Manual de inventarios

Manual para el uso del Nuevo formato de entrega de inventarios.
Indice
DESCARGA DEL DOCUMENTO VIA INTERNET......................................................1
ENVIO DEL DOCUMENTO DE EXCEL .......................................................................8
Usando Microsoft Outlook 2007 .................................................................................. 8
Usando Microsoft Outlook 2003 ................................................................................ 13
PARA ABRIR EL DOCUMENTO DE EXCEL.............................................................18
Usando Microsoft Excel 2007 .................................................................................... 18
Usando Microsoft Excel 2003 .................................................................................... 21
DESCARGA DEL DOCUMENTO VIA INTERNET
Abrir Internet Explorer y escribir la siguiente dirección http://www.iea.gob.mx y deberá
de aparecer una pantalla como la que se muestra en la figura 1. Enseguida, favor de dar
clic en entrar.
Dar clic aqui
Figura 1.
1
Después de dar clic en Entrar, aparecerá una pantalla como la que se muestra en la
figura 2. Enseguida hay que dar clic en la opción “Intranet”.
Dar clic aqui
Figura 2.
2
Después de dar clic en Intranet, aparecerá una pantalla como la que se muestra en la
figura 3. Favor de escribir los siguientes datos.
Usuario: usuarioiea
Contraseña: intranet
Enseguida de clic en Entrar.
Dar clic aquí después de haber
introducido el usuario y su
contraseña.
Figura 3.
3
Después de haber dado clic en “Entrar” aparecerá una pantalla como la que se muestra
en la figura 4. Enseguida de clic en “Control de Inventarios”
Dar clic aqui
Figura 4.
4
Después de dar clic en Control de inventarios, hay que seguir el proceso que se muestra
en las figuras 5,6,7.
Dar clic
aqui
Figura 5.
Figura 5: Esta se muestra después de haber dado clic en Control de inventarios y aquí
hay que seleccionar la opción de Guardar. Después de haber dado clic en guardar, se
mostrara la figura 6.
5
Ruta donde se
guardara el archivo
Nombre del archivo con
el que se guardara.
Figura 6.
Figura 6. Aquí se tendrá que seleccionar en que ruta desea guardar el documento de
Excel (FormatoIEAinventarios), puede guardarse en el Escritorio o en C:\, como es el
caso para este ejemplo. Por ultimo dar clic en “Guardar” y aparecerá una pantalla como
la que se muestra en la figura 7.
6
Porcentaje del
archivo
Ruta donde se guardara el
archivo
Figura 7.
Figura 7. Se muestra el porcentaje del documento que se esta descargando, cuando
tenga un 100% podrá dar clic en Abrir y empezar a usar el archivo de Excel.
7
ENVIO DEL DOCUMENTO DE EXCEL
Una vez que tiene listo su archivo de Excel para ser enviado, favor de cambiarle el
nombre del archivo de acuerdo a la clave del centro de trabajo. Ejemplo.
El archivo originalmente se llama “FormatoIEAinventario.xls”, una ves llenado si la
clave del centro de trabajo es 01DPR0289N entonces el archivo se deberá renombrar a
inventario01DPR0289N.xls
Usando Microsoft Outlook 2007
En la pantalla principal de Outlook, de clic en Archivo -> Nuevo -> Mensaje, como se
muestra en la figura 1.
Figura 1.
Nota: para poder enviar un correo, deberá de tener previamente configurado Outlook.
8
Después de dar clic en Nuevo Mensaje, aparecerá una pantalla como la mostrada en la
figura 2.
Opcion Insertar
Email a donde se enviara el
documento de Excel
[email protected]
Figura 2.
Figura 2. Aquí se escribe la dirección del email ( [email protected] ) en la opcion
“Para…” y en la opcion “Asunto:” puede escribir “inventario del centro de trabajo [su
centro de trabajo]”. Enseguida de clic en la opcion Insertar y aparecerá una pantalla
como la mostrada en la figura 3.
9
Figura 3.
Figura 3.Al dar clic en la opcion Adjuntar Archivo, aparecerá una pantalla como la
mostrada en la figura 4.
10
1) Archivo
seleccionado
2) Dar clic
aqui
Figura 4.
Figura 4. Aquí se selecciona el archivo de Excel que se desea adjuntar para el envió.
Hay que recordar la ruta donde este el archivo para poder seleccionarlo. Cuando haya
seleccionado el archivo, de clic en Insertar y aparecerá una pantalla como la mostrada
en la figura 5.
11
Opcion opciones
Dar clic aqui
Archivo adjunto
Figura 5.
Figura 5. Aquí se observa que ya aparece el archivo adjunto, y antes de dar clic en
enviar, favor de dar clic en la opcion “Opciones” y después cheque la opcion “Solicitar
una confirmación de entrega”, al hacer esto, se asegura de que cuando inventarios reciba
y abra su formato de Excel, automáticamente se le entregue una especie de acuse de
recibo. De igual forma la opcion “solicitar una confirmación de lectura” sirve para que
se notifique a quien envía el correo, que inventarios ya leyó su archivo (esta parte es
opcional). Por ultimo de clic en Enviar.
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Usando Microsoft Outlook 2003
En la pantalla principal de Outlook, de clic en Archivo -> Nuevo -> Mensaje, como se
muestra en la figura 1.
Figura 1.
13
Después de dar clic en Nuevo Mensaje, aparecerá una pantalla como la mostrada en la
figura 2.
Figura 2.
Figura 2. Aquí se escribe la dirección del email ( [email protected] ) en la opcion
“Para…” y en la opcion “Asunto:” puede escribir “inventario del centro de trabajo [su
centro de trabajo]”. Enseguida de clic en la opcion Insertar -> Archivo y aparecerá una
pantalla como la mostrada en la figura 3.
14
1) Archivo
seleccionado
2) Dar clic
aqui
Figura 3.
Figura 3. Aquí se selecciona el archivo de Excel que se desea adjuntar para el envió.
Hay que recordar la ruta donde este el archivo para poder seleccionarlo. Cuando haya
seleccionado el archivo, de clic en Insertar y aparecerá una pantalla como la mostrada
en la figura 4
15
Figura 4.
Figura 4. Aquí se observa que ya aparece el archivo adjunto, y antes de dar clic en
enviar, favor de dar clic en la opcion “Opciones” y aparecerá una pantalla como la
mostrada en la figura 5.
16
Figura 5.
Figura 5. Cheque la opcion “Solicitar confirmación de entrega para este mensaje”, al
hacer esto, se asegura de que cuando inventarios reciba y abra su formato de Excel,
automáticamente se le entregue una especie de acuse de recibo. De igual forma la
opcion “solicitar confirmación de lectura para este mensaje” sirve para que se notifique
a quien envía el correo, que inventarios ya leyó su archivo (esta parte es opcional).
Ahora de clic en cerrar y por ultimo de clic en Enviar.
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PARA ABRIR EL DOCUMENTO DE EXCEL
Usando Microsoft Excel 2007
Abra el documento de Excel y aparecerá una pantalla como la que se muestra en la
figura 1. Enseguida de clic en Opciones.
Dar clic aqui
Figura 1.
Al dar clic en Opciones aparecerá una pantalla como la mostrada en la figura 2.
18
1) Dar clic aqui
2) Dar clic aqui
Figura 2.
Figura 2. Seleccione la opcion “Habilitar este contenido” y después de clic en la opcion
de “Abrir el centro de confianza” y aparecerá una pantalla como la que se muestra en la
figura 3.
19
1) Dar clic aqui
2) Dar clic aqui
Figura 3.
Figura 3. De clic en la opcion “Configuración de macros” y enseguida seleccione la
opcion “Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA”, enseguida de
clic en aceptar y regresara a la pantalla que se muestra en la figura 2. Por ultimo de clic
en aceptar (figura 2) y ahora el documento de Excel estará listo para usarse.
Nota: el proceso que se muestra en la figura 3, solo tendrá que realizarlo una vez, para
usos posteriores del archivo de Excel, basta con realizar los pasos hasta la figura 2.
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Usando Microsoft Excel 2003
Abra el documento de Excel y aparecerá una pantalla como la que se muestra en la
figura 1.
Figura 1.
Ahora de clic en Herramientas-> Macro -> Seguridad, tal y como se muestra en la
figura 2.
21
Figura 2.
Al dar clic en Seguridad, aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 3.
Pestaña Editores de
confianza
Figura 3.
Figura 3. En la pestaña de nivel de seguridad, seleccione la opcion “Medio” y a
continuación de clic en la pestaña de Editores de confianza y aparecerá una pantalla
como la que se muestra en la figura 4.
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Cheque esta opción
Figura 4.
Figura 4. Cheque la opcion “Confiar en el acceso a proyectos de Visual Basic” y ahora
de clic en Aceptar. Por ultimo, cierre Excel y vuelva a abrir su documento. Y aparecerá
una pantalla como la mostrada en la figura 5.
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Figura 5.
Figura 5. Aquí hay que dar clic en la opción Habilitar Macros. Habrá que dar clic en la
misma opción cada vez que quiera abrir el documento de Excel.
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Acerca de:
Este manual fue preparado en la Subdirección
de Informática Administrativa:
Lic. Yan Oziel Luevano Pérez
Extensión. 236
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