Reduce el parque de impresoras, el consumo de papel y la

Reduce el parque de impresoras,
el consumo de papel y la
factura energética gracias a la
racionalización de la impresión
Grup Mutuam
Health Care
Grup Mutuam - Health Care
Grup Mutuam simplifica la gestión de la
impresión para ahorrar costes y ganar eficiencia
La empresa
Constituido
en 1905, el Grup
Mutuam es un conjunto de entidades
prestadoras de servicios sanitarios
y sociales con una mutualidad de
previsión social como entidad matriz.
Pertenece al sector denominado de
la “economía social”. En el ámbito
sanitario ofrece asistencia primaria y
de especialistas a 31.000 personas,
a cargo del Servei Català de la Salut.
También gestiona dos centros
socio-sanitarios con 270 plazas,
dos hospitales de día con 44 plazas
y 6 PADES (equipos sanitarios de
soporte especializado a domicilio de la
atención primaria).
Además, actualmente realiza una
experiencia piloto de atención sanitaria
a pacientes frágiles en casi 300
residencias geriátricas de Barcelona
y el Vallés occidental y oriental. En el
ámbito de la atención a la dependencia,
gestiona 1.163 plazas repartidas en 8
residencias asistidas; 17 centros de
día y complejos de apartamentos con
servicios para gente mayor. También
presta asistencia a domicilio a unas
2.000 personas al año.
El reto
Las actividades que desarrolla Grup
Mutuam para la gestión y prestación
de estos servicios sanitarios y
sociales generan un alto volumen
de documentación impresa, desde
las recetas prescritas a los pacientes
por el Servei Català de la Salut (una
media de 3.300 recetas diarias) a los
contratos de alquiler y suministros, los
ingresos en residencias, las nóminas
de sus 1.100 trabajadores, las
facturas de proveedores, entre otros.
“Nuestro antiguo parque de impresión
estaba compuesto por varios
equipos de diferentes fabricantes,
antigüedades
y
capacidades
funcionales, lo que ocasionaba
problemas técnicos relacionados con
la calidad y la velocidad de impresión,
así como continuas averías y un
alto stock de consumibles”, afirma
Carles Aguiló, Director Técnico
de Sistemas de Información y
Comunicaciones de Grup Mutuam.
El trabajo diario se veía dificultado
por las limitaciones en cuanto a
disponibilidad de los equipos, la falta
de prestaciones -como la impresión a
doble cara o la función de escáner- y
la imposibilidad de frenar a tiempo las
impresiones erróneas, lo que generaba
un gasto innecesario de papel y tóner.
Esta carga de trabajo recaía además
sobre su reducido personal TI, un
equipo de cuatro personas que
atiende a 584 usuarios y 37 sedes
controladas de forma remota, y
que necesita centrar sus recursos
en los procesos críticos de negocio.
En este escenario, los objetivos
que se planteó el grupo fueron:
•
Renovar el parque de reprografía
y
simplificar
su
gestión
•
Reducir los costes de impresión
y racionalizar el uso del papel
•
Eliminar el inmovilizado en
consumibles (trabajaban con
varios tipos distintos de tóner)
•
Garantizar la alta disponibilidad e
impresión segura en los equipos
Para ello, decidió implantar la
propuesta de renting de Canon para
renovar el parque de equipos en su sede
de Barcelona y los centros asociados.
Confiaron en Canon por la
profesionalidad de su personal
técnico, la alta calidad de la solución
tecnológica propuesta, la rápida
respuesta suministrada ante cualquier
incidencia y la reducción significativa de
costes que les suponía homogeneizar
el parque de impresoras y tóners.
•
25 multifunción sin impresión
segura para administrativas de
consultorios y delegaciones
•
76 impresoras pequeñas en red
para los equipos de los médicos
La implementación de la solución de
gestión uniFLOW garantiza ahora la
impresión segura con código PIN y
les ofrece la opción Sígueme, para
imprimir en cualquier impresora
independientemente de la ubicación.
La seguridad en la impresión, dada la
naturaleza confidencial y sensible de la
información sanitaria, era uno de los
aspectos esenciales para el grupo.
En el nuevo entorno, los usuarios
envían los trabajos a una sola
impresora y pueden recogerlos,
mediante identificación, en el equipo
disponible más cercano. En el display
se muestran los trabajos pendientes
y se pueden eliminar fácilmente las
impresiones erróneas.
Todos los nuevos dispositivos
permiten imprimir a color, doble cara
automática y calidad mínima de 600 x
600 ppp -por defecto, la impresión está
configurada en B/N para contribuir al
ahorro de costes.
Asimismo, mensualmente se generan
informes por departamentos y centro
de coste para llevar un control y
seguimiento exhaustivo de los trabajos
de impresión realizados.
Para el Grup Mutuam ha sido vital
que el proyecto incluya la opción
de impresión segura para poder
garantizar el adecuado tratamiento
de la información confidencial, según
los requisitos de la LOPD en el sector
sanitario.
“La seguridad en los trabajos
de impresión es máxima,
Se han desplegado un total de 129
un aspecto crítico dado el
impresoras:
• 28 multifunción con impresión carácter sensible de muchos
segura
de los datos que manejamos”
La solución
Grup Mutuam - Health Care
La implantación se completó a
mediados de 2012 e incluyó la
formación impartida por los técnicos
de Canon para optimizar el uso de los
equipos.
nuevo sistema de coste por página de
Canon”, concluye Carles Aguiló. Ahora
Grup Mutuam:
•
Disfruta de alta disponibilidad en
todos los equipos
Resultados
•
Ha racionalizado el uso del papel
(eliminando las impresiones
muertas y errores de impresión)
•
Ha reducido sus costes totales
en un 13%, ya que ha pasado de
tener 209 equipos a solo 121
•
Ha eliminado el stock de
consumibles, descargando al
departamento de compras y
almacenes de la gestión del tóner
•
El departamento de TI ya no
tiene que solventar averías o
encargarse del mantenimiento
de los equipos, reduciéndose así
considerablemente las incidencias
de impresión
Grup Mutuam ha alcanzado uno de
sus principales fines, la reducción del
impacto medioambiental; se prevé un
recorte de hasta el 20 % en el consumo
anual de papel –gracias a la impresión
a doble cara y a la eliminación de las
impresiones erróneas- y el número de
dispositivos por centro se ha reducido
a menos de la mitad, contribuyendo
así a la rebaja del consumo energético.
En términos globales, esto se ha
traducido en un ahorro total de costes
del 13%.
Los últimos avances en el proyecto
han sido la implementación de la
impresión desde dispositivos móviles
(smartphones y tabletas) para ofrecer
a los empleados mayor facilidad de
uso y flexibilidad en sus tareas.
Como organización abierta a la
innovación y con el fin de continuar
agilizando el trabajo diario, Grup
Mutuam se plantea, de cara al futuro,
ampliar el proyecto de impresión con
la solución de gestión documental de
Canon.
“La eficiencia y la optimización han
sido las dos grandes ventajas del
Principales objetivos alcanzados
•
Renovación
impresoras
del
•
Reducción de costes (incluyendo
consumibles y mantenimiento en
el precio por página)
•
Eliminación
consumibles
•
Mejora de la productividad y la
eficiencia
del
parque
stock
de
de
“Ahora sabemos cuánto
consume cada persona
y cada departamento.
Además de ganar en
eficiencia, hemos reducido
el gasto energético y de
papel considerablemente”
“A pesar de haber crecido en número de
usuarios, hemos reducido los costes totales
en un 13 %, incluyendo consumibles y
renting de equipos”
Canon Inc
Canon España
www.canon.com
Av. de Europa, 6
28108 Alcobendas
Madrid
Telf: 91 538 45 00
Fax: 91 564 01 17
Canon Europe
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©Canon Europa 2013
www.canon.es
Folleto realizado con un sistema de impresión
Canon imageRUNNER ADVANCE C9070 PRO