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Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
PROCEDIMIENTO DE ANALISIS DE CUENTAS
GA-PR-03
CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ:
Sheyla Polo
Cargo: Profesional
Universitario
Firma:
Fecha
29 de
junio de
2.012
REVISÓ:
José Fernando Mejía
Villanueva
Cargo: Jefe Control
Interno
Firma:
Versión
01
Primera Emisión
APROBÓ:
Horacio Escobar Luque
Cargo: Contralor
Distrital
Firma:
Cambio
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PROCEDIMIENTO DE ANALISIS DE CUENTAS
1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades para el análisis del contenido de la cuenta
que sobre la gestión fiscal presenta a la Contraloría Distrital de Santa
Marta, el responsable del Sujeto o Punto de Control o el particular que
maneje fondos o recursos públicos Distritales con el fin de determinar
hechos relevantes para el ejercicio del control fiscal.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el análisis de cuentas dentro o fuera del
proceso auditor y finaliza con el pronunciamiento sobre la cuenta o el
informe de análisis de cuenta respectivamente
3. DEFINICIONES
CUENTA: Se entiende por cuenta los informes suministrados a la
Contraloría Distrital de Santa Marta en la forma y términos establecidos,
sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.
ANALISIS DE CUENTA: Es el estudio especializado de los documentos que
soportan legal, técnica financiera y contablemente las operaciones
realizadas por los responsables del erario durante un período determinado,
con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de
sus actuaciones. El producto del análisis de la cuenta es insumo para
procesos auditores.
FENECIMIENTO: Acto por el cual se pone fin a la revisión y análisis de la
cuenta rendida por los sujetos o puntos de control.
4. RESPONSABLES
El Jefe de la Oficina de Control Fiscal es responsable por la divulgación y
seguimiento del procedimiento. Los funcionarios de la Oficina de Control
Fiscal son responsables de su implementación cuando así se designe.
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
• Constitución Política de Colombia, Artículos 268 y 272.
• Ley 42 de 1993, Artículos 8 y 65.
• Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009 “Por la cual se adopta el
Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta – SIA, se establecen los
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métodos y forma de rendirla, se unifica la información que se presenta a
la Contraloría Distrital de Santa Marta y se dictan otras disposiciones.”
• Resolución 115 de 2.011 “Por la cual se modifica parcialmente la
Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009…”
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Análisis de Cuenta en Proceso Auditor
Para el proceso auditor, el análisis de cuenta se hará en desarrollo de la
fase de planeación del procedimiento de Auditoria Integral Modalidad
Regular y el pronunciamiento al respeto hace parte integral de los informes
de auditoría.
Dicho
pronunciamiento
debe
contener
la
determinación
FENECIMIENTO o NO de la cuenta, según la siguiente matriz:
OPINION ESTADO
CONTABLES
LIMPIA
CON SALVEDAD
NEGATIVA
ABSETENCION
FAVORABLE
D1
FENECIMIENTO
D4
FENECIMIENTO
D7
NO SE FENECE
D10
NO SE FENECE
OPINION GESTION
CON OBSERVACION
D2
FENECIMIENTO
D5
FENECIMIENTO
D8
NO SE FENECE
D11
NO SE FENECE
del
DESFAVORABLE
D3
NO SE FENECE
D6
NO SE FENECE
D9
NO SE FENECE
D12
NO SE FENECE
6.2. Análisis de cuentas fuera del proceso Auditor
El Contralor Distrital determinará que cuentas deben ser analizadas
basado en la programación del Plan General de Auditoria, resultados de
auditorías previas, documentos de origen ciudadano, avance de plan de
mejoramiento, funciones de advertencia, entre otros aspectos. Para ello
debe encomendar dicha labor a través de memorando de encargo a un
funcionario adscrito a la Oficina de Control Fiscal y en el mismo se debe
indicar si se solicita emitir concepto sobre el fenecimiento de la cuenta.
El funcionario delegado debe emitir un Informe de Análisis de Cuentas en
un término no mayor a diez (5) días hábiles a partir de la fecha de
comunicación del memorando de encargo.
6.2 Informe de Análisis de Cuenta
El informe de análisis de cuenta es un documento que compila el análisis
realizado a la información rendida por el sujeto o punto de control
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relacionada con una vigencia fiscal específica. El informe debe contener
como mínimo el análisis de los siguientes aspectos:
ASPECTO
−
Presupuesto
−
−
−
−
−
Contratación
−
−
−
−
−
Recurso
Humano
−
−
−
Gestión
Misional
−
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PROCEDIMIENTOS
Identificar los Actos Administrativos que soportan la
Gestión Presupuestal
Establecer con base en los porcentajes de ejecución
presupuestal y con base en el valor de los giros,
aquellos rubros que por su comportamiento irregular
puedan ser de interés dentro del proceso auditor. (baja
o elevada ejecución).
Revisar si hay concentración de recursos en bancos
sin inversión y/o sin rendimientos.
Establecer si hay cambios relevantes respecto de la
austeridad en el gasto.
Identificar si el objeto de los contratos es coherente
con la misión institucional.
Establecer si existen contratos pendientes de
liquidación a los cuales se les haya vencido el plazo.
Identificar de acuerdo con la información disponible
los posibles riesgos del sujeto de control en materia de
contratación.
Determinar la frecuencia en la suscripción de actos
contractuales con objetos similares o iguales.
Establecer la frecuencia en la celebración de contratos
con un mismo contratista o proveedor.
Determinar el porcentaje de contratos suscritos
durante el último mes del año.
Analizar el talento humano por niveles jerárquicos,
tipos de vinculación, áreas de apoyo y misional y su
evolución de un periodo a otro
Establecer si hay contratos de prestación de servicios
con objetos similares.
Establecer el número de funcionarios de planta y el
número de contratistas bajo la modalidad anterior y
su relación con la Misión y estructura orgánica de la
entidad.
Verificar la existencia de los documentos que
pertenecen al proceso estratégico de la entidad (Plan
Estratégico, Plan de Acción, Plan de Desarrollo, Plan
De Inversión, etc.) según aplique para cada entidad.
Identificar los mecanismos para el seguimiento y la
medición de la gestión de la entidad, su pertinencia,
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Contabilidad
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calidad y oportunidad
− Establecer si los indicadores presentados permiten
evaluar los principios de la gestión fiscal (eficacia,
eficiencia, economía, equidad, valoración costos
ambientales)
− Analizar la ejecución presupuestal de los proyectos de
inversión,
− determinar los de mayor porcentaje de asignación,
menores giros durante la vigencia
− Verificar la receptividad de la entidad frente a: el
cumplimiento del Plan de Mejoramiento y la función
de Advertencia.
− Analizar
la evolución y gestión de los procesos
judiciales de la entidad.
− Realizar un análisis vertical y horizontal de los
Estados Contables y determine los cambios relevantes
en el comportamiento de las cuentas.
− Identificar el compartimiento de las cuentas que
comprometen mayores recursos patrimoniales
− Corroborar la existencia del Informe de Control
Interno Contable y a partir de este definir puntos
críticos.
El informe debe contener un relación consolidada de hallazgos en el caso
en que se hubiere identificado en el proceso de análisis de la cuenta, así
como pronunciamientos, función de advertencias, entre otros.
7. REGISTROS
Informe de Análisis de Cuentas
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MODELO INFORME DE ANALISIS DE LA CUENTA
Revisada la cuenta que presentó el sujeto de control correspondiente al
periodo (mensual, intermedia y anual revisadas) éste dio cumplimiento en
la forma, término y métodos establecidos por la Contraloría de Distrital de
Santa Marta (En caso contrario enunciar si hubo prórrogas, solicitud de
complemento o corrección; incumplimiento y requerimiento por parte de la
Dirección Sectorial)
A través del análisis de contenido de la cuenta se determinaron los
siguientes resultados:
1.
2.
3.
4.
5.
Presupuesto
Contratación
Recurso Humano
Gestión Misional
Contabilidad
Enunciar las acciones derivadas del análisis, tales como pronunciamientos
o función de advertencia fiscal, en caso de haberse originado en el análisis
del contenido de la cuenta.
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