INFORME DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

INFORME DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
AYUNTAMIENTO: Laguna de Duero
OFICINA: Policía Local
1. Actividad de la oficina
La actividad de la Policía gira en torno a la vigilancia del cumplimiento de la
legislación y de las ordenanzas para evitar que se cometan infracciones y, si se cometen,
tramitar el procedimiento sancionador correspondiente.
Asimismo, informa sobre distintos asuntos, tanto a la propia administración
municipal como a instancias externas. Muchas de estas informaciones están
relacionadas con algún tipo de infracción, aunque otras no.
Finalmente, desarrolla actividades relacionadas con la gestión del propio
servicio: control de salidas, actuaciones, horas realizadas, etc.
2. Documentos producidos
2.1. Infracciones
La Policía Local tramita distintos procedimientos de infracción en función de la
normativa a la que afecte dicha infracción.
2.0.2.5. Expedientes de sanidad veterinaria
2.0.4.3. Expedientes de protección del medio ambiente
3.0.5.5. Infracciones de las ordenanzas municipales y seguridad ciudadana
Estos expedientes tienen un mismo procedimiento, pero afectan a materias muy
distintas. Se abrirá una carpeta por infracción, se hará separación estricta de tipos de
infracción y los expedientes de cada tipo de infracción se ordenarán alfabéticamente. Se
enviarán al Archivo Central a los dos años de concluida su tramitación.
3.0.6.2. Infracciones de tráfico
Aunque el procedimiento no es el mismo que para las anteriores, su tratamiento
es el mismo. Se ordenarán de acuerdo con el número que les asigne la aplicación
informática de gestión de multas (SPAI) y se enviarán al Archivo Central a los dos años
de concluida su tramitación.
2.2. Informes
3.0.5.3. Informes de la Policía Local
La Policía redacta numerosos informes que podríamos clasificar en los
siguientes grupos:
a) Resultado de la actividad propia:
-
Control de asistencia a carreras.
Accidentes de vehículos.
Prestaciones de auxilio.
Denuncias verbales.
Incidencias en fiestas y cumplimiento del bando de peñas.
Partes de intervención.
Estadísticas de controles preventivos de velocidad.
Recopilación y actualización de las empresas ubicadas en Laguna.
Intervención de incendios.
Órdenes del día.
Asistencia a Juicios.
Partes de captura de perros.
Desarrollo del mercado semanal.
Estos informes se deben conservar en original. Se enviarán al Archivo Central a
los dos años de su redacción.
b) Como parte de la actividad de otras dependencias:
-
Control de licencias de terrazas.
Control de licencias de obras y escombros en la vía pública.
Vehículos abandonados.
Desperfectos en la vía pública.
Denuncias de consumo.
Actas de mediciones de ruidos.
Actas de precinto de obras.
Desperfectos en bienes municipales por accidentes.
Vados.
Medición de la vía pública.
Ordenación del tráfico.
Señalización de sectores y definitiva.
Seguridad en itinerarios y actividades del Área de Bienestar Social.
Todos estos informes se conservan en copia, porque el original se envía a los
servicios técnicos.
-
Convivencia.
Permisos de habitabilidad para inmigrantes.
Seguridad ciudadana.
Procurador del Común.
Igualmente, estos informes se conservan en copia. El original se remite a la
Secretaría o a la Alcaldía para que continúe su tramitación.
c) Informes cuyo destinatario es otra Administración:
-
Absentismo escolar, el original múltiple se envía al Asistente Social y al centro
escolar.
-
Atestados por daños por conducción bajo los efectos de bebidas alcohólicas y
estupefacientes.
Actas de precinto de vehículos.
Sobre bienes de los particulares.
Arrestos domiciliarios.
Estos cuatro últimos se remiten al juzgado correspondiente.
-
Denuncias a la Dirección Provincial de Tráfico.
Los informes recogidos en los apartados b) y c) se conservarán hasta dos años
después de la redacción y se procederá a su destrucción. No se enviarán al Archivo
Central.
2.3. Otras series documentales
2.0.2.0. Censos caninos
Se llevan dos censos caninos, el general y el de perros peligrosos. Sus datos se
recogen en una base de datos Access.
Se conservará en la oficina hasta dos años después de la baja, tras los que se
remitirá al Archivo Central.
3.0.1.4. Expedientes de ocupación viaria
En la Policía se tramita, gestiona y controla todo lo relativo al mercado semanal.
Esto genera cuatro tipos de expedientes:
-
Un expediente por puesto y año. Se abre uno nuevo cuando hay cambio de
titular.
Una carpeta con las instancias en lista de espera.
Una carpeta con las resoluciones semestrales de renovación.
Un expediente con los informes de incidencias (se clasificará como informe).
Todo esto se conservará en las oficinas hasta dos años después de su tramitación.
Transcurrido ese plazo se transferirán al Archivo Central.
3.0.5.8. Expedientes de objetos perdidos
Los informes de recepción de objetos se ordenarán cronológicamente en dos
carpetas: una para los objetos devueltos y otra para los objetos en depósito. La carpeta
correspondiente a los objetos devueltos se enviará al Archivo Central tras dos años de
permanencia en la oficina.
3.0.5.12. Permisos de armas
Se tramita un expediente por arma, independientemente de su propietario. Se
conservarán en la oficina hasta dos años después de la baja en el registro, tras los cuales
se transferirá al Archivo Central. En la oficina los expedientes se ordenarán
alfabéticamente por el nombre del propietario.
2.4. Documentación de control interno del Servicio
3.0.5.11. Partes de la Policía Local
Son Partes mensuales que incluyen:
-
Los partes diarios.
Resumen mensual de horas trabajadas.
Resumen mensual de uso de vehículos.
Se conservarán dos años en la oficina, tras los que se transferirán al Archivo
Central.
Además de toda la documentación arriba reseñada, la oficina conserva copia de
informes, solicitudes y oficios remitidos a otras oficinas del Ayuntamiento, en particular
a los servicios generales:
-
Albaranes y facturas.
Vales de repostar carburante.
Vestuario y material.
Horarios de utilización de los salones de la Casa Consistorial.
Informes al Servicio de Personal.
Permisos.
Memoria, que se incorpora a la Memoria Anual del Ayuntamiento.
Fichero de personal.
Fichero de armas.
Cursos de formación.
Resúmenes de prensa.
Pedidos de material de oficina.
Excepto el fichero de armas, que se conservará de forma permanente en la
oficina, el resto de la documentación reseñada en este apartado se destruirá a los dos
años de su producción.