación patrón de auto revisión.- permite revisar los artículos (libros), sin
la asistencia del grupo de personas en la biblioteca. Mediante una impresora
touch screen la estación patrón ayuda a reducir el trabajo del personal el
servicio al cliente.
Compuertas de seguridad.- posicionadas a la salida de la biblioteca, ellos
leen el código de seguridad que esta grabado en la tarjeta y determina si este
esta permitido a abandonar la biblioteca. Si el producto no está con el
permiso de salida sonará una alarma que alertará al personal de la biblioteca.
Circulación para el personal.- permite una integración sin divisiones,
reduciendo los materiales de control y evitando ambientes ruidosos.
Actualización de datos.- el sistema permite actualizar el estado del artículo,
o resetear la información de que el libro estaba fuera, en cuanto el libro es
devuelto.
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Estación organizadora.- provee una estación de trabajo donde el personal
puede reactivar los bits de seguridad de los artículos que han entrado y han
sido leídos y registrados para determinar su ubicación en la biblioteca.
Sistema de control de inventario.- Te permite realizar inventarios y
localizar artículos perdidos. Este consiste en dos partes: 1) Un lector RFID
de mano que te permite examinar los artículos en tu archivador y 2) un
software desarrollado para VTLS que te permite generar un reporte de
inventario acerca de los datos recolectados. Este sistema de inventario posee
velocidades altas de procesos de inventarios, localiza artículos perdidos, y
mejora la exactitud del inventario.
Sin embargo la mayor dificultad y procesos desagradables en una biblioteca son el
control de inventario y la administración del mismo. Estos procesos se vuelven
extremadamente simples con la tecnología RFID y el software asociado con el sistema
ILS.
Los componentes necesarios para la administración de inventario consisten en un lector
y en un Wand con un IPAQ siglas en ingles (asistente personal digital de mano) al final.
El lector pesa solamente 607 gr. (1.34 lbs) y el Wand 435 gr. (0.96 lbs), haciendo el
peso de todo el equipo en aprox. Un kilogramo. Este puede realizar el inventario en
pocos minutos ya que el puede leer mas de 20 artículos por segundo. El sistema permite
dos diferentes métodos para realizar el inventario.
El primer método para realizar el inventario es pasar el Wand a través del archivador.
Este proceso captura los datos de las placas en la unidad IPAQ, el cual almacena los
datos de más de 6 millones de libros. Este dato es enviado, a través de conexiones
cableadas o inalámbricas hacia el sistema ILS, donde el software realiza las funciones
de administrador de inventario.
El segundo método involucra un proceso previo donde los datos son descargados del
sistema ILS hacia el lector. Este método es más efectivo cuando hay la necesidad de
buscar un libro específico o buscar archivadores perdidos o libros perdidos. La unidad
alerta con una alarma audible cuando el artículo ha sido encontrado.
Además de todo, esta tecnología convierte la tediosa tarea de manejar un inventario en
algo sencillo ganando un control en su colección.
2. Similitudes en los sistemas RFID
Existen algunas similitudes significantes entre los diferentes productos RFID ofrecidos.
Todos los productos RFID almacenan los datos relacionados con el artículo en placas
digitales al igual que el nivel del código de barras. El acceso por medio de antenas es
mucho más rápido que el lector del código de barras, la velocidad de inventario, y
operaciones similares. Además, el requerimiento para el nivel de lectura no es tan
exacto, todos los sistemas RFID simplifican el chequeo de la salida y la entrada de los
artículos y patrones.
La migración hacia los sistemas RFID ha sido progresiva, todos los sistemas RFID son
diseñados para aceptar tanto el nivel del código de barras y las placas RFID. Ese sistema
en “modo dual” hace la transición hacia las placas más fácil, ya que el viejo sistema
puede coexistir con el nuevo mientras dura el periodo de transición. En algunas
bibliotecas este periodo puede ser de muchos años.
El código de barras requiere estrictamente un acceso a una línea de símbolos o datos, en
cambio todas las placas RFID pueden ser leídas a través de una variedad de métodos,
que no necesitan orientación alguna. Todas las placas RFID pueden ser leídas al mismo
tiempo, además acelera todas las actividades a través de la “mole” para los registros de
entrada y salida. El código de barras no permite esta actividad. Las propiedades del
código de barras es muy diferente del sistema RFID, el sistema dual se vuelve difícil de
diseñar e implementar.
Todos los sistemas RFID incluido VTLS, son compatibles con cualquier sistema
automático de bibliotecas que soporten los protocolos SIP o SIP2, con los cuales la
mayoría de sistemas trabajan.
3. Diferencias en los sistemas RFID
Decisiones de diseño críticas fueron hechas por los vendedores de RFID esto afecto la
calidad y la disponibilidad en el campo. El documento discute varios tipos de soluciones
dados por los distribuidores de RFID. Existen tres tipos de sistemas RFID para
bibliotecas con distintas características que se muestran a continuación.
Tipo de paca RFID
Administración de
inventarios
Administración de
seguridad
Bit integrado de
seguridad en placas
RFID
Calidad del sistema
ILS para determinar
la salida al estado se
seguridad
Ejemplo de sistema
Tipo A
Tipo B
Tipo C
Lectura/escritura
Solo lectura
Solo lectura
RFID
RFID
RFID
RFID
RFID
EM
si
no
No asignado
no
si
no
VTLS
Checkpoint
3M
El tipo A usan placas de lectura/escritura, mientras que los tipos B y C se pueden
escribir una sola vez y solamente se puede leer las placas. El tipo B se distingue del tipo
C por el hecho que el tipo C usa tecnología EM (Magnetic Strip –banda magnética-)
para seguridad.
El principal y único beneficio que entrega el tipo A es el uso de una placa RFID con
lectura/escritura separada, contiene un bit de seguridad para el estado de seguridad.
Usado en conjunto con las compuertas para detección de robos, estas placas son más
convenientes que las tradicionales “EM” (tipo C) y producen menos falsas alarmas que
el tipo B. El tipo B realiza un muestreo a la base de datos central o a la copia del estado
de seguridad de cada artículo, una aproximación menos eficiente que puede incluso
permitir patrones con materiales que no han sido chequeados a la salida. Si existen
fallas en el patrón, este tipo puede causar falsas alarmas.
4. Ambientes de trabajo competitivos
La más simple de las soluciones RFID es una en la cual hay dos grupos –La biblioteca y
el vendedor de RFID-. La biblioteca contrata con el vendedor de RFID para proveer
todo el hardware y software necesario, entrenamiento e instalación de todas las partes
del sistema. La instalación de la biblioteca “New Hanover County Public Library” en
Carolina del Norte y la biblioteca “Jewish Public Library” en Montreal son ejemplos de
tales instalaciones. Además como es típico, existen otras partes que se involucran en el
proceso.
Principales Procesos e Involucrados
Los principales involucrados en este ambiente competitivo están en la siguiente lista:
Biblioteca: es el consumidor
Vendedor de sistemas RFID: es el responsable para integrar el sistema RFID.
Típicamente, este vendedor provee a los sistemas del software, el hardware y los
servicios de integración. El vendedor también provee de las placas RFID.
Vendedor de ILS: es el proveedor del sistema integrado de bibliotecas al consumidor.
En particular, el vendedor de ILS realiza la circulación del sistema general y el sistema
de administración de inventarios.
El instalador de las placas RFID: es el grupo responsable de colocar las placas en los
libros. La biblioteca puede escoger instalar las placas RFID en los libros usando su
propio personal o usando voluntarios. La biblioteca puede contratar ese servicio a
terceras personas. La biblioteca puede pedir al distribuidor de libros colocar las placas
RFID en los libros antes de remitirlos al destino. El vendedor también puede actuar
como un instalador.
El instalador de Hardware de RFID: es el grupo responsable de la instalación y el
chequeo de las estaciones, compuertas de seguridad, grupo de libros y los grupos de
estaciones. El vendedor RFID puede actuar como el instalador del hardware. Debido a
las distintas leyes, en algunas situaciones es necesario de un equipo técnico de
construcción o arquitectos que sepan de estos procesos.
Instaladores del sistema de ordenamiento: este grupo es el responsable de la
instalación del sistema de ordenamiento mecánico si este esta incluido en la
configuración.
El proceso principal involucra múltiples vendedores y son:
a)
b)
c)
d)
Relación del sistema RFID con el sistema ILS
Instalaciones de las placas RFID
Instalación del hardware RFID
Instalación del sistema de ordenamiento
La biblioteca está involucrada en estos cuatro procesos.
Relación del sistema RFID con el sistema ILS
La situación más simple para la relación del sistema RFID con el sistema ILS es cuando
el proveedor del sistema RFID es el mismo proveedor del sistema ILS. Actualmente, el
único vendedor del sistema ILS que también provee el sistema RFID es la compañía
VTLS. A menos que tu biblioteca sea un cliente VTLS, es probable que el sistema
RFID y el sistema ILS para tu biblioteca se convirtiera en una biblioteca de diferentes
vendedores. Los dos sistemas además necesitan relacionarse. Las bibliotecas que usan
estaciones 3M de chequeo con tecnología de código de barras pueden estar
familiarizadas con el protocolo SIP.
Cuando el proveedor del sistema RFID no es el proveedor de ILS, las cosas se pueden
volver más complicadas.
Primero, cuando existe una falla de cualquier tipo, hay la posibilidad del habitual punto
de toque sobre los vendedores involucrados, pero más adelante se hablará de esto.
Segundo, El protocolo SIP es secuencial por naturaleza y no tiene juicio en las
transacciones. Por ejemplo tu no puedes hacer un chequeo de salidas al por mayor en un
solo, paso utilizando un protocolo SIP. El sistema RFID puede leer seis libros en la
estación de autochequeo y al mismo tiempo chequearlos en un modo a granel, pero
internamente este proceso se realiza al mismo tiempo con el sistema ILS. Además no
existen juicios de transacciones en el protocolo SIP. Tu no puedes hacer una pregunta a
ILS como, “Si yo fuera probando y chequeando los libros (esos libros), ¿yo estoy
permitido hacerlo?”. El sistema ILS incluso chequea el libro o niega la petición. Estos
son los problemas especiales de chequeos en grandes cantidades que el sistema RFID
tiene como trato.
Nuestras primeras experiencias muestran que el típico problema en el auto chequeo de
las estaciones, en el campo son:
a)
b)
c)
d)
La red o la energía falla.
El sistema ILS no responde o responde incorrectamente.
Tiempos de respuesta lentos.
Sistemas desconectados requieren reconexión por el personal.
Para direccional eso problemas, VTLS desarrolló un grupo de pruebas para el protocolo
SIP. Estas pruebas consisten 30 diferentes situaciones de prueba. Previo a la instalación
del sistema RFID. VTLS trabaja con el proveedor del sistema ILS Para mirar si su
protocolo SIP responde correctamente a esas pruebas. Estas pruebas son convenientes
de dos maneras. Primero, previo a la instalación, nosotros podemos decir si el ILS
trabaja correctamente en distintas condiciones. Segundo, cada vez que el vendedor de
ILS mejora el software, las mismas pruebas pueden ser ejecutadas nuevamente para
asegurar la integridad del sistema.
La reacción del vendedor ILS ha sido variada. Algunos vendedores de ILS han tenido
que capacitarse y usar el grupo de pruebas para asegurarse que su sistema interactúa con
los sistemas RFID correctamente. Otros vendedores de ILS son arrastrados a esto. Un
vendedor insiste en comenzar pagando cada año para correr el grupo de pruebas. Es
importante para las bibliotecas reconocer esta situación y abrirse al dialogo con los
proveedores de ILS e insistir sobre la interoperabilidad.
Finalmente, En orden de permitir una rápida solución a cualquier problema percibido o
real, compañías VTLS ha creado alguna técnica para el auto chequeo de las unidades.
Las unidades son diseñadas para ser auto monitoreadas. Periódicamente, la unidad ella
misma sondeada determina. 1) Si la red está aún funcionando, 2) Si el sistema ILS esta
aún respondiendo y 3) que el tiempo de retraso está en cada uno de los procesos. La
resolución de este problema se ha logrado de dos formas: El sistema es diseñado para
reconectarse automáticamente si la conexión se ha perdido. El sistema tiene una amplia
capacidad de registro, el cual registra no solo las transacciones que son realizadas, sino
también el estado del sistema y los eventos que son generados como resultados del
cambio del estado del sistema. La amplia información es evaluada rigurosamente en el
punto exacto del problema y los grupos responsables pueden tratar el asunto a mano.
Instalación de las placas o etiquetas RFID
El uso de voluntarios es la forma menos costosa de instalar las etiquetas en los libros.
Este proceso es simple y requiere menos de 10 minutos de capacitación. En algunos
casos es necesario de ir a un lugar abierto para realizar esta tarea. Para nuevas
bibliotecas y para nuevas sucursales que tienen al día la colección tienen que ser
procesadas, esto hace que el proveedor del libro realice este proceso para minimizar el
control del libro.
La Experiencia con esta situación de competencia ha sido muy positiva. Los lectores
son usualmente ansiosos de realizar esta tarea adicional. Ahora VTLS tiene experiencia
con muchos proveedores de libros. En cada caso, el proveedor de libros adquiere la
estación de administración de VTLS y adjunto las etiquetas RFID con las
especificaciones requeridas con pocos problemas.
Hay dos pasos importantes en la instalación de etiquetas. Primero, es esencial que el
proveedor de etiquetas (constructor o distribuidor) de el 100 por ciento de calidad en su
producto. Las etiquetas RFID pueden trabajar cerca de las antenas, pero ellas no pueden
trabajar en campos donde las distancias entre las etiquetas y la antena sean muy
grandes. Segundo, después de que la etiqueta es colocada en el libro, debe entrar de
inmediato a un control de calidad para estar seguro que la etiqueta trabaja
correctamente. El costo adicional de hacer este chequeo en el tiempo de instalación es
muy bajo, si no se lo hace con el tiempo esto puede ser frustrante para los usuarios.
Nuestra experiencia en esto es muy positiva. Los voluntarios y los lectores están
haciendo estas tareas sin ningún conocimiento acerca de calidad.
Instalación del hardware RFID
La opción más fácil de instalar el hardware RFID es tener el sistema RFID instalado.
Sin embargo hay momentos en que la instalación debe ser llevada a cabo por un
constructor bajo la supervisión de un arquitecto. Un tercer grupo tiene que realizar la
instalación esto es necesario para obtener buenos resultados del equipo. Por lo menos
esas especificaciones deberían incluir dimensiones, peso, opciones de color,
requerimientos de energía, y generación de carga térmica. Además para cumplir paso a
paso las instrucciones de instalación se necesita la parte de las condiciones. Estas
condiciones incluso deberían incluir una prueba de calidad que asegure que todo el
equipo esté operando en los niveles requeridos.
Existen condiciones en el medio ambiente tales como puertas de aluminio o metal u
otros materiales que pueden actuar como antenas causando interferencia en la adecuada
operación de las antenas. El equipo debe ser aislado fuera de esas condiciones
ambientales. Esto puede causar una reorientación del equipo, creando escudos de radio
frecuencia o sintonizaciones de las antenas.
Instalación del sistema de ordenamiento
La instalación del sistema de ordenamiento es un proyecto largo y requiere involucrar a
constructores y arquitectos. La consideración del espacio y del lugar son importantes en
la propia instalación y aplicación del sistema de orientación. Estas consideraciones
deben ser dadas para la cantidad de ruido generado por el equipo, para asegurar que esto
no se vuelva responsabilidad para los lectores o el personal. Es por esto que un
arquitecto debe estar involucrado en el lugar y la construcción para asegurar una toral
efectividad en el cuarto de lectura.
5. Conclusiones
La industria RFID para bibliotecas es aún muy nueva. Muchas bibliotecas tienen
instalados exitosamente el sistema RFID. Algunas como “Parasota Public System” en
florida, están expandiendo sus instalaciones para incluir bibliotecas adicionales. El
sistema de seguridad tradicional ha sido probado que es menos efectivo en las
bibliotecas como debería ser, y el sistema RFID es más efectivo en material d
administración, uno puede concluir seguro de que el sistema RFID vino para quedarse.
Cada vez más librerías instalan este sistema, los vendedores ganarán gran experiencia
en el campo y usan esta experiencia para mejorar las soluciones.
Por el momento, parece que el sistema tipo A, donde una única placa RFID de
lectura/escritura es usada para circulación de artículos y funciones de seguridad, es la
solución preferida y la mas efectiva.
Es mejor tener un único vendedor que provea el sistema entero RFID. Esto no siempre
puede ser posible. En un ambiente de competencia nosotros recomendamos seguir las
siguientes precauciones:
a) El vendedor ILS debería proveer un grupo de pruebas para la interfaz SIP y sus
resultados.
b) La unidad de auto chequeo debería tener un amplio registro y capacidades de
auto diagnostico.
c) La instalación de las etiquetas RFID debería tener un ciclo de pruebas en él.
Solamente las etiquetas que están adecuadamente probadas por u control de
calidad deberían ser usadas.
d) El instalador debería chequear la interferencia del ambiente en distintos tiempos
y diferentes modelos de tráfico para asegurarse que las antenas funciona
correctamente todo el tiempo.
e) El arquitecto debería ser tomado en cuenta tanto como sea posible durante el
proceso.
f) Los proveedores RFID deberían tener unas buenas especificaciones e
instrucciones de instalación.
Si estas precauciones son seguidas, una implementación exitosa del sistema RFID será
asegurada.