Titulo: Los servicios archivísticos

TITULO: LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
INSTITUCIÓN: Archivo Histórico Provincial de Las Tunas
Autores: Esp. Yerenia Arias Mulet, Esp. Vicente Ignacio Álvarez Morell
RESUMEN
Se realizó una investigación para ofrecer una perspectiva de los servicios archivísticos
prestados en el Archivo Histórico Provincial de Las Tunas y su relación con la
estrategia de divulgación según los tipos de usuarios.
PALABRAS CLAVE: servicios archivísticos, estrategia de divulgación, usuarios.
ABSTRACT
An investigation was done in order to offer a perspective of the archival services given
by the Provincial Historical Archive of Las Tunas and its relation with the disclosure
strategy of services according to the type of users.
KEY WORDS: archive services, disclosure strategy, users.
INTRODUCCIÓN
Los archivos como institución social tienen el propósito de ofrecer servicios a la
población y de realizar actividades de carácter técnico e investigaciones científicas
encauzadas a hacer de ese servicio una actividad de excelencia.
Es frecuente que debido al cumplimiento de las funciones archivísticas se prioricen las
actividades técnicas en sí y olviden que lo fundamental es que la información contenida
en los fondos y colecciones sirva a la sociedad. Es también frecuente que la labor
archivística no tenga en cuenta la gama de usuarios y por eso no defina su estrategia de
trabajo y la divulgativa de la manera mas adecuada.
Sin embargo con la informatización de la sociedad y el énfasis en la calidad la la visión
ha cambiado como lo explica Miriam Mejía, especialista del Archivo General de la
Nación en Colombia al hablar del tema de los servicios considera que: “(…) el objetivo
fundamental de la conservación de los documentos es la utilidad que tenga esa
1
información para los usuarios ya sean los usuarios primarios de cuyos escritos y
estudios amplían las fronteras de la comprensión y el conocimiento humano, e
indirectamente de los usuarios secundarios que se benefician educativa y culturalmente,
gracias a las obras de los usuarios primarios y a las exposiciones del material de
archivo.”
Esta autora define que hay dos tipos de usuarios de archivos los primarios y los
secundarios. Sin embargo la realidad cambiante hace que los servicios se amplíen así
como el diapasón de los usuarios. Además de los investigadores, instituciones y
población en general, se incluye al propio sistema archivístico con los diferentes
archivos que lo integran.
Otros especialistas los clasifican en Internos (personal de la empresa o administración)
y Externos (investigadores, estudiantes y otros ciudadanos) especificando que los
investigadores son expertos en la materia, los estudiantes son encauzados por sus
profesores para realizar sus temas de estudios y el público en general casi siempre asiste
a pedir servicios relacionados con la certificación de documentos jurídicos.
Es por eso que el uso de los archivos es propiciado fundamentalmente por las políticas
estatales que incentivan las investigaciones o las consultas de documentos jurídicos.
Ejemplo de esto en Cuba en los últimos años es el estímulo hacia las investigaciones
históricas y la reanimación constructiva de las ciudades que propician la consulta de los
documentos originales.
Los problemas relacionados en la literatura coinciden en la gran mayoría de los países:

El número de consulta de usuarios es bajo en comparación con la población
general.

Los programas para la diversificación de los usuarios no han alcanzado los
resultados previstos.

Los fondos más consultados son los de las etapas antiguas en comparación con
los modernos.

El alto costo económico de las actividades archivísticas y las promocionales.
2
Los servicios archivísticos son poco conocidos en la sociedad en general por lo que es
necesario diseñar programas y estrategias de divulgación dirigidos a los diferentes tipos
de usuarios para que estos se familiaricen y conozcan el potencial de información
existente en los diferentes tipos de archivo existentes.
Algunas de las acciones a emprender son:
1. El establecimiento de los usuarios meta y los potenciales.
2. Elaboración de directorios de investigadores, con sus respectivas direcciones, y
temáticas de interés para brindarles atención directa.
3. Establecimiento de un programa de clasificación, ordenación y descripción de
documentos, según las necesidades de información detectadas en el estudio de
usuarios.
4. Elaboración de instrumentos de acceso a la información como inventarios, guías
y catálogos que faciliten el rápido acceso a la documentación. Informatización
de los puntos de acceso.
5. Digitalización de los fondos más usados por los usuarios a tono con el desarrollo
tecnológico actual.
6. Estructuración de un programa de educación de usuarios, a través de
exposiciones, visitas guiadas a los archivos, conferencias y el uso de los medios
de comunicación (programas televisivos, radio y publicaciones) y de Internet
(página web y correo electrónico)
7. Divulgación de los trabajos científicos y las investigaciones realizadas por los
especialistas del archivo y las efectuadas por los usuarios.
DESARROLLO
En el ámbito de los servicios, los archivos constituyen una fuente obligada de consulta
para los investigadores de cualquier rama de la ciencia, para los organismos generadores
de la documentación como memoria y garantía de su evolución jurídica y administrativa
y para los ciudadanos en general. Estos servicios sirven además para brindar la
transparencia administrativa de las instituciones del estado cubano y como fuente
informativa del quehacer de las personas tanto naturales como jurídicas.
3
El acceso a la información es un derecho ganado en el transcurso del tiempo, sin
embargo existen limitaciones tales como los obstáculos legales como la protección de la
seguridad del país, el respeto a la privacidad de los ciudadanos, la propiedad intelectual
y las condiciones impuestas por los autores o dueños de la documentación.
Existen otras dificultades tales como las protección de la integridad de los documentos y
su conservación, pocos recursos económicos que permitan su disponibilidad y
cuestiones de orden técnico como que la documentación no esté organizada o descrita.
La cadena de prestación de servicios archivísticos comienza desde la misma generación
de la documentación y culmina con la respuesta a la demanda de la información por el
usuario. En el archivo se elaboran una serie de procedimientos técnicos con el fin de
poner la información que ha sido identificada, organizada y clasificada para que pueda
ser usada por el que la necesite. En este proceso es primordial el contacto con el cliente
y la política que previamente se ha trazado el archivo para satisfacer sus necesidades a
partir del diseño de los servicios.
Un archivo organizado técnicamente y con la visión encauzada a la satisfacción plena
de las necesidades de los usuarios cumple con su razón social.
Los servicios que tradicionalmente prestan los archivos son el de consulta y el de
referencia. Sin embargo, con el desarrollo de las tecnologías en la era de la información
los servicios archivísticos se han diversificado y aplicado según las condiciones
tecnológicas de cada archivo y las regulaciones del país.
Varios autores hablan de los diferentes servicios archivísticos tradicionales:
Servicio de consulta: Facilitar el acceso a los materiales solicitados, en la sala de
investigadores o fuera de ésta, según lo indique el reglamento.
Servicio de referencia: Facilitar la orientación temática de los documentos, a través de
guías, índices, catálogos, censos, entre otros, y los diferentes servicios que se prestan,
así como los datos donde puedan adquirir información.
Servicio de vencimiento o alerta: En los archivos de gestión, el servicio de
vencimiento da cuenta de los plazos límite que tienen los funcionarios y empleados para
4
adelantar los trámites que se derivan de una comunicación o de un compromiso
pendiente.
Servicios reprográficos: Es la reproducción del documento, sea por microfilmación o
cualquier otro método de reprografía según el reglamento establecido.
Servicio de búsqueda de información: Elaboración de estudios de instituciones o
aspectos técnicos específicos de la información contenida en los fondos y colecciones,
de diferentes sectores por ejemplo el sector azucarero, personalidades históricas y
culturales. Esta información documental puede dar origen a la configuración de un
servicio especializado.
El desarrollo tecnológico ha propiciado la informatización que agiliza el proceso de
búsqueda informativa y la digitalización que además de servir para la conservación
documental al evitar la manipulación de los documentos originales hace que la
visualización de la documentación sea mejor y más rápida.
Otro de los servicios que ha traído la aplicación de las nuevas legislación archivística es
la asesoría o consultoría archivística, que consiste en la transmisión de los
conocimientos necesarios a las diferentes entidades para la ejecución del Sistema
Archivístico Institucional, esto incluye la capacitación a los especialistas, gestores de
archivo de la entidad y a las secretarias.
Otra actividad que requiere gran esfuerzo es el Registro Estatal de Archivos y la
aplicación de los Censos Guías ya que el Sistema Nacional de Archivos integra los
archivos nacionales, provinciales y municipales, los centrales pertenecientes a los
Organismos de la Administración Central del Estado, los universitarios, ramales, los
eclesiásticos, los de asociaciones fraternales, los de las organizaciones políticas y de
masas, los de las sociedades de nuevo tipo, los particulares y los de gestión.
El Archivo Histórico Provincial de Las Tunas presta los siguientes servicios en la Sala
de investigadores:

Consulta de los fondos y colecciones (Comprende 9 fondos personales, 27
institucionales y los fondos especiales de Protocolos Notariales, Fototeca,
Mapoteca y Biblioteca - Hemeroteca)
5

Búsquedas de información (que incluye desde el servicio de información
sobre memoria institucional y técnica hasta búsquedas en temas diversos)

Referencias personales y telefónicas

Expedición de Certificaciones de Escrituras Notariales

Reproducción y Certificación de documentos (cuando se establezcan los
mecanismos de precios y se cuente con el equipamiento necesario)

Asesorías y consultorías al Sistema Archivístico Institucional

Exposiciones
Para poder brindar estos servicios se potencia la mejora continua del trabajo en las áreas
de procesamiento, conservación e informatización, así como de todo el personal
indirecto.
Como se puede apreciar en las tablas estadísticas de los años 2004 al 2007 los niveles
de consulta se han incrementado a partir del cumplimiento de la estrategia trazada que
comprende la mejora de las condiciones de la sala de investigadores, una creciente
difusión de la actividad y una mejor organización de los fondos.
ESTADISTICAS DE USUARIOS. AÑO 2004
MATERIALES Y MÉTODOS
Para la elaboración de la investigación se realizó un estudio bibliográfico de la literatura
archivística así como la información estadística de usuarios y servicios prestados en el
Archivo Histórico Provincial de Las Tunas durante los años.
6
600
500
400
300
200
100
0
Ene
Usuarios
Feb
Mar
Abr
May
Investigadores
Jun
Fondos
Expedientes
Jul
Ago
Sep
800
Horas
Oct
Nov
700
Nov
Escrituras, 0
Oct
Expedientes, 614
Horas 731
Horas
Escrituras, 0
Escrituras, 0
Usuarios, 48
Investigadores, 56
Investigadores, 41
Nov
Usuarios
Investigadores, 51
Fondos, 42
Sep
Usuarios, 81
Horas
Expedientes, 668
Horas 612
Escrituras, 0
Oct
Escrituras, 5
900
Expedientes, 828
Expedientes
Escrituras, 1
Usuarios
Investigadores, 26
Escrituras, 2
Investigadores, 20
Escrituras, 2
Usuarios
Investigadores, 21
Usuarios
Investigadores, 25
Usuarios
Investigadores, 2
Escrituras, 1
Usuarios
Investigadores, 3
Escrituras, 2
Usuarios
Investigadores, 31
Usuarios
Investigadores, 32
Escrituras, 1
Usuarios
Investigadores, 44
Escrituras, 14
Usuarios
Investigadores, 55
Escrituras, 3
Usuarios, 36
Investigadores, 33
Escrituras, 3
Investigadores, 56
Usuarios
200
Usuarios
Investigadores, 85
Fondos, 12
Expedientes
Usuarios, 72
Investigadores, 43
Investigadores, 67
Sep
Horas 284
Ago
Escrituras, 3
Usuarios, 34
Ago
Escrituras, 4
Jul
Escrituras, 0
Fondos
Investigadores, 23
Investigadores, 25
Jul
Usuarios, 0
Escrituras, 2
Usuarios, 2
Escrituras, 2
Usuarios, 67
Jun
Usuarios
Investigadores, 52
Fondos, 90
Fondos
Usuarios
Investigadores, 24
Fondos, 25
Expedientes, 109
Horas 102
Escrituras, 5
Investigadores
Usuarios
Investigadores, 9
Fondos, 14
Expedientes, 3
Horas 15
Escrituras, 0
Jun
Usuarios
Investigadores, 3
Fondos, 1
Expedientes, 5
Horas 9
Escrituras, 3
May
Expedientes, 320
Investigadores, 31
May
Horas 136
Escrituras, 4
Usuarios
Abr
Escrituras, 1
Investigadores
Usuarios
Investigadores, 23
Fondos, 9
Abr
Escrituras, 2
Mar
Usuarios, 58
Investigadores, 72
Usuarios
Escrituras, 1
100
Investigadores, 62
120
Usuarios, 96
Mar
Expedientes, 370
Horas 463
Feb
Escrituras, 2
Usuarios, 66
80
Investigadores, 22
Escrituras, 5
Feb
Usuarios
Investigadores, 89
Fondos, 49
Ene
Usuarios
Investigadores, 108
Fondos, 114
Expedientes, 248
Horas 422
Escrituras, 1
60
Usuarios, 32
Investigadores, 20
Ene
Usuarios
Investigadores, 49
Fondos, 58
Expedientes, 254
Horas 299
Escrituras, 4
0
Escrituras, 1
50
Usuarios
Investigadores, 94
Fondos, 49
Expedientes, 300
Horas 284
Escrituras, 9
Usuarios
100
Escrituras, 2
20
Horas 444
40
Usuarios, 11
Investigadores, 7
0
Usuarios, 198
Investigadores, 45
Fondos, 56
Expedientes, 198
ESTADISTICAS DE USUARIOS. AÑO 2005
250
150
Dic
Escrituras
ESTADISTICAS DE USUARIOS. AÑO 2006
Dic
Escrituras
ESTADISTICAS DE USUARIOS. AÑO 2007
Dic
Escrituras
7
En los próximos años se prevé una mejor organización de la red archivística territorial,
así como una generalización de las tecnologías de la informática y las comunicaciones
en la prestación de los servicios con vistas a satisfacer las demandas de los usuarios de
estos tiempos.
MATERIALES Y METODOS
Para la realización de la investigación se realizó una revisión bibliografica para poder
determinar los conceptos, así como el análisis cualitativo y cuantitativo de las
estadísticas de usuarios, así como de las estrategias de divulgación y las del trabajo
técnico.
CONCLUSIONES
Para la prestación de los servicios archivísticos es necesario tener en cuenta los tipos de
usuarios y la satisfacción de sus necesidades a tono con el desarrollo de la informática y
las comunicaciones, diseñar y poner en práctica una estrategia de divulgación de los
servicios y cumplimentar con la organización y desarrollo del proceso técnico en el
archivo.
BIBLIOGRAFÍA
Colectivo de Autores. Guía del Archivo Histórico Provincial de Las Tunas. Editora
Historia, 2007
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de Archivística. 3ra Edición Madrid. Fundación
Germán Sánchez Ruipérez, 1999
Gutiérrez Muñoz, Cesar. Archivística. Lima. PUCP, 1991
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 6ta Edición Sevilla:
1991
Mejía, Miriam. Servicios de Archivo. Archivo General de la Nación. Colombia. 1994
Lodolini, Elio. Archivística. Principios y problemas. ANABAD, 1993
Alberch, Ramón, et al: Archivos y cultura: Manual de dinamización. Ediciones Trea,
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