LA GESTIÓN POR PROCESOS EN EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE
CASTILLA Y LEÓN
Eva Merino Flecha, Facultativo de Archivos, Archivo Histórico
Provincial de León
Carlos Travesí de Diego, Director del Archivo General de Castilla y
León.
Consejería de Cultura y Turismo.
Introducción
Tras las sucesivas transferencias de competencias, la Junta de Castilla y
León es una institución productora de un inmenso volumen documental,
tanto en tamaño como, sobre todo, en importancia para los ciudadanos y la
Historia de nuestra Comunidad.
Dicho volumen documental tiene unos circuitos que comienzan en los
diferentes procedimientos administrativos y se continúan en lo que los
archiveros denominamos como el ciclo vital de los documentos. En relación
con esto, el artículo 10 de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y
Patrimonio Documental de Castilla y León, dispone en su apartado 1 que los
documentos integrantes del Patrimonio Documental que sean de titularidad
pública se conservarán debidamente organizados y a disposición de la
Administración y de los ciudadanos en las oficinas que los hayan originado o
reunido, hasta ser transferidos al archivo que corresponda.
Este ciclo vital está íntimamente relacionado con la distribución y
movimiento de los documentos entre los diferentes archivos que forman
parte del Sistema de Archivos de la Junta de Castilla y León1.
El sistema basa su estructura archivística en una Red Central y nueve
Redes Provinciales. La Red Central está integrada por el Archivo General de
Castilla y León, los Archivos Centrales de las distintas Consejerías de la
Junta y los archivos de las unidades administrativas dependientes de
organismos y entidades de titularidad autonómica de ámbito superior al
provincial, o lo que normalmente denominamos como “archivos de oficina o
de gestión” de dichos organismos y entidades.
Las Redes Provinciales están integradas, en cada provincia de la
Comunidad, por los Archivos Históricos Provinciales, los Archivos
Territoriales de las Delegaciones Territoriales de la Junta y los “archivos de
oficina o de gestión” de los diferentes Servicios Territoriales y entidades de
ámbito provincial.
La Red Central y las Redes Provinciales tienen como fin garantizar la
custodia, conservación, consulta, accesibilidad y difusión de la
documentación producida por la Junta de Castilla y León, en sus diferentes
estadios, tanto a los ciudadanos, como a la propia Administración
Autonómica.
En este sentido, hay que señalar que el sistema de archivos de la Junta
pretende ser, fundamentalmente, un eficaz gestor de la circulación
documental y de la información que la propia Junta de Castilla y León
genera; lo cual ayudará a la armonización y normalización de la gestión
administrativa, facilitando sus procedimientos y contribuyendo a la
rentabilización de los recursos públicos, asegurando los derechos y deberes
de la Administración y de los ciudadanos.
Dentro de este esquema de funcionamiento, el Archivo General es la
pieza esencial del mismo, al ser cabecera del sistema de archivos
autonómicos y, por tanto, responsable de la coordinación técnica del
Sistema.
El plan estratégico del Archivo General
La elaboración de un plan estratégico de actuación desde el Archivo
General sobre el Sistema de Archivos de Castilla y León, nace de lo
anteriormente expuesto, así como de la idea de calidad que apuntó Deming
(hacer las cosas bien a la primera).
Si bien es cierto que no se puede realizar a priori una evaluación del
funcionamiento del Archivo General de Castilla y León al ser una institución
sin precedentes en nuestra Comunidad, también lo es que esta institución (u
otras similares) está funcionando en otros ámbitos territoriales.
A través de técnicas de benchmarking y teniendo en cuenta que todo
sistema de gestión de calidad requiere la realización consecutiva de tres
procesos: planificar – controlar – mejorar2; se ha desarrollado un plan de
actuación en el que además de relacionar las funciones de la institución y
sus fines, se establecen las líneas estratégicas, los procesos, sus objetivos,
las actividades necesarias para conseguir unos resultados. En cuanto a los
indicadores de rendimiento, aún estamos estudiando cuáles pueden ser los
más apropiados para poder evaluar el funcionamiento y proponer planes de
mejora en un futuro.
Como ya hemos dicho, el Archivo General de Castilla y León es la
institución básica superior en materia de archivos de nuestra Comunidad, al
servicio de las Instituciones Autonómicas y de los ciudadanos, debiendo
asumir la función de liderazgo en cuanto a la planificación de determinadas
estrategias y en el desarrollo de los procesos necesarios para la satisfacción
de “clientes” internos y externos (Administración y usuarios – tanto
investigadores como ciudadanos).
Identificación de procesos
Aunque la filosofía de la gestión por procesos parte de la concepción de
la organización como el conjunto interrelacionado de los mismos, y nuestra
Administración dista bastante de ser concebida de ese modo, desde el
Archivo General, en particular, hemos iniciado la identificación de los
procesos que son parte inherente al Sistema de Archivos de Castilla y León.
Podemos distinguir entre los procesos primarios y los secundarios.
PROCESOS PRIMARIOS:
1. Conocimiento de los circuitos documentales.
2. Identificación y valoración de series documentales.
3. Elaboración de calendarios de conservación.
4. Normalización y realización de transferencias.
PROCESOS SECUNDARIOS:
1. Elaboración y difusión de normas técnicas.
2. Organización de actividades de formación.
3. Planificación de ediciones de publicaciones.
4. Asesoramiento y asistencia técnica a los archivos del sistema.
Analizaremos los tres primeros que son los que en mayor o menor
medida estamos verificando y normalizando.
1. Conocimiento de los circuitos documentales.
Además de tratarse de un proceso primario puede ser considerado
como un proceso origen, ya que sin su realización es muy difícil desarrollar
correctamente los restantes procesos.
Objetivo: Saber dónde está la documentación, cuánta hay, quién es
su responsable, cómo está organizada, qué niveles de descripción existen,
cuál es su uso administrativo o qué frecuencia de consulta tienen, si es
accesible, cuánto crece, cómo crece, si está físicamente bien conservada, si
los locales son los adecuados, si tienen medidas de seguridad y son
apropiadas, qué servicios prestan, de qué personal disponen, etc.
Actividades:
1. Redacción de un censo de archivos.
2. Coordinación con los Archivos Centrales y Territoriales.
3. Elaboración de los instrumentos que reflejen los circuitos y volúmenes
documentales.
Resultados:
Creación de un censo de Archivos Centrales y Territoriales que
permitirá conocer la documentación generada por la Junta de Castilla y
León, indispensable para conseguir la realización de los subsiguientes
procesos.
2. Identificación y valoración de series documentales.
Objetivo: Estudiar los valores primarios y secundarios de la
documentación producida por la administración autonómica de cara a su
evaluación.
Actividades:
1. Elaboración de un modelo de encuesta (coordinado desde el Archivo
General)
A provecham iento del
Program a ID E V A L
Incorporación de
m ejoras
Preparación de reunión para
aprobación de la encuesta
R eunión
N o hay consenso
H ay consenso
A probación de la encuesta
2. Formación de grupos de trabajo
- Contratación, si es necesario de asistencias técnicas para cada
archivo.
- Formación de los grupos de trabajo.
3. Realización de encuestas por los grupos de trabajo.
N otificación a los Servicios C entrales y
Territoriales de la realización de encuestas
Presentación a los jefes de sección y negociado
encargados de realizar los procedim ientos a estudiar
C reación de un calendario de trabajo consensuado
entre el personal encargado de realizar la encuesta
y el encuestado
Term inación de la encuesta y tom a de datos
4. Estudio de la legislación aplicable a cada procedimiento o serie
documental.
R e c o p ila c ió n n o rm a tiva re la tiva a lo s
p ro c e d im ie n to s e stu d ia d o s
R e a liz a c ió n d e m a p a s d e p ro c e so s
p a ra c a d a p ro c e d im ie n to a d m in istra tivo
P la s m a c ió n d e l p ro c e d im ie n to e n la
re a liz a c ió n d e l e x p e d ie n te
5. Identificación de series.
E studio de los datos
contenidos en la encu esta
E studio de la recopilación norm ativa
y los m apas d e pro cesos
C reación del instru m ento qu e perm ita
identificar y valo rar las series
estudiad as
E studio del exp ediente gen erado
en el d esarro llo d e un pro cedim iento
R evisión d el docu m ento por el
A rchivo G eneral y los A rchivos
H istóricos P ro vin ciales
6. Planificación de transferencias de los archivos de oficina a los
archivos centrales y territoriales
- Realización de reuniones con los encargados de custodiar la
documentación en las oficinas.
- Delimitación de un orden en la realización de las transferencias
en función de la urgencia de cada servicio.
Establecimiento de unas normas para la realización de
transferencias.
- Comunicación de las normas a los Servicios interesados.
- Comunicación del calendario a los servicios, según se
contenga en el Calendario de Conservación.
Resultados:
Elaboración de un documento en el que se contiene la información
necesaria para identificar las series documentales producidas por la
Administración Autonómica, señalando su origen funcional, actos que
recogen y su vigencia; además de la valoración, es decir, su valor
administrativo, legal e histórico, de información y de investigación de forma
que se puedan establecer los criterios que rijan su destino.
Además, a través del conocimiento exhaustivo de cada serie se podrá
incidir en la mejora del procedimiento, limitando la creación de aquellos
documentos inútiles o redundantes, es decir, todos aquellos que no sean
imprescindibles para el desarrollo de una tramitación eficaz y eficiente.
-
3. Elaboración y mantenimiento de los calendarios de conservación.
Objetivo: determinar el tiempo de disposición de cada serie
documental, o lo que es lo mismo, cuánto tiempo ha de permanecer en cada
archivo hasta su paso al siguiente o su eliminación, permitiendo conservar lo
esencial y eliminar lo accesorio.
Actividades:
1. Elaboración del modelo de propuesta de calendario.
C reación de g rupo de trab ajo
E studio de m odelos
P reparación de reunión p ara
aprob ación d el m odelo
Inco rporación d e
m ejoras
R ealización d e la reunión
N o hay consenso
H ay consenso
A p robación del m od elo
2. Elaboración de las propuestas
Instru m ento que id entifica
y valora las series estudiadas
E laboración d e propu esta
de calend ario
P ropuesta d el A rchivo
T itular
E studio e info rm e d el
A rchivo G eneral
NO
SI
D e acuerdo
Inco rporación d e
m ejoras
S olicita con form id ad
O rganism o titu lar
Info rm e O rganism o
titular
P ropuesta d el
A rchivo T itular
3. Aprobación de la propuesta
A rchivo y O rganism o
titular elabo ran p ropuesta
P ropuesta calendario
L a C om isión C alificadora:
•C alifica
•A cuerda
•N otifica
NO
Inco rporación d e
m ejoras
A cuerdo
SI
E l C onsejo d e A rchivos
Info rm a (no vincu lante)
A cuerdo
L a C onsejería d e C ultu ra y T urism o
resu elve y notifica
4. Aplicación de los calendarios
C alendario de
C onservación
T ransferen cia
E lim in ación
Info rm ación al
S ervicio o n egociado
P reparación de la
docu m entación a
elim inar
P reparación de la
docu m entación a
transferir al archivo
A cta y registro
de elim in ación
D estru cción d e la
docu m entación
A cta y registro
de transferencia
T ransferen cia
N otificación al O rg anism o
titular y C onsejería de C u ltura
y T urism o
Resultados:
La aprobación de calendarios de conservación permitirá reducir los
costes operativos derivados de la ocupación del espacio e instalaciones de
las oficinas con documentos que no sean necesarios para sus actividades
inmediatas. Por otro lado racionalizará y evitará gastos absurdos en la
gestión de los depósitos de nuestros archivos, destinando a ellos sólo la
documentación precisa, evitando la congestión y acumulación inútil.
Posibilitarán saber dónde y cuándo se transfirió la documentación dentro del
sistema, lo que permitirá recuperar antecedentes de las actuaciones
administrativas y mejorar la prestación de un servicio de calidad.
Garantizarán el cumplimiento de la legalidad en materias como la
conservación de los documentos con valor administrativo y legal, los
constitutivos de nuestro Patrimonio Histórico, el acceso de los ciudadanos a
los archivos y registros públicos administrativos, la protección de la
intimidad, de los derechos y deberes de la Administración y de los
ciudadanos.
A partir del establecimiento de los distintos calendarios se podrán
planificar y regular las transferencias documentales. Así, la transferencia
normalizada a los Archivos General e Históricos Provinciales de
documentación considerada de valor permanente supondrá no sólo una
mejor gestión de los espacios destinados a depósito, sino una recuperación
de la documentación solicitada por la Administración o los ciudadanos de
manera más rápida y eficaz, permitiendo que los Archivos sean centros de
atención e información al ciudadano en todos los ámbitos en los que éste se
relaciona con la Administración.
1
La regulación del Sistema de Archivos de Castilla y León, su definición y funciones vienen estipuladas por:
-
Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León;
-
Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de
Castilla y León;
-
Decreto 221/1994, de 6 de octubre, por el que se establece la estructura y funciones del Archivo
General de Castilla y León;
-
Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regula la composición, funciones y
organización del Consejo de Archivos de Castilla y León;
-
Orden de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la que se crea la
Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y
funcionamiento (modificada por Orden EYC 411/2003, de 12 de marzo);
-
Acuerdo 46/2003, de 3 de abril, de la Junta de Castilla y León, por el que se aprueba el II Plan de
Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León.
2
Formulado en la denominada “Trilogía de Juran” en 1990.
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