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Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN FORMAL DE CUENTAS
GA-PR-02
CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ:
Sheyla Polo
Cargo: Profesional
Universitario
Firma:
Fecha
Versión
29 de
Junio de
2.012
04
15–05-10
03
03-03-10
02
REVISÓ:
José Fernando Mejía
Villanueva
Cargo: Jefe Control
Interno
Firma:
APROBÓ:
Horacio Escobar Luque
Cargo: Contralor
Distrital
Firma:
Cambio
Modificación del objetivo y del alcance del procedimiento. Se
elimina el análisis de la cuenta. Se eliminan definiciones en el
numeral 3. Se incluye la Resolución No. Resolución 115 de
2.011 en la referencia normativa. Eliminación del numeral 5.2.
Formulación y Evaluación del Plan de Mejoramiento
3. DEFINICIONES: Se redefine la definición de los términos
Cuenta extemporánea y Fenecimiento. Se agrega la definición del
término Carta de Conclusiones.
5.1 RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE CUENTAS. Se modifica la
actividad a Recepción, Revisión y Análisis de Cuentas y se
definen nuevos tratamientos para la recepción y revisión de la
cuenta
5.2. ANALISIS DE LA CUENTA. Se modifica a Revisión y Análisis
de Cuentas.
ITEM: 1. OBJETIVO: Se modifico Guía Audite 3.0 y la
Resolución No. 067 de 2.007 por Contraloría Distrital de Santa
Marta y la Resolución No. 137 de 2.009.
ITEM: 2. ALCANCE: Se modifico la Resolución 067 de
Septiembre 24 de 2007 por la Resolución No. 137 de 2009.
ITEM 3. DEFINICIONES: Se agregaron conceptos y definiciones
a las ya existentes.
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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN
FORMAL DE CUENTAS
ITEM 5.1 y 5.2: Se modificaron los nombres de los títulos de los
ítems el primero por “Recepción y revisión de cuentas” y el
segundo por “Análisis de Cuentas” y se actualizaron los mismos
de acuerdo a las normas de autorregulación y actividades
actuales del proceso.
Se suprimió el ítem 5.3 puntos de control del proceso de análisis
y revisión de cuentas y se agrego el ítem Formulación y
evaluación del Plan de Mejoramiento.
Se modificaron los ítems 6 y 7 de acuerdo a los registros
actuales del proceso y las normas de autorregulación y normas
legales.
Se modifico el encabezado del procedimiento, el pie de página y
se agrego el ítem 10. ANEXOS
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FORMAL DE CUENTAS
1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades para la recepción y revisión formal del
contenido de la cuenta que sobre la gestión fiscal presenta a la Contraloría
Distrital de Santa Marta, el responsable del Sujeto o Punto de Control o el
particular que maneje fondos o recursos públicos Distritales con el fin de
determinar el cumplimiento del deber legal de rendir cuenta.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de la cuenta a través del
Sistema Integral de Auditoría (SIA) y finaliza con la emisión de Informe de
Revisión de Cuentas.
3. DEFINICIONES
CUENTA: Se entiende por cuenta los informes suministrados a la
Contraloría Distrital de Santa Marta en la forma y términos establecidos,
sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.
REQUERIMIENTO: Acto administrativo por el cual se solicita al sujeto o
punto de control y/o al representante legal información o aclaración sobre
la información necesaria para la revisión formal de la cuenta.
4. RESPONSABLES
El Jefe de la Oficina de Control Fiscal es responsable por la divulgación y
seguimiento del procedimiento. Los funcionarios de la Oficina de Control
Fiscal son responsables de su implementación cuando así se designe.
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
• Constitución Política de Colombia, Artículos 268 y 272.
• Ley 42 de 1993, Artículos 8 y 65.
• Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009 “Por la cual se adopta el
Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta – SIA, se establecen los
métodos y forma de rendirla, se unifica la información que se presenta a
la Contraloría Distrital de Santa Marta y se dictan otras disposiciones.”
• Resolución 115 de 2.011 “Por la cual se modifica parcialmente la
Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009…”
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FORMAL DE CUENTAS
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Recepción de la Cuenta
El Sujeto o Punto de Control o el particular que maneje fondos o recursos
públicos Distritales deberá rendir la cuenta en los términos de calidad y
oportunidad que para el efecto defina la Contraloría Distrital de Santa
Marta.
Una vez vencido el termino para rendir la Cuenta, el Administrador del
Sistema Integral de Auditoria (SIA), remitirá al jefe de la Oficina de Control
Fiscal un informe de estado de rendición de formatos que arroja el SIA, así
como un informe de situaciones excepcionales que se hayan presentado en
el Sistema de Rendición de la Cuenta, tales como solicitud de prorrogas,
modificación de formatos, eliminación de sujetos, entre otros.
6.2 Revisión Formal de la Cuenta
El Jefe de la Oficina de Control Fiscal asignará a los funcionarios que este
considere la revisión formal de la cuenta, actividad que consiste en
establecer si la cuenta se determina como RENDIDA o NO RENDIDA y la
necesidad de expedir REQUERIMIENTO, según los siguientes criterios:
Cuenta RENDIDA. Cuando la cuenta cumple con todos los requisitos que
se presenta a continuación
1. Se presenta dentro del periodo y término establecido en las Resoluciones
137 de 2.009 y 115 de 2.011.
2. Se presenta en los formatos y con los requisitos establecidos en el
instructivo del Usuario del Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta de
la Contraloría Distrital de Santa Marta.
3. Corresponda al ejercicio fiscal rendido.
4. No se hayan subido formatos en blanco al portal del Sistema Integral de
Auditoria – SIA.
Para desarrollar la revisión formal de la cuenta se utiliza el formato GAFOR-09 Lista de chequeo Revisión Formal de la cuenta.
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FORMAL DE CUENTAS
Requerimiento
Para las cuentas RENDIDAS aplicará la expedición de requerimientos en
los siguientes casos:
•
•
•
Para Aclaración de la información Rendida.
Para Corrección de la Información Rendida.
Para soportar la información Rendida.
El funcionario delegado para la revisión deberá proyectar el requerimiento
solicitando al responsable de la Cuenta la explicación respectiva. El Jefe de
la Oficina de Control Fiscal, enviará el requerimiento al responsable de la
cuenta.
Cuenta NO RENDIDA. Cuando se presenta por lo menos una de las
siguientes condiciones:
1.
No se presenta dentro del periodo y término establecido en las
Resoluciones 137 de 2.009 y 115 de 2.011.
2. No se presenta en los formatos y con los requisitos establecidos en el
instructivo del Usuario del Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta de
la Contraloría Distrital de Santa Marta.
3. No corresponda al ejercicio fiscal rendido.
4. Se hayan subido formatos en blanco al portal del Sistema Integral de
Auditoria – SIA.
Para las cuentas determinadas como NO RENDIDAS el funcionario
encargado de efectuar la revisión proyectará el traslado sancionatorio y lo
remitirá a la jefatura de control fiscal, para que este despacho comunique
a la oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para lo de su
competencia.
Requerimiento
Para todas las cuentas determinadas NO RENDIDAS se expedirá el
respectivo requerimiento, solicitando la información no rendida.
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FORMAL DE CUENTAS
6.3. Informe de Revisión de Cuentas
Una vez el funcionario encargado haya terminado la revisión formal de la
cuenta, incluyendo la respuesta del requerimiento, comunicará el
resultado de la revisión mediante un informe de revisión de cuentas por
sujeto de control, al jefe de control fiscal, el cual debe ir acompañado del
Formato GA-FOR-09 Lista de chequeo Revisión Formal de la cuenta.
7. REGISTROS
GA-FOR-09 Lista de chequeo Revisión Formal de la cuenta.
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