El Gobierno de Navarra crea una central informática de compras de

El Gobierno de Navarra crea una central informática de
compras de material de oficina para la Administración
El Gobierno de Navarra ha instalado en su red informática interna una
central de compras de material de oficina para las unidades de la
Administración de la Comunidad Foral.
El nuevo sistema permite mayor agilidad en los pedidos, más rapidez en
los aprovisionamientos, un ahorro de coste de almacenamiento propio, un
control centralizado del gasto en bienes fungibles y un abaratamiento de los
precios al introducir mecanismos de transparencia de mercado en las ofertas
de las empresas.
La Administración del Gobierno de Navarra gasta al año 1,45 millones
de euros en material de oficina. La centralización del procedimiento de
compras ha permitido un abaratamiento inicial del 15% de los costes y,
mediante las revisiones semestrales del servicio, se ha alcanzado, en el
periodo de prueba del nuevo sistema, una reducción adicional del gasto del
8,7%.
Además de los artículos de oficina, esta central informatizada de
compras incluye otras dos ofertas de productos que pueden ser adquiridos por
las unidades administrativas del Gobierno de Navarra. La primera está
formada por los productos contenidos en el sistema centralizado de compras
del Estado, al que la Administración foral está adherida, que incluye 70.000
artículos diversos, entre los que destacan el mobiliario de oficina, vehículos y
equipamientos diversos. El segundo grupo, denominado “bienes no
normalizados” está constituido por los productos del catálogo de las empresas
proveedoras del Gobierno de Navarra.
La implantación de este sistema de compras ha sido una iniciativa del
Servicio de Patrimonio de la Dirección General de Asuntos Europeos y
Planificación, que es el órgano encargado de la gestión de compras de la
Administración foral, y su realización ha sido impulsada por la Dirección
General para la Sociedad de la Información. La tecnología del portal de
compras ha sido desarrollada por la empresa pública Trabajos Catastrales de
Navarra SA (TRACASA).
En días pasados, los directores generales de Asuntos Europeos y
Planificación, José Ángel Zubiaur Carreño, y para la Sociedad de la
Información, Ángel Sanz Barea, han presentado a los responsables de las
unidades administrativas y de compras de la Administración el nuevo sistema,
que empezará a funcionar con carácter general mañana, jueves 29 de enero,
aunque el Servicio de Patrimonio lo viene utilizando en régimen de prueba
desde hace un año.
El sistema de compra
El nuevo procedimiento de compra es accesible a todos los funcionarios
de la Administración de Navarra a través del ordenador de su puesto de
trabajo y los pedidos se realizan por medio de la figura del “comprador”, un
funcionario autorizado por cada unidad administrativa, que encarga la compra
al proveedor de su preferencia, elegido entre las tres empresas
suministradoras que, por concurso público, tienen suscrito un contrato marco
de aprovisionamiento con la Administración del Gobierno de Navarra.
El catálogo de material de oficina de estas tres empresas aparece en la
pantalla del ordenador con el detalle de precios y características de los
productos, lo que da ocasión al comprador de cada unidad administrativa a
cotejar las ofertas, elegir la más conveniente a sus necesidades y optimizar así
sus recursos presupuestarios. Después de elegido el producto y la cantidad, el
comprador hace el pedido electrónicamente y la empresa está obligada a
servir el producto en la sede del comprador en una plazo máximo de 24 horas,
cualquiera que sea la localidad de Navarra donde esté ubicada.
El sistema permite al Servicio de Patrimonio del Gobierno de Navarra,
hacer un seguimiento centralizado de todas las compras de material de oficina,
(lo que no ocurría hasta ahora, ya que se contaba con un cierto margen de
autonomía de las unidades administrativas) con la consiguiente inmediatez en
el control del gasto y de seguimiento de la calidad del servicio de las
empresas.
La oferta contenida en esta central de compras abarca la totalidad de
los productos del catálogo de las tres empresas, pero el 85% de los consumos
ordinarios de la Administración se ciñe a unos quinientos artículos, sobre los
que el Servicio de Patrimonio realiza un seguimiento especial de precios y
calidades.
La exigencia de que el suministro se haga en 24 horas a cargo de las
empresas proveedoras hace innecesaria la permanencia de los stocks propios
de la Administración con el consiguiente ahorro en gastos de almacenaje. De
añadidura, la transparencia de la demanda permite introducir cambios en la
oferta de las empresas para adecuarla mejor a las necesidades de la
Administración.
Por ahora, la central de compras abarca solamente al material de
oficina, pero está en estudio la extensión a otros productos de consumo
habitual de la Administración foral, como herramientas, ropa y otros insumos.
Los otros productos ofrecidos en la central de compras, tales como los
del sistema centralizado del Estado y los llamados “bienes no normalizados”
de las empresas proveedoras de la Administración, pueden ser adquiridos por
las unidades administrativas por los procedimientos previstos en la Ley foral
de Contratos. El sistema informatizado ofrece los formularios e instrucciones
de carácter procedimental y legal para hacer los pedidos, lo que supone
también un ahorro significativo en términos de tiempo.
Pamplona, 28 de enero de 2004