Manual de Constancia de Haberes

INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION
MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
SOFTWARE: CONSTANCIA DE HABERES
MANUAL DEL USUARIO (Versión Clipper 5.3a para DOS)
1.-
OBJETIVO
El presente documento tiene por finalidad explicar, a los responsables de
la Oficina de Economía, área de Tesorería las principales características
(opciones y ayudas) que presenta el software de Constancia de Haberes,
así como sugerir el procedimiento más adecuado para ingresar la
información al mismo.
2.-
ESPECIFICACIONES TECNICAS REQUERIDAS DEL EQUIPO
El equipo deberá tener como mínimo las siguientes características:

 
Computadora:
La característica mínima del equipo en el cual se instalara, corresponde a
una computadora 486 (acondicionada al problema informático del año
2000) con 16 MB de RAM y 200 MB libres de disco duro; en consecuencia,
el Software puede ser instalado en equipos Pentium en las diferentes
versiones de Sistemas Operativos (Windows 95 y 98).
El Software no puede ser instalado directamente en los equipos, deberá
ser ejecutado a través de la red.
La computadora debe tener la siguiente configuración: CONFIG.SYS con
files =100 y buffers = 80.
Impresora:
 
 
Impresora matriz de punto de carro angosto.
PROCESO DE INSTALACION Y ACCESO

Debe tener en cuenta que el software de Constancia de Haberes, es
de propiedad del Instituto Nacional de Rehabilitacion, por lo que queda
terminantemente prohibido su reproducción, comercialización,
distribución, alquiler o cesión a terceros, sin la autorización expresa de
la Dirección General del Instituto Nacional de Rehabilitacion.

Antes de instalar el software, verifique que su computadora se
encuentre libre de VIRUS informáticos, para evitar problemas al realizar
su trabajo.
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
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
La Computadora escogida para trabajar las “Constancias de Haberes”
debe de estar conectada a la red, y tener los derechos respectivos para
el uso del sistema en la red.
INSTALACION
 

El software de Constancia de Haberes, se encuentra instalado en la
red, en el volumen 3 letra I:\Haberes\exe\Hab.exe
 

El software debe ser manejado a través de la Red por medio de un
computador, el cual deberá tener un acceso directo del ejecutable del
sistema, deberá de crear un acceso directo cuyo directorio de origen
debe ser I:\Haberes\exe\Hab.exe. El usuario deberá ejecutar el sistema
por medio de dicho acceso directo.
ACCESO
Culminada la instalación del software, para acceder al mismo deberá hacer
lo siguiente:
 Desde el Acceso Directo “Haberes” dar doble clip, ó desde el prompt en
modo DOS I:\Haberes\exe\ DIGITAR Haber.
 A continuación, el sistema solicitará en pantalla el nombre del usuario,
para lo cual escribirá lo siguiente:
USUARIO
4.-
:
Haberes
MENUS DEL SOFTWARE
El software consta de cuatro (04) módulos principales, los cuales están
divididos en opciones tal como se describe a continuación:
A)
TABLAS
A.1 MAESTRO DE PERSONAL
A.2 CONCEPTOS REMUNERATIVOS.
A.3 CARGOS
A.4 UNIDAD ORGANICA
A.5 TIPOS DE PLANILLA
B)
MOVIMIENTOS
B.1 REGISTRAR PLANILLAS
B.2 IMPORTAR DATOS DE PLANILLA (PLH)
C)
REPORTES
C.1 CONSTANCIA MENSUAL
C.2 CONSTANCIA ENTRE PERIODOS.
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C.3
C.4
D)
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APORTES A FONAVI (IES)
QUINTA CATEGORIA.
UTILITARIOS
D.1 Crear Archivos.
D.2 Reindexa Archivos.
D.3 Backup de Archivos
D.3 Usuarios.
D.4 Manejador de Archivos
ESC (opción de Fin de Trabajo)
5.-
DESPLAZAMIENTO ENTRE LAS OPCIONES DEL SOFTWARE
Para desplazarse a través de los Menús use las teclas de flechas :


...Flecha hacia arriba
...Flecha hacia abajo
...Flecha hacia la izquierda
...Flecha hacia la derecha


Una vez que se posicione en la opción deseada presione la tecla
<ENTER>, luego el software presentará en pantalla la opción seleccionada.
6.-
DETALLE DE LOS MENUS DEL SOFTWARE
A)
TABLAS
A través de este modulo el usuario podrá ingresar información
acerca de los trabajadores de la institución.
A.1
Maestro de Personal.
Esta opción tiene por finalidad ver la relación de personal de la
institución detallando Código, apellidos y nombres , unidad orgánica,
cargo, nivel, plaza y tipo de planilla, en esta opción se podrá
ingresar a los trabajadores no registrados para lo cual se utilizara la
tecla INSERT donde aparecerá un menú con los siguientes item:





A.2
Código
Apellidos y Nombres
Cargo
Nivel
Tipo de Planilla
Conceptos Remunerativos.
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“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
Se Registran los datos en una tabla de conceptos remunerativos, los
cuales son utilizados para el ingreso de planillas, para ello se utilizara la
tecla INSERT, donde aparecerá un menú con los siguientes item




Tipo
Concepto
Descripción
Abreviatura
A.3
Cargos.
Registra la relación de cargos designados a cada trabajador de la
administración publica.
A.4
Unidad Orgánica.
Registrar la relación de unidades orgánicas de la entidad.
A.5
Tipos de Planilla.
Registra la relación de tipos de planillas.
A.6
Modelo de Haberes
B)
MOVIMIENTOS
A través de este modulo se iniciara el proceso de registro de
planillas, tanto en su forma manual como automática.
B.1
Registrar Planillas.
Es necesario tener en cuenta que, al iniciar esta opción se deberá
de registrar el numero de la boleta de venta con la cual iniciara la
ventas del día, seguidamente se deberá de llenar los siguientes
campos:
B.2
Importar datos de Planilla:
En esta opción se registra el Nº de Historia Clínica del paciente a fin
de que el sistema automáticamente registre los datos
correspondientes. Cuando el paciente no tiene Historia Clínica se
deberá asignar el numero 999999 procediéndose a escribir el
nombre y apellidos del paciente.
Origen:
“I” cuando se va a facturar el servicio o bien que corresponde a
una tarifa del Instituto.
“P” cuando se va a facturar el servicio o bien a que corresponde a
una tarifa particular.
Tipo de pago:
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“C” cuando la tarifa a facturar es el contado.
“CH” cuando la tarifa a facturar es con cheque
“E” cuando la tarifa a facturar tiene exoneración total.
“SE” cuando la tarifa a facturar es del Seguro Escolar gratuito
Consultorio:
pulsando [F1] tenemos la opción de seleccionar el consultorio de
atención código del consultorio
Observación:
“00” Cuando corresponde a una tarifa normal del paciente. Se
puede ingresar directamente el código del consultorio
“AC” Cuando el pago a realizar por una tarifa es a cuenta.
“ES” Cuando el pago a realizar por una tarifa tiene una
característica especial
OPCIÓN DETALLE:
Con [ENTER] seleccionaremos por medio del código o la descripción
de un artículo. El sistema grabará el código y descripción del
artículo, debiendo ingresarse la cantidad. El precio sale
automáticamente cuando en el tarifario se ha registrado el precio
como no variable y cuando se ha registrado el precio variable,
Entonces tendremos la opción de ingresar el precio que se desee.
También tenemos la opción de hacer los descuentos parciales.
[INSERT] nos permite seguir agregando más artículos.
[DEL] Permite BORRAR un artículo registrado con sus datos
correspondientes.
[F5] Permite grabar y emitir la boleta de Venta.
B.2
Visualizar Boletas Emitidas.
A través de esta opción el tesorero puede anular boletas de venta
en el día del arqueo, par lo cual se debe ubicar el el modulo de
CAJA y utilizar la tecla DEL, se anulara según los siguiente motivos
F4
F5
01
Error de impresión
02
Error de digitación
03
Devolución
04
Sin cancelar
05
Accidente
99
Otros
Permite agrupar las boletas por día
Permite buscar una boleta por su numero de emisión de caja.
C)
REPORTES VARIOS
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C.1
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Recaudación diaria por grupo
A través de esta opción el tesorero puede realizar el arqueo
de la caja, el sistema permite procesar e imprimir un reporte
de la recaudación diaria por grupo tarifario, para lo cual
debemos ingresar la fecha del arqueo inicio y termino del día,
nombre del cajero, turno, origen, se podrá anotar además
ocurrencias que se han encontrado.
C.2
Recaudación diaria por clasificador de ingresos
A través de esta opción el tesorero puede realizar el arqueo
de la caja, el sistema permite procesar e imprimir un reporte
de la recaudación diaria por Clasificador de Ingresos, para lo
cual debemos ingresar la fecha del arqueo inicio y termino
del día, nombre del cajero, turno, origen, se podrá anotar
además ocurrencias que se han encontrado
C.3
Boletas por Cajero
Permite al usuario procesar y emitir el reporte de las boletas
de la recaudación diaria o por un período de un determinado
cajero para lo cual debemos seleccionar el rango de fecha, el
cajero, turno y origen
C.4
Boletas por Caja
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte
de las boletas de la Recaudación diaria por cajas
C.5
Boletas por Nº de boletas
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el
resumen de la recaudación por Nº de Boletas
C.6
Boletas por Artículos
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir las
Boletas por Artículos de la recaudación.
C.7
Boletas por Servicios
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir las
Boletas por Servicios de la recaudación para lo cual
debemos seleccionar lo siguiente:
Detallado: Relación de boletas del Servicio
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General: Relación de artículos del Servicio
C.8
Recaudación por Cajero
Mediante esta opción nos permite procesar
resumen de la recaudación por cajero
C.9
y emitir el
Recaudación por Turno.
Mediante esta opción nos permite procesar
resumen de la recaudación por Turnos
C.10 Recaudación por Caja.
y emitir el
Mediante esta opción nos permite procesar
resumen de la recaudación por caja
y emitir el
C.11 Recaudación por fecha
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el
resumen por un rango de fecha la recaudación obtenida.
C.12 Recaudación por Servicio
Mediante esta opción nos permite procesar y emitir un
resumen de la recaudación por servicios.
C.13 Exonerados - Anulados
Resumen: Procesa y emite el resumen del total de las
exoneraciones realizadas por caja.
Detallado: Procesa y emite el listado de las boletas
exoneradas por cajero.
Anulados: Procesa y emite el resumen del total de las boletas
anuladas por cajero
E)
UTILITARIOS
E.1
Creación de Archivos.
Mediante esta opción nos permite crear los archivos para un
determinado período (año)
E.6
Reindexa Archivos
Esta opción permite el ordenamiento lógico de los archivos y
debe ejecutarse en forma continua para mantener el sistema
trabajando en optimas condiciones.
E.1
Genera Copia de Seguridad
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Permite al usuario generar copias de seguridad por cualquier
eventualidad que se presente. Se recomienda usar esta
opción diariamente, a fin de evitar doble trabajo.
E.3
Usuarios.
Mediante esta opción nos permite crear los usuarios del
sistema con sus respectivas claves de acceso con las
opciones siguientes:
[ INSERT ] registra la clave de acceso.
Cajero: Con [F1] se selecciona el cajero, pulsando [ENTER] nos
presentará la pantalla con todos los módulos y opciones, pulsando
[ENTER] nos permite habilitar o deshabilitar el acceso.
[ESCAPE], para abandonar la opción del usuario del sistema.
E.2
Manejador de Archivos
Esta opción permite modificar la base de datos, solo se utiliza
en casos que se requiera realizar algún mantenimiento a la
base de datos.
Tenga CUIDADO con el uso de esta opción, porque podría
eliminar toda la información existente en las tablas, se
sugiere ser utilizada por el supervisor del sistema ó personal
del área de informática.
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7.-
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MANEJO DE FUNCIONES
A)
Lista de Ayuda [F1]
Al presionar la tecla [F1] se muestra una lista con los códigos y
descripciones de los clasificadores y tablas maestras que posee el
sistema, a fin que seleccione el más adecuado en el campo donde
se posicione el cursor.
Adicionalmente, dicha tecla es utilizada para aceptar las opciones
elegidas y pasar a las pantallas de trabajo subsiguientes.
B)
Búsqueda [F2]
Opción que permite la búsqueda alfabética en las listas de ayuda de
Clasificadores y Tablas maestras incluidas en el software. Para
iniciar la búsqueda puede digitar simplemente las primeras letras de
la palabra a encontrar.
C)
Modificar [ENTER]
Permite modificar las descripciones de los catálogos, comprobantes
de pagos, recibos de ingresos, papeletas de deposito que hubiera
creado el responsable de Tesorería y así mismo, permite modificar
las cifras asignadas a estos. Para efectuar esta opción el usuario
deberá seleccionar la descripción a modificar y presionar la tecla
[ENTER]. Esta opción también permite variar las cifras consignadas
en los registros de gastos e ingresos.
D)
Impresión [F9]
Esta opción permite al usuario realizar la impresión de cada uno de
los tipos de reportes existentes, bastará seleccionar el tipo de
impresión a realizar y presionar la tecla [F9].
E)
Grabación
Los datos ingresados a través de los procesos del sistema se van
grabando en forma temporal al presionar la tecla ENTER, sin
embargo algunos campos se deberán de procesar para poder ser
grabados.
F)
Insertar Nuevos Registros [INSERT]
La tecla que permite realizar esta función es [INSERT] o [INS].
Dependiendo de la opción del menú donde se encuentra trabajando
el responsable de Tesorería, le permitirá crear nuevas documentos
o registrar los montos de gastos o ingresos que se prevee ejecutar
o recaudar en el año fiscal.
Eliminar [DEL]
Permite eliminar el documento donde se encuentra ubicado el
cursor, todas aquellas que se encuentran debajo de ésta. Por
ejemplo al eliminar un comprobante de pago, el software también
eliminará el asiento contable asociadas a dicho documento; una vez
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G)
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presionada la tecla [DEL] el software presentará la pantalla de
eliminar datos, solicitándole la confirmación de la acción.
También permite anular los documentos creados en las tablas
maestras por el responsable de Tesorería.
H)
8.-
Retorno Pantalla Anterior [ESC]
Esta opción permite al usuario retornar a la pantalla anterior a la que
se encuentra trabajando; bastará con presionar la Tecla [ESC].
CONSIDERACIONES GENERALES
a) El Software posee la opción de generar copias de seguridad de la
información procesada; úsela frecuentemente ( por lo menos una vez a
la semana). Esta es la única forma de cuidar su información.
b) Si por algún motivo sufriera daño la base de datos, el responsable de la
programación y formulación, deberá comunicarse inmediatamente y
remitir un informe del daño a la Oficina de Estadística e informática
para su reparación.
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