2016 Estrategia de Rendición de Cuentas Contraloría Municipal de Villavicencio ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2016 -2019 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO 1. Metodología ..................................................................................................................................................... 2 2. Análisis del estado de la rendición de cuentas de la Contraloría Municipal de Villavicencio (CMV) .......................................................................................................................................................................... 2 a. Diagnóstico de Rendición de Cuentas (RdC) en la CMV .......................................................................... 2 b. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés y necesidades de información ....................... 2 c. Capacidad operativa y disponibilidad de recursos ...................................................................................... 4 3. Objetivo de la Estrategia de RdC ............................................................................................................... 4 4. Acciones ........................................................................................................................................................... 4 a. Para divulgar la información ........................................................................................................................... 4 b. Para promover el diálogo ................................................................................................................................ 5 c. De Incentivos..................................................................................................................................................... 5 d. Cronograma....................................................................................................................................................... 5 5. Evaluación interna y externa que debe realizarse a los procesos de RdC y monitoreo. ............ 7 Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página1 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2016 -2019 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO 1. Metodología La estrategia de rendición de cuentas de la Contraloría Municipal de Villavicencio (CMV) se construye con base en el Manual Único de Rendición de Cuentas, en el cual se establecen los lineamientos metodológicos y contenidos mínimos definidos en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011. 2. Análisis del estado de la rendición de cuentas de la Contraloría Municipal de Villavicencio (CMV) a. Diagnóstico de Rendición de Cuentas (RdC) en la CMV La CMV en 2015 realizó dos audiencias públicas de Rendición de cuentas dirigidas al Concejo Municipal la primera de ellas y la segunda a los ciudadanos y demás partes interesadas. En ella no solamente se rindieron cuentas de la gestión de la vigencia inmediatamente anterior sino que también se presentaron los resultados de la gestión del cuatrienio 2012-2015, correspondiente al periodo liderado por la Dra. Luz Victoria Leal Carrillo. Adicionalmente, en la página web institucional (www.contraloriavillavicencio.gov.co) se ha visibilizado la gestión de la entidad durante las más recientes vigencias, al tiempo que se acude a las redes sociales para mantener actualizada a la ciudadanía acerca de información institucional de interés general. b. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés y necesidades de información La CMV ha clasificado varios actores que intervienen directa o indirectamente en la labor que cumple la Contraloría, así: Entidad Auditoría General de la República Contralorías territoriales Contaduría General de la Nación Contraloría General DESPACHO Clase de intervención Externa: informe final de auditoría Externa: ranking de contralorías Interna: plan de mejoramiento institucional Interna: rendición de cuentas al SIA misional de la AGR (mensual, semestral y anual) Interna: reporte y seguimiento PGA en el SINACOF Interna: rendición del FUT Interno: convenios interadministrativos Interno: convenio de capacitación Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página2 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Comisión Regional Moralización Concejo Municipal de Interno: cumplimiento Ley 1474 de 2011, Art.65 Universidades Funcionarios de la entidad Interna: informes de auditoría Interna: rendición de cuenta según Acuerdo 263 de 2015, Art.35 Interno: convenios interadministrativos Interno: comunicación interna (memorandos, circulares, resoluciones y demás actos administrativos) SECRETARÍA GENERAL (PROCESO DE APOYO) Entidad Clase de intervención Proveedores Interna: proceso contractual de adquisición de bienes y/o servicios CONTRALORÍA AUXILIAR DE CONTROL FISCAL Y APOYO FINANCIERO Entidad Clase de intervención Sujetos y puntos de Interna: informes finales de auditoría (regular, control especial, exprés), quejas. Interna: revisión de la cuenta Externa: planes de mejoramiento de los sujetos y puntos de control Externa: rendición de la cuenta (mensual, trimestral, semestral y anual) Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página3 PARTICIPACIÓN CIUDADANA Entidad Clase de intervención Juntas de Acción Comunal Juntas Administradoras Locales Veedurías Comunidad Educativa Interna: la Contraloría Municipal de Villavicencio brinda (rectores, docentes, capacitación y acompañamiento a los diferentes grupos directivos, estudiantes y de interés, para que se realicen actividades tendientes padres de familia, al control social. contralores y vice Interna: rendición de cuentas por parte de la CMV a contralores estudiantiles) estos grupos Organizaciones cívicas Externa: peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, Organizaciones denuncias comunitarias Asociaciones y organizaciones no gubernamentales Ciudadanía en general ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! CONTRALORÍA AUXILIAR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCCIÓN COACTIVA Entidad Clase de intervención Presuntos responsables Interno: procesos de responsabilidad fiscal y coactivos. Responsables fiscales Interno: boletines de responsables fiscales a la Aseguradoras CGR Abogados defensores Interno: fallos fiscales Lo anterior de identificó mediante acta, el pasado 21 de diciembre de 2015. c. Capacidad operativa y disponibilidad de recursos Con la expedición de la Ley 617 de 2000, la CMV ha visto aminorado su presupuesto durante las últimas vigencias, por lo que sus recursos no son suficientes para poder implementar acciones de gran envergadura en la rendición de cuentas que garantice la interacción ciudadana. Pese a ello, la entidad se esfuerza por una rendición de cuentas de cara a los requerimientos del ciudadano a través de canales de atención presencial en la sede de la entidad, telefonía fija, correo electrónico, página web, redes sociales (Facebook y Twitter) y audiencias públicas. Actualmente, la CMV avanza en el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de transparencia (Ley 1712 de 2014) y de la estrategia de gobierno en línea (GEL), de gran importancia para el desarrollo efectivo de la estrategia de rendición de cuentas, debido a los elementos convergentes entre ellos. 3. Objetivo de la Estrategia de RdC Fortalecer la relación entre la CMV y los ciudadanos o partes interesadas, a través del desarrollo de espacios de diálogo transparentes de manera permanente, generando credibilidad y confianza en el municipio. 4. Acciones a. Para divulgar la información Este conjunto de acciones tienen como propósito que la información presentada a los ciudadanos y partes interesadas sea completa, clara, transparente, actualizada, oportuna y se encuentre disponible. Entre ellas se encuentran: Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página4 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Definir los temas, aspectos y contenido relevante que la entidad debe comunicar teniendo en cuenta el manual de rendición de cuentas para el estado y la Ley 1712 de 2014. Definir canales y espacios a través de los cuales se realizan las actividades de rendición de cuentas de la entidad. Construir y/o actualizar bases de datos de los representantes de organizaciones sociales, veedurías y otros grupos de interés. Publicar información de la CMV y mantenerla actualizada, en observancia de las Leyes 1712 y 1474 y de los requisitos para la RdC. Elaborar y presentar informes de gestión y de Ley. Usar redes sociales y medios masivos que permitan el conocimiento de los contenidos publicados y servicios que presta la entidad Realizar audiencias públicas de rendición de cuentas. b. Para promover el diálogo Este conjunto de acciones tienen como propósito fortalecer la comunicación y retroalimentación entre la entidad y los ciudadanos o partes interesadas. Entre ellas se encuentran: Realizar audiencias públicas de rendición de cuentas. Promover el uso de redes sociales y nuevas tecnologías para el intercambio de información y solución de inquietudes. Promover la conformación de veedurías ciudadanas, para que contribuyan en el control y vigilancia de la gestión pública. Identificar potenciales estrategias que promuevan el diálogo entre la entidad y las partes interesadas. c. De Incentivos Este conjunto de acciones tienen como propósito contribuir a la apropiación de la cultura de la rendición de cuentas por parte de los servidores públicos y ciudadanía. Entre ellas se encuentran: Actualizar base de datos de participantes en los diálogos o audiencias con el fin de convocarlos como invitados especiales a eventos relacionados. Conocer la percepción de los ciudadanos con respecto a diferentes temáticas institucionales a través de invitaciones abierta. d. Cronograma Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página5 Una vez desarrolladas las acciones anteriores es necesario implementar y desarrollar su cronograma de actividades, que será integrado al plan de acción de la entidad. ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! CRONOGRAMA RENDICIÓN DE CUENTAS ACCIONES I II III IV V VI MES VII VIII IX X XI XII Definir los temas, aspectos y contenido relevante que la entidad debe comunicar teniendo en cuenta el manual de rendición de cuentas para el estado y la Ley 1712 de 2014. Definir canales y espacios a través de los cuales se realizan las actividades de rendición de cuentas de la entidad. Construir y/o actualizar bases de datos de los representantes de organizaciones sociales, veedurías y otros grupos de interés*. Publicar información de la CMV y mantenerla actualizada, en observancia de las Leyes 1712 y 1474 y de los requisitos para la RdC*. Elaborar y presentar informes de gestión y de Ley*. Usar redes sociales y medios masivos que permitan el conocimiento de los contenidos publicados y servicios que presta la entidad* Realizar audiencias públicas de rendición de cuentas. Promover el uso de redes sociales y nuevas tecnologías para el intercambio de información y solución de inquietudes*. Promover la conformación de veedurías ciudadanas, para que contribuyan en el control y vigilancia de la gestión pública*. Identificar potenciales estrategias que promuevan el diálogo entre la entidad y las partes interesadas Actualizar base de datos de participantes en los diálogos o audiencias con el fin de convocarlos como invitados especiales a eventos relacionados*. Conocer la percepción de los ciudadanos con respecto a diferentes temáticas institucionales a través de invitaciones abiertas. *Acciones permanentes El equipo facilitador para el desarrollo de la estrategia de Rendición de cuentas, que tiene como propósito dinamizar las acciones y garantizar su cumplimiento. Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página6 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Este equipo está conformado por los siguientes cargos, sin que esto sea una limitante para que otros profesionales de la entidad puedan apoyar o aportar en la implementación de la estrategia de RdC: Contralor(a) Municipal Secretario (a) General Profesional especializado con funciones de planeación Profesional especializado con funciones de participación ciudadana Profesional universitario encargado de Gestión TIC La estrategia está liderada por el profesional especializado con funciones de planeación. 5. Evaluación interna y externa que debe realizarse a los procesos de RdC y monitoreo. Cada acción debe ser evaluada y en la página Web institucional se publicará en el mes de diciembre un documento que informe a la ciudadanía los avances en el desarrollo de la estrategia de RdC de la CMV, a partir del cual se realizará el respectivo plan de mejoramiento. ORIGINAL FIRMADO JAIME STEWART CORREA BELLO Contralor Municipal (E) Dirección: Calle 41 No. 29-97 Barrio La Grama, Villavicencio - Meta - PBX: 6641883 - Telefax: 6641896 Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página7 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos!