interacción con otros procedimientos

Edición:
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO Fecha:
ELECTRONICO INSTITUCIONAL
Código:
Página:
Primera
Octubre de 2011
203441003/031
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PROCEDIMIENTO: Actualización de cuenta de correo electrónico institucional
OBJETIVO: Mantener el control de las actualizaciones de los datos correspondientes a las cuentas de correo electrónico
asignadas a las Dependencias y Organismos Descentralizados del Gobierno del Estado de México mediante su
registro.
ALCANCE: Aplica al Departamento de Planeación Tecnológica de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática,
ya que dicho departamento es el encargado de brindar el servicio, así como a los usuarios que soliciten cualquier
actualización de cuentas de correo electrónico institucional.
REFERENCIAS

Manual General de Organización de la Secretaria de Finanzas, apartado 203441003, relacionado con el objetivo y las
funciones del Departamento de Planeación Tecnológica (Dirección General del Sistema Estatal de Informática) julio
de 2011.
RESPONSABILIDADES
El Departamento de Planeación Tecnológica de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática es la Unidad
Administrativa responsable de brindar el servicio de correo electrónico institucional.
El usuario deberá:
Generar solicitud de servicio anexando el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico
institucional” debidamente requisitado
 Observar y cumplir las consideraciones de uso del presente documento
 Cambiar su contraseña por lo menos cada 3 meses
 Notificar a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, por medio de correo electrónico, a la cuenta
[email protected], cualquier cambio que se deba realizar a la cuenta, tales como cambio de contraseña,
cambio de titular, cambio de adscripción dentro de la misma dependencia, así como solicitar la cancelación de su
cuenta de correo, por cambio de dependencia o baja en el servicio, mediante la utilización del formato FO-CEI-DII-01
“Actualización de cuenta de correo electrónico institucional”

Es responsabilidad del usuario de la cuenta de correo electrónico, recibir la cuenta de manera confidencial, así como el
cambio de la clave de acceso, haciendo uso del procedimiento “Cambio de Contraseña”, publicado en:
o https://mail2.edomex.gob.mx/owa/8.2.301.0/themes/base/DocOwa/Manuales01/CambioCuenta.pdf


Validar que su solicitud ha sido atendida y dar su Vo. Bo. al personal del Departamento de Planeación Tecnológica.
El responsable de brindar el servicio deberá:
 Recibe solicitud, analiza y define el tipo de solicitud que se pide.
 Realizar alta/baja /cambio de cuenta de correo
La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información deberá:
 Recibir solicitud y revisar que se adjunte el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico
institucional”
 Turnar petición al responsable de brindar el servicio de correo electrónico institucional
 En caso de improcedencia de la solicitud, comunicarse con el usuario para informarle del rechazo y los motivos
La Oficialía de Partes deberá:
 Recibir oficio de solicitud, revisar, firmar acuse de recibido y turnar para su atención a la secretaria de la Dirección de
Ingeniería de la Información.
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DEFINICIONES





DPT: Departamento de Planeación Tecnológica
Usuario: Servidor público autorizado por la DGSEI para acceder y usar el servicio de correo electrónico institucional.
Contraseña: Clave asociada a una cuenta de correo, necesaria para acceder a un buzón.
Dominio: Nombre del servidor de correo electrónico.
DGSEI: Dirección General del Sistema Estatal de Informática
INSUMOS

Solicitud de actualización de cuenta de correo electrónico institucional
RESULTADOS

Actualización de cuenta de correo electrónico institucional
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS
N/A
POLÍTICAS

Las notificaciones que se realicen vía correo electrónico a fin de informar sobre cualquier cambio que se deba realizar
a la cuenta se enviarán a la dirección de correo: [email protected], adjuntando el formato FO-CEIDII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico institucional”, publicado en la página web:
mail2.edomex.gob.mx, ubicado en el apartado Documentación

Será obligación del usuario enviar el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo electrónico”
debidamente requisitado, ya que el incumplimiento total o parcial impedirá la ejecución de su solicitud y en los casos
que aplique la cancelación de las cuentas de correo.

Las cuentas de correo electrónico institucional del Gobierno del Estado de México se identificarán a la siguiente
estructura:
<nombre de la cuenta>@edomex.gob.mx
Donde:
 El nombre de la cuenta tendrá una extensión máxima de 20 caracteres,
 @ la arroba que será permanente, y
 edomex.gob.mx, conocido como dominio y el identificador del servidor de correo electrónico institucional.

El uso indebido del correo electrónico será motivo de cancelación de la cuenta sin previo aviso al usuario.

Se considera uso indebido:






Utilización de la cuenta de correo para el envío o reenvío de contenidos que no tengan ninguna relación con las
actividades oficiales que realiza el titular o responsable de la cuenta.
El envío o reenvío de correos masivos (spam) sin una razón justificada.
El envío o reenvío intencional de correos que contengan virus informáticos u otros programas o software
malicioso
Manejo de escritura obscena, mal intencionada, calumniosa, difamación.
Permanecer por más de 30 días sin utilizar la cuenta de correo electrónico.
Si un usuario se ausentara de sus funciones por un plazo mayor a un mes (por ejemplo, en el caso de una
licencia), deberá notificar al administrador del correo electrónico indicando la fecha en que se reincorporará a
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sus funciones, para evitar la cancelación de su cuenta de correo. El tiempo de gracia para considerar anulada su
cuenta comenzará a contarse a partir del día indicado para la reincorporación a sus funciones.

Para establecer una nueva contraseña debe cumplirse:
 Longitud mínima 8 caracteres
 No utilice caracteres no ASCII, como letras acentuadas, eñes, etc.
 Debe contener, letras mayúsculas, letras minúsculas y números
 Debe ser diferente del nombre de usuario
 Debe diferenciarse de contraseñas anteriores.
DESARROLLO
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Procedimiento: Actualización de cuenta de correo electrónico institucional
No.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA /
PUESTO
ACTIVIDAD
1
Usuario
Por medio de correo electrónico o a través de oficio original y copia
solicita a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática la
actualización de las cuentas de correo electrónico institucional,
adjuntando el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de correo
electrónico institucional”
2
Oficialía de Partes
Recibe requerimiento, firma acuse, revisa, registra solicitud en sistema
para su control y seguimiento y turna a la secretaria de la Dirección de
Ingeniería de la Información para su atención
3
Dirección de Ingeniería de la
Información
La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información recibe
solicitud, revisa que se adjunte el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización
de cuenta de correo electrónico institucional”, valida los servicios que
requiere el usuario. Determina ¿Es procedente la solicitud?
4
Dirección de Ingeniería de la
Información
No es procedente
La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información se comunica
con el usuario a través de correo electrónico o por oficio y le informa que
su solicitud ha sido rechazada, explicando los motivos.
5
Usuario
Se entera que su solicitud fue rechazada, conoce los motivos y
posteriormente determina si es necesario solicitarlo nuevamente.
Se conecta con la operación 1
6
Dirección de Ingeniería de la
Información
Si es procedente
La secretaria de la Dirección de Ingeniería de la Información turna la
solicitud al responsable de brindar el servicio del Departamento de
Planeación Tecnológica para su atención
7
Dirección de Ingeniería de la
Información
El responsable de brindar el servicio del Departamento de Planeación
Tecnológica recibe solicitud, analiza requerimiento y revisa justificación y
determina: ¿Qué tipo de solicitud es?
8
Dirección de Ingeniería de la
Información
Si es alta
El responsable de brindar el servicio valida relación de cuentas de correo
de los datos del titular de la cuenta, a fin de validar que el usuario no esté
dado de alta con otra cuenta, que sea servidor público en función al
servicio del Estado de México, verifica disponibilidad de cuentas para el
número de usuarios solicitados y determina: ¿Existe disponibilidad de
cuentas para atender totalidad de usuarios?
9
Dirección de Ingeniería de la
Información
No existe disponibilidad
Personal del Departamento de Planeación Tecnológica envía por correo
electrónico, u oficio al usuario, las causas por las que su requerimiento no
pudo ser atendido.
Se conecta con la operación 5.
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No.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA /
PUESTO
10
Dirección de Ingeniería de la
Información
Si existe disponibilidad
El responsable de brindar el servicio atiende solicitud en base al
instructivo de trabajo de Creación de buzón para nuevo usuario (IT-CEIDII-01)
11
Dirección de Ingeniería de la
Información
El responsable de brindar el servicio informa al usuario por correo
electrónico o por oficio, según haya sido canalizado el requerimiento para
que valide y de su Vo. Bo.
Se conecta con la operación 14
12
Dirección de Ingeniería de la
Información
Si es baja
El responsable de brindar el servicio verifica la existencia de la cuenta en
el expediente electrónico, confirma que el usuario de la cuenta no le da
utilidad a la misma y realiza la baja de acuerdo al instructivo de trabajo de
Baja de buzón de correo (IT-CEI-DII-02) e informa al usuario vía oficio o
por correo electrónico que su solicitud de baja ha sido atendida.
Se conecta con la operación 14
13
Dirección de Ingeniería de la
Información
Si es cambio
El responsable de brindar el servicio verifica solicitud y atiende cambio
conforme a políticas de asignación de cuentas e informa al usuario que su
solicitud ha sido atendida solicitando que valide y de su Vo. Bo.
14
Usuario
Recibe comunicado revisa, valida y da su Vo. Bo. al personal del
Departamento de Planeación Tecnológica.
DIAGRAMA
ACTIVIDAD
Edición:
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PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE CUENTA DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL
Usuario
Dirección de Ingeniería de la
Información
Oficialía de Partes
Inicio
5
1
Por m ed io d e correo elect rónico o a t ravés d e
oficio orig inal y cop ia solicit a a la Dirección
General d el Sist em a Est at al d e Inform át ica la
act ualización d e las cuent as d e correo
elect rónico inst it ucional, ad junt and o el form at o
“ A ct ualización d e cuent a d e correo elect rónico
inst it ucional”
2
Recib e solicit ud , firm a acuse y reg ist ra solicit ud
en sist em a p ara su cont rol y seg uim ient o y t urna a
la secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la
Inform ación p ara su at ención
3
La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la
Inform ación recib e solicit ud , revisa q ue se ad junt e
el form at o FO-CEI-DII-0 1 “ A ct ualización d e cuent a
d e correo elect rónico inst it ucional” , valid a los
servicios q ue req uiere el usuario. Det erm ina
¿Es procedente la
solicitud?
NO
SI
4
La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e
la Inform ación se com unica con el usuario a
t ravés d e correo elect rónico o p or oficio y le
inform a q ue su solicit ud ha sid o rechazad a,
exp licand o los m ot ivos.
5
6
Se ent era q ue su solicit ud fue rechazad a,
conoce los m ot ivos y p ost eriorm ent e d et erm ina
si es necesario solicit arlo nuevam ent e.
La secret aria d e la Dirección d e Ing eniería d e la
Inform ación t urna la solicit ud al Dep art am ent o
d e Planeación Tecnológ ica p ara su at ención
1
7
El resp onsab le d e b rind ar el servicio d el
Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica
recib e solicit ud , analiza req uerim ient o y
revisa just ificación y d et erm ina:
ALTA
¿Qué tipo de solicitud
es?
CAMBIO
BAJA
8
12
El resp onsab le d e b rind ar el servicio
valid a relación d e cuent as d e correo
d e los d at os d el t it ular d e la cuent a,
a fin d e valid ar q ue el usuario no
est é d ad o d e alt a con ot ra cuent a,
q ue sea servid or p úb lico en función
al servicio d el Est ad o d e México,
verifica d isp onib ilid ad d e cuent as
p ara el núm ero d e usuarios
solicit ad os y d et erm ina
A
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Usuario
Dirección de Ingeniería de la
Información
Oficialía de Partes
A
NO
¿Existe
disponibilidad de
cuentas?
9
SI
El resp onsab le d e b rind ar el servicio d el
Dep art am ent o d e Planeación Tecnológ ica
envía p or correo elect rónico, u oficio al
usuario, las causas p or las q ue su
req uerim ient o no p ud o ser at end id o.
10
5
El resp onsab le d e b rind ar el servicio
at iend e solicit ud en b ase al inst ruct ivo
d e t rab ajo d e Creación d e b uzón p ara
nuevo usuario (IT-CEI-DII-0 1)
11
El resp onsab le d e b rind ar el servicio inform a
al usuario p or correo elect rónico o p or oficio,
seg ún haya sid o canalizad o el req uerim ient o
p ara q ue valid e y d e su Vo. Bo.
7
14
12
El resp onsab le d e b rind ar el servicio verifica la
exist encia d e la cuent a en el exp ed ient e
elect rónico, confirm a q ue el usuario d e la cuent a no
le d a ut ilid ad a la m ism a y realiza al b aja d e
acuerd o al inst ruct ivo d e t rab ajo d e Baja d e b uzón
d e correo ( IT-CEI-DII-0 2) e inform a al usuario vía
oficio o p or correo elect rónico q ue su solicit ud d e
b aja ha sid o at end id a.
14
7
13
11
12
El resp onsab le d e b rind ar el servicio verifica
solicit ud y at iend e cam b io conform e a p olít icas d e
asig nación d e cuent as e inform a al usuario q ue su
solicit ud ha sid o at end id a solicit and o q ue valid e y
d e su Vo. Bo.
14
Recib e com unicad o revisa, valid a y d a
su Vo. Bo. al p ersonal d el Dep art am ent o
d e Planeación Tecnológ ica.
Fin
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MEDICIÓN
Número mensual de solicitudes atendidas = Número mensual de solicitudes recibidas por correo + número mensual de
solicitudes recibidas por oficio
Registros de evidencias:
 El número mensual de solicitudes atendidas queda reflejado en el formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuenta de
correo electrónico institucional”
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Formato FO-CEI-DII-01 “Actualización de cuentas de correo electrónico institucional”
Edición:
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