PARTES ELEMENTALES DE UNA COMPUTADORA

TESIS
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mis Padres por alentarme a comenzar esta dura tarea,
porque ellos constutiyen realmente la fuente de inspiración con sus virtudes de
generosidad, comprensión y gratitud.
Agradecimiento
Mi eterna gratitud a mis Maestros
que con su dedicación y
perseverancia me enseñaron
los caminos del bien,
de la superación.
CAPITULO I
SISTEMAS OPERATIVOS.
Un sistema operativo, es un conjunto de programas que permiten la
comunicación entre la computadora y el hombre; además permite activar todos
los dispositivos y periféricos que se ponen a disposición del operador, estos
son impresoras, cd-rom, mouse, teclado, etc.
Entre los sistemas operativos mas utilizados son:
 MS-DOS.
 IBM-DOS.
 Windows 3.1.
 Windows 3.11 para Trabajo en grupos.
 Windows 95.
 Windows 98.
 Windows Millennium.
 Windows 2000.
 Windows XP.
 Windows NT 4.0.
 Windows WorkStation.
 Windows 2000 Server.
MICROSOFT WINDOWS 98.
Características innovadoras y de fácil utilización
Windows 98 hace más sencilla la utilización de su equipo, con las nuevas
características mejoradas.
Integración con el Web
Compatibilidad con múltiples monitores
Administración de energía
Bus de serie universal
Asistente para Accesibilidad
Ayuda
Confiabilidad mejorada
Windows 98 mejora la confiabilidad del equipo mediante asistentes, utilidades y
recursos nuevos que ayudan a que el sistema funcione de forma eficaz.
Actualización de Windows
Comprobador de archivos de sistema
ScanDisk
Comprobador del Registro
Copia de seguridad
Un sistema operativo más rápido
Windows 98 incluye herramientas que ayudan al equipo a funcionar más
rápidamente que con Windows 95 sin agregar nuevo hardware. Windows 98
incluye un conjunto de programas diseñado para optimizar la eficacia del
equipo, especialmente cuando se utilizan conjuntamente.
Asistente para mantenimiento
Convertidor a FAT32
Desfragmentador de disco
Verdadera integración con el Web
Windows 98 e Internet Explorer integran los recursos locales y los basados en
Web en una vista única.
Características de Web mejoradas
Asistente para la conexión a Internet
Compartir la conexión a Internet
Active Desktop
Correo electrónico
NetMeeting
Windows es un sistema operativo de gestión máxima de memoria, se trabaja
en ventanas (windows), por medio de lo cual se puede trabajar en varios
programas simultáneamente. Cada ventana tiene un control, que son los
botones CERRAR , MAXIMIZAR O RESTAURAR
y MINIMIZAR .
El menu INICIO
, es el que muestra todas las aplicaciones y
novedades que tiene este sistema operativo, estos son: Apagar sistema, Cerrar
Sesión, Ejecutar, Ayuda, Buscar, Configurar, Documentos Favoritos y
Programas.
Los requerimientos para Instalar Windows 98 son:
Computador Pentium I o Superior, Memoria de 16MB o Superior, Disco duro de
1.5Gb, Monitor SuperVGA, CD-ROM, Tarjeta de Sonido, FaxModem.
ARCHIVO.- Es una aplicación y esta constituida por un nombre y una
extensión.
CARPETA.- Es un lugar donde se almacena los archivos de una forma
ordenada, en Windows tenemos las carpetas predeterminadas que son
Archivos de programas, Mis Documentos, Windows.
PASOS PARA CREAR PARPETAS.
Mi PC.- Este icono permite examinar
todo lo que tieme el computador.
La Papelera de reciclaje almacena los
archivos y carpeta eliminadas
temporalmente.
Los accesos directos, permiten
ejecutar aplicaciones que el usuario
requiere.
En un computador tenemos las unidades de almacenamiento de datos, a las
cuales debemos reconocer de la siguiente manera:
A:  Disco Flexible o disco 3 ½ de 1.44Mb.
C:  Disco duro donde se almacena todos los programas.
D:  CD-ROM Memoria solo de Lectura.
WINDOWS
CONCEPTO.Es un sistema operativo que no necesita del MS-DOS para su funcionamiento,
el funcionamiento de las diferentes versiones de Windows hacen mas fácil el
funcionamiento y el trabajar con varios programas a la vez, con un interfaz
100% mejorado. Las versiones de Windows son las siguientes:
Windows 95
Windows 98
Windows Millennium
Windows 2000
REQUERIMIENTOS DE MI PC
 Un procesador 386DX o superior
 Al menos 30Mb de espacio en disco duro
 4 Mb en memoria RAM
 Bios de tipo “Plug and Play”
 Adaptador de video VGA con una resolución de 640x480 y 256 colores.
MI PC
Al hacer doble clic sobre este icono aparecerá el contenido de su PC y podrá
administrar sus archivos.
ENTORNO DE RED
Al hacer doble clic en este icono podremos apreciar los
recursos disponibles en la red si su PC tiene acceso a
esta, o puede conectarse.
PAPELERA DE RECICLAJE
A este icono van todos los archivos y carpetas que voluntaria o
accidentalmente se eliminan.
MI MALETÍN
Mi maletín sirve para manejar y actualizar los archivos que se actualizan
frecuentemente en mas de una computadora.
VENTANAS
El programa Windows hace honor a su nombre en inglés ya que éste como
todos los demás programas basados en él, se encuentran diseñados para
trabajar con ventadas(interfase). El escritorio es una ventana principal en la
cual se sobreponen o parten las demás.
CARACTERÍSTICAS DE UNA VENTANA
Con la ayuda del mouse podemos moverlo achicarla o agrandarla de acuerdo a
sus necesidades.
COMO INICIAR UN PROGRAMA
Para iniciar cualquier programa presionamos el botón inicio que esta en la
barra de tareas del menú inicio luego escogemos la opción programas y
buscamos el programa deseado.
Para cerrar un programa seleccionamos la opción salir del menú archivo o
hacemos clic en la parte superior del programa o ventana.
CREAR ACCESOS DIRECTOS
Para crear acceso directo hacemos clic en la pantalla, luego presionamos el
botón derecho del mouse nos aparece una ventana
luego hacemos clic en examinar y nos aparece una ventana de donde vamos a
escoger el archivo para el acceso directo, luego hacemos clic en la opción
abrir.
Presionamos el botón siguiente y luego seleccionamos el nombre que
deseamos poner al acceso directo.
ICONOS
ICONOS GRÁFICOS
Son representaciones graficas o
imágenes de contenidos o temas
específicos.
Sirven para entrar rápidamente a ver el
contenido del mismo se les conoce
también como accesos directos.
ICONOS TEXTO
PROPIEDADES DE MI PC
Para configurar nuestra pantalla para seleccionar el fondo, el protector y la
apariencia debemos seguir los siguientes pasos.
 Hacer clic en la pantalla con el
botón derecho del mouse.
 Escogemos
la
opción
propiedades.
Nos aparecerá uva ventana con
diferentes opciones
observe la gráfica de arriba, usted
puede cambiar cuatro propiedades
de su escritorio:
 Fondo.- permite cambiar el
aspecto del escritorio utilizando
para ello .un diseño o un papel
tapiz.
 Protector de Pantalla.- permite
proteger el monitor cuando exista largos periodos de tiempo de inactividad.
 Apariencia.- permite personalizar los colores de la ventana de Windows.
 Configuración.- permite cambiar la resolución del monitor, así como también
modificar la fuente utilizada para los textos.
CREAR O MODIFICAR EL DISEÑO DEL ESCRITORIO
1. Despliegue la ventana propiedades de pantalla.
2. en la lista diseño haga clic en el diseño que desee modificar o tomar como
base de su nuevo diseño y luego haga clic en editar diseño.
3. Si desea crear un nuevo diseño escriba un nombre para el, si desea
modificar un diseño existente realice el paso siguiente.
4. Para cambiar cuadros de un color a otro, haga clic en ellos en el área de
muestra tenga el aspecto deseado.
5. Cuando haya terminado haga clic en finalizar y después haga clic en “si”
cuando Windows le pregunte si desea guardar el diseño.
VER EL CONTENIDO DE MI PC
Para ver el contenido de su PC podemos utilizar el Explorador de Windows, el
mismo que despliega el contenido de una manera jerárquica o de “árbol”.
Entonces podrá ver con facilidad el contenido de todas las unidades y carpetas
de su PC, así como el de las unidades de red a las que se tenga acceso.
Haga clic en el botón Inicio, seleccione programas y, después haga clic en el
explorador de Windows
Otra manera es hacer clic en el botón derecho del mouse y escoger la opción
explorar.
COPIAR Y MOVER ARCHIVOS
1. Abra la carpeta que contenga el archivo que desea copiar o mover
2. Con el botón secundario del Mouse arrastre el archivo a la carpeta a la que
desee moverlo o copiarlo. Por ultimo suelte el botón del mouse.
COMO CREAR UNA CARPETA
Para crear una carpeta seleccionamos de la barra de herramientas estándar y
la opción nuevo carpeta luego seleccionamos el nombre de la carpeta y
presionamos enter .
ELIMINAR INFORMACIÓN
Marque la información o el archivo que desee eliminar luego seleccione la
opción edición de la barra de menús y la opción eliminar.
RECUPERAR INFORMACIÓN BORRADA
Si por error borró una carpeta o un archivo, esa información se ubica en el
icono de la papelera de reciclaje dé clic en ella con el botón derecho del mouse
y seleccione la opción restaurar.
REPRODUCTORA DE CD
Es una herramienta que sirve para escuchar música utilizando el lector de CD
de su computadora
PARTES ELEMENTALES DE UNA COMPUTADORA
Una computadora está compuesta por partes mecánicas, electrónicas y
lógicas, las cuales en conjunto la hacen funcionar, cada parte de la
computadora recibe un nombre específico Hardware y Software de acuerdo
con la función que desempeña.
2.1 Hardware
El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informático.
La función de estos componentes suele dividirse en tres categorías principales:
entrada, salida y almacenamiento. Los componentes de esas categorías están
conectados a través de un conjunto de cables o circuitos llamado bus con la
unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el microprocesador que
controla la computadora y le proporciona capacidad de cálculo
2.1.1 CPU (Unidad Central de Proceso)
El CPU es un microprocesador o chip que se coloca en la Tarjeta Madre, el
CPU se encarga de procesar la información y para ello cuenta con dos subunidades: Unidad de Control y Unidad Aritmética Lógica.
· Unidad de Control
Analiza y ejecuta cada instrucción del programa, controla las actividades
de los periféricos, tales como un disco o una pantalla de presentación.
· Unidad Aritmética Lógica (UAL)
Realiza las comparaciones y los cálculos. Los números son transferidos
desde la memoria a la UAL (Unidad Aritmética Lógica) para realizar los
cálculos, cuyos resultados son retransferidos a la memoria, los datos
alfanuméricos son enviados desde la memoria a la UAL para su
comparación, es la encargada de realizar todas las operaciones tanto
aritméticas como lógicas.
2.1.2 BIOS (Basic Imput/Output System)
Es un sistema básico de entrada y salida. Es un conjunto de rutinas de
software (programa), que contienen las instrucciones detalladas para activar los
dispositivos periféricos conectados a la computadora.
2.1.3 CMOS (Complementary Metal Oxide Semiconductor)
Es un circuito integrado para procesadores y memorias, como utiliza poca
batería es ideal para mantener al BIOS.
2.1.4 Tarjeta Madre (Mother Board o Tarjeta Principal)
Es la tarjeta principal o base, es un circuito impreso con dispositivos
electrónicos que contiene ranuras de expansión que aceptan otras tarjetas
adicionales.
2.1.4.1 Partes de una Tarjeta Madre AT
1. Ranuras de expansión o slots PCI.
2. Puertos o COMs para ratón (mouse) y/o Módem (Modulador Demodulador).
3. Conector para teclado.
4. Conectores P8 y P9.
5. Ranuras de expansión o slots ISA.
6. Zócalos o bancos de memoria para SIMMs.
7. Conectores IDE para discos duros o CDs.
8. Zócalos o bancos de memoria para DIMMs.
9. Zócalo del microprocesador.
10. Conector de discos flexibles.
11. BIOS o sistema básico de entrada y salida.
12. Chipset.
13. Pila que alimenta al BIOS.
2.1.5 MEMORIA RAM
SIMMs (Single In Line Module Memory)
Son unas pequeñas tarjetas con un conjunto de chips, que aumentan la
memoria RAM de la computadora, hay diferentes capacidades y velocidades,
las capacidades pueden ser de 1Mb, 4Mb, 16Mb, 32Mb y 64Mb. Los tiempos
de acceso pueden ser de 80, 70, 60 o incluso 50 ns (nano segundos).
2.1.6 Interfaz de dispositivos
Todos los dispositivos necesitan interaccionar con el resto de la computadora,
es decir, necesitan cambiar información entre sí, pero eso sería imposible de
no existir un medio de comunicación o una interfaz que implica un “camino” por
el cual se pueden comunicar los dispositivos, básicamente se cuentan con dos
tipos de interfaz de dispositivos:
Cable tipo listón o Bus para discos duros y unidades de disco
compacto
El cable para los discos duros y los CD-ROM es el mismo, siempre y cuando
los dos dispositivos sean IDE, como podrá verse en uno de los extremos del
cable tiene un filamento rojo, eso indica que es el Pin 1, también los
dispositivos cuentan con una señal o indicador que determina cómo se tiene
que colocar el cable.
Cable tipo listón o Bus para unidades de disco flexible
Las unidades de disco flexible también necesitan una interfaz, sólo que ésta es
un poco diferente a la de los discos duros o unidades del disco compacto,
usted puede conectar dos unidades de disco flexible iguales, es decir puede
tener dos unidades de 3½” o dos unidades de 5¼”, una característica especial
de estos cables es que tiene una pequeña “torcedura”, después de localizar
esa torcedura se considera que ahí se inserta el dispositivo como unidad A,
también puede ver que tiene un filamento rojo.
2.1.7 Sistema de almacenamiento
Las unidades de almacenamiento están asociadas con una pieza de hardware
a la que se denomina disco.
2.1.7.1 Disco duro (hard disk)
Es un disco magnético hecho de metal y cubierto con una superficie de
grabación magnética, los discos duros pueden ser fijos o removibles, son
unidades de almacenamiento; debido a que el tipo de almacenamiento es
magnético se debe tener mucho cuidado al manejarlo o de tenerlo cerca de
algún dispositivo que genere campos magnéticos (bocinas, imanes, etc
2.1.7.2 Unidad lectora de discos flexibles (floppy disk)
Estas unidades pueden ser de 3½” y de 5¼” son aquellas que permiten
almacenar la información en un disquete con una capacidad de 1.44Mb.
2.1.7.3 Unidad de disco compacto (CD-ROM)
La unidad de CD-ROM ha dejado de ser un accesorio opcional para convertirse
en parte integrante de la PC, sin la cual no se podría ni siquiera instalar la
mayor parte del software que actualmente existe, por no hablar ya de todos los
programas multimedia y juegos.
Existen lectores, grabadores y regrabadores. Los más flexibles son los últimos,
ya que permiten trabajar en cualquiera de los tres modos, pero la velocidad de
lectura, que es uno de los parámetros más importantes se resiente mucho, al
igual que en los grabadores.
2.1.8 Puertos de comunicación
Son conectores externos que se utilizan para conectar un módem, mouse,
impresora u otro dispositivo periférico, hay dos tipos de puerto: puerto serie y
puerto paralelo.
2.1.8.1 Puerto serie
Utiliza una línea para enviar información, otra para recibirla; por su parte,
existen líneas que regulan la información enviada por las otras dos líneas. El
puerto serie se utiliza principalmente en la conexión del mouse o del módem.
2.1.8.2 Puerto paralelo
También es conocido como puerto Centronics, envía información a través de 8
cables paralelos simultáneamente en una sola dirección, envía varios bits de
información, es mucho más rápido que el puerto serie. Este tipo de puerto es
utilizado para impresoras.
2.1.9 Tarjetas de expansión
Dentro de la PC podemos encontrar otros dispositivos instalados, como un
módem (ya sea interno o externo), tarjeta de sonido, tarjeta de red, tarjeta SCSI
para dispositivos de este tipo, etcétera.
.
2.1.10 Fuente de alimentación
Se encarga de alimentar o suministrar energía a toda la PC, tiene dos
conectores que se insertan directamente a la tarjeta principal, estos conectores
son conocidos como P8 y P9, los conectores que alimentan a los dispositivos
se conocen como conectores comunes, los voltajes que da la fuente de
alimentación son:
CONECTORES COMUNES CONECTORES P8 y P9
Negro 0 V Blanco- 5 V
Rojo 5 V Azul- 12 V
Amarillo 12 V Amarillo 12 V
Naranja 5 V
Fuente de poder.
Conectores comunes.
Software
Software, programas de computadoras. Son las instrucciones responsables de
que el hardware (la máquina) realice su tarea. Como concepto general, el
software puede dividirse en varias categorías basadas en el tipo de trabajo
realizado. Las dos categorías primarias de software son los sistemas
operativos (software del sistema), que controlan los trabajos del ordenador o
computadora, y el software de aplicación, que dirige las distintas tareas para
las que se utilizan las computadoras. Por lo tanto, el software del sistema
procesa tareas tan esenciales, aunque a menudo invisibles, como el
mantenimiento de los archivos del disco y la administración de la pantalla,
mientras que el software de aplicación lleva a cabo tareas de tratamiento de
textos, gestión de bases de datos y similares. Constituyen dos categorías
separadas el software de red, que permite comunicarse a grupos de usuarios, y
el software de lenguaje utilizado para escribir programas (véase Lenguaje de
programación).
Además de estas categorías basadas en tareas, varios tipos de software se
describen basándose en su método de distribución. Entre estos se encuentran
los así llamados programas enlatados, el software desarrollado por compañías
y vendido principalmente por distribuidores, el freeware y software de dominio
público, que se ofrece sin costo alguno, el shareware, que es similar al
freeware, pero suele conllevar una pequeña tasa a pagar por los usuarios que
lo utilicen profesionalmente y, por último, el infame vapourware, que es
software que no llega a presentarse o que aparece mucho después de lo
prometido. Véase Telecomunicaciones.
Es la parte lógica
que indica al computador como resolver una
encomendada por el hombre. Generalmente se la conoce como la intangible,
también es llamada programa pero en una forma global.
Es el punto de partida para el estudio de la programación básica.
El software se clasifica según su utilidad en:
- SISTEMA DE OPERATIVO
- PROGRAMAS DE APLICACIÓN
- PROGRAMAS COMERCIALES
- LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
SISTEMAS OPERATIVOS
Sistemas operativos son programas que nos ayudan a preparar al
computador (teclado, unidad central de procesos sistema de videos etc.) para
que el ser humano pueda utilizarlo de una manera para prepararlo es
mediante la llave que permite que todos los dispositivos estén listos para
que el hombre lo utilice.
Entre los sistemas operativos más conocidos tenemos.
D. O S. UNÍS, OS/ 2 WINDOWS 95 LINUX, WIN98, WINDOWS MILLENNIUM,
WINDOWSXP, SERVER, etc.
PROGRAMAS DE APLICACIÓN
Son programas que simulan las actividades más comunes que realizan el
ser humano. por ejemplo
El programa simula la función que realizado por una maquina de escribir se
llama WORD
El programa que simula la función realizada en un lienzo de pintura con su
respectiva paleta de colores se llama PAINT
En la siguiente hoja se puede observar el esquema sobre la clasificación del
Software.
UTILERÍA
PROCESADORES DE PALABRAS
PROGRAMAS DE
HOJA DE CALCULO
APLICACIÓN
BASE DE DATOS
COMUNICACIONES
GRÁFICOS
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE APLICACIÓN
PROGRAMAS COMERCIALES
Son los diferentes programas que se encargan de resolver un problema
específico según el tipo de aplicación, dependiendo al área en que se utilice.
Ejemplo:
Sistemas Bancarios.
Diagnósticos Médicos.
LENJUAGES DE PROGRAMACIÓN
LOS LENJUAGES DE PROGRAMACIÓN sirven para poder comunicarnos
con el computador consiste en un conjunto de caracteres y reglas utilizadas
sistemáticamente nos ayudan a dar órdenes que entienda el computador para
que realice una tarea en forma inmediata.
 LENGUAJE BASIC.
 LENGUAJE PASCAL.
 LENGUAJE FOLTRAN.
 LENGUAJE C++.
CLASIFICACIÓN DE LOS LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN.
LENGUAJE DE MAQUINA.
Es ingresado directamente al computador, es decir el programador debía saber
los diferentes códigos binarios, comandos, instrucciones y posiciones donde
almacenar datos.
LENGUAJE DE BAJO NIVEL.
Son lenguajes que para su escritura se utiliza palabras nemotécnicas en lugar
de cadenas de bit o códigos binarios.
Tomas las instrucciones de la persona y lo ensambla al lenguaje de máquina
para que pueda realizar instrucciones de alto nivel.
LENGUAJE DE ALTO NIVEL.
Estos lenguajes son los mas sencillos de programar ya que le proporciona al
usuario instrucciones fáciles de entender y memorizar. Logran la independencia
de la máquina permitiendo utilizar un mismo lenguaje en diferentes
computadores de distintas marcas con la única condición de disponer de un
programa traductor.
Los lenguajes de alto nivel los podemos clasificar según su utilidad en:
- Comerciales.
- Científicos.
- Generales.
LENGUAJES COMERCIALES.
Son aquellos que se utiliza en el campo de los negocios para aplicaciones en
las empresas los más nocidos son RPG, COBOL, VISUAL BASIC, FOX, UNIX.
LENGUAJES CIENTIFICOS.
Son aquellos , que se utilizan para problemas de cálculos matemáticos, así
como en el campo de la ingeniería. Entre los más conocidos tenemos:
FORTRAM, PASCAL, C++.
LENJUAGES GENERALES.
Son aquellos de fácil manejo y se utilizan en el campo de la educación por
programadores novatos. Entre los más conocidos son: BASIC, LOGO,
QBASIC.
CAPITULO II
OFIMÁTICA.
Introducción
La computación en nuestro medio ha sido estudiada a través de
procedimientos mecánicos y memorísticos lo cual ha limitado el pensamiento
en la computación en el desarrollo diario de cada uno de los individuos que
involucra la informática en relación a una ciencia que va acorde con la
tecnología del medio en que vivimos.
Ante esta difícil situación por la que atraviesan nuestros educados, el presente
Manual Básico de Microsoft Word propone ejercitar las destrezas relativas a la
comprensión explícita y la aplicación de los conceptos y enunciados de
Microsoft Word; utilizando los conocimientos y procesos Informáticos que
involucran los contenidos de la educación con la realidad del entorno.
Bajo estas premisas ha sido diseñado basándose en los contenidos y
destrezas propuestos por la actual reforma educativa.
En consecuencia el Manual Básico de Microsoft Word es un texto que otorga
una nueva visión y un enfoque moderno del procesador como ciencia básica
del desarrollo del pensamiento y del aprendizaje.
MICROSOFT WORD
En el mundo real el sistema informático a avanzado rápidamente por tal razón
las maquinas de escribir han dejado de ser funcionales, y a dado paso a lo que
es una maquina electrónica o computadora; por tal motivo podemos definir
como Microsoft Word a un procesador de texto que nos permite modificar,
editar y cambiar el estilo de la impresión.
PRIMER DOCUMENTO DE WORD
Este tema está pensado para estudiantes que no tiene conocimientos de
Microsoft Word. Aquí aprenderemos a crear y guardar nuestro primeros
documento, se darán cuenta de lo fácil que es Word 2000 y espero que se
animen a seguir
en el estudio de la Informática posteriormente.
Si no conoces funciones básicas tales como manejar el ratón, teclado, manejar
ventanas, etc. aquí puedes aprenderlas
INICIAR CON MICROSOFT WORD
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2000 es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, como verás
posteriormente, ahora sólo vamos a ver una de ellas:
Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede
desde el botón situado,
normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la
pantalla y desde ahí se
pueden
arrancar
prácticamente
todos
los
programas
que
están
instalados en el ordenador.
Al colocar el cursor y hacer
clic sobre el botón se
despliega un menú como el
que ocupa la parte izquierda
de esta imagen, al colocar el
cursor sobre el elemento
Programas; se despliega una
lista como la que ocupa la
parte derecha de la imagen
con los programas que hay instalados en el ordenador. Busca el elemento
Microsoft Word y haz clic sobre él para que se arranque el programa.
ESCRIBIR EL PRIMER TEXTO
Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como ésta que se encuentra en el
grafico; veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en
algunas cosas.
En la parte superior esta, en color azul, la barra del título, en la que aparece el
nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Como hemos
arrancado Word sin decirle sobre qué documento queremos trabajar, nos abre
un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando
guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Si aparece el dibujo de un clip con ojos (el ayudante del Office) que te ofrece
ayuda, haz clic donde dice "Cerrar", para que desaparezca, ya que, de
momento, no lo vamos a necesitar.
Ahora vas a escribir un primer documento, y aprenderás cómo corregir los
pequeños
errores
y
cómo
desplazarte
por
el
documento.
Teclea el texto que hay más abajo y que empieza por "Al asomar...". Tecléalo
sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo
salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o
retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent")
Probablemente el texto no te quedará exactamente igual porque los márgenes
no coincidirán; no tiene importancia. Observarás que hay una pequeña barra
vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama
punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente
letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del
ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra
cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que
iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal como
ésta que indica dónde acaba el documento.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas
las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometa un error,
y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso ("bksp" en la imagen)
que retrocede una posición borrando la última letra tecleada.
Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras
más, debes pulsar la tecla con la flecha hacia la izquierda, que no borra las
letras, sólo mueve el cursor hasta llegar donde está el error; entonces pulsa
Retroceso para borrar el error.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos
de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error
y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se
desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la
derecha del punto de inserción. Este es el texto que tienes que teclear
GUARDAR UN DOCUMENTO
Lo que has escrito hasta ahora está almacenado en la memoria del
computador; si apagas el computador ahora, lo perdería y no lo podrías
recuperar. Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del
ordenador o en un disquette de forma
permanente.
Pulsa en el icono Guardar
y aparecerá
una ventana como ésta
Para guardar un documento debes indicar el
nombre con el que lo quieres guardar, el tipo
de documento que estás guardando y la
carpeta que contendrá tu documento.
El nombre lo indicamos en el campo
Nombre de archivo, donde ahora pone "Al
asomar la ca", teclea "Laboratorio", que es el nombre que le vamos a dar a
nuestro primer documento.
El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los
documentos Word será Documento de Word, que ya viene definido por defecto.
Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La
carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los
documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que será la que debe
aparecer en la ventana. Si no fuese así, haz clic en el icono "Mis documentos"
que hay en la parte izquierda de la pantalla. Haz clic en el botón Guardar y
observa cómo ha cambiado la barra de título; ahora pone Primero, en lugar de
Documento1. Nuestro documento ya está guardado con el nombre Laboratorio
en la capeta Mis documentos.
CERRAR UN DOCUMENTO
Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y
podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar
con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco,
simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba
utilizando.
Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo, y luego hacer clic en
Cerrar. Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última
vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios;
contestar que S. Al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la
pantalla.
Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos
ABRIR UN DOCUMENTO
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo.
Para ello hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una ventana similar a la que
vemos aquí.
Para abrir un documento de los
que se muestran en la ventana
basta seleccionarlo haciendo
clic sobre él (veremos como su
nombre cambia de color) y luego
pulsar en el botón Abrir. Otra
forma más rápida de abrir el
documento es haciendo doble
clic sobre él. Inmediatamente el
documento aparecerá en nuestra
pantalla.
En esta ventana se ven todos los
documentos que están dentro de la carpeta que aparece en el campo Buscar
en: Dentro de una carpeta hay documentos pero también puede haber otras
carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo.
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic
en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el menú
Archivo elegir Salir.
ELEMENTOS DE MICROSOFT WORD
Vamos a ver varias formas de iniciar Word2000 y cuales son los elementos
básicos de Word2000, la pantalla, las barras, etc. Aprenderemos cómo se
llaman, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda.
Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear
documentos en el siguiente tema
ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los
nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con una flecha roja.
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos
de la "Barra de estado" o de la "Barra estándar".
La pantalla que se
muestra
a
continuación (y en
general todas las de
este curso) puede no
coincidir exactamente
con la que ves en tu
ordenador, ya que
cada usuario puede
decidir
qué
elementos quiere que
se vean en cada
momento,
como
veremos
más
adelante
La barra de menús. Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word. En Word la barra de menús tiene un nuevo
comportamiento "inteligente" respecto de Word97, que consiste, básicamente,
en mostrar solo los comandos más importantes y los que el usuario va
utilizando
La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Copiar,
Pegar, etc.
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos,
como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
En Word2000 estas dos últimas barras solo ocupan una línea, no como en
Word97 donde ocupaban dos líneas. No obstante, esto y muchas otras cosas
más se pueden cambiar para dejarlas como más nos gusten. Podemos decidir
qué iconos deben aparecer y cuales no, es lo que llamamos personalizar
DESPLAZARSE POR TODO EL DOCUMENTO
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la
facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es
colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en
una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en
la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que
existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en
cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento
Word es el punto de inserción , que es una línea vertical parpadeante y
nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
 Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y
hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
 Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan
el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas
arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La
tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la
línea.
 Combinación de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una
palabra
a
la Crtl
+
flecha
izquierda
izquierda
Una palabra a la derecha Crtl + flecha derecha
Un párrafo arriba
Crtl + flecha arriba
Un párrafo abajo
Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
 Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una
pantalla completa. Observar que no es lo mismo una pantalla que
una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que
la página la definimos nosotros.
 Combinación de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una página adelante
Crtl + AvPág.
Una página atrás
Crtl + RePág.
Al principio del documento Crtl + Inicio
Al final del documento
Crtl + Fin
Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical
representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su
interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:
 Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro
nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del
documento.
 Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a
la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de
20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la página 10 aproximadamente.
 Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triangulo de la
parte
superior/inferior
nos desplazaremos una línea hacia
arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos
línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.
 Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte
inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos
de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto
por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble
flecha
superior/inferior
nos desplazaremos una página
arriba/abajo.
 Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el
objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie,
comentarios, palabras, etc.
 Mapa del documento. En el menú Ver tenemos la opción Mapa del
documento que nos muestra una especie de índice en la parte izquierda
de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice nos
desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha línea.
Puedes ver como desplazarse con más detalle aquí, así como también
cómo utilizar un ratón con rueda (IntelliMouse)
 Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma
similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido
horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha
y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que
el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla
SELECCIONAR EL TEXTO
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.),
previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que
actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica
claramente porque esta en video inverso, es decir, el fondo negro y los
caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:
 Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el
botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de
la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo
inverso.
 Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer
doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el
cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de
forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa
quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo
quedará seleccionado.
DESHACER Y REHACER
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si
acabamos de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el
párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a
la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción
errónea y recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:
La última acción realizada.
Para deshacer la ultima acción realizada, pulsar el icono deshacer,
de la
barra de herramientas.
También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer escritura.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.
Las últimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer,
aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en
esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar
el cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres
acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes
acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura ",
colocando el... nos dice que podemos deshacer la escritura de
la frase que empieza por ", colocando el ..."
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos
rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por
ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la
acción porque pensamos que no queda bien en cursiva pero
al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en
cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.
Cortar, Copiar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un
lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
Mediante el ratón y los iconos del menú de herramientas:
Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer
clic en el icono copiar o cortar, , ,colocar el cursor en el punto de destino y
hacer clic en el icono pegar.
Mediante menú:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición,
elegir la opción copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de
destino, y elegir pegar del menú edición.
Mediante ratón:
 Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón
derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a
la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y
elegir pegar.
 Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón
derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado
debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde
vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú:
elegir la opción copiar aquí.
Sólo con teclado. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas,
seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por último, ir a la posición donde vamos a
copiar, pulsar Ctrl + V.
BUSCAR
Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde el menú Edición, Buscar o con la combinación de
teclas Ctrl + B.
Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar,
esta aparecerá en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla.
Pulsar el botón Buscar siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos
llevará a esa posición y la palabra encontrada se pondrá en video inverso. Si
queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botón Buscar
siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecerá un mensaje indicándolo
y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.
Si necesitamos refinar nuestra búsqueda tenemos más opciones disponibles
con el botón Más.
FORMAS DE VER UN DOCUMENTO
Con los botones de presentación en la esquina inferior izquierda,
o en
el menú Ver, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento.
 Normal. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de
las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven
los gráficos ni los encabezados y pies de página.
 Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y
como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como Explorer
o Netscape.
 Diseño de impresión. Esta vista permite visualizar la página tal y como
se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.
 Esquema. En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del
documento que contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los
elementos del esquema nos desplazamos a esa parte del documento.
Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento.
Se puede ver el documento en diferentes niveles, es útil para documentos
largos que estén bien estructurados.
Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la característica Nivel de
esquema, que consiste en asignar a los títulos de cada tema, capítulo,
apartados,... de nuestro documento un nivel jerárquico. Se puede hacer de
dos formas: la más cómoda es utilizar un estilo predefinido ( Título 1, Título2,
...) cada vez que escribamos un título en nuestro documento, y la otra forma
es asignar el nivel manualmente en el menú Formato, Párrafo, Nivel de
esquema.
VER VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ
El menú Ventana es útil cuando tenemos varios documentos
abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos los
documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un
elemento de la lista para que este pase a ser el documento
activo, esto mismo también se puede conseguir con la tecla
Tabulación o haciendo clic en el icono de la barra de tareas de
Windows.
El menú Ventana también permite ver varios documentos a la vez, cada uno
ocupando una zona de la pantalla, Así como ver un mismo documento en dos
ventanas independientes.
Organizar todo, si abrimos dos, o más documentos y utilizamos este
comando, veremos como aparecen dos o más ventanas en la pantalla, una
para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que
tiene la barra de título azul. Para hacer que una ventana se convierta en la
ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana. Podemos
variar el tamaño y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar
el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando éste cambie de forma,
arrastrarlo a la posición elegida. A continuación se muestran una forma de
organizar las ventanas en horizontal.
Dividir, si utilizamos este comando , del menú Ventana, aparecerá una línea
horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y
dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.
GUARDAR UN DOCUMENTO
GUARDAR COMO
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo o
el icono
de la barra de estándar para guardar documentos. Al utilizar el
comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves
a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la
carpeta que lo contiene.
Al utilizar el comando Guardar no
se abrirá ningún cuadro de dialogo,
simplemente se guardarán los
cambios que hayas efectuado en el
documento en su actual ubicación.
Sin embargo, si utilizas el comando
Guardar con un documento nuevo,
que no ha sido guardado nunca, se
abrirá el mismo cuadro de dialogo
que para Guardar como.
En la parte central de este cuadro
de diálogo se muestran los
archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo
Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro
de diálogo:
- Guardar en
- Nombre del archivo
- Guardar como tipo.
Guardar en , aquí deberá indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a
guardar el documento. Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis
documentos, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y
hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en
Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de
diálogo puedes buscarla mediante el icono que te lleva a la carpeta de nivel
inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic
en una carpeta.
Pinchando en el botón con el triángulo o dentro del campo Guardar en puedes
visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el
nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta
estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.
Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.
También puedes crear una nueva carpeta con este icono
, la carpeta se
creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.
Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word
dispone de cinco carpetas (Historial, Mis documentos,
Escritorio, Favoritos, Carpetas Web) a las que se
puede acceder haciendo clic en uno de los cinco
iconos de la izquierda.
Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres
darle
a
tu
archivo
o
documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en
este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el
caso de la imagen de esta página aparece "Al asomar la ca". Si no quieres
utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y
automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.
Guardar como tipo, el tipo de documento
normalmente será Documento de Word, pero
tenemos un menú desplegable (haciendo clic en
el triangulo de la derecha) con otros tipos, para,
por ejemplo, guardar el documento como una
página Web, como ya veremos en el punto correspondiente.
Pulsa la tecla F12 para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Guardar como.
Otros comandos y opciones de Guardar.
Este icono te permite buscar en Internet.
Haciendo clic en este icono
se elimina el archivo o carpetas seleccionadas.
Herramientas. Se abre una ventana como la que ves aquí
para que elijas una de las opciones disponibles que
permiten eliminar, cambiar de nombre y agregar a
Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma
parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una
unidad de red. Puedes ver las propiedades del archivo.
También puedes acceder a las Opciones Web y Opciones
generales del archivo. Por último, puedes guardar una
versión del archivo con comentarios
Haciendo clic en el icono
se abre este menú en el que puedes seleccionar
el formato con el que verás la lista de documentos. Hay cuatro posibilidades:
1. Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opción por defecto.
2. Detalles. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo de
documento y la fecha de la última modificación.
3. Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la
izquierda se ve una lista con los nombres de los archivos y
en la parte derecha toda la información con las propiedades
del archivo seleccionado, título, autor, plantilla, número de palabras,
número de líneas, etc.
4. Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este
caso, en la parte derecha se muestran las primeras líneas del contenido
del archivo.
ABRIR UN DOCUMENTO
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando
Abrir del menú Archivo.
Este cuadro de diálogo es
similar a la del comando
Guardar. La diferencia principal
estriba en que dispones de
algunas opciones para buscar
el documento que queremos
abrir.
Normalmente, conoceremos el
nombre del documento que
queremos abrir y bastará
escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botón Abrir.
También podemos intentar localizarlo en la lista que se nos muestra, y en este
caso bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.
Si no lo hemos encontrado podemos buscarlo manualmente desplazándonos
por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de
ver para el comando Guardar como...
Si todavía no lo hemos encontrado, disponemos de la opción Buscar, dentro
del comando Herramientas, mediante esta búsqueda automática, puedes
especificar condiciones que debe cumplir el documento que buscas.
Por ejemplo, puedes pedir que busque los documentos cuyo nombre empiece
por las letras que quieras, o incluso puedes buscar los documentos en cuyo
contenido estén incluidas determinadas palabras, o que busque sólo los
archivos que han sido modificados en el día de hoy, etc.
FORMATO DE TEXTO
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de
presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o
colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato
que solo afectan a cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la
forma en la que lo vemos tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2000. Con un
poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus
documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en
tres grandes grupos.
1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo
de letra o fuente, tamaño, color, etc.
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos,
por ejemplo alineación y sangrías.
3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden
hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas,
numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.
FORMATO CARÁCTER – FUENTES
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos
que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o incluidas en
imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los
caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la
barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente.
Fuente.
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en
gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo
primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o
líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic
sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual,
esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles
Observe que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. La
ventana tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte
superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las
disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo
de la barra de desplazamiento de la derecha para
que vayan apareciendo todos los tipos de letra
disponibles, también podemos desplazar el botón
central para movernos más rápidamente. Una vez
hemos encontrado la fuente que buscamos basta
con hacer clic sobre ella para aplicarla
En lugar de desplazarnos por la ventana para
buscar la fuente podemos, si conocemos el
nombre, hacer clic sobre la ventana y teclearlo directamente. Las fuentes
TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual
en la pantalla que en la impresora.
Tamaño.
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el
texto y hacer clic en el triangulo para buscar el tamaño que deseemos o
escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1
pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los
tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado.
Basta seleccionar el
texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un
estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más
claro).
Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente,
seleccionar y volver a hacer clic sobre el estilo. También se pueden aplicar
varios estilos a la vez, por ejemplo negrita y cursiva.
Simplemente
hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las
opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres,
subrayado, subíndices, etc. También puede ver cómo cambiar la fuente
predeterminada para los documentos nuevos.
FORMATO PÁRRAFO
En Word2000, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo
, normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles,
hacer clic en el icono marca de párrafo de la barra estándar.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o
INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea
automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta
marca de párrafo. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características
de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de
un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las
características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo
en el que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias
sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer
visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo
accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar
su marca de párrafo.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y
la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato.
También se puede acceder a ellas desde el menú Formato, Párrafo, junto con
otras posibilidades que veremos más adelante.
Alineación.
Estos son los botones
alineación:
izquierda
centrada
para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de
derecha
justificada
Este párrafo Este
párrafo Este párrafo
Este
párrafo
tiene
tiene
tiene
tiene
una
establecida
establecida la establecida
alineación
alineación
alineación
alineación
justificada.
izquierda.
centrada.
derecha.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su
alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos
alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro
de una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo
correspondiente.
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la
derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno
de estos botones
de la barra de formato, según queramos desplazar hacia
la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón,
pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo
se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como la forma
de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas
o interlineado.
CAMBIO DE MAYÚSCULAS
En el menú Formato, la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... nos
ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada
punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
Minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas
Tipo Título. La primera letra de cada palabra en
mayúscula y el resto de la palabra en
minúsculas.
tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minúscula y el resto de la
palabra en mayúsculas.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando
Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian
alternativamente de las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS.
Minúsculas.
Tipo oración
También se puede cambiar de mayúsculas a Minúsculas o viceversa utilizando
las teclas combinadas Shift+F3.
COPIAR FORMATO
En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato
Este
icono permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a
otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba.
Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un
formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a
la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato
, el
cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que
queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,
hacer doble clic en el icono de copiar formato,
, el cursor tomará la forma de
brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para
acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras
o líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. opiar formato, copia tanto el
formato carácter como el formato párrafo.
Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un
documento con varios títulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el
formato de esos títulos bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar el
formato a los demás títulos del documento.
Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para títulos para
poder utilizarlo en otros documentos quizás sea mejor crear un estilo con ese
formato, como veremos más adelante.
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo
que han sido mejoradas notablemente desde la versión anterior.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si
las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva
incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada
contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es
muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario,
aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso
"basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro
texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no
contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas";
donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o unas revisiones
gramaticales o ambas a la vez, como veremos a continuación.
REVISIÓN GRAMATICAL
La revisión gramatical trata de corregir los errores en las construcciones de las
frases.
Para
realizar
esta
corrección Word debe trasladar a
un lenguaje lógico todas las
reglas que rigen la gramática
castellana y además debe ser
capaz de realizar todas las
combinaciones que el idioma
permite. Esta es una tarea
mucho más compleja que
comprobar si una palabra existe
en el diccionario. Por lo tanto no
es de extrañar que la revisión
gramatical realizada por Word no
sea tan perfecta como la revisión
ortográfica.
De la misma forma que en la revisión ortográfica existen dos formas básicas de
revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar
mientras se va escribiendo el texto, lo más usual es realizar ambas revisiones,
la ortográfica y la gramatical, de la misma forma. Vamos a ver ahora la primera
forma.
Revisar al finalizar.
Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de
Ortografía y gramática. Para ello ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer
clic en la solapa Ortografía y gramática, aparecerá una pantalla como esta,
debemos dejar sin marcar la casilla Revisar gramática mientras se escribe y
debemos marcar la casilla Revisar gramática con ortografía, y Aceptar.
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una
de estas tres formas:
1. Hacer clic en el icono Revisar
2. Pulsar F7.
de la barra estándar.
3. Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática y pulsar
Aceptar.
Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana
informándonos de ello. Dependiendo
del tipo de error que haya
encontrado deberemos realizar una
de las acciones disponibles en esta
ventana.
En
la
zona
titulada
"Error
gramatical:" aparece en color verde
la palabra detectada como errónea
(los) y la frase del texto en la que se
encuentra
esa
palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene en la parte
superior una explicación del error encontrado y en la parte inferior una lista con
las sugerencias para corregir la palabra errónea. En muchos casos, como en
este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (el) , en este caso el
error era la falta de concordancia entre el articulo (los) y el sustantivo
(congreso).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese
así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos,
en este caso el más adecuado sería "Cambiar", pero veamos el significado de
cada uno de ellos
 Omitir. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa
revisando el documento.
 Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo
pasará por alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el
documento.
 Oración siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer
clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a
continuación pulsar el botón Oración siguiente.
 Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a
la palabra errónea
Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión
debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar
gramática mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existen en el texto y
los que cometamos según vamos
introduciendo nuevo texto.
La diferencia respecto al método
anterior es que cuando encuentre un
posible error no nos mostrará la
pantalla que vimos anteriormente, sino
que subrayará el posible error con un
subrayado ondulado en color verde,
como vemos en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana
como la que vemos en la imagen que nos permitirá tratar el error de forma
similar a como acabamos de ver. Veamos las características de esta ventana
 Error. En la primera línea nos muestra el posible error. En este caso es
un error de concordancia entre el sustantivo y el adjetivo.
 Sugerencias. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita,
la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que
alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el
cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia
elegida.
 Omitir oración. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción
sobre ella.
 Gramática. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que
acabamos de ver cuando revisamos la gramática al finalizar
CREAR TABLAS
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes:
Menú Tabla, icono de la barra estándar o dibujándola con
el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u
otro, vamos a ver los tres.
Menú Tabla.
Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla, Insertar, opción Tabla y se
abrirá una pantalla como esta, en la que debemos indicar:
 Número de columnas.
 Número de filas.
 Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para
definir las dimensiones de la tabla
Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automático
ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio
entre
los
márgenes
de
la
página.
Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la
cantidad de texto o gráficos que contenga
cada
columna.
Ajustar a la ventana. El tamaño se
ajusta al tamaño de la ventana del
visualizador Web, si cambia el tamaño de
la ventana, la tabla se ajusta al nuevo
tamaño.
Autoformato. Mediante este botón
podemos elegir entre varios formatos ya
establecidos, como, por ejemplo, el que
se ve en la imagen. Word aplicará las
características del formato elegido a
nuestra tabla.
Establecer como predeterminados para tablas nuevas. Guarda las
dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como
valores por defecto cuando creemos nuevas tablas.
Icono.
Al hacer clic en el icono tabla
de la
barra estándar se abre una ventana
como la que se muestra a la derecha.
Moviendo el ratón dentro de la rejilla,
podremos seleccionar el número de
filas
y
columnas
fácilmente.
Por ejemplo, en el caso que se
muestra se va a crear una tabla de 2 x 3 (dos filas y tres columnas ). Este
método es el más sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se
pueden aplicar más adelante en caso de necesidad
Dibujándola.
Ir a menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz
de la barra de Tablas y bordes, el
cursor tomará la forma de un lápiz.
Hacer clic y arrastrar el cursor para
dibujar el rectángulo con el tamaño total
de la tabla. A continuación dibujar las
filas y columnas, como si lo hiciéramos
con un lápiz. En la barra de Tablas y
bordes tenemos iconos para trabajar
con las tablas.
SELECCIONAR
TABLAS
Y
BORRAR
LAS
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en
ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o
fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto
de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden
incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace
normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de
movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las
celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de
desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a
continuación.
 Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse
Una celda a la izquierda
Una celda a la derecha
Una celda arriba
Una celda abajo
Al principio de la fila
Al final de la fila
Al principio de la columna
Al final de la columna
Presione las teclas
MAY + TAB
TAB
flecha arriba
flecha abajo
Alt + Inicio
Alt + Fin
Alt + AvPág
Alt + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila
 Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña
flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo
inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna,
y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta
hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda
pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la
fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro
de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
 Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y
pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su
contenido pulsar la tecla Suprimir.
ELEMENTOS DE LA BARRA DE TABLAS Y BORDES
Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver, Barras de herramientas y
seleccionar tablas y bordes. Vamos
a ver las funciones más interesantes
de esta barra


Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas
dibujándolas con el ratón.
Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya
que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a
borrar y hacer clic.
 Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos
cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar
en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las
líneas que queramos.

Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar
color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas
con color.

Insertar tabla. Al hacer clic se abre esta ventana que nos permite
realizar todas estas funciones de inserción. También podemos ajustar el
tamaño de las columnas con las tres últimas opciones.

Combinar y dividir. El primer icono permite crear una única celda
combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono
separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como
elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas
filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las
nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que
seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las
columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas
tengan el mismo ancho.

Autoformato. Este botón abrirá una pantalla en la que podremos
elegir entre varios formatos ya establecidos.

Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se
escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá
hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de
tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden
descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen
fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.

Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se
realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma
columna)
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las
celdas ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un
mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")
No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente"
puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas
excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce
ningún error y la suma se realiza correctamente.
También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados
por blancos, los considerará a todos al realizar las sumas.
Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras
muchas operaciones en una tabla, con el comando
Fórmula del menú Tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y
también se puede especificar un formato concreto para visualizar los
resultados, en el caso que vemos en esta figura, aparecerá, 0,00 si el valor es
cero, y se pondrán los puntos para separar los miles.
MICROSOFT ACCESS
Concepto. Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una
base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada
sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres
conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.
Campo.
Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace
referencia a los campos por su nombre.
Registros.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
Datos.
Un dato es la intersección entre un campo y un registro.
Ejemplo:
COLUMNAS
Nombre Apellidos
Ciudad
Provincia
Teléfono País
Juan
Martín
Gómez
Ambato Tungurahua
(032)
333-200
Pedro
Morales
Díaz
Nueva
Loja
(920)
224
455
Sucumbios
Ecuador
FILAS
- Ecuador
Campo
(91) 654Medellin Colombia
Colombia
Santos
89-89
Elementos de Access
Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo
que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias
tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien,
proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas
puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le
interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima
vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla,
será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de
las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que
permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en
nuestro trabajo diario.
Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria
general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar
datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de
Angela
manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado
con Access.
Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente
profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
Páginas de acceso a datos
Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para
agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de
Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán
para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de
Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados
jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.
Macros
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access.
Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la
posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo
en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de
tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
Módulos
Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de
programación denominado Access Basic.
GESTIÓN DE BASES DE DATOS
Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su
contenido:
Crear una base de datos.
Introducir datos en una base de datos.
Modificar información existente.
Eliminar información de la base de datos.
Buscar un dato en concreto.
Clasificar los registros de la base de datos.
Copiar el contenido de una base de datos en otra.
Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.
Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.
Imprimir los datos existentes.
Eliminar una base de datos.
Asignar nombre a una base de datos.
COMO DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los
demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún
tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la
pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que
desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
PASOS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
Determinar la finalidad de la base de datos.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Identificar los campos con valores exclusivos.
Determinar las relaciones entre las tablas.
Precisar el diseño.
Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una
base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de
datos y cómo se utiliza.
Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí,
puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y
qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense
detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los
formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de
datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el
paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe
a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que
desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que
desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la
estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho,
posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de
datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la
información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño
fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe
duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está
almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más
eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que
contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar
la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola
tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la
información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por
ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente
de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y
conservar a la vez la información sobre el cliente.
Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información
acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos
individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede
incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad y el
número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga
en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una
expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo,
Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access
conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para
conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base
de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de
forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de
campos se denomina clave principal.
Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información
en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una
forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información
relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las
tablas.
Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones
que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos
que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos
ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las
tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede
utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos
de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea.
Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere
que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos
anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las
tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes,
macros y módulos que desee.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se
puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas,
formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero
requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma
separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una
sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de
base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar
a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base
de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.
Crear una base de datos nueva. Al iniciar Microsoft Access aparece
automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva
base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de
diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene
una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en
Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el
icono Base de datos en blanco en la ficha General. Especifique un nombre y
una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.
Crear una tabla
Existen dos formas de crear una tabla en Microsoft Access. Puede crear una
tabla en blanco (vacía) para introducir sus propios datos o bien puede crear
una tabla utilizando datos existentes procedentes de otro origen.
Crear una tabla nueva en blanco: Existen cuatro formas de crear una tabla en
blanco (vacía) en Microsoft Access:
Utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una sola
operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una base de
datos completa. El Asistente para bases de datos crea una base de datos
nueva; no puede utilizarse para agregar tablas, formularios o informes nuevos a
una base de datos existente.
Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una
gran variedad de tablas predefinidas, como contactos de compañía, inventarios
del
hogar
o
registros
médicos.
Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la
nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna
automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.
Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo
desde cero.
Independientemente del método utilizado para crear una tabla, puede emplear
la vista Diseño en cualquier momento para personalizar más su tabla, por
ejemplo para agregarle campos nuevos, para establecer valores
predeterminados o para crear máscaras de entrada.
Crear una tabla desde cero mediante la vista Diseño:
Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede
presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra
ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Haga doble clic en Vista Diseño.
Defina cada uno de los campos de la tabla.
Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Nota: No tiene
que definir una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no
define una clave principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una
clave principal automáticamente al guardar la tabla.
Cuando esté preparado para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra
de herramientas y, a continuación, escriba un nombre para la tabla que siga las
reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.
Crear una tabla con el Asistente para tablas:
Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede
presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra
ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Haga doble clic en Asistente para tablas.
Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.
Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos
En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:
Procurar que describa el contenido que tendrá éste.
Pueden tener hasta 64 caracteres.
Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres
especiales, excepto el punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los
corchetes ([ ]).
No pueden comenzar por un espacio en blanco.
No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y
objetos, en la mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft
Access los nombres de los campos y controles aparecen sin espacios. En
determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir
conflictos
en
Visual
Basic
para
aplicaciones.
Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de
que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento que utilice
Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un
comportamiento inesperado en algunas circunstancias.
TIPO DE DATOS
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos
almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos
muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en ese campo y
sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se podrán introducir en el campo.
El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el
campo.
Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo.
Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.
VALOR
TIPO DE DATOS
TAMAÑO
Texto
(Predeterminado)
Texto
o
combinaciones de texto y números,
así como números que no
requieran cálculos, como los
números de teléfono.
Hasta
255
caracteres o la
longitud que indique
la
propiedad
Tamaño del campo
(el menor de los
dos valores).
Memo
Texto extenso, o combinación Hasta
65.535
extensa de texto y números.
caracteres.
Numérico
Datos numéricos utilizados
cálculos matemáticos.
en 1, 2, 4 u 8 bytes (16
bytes si el valor de
la
propiedad
Tamaño del campo
es Id. de réplica).
Fecha/Hora
Valores de fecha y hora para los 8 bytes.
años del 100 al 9999.
Moneda
Valores de moneda y datos 8 bytes.
numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan
entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a
la izquierda del separador decimal
y hasta 4 dígitos a la derecha del
mismo.
Autonumérico Número secuencial (incrementado
de uno a uno) único, o número
aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumérico no se
pueden actualizar.
4 bytes (16 bytes si
el valor de la
propiedad Tamaño
del campo es Id. la
réplica).
Sí/No
Valores Sí y No, y campos que 1 bit.
contengan uno de entre dos
valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja
de cálculo de Excel, un documento
de Word, gráficos, sonidos u otros
datos
binarios)
vinculado
o
incrustado en una tabla de Access.
Hasta 1 gigabyte
(limitado por el
espacio disponible
en disco)
Hipervínculo
Texto o combinación de texto y
números almacenada como texto y
utilizada
como
dirección
de
hipervínculo.
Cada una de las
tres partes del tipo
de
datos
hipervínculo puede
contener
hasta
2048 caracteres.
Asistente para Crea un campo que permite elegir
búsquedas
un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
Tamaño igual al del
campo
clave
principal
utilizado
para realizar la
búsqueda
(habitualmente
4
bytes).
DESCRIPCIÓN
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más
amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del
nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la
tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en
la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario,
suministrando así más información al usuario.
Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un
campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un
grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de
esos campos.
Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.
Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima
del que quiere insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione
el comando Edición/Insertar fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá
introducir los datos.
Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a
continuación haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva
posición.
La clave principal
El último paso que
hay que dar en el
diseño de una tabla
consiste en definir lo
que se denomina la
clave principal. Este
paso
es
recomendable
por
dos motivos:
Porque
se
incrementan
la
velocidad
de
las
consultas y de otros
procesos.
Porque
permite
definir relaciones entre tablas.
Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a
cada registro de manera única.
Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:
El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que
no pueden contener valores iguales.
La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la
clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de
recordar.
Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base
de datos.
Establecer o cambiar la clave principal:
Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para
seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.
Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.
Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se
guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de
propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se
guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el
número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto
mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las
propiedades de un campo se establecen mediante la visualización de una tabla
en la vista Diseño, la selección del campo situado en la parte superior de la
ventana y la selección de la propiedad deseada en la parte inferior de la
ventana.
Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo
de datos seleccionado para el campo.
Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible
controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un
campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden
introducirse en un campo Numérico.
En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el
campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer.
En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad
Tamaño
del
campo.
Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede
admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga clic
en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.
Tamaño del campo en campos de tipo Numérico
P.
VALOR DESCRIPCIÓN
TAMAÑO
DECIMAL
Byte
Almacena números entre 0 y 255 (no Ninguna
admite fracciones).
1 byte
Entero
–32.768
y
fracciones).
admite Ninguna
2 bytes
Entero
largo
–2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no Ninguna
admite fracciones).
4 bytes
Simple
De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038
7
4 bytes
Doble
De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308
15
8 bytes
N/D
16 bytes
32.767
(no
Id.
de Identificador global único (GUID)
réplica
Decimal
Almacena números entre -1038 y -1 y 28
1038
-1(.ADP)
28
Almacena números entre -10 y 1028 -1
(.MDB)
12 bytes
Formato
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los
números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede
utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato
personalizado mediante los símbolos de formato.
Formatos predefinidos
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato
(Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.
VALOR
DESCRIPCIÓN
Fecha
general
(Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se
muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no
se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora
larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.
Fecha larga
Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de
control de Windows.Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de
1993.
Fecha
mediana
Ejemplo: 3-Abr-93.
Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo
Formatos personalizados
Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos
siguientes.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
:
(dos Separador de hora. Los separadores se establecen en el
puntos)
cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional
del Panel de control de Windows.
/
Separador de fecha.
c
Igual que el formato predefinido Fecha general.
d
Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea
necesario (1 a 31).
dd
Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
ddd
Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd
Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom).
ddddd
Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd
Igual que el formato predefinido Fecha larga.
s
Día de la semana (1 a 7).
ss
Semana del año (1 a 53).
m
Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea
necesario (1 a 12).
mm
Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmm
Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm
Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
t
Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
a
Número de día del año (1 a 366).
aa
Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa
Año completo (0100 a 9999).
h
Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).
hh
Hora en dos dígitos (00 a 23).
n
Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
nn
Minuto en dos dígitos (00 a 59).
s
Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a
59).
ss
Segundo en dos dígitos (00 a 59).
ttttt
Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM
Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM",
según sea apropiado.
am/pm
Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o
"pm", según sea apropiado.
A/P
Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P",
según sea apropiado.
a/p
Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según
sea apropiado.
AMPM
Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde
apropiado establecido en el cuadro de diálogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de
control de Windows.
Valor
Descripción
Número
general
(Predeterminado) Muestra el número tal como se
introduce.
Moneda
Utiliza el separador de miles; muestra los números
negativos entre paréntesis; el valor predeterminado de la
propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Fijo
Muestra al menos un dígito; el valor predeterminado de la
propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Estándar
Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de
la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Porcentaje Multiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje;
el
valor
predeterminado
de
la
propiedad
LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.
Científico
Utiliza la notación científica estándar.
Euro (€)
Añade el símbolo Euro
Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro
secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada
sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN
Primera
El formato para los números
positivos.
Segunda
El formato para los números
negativos.
Tercera
El formato para los valores
cero.
Cuarta
El formato para los valores
Null.
Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:
$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"
Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de
punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.
Si utiliza varias secciones pero no especifica un formato para cada sección, las
entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán
como valor predeterminado el formato de la primera sección.
Puede crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos
siguientes.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
, (coma)
Separador decimal. Los separadores se establecen
haciendo doble clic en Configuración regional en el Panel
de control de Windows.
. (punto)
Separador de miles.
0
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.
#
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o
nada.
$
Muestra el carácter literal "$".
%
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un
signo de porcentaje.
E– o e–
Notación científica con un signo menos (–) junto a los
exponentes negativos y nada junto a los exponentes
positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos,
como en el ejemplo 0,00E–00 o 0,00E00.
E+ o e+
Notación científica con un signo menos junto a los
exponentes negativos y un signo más (+) junto a los
exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con
otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
@
Se necesita un carácter de texto (ya sea un
carácter o un espacio).
&
No se necesita un carácter de texto.
<
Convertir todos los caracteres a minúsculas.
>
Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener
hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para
diferentes datos de un campo.
Sección Descripción
Primera
Formato para los campos con texto.
Segunda Formato para los campos con cadenas de
longitud cero y valores Nulos.
Por ejemplo, si tiene un control de cuadro de texto en el que desea que
aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo,
puede introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la
propiedad Formato (Format) del control. El símbolo @ hace que se muestre el
texto del campo; la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno"
cuando haya una cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo.
Puede utilizar los siguientes símbolos en formatos personalizados para
cualquier tipo de datos.
Símbolo Significado
(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC"
Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como
caracteres literales.
!
Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación
a la derecha.
*
Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.
\
Muestra el siguiente carácter como un carácter literal.
También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos
entre comillas tipográficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los
corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde,
Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
No puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de
datos Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos
Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.
Máscara de entrada
Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntradapara facilitar la entrada de datos
y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de
cuadro
de
texto.
La propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) puede contener hasta tres
secciones separadas por signos de punto y coma (;).
SECCIÓN DESCRIPCIÓN
Primera
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por
ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los
caracteres que puede utilizar para definir la máscara de
entrada, vea la tabla siguiente.
Segunda
Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de
visualización literales en la tabla al introducir datos. Si
utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de
visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una
máscara de entrada de un número de teléfono) se
almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta sección
en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos
en el control.
Tercera
Especifica el carácter que Access muestra para el espacio
en el que el usuario debe escribir un carácter en la
máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar
cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco,
utilice un espacio entre comillas (" ").
Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.
Carácter Descripción
0
Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [–
] no permitidos).
9
Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y
menos no permitidos).
#
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se
muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan
cuando se guardan los datos; signos más y menos
permitidos).
L
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
?
Letra (A a Z, entrada opcional).
A
Letra o dígito (entrada obligatoria).
a
Letra o dígito (entrada opcional).
&
Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C
Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/
Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora
y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo
Propiedades de Configuración regional en el Panel de
control de Windows).
<
Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
>
Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
!
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a
izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha.
Los caracteres introducidos en la máscara siempre se
rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de
exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\
Hace que el carácter siguiente se muestre como un
carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).
Título
Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario
mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas:
Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los
controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven
como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de
una
tabla
o
consulta.
Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título
en
la
vista
formulario.
Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar.
Valor predeterminado
Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que
se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro.
Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado
del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la
tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.
Regla de validación y texto de validación
Puede utilizar la propiedad Regla de validación con el fin de especificar
requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.
Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de
validación, puede utilizar la propiedad Texto de validación para especificar el
mensaje que se mostrará al usuario.
Ejemplos de reglas de validación para campos:
Valor de Regla Valor de Texto de validación
de validación
<>0
Introduzca un valor distinto de cero.
0 O >100
El valor debe ser 0 o mayor que 100.
Como "K???"
El valor debe constar de cuatro caracteres y
comenzar por la letra K.
<#1/1/96#
La fecha debe ser anterior a 1996.
>=#1/1/97#
Y La fecha debe pertenecer al año 1997.
<#1/1/98#
Requerido
Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista
un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en
un registro deberá especificar un valor en el campo en cualquier control
dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo.
Permitir longitud cero
Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena
de longitud cero (" ") es una entrada válida para un campo de una tabla.
Uso de índices
Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo.
Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean
más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos,
puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Valores
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Valor
Descripción
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación
de la
barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se
esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error,
se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
seguiremos los siguientes pasos:
1 Seleccionar la celda adecuada.
2 Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la
barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de
la misma.
3 Modificar la información.
4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se
desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra
la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una
técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias
a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra
de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
OPERACIONES CON ARCHIVOS
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo,
guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora
de trabajar con libros de trabajo de Excel2000.