LA GESTIÓN POR PROCESOS EN EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN Eva Merino Flecha, Facultativo de Archivos, Archivo Histórico Provincial de León Carlos Travesí de Diego, Director del Archivo General de Castilla y León. Consejería de Cultura y Turismo. Introducción Tras las sucesivas transferencias de competencias, la Junta de Castilla y León es una institución productora de un inmenso volumen documental, tanto en tamaño como, sobre todo, en importancia para los ciudadanos y la Historia de nuestra Comunidad. Dicho volumen documental tiene unos circuitos que comienzan en los diferentes procedimientos administrativos y se continúan en lo que los archiveros denominamos como el ciclo vital de los documentos. En relación con esto, el artículo 10 de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León, dispone en su apartado 1 que los documentos integrantes del Patrimonio Documental que sean de titularidad pública se conservarán debidamente organizados y a disposición de la Administración y de los ciudadanos en las oficinas que los hayan originado o reunido, hasta ser transferidos al archivo que corresponda. Este ciclo vital está íntimamente relacionado con la distribución y movimiento de los documentos entre los diferentes archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Junta de Castilla y León1. El sistema basa su estructura archivística en una Red Central y nueve Redes Provinciales. La Red Central está integrada por el Archivo General de Castilla y León, los Archivos Centrales de las distintas Consejerías de la Junta y los archivos de las unidades administrativas dependientes de organismos y entidades de titularidad autonómica de ámbito superior al provincial, o lo que normalmente denominamos como “archivos de oficina o de gestión” de dichos organismos y entidades. Las Redes Provinciales están integradas, en cada provincia de la Comunidad, por los Archivos Históricos Provinciales, los Archivos Territoriales de las Delegaciones Territoriales de la Junta y los “archivos de oficina o de gestión” de los diferentes Servicios Territoriales y entidades de ámbito provincial. La Red Central y las Redes Provinciales tienen como fin garantizar la custodia, conservación, consulta, accesibilidad y difusión de la documentación producida por la Junta de Castilla y León, en sus diferentes estadios, tanto a los ciudadanos, como a la propia Administración Autonómica. En este sentido, hay que señalar que el sistema de archivos de la Junta pretende ser, fundamentalmente, un eficaz gestor de la circulación documental y de la información que la propia Junta de Castilla y León genera; lo cual ayudará a la armonización y normalización de la gestión administrativa, facilitando sus procedimientos y contribuyendo a la rentabilización de los recursos públicos, asegurando los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos. Dentro de este esquema de funcionamiento, el Archivo General es la pieza esencial del mismo, al ser cabecera del sistema de archivos autonómicos y, por tanto, responsable de la coordinación técnica del Sistema. El plan estratégico del Archivo General La elaboración de un plan estratégico de actuación desde el Archivo General sobre el Sistema de Archivos de Castilla y León, nace de lo anteriormente expuesto, así como de la idea de calidad que apuntó Deming (hacer las cosas bien a la primera). Si bien es cierto que no se puede realizar a priori una evaluación del funcionamiento del Archivo General de Castilla y León al ser una institución sin precedentes en nuestra Comunidad, también lo es que esta institución (u otras similares) está funcionando en otros ámbitos territoriales. A través de técnicas de benchmarking y teniendo en cuenta que todo sistema de gestión de calidad requiere la realización consecutiva de tres procesos: planificar – controlar – mejorar2; se ha desarrollado un plan de actuación en el que además de relacionar las funciones de la institución y sus fines, se establecen las líneas estratégicas, los procesos, sus objetivos, las actividades necesarias para conseguir unos resultados. En cuanto a los indicadores de rendimiento, aún estamos estudiando cuáles pueden ser los más apropiados para poder evaluar el funcionamiento y proponer planes de mejora en un futuro. Como ya hemos dicho, el Archivo General de Castilla y León es la institución básica superior en materia de archivos de nuestra Comunidad, al servicio de las Instituciones Autonómicas y de los ciudadanos, debiendo asumir la función de liderazgo en cuanto a la planificación de determinadas estrategias y en el desarrollo de los procesos necesarios para la satisfacción de “clientes” internos y externos (Administración y usuarios – tanto investigadores como ciudadanos). Identificación de procesos Aunque la filosofía de la gestión por procesos parte de la concepción de la organización como el conjunto interrelacionado de los mismos, y nuestra Administración dista bastante de ser concebida de ese modo, desde el Archivo General, en particular, hemos iniciado la identificación de los procesos que son parte inherente al Sistema de Archivos de Castilla y León. Podemos distinguir entre los procesos primarios y los secundarios. PROCESOS PRIMARIOS: 1. Conocimiento de los circuitos documentales. 2. Identificación y valoración de series documentales. 3. Elaboración de calendarios de conservación. 4. Normalización y realización de transferencias. PROCESOS SECUNDARIOS: 1. Elaboración y difusión de normas técnicas. 2. Organización de actividades de formación. 3. Planificación de ediciones de publicaciones. 4. Asesoramiento y asistencia técnica a los archivos del sistema. Analizaremos los tres primeros que son los que en mayor o menor medida estamos verificando y normalizando. 1. Conocimiento de los circuitos documentales. Además de tratarse de un proceso primario puede ser considerado como un proceso origen, ya que sin su realización es muy difícil desarrollar correctamente los restantes procesos. Objetivo: Saber dónde está la documentación, cuánta hay, quién es su responsable, cómo está organizada, qué niveles de descripción existen, cuál es su uso administrativo o qué frecuencia de consulta tienen, si es accesible, cuánto crece, cómo crece, si está físicamente bien conservada, si los locales son los adecuados, si tienen medidas de seguridad y son apropiadas, qué servicios prestan, de qué personal disponen, etc. Actividades: 1. Redacción de un censo de archivos. 2. Coordinación con los Archivos Centrales y Territoriales. 3. Elaboración de los instrumentos que reflejen los circuitos y volúmenes documentales. Resultados: Creación de un censo de Archivos Centrales y Territoriales que permitirá conocer la documentación generada por la Junta de Castilla y León, indispensable para conseguir la realización de los subsiguientes procesos. 2. Identificación y valoración de series documentales. Objetivo: Estudiar los valores primarios y secundarios de la documentación producida por la administración autonómica de cara a su evaluación. Actividades: 1. Elaboración de un modelo de encuesta (coordinado desde el Archivo General) A provecham iento del Program a ID E V A L Incorporación de m ejoras Preparación de reunión para aprobación de la encuesta R eunión N o hay consenso H ay consenso A probación de la encuesta 2. Formación de grupos de trabajo - Contratación, si es necesario de asistencias técnicas para cada archivo. - Formación de los grupos de trabajo. 3. Realización de encuestas por los grupos de trabajo. N otificación a los Servicios C entrales y Territoriales de la realización de encuestas Presentación a los jefes de sección y negociado encargados de realizar los procedim ientos a estudiar C reación de un calendario de trabajo consensuado entre el personal encargado de realizar la encuesta y el encuestado Term inación de la encuesta y tom a de datos 4. Estudio de la legislación aplicable a cada procedimiento o serie documental. R e c o p ila c ió n n o rm a tiva re la tiva a lo s p ro c e d im ie n to s e stu d ia d o s R e a liz a c ió n d e m a p a s d e p ro c e so s p a ra c a d a p ro c e d im ie n to a d m in istra tivo P la s m a c ió n d e l p ro c e d im ie n to e n la re a liz a c ió n d e l e x p e d ie n te 5. Identificación de series. E studio de los datos contenidos en la encu esta E studio de la recopilación norm ativa y los m apas d e pro cesos C reación del instru m ento qu e perm ita identificar y valo rar las series estudiad as E studio del exp ediente gen erado en el d esarro llo d e un pro cedim iento R evisión d el docu m ento por el A rchivo G eneral y los A rchivos H istóricos P ro vin ciales 6. Planificación de transferencias de los archivos de oficina a los archivos centrales y territoriales - Realización de reuniones con los encargados de custodiar la documentación en las oficinas. - Delimitación de un orden en la realización de las transferencias en función de la urgencia de cada servicio. Establecimiento de unas normas para la realización de transferencias. - Comunicación de las normas a los Servicios interesados. - Comunicación del calendario a los servicios, según se contenga en el Calendario de Conservación. Resultados: Elaboración de un documento en el que se contiene la información necesaria para identificar las series documentales producidas por la Administración Autonómica, señalando su origen funcional, actos que recogen y su vigencia; además de la valoración, es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación de forma que se puedan establecer los criterios que rijan su destino. Además, a través del conocimiento exhaustivo de cada serie se podrá incidir en la mejora del procedimiento, limitando la creación de aquellos documentos inútiles o redundantes, es decir, todos aquellos que no sean imprescindibles para el desarrollo de una tramitación eficaz y eficiente. - 3. Elaboración y mantenimiento de los calendarios de conservación. Objetivo: determinar el tiempo de disposición de cada serie documental, o lo que es lo mismo, cuánto tiempo ha de permanecer en cada archivo hasta su paso al siguiente o su eliminación, permitiendo conservar lo esencial y eliminar lo accesorio. Actividades: 1. Elaboración del modelo de propuesta de calendario. C reación de g rupo de trab ajo E studio de m odelos P reparación de reunión p ara aprob ación d el m odelo Inco rporación d e m ejoras R ealización d e la reunión N o hay consenso H ay consenso A p robación del m od elo 2. Elaboración de las propuestas Instru m ento que id entifica y valora las series estudiadas E laboración d e propu esta de calend ario P ropuesta d el A rchivo T itular E studio e info rm e d el A rchivo G eneral NO SI D e acuerdo Inco rporación d e m ejoras S olicita con form id ad O rganism o titu lar Info rm e O rganism o titular P ropuesta d el A rchivo T itular 3. Aprobación de la propuesta A rchivo y O rganism o titular elabo ran p ropuesta P ropuesta calendario L a C om isión C alificadora: •C alifica •A cuerda •N otifica NO Inco rporación d e m ejoras A cuerdo SI E l C onsejo d e A rchivos Info rm a (no vincu lante) A cuerdo L a C onsejería d e C ultu ra y T urism o resu elve y notifica 4. Aplicación de los calendarios C alendario de C onservación T ransferen cia E lim in ación Info rm ación al S ervicio o n egociado P reparación de la docu m entación a elim inar P reparación de la docu m entación a transferir al archivo A cta y registro de elim in ación D estru cción d e la docu m entación A cta y registro de transferencia T ransferen cia N otificación al O rg anism o titular y C onsejería de C u ltura y T urism o Resultados: La aprobación de calendarios de conservación permitirá reducir los costes operativos derivados de la ocupación del espacio e instalaciones de las oficinas con documentos que no sean necesarios para sus actividades inmediatas. Por otro lado racionalizará y evitará gastos absurdos en la gestión de los depósitos de nuestros archivos, destinando a ellos sólo la documentación precisa, evitando la congestión y acumulación inútil. Posibilitarán saber dónde y cuándo se transfirió la documentación dentro del sistema, lo que permitirá recuperar antecedentes de las actuaciones administrativas y mejorar la prestación de un servicio de calidad. Garantizarán el cumplimiento de la legalidad en materias como la conservación de los documentos con valor administrativo y legal, los constitutivos de nuestro Patrimonio Histórico, el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros públicos administrativos, la protección de la intimidad, de los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos. A partir del establecimiento de los distintos calendarios se podrán planificar y regular las transferencias documentales. Así, la transferencia normalizada a los Archivos General e Históricos Provinciales de documentación considerada de valor permanente supondrá no sólo una mejor gestión de los espacios destinados a depósito, sino una recuperación de la documentación solicitada por la Administración o los ciudadanos de manera más rápida y eficaz, permitiendo que los Archivos sean centros de atención e información al ciudadano en todos los ámbitos en los que éste se relaciona con la Administración. 1 La regulación del Sistema de Archivos de Castilla y León, su definición y funciones vienen estipuladas por: - Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León; - Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León; - Decreto 221/1994, de 6 de octubre, por el que se establece la estructura y funciones del Archivo General de Castilla y León; - Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regula la composición, funciones y organización del Consejo de Archivos de Castilla y León; - Orden de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y funcionamiento (modificada por Orden EYC 411/2003, de 12 de marzo); - Acuerdo 46/2003, de 3 de abril, de la Junta de Castilla y León, por el que se aprueba el II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León. 2 Formulado en la denominada “Trilogía de Juran” en 1990.