Extracto del Oficio Nº 013254 de 20 de noviembre de 1998 013254-98 "Damos respuesta a su consulta, manifiesta en el oficio D.A.139-98 de 20 de marzo, adicionada con oficios D.A. 395-98 y D.A. 482-98 de 04 de setiembre y 07 de octubre, respectivamente, referente a cuál es la política actual (entendemos en cuanto a la permanencia de los documentos en archivo) en relación con los expedientes de licitaciones, compras directas, licitaciones públicas, privadas etc., que ese departamento mantiene en un archivo pasivo desde 1988, en especial, para decidir si los documentos de archivo microfilmados se pueden desechar. En su consulta usted hace referencia al oficio No. 4383 de 6 de julio de 1981, de esta Contraloría General, en donde se indica que: ‘... sería aconsejable mantener la documentación financiero contable en custodia por un período de diez años, término aceptable para verificar o comprobar a través de una inspección documentaria, cualquier anomalía en el manejo de fondos públicos.’. En razón de la relación tan estrecha del contenido de este oficio con la materia objeto de su consulta, hemos revisado con base en la normativa vigente, la opinión que ahí se establece de considerar 10 años como un plazo aconsejable para verificar anomalías en el manejo de los fondos públicos. I. Algunas disposiciones legales y reglamentarias pertinentes A. Ley que autoriza utilización Sistema microfilmación archivos, No. 4278 de 11 de diciembre de 1968, fotocopia que adjunta a su solicitud 1. El artículo 2º expresa: ‘La microfilmación de documentos, hecha conforme a esta ley, sus películas, fotocopias, y certificaciones, debidamente autenticadas, tendrán el mismo valor jurídico y pueden ser impugnadas como los originales’. 2. El artículo 3º dice que ‘Los documentos microfilmados quedarán a disposición de sus dueños por el término de un año; ...’. A. Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202, de 24 de octubre de 1990 (en adelante Ley de Archivos) 1. De acuerdo con el artículo 2º, la Ley de Archivos y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a esas regulaciones. 2. El artículo 22 expresa que la Dirección General del Archivo Nacional tiene entre sus órganos integrantes a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (en adelante la Comisión). 3. En el artículo 32 se indica que uno de los cinco miembros que integran la Comisión es el jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación. 4. El artículo 33 establece: ‘ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones: a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo’. (Enfasis es propio) 1. El artículo 39 señala, con respecto a los archivos administrativos públicos, que se clasifican en archivos de gestión y centrales. ‘Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos, y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2º, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente.’ 2. El artículo 41 expresa que todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos. 3. De conformidad con el artículo 45, deberá la institución interesada en microfilmar los documentos de los archivos o parte de ellos consultar a la Dirección General del Archivo Nacional sobre la planificación y la realización del proceso. A. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428 de 7 de setiembre de 1994, (en adelante Ley No. 7428/94) 1. De conformidad con el artículo 13, y con las salvedades ahí expresadas, la Contraloría General tiene libre acceso todo tipo de documentos. 2. De acuerdo con el artículo 64 inciso a), las unidades de Auditoría Interna tienen la potestad de libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores y documentos del ente, empresa u órgano públicos, así como a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. 3. El artículo 75 dice, en cuanto a la prescripción de la responsabilidad civil del servidor de los sujetos pasivos, que ésta prescribirá en un plazo de cinco años, contados a partir del conocimiento comprobado del hecho y que cuando el autor del hecho dañoso sea el jerarca, dicho plazo empezará a correr a partir de la fecha en que termine su relación de servicio con el ente, empresa u órgano respectivos. A. Reglamento Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo No. 24023-C de 30 de enero de 1995 (para los efectos siguientes, el Reglamento) 1. El artículo 61 expresa que los plazos de transferencia de los archivos de gestión a los archivos centrales, y de estos a la Dirección General del Archivo Nacional, se fijarán en las tablas de plazo de conservación, de acuerdo con lo que establece el artículo 62 del Reglamento. 2. De acuerdo con el artículo 62, los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos: ‘a)Archivos de gestión: los documentos permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante un promedio de cinco años, de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación. a. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con valor administrativo y legal pasarán a los archivos centrales de cada entidad, en donde permanecerán alrededor de 15 años. Posteriormente serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional aquellos que tengan valor científico-cultural, previa determinación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. b. Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General del Archivo Nacional, previa autorización de esa Dirección’. 1. El artículo 76 señala las razones para optar por la microfilmación, y el artículo 78 expresa que para la eliminación de los documentos microfilmados se deberá solicitar la autorización correspondiente a la Comisión. 2. El artículo 120 dice: ‘Son funciones de la Comisión: ... a. Resolver consultas atendiendo a la directriz de conservar lo que tenga valor científicocultural, y autorizar la eliminación de los documentos que carezcan de este valor, en las diferentes etapas de la formación de los archivos. b. Analizar y aprobar las tablas de plazos de conservación de documentos que presenten las instituciones mencionadas en el artículo 2º de la ley que se reglamenta. c. ...". 1. El artículo 129 indica que todas las instituciones productoras de documentos son las responsables de fijar la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental. La Comisión únicamente determinará el valor científico- cultural de los documentos. 2. De acuerdo con el artículo 131, inciso a), la tabla de plazos de conservación, es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal. 3. El artículo 132 establece que una vez aprobadas las tablas de plazos, ‘las instituciones pueden eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión...’. 4. De conformidad con el artículo 140 corresponde al comité institucional: a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los archivos de gestión y en el archivo central. b. Consultar a la Comisión cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas. c. Someter a la aprobación de la Comisión las tablas con los plazos de conservación. II Consideraciones sobre el oficio de esta Contraloría General No. 4383 de 06 de julio de 1981 1. Las conclusiones de ese oficio se fundamentan en la Ley del Archivo Nacional No. 3661 de 10 de enero de 1966 y en el Reglamento de dicha ley, Decreto Ejecutivo No. 3798-G de 9 de mayo de 1974. Ambos fueron derogados, la primera por la Ley de Archivos y el segundo por el Reglamento. 2. Hace referencia solamente a documentos cuya naturaleza es financiero-contable. 3. Posterior a éste, la Contraloría General ha emitido otros pronunciamientos que difieren en cuanto al plazo mínimo en él establecido para la conservación de los documentos financiero-contables. III Conclusiones 1. Los documentos de los archivos institucionales pueden ser microfilmados, para lo cual se debe consultar a la Dirección General del Archivo Nacional, y si bien tales documentos deben quedar a disposición de sus dueños por el término de un año, se debe solicitar la autorización a la Comisión para que se eliminen los que no posean valor científico-cultural. 2. En razón de las funciones asignadas por la Ley de Archivos y el Reglamento al comité institucional, es obligada y fundamental la existencia de dicho comité. Si no existe en la Caja Costarricense de Seguro Social, es imperativo que el órgano competente dentro de esa entidad gestione su formación. 3. La Ley de Archivos y el Reglamento no señalan el plazo mínimo que debe aplicarse en la conservación de los documentos financiero-contables y de otra naturaleza. De acuerdo con esa normativa legal y reglamentaria, ese plazo corresponde fijarlo a cada entidad u órgano público, lo cual queda plasmado en las tablas de plazos de conservación de documentos que corresponde aprobar a la Comisión. 4. El Reglamento define plazos promedio de permanencia de los documentos para transferirlos de los archivos de gestión a los archivos centrales y, si es el caso, de estos a la Dirección General del Archivo Nacional, de donde podemos derivar que los documentos del archivo que usted menciona en su consulta, en razón de su antigüedad, corresponden al archivo central de esa institución. 5. Los documentos, microfilmados o no, sujetos a la eliminación en esa entidad, son aquellos que no se consideren de valor científico-cultural, categoría atribuible al documento por la Comisión. Un documento que sí posea esa característica es un bien mueble y forma parte del patrimonio científico-cultural de nuestro país, por lo que el mismo, cumplido el plazo mínimo de antigüedad, debe trasladarse para su custodia a la Dirección General del Archivo Nacional. 6. La Contraloría General en cumplimiento de su función de fiscalizar los recursos de la Hacienda Pública y las Unidades de Auditoría Interna, como unidades de apoyo de esta función, tienen acceso a todo documento, fuente o sistema de información, con las salvedades de orden constitucional o legal. 7. La Ley de Archivos, el Reglamento y la Ley No. 7428/94 dejaron sin efecto el contenido del oficio de esta Contraloría General No. 4383, de 06 de julio de 1981. Ambas leyes y el Reglamento contienen disposiciones de obligada referencia para establecer la naturaleza y los plazos de conservación de los documentos en archivo. IV Criterio: Por tanto, no procede legalmente ni es factible para esta Contraloría General definir un plazo mínimo de conservación de los documentos. Nuestra opinión, sin perjuicio de lo que considere la Dirección General del Archivo Nacional, es que el período mínimo que se establezca debe definirlo cada institución en concordancia con el artículo 129 del Reglamento y los plazos promedio que ese Reglamento establece en el artículo 62, así como el valor administrativo y legal que posean los documentos, lo cual debe quedar establecido en las respectivas tablas de plazos de conservación. Además, dicho período debe aplicarse a todos los documentos, tanto a los de naturaleza financiero-contable como a los de naturaleza distinta, producidos y recibidos por los entes y órganos de la Hacienda Pública, con excepción de aquellos que han sido objeto de microfilmación, dada la regulación específica en esta materia. Adicionalmente, ese período debe contemplar, en cada caso, el plazo de prescripción de la responsabilidad civil del servidor público, citada en el artículo 75 de la Ley Nº 7428/94, así como el período de la relación de servicio del jerarca con el ente u órgano público."