PRESENTACION MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 1 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-02
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
OBJETIVO: Efectuar la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros para ser aplicado por las
Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran.
ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se
hace la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros en donde se considera el alcance, los
objetivos y las normas que respaldan la elaboración del Manual en atención al nuevo Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación.
Fecha de emisión:
Responsable del documento:
Ubicación:
Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC >
Documentos
22 DIC 2010
Página Web Ruta:
Directora Financiera
www.mindefensa.gov.co/Ministerio/Finanzas/
Normatividad/Procedimientos/Ministerio de Defensa
Nacional/Procedimientos SIIF Nación II.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
VERSIÓN No.
01
FECHA DE
EMISIÓN
22 DIC 2009
02
22 DIC 2010
CAMBIOS REALIZADOS
Emisión inicial. Se elaboró la presentación del Manual de Políticas y Procedimientos
Financieros en atención al nuevo Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Nación, dándose a conocer con la Circular No. 774-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de
Diciembre de 2009.
Se actualizó incorporando los procedimientos Nos. 7, 8 y 9 que se elaboraron y se
amplió el alcance del Manual a los Establecimientos Públicos del Sector Defensa,
dándose a conocer con Circular No. 414-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de
2010.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por:
PD. Edilse Martínez
Revisado por:
Clara Inés Chiquillo Díaz
Aprobado por:
Yaneth Giha Tovar
Cargo:
Directora Financiera
Fecha: 20 DIC 2010
Revisado por:
PD. Martha Lucía
Ramírez G.
Cargo:
Coordinadora Grupo
Análisis y Difusión
Fecha: 21 DIC 2010
Fecha: 22 DIC 2010
Cargo:
Viceministra para la
Estrategia y Planeación
Fecha: 22 DIC 2010
Firma:
Firma:
Firma:
Firma: No Aplica
Cargo:
Profesional de Defensa
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 2 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
PRESENTACION
Dado que la Dirección de Finanzas tiene dentro de sus funciones la de dictar
las políticas y estrategias presupuestales, contables, de tesorería y en general
en materia financiera las cuales deben ser tenidas en cuenta por las Unidades
Ejecutoras para procurar la correcta ejecución de los recursos apropiados a
Sector Defensa, a continuación se hace la presentación del “Manual de
Políticas y Procedimientos Financieros”, herramienta que ilustra las
acciones y actividades a adelantar por todo el personal comprometido en las
áreas financieras y administrativas y que debe ser un documento de
permanente consulta en cada una de las Unidades Ejecutoras y sus
respectivas Subunidades (cuando aplique) así como, en los Establecimientos
Públicos.
El Manual contempla las mejoras y ajustes que ha realizado el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, es decir, el nuevo Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación así como, las normas que han sido
expedidas y las cuales deben ser cumplidas a cabalidad.
Consecuente con lo anterior, el Manual se encuentra esquematizado por una
parte, bajo las disposiciones legales vigentes y por otra, en procedimientos en
los cuales se indican paso a paso los registros a realizar en el sistema rector de
la administración financiera pública, es decir, el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación así como, los puntos de control a
considerar en los mismos, entre otros aspectos.
Los procedimientos que conforman el Manual, son los siguientes:

Procedimiento No.1 “Creación Ordenadores del Gasto”.

Procedimiento No. 2 “Parametrización de Subunidades y Dependencias de
Afectación de Saldos”.

Procedimiento No. 3 “Parametrización Macro Proceso Gestión de Bienes y
Servicios”.

Procedimiento No. 4 “Creación Terceros y Vinculación Cuentas Bancarias”.

Procedimiento No. 5 “Apropiación Presupuestal”.

Procedimiento No. 6 “Generación Reportes SIIF Nación”.
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 3 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010

Procedimiento No. 7 “Cadena Presupuestal de Ingresos, Generalidades,
Parametrización y Causación Básica”.

Procedimiento No. 8 “Programación para el Anteproyecto de Presupuesto
de Gastos”.

Procedimiento No. 9 “Programación Anteproyecto de Presupuesto de
Ingresos”.
Con el fin de hacer más esquemáticos los procedimientos durante su
descripción se incluyen ayudas de “pantallas” para que se cuente con más
elementos de juicio para adelantar las transacciones y análisis pertinentes,
sobre las cuales se explican los diferentes campos que las integran lo que
conlleva a una mayor comprensión por parte de los usuarios.
Siendo el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación el rector en
materia financiera pública como ya se referenció, necesariamente el proceso
presupuestal, de tesorería como contable debe encontrarse en el mismo y
existir la integralidad con la parte administrativa. Por consiguiente, y como es
de conocimiento de las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del
Sector Defensa en él se debe registrar la información correspondiente a las
Unidades y Subunidades Ejecutoras en forma oportuna para reflejar así la
realidad económica y financiera en general del Sector.
El Manual como ya se indicó, es una herramienta o mecanismo que establece
las políticas e ilustra sobre los procedimientos a adelantar. No obstante, en
forma previa el Despacho del señor Ministro de Defensa Nacional, el Secretario
General y la Dirección de Finanzas han producido varios documentos,
conceptos y circulares que deben ser tenidos en cuenta por todas las Unidades
y Subunidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos así como, la Directiva
Permanente relacionada con las políticas para el registro de la información de
orden financiero.
Por consiguiente, el objetivo fundamental es que en forma oportuna se
adelante el correspondiente registro de la información financiera en el
transcurso del año para que no se presenten traumatismos al cierre de vigencia
ya que en forma permanente se han informando las acciones a adelantar por
parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras además, porque ya se tiene
mayor experiencia y conocimiento en cuanto a la funcionalidad del Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF Nación en el Sector Defensa.
Finalmente es procedente recordar, la necesidad de efectuar los registros
oportunamente en el Sistema SIIF-Nación, la permanente capacitación y
actualización del personal, la adopción de las medidas de seguridad en cuanto
a la administración de usuarios, terminales, pago al beneficiario final, evitar al
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 4 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
máximo la rotación de los funcionarios del área financiera y principalmente dar
cabal cumplimiento de las normas legales vigentes.
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 5 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
ALCANCE
El campo de aplicación del Manual son todas las Unidades y Subunidades
Ejecutoras del Ministerio Defensa Nacional así como, los Establecimientos
Púbicos del Sector Defensa y sus Subunidades (en casos que aplique).
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 6 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
OBJETIVOS DEL MANUAL
1.
OBJETIVO GENERAL.
Desarrollar y difundir las políticas y procedimientos financieros en forma
estandarizada para el registro, manejo del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación, control, análisis y correcta ejecución de los recursos
apropiados al Sector Defensa Nacional.
2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
-
Elaborar un Manual estándar que reglamente la ejecución del presupuesto a
fin de tener unidad de criterio en cuanto a las políticas, los procedimientos y
funciones de orden financiero que permitan dar cabal cumplimiento a las
normas legales vigentes.
-
Fortalecer el Sistema de Control Interno en el manejo de los recursos así
como, en las funciones de registro y contabilización de los mismos.
-
Crear conciencia en los funcionarios, acerca de la responsabilidad derivada
del registro, ejecución, control y contabilización de los recursos e
igualmente, en la utilización del sistema rector de la administración
financiera pública, es decir, el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF Nación.
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 7 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
NORMAS LEGALES
A continuación se relacionan algunos de los documentos más relevantes sin
que ello quiera decir que se debe desconocer el cumplimiento de todas las
normas que han sido expedidas en el área financiera en general, así:
1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 48 del 03 de Mar/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de
Reclutamiento y Movilización”.
3. Ley 80 del 28-Oct/93 “Por la cual se expide el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública” y reglamentarios.
4. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones” y reglamentarios.
5. Ley 598 del 18 de julio de 2000 “Por la cual se crean el Sistema de
Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo
Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de
Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la
administración pública y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios.
6. Ley 734 del 05-Feb/02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico”.
7. Ley 819 del 09-Jul/03 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia
de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras
disposiciones”.
8. Ley 1097 del 02-Nov/06 “Por la cual se regulan los Gastos Reservados”.
9. Ley 1150 del 16-jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
10. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y
Recursos de Capital y la Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal”.
11. Decreto No. 630 del 2 de Abr/95 “Por el cual se modifica el Decreto No.
359/95”.
12. Decreto 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la
Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico
del Presupuesto” y reglamentarios.
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PRESENTACION
MANUAL POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
Página 8 de 8
Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
13. Decreto No. 568 del 21 de Marzo/96 “Por el cual se reglamentan las leyes
38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto
General de la Nación.”
14. Decreto 2789 del 31-Ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.
15. Decreto 2001 del 15-Jun/05 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo
15 del Decreto 359 de 1995”.
16. Decreto 4730 del 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas
del presupuesto”.
17. Decreto 4318 del 30-Nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de
2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF
Nación”.
18. Decreto 1957 del 30 de May/07 “Por el cual se reglamentan normas
orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”.
19. Decreto 1525 del 09-May/08 “Por el cual se dictan normas relacionadas
con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden
nacional y territorial”.
20. Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación para la
vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los
gastos.
21. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas
normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de
información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación”.
22. Resolución No. 035 del 23-jul/09 “Por la cual se establece el Plan de
Cuentas a que se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005,
modificado por el artículo 5 del Decreto 1957 de 2007”.
23. Resolución “Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de
las Cajas Menores y sus modificatorios”.
24. Régimen de Contabilidad Pública y demás normas legales vigentes en
materia contable.
25. Información Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación.
Gerencia Pública Activa
Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa NacionalDirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total
o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público