Manual de Fondos de Trabajo para Programas y Proyectos de

MANUAL DE FONDOS DE TRABAJO PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS DE
VÍNCULO REMUNERADO
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# de Versión
Fecha de emisión
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31/05/2011
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TABLA DE CONTENIDOS
I.
PROPÓSITO ....................................................................................................................................... 2
II.
DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................... 2
Fondo de Trabajo Permanente .................................................................................................................. 2
Fondo de Trabajo Transitorio ................................................................................................................... 2
Responsable del Fondo de Trabajo ........................................................................................................... 2
Encargado del Fondo de Trabajo .............................................................................................................. 2
Comprobante de gasto .............................................................................................................................. 3
Vale provisional ....................................................................................................................................... 3
Reintegro del fondo de trabajo ................................................................................................................. 3
III. DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................................... 3
DE LA APERTURA..................................................................................................................................... 3
Apertura de fondos de trabajo .................................................................................................................. 3
Monto del Fondo de trabajo permanente .................................................................................................. 3
Entrega del dinero del fondo de trabajo de la Fundación al responsable .................................................. 3
Administración de fondos de trabajo mediante cuenta corriente .............................................................. 4
Entrega del fondo de trabajo del responsable al encargado ...................................................................... 4
Fondos transitorios ................................................................................................................................... 4
DE LA OPERACIÓN Y CONTROL ...................................................................................................................... 4
Reintegro del Fondo de Trabajo Permanente ........................................................................................... 5
Condiciones mínimas de seguridad para el fondo de trabajo ................................................................... 5
Ausencia del responsable o encargado ..................................................................................................... 5
Pagos no autorizados por medio de Fondo de Trabajo ............................................................................. 5
Justificación de gastos y verificación previa del contenido presupuestario. ............................................. 5
Requisitos de los comprobantes del gasto ................................................................................................ 6
Utilización de vales provisionales ............................................................................................................ 6
Periodicidad de los reintegros................................................................................................................... 7
Control de la información de los movimientos cuando exista cuenta bancaria ........................................ 7
Firma de cheques en blanco...................................................................................................................... 7
Revisión y trámite de los reintegros ......................................................................................................... 7
Arqueos a los fondos de trabajo ............................................................................................................... 7
DISMINUCIÓN, CIERRE O LIQUIDACIÓN DE UN FONDO DE TRABAJO................................................................ 7
Disminución o cierre de un fondo de trabajo............................................................................................ 7
Cierre de un fondo de trabajo permanente ................................................................................................ 8
Liquidación de un fondo de trabajo transitorio ......................................................................................... 8
III. CONTROL DE VERSIONES/ CAMBIOS ......................................................................................... 8
IV. REVISIÓN Y APROBACIÓN ............................................................................................................ 8
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I.
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PROPÓSITO
El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la apertura,
funcionamiento y control de los fondos de trabajo (permanentes y transitorios) de la
Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación, en adelante conocida
como FUNDEVI.
II.
DESCRIPCIÓN
Fondo de Trabajo Permanente
Monto fijo de dinero asignado a la coordinación de los proyectos para la adquisición
de bienes y servicios urgentes y de baja cuantía, sujeto a reembolsos o liquidación
contra la presentación de los comprobantes de gasto, debidamente autorizados y con el
correspondiente contenido presupuestario. Este fondo también se conoce como caja
chica.
Fondo de Trabajo Transitorio
Monto de dinero asignado a la coordinación de los proyectos con un fin específico.
Debe liquidarse totalmente una vez utilizado, mediante la presentación de
comprobantes de gasto o la devolución del dinero, en un plazo inferior a treinta días.
Responsable del Fondo de Trabajo
El coordinador del proyecto, quién tendrá a su disposición los fondos para apoyar la
gestión, será el responsable de supervisar la administración correcta del fondo y
responder por el buen manejo de estos recursos ante FUNDEVI, de conformidad con
este Reglamento y las normas de control respectivas
Encargado del Fondo de Trabajo
Es el funcionario a quien el responsable del fondo de trabajo delega el manejo
operacional del mismo. Asume la corresponsabilidad en la ejecución y manejo del
fondo de trabajo y responderá por su integridad financiera.
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Comprobante de gasto
Documento original emitido por una persona física o jurídica de acuerdo con la
legislación vigente, cumple con lo establecido en este manual y respalda los gastos
efectuados a través del fondo de trabajo.
Vale provisional
Documento que respalda de manera provisional la entrega de dinero para compras
en tránsito.
Reintegro del fondo de trabajo
Solicitud de reembolso parcial o total por los gastos efectuados mediante el fondo
de trabajo
III.
DISPOSICIONES GENERALES
DE LA APERTURA
Apertura de fondos de trabajo
La apertura de un fondo de trabajo será solicitada por la coordinación del proyecto
mediante el formulario de solicitud de Apertura de Fondo de Trabajo Permanente o
Transitorio.
Monto del Fondo de trabajo permanente
El monto a solicitar mediante un fondo de trabajo permanente estará sujeto a las
necesidades del proyecto, a los ingresos del mismo y al presupuesto asignado, previa
verificación por parte de FUNDEVI.
Entrega del dinero del fondo de trabajo de la Fundación al responsable
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Una vez aprobada la apertura o aumento del fondo de trabajo, FUNDEVI entregará los
recursos por el medio de pago que considere pertinente (cheque, transferencia bancaria).
Para la custodia de los recursos el responsable podrá suscribir una cuenta bancaria a su
nombre. Dicha cuenta debe ser utilizada exclusivamente para la custodia del fondo y en
caso de ser requerido por FUNDEVI, debe aportar los estados de cuenta para su control.
Administración de fondos de trabajo mediante cuenta corriente
En casos debidamente justificados, cuando así se solicite, FUNDEVI procederá a la
apertura de una cuenta corriente para el manejo del fondo de trabajo permanente, en la
cual se aplicará la firma mancomunada. Es entendido que el responsable del fondo de
trabajo será, necesariamente, uno de los autorizados para firmar en la misma. En estos
casos el responsable del fondo deberá remitir mensualmente a FUNDEVI, la
conciliación bancaria con copia de los estados bancarios correspondientes.
Entrega del fondo de trabajo del responsable al encargado
El responsable del fondo de trabajo deberá verificar la integridad financiera del mismo
previo al inicio de su operación; y deberá asignarlo al encargado mediante la firma de
un documento que garantice la entrega y recibo de conformidad. Este documento
deberá agregarse al expediente del proyecto en FUNDEVI.
Fondos transitorios
Cuando el fondo de trabajo sea para apoyar una actividad específica, se utilizará el
Fondo Transitorio, el cual
se regirá de conformidad con este Reglamento.
Adicionalmente FUNDEVI podrá establecer otras condiciones que considere
pertinentes, según el caso particular. El tiempo máximo de uso no excederá los quince
días y una vez vencido este plazo el responsable deberá liquidarlo ante FUNDEVI.
DE LA OPERACIÓN Y CONTROL
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Reintegro del Fondo de Trabajo Permanente
El reintegro del Fondo se debe presentar en el formulario denominado 7-ARG-FSP006 Solicitud de reintegro o liquidación de fondos de trabajo asignado para tal fin.
Las facturas que respaldan el reintegro del fondo de trabajo permanente, no deberán
exceder tres meses desde su fecha de emisión.
Condiciones mínimas de seguridad para el fondo de trabajo
El fondo de trabajo debe custodiarse de tal manera que no se confunda con otros
dineros. Tanto el responsable como el encargado velarán por mantener el mismo en un
lugar seguro y bajo llave, dónde solo el encargado tenga acceso. En observancia de las
normas de control interno, el responsable tendrá acceso a los dineros del fondo de
trabajo en ausencia del encargado, únicamente en casos de excepción.
Ausencia del responsable o encargado
En caso de ausencia por vacaciones, permisos, incapacidades o renuncias, el responsable
del fondo comunicará por escrito a FUNDEVI el nombre del nuevo funcionario
encargado; también el responsable del fondo deberá autorizar a FUNDEVI para que
emita los cheques de reintegro a favor del encargado.
Pagos no autorizados por medio de Fondo de Trabajo
No podrán efectuarse pagos por medio del fondo de trabajo, por los siguientes
conceptos:
• Servicios Personales
• Cualquier tipo de Beca
• Honorarios por Servicios Profesionales
• Viáticos al Exterior
• Maquinaria, Equipos, Mobiliario y Artículos y programas de computación que
sobrepasen los quinientos dólares ($500) o su equivalente colones.
• Seguros
• Impuestos
Justificación de gastos y verificación previa del contenido presupuestario.
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Será responsabilidad del encargado del fondo de trabajo, asegurarse en forma
anticipada que los gastos tengan el debido contenido presupuestario. Si con el trámite
de un reintegro se sobregira una o varias partidas de gastos, FUNDEVI informara al
responsable del fondo por la vía más expedita y se abstendrá de darle curso mientras la
situación no se normalice. Asimismo, en el reintegro del Fondo se debe indicar la
partida o partidas presupuestarias a las cuales se cargarán los gastos efectuados.
Requisitos de los comprobantes del gasto
Todo pago o gasto efectuado por medio del fondo de trabajo deberá ser al
contado y contra presentación de la factura o recibo respectivos; los cuales
deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Ser original.
2. Debidamente timbrada, según las regulaciones del Ministerio de
Hacienda.
3. Confeccionada a nombre de “Fundación de la Universidad de Costa
Rica para la Investigación” o por sus siglas “FUNDEVI”.
4. Nombre de la persona que presta el servicio o suministra el material.
5. Monto en letras.
6. No debe contener borrones ni tachaduras, aunque sí puede tener
aclaraciones al dorso de la factura, con el fin de ampliar o explicar el
gasto.
FUNDEVI se encargará de verificar que los comprobantes de compras de
mercancías cumplan con las regulaciones establecidas por la Administración
Tributaria.
Utilización de vales provisionales
Es requisito indispensable, la utilización de los vales provisionales de caja, en aquellos
casos de compras en trámite, con el objeto de que siempre exista un respaldo del monto
asignado. Dichos vales deben ser autorizados por el responsable del fondo, y liquidados
en un plazo máximo de cinco días hábiles.
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Periodicidad de los reintegros
Los reintegros del fondo de trabajo deberán presentarse por lo menos una vez al mes.
Control de la información de los movimientos cuando exista cuenta bancaria
El encargado del fondo de trabajo deberá llevar un registro detallado de movimientos
en cuenta bancaria, de manera que facilite el control adecuado de la misma. Deberá
efectuar la conciliación bancaria cada mes y enviar una copia a FUNDEVI.
Firma de cheques en blanco
No se permite la firma de cheques en blanco o al portador, por lo que se deberá
planificar las ausencias eventuales de los responsables de firmar los cheques.
Revisión y trámite de los reintegros
FUNDEVI analizará la naturaleza de los gastos, la exactitud y oportuna
presentación de los documentos de acuerdo a la normativa vigente y hará, cuando
proceda, las observaciones necesarias al responsable del fondo.
Arqueos a los fondos de trabajo
Es obligación del responsable del fondo comprobar periódicamente la integridad del
mismo, dejando evidencia escrita de lo actuado. Sin embargo, como medida de control,
la auditoria interna de FUNDEVI efectuará arqueos a los fondos de trabajo con el fin
de determinar el buen manejo de los mismos
DISMINUCIÓN, CIERRE O LIQUIDACIÓN DE UN FONDO DE TRABAJO
Disminución o cierre de un fondo de trabajo
Se podrá reducir el monto asignado mediante solicitud escrita del Responsable
del fondo de trabajo o cuando FUNDEVI considere que el monto asignado no
refleja la realidad de los gastos que se efectúan.
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Cierre de un fondo de trabajo permanente
Se procederá al cierre de un fondo de trabajo en los siguientes casos:
Por solicitud escrita del responsable del mismo, cuando haya dejado de cumplir el
objetivo para el cual fue autorizado o cuando se determine que esta siendo mal operado.
El coordinador del proyecto será responsable de liquidar el fondo de trabajo antes de
finalizar el proyecto o cuando se efectúen cambios en la coordinación del mismo.
Liquidación de un fondo de trabajo transitorio
Para la liquidación de un Fondo Transitorio, el responsable enviará a FUNDEVI un
detalle de los comprobantes que respaldan las erogaciones realizadas. Los gastos
deberán concordar con lo establecido en la solicitud y el efectivo sobrante deberá ser
depositado en las cajas de FUNDEVI.
III.
CONTROL DE VERSIONES/ CAMBIOS
Número de
Fecha de
Razón del cambio (de la versión 1
Indique aquí si se eliminó algún elemento
versión
aprobación
en adelante)
de la versión anterior
IV.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Realizado por
Revisado Responsable
proceso
Revisado por ECD
Autorizado por
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