resolución de apertura (marzo-30-2007)

RESOLUCIÓN No.
(
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Por la cual se ordena la apertura del proceso de la Licitación Pública No. 003 de 2007 – ARCHIVÍSTICA Y
GESTIÓN DOCUMENTAL
LA PRESIDENTE DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÈDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL
EXTERIOR “MARIANO OSPINA PEREZ” -ICETEX-, en uso de sus atribuciones legales conferidas por la Ley
80 de 1993, sus decretos reglamentarios y
CONSIDERANDO:
Que el ICETEX, se transformó en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía
administrativa, y patrimonio propio vinculada al Ministerio de Educación Nacional, de conformidad con lo señalado
por la Ley 1002 de 2005 y los Decretos 380, 381 y 382 de 2007, y de conformidad con esta reglamentación especial,
la inspección y vigilancia del ICETEX será ejercida por la Superintendencia Financiera.
Que el ICETEX tiene por objeto el fomento social de la educación superior priorizando la población de bajos recursos
económicos de los estratos 1, 2 y 3 y aquella con merito académico en todos los estratos, a través de mecanismos
financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la Educación Superior.
Que el proceso de transformación de la entidad requiere la organización, modernización, digitalización de su
memoria institucional y de los títulos valores del ICETEX, los cuales constituyen el mayor activo de la entidad.
Que lo anterior, el ICETEX tiene la necesidad de organizar el archivo y desarrollar todos los procesos de gestión
documental que requiera la entidad para cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación, del Estatuto
Orgánico Financiero, de las Circulares de la Superintendencia Financiera y la norma técnica para la gestión de
calidad del sector público Ley 872 de 2003.
Que la Ley General de Archivos 594 de 2000 - señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan,
las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.
Que de conformidad con la misma Ley, los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora y por tal razón se establece la obligatoriedad de la creación de archivos en las
entidades públicas, responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos; y que el
Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y organización de sus sistemas de información,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
Que la Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, y en
el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
públicos y de conformidad con el parágrafo primero de dicho artículo “La administración pública podrá contratar con
personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo”.
Que el manejo y conservación de los archivos del ICETEX, requieren de un proceso organizado de gestión
documental, que se inicia desde el ingreso del documento a la entidad ya se en oficio o de manera virtual, o en razón
de sus funciones como los que se genera con el otorgamiento y legalización de los créditos educativos, o por la
actividad contractual, o por diversas decisiones que se plasman en actos administrativos o Leyes que vinculan la
gestión del ICETEX.
Que en virtud de lo anterior, se hace necesario dar apertura al proceso de Licitación Pública No. 003 de 2007 con el
objeto de “Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en archivística y en la gestión
documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en el pliego de
condiciones, para lo cual llevará a cabo a nivel nacional:
1. La centralización, organización, depuración, almacenamiento, modernización, custodia, conservación,
digitalización y consulta del archivo del ICETEX.
2. El almacenamiento, verificación, transporte, custodia, digitalización y consulta de los títulos valores.
3. Administrar los Archivos en las instalaciones del edificio de la Presidencia del ICETEX.
4. Asesorar al ICETEX en la administración del archivo y de los títulos valores entregados para custodia
almacenamiento y digitalización.”.
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
PBX: 38 21670
www.icetex.gov.co
carrera 3 No. 18 – 32 Bogotá Colombia
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RESOLUCIÓN No.
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Por la cual se ordena la apertura del proceso de la Licitación Pública No. 003 de 2007 – ARCHIVÍSTICA Y
GESTIÓN DOCUMENTAL
Que previamente se ha elaborado el estudio de conveniencia y oportunidad y el pliego de condiciones para la
apertura de la presente licitación pública.
Que existe disponibilidad presupuestal para ejecutar la licitación para archivística y gestión documental, según
consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. VF-0009 de fecha 07 de Febrero de 2007, expedido por
el Jefe de Presupuesto del ICETEX, por valor de TRES MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES
CUATROSCIENTOS PESOS ($ 3.874.400.000.oo) M/CTE. INCLUIDO I. V. A.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar la apertura del proceso de Licitación Pública No. 003 de 2007, cuyo objeto es
“Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde
con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en el pliego de condiciones, para lo
cual llevará a cabo a nivel nacional:
1. La centralización, organización, depuración, almacenamiento, modernización, custodia, conservación,
digitalización y consulta del archivo del ICETEX.
2. El almacenamiento, verificación, transporte, custodia, digitalización y consulta de los títulos valores.
3. Administrar los Archivos en las instalaciones del edificio de la Presidencia del ICETEX.
4. Asesorar al ICETEX en la administración del archivo y de los títulos valores entregados para custodia
almacenamiento y digitalización.”. hasta por la suma de TRES MIL OCHOCIENTOS
SETENTA Y CUATRO MILLONES CUATROSCIENTOS PESOS ($ 3.874.400.000.oo) M/CTE. INCLUIDO I. V. A.
ARTÍCULO SEGUNDO. La apertura del plazo de la mencionada Licitación Pública No. 003 de 2007, se hará el día
viernes treinta (30) de Marzo de 2007 a las 17:45 horas y el cierre del plazo de la misma se hará el día lunes
dieciséis (16) de Abril de 2007 a las 10:00 horas en las instalaciones de la Secretaría General del ICETEX ubicada
en la carrera 3 No. 18 – 32, Piso 2, en la ciudad de Bogotá D. C.
ARTÍCULO TERCERO. Ordenase la publicación del Pliego de Condiciones definitivo en la página Web del PORTAL
ÚNICO DE CONTRATACIÓN www.contratos.gov.co y/o de la Página Web del ICETEX www.icetex.gov.co, a partir
del día viernes treinta (30) de Marzo de 2007.
Publíquese y cúmplase
Dada en Bogotá D. C. a los
MARTA LUCIA VILLEGAS BOTERO
Presidente
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS
EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” – ICETEX -
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
PBX: 38 21670
www.icetex.gov.co
carrera 3 No. 18 – 32 Bogotá Colombia
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