REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES TRANSMISION DE INFORMACION DE PORTAFOLIOS FINANCIEROS POR INTERNET VERSIÓN 1.0 Julio 2005 A continuación se explica el procedimiento que se debe seguir para el envio de información de los portafolios financieros de las entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios a la Superintendencia de Valores, a través del módulo “Transmisión de información de los portafolios de inversion”, al cual se ingresa desde el enlace “Trámites por Internet” ubicado bajo el icono “Trámites ante la Superintendencia”, en el sitio web de la entidad: www.supervalores.gov.co Consulte en la misma dirección la última versión de este documento. Para efectos de ilustrar el procedimiento en el sistema se mostrarán los datos de una entidad ficticia llamada SOCIEDAD FIDUCIARIA ACME S.A. Cualquier inquietud será resuelta telefónicamente en el 427 02 22 ext. 190, 194 o por correo electrónico en el buzón [email protected] Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 1 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES 1. Ingreso al Sistema Se deberá realizar a través de la pantalla Control de acceso utilizando el código del usuario y la contraseña asignados por la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Si no existe la entidad se mostrara la siguiente pantalla: Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 2 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Dé clic en “Regresar” e intente con un usuario valido, asignado por el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, para poder continuar con el proceso de envío. Cambiar Contraseña La contraseña se podrá cambiar todas las veces que el usuario lo considere necesario a través de la opción Cambiar contraseña. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 3 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Elegida esta opción haga los cambios necesarios y de clic en “Ingresar” : Validada la contraseña dé clic en “Aceptar” para continuar. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 4 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES 2. Continuación proceso de envió Después de verificar el código de usuario y su contraseña el sistema muestra el siguiente menú: Al seleccionar la opción “1. Enviar informes.” el sistema muestra la siguiente información existente en la base de datos de la Superintendencia y a demas se debe seleccionar la fecha de corte a la cual pertenece el archivo a enviar. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 5 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Dé clic en ”Continuar” para ingresar el archivo que ha generado previamente de acuerdo al documento técnico titulado "Definición del Sistema de Envío de Información de Portafolios Financieros SV-EIP-04" Ingrese dando clic en el botón “Examinar” para buscar el archivo que va a transmitir con el fin de hacer la respectiva validación, como se muestra en el ejemplo de arriba: Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 6 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES El sistema de recepción cuenta con una opción para validar la consistencia de los archivos transmitidos, la cual puede ser usada todas las veces que sea necesario. El uso de esta opción no genera código de transmisión ni graba en el sistema de la Superintendencia la información transmitida. Cuando el archivo pase todas las validaciones se deberá firmar digitalmente y enviar de manera definitiva. Si el nombre del archivo no corresponde, o no corresponde a un archivo plano, el sistema mostrara la siguiente inconsistencia, la cual se tendrá que corregir para poder validar el archivo. Dé clic en “Aceptar”, verifique que el nombre del archivo corresponda con las especificaciones dadas en el documento técnico ("Definición del Sistema de Envío de Información de Portafolios Financieros SV-EIP-04") e intente nuevamente. Dé clic en “Continuar” para seguir con el proceso: Espere a que termine este proceso: Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 7 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Cuando aparezca esta pantalla, significa que el archivo se esta procesado. Una ves se click sobre el boton continuar aparecerá el estado de la transmision. En caso de existir el respectivo código de transmisión(CT) aparecerá la siguiente pantalla: Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 8 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES De click en “Archivo de proceso 005050101004E” para abrir el archivo, el cual contiene el Código de Transmisión (CT) o los errores generados a lo largo del proceso. 3. Consultar estado de transmisiones Al seleccionar la opción “2.Consultar Estado de Transmisiones.” el sistema muestra la siguiente información existente en la base de datos de la Superintendencia y a demas se debe seleccionar la fecha de corte a la cual pertenece el archivo a enviar. Dé clic en ”Continuar” para realizar la respectiva consulta del estado de transmision correspondiente a la fecha de corte digitada. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 Página 9 de 11 REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES En caso de no encontrarse reportata información alguna por parte de la firma para la fecha de corte seleccionada, el sistema mostrará el siguiente mensaje. En caso de que el respectivo archivo se encuentre procesando, el sistema mostrará el siguiente mensaje informando la etapa en la cual se encuentra el proceso. En caso contrario, se mostrará el respectivo archivo de proceso con el código de transmisión correspondiente o con cada uno de los errores presentados a lo largo del proceso. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 11 Página 10 de REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Dé clic en el “Archivo de proceso: 005050101004E” para poder consultar su estado de transmisión(CT), o cada uno de los errores generados a lo largo del proceso. Transmisión de información de portafolios financieros por internet. Versión 1.0 11 Página 11 de