formato atención a requerimientos informáticos

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Dirección Seccional de Administración
FORMATO DE ATENCIÓN A
REQUERIMIENTOS INFORMÁTICOS
SIGC
CLASIFICACIÓN:
INFORMACIÓN GENERAL
No. CONSECUTIVO:
FECHA DEL REQUERIMIENTO:
NIVEL CENTRAL:
NIVEL SECCIONAL:
TIPO DE PRESENTACIÓN DEL REQUERIMIENTO
TELEFÓNICA:
EMAIL:
PERSONAL:
ESCRITA:
RADICADO No.:
FECHA RADIC.:
DATOS DEL SOLICITANTE
NOMBRE COMPLETO:
No. CÉDULA:
DESPACHO JUDICIAL:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO:
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
SOLUCIÓN
FECHA RESPUESTA:
RADICADO No.
INGENIERO RESPONSABLE
NOMBRE:
FIRMA RESPONSABLE
CARGO:
FECHA ASIGNACIÓN:
ESTADO DE LA SOLICITUD
PENDIENTE:
RESUELTA:
ARCHIVADA:
OBSERVACIONES
INDICADOR DE SATISFACCIÓN
NIVELES
1
2
3
4
5
SATISFACCIÓN
OPORTUNIDAD
FIRMA SERVIDOR JUDICIAL
AMABILIDAD
CALIFICACIÓN DEL SERVICIO:
Califique el servicio señalando el número que considere indicado, teniendo en cuenta que 1 es la calificación más baja y 5 la más
alta:
(1) MALO
(2) INSATISFECHO
(3) REGULAR
(4) BUENO
(5) EXCELENTE
SE ENTREGA COPIA DEL FORMATO
F-AGT-08
SI:
NO:
Versión: 00
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SIGC
EXPLICACIÓN DEL FORMATO
1. CLASIFICACIÓN: Tipo de requerimiento (H – Hardware, S - Software).
INFORMACIÓN GENERAL
2. No. CONSECUTIVO: Número de consecutivo del formato.
3. FECHA DEL REQUERIMIENTO: Fecha en la que se hace la solicitud.
4. NIVEL CENTRAL: Marque con una “X” la casilla si la solicitud proviene del Nivel
Central.
5. NIVEL SECCIONAL: Marque con una “X” la casilla si la solicitud proviene de su
propia seccional. En la casilla aledaña indique la ciudad o municipio de origen.
TIPO DE PRESENTACIÓN DEL REQUERIMIENTO
6. Puede seleccionar entre Telefónica, Email, Personal o Escrita. Si la solicitud viene
por oficio anote su Radicado y su fecha de Radicación.
DATOS DEL SOLICITANTE
7. NOMBRE COMPLETO: Nombre completo del servidor o funcionario judicial que
hace el requerimiento.
8. No. CÉDULA: Número de identificación del solicitante.
9. DESPACHO JUDICIAL: Despacho judicial en el que labora el solicitante.
10. TELÉFONO: Teléfono del despacho en el que labora el solicitante.
11. CORREO ELECTRÓNICO: Cuenta de correo del solicitante.
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
12. Aquí se describe detalladamente la solicitud.
SOLUCIÓN
13. Detalle claro de la solución.
14. FECHA RESPUESTA: Fecha de respuesta. Esta fecha debe ser puesta por la
persona encargada de la correspondencia de cada seccional. Esto para los casos en
el que el formato sirva como oficio mismo de respuesta.
15. RADICADO No.: Número de radicación de la respectiva respuesta. Este número
debe ser puesto por la persona encargada de la correspondencia de cada seccional.
Esto para los casos en el que el formato sirva como oficio mismo de respuesta.
INGENIERO RESPONSABLE
16. NOMBRE: Nombre de la persona responsable de la respuesta o solución.
17. FIRMA RESPONSABLE: Firma de la persona responsable.
18. CARGO: Cargo de la persona responsable.
19. FECHA ASIGNACIÓN: Fecha en la que se le asignó la solicitud a la persona
encargada de dar la solución.
F-AGT-08
Versión: 00
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ESTADO DE LA SOLICITUD
SIGC
20. Puede seleccionar entre Pendiente, Resuelta o Archivada.
OBSERVACIONES
21. Espacio para anotar todas las observaciones (si las hubiese).
INDICADOR DE SATISFACCIÓN
22. FIRMA SERVIDOR JUDICIAL: Lugar para la firma de aceptación del servidor
judicial.
23. NIVELES DE SATISFACCIÓN: Espacio para la calificación del servicio recibido de
acuerdo a los 3 niveles presentados, teniendo en cuenta que “1” es la calificación
más baja y “5” la más alta.
24. SE ENTREGA COPIA DEL FORMATO: Marcar “SI” o “NO” de acuerdo al caso.
NOTA 1: Este formato fue pensado con el ánimo de dejar evidencias en la atención
diaria que realizan todos los integrantes de los Grupos de Soporte Tecnológico de cada
seccional. Sirve además como herramienta de consulta para la solución de problemas
ya documentados y resueltos exitosamente. Con este formato se pueden atender
solicitudes tanto de soporte a equipos tecnológicos (hardware) como de soporte a
sistemas de información.
En algunos casos en donde la solicitud sea recibida por escrito y la solución esté a
primera mano o bajo nuestro alcance, el formato mismo servirá como oficio de
respuesta. Para eso están incluidos los campos de Fecha de Respuesta y Radicado No.
NOTA 2: Tuvimos muy en cuenta los comentarios de la Ing. Marta Inés Posada para
este formato. Al analizarlo detalladamente no intentamos modificarlos pues este formato
recoge todos los casos que se puedan presentar (ya sean de hardware o de software).
El formato presentado por la compañera de Medellín se centra más en atención a
requerimientos de hardware (equipos de cómputo), pero si con ese formato se quisiera
atender un problema por ejemplo de procedimiento de un aplicativo, se perdería mucha
parte del formato en sí como por ejemplo la parte de la MAC, la etiqueta y el serial. Es
mejor no desgastarnos en minucias que nos hagan perder demasiado tiempo. Además,
los técnicos onsite de cada seccional cubren la mayor parte de casos de hardware y su
formato (el de ellos) si contempla todas estas características de la máquina.
Esperamos puedan tomar atenta nota a estas observaciones. Este formato no intenta
ser impuesto. Se consiguió gracias a los comentarios dados por otras seccionales (no
solamente la de Medellín, Pereira y Cúcuta). Por ejemplo, nuestro formato era muy pero
muy diferente a este pero gracias a muchas observaciones se logró conjugar todas las
necesidades en uno solo.
F-AGT-08
Versión: 00