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INFORME DE GESTIÓN
1 de Enero al 30 de Junio de 2016
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
VIGENCIA 2016
JAIME STEWART CORREA BELLO
Contralor Municipal (E)
Julio de 2016
Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883/5 - Telefax: 6641896
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¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
Equipo de Trabajo:
Jaime Stewart Correa Bello
Isabel Sierra Sepúlveda
Alfonso Zamudio Garibello
Jenny Alexandra Triana C.
Donáis Zapata Arias
Claudia Fernanda Martínez P.
Orlando Prieto Herrera
Alexander Bravo Ojeda
Lilia María Manrique Muñoz
María Elena Contreras Rey
Luis Gonzalo Prado Ospina
Everlides Perea Cuesta
Germán González Iregui
Jimmy Leonar Agudelo V.
Ledys Zuleima Rojas Cárdenas
Luis Francisco Munevar Bolívar
Sandra Milena Ríos Torres
Astrid Lorena Rincón
Sandra Fabiola Cifuentes Cuesta
Walter Humberto Díaz Beltrán
Laura Stella Reyes Hernández
Louis Adalberto Beltrán Baquero
Manuel Andrés Orjuela León
Andrés Leonardo Brand Tobón
Héctor Giovanny Garzón
Nubia Esperanza Castro Leal
Adriana Cruz Areiza
Erika Mabel Campo Mercado
Julio Hernando Parrado C.
Nivel Directivo
Contralor Municipal (E)
Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero
Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Nivel Profesional
Profesional Especializado/Planeación
Profesional Especializado/Participación Ciudadana
Profesional Especializado/Talento Humano
Profesional Especializado/Contador
Profesional Especializado/Auditor
Profesional Especializado/Auditor
Profesional Especializado/Control Interno
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Operador jurídico
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Contratación
Profesional Universitario/Pagador
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Auditor
Profesional Universitario/Operador jurídico
Profesional Universitario/Operador jurídico
Gloria Stella Díaz Lombana
Nivel Técnico
Técnico Operativo/Secretaria General
Técnico Operativo/Secretaria Común Responsabilidad
Fiscal
Técnico Operativo/Sistemas
Julia Teresa Torres Ladino
Gonzalo Rojas Riveros
Hans Alfonso González Saavedra
Juan Camilo Gutiérrez Oviedo
Ángel Horacio Torres
Javier Iván Gutiérrez Arias
Nivel Asistencial
Secretaria Control Fiscal y Apoyo Financiero
Auxiliar Administrativo/Responsabilidad Fiscal
Auxiliar Administrativo/Recepcionista
Auxiliar Administrativo/Mensajero
Conductor
Conductor
Ruth Lucena Rodríguez H.
Nini Johana Roa
Villavicencio, Julio de 2016
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Tabla de contenido
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1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................................................... 6
1.1.
DESARROLLO ADMINISTRATIVO ...................................................................................................... 6
2. GESTIÓN DE CALIDAD............................................................................................................................ 9
2.1.
ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 9
2.2.
ASESORÍA AL SEGUIMIENTO DE LOS MAPAS DE RIESGOS POR PROCESO.............................. 9
2.3.
SOCIALIZACIÓN EN TEMAS RIESGOS .............................................................................................. 9
2.4.
PARTICIPACIÓN EN LA AUTOEVALUACIÓN DEL SGI 2016 ............................................................ 9
3. CONTROL FISCAL ................................................................................................................................. 10
3.1.
SUJETOS PROGRAMADOS PARA AUDITORÍA EN LA VIGENCIA 2015 ....................................... 10
4. RESPONSABILIDAD FISCAL ................................................................................................................ 13
4.1.
AUTOS DE ARCHIVO POR NO MÉRITO ........................................................................................... 14
4.2. AUTOS DE ARCHIVO EN PRF POR PAGO ....................................................................... 14
5. JURISDICCIÓN COACTIVA ................................................................................................................... 17
6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA .............................................................................................................. 18
6.1.
PROMOCIÓN, CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN ............................................................................ 18
6.2.
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) ................................................................................... 21
6.3.
PARTICIPACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EVENTOS EXTERNOS ......................................... 22
7. JURÍDICA ................................................................................................................................................ 25
7.1. NÚMERO DE GRADOS DE CONSULTA Y APELACIONES ........................................ 26
8. GESTIÓN FINANCIERA.......................................................................................................................... 31
8.1. INGRESOS ...................................................................................................................................... 31
8.2. PAGOS ............................................................................................................................................. 32
8.3. TÍTULOS JUDICIALES ............................................................................................................... 32
9. CONTRATACIÓN .................................................................................................................................... 33
10. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS ...................................................................................................... 36
10.1.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) .................................................................... 36
10.2.
NIVEL DE EJECUCIÓN PAA................................................................................................ 37
10.3.
ALMACÉN ................................................................................................................................... 37
10.4.
INVENTARIO GENERAL ....................................................................................................... 38
11. GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................................................... 38
12. GESTIÓN DE TIC .................................................................................................................................... 39
13. TALENTO HUMANO ............................................................................................................................... 40
13.1.
PLANTA DE PERSONAL ...................................................................................................... 40
13.2.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................................................................... 42
13.3.
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ............................................................................ 44
13.4.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO........................................................................................ 44
13.5.
PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL ........................................................................... 45
13.6.
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y ACTIVIDADES EJECUTADAS A 30
DE JUNIO DE 2016 ................................................................................................................................... 50
14. GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO ........................................................... 52
14.1. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................ 52
14.2. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE .................................. 53
14.3. INFORMES ANUAL Y TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO ............................ 54
14.4. INFORMES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y POR PROCESOS .......... 56
¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
14.5. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO .......................................... 57
14.6. INFORME DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE .............................................................................. 57
14.7. INFORME DE ATENCIÓN A DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y
DENUNCIAS. .................................................................................................................................................... 57
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PRESENTACIÓN
La Contraloría Municipal de Villavicencio (CMV) es un órgano de Control Fiscal territorial, de
carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, creada mediante Acuerdo No.
038 de junio 6 de 1986, tiene como fin ejercer la vigilancia de la gestión fiscal del Municipio de
Villavicencio y de particulares que manejen o administren bienes o recursos del municipio,
denominados sujetos y puntos de control, a saber:
RAZON SOCIAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE V/CIO
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE
V/CIO E.P.S.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, “ESE” E.P.S.
VILLAVIVIENDA
TERMINAL DE TRANSPORTE DE VILLAVICENCIO S.A.
INSTITUTO DE TURISMO MUNICIPAL
INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE Y RECREACIÒN,
“IMDER”
CORPORACIÒN CULTURAL DE VILLAVICENCIO,
“CORCUMVI”
PERSONERÌA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO
CONCEJO DE VILLAVICENCIO
CURADURÌAS I Y II
ILUMINACION VILLAVICENCIO S.A.
NATURALEZA JURÍDICA
ENTE TERRITORIAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
DOMICILIARIOS, INDUSTRIAL Y COMERCIAL
DEL ESTADO
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL
ESTADO
EMPRESA DE ECONOMÌA MIXTA
ESTABLECIMIENTO PÙBLICO
ESTABLECIMIENTO PÙBLICO
ESTABLECIMIENTO PÙBLICO
ORGANISMO DE CONTROL
CORPORACIÒN ADMINISTRATIVA
PRIVADO CON FUNCIONES PÙBLICAS
PRIVADO CON FUNCIONES PUBLICAS
Además de los trece (13) Sujetos de Control relacionados anteriormente, la CMV tiene
cuarenta y ocho (48) puntos de control, que corresponden a las Instituciones Educativas del
Municipio, Curadurías Urbanas I y II en lo relacionado a las funciones públicas a cargo; e
Iluminación Villavicencio (Por Sentencia del Consejo de Estado fue declarado nulo el numeral
1 del artículo 12 del Decreto 2424 de 2006, que daba la competencia a la Contraloría General
de la República para ejercer funciones de control, inspección y vigilancia a las relaciones
contractuales en la prestación del servicio de alumbrado público de los municipios, pasando
esta función a las contralorías territoriales).
En este informe se consigna lo más representativo de la gestión de la Contraloría Municipal de
Villavicencio –CMV durante el primer semestre de la vigencia 2016, en cumplimiento al
mandato constitucional y de la normatividad legal vigente.
Los datos del informe (con corte a 30 de junio), fueron obtenidos a través del informe de
gestión trimestral reportado por las Unidades de Gestión del Despacho, Secretaría General,
Contraloría Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero y Contraloría Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, quienes son los responsables de su veracidad.
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INFORME DE GESTIÓN
1 de Enero al 30 de Junio de 2016
1.
1.1.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
El Comité de Desarrollo Administrativo como orientador de la planeación, organización,
dirección y control en 2016 ha realizado cuatro (4) reuniones para definir aspectos importantes
en materia de direccionamiento estratégico, gestión documental, presupuesto, contratación,
gestión TIC, seguimiento y evaluación y gestión de calidad, en el marco de la planificación y
desarrollo de actividades para la vigencia.
1.2.
PLATAFORMA ESTRATÉGICA 2016-2019
El Contralor Municipal, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1474, especialmente en su
artículo 129, emite directrices para la construcción del plan estratégico que orientaría la
gestión de la entidad durante los próximos cuatro (4) años. Es así como luego de actividades y
sesiones de trabajo participativo, se aprueba el Plan Estratégico 2016-2019 mediante
Resolución No. 092 y se constituye como la herramienta principal de la gestión de la CMV para
alcanzar la misión y visión, y como derrotero en la lucha contra la corrupción.
Este plan, disponible en la página web institucional, define las siguientes líneas estratégicas:
 LÍNEA ESTRATÉGICA No. 1: Efectividad en la vigilancia y el control de la gestión fiscal
municipal para mantener la confianza y la legitimidad.
 LÍNEA ESTRATÉGICA No. 2: Involucrar a la comunidad en los procesos de vigilancia de
los recursos públicos promoviendo el ejercicio del control fiscal participativo y del control
social a la gestión pública.
 LÍNEA ESTRATÉGICA No. 3: Mejorar la gestión y desarrollo organizacional con el
propósito de fortalecer la institucionalidad de la CMV.
Estas líneas se ejecutan a partir de ocho (8) objetivos y veinte (20) estrategias.
Se debe aclarar que aún no se ha realizado la transición del plan de acción debido al carácter
temporal del Contralor Municipal.
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1.3.
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
La CMV cuenta con un plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia 2016,
construido con base en los nuevos lineamientos establecidos por el Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP), se construyó de manera participativa con los
funcionarios y se sometió a consideración de la ciudadanía y partes interesadas y; finalmente
fue socializado y publicado en la página web institucional.
A su vez se realizó el seguimiento a las actividades allí contempladas, con corte a 30 de Abril,
en el que destaca que la dinámica institucional cada día se encuentra más encaminada a la
transparencia y a la incorporación de actividades tendientes a evitar la materialización de
riesgos de corrupción.
1.4.
GESTIÓN DEL RIESGO
1.4.1. Política de administración del riesgo
La CMV aprobó la política de administración del riesgo en la que la dirección establece las
medidas que se deben tomar frente a una eventual materialización del riesgo, los roles
asignados a los funcionarios y las frecuencias para realizar seguimiento y actualización de los
mapas de riesgos. En la Ilustración 2, se puede apreciar en resumen el contenido de la
política:
Ilustración 1. Resumen política de administración del riesgo CMV, 2016
Fuente: Secretaría General –Planeación
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1.5.
RENDICIÓN DE CUENTAS
La CMV diseñó la estrategia para la rendición de cuentas 2016, en la que establece
actividades de cara a la ciudadanía para que de manera periódica estén informados acerca de
la gestión de la entidad, lo anterior en cumplimiento entre otros del plan anticorrupción y de
atención al ciudadano. Se incluyen mecanismos y medios de fácil acceso, consulta y
participación adicionales a la audiencia pública de rendición de cuentas.
En cumplimiento del Acuerdo 263 de 2015, emitido por el Concejo Municipal de Villavicencio,
la CMV reportó el informe de gestión de la vigencia 2015 y se encuentra a la espera de la
citación para realizar la rendición de cuentas respectiva.
1.5.1. Mapas de riesgos institucional y de corrupción
Se aprobó el mapa de riesgos de corrupción, que fue elaborado con base en las indicaciones
derivadas de las guías que se toman como referente en el Acuerdo de la Presidencia de la
República No. 124 del 26 de Enero de 2016; como se puede verificar en la Ilustración 2 y con
mayor nivel de detalle en la página web institucional.
Ilustración 2. Fragmento Mapa de Riesgos de Corrupción CMV, 2016
Fuente: Secretaría General - Planeación
Con base en los mapas de riesgos de los procesos que hacen parte del SGI, el Comité de
Desarrollo Administrativo aprobó el mapa de riesgos institucional, que incluyó:
 Riesgos de los procesos misionales
 Riesgos de corrupción
 Riesgos con calificación residual alta y extrema.
El mapa de riesgos institucional cuenta con veintiocho (28) riesgos con base en los criterios ya
enunciados.
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2. GESTIÓN DE CALIDAD
En el marco de la implementación del Sistema de Gestión Integrado (SGI) y con la sujeción a
la limitación de recursos financieros, se ha publicado la documentación del sistema mediante
cloud computing, mediante el cual la gestión de documentos y de archivos tiene como único
administrador al profesional universitario con funciones de calidad y al que los funcionarios
tienen acceso con tan solo dar clic en un link, lo que permite la consulta de información desde
cualquier dispositivo conectado a internet y no se limita al lugar de trabajo.
Se espera que por parte de la Dirección se realice la revisión de todo el SGI y se logre que los
líderes de procesos y facilitadores desarrollen estrategias tendientes continuamente el
desempeño de los procesos.
2.1.
ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
A 30 de junio se recibieron diez (10) solicitudes de creación y modificación de documentos
entre formatos y procedimientos que fueron actualizados en la nube. Igualmente se han
publicado documentos institucionales de interés común como: el Plan de Acción 2016, Plan
Estratégico 2016, Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, Mapa de Riesgos
Institucional y Mapa de Riesgos de Corrupción.
2.2.
ASESORÍA AL SEGUIMIENTO DE LOS MAPAS DE RIESGOS POR PROCESO
Se elaboró un cronograma de atención que fue comunicado a los líderes de procesos y
facilitadores con el fin de brindarles asesoría en el seguimiento a los mapas de riesgos de
cada proceso. Se reportaron ocho (8) archivos de seguimiento a mapas de riesgos de los
diferentes procesos, estos fueron subidos a la nube en el SGI carpeta seguimiento al mapa de
riesgos.
2.3.
SOCIALIZACIÓN EN TEMAS RIESGOS
Se enviaron dos (2) correos electrónicos de socialización de riesgos como estrategia para
lograr que los funcionarios conozcan más acerca del tema. Se tiene prevista una socialización
conjunta con los procesos de Gestión de la Evaluación, Control y Seguimiento,
Direccionamiento Estratégico y Gestión de Calidad.
Se requiere fortalecer la cultura del autocontrol, toda vez que el seguimiento a los mapas de
riesgos por proceso, en su mayoría no se ha realizado o no se han reportado.
2.4.
PARTICIPACIÓN EN LA AUTOEVALUACIÓN DEL SGI 2016
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Gestión de calidad junto con Direccionamiento Estratégico realizaron el seguimiento a cada
actividad propuesta dentro de cada proceso, arrojando una serie de actividades pendientes
para desarrollar en el segundo semestre de 2016.
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3. CONTROL FISCAL
El control fiscal vigila la gestión fiscal en cumplimiento de los principios, valores legales y
constitucionales, motivando el autocontrol y la participación ciudadana, para contribuir en el
resarcimiento oportuno del daño, y contribuir en el desarrollo económico y social del municipio.
Para facilitar y brindar mayores garantías, se cuenta con el Comité Directivo de Control Fiscal,
órgano superior jerárquico de consulta, coordinación y evaluación de los asuntos del desarrollo
del Control Fiscal y asuntos misionales, básicamente; en donde se conocen Informes de
Visitas Técnicas y de Auditoría, se verifica cumplimiento de funciones y se dan lineamientos.
Este órgano aprobó previa proyección de la Contraloría Auxiliar de Control Fiscal, el Plan
General de Auditoría (PGA) para 2016.
A continuación, se presentan las actividades más representativas realizadas en la CMV,
relacionadas con el control fiscal:
3.1.
SUJETOS PROGRAMADOS PARA AUDITORÍA EN LA VIGENCIA 2015
Para la vigencia 2016 el Plan General de Auditorías (PGA) establece en su articulado un total
de treinta y seis (36) auditorías a sujetos y puntos de control en sus diferentes modalidades y
líneas, mediante la Resolución 100-03-019 del 19 de enero hogaño, así:
 Cinco (5) Auditorías al Balance. Cuatro (4) de ellas se deben reportar en la plataforma
del AUDIBAL a más tardar el 15 de mayo de 2016.
 Nueve (9) Auditorias integrales a las entidades sujetas de control por parte de la CMV
teniendo en cuenta uno de los objetivos macro de la entidad, es auditar al 100% el
presupuesto que es de nuestra competencia.
 Diez (10) Auditorías regulares a las Instituciones Educativas que no se les hizo proceso
auditor en la vigencia 2015 y que tenemos 2 años para hacer pronunciamiento sobre el
FENECIMIENTO.
 Diez (10) Auditorías Especiales: Auditoria Especial a Alumbrado Público, contrato de
concesión Iluminación Villavicencio, Contratación del municipio vigencia 2015 y 2016,
Secretaría de Educación (Expres), Secretaría de Salud, Evaluación Plan de Acción
2015 y Metas al Plan de Desarrollo 2012 – 2015, Deuda Pública del Municipio y
Curadurías Urbanas I Y II.
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Este PGA se definió a partir de análisis de riesgos y criterios de priorización como:
 Componente de Recursos: presupuesto asignado, valor de la deuda interna o externa y
presupuesto de contratación.
 Componente hallazgos detectados última auditoría: Número de hallazgos fiscales,
penales y disciplinarios.
La Contraloría en cumplimiento de la misión y buscando un buen resultado viene efectuando
Control al Control de la Contratación Pública en la etapa ya cumplida, a los sujetos y
puntos de control, dentro de las auditorías regulares. En las auditorías especiales se realiza en
la auditoría a la Contratación del Municipio.
3.1.1. Avance del PGA
A continuación, se muestra el nivel de avance en el que se encuentra el PGA aprobado para la
presente vigencia:
Tabla 1. Nivel de cumplimiento PGA 2016 con corte a 30 de Junio de 2016
ETAPA DE LOS INFORMES
% DE
CANTIDAD CUMPLIMIENTO
INFORME FINAL
11/36
30,6%
INFORMES EN PRELIMINAR
7/36
19,4%
INFORME EN EJECUCION
3/36
8,3%
INFORMES POR INICIAR
15/36
41,7%
TOTAL
36/36
100%
Fuente: Contraloría Auxiliar de Control Fiscal
De acuerdo con la anterior tabla, se evidencia un nivel de cumplimiento de auditorías con
informe final de un 30,6%, auditorias con informe preliminar de un 19,4%, procesos auditores
en ejecución un 8,3%, auditorías por iniciar proceso auditor 41,7%.
No
1
Sujeto de control
ALCALDÍA MUNICIPAL
Vigencia
2015
Modalidad
Especial
2
EMPRESA ACUEDUCTO"E.A.A.V."
2015
Especial
Informe Final
3
4
VILLAVIVIENDA
TERMINAL DE TRANSPORTES
2015
2015
Especial
Especial
Informe Final
Informe Final
5
TERMINAL DE TRANSPORTES
2015
Regular
Informe Final
6
7
8
CONCEJO MUNICIPAL
COLEGIO ABRAHAM LINCOLN
MEGACOLEGIO PILARES DEL
ORIENTE
MEGA COLEGIO LICEO MAYOR
DE VILLAVICENCIO
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO –
SECRETARIA DE EDUCACION
COLEGIO BACHILLERATO
FEMENINO
2015
2015
2015
Regular
Regular
Regular
Informe Final
Informe Final
Informe Final
2015
Regular
Informe Final
2015
Exprés
Informe final
2015
Regular
Informe Final
9
10
11
Avance
Informe Final
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No
12
Sujeto de control
CONTRATACION DEL MUNICIPIO
Vigencia
2014 – 2015
Modalidad
Especial
Avance
Preliminar
13
SECRETARIA DE MOVILIDAD
2012 – 2015
Especial
Preliminar
14
VILLAVIVIENDA
2015
Regular
Preliminar
15
INSTITUTO MUNICIPAL DE
TURISMO
COLEGIO INEM LÓPEZ DE MESA
2015
Regular
Preliminar
2015
Regular
Preliminar
2015
Regular
Preliminar
2014
Regular
Preliminar
19
COLEGIO NARCISO MATUS
TORRES
INSTITUTO MUNICIPAL DE
DEPORTE "IMDER"
DEUDA PUBLICA DEL MUNICIPIO
2015
Especial
En ejecución
20
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
2015
Especial
En ejecución
21
CORPORACION MUNICIPAL
CORCUMVI
ALCALDIA MUNICIPALDIRECCION IMPUESTOS
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO IMPUESTO ALUMBRADO
PUBLICO
SECRETARIA DE CONTROL
FÍSICO
CURADURIAS I
CURADURIAS II
2015
Regular
En ejecución
2014 -2015
Especial
Por iniciar
2012-2015
Especial
Por iniciar
2015
Especial
Por iniciar
2015
2015
Especial
Especial
Por iniciar
Por iniciar
ALCALDIA PLAN DE ACCION Y
METAS AL PLAN DE
DESARROLLO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE
PLANES DE MEJORAMIENTO
EMPRESA ACUEDUCTO"E.A.A.V."
2015
Especial
Por iniciar
2015
Especial
Por iniciar
2015
Regular
Por iniciar
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
"E.S.E"
PERSONERIA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO
2015
Regular
Por iniciar
2015
Regular
Por iniciar
32
ESCUELA NORMAL SUPERIOR
2015
Regular
Por iniciar
33
34
INSTITUTO TÉCNICO INDUSTRIAL
COLEGIO AGROPECUARIO LAS
MERCEDES
COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO –
SECRETARIA DE SALUD
2015
2015
Regular
Regular
Por iniciar
Por iniciar
2015
Regular
Por iniciar
2012-2015
Especial
Por iniciar
16
17
18
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
35
36
Se destaca como acción de mejora la aplicación de la Guía de Auditoría Territorial (GAT) a lo
largo del proceso auditor, lo que incide en la presentación de informes más técnicos y
concretos en cuanto a la aplicación de conceptos resultados y evidencias.
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Por otro lado, para el fortalecimiento de la confianza y credibilidad por parte de la comunidad
hacia la CMV, las PQRS (cuando se considera necesario y teniendo en cuenta su complejidad)
son incluidas en el proceso auditor con el propósito de brindar una respuesta a entera
satisfacción del quejoso y cuyo informe se publica en la página web institucional.
3.1.2. Informe deuda pública
Se elaboró el informe de Deuda Pública del municipio de Villavicencio, correspondiente a los
meses de diciembre de 2015, enero y febrero de 2016, de acuerdo a la información reportada
por la Alcaldía mediante la plataforma SIA. Este informe se remitió al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público y a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas de la Contraloría
General de la República.
4. RESPONSABILIDAD FISCAL
En cumplimiento de la Constitución Política, la Ley, los procedimientos y como parte
importante de la misión institucional de la CMV, el área de Responsabilidad Fiscal en la
vigencia 2016 ha desarrollado acciones orientadas a decidir sobre los procesos. A
continuación se reflejan los treinta y tres (33) procesos de responsabilidad fiscal (PRF)
vigentes, así:
Tabla 2. Número de PRF vigentes Enero-Junio de 2016
Nº PROCESO
VIGENCIA
Nº PROCESO
003-2012-0709
001-2014-0214
005-2012-1026
002-2014-0214
2012
007-2012-1203
003-2014-0214
008-2012-1112
004-2014-0313
009-2012-1220
007-2014-0626
TOTAL 5
008-2014-0626
004-2013-0207
009-2014-0626
2014
005-2013-0208
010-2014-0627
006-2013-0208
011-2014-0627
007-2013-0220
012-2014-0728
008-2013-0220
013-2014-0813
2013
009-2013-0220
001-2014-0214
TOTAL 12
010-2013-0220
012-2013-0226
001-2015-0204
2015
016-2013-0305
004-2015-0903
TOTAL 2
022-2013-0315
023-2013-0315
002-2016-0209
2016
027-2013-1212
001-2016-0212
TOTAL 12
TOTAL 2
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
VIGENCIA
En febrero de 2016 se aperturan dos (2) procesos de responsabilidad fiscal en las siguientes
fechas:
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Tabla 3. Apertura de procesos de responsabilidad fiscal 2016
Fecha auto
Entidad de
Razón del hallazgo
Cuantía
apertura
donde proviene
09/02/2016
ESE Municipal
Pago menor cuantía obra
$2.993.949
12/02/2016
ESE Municipal
Descuento estampillas
$268.937.298
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Nº del proceso
aperturado
001-2016-0209
002-2016-0212
En el trimestre (01 de Abril al 30 de Junio de 2016) no se presentaron aperturas.
4.1.
AUTOS DE ARCHIVO POR NO MÉRITO
Se cuenta con ocho (8) autos de archivo por no mérito, como se puede verificar en la Tabla 4:
Tabla 4. Autos de archivo por no mérito 2016
No. Proceso
Fecha
confirmado y
ejecutoriado
08/02/2016
005-2012-1026
29/02/2016
022-2013-0315
10/03/2016
010-2013-0220
11/03/2016
008-2013-0220
13/04/2016
007-2012-1203
16/05/2016
007-2013-0220
25/05/2016
002-2016-0212
03/06/2016
003-2014-0214
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Excepto el 007-2012-1203 que se encuentra en consulta, los demás PRF fueron confirmados y
ejecutoriados.
4.2.
AUTOS DE ARCHIVO EN PRF POR PAGO
Durante el primer semestre de la vigencia se profirieron tres (3) autos de archivo por pago, así:
Tabla 5. Autos de archivo por pago 2016
No. Proceso
Entidad beneficiada
009-2012-1026
022-2013-0315
010-2013-0220*
Instituto de Turismo del Meta
INEM
Instituto de turismo de
Villavicencio
Cantidad
resarcida
$2.201.798,00
$4.220.110,35
$3.487.000,00
*Se encuentra en consulta
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
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4.3.
FALLOS SIN RESPONSABILIDAD FISCAL
Durante el primer semestre no se profirieron fallos sin responsabilidad fiscal.
4.4.
FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL
En el primer semestre de la vigencia se han proferido dos (2) fallos con responsabilidad fiscal, como se
muestra en la Tabla 6
Tabla 6. Fallos con responsabilidad fiscal
Proceso
PRF: 003-2012-0709
Confirmado y ejecutoriado en primera
instancia. 2 de marzo de 2016
PRF: 008-2012-1112
Fallo proferido el 19 de febrero de
2016, al 24 de mato se trasladó a
jurisdicción coactiva.
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
4.5.
ACTUACIONES REALIZADAS EN LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
A la fecha se han realizado dos (2) imputaciones (detalle en la Tabla 7 ) y resarcimiento por
cuantía de $9.809.908,35, cancelados por quienes se relacionan en la Tabla 8.
Tabla 7. Imputaciones a 30 de junio de 2016
Proceso
Fecha
012-2013-0226
21 de febrero de 2016
004-2013-0207
8 de marzo de 2016
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Tabla 8. Resarcimientos a 30 de junio de 2016
No. proceso
Cuantía
Nombre de quien
cancela
PRF. 009-2012-1220
$2.102.798,00
Empresa Chivas y
Viajes por Colombia
19/04/2016
PRF. 009-2014-0626
$4.220.110,35
Institución Educativa
INEM
07/04/2016
PRF. 001-2014-0214
$3.487.000,00 Instituto de Turismo de
02/05/2016
Villavicencio
TOTAL RESARCIMIENTO: $9.809.908,35
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Fecha
resarcimiento
01/03/2016
Durante el primer semestre de 2016, se dictaron medidas cautelares en once (11) procesos:
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Tabla 9. Medidas cautelares Enero –Junio de 2016
Nº proceso
Fecha de expedición
Bien
Día
Mes
Año
Mueble
Inmueble
007-2013-0220
26
02
2016
X
009-2013-0220
28
01
2016
X
002-2016-0212
12
02
2016
X
004-2013-0207
23
02
2016
X
012-2014-0728
10
03
2016
X
013-2014-0813
16
03
2016
X
001-2016-0209
12
02
2016
X
010-2014-0627
10
03
2016
X
004-2014-0313
02
05
2016
X
013-2014-0213
01
06
2016
X
002-2016-0212
02
06
2016
X
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Se han vinculado garantes en dos (2) PRF, así:
Tabla 10. Vinculación de garantes entre Enero y Junio de 2016
N° PFR
Nombre garante
Fecha vinculación
001-2014-0214
La Previsora S.A. y Suramericana
03-02-2016
007-2013-0220
La Previsora S.A.
18-02-2016
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Tabla 11. Actuaciones dentro de los procesos de responsabilidad fiscal. Enero –Junio de 2016
Actuación
Cantidad
Declaraciones juramentadas
3
Versiones libres
12
Posesiones
4
Notificaciones
15
Visitas fiscales
2
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
A primero de Abril de 2016 se inicia con veinte seis (26) procesos de responsabilidad fiscal y al
primero de Julio se tienen veinte (20) procesos, discriminados por vigencias en la Tabla 12
Tabla 12. Relación de procesos por vigencia. Primer y segundo trimestre de 2016
Vigencia
No. de PRF
No. de PRF 2º
1er
trimestre
trimestre
2012
2
0
2013
9
8
2014
11
9
2015
2
2
2016
2
1
TOTAL
26
20
Fuente: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
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5. JURISDICCIÓN COACTIVA
El primero de Enero de la vigencia 2016 se inició con un total de 62 procesos coactivos
vigentes y se reportan tres (3) aperturas:
N° proceso del
que proviene
003-2013-0114
N° PJC
Descripción
001-2016-0108
008-2012-1212
003-2016-0613
003-2012-0709
002-2016-0309
Irregularidades en
el manejo de
recurso de la IE
Quejas sobre
irregularidades
relacionadas con el
área de facturación
de la ESE
Municipal
Irregularidades con
medicamentos
adquiridos por la
ese en las
vigencias 2005 y
2006, los cuales
terminaron
vencidos sin haber
cumplido el objeto
para la cual
estaban destinados
Nombre
ejecutado
Eudoro
Enrique
Velásquez
Samuel
Antonio
López
García
Mary
Andrea
Araggo
Rodríguez
y Yuliana
Andrea
Castro
Angel.
Cargo
Rector
Auxiliar
Administrativ
o
Técnico
administrativ
o en encargo
Entidad
afectada
Institución
Educativa
Playa Rica
Empresa
Social del
Estado del
Municipio de
Villavicencio
- Meta
Empresa
social del
estado
E.S.E.
Cuantía
$3.988.430
$2.766.406
$6.132.273
Se presentan sesenta y cinco (65) procesos de Jurisdicción coactiva al 30 de junio de la actual
vigencia, para los cuales se tienen las siguientes actividades:
Remisibilidad
Resarcimiento
Abonos
Acuerdos de pago
NÚMERO PJC
004-2001-07021
CUANTÍA
$9.951.919,00
002-21015-1103
012-2010-1118
012-2010-1118
012-2010-1118
002-2016-0309
$565.907,00
$120.000,00
$120.000,00
$120.000,00
$333.380,00
FECHA
9 de Marzo de 2016 (Se encuentra en
notificación por aviso)
27 de Abril de 2016
3 de febrero de 2016
30 de marzo de 2016
2 de junio de 2016
6 cuotas (5 de abril al 5 de septiembre)
El recaudo al primer trimestre de la vigencia asciende a $ 1.926.047,00 por abonos, así:
TIPO DE
RECAUDO
Resarcimiento
Abonos
Acuerdos de
pago
TOTAL
VALOR
$565.907,00
$360.000,00
$1.000.140,00
($333.380*3)
$1.926.047,00
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6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Con la finalidad de promover un efectivo control social, se han desarrollado programas y
actividades de acuerdo a lo establecido en la Constitución, la Ley, los procedimientos y como
parte importante de la misión institucional plasmada en el plan estratégico y en el plan de
acción. A continuación, se presentan los principales resultados de la gestión del primer
semestre de 2016, que son una evidencia de control social orientado por la CMV:
6.1.
PROMOCIÓN, CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN
6.1.1. Capacitación a docentes y a candidatos a Contralor, vicecontralor y personero
estudiantil
Se destacan los eventos de capacitación orientados a incentivar el control social, con los
cuales la CMV ha obtenido gran aceptación por parte de la comunidad en general como se
evidencia en los resultados de las encuestas y la respuesta positiva a todas las convocatorias
que realiza la Entidad.
Particularmente para el primer semestre de la vigencia se han realizado capacitaciones
orientadas a los docentes del área de democracia y estudiantes de los grados 9 y 10 de
diferentes instituciones educativas del municipio de Villavicencio.
La primera de ellas se realizó el primero de marzo de 2016 en la Institución Educativa
Catumare, con la intervención también de la Personería Municipal de Villavicencio, donde se
escucharon las propuestas de los jóvenes candidatos a Contralor y Personeros estudiantiles,
sensibilizándolos y capacitándolos sobre qué es la Contraloría, cuáles son nuestras funciones
y la razón de ser del Acuerdo 104 de 2010. El número de asistentes fue de treinta y cinco (35).
Igual actividad se realizó en la Institución Educativa Antonio Nariño el día 15 de marzo de
2016, donde además se despejaron dudas de los estudiantes sobre su papel como
Contralores Estudiantiles. El número de asistentes fue de sesenta (60).
Posteriormente se realizaron capacitaciones a rectores, docentes y estudiantes elegidos
Contralores y Vicecontralores, los días 6 y 7 de abril de 2016 a las cuales asistieron ciento
sesenta y seis (166) personas en la aplicación del Acuerdo 104 de 2010; los días 19 y 20 de
abril de 2016, fueron capacitadas ciento cincuenta (150) personas en la aplicación del Decreto
4791 de 2008; los días 5 y 6 de mayo fueron capacitadas ciento seis (106) personas en la
aplicación del Decreto 4791, realizándose un taller sobre cómo desarrollar el ejercicio práctico,
el cual han ido presentando los estudiantes desde el mes de junio, resultado de las
capacitaciones impartidas.
Lo anterior se evidencia en el siguiente registro fotográfico:
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Con el propósito de tomar acciones de mejoramiento en elementos clave en este tipo de
eventos, tales como: instalaciones, ayudas didácticas, puntualidad, presentación del tema,
metodología (orden, claridad, explicación, profundidad), respuestas a preguntas con precisión
y participación de los asistentes; se aplicó una encuesta de satisfacción, de la cual se obtuvo
un resultado global de satisfacción excelente de un 64.4 %, bueno en un 33.41% y regular de
2.45%, constituyéndose por tanto en valor agregado de nuestra gestión, como se evidencia en
la Ilustración 3:
Ilustración 3. Nivel de satisfacción gobierno estudiantil. Primer semestre 2016
Fuente: Participación Ciudadana
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Como resultado del análisis de las encuestas, se han establecido acciones de mejora
relacionadas con el cumplimiento de horario y las instalaciones, debido a que estos aspectos
recibieron menor calificación.
6.1.2. Actividades de promoción
La CMV promocionó su proyecto de Contralores y Vicecontralores estudiantiles a estudiantes
de Nuestra Señora de Fátima de la Policía Nacional, compartiéndosele nuestra experiencia y
suministrándole material para el proyecto que adelantan. Lo anterior se evidencia en el
siguiente registro fotográfico.
Igualmente la entidad promocionó el proyecto Contralores Estudiantiles en las reuniones de
Mesa de Juventudes realizadas por la Alcaldía Municipal el día 5 de abril y el 23 de junio de
2016, a la cual asistieron las organizaciones juveniles de Villavicencio, dependencias de la
administración Municipal y diferentes Entidades del Municipio de Villavicencio y del
Departamento del Meta que hacen inversión en proyectos y programas dirigidos a los jóvenes,
donde se expuso nuestra labor como Órgano de Control Fiscal y nuestro proyecto Contralores
y Vicecontralores estudiantiles.
6.1.3. Otras estrategias de divulgación
Adicionalmente, se han implementado estrategias de divulgación tales como boletines de
prensa, página web, cartelera, plegables, entre otros; con el propósito de informar acerca de
los procesos de participación ciudadana a una mayor parte de la población.
6.1.4. Orientación al ciudadano
Fueron atendidos cincuenta y dos (52) ciudadanos orientándolos en diferentes temas de lo
cual existe el respectivo registro, de los cuales cuarenta y seis (46) consideraron que fue
excelente la atención que se les brindó y dos (2) que fue buena.
Dentro de los ejemplos relevantes se resalta la orientación que se brindó a las vendedoras
formalizadas, antes ambulantes, sobre dónde dirigirse a fin de reclamar sus derechos, de lo
cual dejamos el respectivo registro fotográfico.
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6.2.
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)
6.2.1. Trámite de PQR con corte a 30 de junio de 2016
Las cinco (5) PQR pendientes de tramitar de la vigencia 2015, ingresaron finalizando el año y
fueron resueltas en enero de 2016. De las sesenta y siete (67) PQR ingresadas a 30 de junio
de 2016, veinticinco (25) se relacionan con temas internos a la CMV y cuarenta y dos (42) con
temas misionales. Se dio respuesta directa a cuarenta y ocho (48) y se han trasladado por
competencia a otros entes treinta y tres (33). Las PQR pendiente por resolver ha sido incluida
para verificación dentro de la Auditoría al Instituto de Turismo Municipal.
Tabla 13. Trámite de PQR a 30 de junio de 2016
TOTAL PQR
Recibidas en 2015, en trámite a 31 de 5
diciembre
Recibidas en 2016
67
TOTAL
72
TRAMITADAS DE 2015 EN 2016
Respuesta directa
5
TRAMITADAS DEL 2016
Respuesta directa
48
Enviadas a Otros Entes
33
Acumuladas
5
POR RESOLVER 2016
Directamente
Auditoría
1
Para concepto técnico
0
TOTAL
1
Fuente: Participación Ciudadana y Despacho
Tabla 14. PQR según canal de participación ciudadana
Medios de participación
No % Participación
Personal
34
50,7%
Email
8
11,9%
Medio
masivo
(prensa0
0%
televisión)
Correo Físico
25
37,3%
Vía telefónica
0
0%
Total
67
100%
Fuente: Participación Ciudadana
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El medio de participación más utilizado por la comunidad para interponer PQR es el personal
con un 50,7%, seguido por correo físico con 37,3% le sigue el Email con un 11,9%.
6.2.2. Indicador de Cumplimiento
De acuerdo con la Tabla 15, se evidencia un nivel de cumplimiento del 97,87% de PQR
tramitadas con corte a 30 de junio de 2016.
Tabla 15. Relación PQR 2015-2016
PQR de vigencia anterior
5
PQR resueltas de vigencia anterior
5
PQR recibidas de la vigencia
67
PQR resueltas de la vigencia
66
PQR 2015+ PQR 2016
72
PQR 2015 resueltas+ PQR 2016 resueltas
71
% Indicador de Cumplimiento
97,87%
(PQR resueltas/PQR recibidas)*100
Fuente: Participación Ciudadana y despacho
6.3.
PARTICIPACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EVENTOS EXTERNOS
El Contralor Municipal de Villavicencio, como representante de la Entidad, en este primer
trimestre del 2016 participó en los siguientes eventos, convocados en pro de fortalecer el
Control Fiscal:
6.3.1. XVIII Congreso Nacional de Control Fiscal. Primer encuentro Nacional de
Contralores 2016-2019, el Control Fiscal para la paz.
El Contralor municipal participó en el primer encuentro Nacional de Contralores que se llevó a
cabo entre el 24 y el 27 de febrero en la ciudad de Santiago de Cali, con el desarrollo de los
siguientes temas:
 El control fiscal a los Estados Financieros en el marco de las Normas Internacionales de
Contabilidad NIC-SP.
 El Control fiscal en Colombia. Situación actual y perspectivas
 El control fiscal en la contratación pública y Procesos de Responsabilidad fiscal.
 Primera Asamblea general del Consejo Nacional de Contralores 2016-2019.
 Presentación de informes a cargo de los representantes de la Junta Directiva 2015.
 Elección de Junta Directiva para la vigencia 2016.
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Dicho encuentro contó entre otros, con la participación de las siguientes personalidades:
 Alejandro Larreamendy Joerns, Director de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.
 Edgar Varela Barrios, Rector de la Universidad del Valle.
 Carlos Felipe Córdoba Larrarte, Auditor General de La República.
 Dilían Francisca Toro Torres, Gobernadora del Valle del Cauca y Presidente de la
Asociación Nacional de Gobernadores.
 Norman Maurice Armitage, Alcalde de Santiago de Cali.
6.3.2. Congreso Nacional de Administración Pública
El doctor Jaime Stewart Correa Bello, en su condición de Contralor Municipal de Villavicencio
encargado, asistió al CONGRESO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: el cual se
desarrolló en la ciudad de Pereira, los días 27, 28, 29 y 30 de abril.
Se trataron temas relacionados con:
 La Función Pública,
 Aspectos Relevantes del Control Fiscal,
 Finanzas Publicas: La ejecución Gerencial del Presupuesto Publico
 La Contratación Pública: Planeación Contractual
El evento contó con la presencia de las siguientes Conferencistas:
 José Fernando Berrio Berrio: Director oficina selección y Carrera administrativa
 Carlos Alberto Atehortua Rios: Tratadista Derecho Público Administrativo
 Jose Mauricio Cuesta Gomez: Director Nal. de Inversiones y Gasto Público Departamento
Nacional de Planeación (DNP)
 Jorge Hernan Beltran Pardo: Consultor en Contratación Estatal
6.3.3. Asamblea General del Congreso Nacional de Contralores y Seminario Académico
de Control Fiscal.
Otra de las actividades en las que tuvo una participación activa el Contralor (E) fue en la
ASAMBLEA GENERAL DEL CONGRESO NACIONAL DE CONTRALORES Y SEMINARIO
ACADEMICO DE CONTROL FISCAL, el cual se desarrolló en la ciudad de Popayán los días
23, 24 y 25 de junio de 2016, donde se trataron temas como:
 Los elementos de la responsabilidad fiscal y sus procedimientos,
 Estrategias del proceso verbal de responsabilidad fiscal
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


Suspensión Verdad Sabida
Buena fe Guardada
Evolución jurisprudencial de Control Fiscal en Colombia
Personalidades que también formaron parte de la asamblea
 Héctor Bustamante, Contralor del Vaupés
 Miguel Arrazola, Contralor de Sucre
 Ricardo López, Contralor de Cundinamarca
 Contralores de Envigado y Cesar
6.3.4. Rendición de cuentas al SIREL
La CMV hizo rendición de la cuenta a la Auditoría General de la República, vigencia 2015.
6.3.5. Comisión Regional de Moralización del Meta (CRMM)
El Contralor Municipal de Villavicencio, ha participado activamente en cada una de las
reuniones programadas por la CRMM durante lo corrido del año 2016, realizando labores como
Secretaría técnica de la Comisión, destacándose entre otras actividades:
 Proyección del Plan de Acción de la CRMM para la vigencia 2016-2017.
 Seguimiento a los temas pendientes por desarrollar en el plan de acción del año
anterior, tales como:
 Estudio de los planes de acción de los municipios de Puerto Gaitán, Restrepo,
Villavicencio y Acacias.
 Estudio a las quejas presentadas por la comunidad contra Empresa de Servicios
Públicos del Departamento (EDESA), Empresa de Acueducto y Alcantarillado de
Villavicencio (EAAV) y el plan de alimentación escolar (PAE) en el departamento del
Meta.
 Procesos de la Rosita y Puerto Lleras, que se adelantan en los organismos de
control correspondientes.
 Gestión ante la Gobernación del Meta, para asignación de presupuesto para la
CRMM.
 Participación en el espacio radial “Observando lo Público”
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


Capacitación liderada por Secretaría de Transparencia para las Comisiones Regionales
de Moralización.
Atender requerimientos realizados por parte de la Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República
Avance seguimiento Acueducto Pompeya
7. JURÍDICA
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Para desarrollar una defensa judicial efectiva, se cuenta con herramientas fuertes con el fin de
lograr no solo una defensa Judicial eficaz y efectiva de la entidad sino también la prevención
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de dichas controversias judiciales a través de medidas correctivas que permitan evitar
situaciones generadoras de daño antijurídico.
7.1.
NÚMERO DE GRADOS DE CONSULTA Y APELACIONES
7.1.1. Grados de Consulta resueltos en segunda instancia
Se han resuelto catorce (14) grados de consulta entre archivos, imputaciones y fallos sin
responsabilidad confirmados y revocados.
Tabla 16. Resumen de Grados de Consultas 2016. Enero –Junio
Número total
tramitado
Providencia
Autos
Confirmados
Número
Autos revocados
Número
Grados de Consultas
10
Autos Confirmados
10
Autos de Archivo.
Grados de Consultas
3
Autos Confirmados
3
Autos
de
Imputación
ordenando Archivo a favor
de algún implicado.
Grados de Consultas
0
Autos Confirmados
0
Fallos sin responsabilidad
Fiscal.
Grados de Consulta.
0
Autos Confirmados
0
Autos de Pruebas
Grados de Consulta.
0
Autos Confirmados
0
Autos de Nulidad
Grados de Consulta.
1
Autos Confirmados
1
Fallos con Responsabilidad
sin apelación
TOTAL GRADOS DE CONSULTA RECIBIDAS EN SEGUNDA INSTANCIA: 14
Fuente: Secretaría General
Autos Revocados
0
Autos Revocados
0
Autos Revocados
0
Autos Revocados
0
Autos Revocados
0
Autos Revocados
0
Se han atendido oportunamente, teniendo en cuenta el cumplimiento de los principios rectores
de la función administrativa, la gestión fiscal y los tres elementos esenciales, para imputar
algún tipo de responsabilidad fiscal como son el daño, la conducta y el nexo causal.
7.1.2. Recursos de apelación tramitados en segunda instancia
Entre enero y junio de 2016 se ha tramitado un recurso de apelación, correspondiente al PRF004-2014-0313, recibido el 11 de marzo de 2016 y resuelto el 29 del mismo mes.
7.1.3. Controversias Judiciales a favor y en contra
AÑO
2016
Tabla 17. Resumen de controversias judiciales 2016. Enero – Junio
ADMINISTRATIVAS
PENALES-PARTE CIVIL
TOTAL
NÚMERO
VALOR
NÚMERO
VALOR
NÚMERO
VALOR
PROCESOS
$
PROCESOS
$
PROCESOS
$
15
17.186.725.468
04
514.656.000
19
17.701.381.468
Fuente: Secretaría General
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Ilustración 4. Controversias judiciales 2016. Enero – Junio
Fuente: Secretaría General
En cuanto a estas demandas en contra de la entidad, lo que se busca es que el actual régimen
constitucional pueda establecer entonces la obligación jurídica a cargo del Estado de
responder por los perjuicios antijurídicos que hayan sido cometidos por la acción u omisión de
las autoridades públicas, lo cual implica que una vez causado el perjuicio antijurídico y éste
sea imputable al Estado, se origina un traslado patrimonial del Estado al patrimonio de la
víctima por medio del deber de indemnización. Igualmente, no basta que el daño sea
antijurídico sino que éste debe ser además imputable al Estado, es decir, debe existir un título
que permita su atribución a una actuación u omisión de una autoridad pública.
7.1.4. Procesos en contra de la Entidad
Con corte a 30 de junio de la vigencia se encuentran catorce (14) demandas administrativas
en contra de la CMV, por cuantía de $17.114.747.820 así:
Demandante
Nohora
Fausulle Pérez
Sánchez
Juan de Dios
Bermúdez
Juan de Dios
Bermúdez
Tabla 18. Procesos en contra de la CMV. Corte 30 de Junio de 2016
Cuantía
Pretensiones
Última actuación
$5.046.087,00
Declaratoria de nulidad de los El 30 de septiembre de 2015
actos que desvincularon al actor se
envía
al
tribunal
del servicio en la CMV.
contencioso para resolver
apelación.
$522.208.000,00
Reparación de los daños y El día 3 de agosto de 2015 el
perjuicios
presuntamente Tribunal Administrativo del
ocasionados al actor y su núcleo Meta remite al Tribunal
familiar con el trámite de un Administrativo de Manizales.
proceso de responsabilidad
fiscal
$522.208.000,00
Reparación de los daños y 01 de junio de 2016 no
perjuicios
presuntamente comparecen los testigos.
ocasionados al actor y su núcleo
familiar con el trámite de un
proceso de responsabilidad
fiscal
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Demandante
Auditoría
General de la
República
Cuantía
$30.817.536,00
William
Valencia
Campos
$ 36.960.000,00
Yahir Arcenio
Cortina
Lancheros
Fiduciaria
Corficlombiana
$51.115.634,00
Diego Fabián
Martínez
Aguilera
$0
Dagoberto
Martínez
Aguilera
$ 30.800.000,00
Convenio
Andrés Bello
$1.701.553.289,00
Hamilton Mayo
Rojas
$144.160.000,00
Isabel Sierra
Sepúlveda
$ 4.940.000,00
$2.963.830.718,00
Pretensiones
Nulidad de la Resolución 700 de
2003 por medio de la cual se
reconoció
a
Gloria
Elena
Cifuentes
bonificación
de
dirección.
Declaratoria de nulidad de los
actos Administrativos que lo
declararon
fiscalmente
responsable, dentro del proceso
de responsabilidad № 034 de
2000
Declaratoria de nulidad de los
actos que desvincularon al actor
del servicio en la CMV
Declaratoria de nulidad de los
actos administrativos que lo
declararon
fiscalmente
responsable, dentro del proceso
de responsabilidad No. 0012008-0430.
Declarar la nulidad de las
actuaciones surtidas dentro del
PRF No. 013-2004-311, por
violación al debido proceso y a
la defensa.
Declarar la nulidad de las
actuaciones surtidas dentro del
PJF No. 027-2008-0718.
Declarar la nulidad del auto de
mandamiento de pago del PJC
No. 008-2013-0715
Declarar la nulidad de todas las
providencias expedidas en el
PRF No. 043-2008-0742 por
violación del debido proceso y a
la defensa.
Declarar la nulidad de todas las
providencias expedidas en el
PRF No. 006-2008-0623 por
violación del debido proceso y a
la defensa.
Declaratoria de nulidad de la
Resolución No. 100-08-0364 del
22 de Agosto de 2013 mediante
la cual declaran insubsistente el
nombramiento
de
la
demandante.
Última actuación
El 3 de julio de 2015, el
tribunal
administrativo
del
Meta, remite el expediente al
Tribunal Administrativo de
Caldas.
El 21 de septiembre de 2015
entra al despacho judicial para
fallo.
El 21 de octubre de 2015
decretan
traslado
para
presentar alegatos
22 de Septiembre de 2015 Se
envía
el
expediente
al
Tribunal Administrativo sala
itinerante de descongestión
sede Bogotá
16 de Abril
despacho.
de
2016,
al
25 de noviembre de 2015
Trasladan al tribunal para
resolver recurso de apelación
11 de mayo de 2016. Traslado
medida cautelar – oficio
Procuraduría
24 de junio de 2016, traslado
de excepciones por 3 días.
28 de marzo de 2016
Audiencia de pruebas – Se
reitera solicitud Universidad
Nacional. Se aplaza audiencia
para el 7 de septiembre de
2016.
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Demandante
Convenio
Andrés Bello
Cuantía
$11.001.953.405,00
Pretensiones
Última actuación
Declarar la nulidad de todas las 14 de agosto de 2015.
providencias expedidas en el Solicitud impulso procesal.
PRF No. 071-2009-1001 por
violación del debido proceso y a
la defensa.
Carolina García $99.155.151,00
Declarar la nulidad de todas las 25 de Abril de 2016. Entra al
providencias expedidas en el despacho.
PRF No. 001-2009-0217 por
violación del debido proceso y a
la defensa.
Total procesos en contra de la CMV: 14 por cuantía de $17.114.747.820,00
Fuente: Secretaría General
7.1.5. Acciones de repetición
Para el periodo comprendido entre Enero y Junio de 2016, no se instauraron acciones de
repetición, se continúa con la vigilancia de la acción instaurada en vigencias anteriores, en
contra de FRANCISCO MORALES ROZO, por cuantía de $71.977.648.
7.1.6. Procesos en los cuales la CMV es parte demandante (parte civil)
Tabla 19. Procesos en los cuales la CMV es demandante vigencia 2016. Enero – Junio
Cuantía
Pretensiones
Última actuación
$40.000.000,00
Obtener para la empresa Social del Estado Se encuentra en el
de Villavicencio la reparación de los daños despacho para resolver
sufridos con la celebración de contratos y situación jurídica.
manejo irregular de la tesorería.
Robert López
$104.313.000,00 Obtener para el Instituto Técnico Industrial y Etapa de Juicio – Audiencias
Rojas y Yaneth
Colegio Básico Santa Inés las reparaciones preparatorias. Octubre 10 de
Hernández
de los daños ocasionados con el delito de 2014.
Puentes
concierto para delinquir
Manuel
$300.343.000,00 Obtener para el municipio de Villavicencio la En el despacho para
Eduardo
reparación de los daños ocasionados con el resolver situación jurídica.
Useche
delito que se investiga por la compra
González y
irregular de un lote de terreno para la obra
otros.
del Acuaparque.
Manuel
$70.000.000,00
Obtener para el municipio de Villavicencio la El Tribunal Superior Unidad
Eduardo
reparación de los daños ocasionados con el de Fiscalía Delegada
Useche
delito que se investiga por la adjudicación y resolvió mediante resolución
González
ejecución del contrato 097 de 2005.
de fecha 25 de abril de 2013,
confirmando la resolución de
acusación del 3 de mayo de
2010.
TOTAL PROCESOS DONDE LA CMV ES PARTE DEMANDANTE 4. TOTAL CUANTÍA $514.656.000,00
Fuente: Secretaría General
Demandado
Jairo Zenón
Ardila e Irene
Valencia
Con corte a 30 de junio de 2016, la CMV tiene vigentes cuatro (4) procesos en los que es
demandante (parte civil) por cuantía de $514.656.000,00.
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7.1.7. Acciones populares
Con corte a junio de 2016, la CMV mantiene vigentes cinco (5) demandas en las cuales ha
sido vinculada por acciones populares.
7.1.8. Fallos en contra de la Entidad en Demandas Administrativas
Tabla 20. Demanda administrativas falladas en contra de la entidad 2016. Enero – Junio
Demandado
Cuantía
Pretensiones
Lorena Gómez
$43.772.744,00
Nulidad de la Resolución 233/04 y el pago
Roa
de unos salarios y prestaciones.
Fuente: Secretaría General
7.1.9. Fallos a favor de la Entidad en Demandas Administrativas
Tabla 21. Demanda administrativas falladas a favor de la entidad 2016. Enero – junio
Demandado
Pretensiones
Cuantía
Gonzalo Rojas
Nulidad del acuerdo 454 del 28 de julio de 2006 que negó el $ 531.461,00
Riveros
pago de la prima de servicios.
Fuente: Secretaría General
7.1.10. Acciones de Tutela
Durante el primer semestre de la vigencia, se instauraron dos (2) acciones de tutela contra la
CMV; en la primera de ellas la accionante es la señora Ana Jacqueline Ruiz Torres, notificada
el 21 de diciembre de 2015. El 4 de abril de 2016 en fallo de segunda instancia se negaron las
pretensiones de la tutelante. La segunda, fue interpuesta por la señora Emma Paola Puente
Castañeda, notificada el 20 de Abril, impugnada el 16 de mayo y se encuentra actualmente a
la espera del fallo en segunda instancia.
Tabla 22. Resumen de tutelas 2016. Enero –Junio
RESUMEN TUTELAS INSTAURADAS ENTRE ENERO A JUNIO DE 2016
Número de
tutelas
Decisiones a
FAVOR de la
Contraloría
2
1
Fuente: Secretaría General
Decisiones en
CONTRA de la
Contraloría
0
Tutelas pendientes por
RESOLVER/CONTESTAR
1
7.1.11. Procesos Administrativos Sancionatorios
Tabla 23. Resumen de Procesos Administrativos Sancionatorios 2016. Enero –Junio
Del 1 de enero al 30 de
Aperturados
En trámite
Fallados
Junio de 2016
3
3
2
1
Fuente: Secretaría General
El incumplimiento de los servidores públicos o de los particulares en presentación de
información sea contable, financiera o al terminar su gestión y el cual debe ser sancionado por
el ente de control por acatar lo ordenado por la Ley 42 de 1993 y la reglamentación interna de
la Entidad. Por lo que se tramitaron tres (3) procesos sancionatorios.
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Tabla 24. Procesos Administrativos Sancionatorios 2016. Enero – Junio
Entidad/Implicados
Hechos
Última actuación
Secretaría de
Entrega inoportuna de información Mayo 31 de 2016. Presentación
Movilidad
solicitada por parte de la entidad.
descargos
Secretaría de
Entrega inoportuna de información Mayo 31 de 2016. Notificación
Infraestructura
solicitada por parte de la entidad.
personal.
Terminal de
Entrega inoportuna de información Junio 13 de 2016. Presentación
Transportes de
solicitada por parte de la entidad.
de Argumentos de defensa
Villavicencio
Fuente: Secretaría General
7.1.12. Procesos de Acción Disciplinaria
Se analizan las actuaciones de los funcionarios de la CMV de conformidad con lo establecido
en el Código Único Disciplinario. Actualmente se tramitan los cuatro (4) procesos disciplinarios
que se encuentran aperturados a Isabel Sierra Sepúlveda (2), Gonzalo Rojas Riveros (1) y
Emma Paola Puente.
Tabla 25. Resumen de Procesos Disciplinarios 2016. Enero – Junio
No. PROCESOS
No. PROCESOS
AÑO
DISCIPLINARIOS
DISCIPLINARIOS EN
APERTURADOS
TRÁMITE
4
4
01-01-2016 AL 30-06-2016
Fuente: Secretaría General
7.1.13. Urgencia Manifiesta
Se revisan los antecedentes administrativos que dieron pie a la declaratoria de urgencia
manifiesta, verificando que se ajusten a los requisitos exigidos por la Ley para la declarar la
urgencia enmarcada en lo que manifiesta artículo 42 de la Ley 80/93. A la fecha se ha emitido
pronunciamiento respeto de la legalidad de cuatro (4) declaratorias de urgencia manifiesta, así:
Tabla 26. Pronunciamientos urgencia manifiesta 2016
Entidad
Acto administrativo
Pronunciamiento CMV
Empresa Social del Estado -ESE
Resolución No.375 del 30 de Se ajusta a los requisitos exigidos en
Municipal
Diciembre de 2015
la Ley para declararla.
Oficina de Contratación -Alcaldía Decreto 405 del 21 de Se avala la prórroga de la urgencia
Municipal de Villavicencio
diciembre de 2015
manifiesta.
Oficina de Contratación -Alcaldía Decreto 046 del 6 de enero Se ajusta a los requisitos exigidos en
Municipal de Villavicencio
de 2016
la Ley para declararla.
Concejo Municipal de
Resolución No.016 de Enero Se ajusta a los requisitos exigidos en
Villavicencio
de 2016
la Ley para declararla.
Fuente: Secretaría General
8. GESTIÓN FINANCIERA
8.1.
INGRESOS
En lo corrido de la vigencia, la CMV ha enviado mensualmente a la Alcaldía Municipal de
Villavicencio las cuentas de cobro correspondientes a las cuotas de auditaje, recaudándose a
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30 de junio, la suma de MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES
DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS SESENTA Y DOS PESOS MCTE
($1,455,249,762).
La ejecución del presupuesto de ingresos, a junio 30 del 2016, corresponde a un porcentaje
del 56,57% del total de los ingresos programados en el PAC, correspondiente a MIL
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE
MIL SETECIENTOS SESENTA Y DOS PESOS MCTE ($1,455,249,762), dinero que se
recaudó mensualmente, mediante el cobro de las cuotas de auditaje a la Alcaldía Municipal de
Villavicencio, según el PAC establecido por la entidad.
8.2.
PAGOS
Se efectuaron los pagos oportunos de las obligaciones contraídas por la entidad, de acuerdo a
las normas vigentes teniendo en cuenta el programa anual Mensualizado de caja (PAC),
documento que establece la programación de pagos de la entidad.
El valor total de los pagos realizados y que afectan el presupuesto de gastos de a vigencia
entre el primero de enero y el 30 de junio de 2016, es de MIL CIENTO CINCUENTA Y UN
MILLONES CUATROCIENTOS VEINTEMIL SEISCIENTOS DIECIOCHO PESOS CON
CINCUENTA Y SIETE CENTAVOS ($1,151,420,618.57), correspondientes a doscientos
treinta y dos (232) pagos.
8.3.
TÍTULOS JUDICIALES
En la tesorería reposan Ciento dieciséis (116) Títulos de Depósito judicial, por valor de
VEINTINUEVE MILLONES CUARENTA Y CINCO MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS
PESOS CON TREINTA Y NUEVE ($29,045,632.39).
El día 30 de junio del 2016, mediante oficio No. 400-20-02-1022 de junio del 2016, se solicitó
al Banco Agrario la conversión de 85 títulos judiciales, para iniciar la gestión de la devolución a
los respectivos beneficiarios de estos títulos, toda vez que el área de Responsabilidad Fiscal
verificó la procedencia de la devolución de estos títulos.
Finalmente, durante el primer semestre de la vigencia no se han entregado títulos judiciales.
8.4.


Se realizó el cierre contable de la vigencia 2015 de acuerdo al instructivo expedido por la
Contaduría General de la Nación y se dio apertura a la contabilidad de 2016.
Se elaboró el informe contable del trimestre octubre a diciembre de 2015, remitiendo el
mismo a la Dirección de Contabilidad de la Alcaldía de Villavicencio, junto con el informe de
Operaciones Recíprocas y Notas Contables.
Se conciliaron las cuentas bancarias que la Contraloría maneja en Davivienda, tanto de
ahorros como cuenta corriente y la cuenta del banco Agrario correspondiente a los meses
de diciembre de 2015, enero y febrero de 2016.
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
INFORMES CONTABLES


Se realizó el seguimiento, al proceso contable correspondiente al mes de enero, febrero,
marzo, de 2016, brindando apoyo a cada una de las áreas de la Contraloría, como nomina,
presupuesto y tesorería.
En el mes de mayo se actualizó el plan de acción para realizar el proceso de transición
hacia el nuevo marco regulatorio NICS SP dando inicio al proceso.
9. CONTRATACIÓN
En un esfuerzo por ofrecer a sus funcionarios a través de las gestiones administrativas cubrir
las necesidades que se requieren en pro de su Bienestar, se han llevado a cabo ocho (8)
contrataciones de mínima cuantía necesarias para el funcionamiento de la entidad y cuatro (4)
mediante contratación directa para la prestación de servicios en la renovación de la firma
digital del Contralor Municipal de Villavicencio, soporte técnico Pimisys, Prestación de servicios
de apoyo a la gestión y Capacitación.
Tabla 27. Relación de contratos a Junio 30 de 2016.
CONTRATO No.
FECHA
OBJETO
MODALIDAD
CUANTIA
1
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº 100-09-02-01
22 DE ENERO PRESTACIÓN
DEL
DE 2016
SERVICIO
PARA
LA
RENOVACIÓN
DEL
CERTIFICADO DE FIRMA
DIGITAL
PARA
EL
REPRESENTANTE LEGAL
DE LA CMV
Contratación
Directa –Prestación
de servicios Firma
Digital
$296.960
2
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-012016
28 DE ENERO PÓLIZA DE SEGUROS
DE 2016
PARA LOS VEHÍCULOS DE
LA
ENTIDAD,
PÓLIZA
PREVIALCALDIAS, PÓLIZA
DE MANEJO GLOBAL Y
SOAT.
Contrato
de
Seguros, Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
$11.444.392
3
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-022016
9 DE FEBRERO SUMINISTRAR A LA CMV,
DE 2016
DENTRO
DEL
PERÍMETRO
URBANO
DEL
MUNICIPIO
DE
VILLAVICENCIO,
EN
FORMA SUCESIVA Y A
PRECIO
UNITARIO,
GASOLINA CORRIENTE Y
CAMBIO DE ACEITE PARA
LOS
VEHÍCULOS
DE
PROPIEDAD DE LA CMV
Contrato
de
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
$3.000.000
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CONTRATO No.
5
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-032016
FEBRERO
DE 2016
OBJETO
MODALIDAD
18 SERVICIOS
DE
RECOLECCIÓN, CURSO Y
ENTREGA
DE
CORRESPONDENCIA
Y
DEMÁS
ENVÍOS
POSTALES
QUE
REQUIERA
LA
CONTRALORÍA, EN LAS
MODALIDADES
DE
CORREO
DEPARTAMENTAL
Y
NACIONAL
Contrato
de
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-042016
MARZO 02 DE REALIZACIÓN ACTIVIDAD Contrato
de
2016
DE BIENESTAR SOCIAL
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
PROCESO
CONTRACTUAL
N°100-09-02-06
ABRIL 01
2016
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-052016
ABRIL 27
2016
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-062016
ABRIL 27
2016
PROCESO
CONTRACTUAL
Nº 100-09-002
MAYO
2016
12
10 PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-062016
MAYO
2016
12
6
7
8
9
DE SOPORTE
TECNICO Contratación
SOFTWARE PIMISYS
Directa –Prestación
de servicios no
pluralidad
de
oferentes
DE SUMINISTRO
DOTACION PARA
EMPLEADOS
DE
CONTRALORIA
MUNICIPAL
VILLAVICENCIO
DE MANTENIMIENTO
MOTOCICLETA
DE Contrato
de
LOS Prestación
de
LA servicios
de
Selección
DE abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
DE Contrato
de
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
CUANTIA
$1.000.000
$2.944.000
$6.500.000
$4.649.976
$950.000
DE PRESTACION
DE
SERVICIOS DE APOYO A
LA GESTION EN EL AREA
DEL ARCHIVO DE LA CMV
Contratación
Directa –Prestación
de servicios apoyo
a la gestión
$4.800.000
DE CAPACITACION
DE
TRABAJO EN EQUIPO
CON LA METODOLOGIA
DE COUCHING
Contratación
Directa –Prestación
de
servicios
capacitación
$7.000.000
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4
FECHA
CONTRATO No.
FECHA
OBJETO
MODALIDAD
CUANTIA
11 PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-072016
JUNIO 10 DE COMPRA DE ELEMENTOS
2016
TECNOLOGICOS PARA LA
CONTRALORIA
MUNICIPAL
DE
VILLAVICENCIO
Contrato
de
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
$19.284.108
12 PROCESO
CONTRACTUAL
Nº IP-CMV-082016
JUNIO 10 DE SERVICIO DE RECARGA Y
2016
COMPRA
DE
EXTINTORES PARA LA
CONTRALORIA
MUNICIPAL
DE
VILLAVICENCIO
Contrato
de
Prestación
de
servicios
de
Selección
abreviada inferior al
10% de la menor
cuantía
$1.150.000
TOTAL CONTRATACION A JUNIO 30 DE 2016
$63.019.436
Fuente: Secretaría General
Tabla 28. Resumen procesos contractuales Enero- Noviembre de 2015
CLASE DE CONTRATO
CANTIDAD
CONTRATOS
VALOR $
PARTICIPACION %
4
18.596.960
29,5
3
5.094.000
8,1
SUMINISTROS
2
7.649.976
12,1
SEGUROS
1
11.444.392
18,2
COMPRAS
1
19.284.108
30,6
MANTENIMIENTO
1
950.000
1,5
12
$63.019.436
100
CONTRATACION DIRECTA
INFERIOR AL 10% DE LA
MENOR CUANTIA
PRESTACION DE
SERVICIOS.
TOTAL
Fuente: Secretaría General
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Ilustración 5. Contratación a junio 30 de 2016
CONTRATACION DE ENERO 01 A JUNIO 30 DE 2016
950.000
18.596.960
19.284.108
CONTRATACION DIRECTA
5.094.000
11.444.392
7.649.976
CONTRATO DE
PRESTACION DE
SERVICIOS INFERIOR AL
10% DE LA MENOR
CUANTIA
Fuente: Secretaría General
10. GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
10.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA)
Para la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Villavicencio, teniendo en cuenta la
normatividad vigente, las necesidades de las áreas y el presupuesto aprobado para la vigencia
2016, elaboro su plan de compras aprobado por del Comité de Desarrollo Administrativo, por
valor total de OCHENTA MILLONES NOVECIENTOS VEINTIOCHO MIL OCHOCIENTOS
NOVENTA Y SEIS PESOS MCTE ($80,928,896), el cual se encuentra publicado en la página
web de la Entidad.
Durante el primer semestre de la vigencia 2016, se ha realizado 1 modificación al PAA,
mediante Acta de Comité de Desarrollo Administrativo de fecha 20 de abril del 2016,
quedando de la siguiente manera:
FECHA
Enero 14 del 2016
Abril 20 del 2016
CONCEPTO
Aprobación PAA vigencia 2016
Modificación PAA
VALOR PAA
$80,928,896.oo
$86,028,872.oo
Se incrementó el rubro de Bienestar Social y Salud ocupacional a $8,000,000, el rubro de
Dotación se disminuyó a $4,649,976 y se incluyó el rubro de Mantenimiento con un valor de
$950,000.
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10.2. NIVEL DE EJECUCIÓN PAA
La ejecución del PAA en el primer semestre de la vigencia es del 63.1% con respecto al valor
final apropiado del PAA:
Ilustración 6. Apropiación VS. Valor ejecutado en pagos PAA 2016
Fuente: Sistema Financiero Pimisys
10.3. ALMACÉN
Durante los meses de enero a julio de la vigencia 2016, el valor de asignaciones por
elementos de consumo de papelería y oficina corresponde a: $1,372,334,17 distribuido entre
las diferentes dependencias de la entidad así:
CONTROL FISCAL
DESPACHO DEL CONTRALOR
RESPONSABILIDAD FISCAL
SECRETARIA GENERAL
ELEMENTOS DE PAPELERIA Y OFICINA
$ 346,060.33
$ 57,017.35
$ 155,895.05
$ 813,361.44
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA
SECRETARIA GENERAL
$ 189,342.89
TOTAL, SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO
$1,561,677.06
A continuación, se representa gráficamente la proporción entregada de los elementos de
consumo entre las diferentes dependencias de la CMV:
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Ilustración 7. Entrega de bienes e insumos
Fuente: Sistema Financiero Pimisys Almacén
10.4. INVENTARIO GENERAL
El inventario general de la Contraloría Municipal de Villavicencio a 30 de junio del 2016, se
encuentra registrado en el sistema Pimisys módulo Almacén por un valor estimado de
$1,179,815,359.12 (incluyendo los elementos de consumo como papelería y aseo) valor que
refleja los elementos que existen en bodega y en servicio.
11. GESTIÓN DOCUMENTAL
El día 4 de febrero del 2016, se realizó la Socialización de la actualización de las Tablas de
Retención Documental (TRD), a la cual asistieron los funcionarios de la CMV; en esta reunión
se observó que debido a la dinámica institucional, deben ser actualizadas.
Por otro lado, aún no se inicia la elaboración del Programa de Gestión Documental (PGD),
porque la Entidad no cuenta con el presupuesto suficiente para contratar su orientación y
elaboración, ya que ningún funcionario en la Entidad cuenta con el conocimiento y estudios
requeridos y exigidos por el Archivo General de la Nación.
Para la verificación de la aplicación de las TRD se tomaron los consecutivos de los oficios que
elaboran las cuatro áreas de la Contraloría (Despacho, Secretaría General, Responsabilidad
Fiscal y Control Fiscal), evidenciando que en algunos oficios no están bien aplicados los
códigos correspondientes a las TRD, por lo cual se procedió a enviar correo a todos los
funcionarios de la Entidad, adjuntándoles las tablas vigentes para que en el momento de
proyectar documentos se tengan en cuenta los códigos en ellas establecidos.
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En relación con el archivo, se intervino el que encontraba en condición de biodeterioro para
determinar por tiempo de retención documental, cuáles documentos pueden eliminarse por
haber cumplido este tiempo, teniendo en cuenta el grado de afectación y falta de espacio en la
Entidad, pero se observó que es documentación de años con los cuales no se contaba con
Tablas de Retención Documental, por lo cual se hace necesario solicitar un concepto al
Archivo General de la Nación para determinar si podemos eliminar dichos documentos.
12. GESTIÓN DE TIC
Se hizo la actualización del plan, teniendo en cuenta los inconvenientes que actualmente
presenta las instalaciones de la CMV, como es la falencia en el suministro de la energía
eléctrica y la falta de una UPS que garantice la operatividad de los equipos electrónicos y la
red por la inestabilidad de los voltajes de energía.
Para la construcción del plan de seguridad y privacidad de la información se realizó el estudio
con respecto a los puntos críticos de la seguridad informática que presenta la CMV y se está
redactando el informe del plan de seguridad.
Se debe definir por la alta dirección la responsabilidad de cada dependencia con respecto a la
información que se publique en la página web en los diferentes canales, la cual quedará
plasmada en la política editorial.
Con respecto a la actualización de la página web, la CMV gestionó con MinTIC la adquisición
de una plantilla web cuyo uso recientemente se ha iniciado.
Desde la perspectiva operativa se han realizado las siguientes actividades:
 Por motivo de cambio a la nueva sede, en enero se acondicionaron e instalaron los
equipos y configuración del internet.
 Se realizó soporte técnico y mantenimiento a los equipos de cómputo de la CMV, a
solicitud de los funcionarios.
 Se activaron y revisaron los formatos de la Plataforma SIA Contralorías, correspondientes
a la rendición anual de acuerdo a la Nueva Resolución Orgánica 371 de los Sujetos y
Puntos de Control.
 Se realizó mantenimiento de actualización de datos, inactivación y creación de usuarios
para la Plataforma SIA Contralorías, a los Sujetos y puntos de control según requerimiento.
 Se emitió concepto técnico para los equipos que se dan de baja.
 Se han realizado backups de Pimisys semanalmente y del 98% de los funcionarios.
 Creación de usuarios a cada uno de los Sujetos y Puntos de Control en la nueva
Plataforma SIA Observa.
 Capacitación manejo Plataforma SIA Observa a responsables de los sujetos y puntos de
control, a solicitud.
 Ingreso del PGA vigencia 2016 a la Plataforma SINACOF
 Seguimiento al PGA 2015 SINACOF
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



Organización y convocatoria a capacitación sobre el manejo de la nueva Plataforma SIA
OBSERVA, a sujetos y puntos de control a nivel Departamental y Municipal, liderada por la
Auditoría General de la República.
Backup correos institucionales al 85% de los funcionarios. Culminó el periodo de la licencia
y las cuentas con dominio @contraloriavillavicencio.com quedó sin servicio.
Creación Nuevos Correos institucionales funcionarios antiguos (Motivo, cambio de Pagina
Web según requerimientos del Ministerio de las TIC).
Actualización eslogan en el logo de la entidad, en la firma de los correos Institucionales a
80% de los Funcionarios de la entidad
13. TALENTO HUMANO
Para la vigencia 2016, la CMV, es consciente que uno de sus principales fundamentos es el
desarrollo del talento humano, por lo que a través del Plan de Capacitación y el cumplimiento
de sus objetivos busca que los funcionarios sean altamente competitivos para mejorar la
prestación del servicio público a cargo de la entidad, por esta razón se busca participar en un
buen número de capacitaciones que fortalezcan el desarrollo del talento humano en los
distintos temas que se dieron como resultados de la encuesta de necesidad de capacitación,
igualmente desarrollar actividades de salud ocupacional y bienestar social que conlleven a una
mejor calidad de vida del funcionario contribuyendo a través de acciones participativas
basadas en promoción y la prevención, la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo
y de salud de los empleados.
La CMV, sigue encaminada por brindar un adecuado ambiente laboral y de superación a sus
funcionarios, es así como dentro de las actividades realizadas y a ejecutar en la presente
vigencia, se ha dado continuidad al programa de bienestar social y de capacitación,
fortalecimiento institucional, actividades de promoción y prevención a través del COPASST.
13.1. PLANTA DE PERSONAL
El siguiente cuadro, muestra la forma como está distribuida la planta de personal de la CMV en
los diferentes niveles jerárquicos (Directivo, Profesional, Técnico y asistencial), de acuerdo a la
estructura administrativa aprobada por el Concejo Municipal de Villavicencio.
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Tabla 29. Planta de personal a junio 31 de 2016
Nivel del Cargo
Directivo
Profesional Especializado
Profesional Universitario
Técnico Operativo
Auxiliar Administrativo
Asistencial
TOTAL
%
Número de Cargos
Área
Misional
Administrativa
4
2
2
7
19
3
3
5
41
100%
4
17
2
1
1
27
65.86%
3
2
1
2
4
14
34.14%
Fuente: Secretaría General
En el siguiente gráfico se muestra la participación por niveles de la planta ocupada, donde
puede observarse que el nivel directivo (4 funcionarios), nivel profesional (30 funcionarios)
suman el 73.17% y el nivel técnico y asistencial el 26.83%, lo cual indica el grado de
profesionalización de la planta de personal, demostrando que el trabajo realizado en
cumplimiento de la misión institucional esta realizado por personal idóneo lo que permite
realizar un trabajo efectivo.
Ilustración 8. Estimación porcentual planta de cargos a Junio 31 de 2016.
Fuente: Secretaria General
La planta de personal de la Contraloría Municipal de Villavicencio vigente a junio 30 de 2016,
está integrada por 41 cargos los cuales a la fecha se encuentran ocupados 39 teniendo en
cuenta que el Secretario General adicional a sus funciones se encuentra en Encargo en el
empleo de Contralor Municipal de Villavicencio y la Auxiliar de Servicios Generales se
encuentra ocupando en Calidad de Encargo el empleo de Secretaria Ejecutiva, así:
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Ilustración 9. Planta de cargos de la CMV ocupada a Junio 30 de 2016
PLANTA OCUPADA A JUNIO 30 DE 2016
Técnico Asistencial: 4
Operativo: 3
Directivo: 3
Profesional
Especializado 7
Auxiliares
Administrativos: 3
Directivo
Profesional Especializado
Profesional Universitario
Tecnico Operativo
Auxiliar administrativo
asistencial
Profesional
Univesitario: 19
vacante
Fuente: Secretaria General
Durante el primer semestre de la vigencia 2016, la CMV no realizó cambios en la estructura y
planta global de personal, actualmente cuenta con una planta conformada por 41 funcionarios.
Adicionalmente se cuenta con un contrato por prestación de servicios.
13.2. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
En observancia de la Ley 1562 de 2014 y del Decreto 614 de 1984, principalmente; y
conscientes de la importancia de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la CMV asume la
responsabilidad de garantizar la operacionalización del Comité Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo (COPASST) y realizar actividades en los campos relacionados.
Se elaboró un plan de trabajo para la vigencia 2016, el cual el nuevo COPASST reviso e
iniciara el desarrollo del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se tenga en cuenta
como principio rector proteger la salud de sus servidores públicos, a partir del fortalecimiento
de los estilos de vida saludable y el auto cuidado dentro del marco de la prevención y la
promoción.
El Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrá como eje central la prevención desde la
realización de actividades lúdicas (bienestar social), talleres grupales, capacitaciones (en
convenio y apoyo con nuestra ARL y EPS) todas de carácter participativo y que permitan llegar
a todos los funcionarios de la CMV, análisis de puestos de trabajo, seguimiento a la
accidentalidad identificando las causas y formulando e implementando las correspondientes
acciones preventivas y correctivas; todas estas actividades permitirán el fortalecimiento del
estilo de vida saludable de los funcionarios.
Para la vigencia 2016, se llevará a cabo las actividades pertinentes para implementar el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Existe un rubro para Salud Ocupacional que corresponde a BIENESTAR SOCIAL Y SALUD
OCUPACIONAL por valor de OCHO MILLONES DE PESOS MCTE ($ 8.000.000), rubro que
se tendrán en cuenta para la realización de actividades de Salud Ocupacional en caso de
requerirse.
El 07 de Abril de 2016 se llevó a cabo la elección del COPASST y del Comité de Convivencia
Laboral quedando constituidos de la siguiente forma:
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST):
Mediante Resolución 100-08-093 del 08 de Abril de 2016
PRINCIPAL
SUPLENTE
Por la empresa
CLAUDIA
FERNANDA
MARTINEZ JENNY
ALEXANDRA
TRIANA
PERILLA
CASALLAS
Por los Trabajadores
ROSA ELVIA QUINTERO
GLORIA STELLA DIAZ LOMBANA
La presidencia del Comité será ejercida por CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ PERILLA, en
caso de inasistencia será ejercida por la Suplente JENNY ALEXANDRA TRIANA CASALLAS.
Comité de Convivencia laboral
Mediante Resolución N° 100-08- 94 de Abril 08 de 2016 y está conformado por cuatro (04)
miembros, dos (02) representantes de los trabajadores y dos (02) del empleador, así:
NOMBRE
HANS ALFONSO
GONZALEZ
SAAVEDRA
ANDRES LEONARDO
BRAN TOBON
CARGO
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario
El Representante Legal de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO nombró a las
siguientes personas como representantes de la entidad:
NOMBRE
ALFONSO ZAMUDIO
GARIBELLO
HECTOR GIOVANNI
GARZON
CARGO
Contralor Auxiliar de
Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Profesional
Universitario
Principal
Suplente
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A la fecha el Comité de Convivencia Laboral manifiesta haber tenido solo un caso de
convivencia laboral, presentado por un funcionario para lo cual conllevó a que el Comité se
reuniera y realizara lo pertinente para dar solución.
El 12 de abril de 2016 se reunió la asesora de ARL con la profesional de Talento Humano con
el fin de realizar algunas consultas respecto a la comisión de un funcionario por cuatro años y
la revisión del personal afiliado, el riesgo al que pertenecen y los pagos que deben realizar.
Los días 27 y 28 de abril de 2016 se llevó a cabo con la coordinación de la Dra. JENNY
TRIANA, actividades tendientes a establecer el diagnóstico inicial para el diseño del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SGSST) de la CMV. A su vez se realizó
acompañamiento a los nuevos integrantes del COPASST (Claudia Martínez, Jenny Triana,
Gloria Díaz y Rosa Elvia Quintero) quienes recibieron capacitación respecto a las funciones y
responsabilidades que tiene el Comité.
El día 20 de Mayo de 2016 de 3:00 a.m. a 4:00 p.m. se realizó una Jornada Vital
Osteomuscular en el auditorio de la Contraloría Municipal de Villavicencio, organizada por el
funcionario JUAN CAMILO GUTIERREZ.
Se llevó a cabo el día 27 de Mayo de 2016 una jornada de fumigación a la entidad con el fin de
eliminar zancudos y animales rastreros.
13.3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Durante la vigencia 2016, la Secretaría General sigue promoviendo y mantiene el compromiso
de los funcionarios con los emblemas importantes para nuestra institución como son: El himno
de la entidad, la galería de ex – contralores, el código de ética el cual se da a conocer dando
aplicación al programa de inducción, junto con su misión, visión y todos ellos junto con la
planeación estratégica 2016 – 2019, donde se busca el fortalecimiento y el sentido de
pertenencia y lealtad hacia la entidad.
Se realizó el 08 de abril de 2016 la socialización de los principios y valores institucionales que
hacen parte de la nueva planeación estratégica para el periodo 2016-2016.
Se conmemoraron los 30 años de la Contraloría Municipal de Villavicencio con una celebración
donde se invitaron a varios personajes ilustres como alcalde, gobernadora, secretarios,
concejales, personero, rectores, entre otros.
13.4. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Para la vigencia 2016 se realizó la evaluación de desempeño con corte a Enero 31 de 2016,
por lo que los Directivos, realizaron la Evaluación del Desempeño correspondiente a la
vigencia Febrero 01 de 2015 a 31 de Enero de 2016 a los funcionarios de la Contraloría
Municipal de Villavicencio y se llevó a cabo la concertación de objetivos para la vigencia
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Febrero 01 de 2016 a Enero 31 de 2017, en los formatos establecidos para la Evaluación de
desempeño para los funcionarios de Carrera Administrativa y en Provisionalidad.
Para esta vigencia el período que se evaluará corresponde a dos evaluaciones parciales
semestrales, así:
 Del 1 de febrero al 31 de Julio de 2016. Se evaluará el quince (15) de agosto de 2016.
 La Evaluación comprendida entre el 1 de agosto de 2016 y el 31 de enero de 2017, será
evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de 2017.
Se realizó capacitación el 09 de Febrero de 2016 sobre la evaluación de desempeño por parte
de la funcionaria de Talento Humano y participaron de esta el Comité de personal.
13.5. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL
En la CMV, en cumplimiento del decreto –Ley 1567/98, la Ley 909 de 2004, el decreto
1227/2005 y el decreto 4661/2005, referentes del bienestar social, estímulos e incentivos, para
mejorar el nivel de vida y el rendimiento laboral de los servidores públicos de la entidad,
buscando mejorar el clima laboral, el trabajo en equipo, la identificación e intervención de la
cultura organizacional, desarrolló un programa de bienestar social según Resolución No 260
de Agosto de 2008 el cual fue modificado por la Resolución Nº 100-08-02 de Enero 02 de
2013, donde se establece la calidad y protección de vida laboral y los servicios sociales
(deportivos, recreativos, vacacionales, artísticos, culturales, de promoción y prevención en
salud, capacitación), dirigidos a los funcionarios y sus familias.
Tabla 30. Presupuesto establecido Bienestar social 2016
PRESUPUESTO
VALOR
VALOR INICIAL DE PRESUPUESTO BIENESTAR 2016
VALOR EJECUTADO A JUNIO 30 DE 2016.
TOTAL SALDO DE PRESUPUESTO A JUNIO 30 DE 2016
$8.000.000.oo
$2.944.000.oo
$5.056.000.oo
Fuente: Secretaria General
Tabla 31. Indicador de eficiencia al presupuesto de Bienestar social a marzo 31 de 2016
ACCIONES PROYECTADAS
Uso de los recursos
asignados
Presupuesto Asignado
$ 8.000.000. oo
Fuente: Secretaria General
INDICADOR
Presupuesto Ejecutado /
presupuesto
Asignado*100%
RESULTADOS
$2.944.000 / $8.000.000
= 37%
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A la fecha de presentación del informe de gestión se llevó a cabo el 37% de la ejecución del
presupuesto.
La entidad elaboró el Plan institucional de Bienestar Social para la vigencia 2016, en el cual
queda plasmado las necesidades de Bienestar de conformidad a la encuesta realizada en la
que contestaron 31 funcionarios.
Con base en el análisis de las encuestas diligenciadas se concluyó que la mayoría de los
funcionarios están dispuestos a participar de actividades deportivas, recreativas y culturales,
en donde un 54,84% prefieren que estas actividades se realicen durante la jornada laboral por
lo que adicional al cronograma la entidad tendrá en cuenta invitaciones de otras entidades
para participar en eventos deportivos o culturales. Así mismo el 52% de los funcionarios
prefiere como actividades de bienestar las salidas turísticas por lo que se tendrá en cuenta el
presupuesto del rubro de bienestar para este tipo de actividades.
Cronograma de bienestar social 2016
En cumplimiento del Cronograma de Bienestar Social (consistente en la agenda de actividades
a desarrollar por la CMV, como eventos recreativos, culturales y actividades de promoción y
prevención), se ha realizado la siguiente gestión:
1. En el mes de Enero de 2016, se llevaron a cabo las encuestas de necesidades de
bienestar a través de una encuesta virtual lo que conllevo a la elaboración del Plan de
Bienestar para la vigencia 2016 para la CMV, a fin de continuar brindando el bienestar de
los servidores como un propósito que permita proveer una mayor eficiencia, eficacia y
desempeño en cuanto a sus tareas laborales, mediante un espacio de satisfacción y
productividad.
2. Como estímulo a los funcionarios por la Celebración de los cumpleaños, la entidad ha
otorgado el día de su cumpleaños, como día de descanso remunerado.
3. El 04 de Marzo de 2016 se llevó a cabo la actividad “REALIZACION DE UNA (01)
SALIDA ECOLOGICA A LAS PISCINAS DEL GUEJAR EN LEJANIAS PARA LOS
FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”, lo anterior
en cumplimiento al plan de bienestar, en los Item “Jornada lúdicos Deportivas y cultural del
mes de Enero y Febrero” como actividad recreacional y como necesidad de integración,
identidad cultural institucional y pertenencia, a las cuales les pueda dedicar su energía y
potencialidad para obtener esparcimiento.
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Fuente: Secretaria General
4. El 08 de Marzo de 2016 por iniciativa de los caballeros de la entidad se entregó un detalle
a las mujeres de la entidad y dieron un refrigerio en conmemoración a este día, esta
actividad se realizó con recursos de los funcionarios.
5. El 18 de Marzo de 2016 se llevó a cabo una actividad de bienestar social con recursos de
las funcionarias y en ocasión de celebración del día del hombre para lo cual se otorgó
medio día para realizar actividades en el auditorio de la entidad que consistió en un detalle,
refrigerio, serenata, karaoke y actividad lúdica.
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6. El día 10 de junio se llevó a cabo la jornada lúdico deportiva y cultural del mes de
marzo y abril en la finca villa Claudia esta actividad se llevó a cabo con recursos de los
funcionarios quienes participaron de las actividades programadas para este día.
Respecto del primer semestre de la vigencia 2016 la información del Plan Anual de Bienestar
se presenta en la siguiente tabla:
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Tabla 32. Ejecución de actividades de bienestar social a junio 30 de 2016
1
ACCIONES
PROYECTADAS
Celebración
de
los
cumpleaños:
INDICADORES DE EFICIENCIA
CUMPLIDAS
COBERTURA
RESULTADOS
SI
20/41= 48.78%
Fomentar la aplicación de
estrategias y procesos en
el ámbito laboral que
contribuyan al desarrollo
del potencial personal de
los empleados, a generar
actitudes favorables frente
al servicio público y al
mejoramiento continuo de
la Organización para el
ejercicio de su función
social.
1/1=100%
SI
Propiciar condiciones en el
ambiente de trabajo que
favorezcan el desarrollo de
la creatividad, la identidad,
la participación de los
empleados, así como la
eficacia, la eficiencia y la
efectividad
en
su
desempeño.
SI
Brindar espacios para el
sano
desarrollo
de
actividades
físicas
y
recreativas que estimulen
un desarrollo armónico
cuerpo – mente (estilos
saludables de vida).
Propiciar condiciones en el
ambiente de trabajo que
favorezcan el desarrollo de
la creatividad, la identidad,
la participación de los
empleados, así como la
eficacia, la eficiencia y la
efectividad
en
su
desempeño.
Como
estímulo
al
funcionario
por
la
Celebración
de
los
cumpleaños, la entidad
otorgará
el día de su cumpleaños
como día de descanso
remunerado y si el día se
da un fin de semana
se otorgará el día viernes
antes de su cumpleaños.
2
Número
de
permisos
por
cumpleaños
otorgados/ Numero
Cumpleaños para
otorgar permiso
Numero de
Actividades
celebradas/
Numero
Actividades
Proyectadas
Jornada lúdicos
Deportivas y cultural
Enero – Febrero
3.
1/1=100%
Jornada
Deportivas
y
Marzo – Abril
lúdicos
cultural
OBJETIVO CUMPLIDO
Funcionarios de la
Contraloría
Municipal
de
Villavicencio
Brindar espacios para el
sano
desarrollo
de
actividades
físicas
y
recreativas que estimulen
un desarrollo armónico
cuerpo – mente (estilos
saludables de vida).
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No.
4.
Día del Servidor Público
en
cumplimiento
del
Decreto 2865 de 2013,
programar actividades de
capacitación y jornadas de
reflexión
institucional
dirigidas a fortalecer su
sentido de pertenencia, la
eficiencia, la adecuada
prestación del servicio, los
valores y la ética del
servicio público y el buen
gobierno. Se realizarán
actividades que exalten la
labor del servidor público.
27 de Junio de 2016
Se aplazó para
el día 19 de
Julio de 2016
Funcionarios de la
Contraloría
Municipal de
Villavicencio
Tabla 33. Ejecución de actividades de Bienestar social a junio 30 de 2016
INDICADORES DE EFICACIA
1
Cumplimiento
del Desarrollo del plan
Institucional de Bienestar
Social
SI
Acciones de Bienestar realizadas /
Acciones de
Bienestar planteadas
3/10 *100=
30%
3
Uso
de
los
recursos
asignados
Presupuesto Asignado
$ 8.000.000
Presupuesto Ejecutado / presupuesto
Asignado
Si
$2.944.000/ 8.000.000
=37%
El presupuesto asignado se ha
ejecutado en un 37% en la actividad
de bienestar social que correspondió
a una salida a las piscinas del
Guejar.
Fuente: Secretaria General
13.6.
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y ACTIVIDADES EJECUTADAS A 30 DE
JUNIO DE 2016
La CMV, a través de sus programas de capacitación ha estado al tanto de la formación y
capacitación de los servidores de la institución, no sólo para complementar el sistema de
desarrollo del Talento Humano en las unidades de nuestra entidad, sino para la gestión de
asesoría que debemos brindar a las demás instituciones, entidades y organismos que directa o
indirectamente ejercen la potestad estatal y la prestación de servicios públicos. En tal virtud,
para la entidad la Capacitación, más que un subsistema de apoyo, constituye un sistema
misional que genera valor.
Es imprescindible por ello, que quienes laboran en el sector público, desarrollen, actualicen e
incrementen sus conocimientos y destrezas en materia de gestión pública, finanzas,
contabilidad, presupuesto, auditoría interna, gestión fiscal, auditoría fiscal, tipificación de
hallazgos, derecho de defensa, medidas cautelares, responsabilidad fiscal, talento humano,
ética, control social y otros temas de importancia para el desarrollo de las funciones de cada
servidor público de esta entidad de control, considerando el particular enfoque de control la
auditoria gubernamental con Enfoque Integral, como su principal objetivo, que es parte de las
exclusivas competencias de la Contraloría Municipal de Villavicencio.
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Siendo una necesidad prioritaria que los servidores públicos posean las competencias
requeridas para el cumplimiento misional de la entidad, ya que sobre ellas se debe sustentar la
ventaja competitiva en la prestación de los servicios de la entidad, a continuación, se relaciona
el listado consolidado de los temas de capacitación, de conformidad a lo manifestado por los
funcionarios, en la encuesta electrónica diseñada para la vigencia 2016.
Tabla 34. Presupuesto asignado a Capacitación CMV a junio 30 de 2016.
ACCIONES PROYECTADAS
PPTO VIGENCIA 2016
$ 2.572.422.482 MENOS
DISMUNICION DE
$92.716.964
2% CAPACITACION Y
ADICIONES REALIZADAS
$49.287.544 Ppto fijado
$49.594.110 Ppto 2%
COBERTURA
Presupuesto Ejecutado / presupuesto
Asignado
$306.566 por adicionar
2.480.422.482
La Contraloría Municipal de Villavicencio para la vigencia 2016 asignó del 2% para el rubro de
CAPACITACION, lo que indica que la Contraloría Municipal de Villavicencio ha cumplido con el presupuesto
proyectado frente al 2% destinado para Capacitación que exige la Ley 1416 de 2010, donde establece en
su artículo 4, que las Contralorías Territoriales destinaran como mínimo el dos (2%) de su presupuesto para
CAPACITACIÓN de sus FUNCIONARIOS y SUJETOS DE CONTROL.
Fuente: Secretaria General
Tabla 35. Indicador de eficiencia frente al presupuesto de capacitación a junio 30 de 2016
ACCIONES PROYECTADAS
Uso de los recursos
asignados
Presupuesto Asignado
$ 49.287.544
INDICADOR DE EFICIENCIA
CUMPLIDAS
COBERTURA
SI
Presupuesto Ejecutado /
presupuesto Asignado
RESULTADOS
$31.278.686/$49.287.544
63.46%
Fuente: Secretaria General
Con sujeción a los recursos disponibles y a las necesidades de capacitación, la CMV elaboró
el Plan Institucional de Capacitación.
Para determinar las necesidades de capacitación se aplicó encuesta al personal y de los 41
servidores públicos que conforman la planta de personal de la CMV, participaron únicamente
30.
13.6.1. Resultados de la ejecución de la capacitación proyectada en el PIC
Respecto al informe de gestión a junio 30 del año 2016 la información del Plan Anual de
Capacitación frente al plan de acción se presenta los siguientes indicadores:
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Tabla 36. Resumen Programa de Capacitación y actividades ejecutadas a junio 30 de 2016
INDICADOR DE EFICIENCIA
CUMPLIDAS
COBERTURA
ACCIONES PROYECTADAS
Uso de los recursos asignados
Presupuesto Asignado
$ 49.287.544
RESULTAD
OS
Capacitaciones asistidas /
Capacitaciones programadas
15/ 21=
71.42%
Los temas de capacitación establecidos en el Plan de Capacitación fueron
Veintiuno (21) y a junio 30 de 2016 el número de capacitaciones asistidas que son
20 tienen que ver con 15 temas de capacitación que están incluidos en el Plan de
Capacitación, por lo que se ha cumplido con el 71.42% del PIC.
Es decir, se han realizado 5 capacitaciones en otros temas diferentes a los
incluidos en el PIC y faltaría por realizar 6 capacitaciones en los temas de 1.
GESTION AMBIENTAL Y VALORACION DE LOS COMPONENTES
AMBIENTALES, 2. PLAN DE COMPRAS Y MANEJO DE BIENES, 3.
ARMONIZACION DE LA PLANEACION Y LA GESTION, 4. INDICADORES,
5.TICS (LEY ANTITRAMITES Y CORRUPCION Y 6. CONTROL SOCIAL Y
PARTICIPACION CIUDADANA).
CONCLUSION:
Tabla 37. Resumen capacitaciones con y sin costo a junio 30 de 2016
TIPO DE CAPACITACION
Nº CAPACITACIONES
CAPACITACIONES CON COSTO
CAPACITACIONES SIN COSTO
INDUCCION INSTITUCIONAL
REINDUCCION (CAPACITACION
A FUNCIONARIOS)
15
5
4
2
TOTAL CAPACITACIONES,
INDUCCION Y REINDUCCION
Fuente: Secretaria General
26
COSTOS
$31.278.686.oo
0
0
0
14. GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
En ejecución del proceso se ha hecho evaluación a la gestión por procesos de la entidad y se
han presentado los informes requeridos por ley, así:
14.1. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO
En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 5 de la Ley 87 de 1993, el Decreto 2145 de
1999, el Decreto 943 de 2014, los lineamientos de la Función Pública -DAFP, a través de la
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Circular No. 100-01-2016 y las directrices del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en
materia de Control Interno, se presentó a través de la plataforma del Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP, el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
correspondiente a la vigencia 2015, del cual con corte a 30 de Junio la Función Pública
publicó los siguientes resultados:
Ilustración 10. Resultados Indicador de Madurez MECI
14.1.1. Estado de madurez del MECI en la Contraloría Municipal de Villavicencio
El resultado obtenido del 88,35% y los niveles de valoración resultantes por cada uno de los
factores evaluados fueron socializados en Comité de Desarrollo Administrativo y a través de
los correos institucionales, con el fin de determinar las acciones para su mejora. En términos
generales los resultados fueron los siguientes:
FACTOR
Entorno de Control
Información y Comunicación
Direccionamiento Estratégico
Administración de Riesgos
Seguimiento
PUNTAJE
3.66
4.61
4.69
4,88
4.83
NIVEL
Intermedio
Satisfactorio
Satisfactorio
Avanzado
Avanzado
El indicador de madurez obtenido por la CMV, permitió identificar el estado de desarrollo y
fortalecimiento de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno, orientando a la
entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor atención por lo que en el Acta de Comité
de Desarrollo Administrativo No. 003 de fecha Abril 20 de 2016, quedaron identificadas las
acciones de mejora y establecidos los compromisos con sus respectivos responsables, en
procura de alcanzar y mantener el nivel avanzado en todos los factores.
14.2. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Se presentó el Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a la Contaduría
General de la Nación, a través del sistema CHIP de la Alcaldía Municipal de Villavicencio.
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Tabla 38. Puntaje Obtenido Evaluación Control Interno Contable
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
NÚMERO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
1
CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1
IDENTIFICACIÓN
1.1.2
CLASIFICACIÓN
1.1.3
REGISTRO Y AJUSTES
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
1.2.2
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1
ACCIONES IMPLEMENTADAS
PUNTAJE
OBTENIDO
4.9
4.9
4.9
4.9
4.9
4.8
5.0
4.7
4.9
4.9
INTERPRETACIÓN
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
Tabla 39. Rangos de las calificaciones de la Evaluación del Control Interno Contable
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS
RANGO
CRITERIO
1.0 – 2.0
INADECUADO
2.0 – 3.0 (no incluye 2.0)
DEFICIENTE
3.0 – 4.0 (no incluye 3.0)
SATISFACTORIO
4.0 – 5.0 (no incluye 4.0)
ADECUADO
Las Tabla 38, y Tabla 39 permiten observar que la Contraloría Municipal de Villavicencio
obtuvo un puntaje de 4.9 que la ubica en el rango de ADECUADO, en la evaluación del
Control Interno Contable para la vigencia 2015, evidenciando el cumplimiento a la Resolución
357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, y demás normativas aplicables a los
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.
14.3. INFORMES ANUAL Y TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO
Se elaboraron y presentaron los Informes Anual y trimestral de Austeridad del Gasto Público
con cortes a diciembre 31 de 2015, a Marzo 31 y a Junio 30 de 2016, de este último se
presenta el cuadro que permite mostrar el manejo del presupuesto durante el primer semestre.
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14.3.1. Análisis entre el presupuesto apropiado y el presupuesto ejecutado en el periodo
Enero a junio de la vigencia 2016.
Tabla 40. Ejecución del presupuesto de enero a Junio de 2016.
EJECUCIÒN DEL PRESUPUESTO PERIODO ENERO A JUNIO DE 2016
(Cifras en miles de pesos )
VIGENCIA 2016
%
EJECUTADO A 30
GASTOS GENERALES
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
DE JUNIO - 2016
APROPIADO
EJECUTADO
Compra de Equipo
Materiales y Suministros
Mantenimiento y
reparaciones
Elementos de aseo y
cafetería
Gastos de viaje
Viáticos
Dotación de personal
Gastos de Bienestar
Social y Salud
Ocupacional
Capacitación
Seguros
Arrendamientos y
administración
Aseo
Vigilancia
Servicios Públicos
Impresos, publicaciones
y publicidad
Adquisición de otros
servicios
Servicios de
Comunicación y
Transportes
Contribuciones, tasas,
impuestos y multas
Sentencias y
Conciliaciones
Honorarios
TOTAL
19.500
15.000
19.284
2.914
99%
19,42%
11.000
2.902
26,38%
0
0
0,00%
8.000
16.808
4.649
8.000
4.242
13.637
1.549
2.944
53,02%
81,13
33,31%
36,8
49.287
11.444
0
31.457
11.444
0
64%
100%
0,00%
50.000
0
41.749
0
0
17.689
0,00%
0,00%
42,36
1.181
791
67%
0
0
0,00%
1.240
497
40%
0
0
0,00%
11.204
8.459
75,49%
11.395
4.550
40%
240.457
122.359
51%
Fuente: Ejecuciones presupuestales 2.016
El cuadro muestra el total del presupuesto ejecutado frente al apropiado para la vigencia 2016,
demostrando que para el segundo trimestre de esta vigencia el gasto está representado en un
51%, encontrando en el análisis realizado buen manejo de los recursos.
A continuación, se muestra en forma gráfica la información de la tabla anterior:
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Ilustración 11. Comportamiento ejecución presupuesto
Los rubros más destacados en austeridad del gasto durante el periodo de Enero a Junio de la
vigencia 2016, Elementos de Aseo y Cafetería: 0,00%, Contribuciones, tasas, impuestos y
multas: 0,00%.
14.4. INFORMES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Y POR
PROCESOS
Entre Enero y Junio de la presente vigencia, se planearon, elaboraron y presentaron los
informes de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional con corte a 31 de Diciembre de
2015, con corte a 31 de Marzo y con corte a 30 de Junio, para este último corte es importante
destacar que la Auditoría General de la República Gerencia Seccional IX, practicó Auditoría
Regular a la Contraloría Municipal de Villavicencio Vigencia 2015, entre el 02 y el 16 de Junio
de 2016, determinando en su informe de auditoría el cumplimiento del plan de mejoramiento
suscrito con fecha Julio 30 de 2015.
Durante este periodo no se ha suscrito plan de mejoramiento con la AGR.
En cuanto a los Planes de Mejoramiento por Procesos, continúa el seguimiento al plan de
mejoramiento del proceso de apoyo Gestión de TIC ya que con Oficio de fecha 20 Abril de
2016, sus facilitadores presentaron a la Profesional Especializado con funciones asignadas de
control interno, un informe de avance en el que de las acciones propuestas requieren de más
tiempo y aprobación de presupuesto para el cumplimiento al 100%, los planes de
mejoramiento de auditorías internas anteriores a los procesos de Gestión de Recursos Físicos
y Tesorería fueron objeto de seguimiento y cerrados por cumplimiento.
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14.5. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
En cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en la Ley 1474 de 2011, se han
elaborado y publicado, los siguientes informes cuatrimestrales:


Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno correspondiente al Cuatrimestre
comprendido entre Noviembre 12 de 2015 y Marzo 12 de 2016.
Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno correspondiente al cuatrimestre
comprendido entre Marzo 13 y Julio 12 de 2016.
14.6. INFORME DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE
Se coordinó la información con el Proceso de Gestión de TIC, se verificó y se presentó
electrónicamente el informe requerido por la Dirección Nacional de Derechos de Autor,
generando el sistema un mensaje de cumplimiento para la CMV.
14.7. INFORME DE ATENCIÓN A DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS.
En cumplimiento de los artículos 23 de la Constitución Nacional, 53 de la Ley 190 de 1.995,
76 de Ley 1474 de 2011, se realizó seguimiento y evaluación aleatoria a la atención, trámite y
respuesta de los derechos de petición, quejas, reclamos y denuncias P.Q.R.D., presentadas
por los ciudadanos, con el fin de determinar el cumplimiento de los requisitos de oportunidad y
materialidad establecidos por la Ley, presentando el informe correspondiente al primer
semestre de la vigencia 2016 y se encuentra publicado en la página web de la entidad.
14.8. SEGUIMIENTO A PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS Y PROYECTOS DE LA CMV
EN LA VIGENCIA 2016.
En cuanto al seguimiento realizado a los planes, programas, procesos y proyectos de la
Contraloría Municipal de Villavicencio para el periodo Enero a Junio, se verificó lo siguiente:
14.8.1. Mapa de Riesgos de Corrupción
Con corte a 30 de Junio de 2016, la CMV, cumple con el Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano, de acuerdo con el Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 124 de 2016,
el cual se encuentra publicado en la página web de la entidad; los compromisos establecidos
en este documento fueron objeto de seguimiento y evaluación por parte de control interno en
la fecha establecida para el 30 de Abril de 2016.
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14.8.2. Plan Institucional de Capacitación – PIC
En el seguimiento realizado al PIC, se pudo verificar que el presupuesto asignado para el
rubro de capacitación en la vigencia 2016, corresponde al 2% establecido en la Ley 1416 de
2010, representado en $49.287.544 y que el valor ejecutado con corte a 30 de Junio, es de
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$31.278.686, que los temas de capacitación incluidos en el Plan Institucional de Capacitación
para esta vigencia son 21 y que las capacitaciones asistidas durante el primer semestre fueron
20, 15 en temas incluidos en el PIC y 5 en otros temas, por lo que el indicador de
cumplimiento verificado corresponde a: 15/21= 71,43%.
La formación de los empleados públicos contribuye a la mejora en la calidad de la prestación
de los servicios y al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
14.8.3. Plan de bienestar social y Salud Ocupacional (ahora, seguridad y salud en el
trabajo).
En el seguimiento realizado a Junio 30, se pudo verificar que el presupuesto asignado para
este rubro en la vigencia 2016, es de $8.000.000 y que el valor ejecutado durante el primer
semestre es de $2.944.000.oo, que de acuerdo con las actividades programadas en el Plan de
Bienestar Social para esta vigencia que contempla diez (10) actividades, durante este periodo
se llevaron a cabo tres (3); por lo que indicador de cumplimiento verificado corresponde a
3/10= 30%.
Igualmente se verificó que mediante la Resolución 100-08-093 del 08 de Abril de 2016, la
CMV, conformó nuevamente el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
COPASST, teniendo en cuenta los requerimientos de la Resolución No 2013 de 1983, el
Decreto 614 de 1984, Ley 1562 de 2014 y el Decreto 1072 de 2015.
14.8.4. Plan anual mensualizado de Caja -PAC
En el seguimiento realizado se pudo verificar que durante el periodo de Enero a Junio de la
vigencia 2016, se recaudó por cuotas de auditaje la suma de $1.455.249.762, del total del
presupuesto definitivo para esta vigencia, que después de la reducción por excedente según
(Resolución No. No. 100-08-135 de fecha 18/05/2016) quedó en $2.479.705,520, que a Junio
30 se realizaron pagos de obligaciones contraídas por la entidad por valor de
$1.151.420.618,57 que representan un 79,12% del presupuesto ejecutado en esta vigencia.
En cuanto al manejo del PAC, se pudo verificar que con corte a 30 de Junio, se realizaron (3)
modificaciones al presupuesto amparadas en las siguientes Resoluciones No.100-08-022 de
fecha Enero 22 de 2016, por valor de $41.735.560, Resolución No. 100-08-118 de fecha Mayo
05 de 2016, por valor de $32.724.671.oo, Resolución No. 100-08-136 de fecha Mayo 18 de
2016, por valor de $92,716,962.oo, para un valor total de modificaciones al PAC durante este
periodo de $167.177.193,oo.
14.8.5. Plan Anual de Adquisiciones -PAA
En el seguimiento realizado se pudo verificar que el CDA aprobó el PAA para la vigencia 2016,
por valor de $80.928.896, el cual fue elaborado teniendo en cuenta la normatividad, el
presupuesto asignado para esta vigencia y las necesidades para la operatividad de los
procesos, que con corte a 30 de Junio sufrió una modificación mediante Acta de Comité de
Desarrollo Administrativo de fecha 20/04/2016, quedando incrementado en $86,028,872, de
los cuales para este periodo se ha pagado un 63,1%, sin tener en cuenta lo ejecutado por caja
menor.
La entidad cumple con la publicación de la información presupuestal en la página web.
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14.8.6. Gestión de Recursos Físicos
En el seguimiento realizado a los movimientos del proceso de apoyo Gestión de Recursos
Físicos se verificó lo siguiente:
Durante los meses de Enero a Junio de la vigencia 2016, el valor de asignaciones por
elementos de consumo de papelería y oficina corresponde a: $1.561.677.06 distribuido entre
las diferentes áreas.
En este mismo periodo y mediante la Resolución No. 100-08-00020/22/01/2016, se realizó
baja de bienes de acuerdo con el procedimiento implementado y regulado en la entidad.
14.8.7. Gestión Documental
En el seguimiento realizado al proceso de Gestión Documental con corte a Junio 30, las
Tablas de Retención Documental fueron socializadas a los servidores con fecha Febrero 04 de
2016, actividad que permitió detectar que requieren ajustes por cambios de Unidad de Gestión
de algunos cargos y/o funcionarios, por lo que son objeto de revisión para trasladarlos al
Comité Departamental de Archivo, sin embargo se les está dando aplicación, igualmente
control interno en revisión al reporte del plan de acción encontró que tiene tiempo para la
implementación del Programa de Gestión Documental.
14.8.8. Gestión de las TIC
En el seguimiento realizado para el periodo de Enero a Junio de la vigencia 2016, se pudo
observar que la página web de la CMV, ha sido rediseñada en un 80%, logro alcanzado con la
adquisición y adaptación de la plantilla web que ofrece el MINTIC permitiendo a la entidad
cumplir con los lineamientos normativos.
Igualmente se destaca para este periodo la actualización del plan de contingencia informática,
a pesar de los inconvenientes que actualmente presentan las instalaciones de la CMV, la
elaboración de un plan de seguridad y privacidad de la información con base en el estudio
respecto a los puntos críticos de la seguridad informática que presenta este órgano de control.
14.8.9. Contratación
En el seguimiento realizado a la contratación realizada por la CMV en el periodo Enero a Junio
de la vigencia 2016, se pudo verificar un valor total ejecutado por la suma de $63.019436.
Se pudo verificar que el proceso contractual ejecutado con corte a 30 de Junio de la vigencia
2016, estuvo asistido por el Secretario General, quien como asesor jurídico y Contralor
Municipal (e), atendió el cumplimiento del manual de contratación, y demás disposiciones
legales y reglamentarias aplicables a los procesos contractuales de la entidad.
14.8.10.
Talento Humano
Del seguimiento realizado a la Convocatoria No. 311 de 2013 y a lo establecido en el Acuerdo
No. 488 de Octubre 02 de 2013, en cada una de sus etapas, a Junio 30 de 2016, se verificó
que de los 32 empleos ofertados por la Contraloría Municipal de Villavicencio, 22 superaron el
concurso, 4 se encuentran en periodo de prueba, 4 desiertos que se encuentran ocupados en
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provisionalidad, para un total de 32 empleos provistos encontrando para el primer semestre la
siguiente planta de personal.
Durante los Seis (6) meses de la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Villavicencio no
realizó cambios en la estructura y planta global de personal, actualmente cuenta con una
planta conformada por 41 funcionarios, de los cuales a la fecha se encuentran ocupados 39
teniendo en cuenta que el Secretario General tiene asignadas las funciones de Contralor
Municipal en calidad de encargo y la Auxiliar de Servicios Generales se encuentra ocupando
en calidad de encargo el empleo de la Secretaria Ejecutiva.
En la Contraloría Municipal de Villavicencio se cumple con el procedimiento y formatos
establecidos para la evaluación del desempeño laboral de los servidores de Carrera
Administrativa y en provisionalidad, por lo que se pudo verificar la evaluación correspondiente
al periodo comprendido entre el 01/02/2015 al 31/01/2016, igualmente la concertación de
objetivos para el periodo comprendido entre el 01/02/2016 al 31/01/2017.
14.8.11.
Control Fiscal
Se verificó que el PGA para la vigencia 2016 fue adoptado mediante la Resolución No. 10003-019 del 19 de Enero de 2016, el cual quedó conformado con 36 auditorías a sujetos y
puntos de control en sus diferentes modalidades y líneas de auditoría, de las cuales se pudo
evidenciar un nivel de cumplimiento con corte a Junio 30 de 11 auditorías con informe final que
representan el 31%, (7) con informe preliminar que representan el 19,44%, (3) en ejecución
que representan el 8,33%, y (15) por iniciar que representan el 41,67%.
14.8.12.
Responsabilidad Fiscal
Se verificó que la vigencia 2016, inició con 31 procesos en trámite, (5) de la vigencia 2012,
(12) de la vigencia 2013, (11) de la vigencia 2014, (2) de la vigencia 2015, observando que
durante el periodo de Enero a Junio, se dio apertura a dos (2) procesos de responsabilidad
fiscal, que entre las decisiones de fondo se profirieron (6) autos de archivo, (4) por no mérito y
(2) por pago total, (1) con auto de archivo por pago en grado de consulta, (2) fallos con
responsabilidad fiscal, (0) fallos sin responsabilidad fiscal, y las siguientes actuaciones (3)
imputaciones, un resarcimiento por valor de $ 9.809.908, (39) notificaciones por estado, (11)
medidas cautelares, (2) vinculaciones de garantes, (3) declaraciones juramentadas, (12)
versiones libres, (15) notificaciones personales, (4) posesiones y (2) visitas fiscales, con estos
resultados encontramos el riesgo de prescripción controlado y los resultados son acordes con
lo proyectado en el plan de acción.
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14.8.13.
Jurisdicción Coactiva
Se pudo verificar que la vigencia 2016 inició con 64 procesos coactivos vigentes, que en el
primer trimestre se generaron dos (2) aperturas de procesos coactivos para un total de (66),
que en este mismo trimestre se dictó remisibilidad mediante la Resolución No. 001 de fecha
09/03/2016, del PJC -004-2001-07021, actuación notificada por aviso en cartelera, quedando
(65) PJC, a corte 30 de Junio se apertura otro proceso coactivo aumentando nuevamente a
(66) el total de procesos coactivos en trámite, de los cuales se verificó que por concepto de
abonos según acuerdo de pago con el PJC-012-2010-1118, se recaudó la suma de $360.000,
que corresponden a 3 cuotas de $120.000 cada una, en el PJC-002-21015-1103 se obtuvo
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resarcimiento por valor de $565.907, igualmente se realizó acuerdo de pago con el PJC-0022016-0309 por valor de $1.000.140, desde el 05/04/2016 al 05/09/2016, pagando cuotas por
valor de $333.380, del cual se recibieron pagos hasta el corte 04/05/2016, para un recaudo
total en el primer semestre de $1.926.047, los demás procesos continúan en averiguación de
bienes para proceder a la medidas cautelares.
14.8.14.
Participación Ciudadana
La CMV brinda canales de atención que permiten y motivan la participación de la ciudadanía a
ejercer el control social, espacios de interlocución entre los servidores públicos y la comunidad,
así como los medios de acceso a la información pública y los procedimientos para la recepción
y trámite de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Denuncias, en atención a
disposiciones legales establecidas en la Constitución Nacional Art. 23, Ley 190 de 1995 Art.
53, Ley 1174 de 2011 Art. 76, Ley 1712 de 2014.
En el seguimiento realizado a la atención y respuesta de los Derechos de Petición, Quejas,
Reclamos, Sugerencias y Denuncias se verificó que en el periodo de Enero a Junio de la
vigencia 2016, ingresaron (42) P.Q.R.D, que venían a 31 de Diciembre de la vigencia anterior
(5), para un total de (47) requerimientos atendidos, que se resolvieron (5) con respuesta
directa de la vigencia 2015, que se resolvieron 41 requerimientos de la actual vigencia, que
fueron enviados por competencia a otros entes (33), que se encuentra por resolver en
auditoría (1), encontrando un indicador de cumplimiento del 98%, evidenciando que fueron
atendidas de acuerdo al procedimiento establecido y en los términos de Ley, los resultados se
ajustan a lo proyectado en el plan de acción.
14.8.15.
Direccionamiento Estratégico
Se pudo verificar que el Plan Estratégico 2016-2019 aprobado mediante Resolución No. 10008-092 se constituye en la herramienta principal de la gestión de la Contraloría Municipal de
Villavicencio.
14.8.16.
Sistema de Gestión de Calidad
Se observaron avances en la Implementación del Sistema Integrado de Gestión por lo que
durante el primer semestre la entidad realizó autoevaluación a cada uno de los requisitos,
procesos y procedimientos, generando un diagnóstico que derivó actividades para el segundo
semestre de la vigencia 2016.
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14.8.17.
Gestión Jurídica
Se verificaron (14) grados de consulta resueltos en segunda instancia, (1) recurso de
apelación para resolver en segunda instancia, (15) controversias judiciales administrativas en
cuantía de $17.186.309.46, (4) controversias judiciales penales-parte civil en cuantía de
$514.656.000, (14) procesos en contra de la entidad en cuantía de $17.114.331.820, (4)
procesos en los que la Contraloría es parte demandante en cuantía de $514.656.000, (5)
demandas administrativas de acciones populares contra la contraloría en cuantía de $0, (1)
demanda administrativa fallada durante este semestre en contra de la Contraloría en cuantía
de $43.772.744, demandas administrativas falladas a favor de la entidad (1) en cuantía de
$531.461, Acciones de Tutela instauradas (2) con fallo a favor de la Contraloría (1), con fallo
pendiente (1), Procesos Administrativos Sancionatorios Aperturados (3), en trámite (2),
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fallados (1), Procesos de Acción Disciplinaria en trámite (4), Urgencias Manifiestas Resueltas
(4).
14.9. AUDITORÍAS INTERNAS
En Acta No. 02 de fecha 03/02/2016, el Comité de Desarrollo Administrativo aprobó las
auditorías internas a realizar en esta vigencia.
Con Acta No. 003 fecha Junio 09 de 2016, se llevó a cabo Reunión de Apertura de Auditoría
Interna al Proceso de Control Fiscal, de acuerdo con el PAI/2016, aprobado por el Comité de
Desarrollo Administrativo.
Con Acta No. 04 de fecha Junio 27 de 2016, se llevó a cabo reunión de Mesa de Trabajo,
donde se presentaron avances y dificultades para el cumplimiento del objetivo de la auditoría.
Fin del informe de gestión
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