Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura SIGC Sala Administrativa PROCEDIMIENTO PARA REGULAR, ORGANIZAR Y LLEVAR EL REGISTRO NACIONAL DE LOS PROFESIONALES DEL DERECHO 1. OBJETIVO Regular, organizar y llevar el registro nacional de los abogados, expedir la tarjeta profesional así como los duplicados y cambios de formato, mantener actualizado el sistema de información cómo el domicilio profesional, las sanciones disciplinarias impuestas y la expedición de la vigencia de las tarjetas profesionales de los abogados. 2. ALCANCE UNIDAD DE REGISTRO NACIONAL DE ABOGADOS Y AUXILIARES DE LA JUSTICIA 3. RESPONSABLE El Director del la URNA debe garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento. 4. DEFINICIONES CSJ: Consejo Superior de la Judicatura. Csj: Consejos Seccionales de la Judicatura. URNA: Unidad de Registro Nacional de Abogados T. P. : Tarjeta Profesional D-1, D-2 ...: Numero de Duplicados expedidos del mismo profesional Verificación del Acta de Grado: Cruce de información remitida por los establecimientos de educación superior y la aportada por el titulado. Verificación con la Registraduría Nacional del Estado Civil: Cruce de información para verificar la Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 1 de 6 supervivencia de los profesionales del derecho. Certificado de Vigencia: Es el documento mediante el cual se certifica el estado de vigencia o no vigencia de la Tarjeta Profesional de Abogado. Certificado de vigencia de la Tarjeta Profesional de Abogado y del domicilio profesional de éstos. Dicha certificación es solicitada por las Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura y demás autoridades del País. Vigencia sin identificación: Es el documento que hace referencia a la no inscripción como abogado, como quiera que no se han reportado datos o los aportados, están incompletos. 5. NORMATIVIDAD Ley 270 de 1996 Art. 85 numeral 20. Estatuto Orgánico de la Administración de la Justicia Decreto 196 de 1971 Estatuto del ejercicio de la Abogacía Ley 1123 de 2007 Procedimiento Disciplinario de Abogados. Acuerdo 002 1996 Delega competencia para llevar el Registro Nacional de Abogados Acuerdo 180 de 1996 Por el cual se dictan disposiciones sobre el control y cambio de formato de la T.P. Acuerdo 444 de 1999 Por el cual se dictan disposiciones sobre el formato antiguo de T.P. Acuerdo 2127 de 2003 Por el cual se determina el valor de la tarjeta profesional de abogado Acuerdo 8462 de 2010 Se ordena la expedición gratuita de certificado de vigencia de T.P. por la página web. de la Rama Judicial. 6. ACTIVIDADES PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recepcionar documentos para tramites de expedición de T.P. Recibir y revisar el Formulario Único para Múltiples Trámites totalmente diligenciado y los documentos que se requieren para la inscripción como para el duplicado de la T.P. los cuales deben venir debidamente foliados. Este trámite puede ser realizado ante los Consejos Seccionales de la Judicatura y en la URNA. Empleado del Consejo Seccional o de la URNA Asistente Administrativo G-6 2 Radicar el tramite solicitado Asistente Administrativo G-6 URNA 3 Aprobar y Verificar Requisitos Radicar el formulario único para múltiples trámites, junto con los documentos requeridos, los cuales se ingresan al aplicativo URNA por la sección de correspondencia con el número de la cédula de ciudadanía y nombre del solicitante. Una vez radicados se asignan al empleado responsable de la URNA para iniciar el trámite de inscripción o duplicado según el caso. Verificar el lleno de los requisitos de ley exigidos para la inscripción como abogado en el Registro Nacional y para la expedición de la respectiva Tarjeta Profesional de Abogado. 1 ACTIVIDAD Asistente Administrativo 16 Se confronta la información del acta de grado, con la Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 2 de 6 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE información aportada por los establecimientos de Educación Superior, verificando la veracidad de las autoridades que suscriben las actas de grado y el contenido de los mismos. En el evento que los documentos estén incompletos, se requiere al solicitante para que adjunte aquellos que hagan falta, actualizando la información en el aplicativo URNA, el cual se refleja en la página web de la rama judicial el estado del trámite. 4 Inscribir a los profesionales del Derecho y Asignar del numero de T. P. de abogado Ingresar los datos personales de los profesionales del derecho al aplicativo URNA y asignar el número de tarjeta profesional, generando un documento denominado acta de registro la cual quedará incluida en la hoja de vida del Abogado. Asistente Administrativo 16 5 Revisar los datos del abogado Se revisa el acta de registro de Abogado contra los documentos aportados por el solicitante, verificando que los nombres, identificación, universidad, y fecha de grado estén correctamente digitados. Auxiliar Judicial 2- 6 Elaborar la tarjeta profesional Se elabora carpeta individual identificada con el número de T.P., se realiza el listado de tarjetas para el envío a elaboración por parte del Contratista. Asistente Administrativo 16 7 Recibir las T.P de parte del Contratista Se reciben de parte del contratista las carpetas y tarjetas profesionales elaboradas y se realizar control de calidad. Las T.P. se clasifican por seccionales, se elaboran oficios y listados para remisión a los Consejos Seccionales, mediante correo especial certificado. Las carpetas son archivadas físicamente en orden consecutivo por número de tarjeta profesional. Asistente Administrativo G-9 8 Tramitar duplicados y cambio de formato de T.P. Verificar los documentos de la solicitud, se actualizan los datos del abogado, llevando un control interno de cuantos duplicados se han expedido para cada abogado, se produce el listado se solicitud de tarjetas para la elaboración por parte del contratista, y se clasifican por seccionales para su envío. Los documentos son archivados en la hoja de vida del abogado. Asistente Administrativo G-9 9 Entregar la tarjeta profesional al Se hace entrega de la tarjeta profesional de abogado directamente al interesado o en su defecto a persona autorizada con poder autenticado, quienes firman Formato Empleado Consejo Seccional Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 3 de 6 y 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD solicitante DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE acta de entrega de tarjeta profesional, el cual se remite a la URNA para su respectivo archivo en la Hoja de vida. Asistente Adtivo URNA G-6 10 Actualizar Información de fallecidos Se realiza la actualización de abogados fallecidos cada dos (2) meses, previa solicitud de la URNA a la Registraduría Nacional de Estado Civil. Este trámite cambia el estado de la tarjeta profesional a NO VIGENTE por fallecimiento del titular, resultado del cruce de información. Profesional Universitario 17 11 Actualizar Registro de Sanciones Disciplinarias Se registran sanciones disciplinarias de abogados emitidas por la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, determinando la fecha a partir de la cual empieza a regir la sanción (Ley 1123 de 2007 art. 47) se informa a los Consejos Seccionales de la Judicatura – Salas Disciplinarias - mediante correo electrónico y oficio. Sanciones las cuales se reflejan automáticamente en el certificado de antecedentes disciplinarios de la página web de la rama judicial. Las providencias físicas son archivadas en la hoja de vida y el archivo digital se ingresa a los documentos digitales. Auxiliar Judicial G-2 12 Actualizar domicilio profesional Los abogados deben diligenciar el Formato de Registro Domicilio profesional de Abogado, una vez allegado a la URNA se registra la información, se digitaliza el documento y se archiva en la hoja de vida Asistente Administrativo G-6 13 Expedir vigencias de Tarjeta de Abogado Asistente Administrativo G-6 14 Archivar Documentos Físicos Recepcionar solicitudes de Vigencia de Tarjetas Profesionales de Abogados, (entidades públicas o para el exterior) solicitudes que se hacen a través de SIGOBIUS o a través de solicitudes escritas de los usuarios; radicar en correspondencia las citadas solicitudes y asignar para su trámite al respectivo funcionario de la URNA, quien verifica el número de la Tarjeta profesional de Abogado y si éste tiene o no vigente la misma, generándose el certificado correspondiente, que es suscrito por el Director de la Unidad por quien este delegue, para posterior envió por correo al usuario o su entrega personal. Las vigencias de tarjeta profesional también pueden ser tramitadas a través de la página de la rama judicial donde debe digitar el número de identificación del abogado. Archivar todos los documentos aportados por los usuarios, lo que incluye la digitalización respectiva, previa foliación y el escaneo de los documentos. Asistente Administrativo G-6 Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 4 de 6 6. ACTIVIDADES PASO 15 ACTIVIDAD Publicarla Información DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Publicar el estado de los trámites solicitados a la Unidad a través de INTRANET e INTERNET para su utilización por los Usuarios. Profesional Universitario 17 7. REGISTROS NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Formulario único para múltiples trámites. El solicitante de inscripción como abogado. CODIGO Formulario registro domicilio profesional abogado. CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN de Por numero de Tarjeta profesional físico y digitalizado, backup de información. Ver tablas de retención documental. Ver tablas de retención document al. los de Unificación Hoja de Vida Archivo de URNA. Por numero de Tarjeta profesional, físico y digitalizado. Ver tablas de retención documental. Ver tablas de retención document al. Empleado URNA. Hoja de Vida de cada abogado. Por número de Tarjeta profesional. Ver tablas de retención documental. Ver tablas de retención document al. de Todos de Empleados URNA. de Acta de registro o inscripción. LUGAR DE ARCHIVO Archivo URNA. 7. ANEXOS No aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS Actualización de normatividad Acuerdo PSAA11-8462 de 2011. Verificación de las autoridades que suscriben las actas de grado y su confirmación. Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 5 de 6 Versión: 00 Código: P-MRA-01 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 6 de 6