Área Modular : Módulo Formativo

INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO
DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Área Modular
Módulo Formativo
Especialidad
Nivel de Formación
Año Académico
:
:
:
:
:
Clasificación, Documentación y Archivo
Gestión de Archivo Convencional e Informático (Mejorado)
Secretariado
Bachillerato Técnico
I Año
Departamento de Currículum
2003
1
ESTRUCTURA MODULAR
ÁREAS
MODULARES
MÓDULOS FORMATIVOS
Comunicación e
información a
visitas y personal
de la Empresa.
Principios de
Administración.
60 hrs.
Clasificación,
Documentación y
Archivo.
Gestión de
Archivo
80 hrs.
Atención al Cliente y
Relaciones Humanas
80 hrs.
Relaciones
Laborales 40
hrs.
La Información y la
Correspondencia
60 hrs.
Base de Datos
Procesador de
texto
80 hrs.
Elaboración y
Presentación de
Documentos.
Mecanografía
160 hrs.
Técnica de Redacción
160 hrs.
Gestión de
Secretariado y
Mantenimiento
Operativo de la
oficina.
Deontología
Secretarial
40 hrs.
Organización de
Oficina
60 hrs.
Internet y
Correo
Electrónico
20 hrs.
40 hrs.
Gestión de
Eventos
y Viajes
60 hrs.
Hoja Electrónica
60 hrs.
Contabilidad
General
Inventario
40 hrs.
60 hrs.
2
INTRODUCCIÓN
El presente Módulo Formativo “Gestión de Archivo Convencional e Informático”, corresponde al segundo
semestre del primer año de la especialidad Secretariado, tiene como objetivo proporcionar a los estudiantes de
esta carrera, los conocimientos necesarios para la recepción, registro, distribución, conservación y control de los
documentos del archivo, que son el soporte de las transacciones que se realizan en instituciones o empresas.
Este Módulo corresponde a la Competencia O:
Gestiona el mantenimiento del Archivo en soportes
convencionales e informáticos, la cual incluye las subcompetencia:
O1: Selecciona y aplica, Sistema de Archivo Manuales y automatizados
O2: Recibe, registra, distribuye y envía la correspondencia de acuerdo a las normas internas.
O3:Garantiza la custodia e integridad de la información, asegurando el acceso solamente a usuarios autorizados.
Comprende cuatro (4) Unidades Modulares, con un total de ochenta horas (80) horas, que serán dosificadas por
el docente de acuerdo con la frecuencia semanal establecida en los Planes de Formación para los diferentes
turnos.
Se recomienda a los docentes que impartan este Módulo Formativo, establecer coordinación con el docente de
Informática, para la realización de prácticas correspondientes a la última unidad, así como emitir por escrito sus
observaciones y aportes para mejorar el mismo.
Este Módulo fue elaborado con la participación de Especialistas de Formación Profesional, de la Dirección de
Comercio y Servicio del Instituto Nacional Tecnológico (INATEC).
3
ESTRUCTURA DEL MÓDULO FORMATIVO
DATOS GENERALES
Área Modular: Clasificación, Documentación y Archivo.
Módulo Formativo : Gestión de Archivo Convencional e Informático Tiempo : 80 horas
Semestre: II
Competencia O:
Año: I
Gestiona el mantenimiento del archivo en soportes convencionales e Informáticos.
Sub-Competencias:
O1: Selecciona y Aplica, Sistemas de Archivo Manuales y automatizados.
O2: Recibe, registra, distribuye y envía la correspondencia de acuerdo a las normas internas.
O3:Garantiza la custodia e integridad de la información, asegurando el acceso solamente a usuarios
autorizados.
Objetivos de
Contenidos
Situaciones de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
Tiempo
Aprendizaje
I Unidad:
PROCEDIMIENTOS Y
10 hrs.
MATERIALES DE
ARCHIVO
Seleccionar
1. Concepto,
acertadamente
importancia y
muebles y
objetivos de
materiales de
archivar.
archivo, de
acuerdo con el tipo
de documentos
que maneja la
empresa.
-
Análisis en grupos de
trabajo, de la importancia de
conservar documentos
personales, para deducir la
importancia de esta tarea en
el entorno empresarial e
institucional.
Efectuará sus labores
de archivo
considerando la
importancia que tiene
esta tarea para la
buena marcha de las
actividades
empresariales e
institucionales.
4
Objetivos de
Aprendizaje
Contenidos
2. Clases de Archivo
2.1 Por su
organización
2.2 Por su uso
Situaciones de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
-
Con la guía del profesor,
realizarán recorrido por las
diferentes oficinas y
biblioteca del Centro, para
verificar diversidad de
muebles de archivo y su uso.
Elegirá, según el tipo
de documentos, el
mueble de archivo
más apropiados, para
su conservación.
4. Materiales de
archivo
4.1 Carpetas
 Individuales
 Misceláneas
4.2 Guías
 Tipos
 Funciones
 Pestañas de las
guías
4.3 Fichas y Tarjetas
4.4 Rótulos o Marbetes
Selección de un grupo de
documentos presentados por
el profesor, para colocarlos
en carpetas individuales o
misceláneas de acuerdo con
sus características, ubicando
al mismo tiempo la etiqueta
correspondiente.
Guardará
documentos en
carpetas individuales
y misceláneas, según
el tipo de
corresponsal.
En documentos
proporcionados por el
docente, realizarán cada uno
de los pasos necesarios
para su archivo y
localización posterior.
Archivará todo tipo de
documentos
siguiendo los cinco
pasos del
procedimiento de
archivo.
3. Muebles de archivo
3.1 Archivadores
verticales
3.2 Estanterías
3.3 Ficheros o
tarjeteros
Aplicar
4.5 Procedimientos
correctamente los
para archivar:
procedimientos
 Inspeccionar
generales para
 Clasificar
archivar y consultar
 Marcar
documentos.
 Distribuir
 Archivar
-
Tiempo
5
Objetivos de
Aprendizaje
Contenidos
Situaciones de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
II Unidad: SISTEMA DE
ORDENAMIENTO
ALFABÉTICO
Aplicar
correctamente
las reglas de
ordenamiento del
Sistema
Alfabético, al
archivar
documentos
referidos a
nombres de
personas,
empresas e
instituciones.
1. Conceptos generales:
1.1 Sistema alfabético
1.2 Unidad de archivo
Tiempo
20 hrs.
-
2. Reglas de
ordenamiento
alfabético:
2.1 Nombres de personas
naturales
2.2 Nombres idénticos
2.3 Razones sociales o
firmas comerciales
2.4 Nombres de
empresas que
incluyen números
2.5 Abreviaturas, siglas e
iniciales
3. Referencia cruzada
3.1 Conceptos
3.2 Casos
Identificación en un
grupo de nombres, las
unidades que los
integran.
-
Realización de ejercicios prácticos de
ordenamiento alfabético
de grupos de nombres de
empresas e instituciones
proporcionados por el
docente o descritos por
ellos mismos, luego
rotularán las carpetas
correspondientes y
determinarán las guías
que sean necesarias.
Elaboración de
referencias cruzadas, con un grupo de nombres
dictados por el profesor
con sus correspondientes
alternativas.
Tomará en cuenta las
unidades que
conforman un nombre
al ordenarlo
alfabéticamente.
Organizará archivos en
orden alfabético,
siguiendo las reglas
establecidas.
Establecerá referencia
cruzada al archivar
documentos, en los
casos que lo requieran.
6
Objetivos de
Aprendizaje
Contenidos
Situaciones de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
III Unidad: SISTEMAS
VARIOS DE
CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVOS
Tiempo
40 hrs.
Organizará
correctamente
Sistemas
Numéricos de
archivo,
identificando sus
usos, ventajas y
desventajas.
1. Sistemas numéricos
1.1 Concepto
1.2 Organización
1.2.1 Archivo numérico
principal
1.2.2 Tarjetero alfabético
1.2.3 Archivo alfabético
misceláneo.
1.3 Procedimientos para
archivar en sistemas
numéricos
1.3.1 Ventajas y
desventajas del
Sistema Numérico.
Archivar y
consultar
eficientemente,
sistemas de
archivo por
asuntos.
2. Archivo por asuntos
2.1 Concepto
2.2 Clases de archivos
por asuntos:
2.2.1 Archivo por asuntos
combinado
2.2.2 Archivo por asuntos
con arreglo
alfabético
 Estilo Diccionario
 Estilo
Enciclopedia
-
Organización del archivo
principal y tarjetero
alfabético de un sistema
numérico, con listas de
nombres y la base de
dígitos orientados por el
profesor.
-
Aplicará el sistema de
archivo numérico, en la
conservación y
localización de
documentos, según su
tipo.
Realización de ejercicios de archivos por asuntos
estilo diccionario y estilo
enciclopedia, con listas
de anuncios clasificados,
guías telefónicas y otros.
Organizará
documentos con
nombres de asuntos,
aplicando los estilos:
Combinado, diccionario
o enciclopedia, según
se requiera.
7
Objetivos de
Aprendizaje
Contenidos
Situaciones de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
Tiempo
2.3 Archivo por asuntos
numéricos.
2.3.1 Decimal
2.3.2 Duplex
Archivar
correctamente
documentos
aplicando
eficientemente el
Sistema de
Clasificación
Geográfico.
3. Archivo Geográfico
3.1 Concepto
3.2 Organización
3.2.1 Archivo principal
3.2.2 Tarjetero o fichero
3.3 Aplicaciones del
archivo geográfico
-
Selección de un
departamento del país
con sus municipios, para
organizar guías y sub
guías de un sistema
geográfico, luego
ordenarán documentos y
los ubicarán en el
archivo, considerando su
lugar de procedencia.
Organizará
documentos bajo un
sistema de clasificación
geográfica, si la
actividad que realice la
empresa o institución lo
requiere.
4. Métodos para traslado
de documentos:
4.1 Traslado Periódico
4.2 Traslado Perpetuo
8
Objetivos de
Aprendizaje
Establecer diferencias
entre los tipos de
archivos especiales.
Contenidos
5. Archivos especiales
5.1 Concepto y usos de:
a) Hemeroteca
b) Mapoteca
c) Fototeca
d) Biblioteca
-
Situaciones de
Aprendizaje
Realización de
recorrido por las
diferentes oficinas
y biblioteca del
centro, para
visualizar archivos
existentes y su
organización.
Criterios de Evaluación
Tiempo
-
Identificará los
diferentes tipos de
archivos especiales,
por la documentación
que contienen.
10 hrs.
Realización de
prácticas directas
en el laboratorio
informático, para la
creación y
consultas de
archivos y
carpetas.
Aplicará las ventajas
que ofrece la
tecnología informática
para la creación,
consulta y resguardo
de archivos.
IV Unidad: ARCHIVOS
AUTOMATIZADOS
Crear, almacenar y
1. Importancia y ventajas
consultar correctamente 2. Crear archivos y
archivos utilizando la
carpetas
tecnología informática.
3. Guardar, modificar y
eliminar archivos
4. Búsqueda de archivos
5. Unidades de
almacenamiento:
5.1 Tecnología magnética:
a) Unidades de
disquetes
b) Unidades de disco
duro
5.2 Tecnología óptica:
a) Unidades de disco
óptico (CD-ROM).
-
9
RECURSOS INSTRUCCIONALES
-
Manual del participante
-
Documentación variada
-
Carpetas de archivo
-
Guías o separadores de archivo
-
Tarjetas (para archivos verticales y visibles)
-
Muebles de archivo
-
Computadora
-
Disquetes
-
CD - ROM
10
BIBLIOGRAFÍA
1. Técnicas Modernas de Archivo
Autores: Marta Dittel de Uribe y Amalia Llabrés de Charneco
Editorial: McGraw-Hill
2. Curso Básico de Administración de Archivos
Autor: Lilia Salgado de Jaramillo
Editorial: McGraw-Hill
3. Curso de Archivo
Autor: Mario Ruíz de Ugarrio
4. Gestión de Datos
Autores: Carlos Manjavacas Wegner, Raúl López Solera y ana Lanza Lantarón
Editorial: McGraw-Hill
11