http://blog.espol.edu.ec/vicenteriofrio/files/2012/10/presentacion-ferias-internacionales.pdf

ÉXITO EN FERIAS
INTERNACIONALES
Ulrike Stieler - Directora DEinternational
• CAMARA DE INDUSTRIAS Y COMERCIO
ECUATORIANO-ALEMANA
Av. Eloy Alfaro N35-09 y Portugal,Ed.
Millenium Plaza, Of. 401
Quito-Ecuador
Tel: 02 3332048 ext. 111 Fax: 02 3331637
e-mail: [email protected]
1. INTRODUCCION
1.1 Qué es una feria?
Tipos de ferias
1.2 Por qué participar en una feria?
1.3 Consideraciones previas a la
participación en una feria
1.4 Etapas para la participación
en una feria
Reflexiones preliminares
• ¿Para qué y para
quién va a la feria?
• 70% de visitantes no
tomados en cuenta
• 80% de los vendedores
predican monólogos
• 94% no pueden
conocer de cerca
productos expuestos
• ¿Stand ferial lleno =
éxito? Show interesa al
7%
• Visitantes bien
preparados, promedio 12
visitas a expositores,
pocas visitas casuales,
contrario expectativa de
los expositores
• ¿Qué importancia tiene
entonces la ubicación?
• 2000€/vendedor/día –
2,5 contactos buenos
• ¿Marketing/Comunicación
/Ventas? ¿Quién decide?
1.1 ¿QUÉ ES UNA FERIA?
• Lugar geográfico donde se concentran la
oferta y demanda de ciertos productos en
pocos días = cita mundial
• Herramienta de promoción, para acceder y
desarrollar mercados
• Fuente de información (tendencias, precios,
competencia, etc.)
TIPOS DE FERIAS
• Ferias especializadas o “monográficas”
• Ferias multisectoriales
• Ferias nacionales, regionales e internacionales
1.2 ¿POR QUÉ PARTICIPAR EN UNA
FERIA?
• Oferta y demanda concentrada en un solo lugar
• Posibilidad de realizar una gran cantidad de
contactos en pocos días
• Concretar negocios inmediatos y/o a mediano plazo
• Contacto personal !
• Espacio para exhibir los productos
• Permite la comparación directa de productos,
precios, condiciones, etc.
1.3 CONSIDERACIONES PREVIAS A
LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA
• Análisis de la capacidad exportadora de
la empresa
• Estudio y definición de mercado
• Condiciones de acceso al mercado meta
• Plan estratégico de exportación
1.4 ETAPAS PARA LA PARTICIPACIÓN
EN UNA FERIA
•
•
•
•
•
•
•
Estudio de mercado y plan de exportación
Formulación de los objetivos (cuantificables!)
Selección de la feria
Planificación
Preparación
Ejecución del evento
Seguimiento y evaluación
2. METAS DE LA PARTICIPACION
EN FERIAS
2.1 METAS DEL EXPOSITOR
2.2 METAS DE LOS VISITANTES
•
•
•
•
Fijar objetivos de la feria
Hacer medibles los objetivos
Hacer realistas los objetivos
Clasificar los objetivos en orden de
importancia
2.1 METAS DE LOS EXPOSITORES
• Ampliación de los mercados existentes
• Presentación de nuevos productos, probar la
aceptación, descubrir nichos de mercado
• Presentación de la empresa/proyección de imagen
• Consolidación de relaciones comerciales o
contactos ya existentes o iniciar cooperaciones
• Incrementar o defender la participación en el
mercado
• Observación de la competencia y de las
tendencias del mercado y preferencias de los
clientes
2.2 METAS DE LOS VISITANTES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Obtener una visión global de la oferta
Ver nuevos productos
Búsqueda de determinados productos
Colocar pedidos y cerrar contratos
Evaluar la posibilidad de una participación
como expositor
Comparar precios y condiciones
Identificar tendencias del mercado
Buscar los mejores proveedores
Ampliar y/o estrechar contactos de negocios
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
SELECCIÓN DE LA FERIA
ADECUADA
Criterios de selección
Fuentes de información sobre ferias
Información a solicitar a los organizadores
Ejemplo
3.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN
•
•
•
•
•
•
Objetivos de participación se ajustan a la feria
Se llega al grupo meta de la empresa
Tema de la feria
Ubicación geográfica según mercado meta
Ferias líderes (las más importantes del sector)
Perfil de la feria (tipo, No. De visitantes, oferta
representativa, infraestructura del recinto ferial,
eventos adicionales, alcance de la feria)
• Productos permitidos por el organizador
• Costo de participación dentro del presupuesto
de la empresa
3.2 FUENTES DE INFORMAION
SOBRE FERIAS
• Asociaciones internacionales de ferias (p.e.
AUMA en Alemania)
• Asociaciones, gremios y cámaras de comercio
• Embajadas, consulados, oficinas comerciales
• Oficinas de representación de los
organizadores de las ferias
• Organismos de promoción de comercio
(CORPEI, Proecuador, Fedexpor etc.)
• Revistas especializadas y manuales de ferias
3.3 INFORMACION NECESARIA
DE LA FERIA
•
•
•
•
Catálogo del evento anterior
Formulario de inscripción
Estructura de la oferta
Desarrollo de las cifras de expositores y
visitantes
• Examen del perfil del visitante y expositor
• Resultados de la encuesta a expositores
• Lista de expositores inscritos
3.4 EJEMPLO COMO SELECCIONAR
LA FERIA ADECUADA
La fama de las ferias alemanas - ¿Mito o realidad?
¿Cómo determinar la calidad de una feria?
¿Qué es una feria líder mundial y
qué ventajas ofrece?
EL PERFIL BÁSICO DE UNA FERIA
•Tamaño
Superficie neta, No. de expositores y visitantes
•Internacionalidad de la oferta
No. de expositores extranjeros
Expositores de cuántos países participan
•Internacionalidad de la demanda
No. de visitantes extranjeros
Visitantes de cuántos países asisten
OTROS CRITERIOS IMPORTANTES
•Feria monográfica = especializada, sector específico
•Desarrollo de la feria en los últimos años
•Acceso sólo para público profesional
•Estructura de expositores
representatividad para el sector
•Estructura de visitantes
ramo, posición, poder de decisión
•Revisión de datos (FKM - Sociedad para la revisión
voluntaria de datos de ferias - www.fkm.de)
EJEMPLO 1: COMPARACIÓN DE LAS
FERIAS DE IT/COMUNICACIONES
CEBIT HANNOVER Y COMDEX LAS VEGAS
CeBIT Hannover
2012
Superficie (m²):
No. expositores:
nacionales:
extranjeros:
No. visitantes:
nacionales:
extranjeros:
estructura visit.
260.000
3.573
1.862
1.711
311.579
260.084
51.099
Sí
COMDEX Las Vegas
2005
2012
no existe
Superficie (m²): estimado
No. expositores: 1.100
nacionales:
n.d.
extranjeros:
n.d.
No. visitantes:
125.000
nacionales:
n.d.
extranjeros:
estimado
estructura visit. No
EJEMPLO 2: FERIAS DE JUGUETES
FERIA INTERNACIONAL DEL JUGUETE
NUERNBERG Y HONG KONG TOYS &
GAMES FAIR
Feria del Juguete Nuernberg
2012
Superficie (m²): 106.638
No. expositores: 2.776
nacionales:
863
extranjeros:
1.913
De 62 países ! Sólo de los 9 países
participantes en H.K.Toys & Games :
2.041 expositores!
No. visitantes:
76.055
nacionales:
34.321
extranjeros:
41.734
Hong Kong Toys & Games
2012
Superficie (m²): 29.707
No. expositores: 1.820
nacionales:
871
extranjeros:
949
De 9 países: China, Alemania, Hongkong,
Italia, Korea, Pakistán, España, Taiwan y
Tailandia
No. visitantes:
35.877
nacionales:
16.826
extranjeros:
19.051
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
PLANIFICACION DE LA
PARTICIPACION
Productos de exposición
El stand
Promoción
Logística
Personal del stand
Cronograma
Presupuesto
4.1 PRODUCTOS DE
EXPOSICION
Seleccionar en base a:
• Objetivos y metas de la participación
• Expectativas de los visitantes
Por ejemplo:
• Productos nuevos, mejorados
• Que satisfagan la demanda del grupo meta
• Que estén de acorde a la tendencia actual del
mercado
• Disponibilidad de satisfacer los pedidos
4.2 EL STAND
CONSIDERACIONES GENERALES
• Tarjeta de presentación de la empresa
• Exhibir los productos en una forma llamativa y
selectiva
• Debería estar al nivel de la competencia
• Debe ser funcional
• Multisensorial (apelar a los sentidos: visual,
auditivo, tacto, etc.)
4.2. EL STAND
TIPOS DE STANDS - EJEMPLOS
Stand adosado
Stand de cabezera
Stand esquinero
Stand de isla
4.2 EL STAND
LA CONSTRUCCION DEL STAND
Opciones:
• Alquilar
• Alquilar con opción a compra (leasing)
• Comprar un stand
• Con la compañía de servicios de la feria:
Stands listos – diferente importancia y uso en
Europa y otros continentes
• Constructor de stand particular
4.2 EL STAND
EQUIPAMIENTO DEL STAND
• Vitrinas y displays para la presentación de los
objetos expuestos
• Muebles, cocina, oficina
• Iluminación
• Instalaciones técnicas (agua, luz, teléfono,
proyectores, computador)
• Decoración
• Información por medio de posters, rótulos etc.
4.3 PROMOCION - INVITAR A
VISITANTES ANTES DE LA FERIA
• Invitaciones por correo, correo electrónico,
telefónicamente
• Hacer citas previas
• Pases de cortesía (no siempre son gratuitos
para el expositor!)
• Invitación a eventos especiales
• Comunicados de prensa
• Publicidad en medios masivos o especializados
y catálogos (Catálogo de la feria)
4.3 PROMOCION – FUENTES
PARA CONTACTOS COMERCIALES
•
•
•
•
•
•
•
•
Embajadas y consulados
Oficinas comerciales
Cámaras de comercio
Asociaciones sectoriales
Internet
Catálogo de ferias anteriores
Consultoras
Comprar bases de datos
4.3 PROMOCION – ATRAER A
VISITANTES DURANTE LA FERIA
•
•
•
•
•
•
•
•
Regalos publicitarios
Degustaciones o muestras
Distribución de folletos (siempre en el stand)
Publicidad en catálogo y recinto ferial
Decoración llamativa del stand
Eventos y presentaciones en el stand
Publicidad en revistas de la feria
Trabajo de prensa
4.3 PROMOCION
MATERIAL PROMOCIONAL
• Presentación de la empresa (folletos,
carpetas) Tarjetas de presentación
• Material promocional del producto (catálogos,
folletos, CD, muestras) deben contener
características del producto, modo de empleo,
datos técnicos, certificaciones, capacidad de
envío
• Lista de precios (distribución restringida)
• Regalos publicitarios (según tema, costo, nivel
del visitante)
4.3 PROMOCION
SUGERENCIAS GENERALES
• Material de promoción básicamente en inglés u
otro idioma según lugar del evento y destino
• Para optimizar costos se puede elaborar
material en varios idiomas para utilizarlo en
diferentes eventos
• Calidad de contenido, redacción, ortografía e
impresión tiene que ser óptima
• Fotos tienen que ser nítidas y representativas
• No sobrecargar y estructurar bien la
información, ver caducidad
4.4. LOGISTICA
Asegurar que todo esté a tiempo en el stand
(Urgencias e improvisaciones a última hora
pueden incrementar considerablemente los
costos de la participación!)
Considerar:
• Tipos y modalidades de transporte, plazos
• Embalaje adecuado
• Documentos de transporte completos
• Normas aduaneras y del recinto ferial
• Bodegaje en recinto ferial y seguros
• Un responsable para el envío y la logística
4.5 PERSONAL DEL STAND
FUNCIONES
• Representante oficial de
la empresa (poder de
decisión!)
• Personal técnico y/o
comercial
• Personal auxiliar:
traductores, asistentes,
modelos, chef
4.5 PERSONAL DEL STAND
CALIFICACION DEL PERSONAL
• Perfecto conocimiento de la empresa y los
productos, precios y condiciones
• La oferta y las condiciones de la competencia
• Dominio de idiomas (mínimo inglés)
• Conocimiento básico de mentalidad de país de
feria, considerar diferencias culturales
• Técnicas básicas de ventas y negociación
• Registro de contactos de manera clara,
completa, uniforme, detallada (anotar
particularidades de ciertos clientes)
4.6 CRONOGRAMA
•
•
•
•
•
•
•
Se establecen todas las actividades a realizar en
orden cronológico, clasificadas por tipo de actividad,
responsabilidades, duración e importancia:
Inscripción
Reservas de hotel
Planificación/contratación de construcción, diseño y
equipamiento del stand
Contratación de transporte y logística
Publicidad y trabajo de prensa
Invitaciones a (potenciales) clientes
Informe final y trabajo post-feria
4.7. PRESUPUESTO
Elaborar el presupuesto con anticipación y adaptar
las exigencias a la cantidad de dinero disponible.
Componentes generales de un presupuesto:
• Arriendo del stand, luz (costos básicos)
• Construcción y dotación del stand
• Servicios y comunicación en el stand
• Transporte de muestras y material publicitario
• Limpieza y eliminación de desechos
• Gasto de personal y viajes
• Otros gastos (preparativos y trabajos post feria)
5. ACTIVIDADES DURANTE LA
FERIA
• Atención adecuada a los visitantes (dar tiempo al
visitante para mirar al momento de ingresar al stand, a
los visitantes conocidos saludarlo por su nombre,
observar qué atrae el interés del visitante etc.)
• Establecer contactos, concretar negocios de corto y largo
plazo, registrar contactos
• Asegurar siempre un perfecto estado del stand y
disponibilidad de bebidas, snacks y material promocional
• Realizar eventos especiales (cocktail, degustaciones y
ruedas de prensa)
• Recorrer la feria para recolectar información de mercado
(competencia, precios, tendencias, etc.) y contactar con
otros expositores de interés para la empresa
6. ACTIVIDADES POST-FERIA
6.1 Cierre del stand
6.2 Seguimiento a los contactos
6.3 Control e informe final
6.1 CIERRE DEL STAND
• Definir quién se hace cargo del destino de todos
los objetos del stand
• Control del desmontaje y limpieza del stand
• Coordinar con la agencia de carga, el embalaje y
transporte de regreso
• Devolución de objetos alquilados y cancelación
de los mismos
• Entrega de la superficie del stand a los
organizadores
6.2 SEGUIMIENTO DE CONTACTOS
• La feria es sólo el inicio de una relación comercial,
la inversión en la feria es inútil sin el trabajo de
seguimiento
• Se requiere un seguimiento intensivo antes de
poder concretar negocios
• Un seguimiento rápido demuestra profesionalismo
y cumplimiento de la empresa
• Carta de agradecimiento, envío de ofertas,
documentos y muestras prometidos
• Acordar citas posteriores
• Llamadas telefónicas de seguimiento
6.3 CONTROL E INFORME FINAL
• Definir el cumplimiento de los objetivos
• Comparar el presupuesto con los gastos realizados y analizar
posibles diferencias, cálculo costo-beneficio
• Costo por contacto:
Gasto feria/número visitantes = gasto por contacto
• Rendimiento de participación:
Ventas feria+post-feria/gastos feria = rendimiento
Conclusiones y recomendaciones para futuras
Participaciones
FIN