ARCHIVO DE CONTROL ( CT )

Ministerio de la Protección Social
República de Colombia
Grupo Sistemas de Información
REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACIONES DE SALUD – RIPS
PROCEDIMIENTO EN LA CONFORMACIÓN DE UN ARCHIVO PLANO
Objetivo: Disponer el procedimiento para el registro y la generación de un
archivo plano separado por comas, requerido en la presentación de la
información del Registro Individual de Prestaciones de Salud – RIPS.
Alcance:
Este procedimiento se aplica cuando corresponde a prestaciones
de salud individuales a particulares o a una sola Entidad Administradora de
Planes de Beneficios – EAPB por parte de profesionales independientes y
funciona en plataformas windows 95, windows 98, windows 2000.
Procedimiento: En la explicación de los pasos a seguir se incluirá la
generación del archivo plano de Control del Registro Individual de Prestaciones
de Salud – RIPS; a fin de lograr una mejor comprensión del procedimiento, se
incluirá la generación del archivo de Control, luego, este procedimiento podrá
aplicarse a la generación de cualquier otro de los archivos de RIPS.
ARCHIVO DE CONTROL ( CT )
1. Abra el programa de Office M.S. Excel, este por defecto muestra un
libro que contiene 3 hojas de las cuales se deben eliminar dos, marcando
las dos pestañas de la parte inferior (hojas 2 y 3), para poder crear el
archivo correspondiente.
Hojas a eliminar
2. Dele clic a “Archivo” y otro clic en “Guardar como”, asígnele un
nombre que en este caso, se llamará, por ejemplo: CT0001 y seleccione
en la opción: Guardar como Tipo: CSV delimitada por comas y
dele clic a Guardar.
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3. Asigne en cada en columna, los nombres a las variables de acuerdo
anexo técnico 1 de la resolución 3374 de 2000.(dato y longitud), para
este ejemplo, tenemos las siguientes: Código del prestador, fecha de la
remisión, código del archivo y total de registros.
4. Digite los datos de acuerdo con las normas definidas para cada campo:
Variable
Código del prestador
Tener en cuenta
Digite el código que le ha asignado la
Dirección Departamental de Salud
cuando realizó la Declaración de
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Variable
Fecha de la remisión
Código del archivo
Total de Registros
Tener en cuenta
Requisitos Esenciales
dd/mm/aaaa
Las dos primeras letras según el tipo
de archivo y que no exceda de 8
posiciones
corresponde al total de líneas
digitadas, sin título en cada archivo
construido
5. Luego de haber digitado la información, elimine el encabezado (títulos)
para generar el archivo plano
6. En el menú Archivo, nuevamente dele clic en Guardar como: deje el
mismo nombre de archivo, en este caso CT0001 (Archivo de control).
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7. Acepte la opción de Guardar; en el momento de salir de Excel se
emitirán dos mensajes de los cuales seleccione la opción SI en el primer
caso y la opción NO para el segundo caso.
7. El archivo queda guardado con extensión “.CSV” razón por la cual se
debe cambiar esta extensión a “.TXT ” , seleccione de la barra de Inicio
la opción “Ejecutar”, en abrir digite “WINFILE”
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8. El administrador de archivos (winfile) presenta la distribución de las
carpetas y de los archivos que posee el disco duro.
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9. Seleccione la carpeta donde guardó el archivo, haga clic en el archivo
correspondiente; en el menú Archivo seleccione la opción “Cambiar
.
Nombre” y escríbale la extensión digitando “ TXT ” dejando igual el
nombre del archivo.
10. En el menú Archivo dele clic a la opción Cerrar.
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11. De esta manera se habrá obtenido un archivo plano separado por
comas. El archivo plano de Control de RIPS “CT” queda configurado de
la siguiente manera: