Instituto de Previsión Social de la Provincia de Buenos Aires

BANCO DE PROYECTOS EXITOSOS DE LA GESTION PUBLICA
DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
Informe de Presentación
Fecha de presentación: 30/06/2003
1.
GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES (IPS).
MISIÓN: Creado mediante la Ley 5425, sancionada en 1948, el Instituto de Previsión Social de la
Provincia de Buenos Aires, actúa como persona jurídica de derecho público y tiene por finalidad
desarrollar en el territorio bonaerense los fines del Estado Provincial en materia de previsión social. A
tal fin, el organismo desarrolla las siguientes funciones:
Orientar la política de Previsión Social en el territorio de la Provincia de Buenos Aires.
Asesorar a los poderes públicos en materia de Previsión Social y aconsejar al Poder Ejecutivo
la adopción de medidas tendientes a su perfeccionamiento.
Recaudar los recursos, conceder y pagar las prestaciones, disponer la inversión de fondos y
rentas de cada sección y realizar los demás actos administrativos inherentes a la naturaleza
del Instituto, bajo la responsabilidad personal y solidaria de los miembros del Directorio.
Esta Ley ha sido modificada y ampliada por sucesivas normas que contemplaron diversas
problemáticas. El IPS tiene como instrumento fundamental la recaudación de los aportes y
contribuciones de los empleadores y empleados estatales y de los docentes privados de la provincia
de Bs. As. A su vez con estos aportes se liquidan los haberes de los que cumplen con los requisitos
jubilatorios (o de pensión) a partir de la edad de retiro hasta la baja del sistema. Sistema este,
Público de Reparto, solidario.
Por otra parte, tiene a su cargo, la administración y otorgamiento de las pensiones graciables en el
ámbito de la Provincia de Buenos Aires, como así también, el seguimiento y control para la
continuidad de las mismas.
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FUNCIONARIO RESPONSABLE: Lic. Ricardo Buiraz. PRESIDENTE DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL
ÁREAS INTERVINIENTES: Dirección de Personal, Equipo de Modernización, Departamento de
Personal, Dirección de Cómputos y Organización
RESPONSABLE DE LA POSTULACIÓN: MARTA SCAFATI, Directora de Personal, Servicios y
Coordinación de Trámites
MARIO TÓRTORA, Jefe del Departamento de Personal
GUSTAVO EDUARDO RODRÍGUEZ, Asesor
DIRECCIÓN: Calle 47 N° 530
CPA: 1900
TELÉFONO: 429-6562
EMAIL: [email protected]
SITIO WEB: www.ips.gov.ar
NOMBRE DE LA EXPERIENCIA O CASO QUE SE POSTULA: Sistema Integral de Personal
TEMÁTICA EN EL QUE INSCRIBE: Informatización de la información referida al personal del organismo.
Agilizar la gestión de los RRHH.
CÓDIGO:
(No completar. El código será establecido por la SME)
FECHA DE INICIO DEL PROYECTO, PROGRAMA O PRÁCTICA: Septiembre/2002
EN CASO DE TRATARSE DE UN PROYECTO ASOCIADO, INDICAR: -
SOCIO/S: Ninguno
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2.
DESCRIPCIÓN DE LA EXPERIENCIA O CASO
Brevemente responda las siguientes preguntas:
1.
¿En qué consiste la experiencia o caso?
Creación de un Sistema informático Integrado de Personal (SIP), que surge de la necesidad
de contar con un software de gestión que contemple todas las necesidades operativas para la
administración rápida y actualizada de los datos de la planta del organismo, para su posterior
tratamiento. Respetando la legislación vigente en el ámbito de la Provincia de Buenos Aires (Ley
10.430 y 10.449). Evitando la duplicidad de datos y controles, optimizando el aprovechamiento de
recursos de las oficinas de personal.
El proyecto esta diseñado en forma modular lo que permitiría, previo análisis, adaptarlo a
otros Regímenes Estatutarios, teniendo como módulo principal el de Persona, que contiene los datos
del Agente.
Los módulos serán los siguientes:
Persona

Planta (Permanente, Temporaria, Autoridades superiores)

Rentados

Contratos de Locación de Obra

Postulantes a Rentado

Familiares

Comisiones (externas e internas)
Planteles básicos

Presupuestos

Cargos

Funciones

Vacantes

Foja de Servicio

Prestación de Servicio
Estructura del IPS

Unidades Organizativas
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
Domicilio de las Unidades Organizativas

Teléfonos de las Unidades Organizativas

Organigrama
Convenios con Instituciones Educativas

Instituciones Educativas

Planes de Estudio

Convenios
Prácticas Rentadas

Contratos

Carreras

Vacantes

Vencimientos

Regularidad
Capacitación

Estudios Formales (Primario, Secundario, Universitario)

Estudios no formales

Cursos Realizados

IPAP

Otros Cursos

Idiomas

Interna
Licencias y Ausentismo

Licencias

Licencias sin goce de sueldo

Vacaciones

Carpetas Médicas

Estadísticas de ausentismo (inasistencias y llegadas tarde)
Antigüedades Reconocidas

Años de servicio en otros organismos

Discriminación entre aportes nacionales, provinciales, municipales, privados

Cálculo de la antigüedad
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
Calculo de años de servicio

Caso especial: Docentes
Asistencia (Sistema de huellas digitales)

Comisiones

Compensatorios

Días de examen

Ingresos y egresos

Feriados, Paro, Asueto

Omisión Generalizada

Reportes a Sueldos

Cálculo de horas extras
Sueldos/Horas Extras

Liquidación de sueldos

Liquidación de horas extras

Descuentos

Bonificaciones
Declaración de bienes
Penas disciplinarias
Certificados
2.

IOMA

Accidentes de Trabajo – ART

etc.
¿CUÁLES SON LOS PROBLEMAS A RESOLVER?
Falta de confiabilidad en la información.
Dificultad o demora en acceder a los datos del personal. A consecuencia de esto, se demoran
también las tareas en que se requiere acceder al legajo del personal.
Repetición de la información, producida por guardar la información en planillas de cálculo
(Excel) o por sistemas sectoriales de propósito único. Lo que además de dificultar tener la
información actualizada, provoca inconsistencias.
5
3.
¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS QUE JUSTIFICAN LA EXPERIENCIA O CASO?
Contar con una base de datos única, para eliminar la duplicidad de datos.
Contar con información actual e histórica de situación de revista, datos personales, datos de
asistencia (carpetas médicas, licencias, etc) y toda la información contenida en el legajo
personal, de todos los agentes.
Minimizar la tasa de error en las tareas, al contar con datos consistentes, confiables e
instantáneamente.
Mejorar la administración.
Contar con la base de datos necesaria para realizar estadísticas.
Destinar el personal a tareas más calificadas, necesarias en el sector.
4.
¿CUÁL ES LA POBLACIÓN BENEFICIARIA – USUARIA DE LA EXPERIENCIA O CASO? (SI ES POSIBLE
INDIQUE UNA ESTIMACIÓN SOBRE EL NÚMERO DE PERSONAS BENEFICIARIAS)
Todo el personal en actividad de los Organismos en que se utilice el sistema (750 en el caso
del IPS).
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¿CÓMO SE HA DESARROLLADO? (BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS / PROCESOS
INVOLUCRADAS)
El desarrollo del SIP conlleva variados aspectos de la gestión de personal. Por esto, y como
se dijo anteriormente, los desarrollos se vienen realizando modularmente. Esto nos permite
contar con partes del sistema funcionando antes de concluir el proyecto. Otro aspecto del
porque de esta forma de trabajo es que se utilizan distintas alternativas tecnológicas para su
implantación.
1.- Etapa de Análisis de todos los circuitos administrativos del sector. Evaluando la
información requerida interna y externamente al Departamento de Personal (Análisis de
requerimientos).
2.- Creación del Modelo de datos y especificación funcional que contemple lo analizado en
la etapa anterior.
3.- Programación.
4.- Pruebas.
5.- En los proyectos que se requieren comprar productos ya desarrollados, sólo se realizan
tareas de análisis de requerimientos.
1.
¿CUÁLES SON LOS PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) QUE RESULTARON DE LA IMPLEMENTACIÓN
EXITOSA DE LA FORMA DE GESTIÓN QUE SE POSTULA?
Sistema de control de asistencia de Personal.
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Sistema de Administración de los legajos del personal.(Brindar Información en tiempo real de
Situación de Revista, Cargos, Licencias, Etc.)
Brindar información on-line a los usuarios del Sistema (Información de Asistencia Módulo
Asistencia ya Implementado)
¿QUÉ OBSTÁCULOS –NUDOS CRÍTICOS- HAN ENFRENTADO PARA SU IMPLEMENTACIÓN EFECTIVA?
2.
La falta de recursos humanos para su implementación o contar parcialmente con ellos, dado
que se encuentran afectados a otras tareas además de este proyecto.
3.
¿EL PROYECTO HA IMPLICADO CAMBIOS NORMATIVOS? DESCRIBA BREVEMENTE.
No. Dado que el Sistema esta orientado a la aplicación de la Ley 10.430 vigente y es
totalmente adaptable a las modificaciones normativas que pudieran hacerse.
4.
¿QUÉ APRENDIZAJES SE HAN INFERIDO A PARTIR DE LA EXPERIENCIA O CASO?
De acuerdo a lo analizado hasta el momento con la implementación del sistema biométrico,
(Módulo Asistencia Sistema de registro de ingreso y egreso del personal) dado que el mismo
ya se encuentra en producción se ha logrado una mayor eficiencia y rapidez en la
administración de la información referida a la asistencia del personal, dado que se cuenta con
dicha información en forma -.ON LINE, enviando dicha información a través de la Intranet con
que cuenta el Organismo.- Además se logra que el personal se capacite en las nuevas
tecnologías que se utilizan en las Organizaciones mas modernas. En lo referente a los
Módulos que se encuentran en etapas de desarrollos se esperan lograr los mismos
resultados.-
2.1.
-
OTROS DATOS RELEVANTES
RECURSOS HUMANOS INVOLUCRADOS EN LA EXPERIENCIA:
MARTA SCAFATI, Directora de Personal, Servicios y Coordinación de Trámites
GUSTAVO EDUARDO RODRÍGUEZ, Asesor
MARIO TÓRTORA, Jefe del Departamento de Personal
ANALÍA IZURIETA,
ENESTO DE SANTIS,
MARTÍN GOMEZ,
MARCELO HERMIGARATE
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-
COMPOSICIÓN PRESUPUESTARIA:.

El costo de equipo biométrico de registro de asistencia y el Software del reloj, y del
administrador de asistencia es de $9.770,00.- (a Enero de 2003).

Instalación de PC con conexión de red vinculada al reloj digital $1.500,00.- (a Enero
de 2003).

En cuanto al software del resto de los módulos, son desarrollados por personal del
organismo.
Es importante aclarar:

que el tipo y la cantidad de equipos biométricos (relojes) necesarios,
dependerá de la cantidad de personal de revista de cada Organismo.

En caso de necesitar mas de un equipo biométrico (relojes) el costo de los
mismos se reduce a $6.743,00.- (a Enero de 2003).

Si bien las cotizaciones que informamos figuran en pesos, las empresas
fijan los mismos en dólares, esto significa que de Enero a la fecha el costo
de los mismos pudo haber variado.

Para la erogación del gasto se utilizaron fondos de la partida presupuestaria
propia del Instituto de Previsión, denominada “Bienes de Capital” , el gasto fue
aprobado por del Honorable Directorio.

Las gastos presentados en el presente informe, es lo que se pago a la fecha
indicada entre paréntesis.
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3. ANÁLISIS DEL CASO SEGÚN LOS CRITERIOS DE CALIFICACION
a) Innovación, creación o adaptación de tecnologías administrativas.

Señale la o las tecnologías administrativas trabajadas en la experiencia o caso e indique si
fue producto de la innovación, la creación o la adaptación.
Las tecnologías administrativas que se tuvieron que adaptar fue de pasar de un sistema
manual de registro de asistencia a uno totalmente informatizado, logrando con ello, una mayor
rapidez en la administración de la información relacionada a la asistencia Esta información
serán ampliada cuando el sistema este completado, y se puedan obtener datos de revista,
antigüedad, y todos los expuestos en los módulos señalados en el punto 1.

Describa las nuevas prácticas administrativas
(las nuevas formas de organización del
trabajo), generadas por la innovación, creación o adaptación, destacando el aporte de la
experiencia o caso a la resolución de problemas de gestión pública.
Con el creación de Software realizado por agentes del Departamento de Personal y de la
Dirección de Organización y Computación del Organismo para adaptarlo a la Intranet ya
existente, posibilitando que cada agente pueda consultar desde una PC su situación de
asistencia, cantidad de Horas extraordinarias hasta una fecha dada, con esto se logra un
ahorro en tiempo de respuesta a los requerimientos del personal, eliminado impresiones en
papel innecesarios con el consiguiente ahorro de insumos, solucionando de esta manera
varios aspectos que hacen a la función de los Organismo Públicos, economía de insumos,
capacitación del personal en herramientas orientadas en nuevas tecnologías, disminución de
la tasa de error al eliminar muchos pasos manuales, tomando en cuenta que el requerimiento
de equipamiento existente en otras reparticiones existe con algunos ajustes teniendo en
cuenta y previo análisis de las situaciones de cada sector creemos que el sistema es
adaptable a otros ámbitos públicos. Además esta información ha de ser ampliada con los
otros Módulos que integran el sistema permitiendo brindar información requerida interna (Por
ejemplo Generación de Archivos para la liquidación de Sueldos, Alimentar al R.U.P.A,
etcétera).

Describa las nuevas relaciones de coordinación, delegación, concertación o cooperación
entre organizaciones públicas y la sociedad civil.
El S.I.P se orienta en el concepto de que la base de datos que contenga la información será
administrada desde la oficina de personal e ingresada en la red de acuerdo a las políticas
que se fijen en la materia dado que esta información se pude descargar tanto en la intranet
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interna del organismo como en Internet a través de la pagina que posee el instituto de
previsión social (ejemplo personal que revista en un sector distante de la sede central del
organismo, podrá acceder a toda su información a través de una PC en el lugar físico de
prestación de servicios.
b) Resultados verificables y susceptibles de medición.

Señale los resultados concretos de gestión obtenidos como producto de la experiencia o
caso.
Creación del Modelo de Dato de la Base de Datos única que contendrá toda la información
referida a los agentes del Organismo.
Creación del Módulo de ingreso de Datos de Personal
Análisis y en proceso de programación de foja de servicios actual de cada agente
Proceso de Migración de Datos actuales de cada agente
Módulo Asistencia totalmente en Producción, Tiempo en la ejecución de las tareas, e informes

Presente los indicadores utilizados para medir la concreción de los resultados anteriormente
descriptos.
Modelo de Datos (Analizado según Módulos ya especificados)
Modulo de ingreso de datos Interface realizada y probada.
Proceso de Migración de Datos (Cantidad de Datos a migrar)
c) Alineación de los resultados con las obligaciones legales y misionales del organismo.

Indique las misiones del organismo garantizadas por medio de los resultados señalados en el
punto anterior
Al contar con una mejor información en lo referente a situación de revista, nivel de instrucción,
cargas de familia, Etc, de cada agente, se lograra una mayor eficiencia en la asignación de
tareas de los RRHH, a fin de lograr con mayor eficacia las obligaciones legales y funciones
del Organismo.
d) Efectos y mejoras significativas para la organización y sus usuarios.

Describa los cambios favorables de gestión en la organización, y para la población usuaria y
la comunidad en general, demostrándolos con cualquier medio que permita verificar la
información (cifras, análisis, estudios, encuestas)
Mayor agilidad en la transferencia de información dado que se evitan varios procesos
manuales que además de duplicar información generaban una tasa de error muy alta, en el
caso de Módulo de asistencia ya en producción permite en la actualidad contar con mayor
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rapidez la información referida a ausencias, retrasos , cantidad de horas extras, lo que permite
transferir con mayor rapidez y seguridad la información remitida al Sector Sueldos para su
posterior liquidación.
Acceso del personal,
a través de la red interna del Organismo de la información de la
situación de asistencia y horas extras de cada agente

Presente información que evidencie el mejoramiento en los niveles de calidad en la
generación de bienes y prestación de servicios relacionados con la experiencia o caso.
Informes vía correo electrónico a las distintas áreas del Organismo, evitando de esta manera
reportes en papel con el consiguiente ahorro de tiempo e insumos
Disminuir la tasa de error al efectuar menos pasos en la transferencia de la información
Eliminación de procesos manuales engorrosos y de un alto nivel de error Eliminación de
insumos (Tarjetas de Cartón para impresión reloj mecánico) Eliminación de mantenimiento de
reloj analógico
Eliminación de información duplicada

Describa la cobertura en la generación de bienes y prestación de servicios anterior y posterior
a la experiencia o caso.
Cobertura anterior: generación manual de la información, con retrasos y tasa de error elevada
Cobertura actual : información mas rápida, eliminación de procesos manuales, disminución
en un 90% en la tasa de error

Describa el desarrollo de metodologías de evaluación de la satisfacción de usuarios y
ciudadanos.
Las metodologías que se implementan varían según el Módulo del Sistema que se encuentre
en Producción
En lo referente al Módulo de Asistencia con el Sistema Biométrico se emplearon mediciones
de tiempo de transferencia de información dentro del Departamento de Personal, como la
información requerida por el personal superior, como así también el personal en general.
En lo que atañe a la información del legajo del Personal se han evaluado los tiempos en la
respuesta a los requerimientos de informes en lo interno del Departamento de Personal en lo
que hace a la no duplicación de información contando con información más confiable, es
importante aclarar que en cuanto todos los módulos se encuentren en
producción, este
efectuara verificaciones de agente, cargo que ocupa asignación presupuestaria, lugar de
prestación de servicios, asociada al cargo y a su
unidad Organizacional, Etc, Como se
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desprende de lo expuesto los métodos de medición se evaluaran en cada caso, dada la
amplitud de datos que contempla el Sistema
e) Potencial de transferencia a otras organizaciones públicas

Indique las condiciones de flexibilidad que le permiten al caso ser replicado en otras
organizaciones y determine el tiempo de implementación
Volviendo al sistema modular es que la flexilbilidad esta dada por el requerimiento del modo
que cada organización determine como prioridad.
Por lo expuesto se puede decir que el modulo de asistencia puede estar funcionando a pleno
en 3 meses
En una primera etapa y una segunda etapa a 5 meses de la fecha de la puesta en producción
el resto de los módulos merecen un análisis posterior dado que muchos de las datos
requeridos no se encuentran en soportes magnéticos lo que implica una carga manual de
datos
f) Sustentable en el tiempo.

Explique las condiciones técnicas, económicas y sociales que sustentan la experiencia o el
caso y le permiten mantenerse en el tiempo a pesar de los cambios administrativos y
políticos.
Dado que es un Software de gestión de Recursos Humanos y estar desarrollado por personal de
la Administración Publica Provincial, logrando una información más confiable de los recursos con
los que cuenta el estado, esto redundara en un ahorro en la administración de la información y
contando con un modulo madre que se denomina persona, y un modulo de situación de revista,
etc, permite adaptarlo previo análisis a situaciones cambiantes, por todo lo expuesto el sistema
sería sustentable en el tiempo a pesar de los cambios
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Indique las fuentes que permitan verificar la información suministrada y téngala disponible para el
caso de que el Comité de Evaluación las requiera.
 Dirección de Personal Departamento de Personal
 Soporte: Dirección de Computación y Organización del Instituto de Previsión Social.
La Plata, 30 de Junio de 2003
Firma del responsable
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