Inf PIDA 2012 - Delegación Gustavo A. Madero

Delegación Gustavo A. Madero
Dirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Subdirección de Recursos Materiales y Archivos.
J.U.D. de Archivos. 05.3.4.1.3
INFORME DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO 2012.
Para dar cumplimiento a lo señalado en los Artículos 41, 42 y 43 de Archivos del Distrito
Federal y al numeral 6.11.1 de la Circular Uno Bis 2012, de acuerdo al Programa Institucional
de Desarrollo Archivístico y con el apoyo y compromiso de la Jefa Delegacional por la custodia,
conservación y rescate de los archivos, que constituyen la memoria, y el legado histórico de la
Administración Pública en Gustavo A. Madero, se desarrollaron las actividades siguientes:
1. Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos;
 Están constituidos y trabajando: la Jefatura de Unidad Departamental de Archivos, la
Coordinación de Archivos, la Oficina Central de Correspondencia (Oficialía de
Partes) y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD).
 De Acuerdo al Ciclo Vital de los documentos funcionan los Archivos de Trámite o
Gestión Administrativa, el de Concentración e Histórico.
 Se elaboro diagnóstico de los archivos.
2. Conformación de la Red Delegacional de Archivos.
3. En lo relativo a la Gestión Documental, se han actualizado:
 Tabla de Determinantes de Oficina;
 Cuadro General de Clasificación Archivística;
 Catálogo de Series Documentales;
 Carátulas estandarizadas para cajas de expedientes;
 Catálogo de Disposición Documental;
 Inventario con descripción archivística;
 Instrumentos para las transferencias de documentos;
 Catálogo de vigencias documentales o fechas precautorias;
 Observamos lo señalado en la Leyes de: Archivos del Distrito Federal, y de
Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, en lo relativo a los
documentos de acceso restringido y de datos personales;
 De la reprografía se digitalizaron expedientes de archivos de diez fondos
documentales; y
 Se ubico en el lobby del edificio delegacional la Oficina Central de Correspondencia,
antes Oficialía de Partes; es la que se encarga de brindar los servicios centralizados
de recepción y despacho de la correspondencia oficial.
4. Como resultado del proceso de mejora continua en los archivos de Trámite o Gestión
Administrativa, se realizó lo siguiente:
 Planificación del desarrollo de las funciones –de acuerdo a la normatividad vigente5 de Febrero esq. Vicente Villada, planta baja, Villa Gustavo A. Madero, C.P. 07050
Teléfono 51 18 28 00 ext. 2322
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de la Delegación Gustavo A. Madero y las subordinaciones a través del multinivel,
originado en la estructura orgánica;
Elaboración de los Catálogos de Tipología Documental, para la integración de los
expedientes de manera uniforme;
Formatos para el préstamo de expedientes de archivo;
Formatos por unidad administrativa para las transferencias primarias.
Valoración primaria de los expedientes de documentos.
5. Archivo de Concentración.
 Verificamos que las transferencias primarias cumplan con la normatividad;
 Control de las fechas precauciónales;
 Elaboración de inventarios;
 Control en los prestamos de expedientes de archivo;
 Participación en la valoración primaria y secundaria;
 Planificación de las transferencias secundarias.
6. Archivo Histórico.
 Aquí recibimos algunas transferencias secundarias;
 Trabajamos en su conformación.
7. Archivo General de la Delegación Gustavo A. Madero.
 Se reciben en primera y segunda transferencias, las cajas que contienen
expedientes de archivos, de los trece fondos documentales que conforman la
Delegación Gustavo A. Madero.
8. Organización Científica de los Archivos.
 Diseñamos y elaboramos la metodología de acuerdo a la normatividad nacional e
internacional.
9. Modernización de los procesos archivísticos.
 Promovemos un proyecto de construcción y adaptación de inmuebles que servirán
de repositorios de los acervos de archivo;
 Planeamos la creación de una unidad topográfica de los archivos;
 Diseño de un Programa General de Conservación Preventiva y Correctiva;
 Programa de instrumentación y supervisión de la reprografía.
10. Digitalización de los Archivos.
 En el mes de enero de 2012 reiniciamos el proceso de digitalización de los
documentos de archivo, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística;
hasta el día 26 de enero de 2013 acumulamos 800, 000 fojas.
 Respaldamos en un disco duro externo.
5 de Febrero esq. Vicente Villada, planta baja, Villa Gustavo A. Madero, C.P. 07050
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 El proceso de digitalización lo realizamos de acuerdo al fondo, sección, Subsección
y serie documental.
11. Normatividad en materia de Archivos
 Se realizan reuniones con compañeros que trabajan directamente en los archivos,
en donde se les da a conocer la normatividad que debemos cumplir.
12. Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico.
 Actualización del Manual Administrativo de Organización de la J.U.D de Archivos;
 Asistencia al 5to. Seminario Internacional de la Transparencia a los Archivos, en
noviembre de 2012, organizado por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la
Federación;
 Capacitación continúa a los que trabajan con los expedientes de los archivos.
13. Rescate de documentos de archivos deteriorados.
 Elaboramos diagnóstico de los archivos deteriorados;
 En proceso el programa de restauración.
14. Planes de Prevención de Desastres.
 Impulsamos poner en práctica el Plan Preventivo de desastres en los Archivos.
15. Relaciones Archivísticas Internacionales.
 Establecimos contacto con el Consejo Internacional de Archivos.
16. Financiamiento del desarrollo archivístico.
 Impulsamos un Programa de Financiamiento para el Desarrollo Archivístico.
17. Adquisición de mobiliario, materiales y equipo.
 Se adquirieron materiales y equipo.
18. Repositorio alterno para los archivos.
 Se nos proporciono un local, el cual falta acondicionar para que se un repositorio de
documentos.
Elaboró
JUAN MARTÍNEZ MARTÍNEZ
J.U.D. DE ARCHIVOS
Revisó
LIC. BERNARDO RODRÍGUEZ AGUIRRE
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
ARCHIVOS.
5 de Febrero esq. Vicente Villada, planta baja, Villa Gustavo A. Madero, C.P. 07050
Teléfono 51 18 28 00 ext. 2322