HERRAMIENTAS PARA SOLICITUDES CRM Concepto: Problema Consecuencia X
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HERRAMIENTAS PARA SOLICITUDES CRM Tipo de Requerimiento X Reporte de problemas (Inconsistencia) Nuevo requerimiento (Mejora) Concepto: Problema Consecuencia Es muy típico que los usuarios reporten “un problema”, cuando en realidad lo que están reportando es “su consecuencia”. Lo que haremos a través de este formulario es registrar el resultado de una serie de pruebas sobre “síntomas” para así llegar a la raíz del problema, y con esto proceder a dar la respectiva solución. Es muy importante entender que mientras no se tenga claro el problema, no se podrá dar soluciones definitivas, solo temporales (una aspirina?). Entendemos que esto puede ser molesto y frustrante, pero es la única forma de encontrar el problema, Por lo tanto, es mejor enviarlo bien documentado desde la primera vez y evitar que sea devuelto por Ampliación de Información. Todo Reporte debe llevar pantallas claras con el paso a paso o video, de lo contrario se devolverá. Parte 1 – Descripción Básica del Problema 1.1. Describa en detalle el problema 1.2. Describa cuando SI sucede 1.3. Describa cuando NO sucede 1.4. Si es una inconsistencia ¿A partir de cuándo empezó? 1.5. Señalar si el requerimiento es Urgente, es decir si el problema tiene alto impacto y para un proceso productivo, cuando se clasifica de este tipo se deben brindar las razones por las cuales se categoriza el pendiente como Urgente. Existen tres tipos de Pendientes (o de respuestas): Errores: Siempre se resuelven. Tiempo de entrega de 1 a 3 semanas. Mejoras: Son aquellas mejoras al software que son aplicable “al menos” al 10% de nuestros clientes. Tiempo de entrega de 3 a 6 meses. Desarrollo Específico: Son mejoras o requerimientos que no aplican si no a unas pocas empresas (menos del 10%), por lo tanto nuestra área de Ingeniería no las desarrolla, deben ser desarrolladas por el cliente directamente como un Desarrollo Especifico. Parte 2 – Descripción Requerimiento Software CRM 1 1.1. Describa en detalle la nueva solicitud: 1.2. Describa el Tiempo/Costo de realizar tarea en forma Manual o en Excel) 1.3. Describa cuantas veces al mes repite esta tarea 1.4. Cree que es aplicable a muchas otras empresas? (100 o más?) Cuantas y porque? Nota: Adicionar material de apoyo y ejemplos. 2 Formato Requerimiento Novedades de Aplicación CRM X Tipo de Requerimiento Reporte de problemas (Inconsistencia) Nuevo requerimiento (Mejora) Datos Básicos Fecha Cliente Actividad económica (en caso de ser empresa) Ciudad Teléfono Asesor Octubre 30 de 2020 Stelar Internacional Manufacturera Bogotá 094 333 44 55 Margarita Acevedo Duarte Contactos para aclarar dudas Cargo Nombre Clara Maria Muñoz Video 1 Pantalla 1 Director de Sistemas E-mail cmuñ[email protected] Información Video Link donde se relaciona el video Donde se relaciona , explicación de las pantallas que sean legibles, fáciles de entender la operación que se estaba realizando y donde se generó el error Parte 1 – Descripción Básica del Problema Módulos Versión CRM Descripción A los usuarios que trabajan con la pantalla eventos se les están presentando errores. Detalles específicos en este módulo 3 1.1) Describa en detalle el problema: A 5 usuarios que trabajan se les esta presentando ocasionalmente errores cuando dejan el sistema inactivo por más de 15 minutos. Adjunto relaciono una bitácora de los usuarios que se les presenta el error Usuario Cargo/Division Modulo Error Error con Ignorar Ana Lilia Compras servicio Error reading file (1104) no se encuentra la variable gmodulo Dolores Hernández Comercial ventas Error reading file (1104) variable GNOMMOTOR is not found Juan de Dios Hernández Comercial vendor Error reading file (1104) Error reading file (1104) 1.2) Describa cuando SI sucede: Se ha realizado un seguimiento al problema y lo que se detecta es que los errores que salen esporádicamente se presentan con los módulos de Ventas y servicios en la pantalla cuentas. 1.3) Describa cuando NO sucede: Cuando se trabaja sin exceder 15 minutos de inactividad no sucede 1.4) Si es una inconsistencia ¿A partir de cuándo empezó? Ej. Alguna nueva versión de software, conector, antivirus, un nuevo equipo, un nuevo usuario, una caída de energía, bloqueo del servidor, diferente explorador? A partir de 23/03/2014 se montó en otro equipo el sistema CRM. Nota: Recuerde anexar video o pantallas para que su solicitud no se devuelva 1.5) Señalar si el requerimiento es Urgente, es decir si el problema tiene alto impacto que genera un pare en el proceso productivo, cuando se categoriza de este tipo se deben brindar las razones por las cuales fue categorizado el pendiente como Urgente. Detallar este estado en caso de que aplique. 4 Formato Requerimiento de Software CRM X Tipo de Requerimiento Reporte de problemas (Inconsistencia) Nuevo requerimiento (Mejora) Datos Básicos Octubre 30 de 2020 IGO Repuestos Medellin 094 333 44 55 Ingrid Betancur Fecha Empresa Actividad Ciudad Teléfono Asesor Contactos para aclarar dudas Cargo Nombre Clara Maria Muñoz Claudia Montoya Perez Video 1 Video 2 Director de Sistemas Director Comercial E-mail cmuñ[email protected] [email protected] Información Video http://www.screencast.com/t/lVideo1 http://www.screencast.com/t/Video2 Parte 1 – Descripción Básica de la solicitud Módulos Versión CRM Descripción Detalles específicos en este módulo Informe de indicadores para seguimiento a tareas 1.1) Describa en detalle la nueva solicitud: Se requiere que el sistema permita ver el detalle de las tareas por filtro y que arroje los indicadores después y antes del tiempo según estado. La idea es que quede a nivel de reporte 1.2) Describa el Tiempo/Costo de realizar tarea en forma Manual o en Excel Todos los días se requiere generar el reporte, tiempo 1 hora diaria. Al ser manual 5 se incurren en errores de digitación. 1.3) Describa cuantas veces al mes repite esta tarea Treinta veces (1 vez por día), 1.4) Cree que es aplicable a muchas otras empresas? (100 o más?) Cuantas y porque? A todas las empresas les aplica porque las compañías siempre deben de generar balances para analizar y tomar decisiones a tiempo Material de Apoyo Adicione ejemplos de los que espera que se realice. Ejemplo. Tareas solucionadas en el tiempo y fuera de tiempo Tener un informe donde permita ver indicadores de tareas basado en fecha inicio y fin. Por ejemplo evaluar las tareas que se hacen en el rango de fecha inicio y fin, evaluando la condición del estado de la tarea, se puede aplicar un condicional que se describa así: Casos solucionados a tiempo: si la tareas es menor o igual a la fecha fin asignar estado “a tiempo” Casos solucionados fuera de tiempo: si la tareas es mayor a la fecha fin asignar estado “fuera de tiempo” Es muy útil si se anexan ejemplos anexarlos a este documento). (Si son varios archivos, entonces 6