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Unidad II Administración de proyectos.
1. Concepto de organización
2. Organigrama
2.1. Concepto
2.2. Tipos
3. Niveles jerárquicos o administrativos
3.1. Estratégico
3.2. Táctico
3.3. Técnico
4. Concepto de gerencia
5. Funciones gerenciales
5.1. Planificación
5.2. Organización
5.3. Administración de personal
5.3.1. Reclutamiento
5.3.2. Selección
5.3.3. Inducción
5.3.4. Evolución
5.3.5. Adiestramiento
5.4. Dirección
5.5. Control
Organización
Es la acción de establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el número,
orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de
componerla.
Son un conjunto de actividades y tareas humanas que se relacionan e
interrelacionan en procesos administrativos para lograr un fin.
Organigrama
Es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme
acerca de una organización.
Representación grafica de estructuras o departamentos por jerarquía de
cualquier organización
Tipos de Organigrama
Según la forma que se representa la estructura.
Analítico: Son organigramas específicos, los cuales suministran una información
detallada; se complementan con información anexa u por escrito utilizando
símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciales se destinan al
uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
Generales: Este realiza una visión muy general de la organización, se limita a las
unidades de mayor importancia.
Suplementarios: Se utiliza para mostrar una unidad detallada de la estructura en
forma analítica o mas detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una
visión, un departamento o una gerencia según la forma y disposición geométrica
Verticales (tipo clásico); representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica ya
que las unidades se desplazan según su jerarquía de arriba hacia abajo en una
gradación jerárquica descendente.
Horizontales: Son una modalidad del organigrama vertical que representa a la
estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición en el espacio de
izquierda a derecha. Los nombres de las figuras tienden a ser colocados en el
dibujo sin recuadros o figuras geométricas; también es usual describir las
funciones de las unidades más importante en forma escrita y en el mismo dibujo.
Escalar: No utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura,
en su lugar utilizan líneas, también se pueden colocar organigrama
suplementarios de cada una de las unidades principales.
Cíclico o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos
concéntricos en una disposición de adentro hacia fuera y en orden de
importancia.
Mixtos: Es la unión del organigrama vertical y horizontal, este es el mas utilizado
por las organizaciones
Un organigrama permita ver los departamento, los niéveles jerárquicos y los
tipos de Sistemas de información.
Características de los organigramas



Determinan niveles jerárquicos dentro de una organización lo cual permitirá
establecer los diferentes proceso administrativos que se ejecutan en cada
uno de ellos
El poder determinar que tipo de sistema de información se debe realizar
Permite identificar en cada departamento las actividades y tareas a ejecutar.
Niveles jerárquicos o administrativos.
Planifica
Estudio de
mercado
Nivel estratégico
Coordina
Gerentes
Nivel Táctico
Nivel Técnico
Establecer
beneficios u
niveles de
factibilidad
Ejecuta
Estratégico
Asesora al
nivel
Nivel táctico
Procesos
Coordina
A la implantación o
ejecución del
proyecto
Actividades
Planificadas
Económicos
Igualmente suministra
al nivel técnico los
recursos
Estudio de
mercado
Establecer
Beneficios
Técnica
Factibilidad
Económica
Operativa
Crear o ejecutar
dicho proyecto
Técnico
Humanos
Técnicos
Necesarios para
ejecutar el programa
(Materia prima)
Económicos
Nivel técnico
Indica al nivel táctico
los recursos.
Actividades
Ejecuta
Procedimientos
Humanos
Técnicos
Necesarios para
realizar el proyecto
Planificado
Necesarios para
implementar o llevar a
cabo previamente
Coordinado
Estratégico
Por lo niveles
Táctico
Debe tener beneficios para clientes internos y externos, si los beneficios no son
para ambos, no se realiza el proyecto
Nivel instruccional o estratégico
Es el más elevado, esta compuesto por los directivos o altos funcionarios. Se
encarga de definir los principales objetivos y estrategias de la organización.
Planifica actividades y proyectos que desea implantar en departamentos u
organización.
Nivel Gerencial o táctico
Es el nivel intermedio, se encarga de realizar el nivel instruccional y el nivel
técnico y de transformar en planes y programas las decisiones en el nivel
instruccional para que el técnico las ajuste.
Coordina los procesos o actividades planificados.
Nivel técnico u operacional
Es el nivel inferior de la organización allí se ejecutan las tareas y se desarrollan
los programas de la misma.
Concepto de gerencia
Es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus
múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos
los recursos a través del proceso de planeamiento, organización, dirección y
control a fin de logara objetivos establecidos.
Funciones generenciales o elementos administrativos.
Planificación
Proceso que le permite al analista o al gerente del proyecto: estructurar,
determinar y establecer objetivos, metas, estrategia y lineamientos que permitan
ejecutar alguna obra o proyecto.
Para planificar se debe tomar en cuenta las siguientes interrogantes:
1. ¿Que se va a hacer?
Con esta pregunta se establecen las diferentes actividades o proceso a
ejecutar, las cuales permitirán al analista o gerente cumplir con los
objetivos
2. ¿Para que se va a hacer?
Esta interrogante permite establecer objetivos y metas
3. ¿Cuento con la disponibilidad económica?
4. ¿Existe tecnología y material para llevarla acabo?
5. ¿Se cuenta con el personal human?
6. ¿Donde se va a realizar?
Con esta pregunta se determina el contexto (lugar), donde se realizara el
proyecto o la obra.
Las interrogantes 3, 4, 5 permiten establecer recursos económicos, material
técnico y humano
El analista de sistema debe realizar más de 2 planificaciones en caso de que
falle alguna de ellas.
Planes (según Jonás Montilva)
1. Plan general
Este permite identificar de forma sencilla los objetivos como: metas,
estrategias y lineamientos así como también establecer los recursos
económicos, humanos y técnicos a ser utilizados (Se nombran los planes
pero no se explica, se debe identificar bien los objetivos, general y
específico)
2. Plan organizacional.
Le permite al gerente o analista estructurar su grupo de desarrollo en 2
áreas:

Estructura organizacional: Se divide en funcional, por proyecto y
material. Esta estructura se seleccionara según el proyecto u obra a
ejecutar

Estructura de grupo: Según las necesidades y requerimientos del
grupo de desarrollo puede ser controlada o descentralizada, ambas
controladas o democrática.
3. Plan de fases.
Permite determinar cuales son las fases, etapas, pasos a seguir por el
personal (grupo de desarrollo) durante la ejecución del proyecto.
Normalmente las fases o etapas establecidas en el acto de desarrollo de los
sistemas de información (metodología) [permite establecer metas y
estrategias a cumplir]
4. Plan metodológico.
Se establece los lineamientos, métodos a seguir durante la ejecución del
proyecto, igualmente le permite al analista establecer o conformar los
canales de comunicación, las normas y procedimiento se deben cumplir.
[Permite establecer, reglas, normas y procedimientos a ejecutar]
5. Plan de administración de recursos.
Con este plan el analista podrá seleccionar, inducir, evaluar y adiestrar a su
recurso humano con la finalidad de capacitar y mejorar el desempeño laboral
de sus integrantes.
Usualmente asignara los recursos técnicos y materiales necesarios para que
su personal cumpla con los procesos y actividades asignadas, por ultimo
podrá controlar los recursos económicos y materiales necesarios para la
ejecución de la obra o proyecto.
6. Plan de administración de configuración
Este plan le permite al analista, visualizar errores, fallas, omisiones e
inconvenientes antes, durantes y después de implementar el sistema
(Proyecto) (tener visión futurista) por que permite establecer los errores y
omisiones
7. Plan de documentación.





Reunir información y documentos para realizar el sistema
Formatos
Base de datos y pantallas
Varia dependiendo del departamento
Permite realizar los distintos manuales del operador, entre otros.
8. Plan de prueba.
Por medio del personal técnico y personal externos al diseño del sistema
para elaborar el sistema, ver los errores lógicos, sintácticos, se revisa la
funcionabilidad.
9. Plan de instalación.




Permite establecer día y hora para implementar el sistema
Permite condicionar el espacio físico donde se va a establecer el sistema.
Adiestramiento que se le da al usuario para que pueda manejar el
sistema.
Se deben haber comprobado compatibilidad entre tecnologías.
10. Plan de calendario y evento (Se hace en proyecto)


Establece actividades, los tiempo de ejecución y precedencia entre
actividades
Tiempo entre actividades y eventos.
Organización
Permite al analista poder ejecutar a su grupo de desarrollo en hacer una
estructura organizacional. Permite estructurar el grupo de desarrollo de 3
maneras:
Estrategia Funcional
Ventajas




Es dirigida por una sola persona
El adiestramiento se hace a largo plazo y es meno costoso
Existen canales de comunicación
Tiende a crear generalitas, no se centra a crear un solo departamento o
proyecto.
Desventajas


Se crean cuellos de botellas
No se hace una buena selección del personal, puede crear problemas dentro
del grupo de trabajo.
Estructura por proyecto



Proyectos a corto plazo, y que no genera perdidas.
No pueden el año
Se puede seleccionar el grupo de manera interna o externa.
Ventajas


No hay cuellos de botella
Mucha motivación del personal desde el principio
Desventajas

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



No ordenalista, cada quien se encarga de su área.
No hay normas y procedimientos.
No hay canales de comunicación.
El gerente preside el seguimiento de la obra.
El adiestramiento es costo
Hay más de un gerente.
Estructura matricial por proyecto funcional
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Es la más común
Puede ser a mediano y largo plazo.
El adiestramiento no es intensivo (costoso)
Centralizado (un solo departamento)
Estructura de grupo
Descentralizado (toda la organización)
Democrática o
controlados
Administración d personal: permite seleccionar inducir, adiestrar, reclutar y
evaluar a los miembros del grupo de desarrollo.

Reclutamiento:
o Permite escoger o seleccionar en conjunto con el gerente de
perfil, personas con el perfil requerido para el cargo a ocupar.
Se selecciona personal de acuerdo a la
empresa
Selección
Internas
Externa
No se hace reclutamiento
o El reclutamiento se hace cuando no hay personal interno con el
perfil requerido para el cargo vacante.
o Después de la selección se realiza la inducción.

Introducción
Proceso que permite dirigir e indicar a los miembros del grupo
seleccionados:
o
o
o
o
o
o
o
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Sus funciones dentro del grupo de desarrollo
Actividades a ejecutar
Jefe inmediato
Personal a su cargo de no tenerlo
Estructura organizacional de la empresa.
Enseñarle las instalaciones de toda la organización
Normas y procedimientos
Evaluación
Proceso que permite evaluar el desempeño laboral durante la ejecución
de las actividades y funciones del grupo de desarrollo, lo cual permitirá al
gerente del proyecto, detectar las actividades de su personal antes y
después de finalizar el proyecto.

Adiestramiento
Permite capacitar a los miembros del grupo de desarrollo por medio de
cursos que le permitan fortalecer sus debilidades.

Dirección
Esta es cumplida a través de los procesos de comunicación formal e
informal y por medio de los objetivos previamente planificados. Esta
función permite dirigir, guiar a los miembros del grupo de desarrollo con
la finalidad de cumplir los objetivos, normas y procedimientos de
seguridad y sobretodo el control de la calidad del producto.
Existen 2 tipos de directrices:
o Democrática
Cuando las directrices se hacen de manera sutil, pidiendo “por
favor.”
o Autocrático
Se realiza en forma grotesca o por imposición.
Control de calidad
Proceso seguido por una empresa para asegurarse de que sus servicios
cumplen con los requisitos mínimos de calidad establecidos por la propia
empresa.
Control.
Estrategias, normas y procedimientos a cumplir dentro de la empresa o grupo de
desarrollo (Ej. Hora de entrada y salida.)

Dependen del tipo de persona o actividad.