Norma de Organización del Sistema de Archivo Central

Directiva Institucional para los Sistemas de Archivo
N°001 –2007-AG-PSI
I.- OBJETIVO
Normar los procesos de organización y funcionamiento del Archivo Central del
Programa Subsectorial de Irrigaciones - PSI.
II.- FINALIDAD
Contar con un instrumento normativo que estandarice los procedimientos
técnicos y administrativos del archivo, los mismos que deberán garantizar la
preservación y conservación del acervo documental del PSI, y la oportuna
atención de los usuarios en general.
III.- BASE LEGAL
 Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley Nº 27444
 Ley General del Patrimônio Cultural de la Nación – Ley Nº 28296
 Ley del Sistema Nacional de Archivo – Ley Nº 25323
 Reglamento de la Ley Nº 25323 – Decreto Supremo Nº 008-92-JUS
 Texto Único Ordenado de la Ley Orgânica del Archivo General de la
Nación – Decreto Supremo Nº 013-90-JUS
 Dictan normas técnicas para el almacenamiento y respaldo de la
información que se procesa em lãs entidades del Estado – Resolución
Jefatural Nº 340-94-INEI
 Directiva Sectorial Nº 005-2005-AG-DM – Normas de Organización del
Sistema de Archivos del Ministério de Agricultura.
IV.- ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación a todas las unidades orgánicas del
Programa Subsectorial de Irrigaciones.
V.- NORMAS GENERALES
La finalidad del Sistema de Archivos del PSI es lograr la unidad,
sistematización y eficiencia en su administración para brindar servicios de
información oportuna en el desarrollo de la gestión , atención eficiente y ágil
para los usuarios en general. Para ello se organizarán los archivos en los
siguientes niveles.
Nivel 1.- ARCHIVO CENTRAL: A cargo de la Unidad de Archivo de la
Oficina de Administración y Finanzas. Es responsable de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivistitas en el ámbito institucional así como de la conservación y uso
de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos.
Así mismo coordina con el Archivo Central del MINAG la transferencia y
eliminación de documentos cuyos tiempos de retención hayan vencido en
este nivel.
Nivel 2.- ARCHIVO PERIFERICO: Se constituye cuando la complejidad
de funciones, nivel de especialización o ubicación física de las unidades
orgánicas así lo requieran. Es responsable del mantenimiento y uso de la
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documentación proveniente de los archivos de gestión así como de la
transferencia de la misma al Archivo Central.
Para la constitución de un Archivo Periférico, por razones de complejidad
de funciones o nivel de especialización, se requerirá la autorización de la
Dirección Ejecutiva del PSI, previa opinión de la Unidad de Archivo de la
Oficina de Administración y Finanzas.
Los Archivos Periféricos, por ubicación física, estarán a cargo de las
Oficinas de Gestión Zonal respectivas.
Nivel 3.- ARCHIVO DE GESTIÓN O SECRETARIAL: Es responsable de
la organización, conservación y uso de la documentación recibida o
generada por las diferentes unidades orgánicas del PSI (Direcciones y
Jefaturas), así como de transferirla al Archivo Central.
VI.-TRANSFERENCIA
El Archivo Central del PSI, recepcionará previa verificación y conciliación del
contenido físico con el reporte impreso de SIMAR, el acervo documental
proveniente de los Archivos Periféricos y de Gestión.
Toda la documentación deberá ser remitida mediante comunicación
administrativa suscrita por el responsable de la unidad orgánica que transfiere,
acompañado del reporte detallado del contenido del Programa SIMAR.
VII.- MECÁNICA OPERATIVA
Los procesos de archivo tienen como finalidad mantener la documentación
debidamente clasificada, ordenada y conservada para el uso de la gestión. En
todos las unidades orgánicas se llevaran a cabo los siguientes procesos:
1) Conservación (Debidamente rotulados):
 Archivadores
 Colectores
 Files
 Anillados
 Empastes
 Tomos
 Cajas archivadoras
2) Clasificación:
a) Tiempo:
 Por años
 Por meses
 Por fechas
b) Series Documentarias:
 Por serie documental
 Los documentos
correlativo.
generados
se
clasificaran
por
orden
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
Por unidades orgánicas: los documentos recibidos
clasificados:
- por Unidad Orgánica
- por fecha de recepción
deberán ser
Las Direcciones y Jefaturas conservaran los ORIGINALES de los
documentos recibidos en los Archivos de Gestión o Secretariales,
entregando COPIAS a los destinatarios, según proveído.
Los originales de los CONTRATOS, CONVENIOS y sus respectivas
ADDENDAS, deberán conservarse en los archivos de Gestión de la
Dirección Ejecutiva, las copias fedateadas de las mismas permanecerán
en las Direcciones, Jefaturas, Oficinas Técnicas (Archivo de gestión).
Las Resoluciones Directorales deberán de contar con sus respectivos
sustentos y anexos ORIGINALES, y se conservarán en los Archivos de
Gestión de la Dirección Ejecutiva.
Todo préstamo o consulta de los documentos deberá ser registrado en
cuaderno de cargo.
3) Codificación:
Las unidades orgánicas a través de las personas a cargo de los Archivos
Periféricos y de Gestión, solicitarán al Archivo Central los códigos que
necesiten para la identificación de los Archivadores, Colectores y Cajas de
Archivo donde conservaran las series documentales que se registraran en
el Programa SIMAR en sus módulos de ingreso de datos.
a.- Modulo de Auto Archivo
 Documentación del año en curso
 El ingreso en la base de datos de la información generada y recibida
es de carácter obligatorio en todas las unidades orgánicas del PSI, a la
fecha de ser emitidas y/o recepcionadas.
b.- Modulo Archivo Central
 Documentación de años anteriores al vigente, en proceso de
regularización su ingreso a la data del Programa SIMAR.
4) Archivo de Documentos:
a) Archivadores y Colectores
 El contenido de las series documentales de cada Archivador y
Colector deberá ser ingresado al Programa de Archivo SIMAR, en
orden correlativo.
 Se rotularan los anillados, files, tomos y empastes que se encuentren
en los Archivadores y Colectores, con el mismo código asignado al
contenedor.
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 Los Archivadores y Colectores deberán ser rotulados con los códigos
correspondientes en la parte externa inferior, con un adhesivo de
color naranja en el cual figurará el código de ubicación que el Archivo
Central asignará.
 Se adjuntará a cada Archivador y Colector el reporte del programa
SIMAR.
b) Cajas Archivadoras:
 El contenido de las series documentales de cada caja deberá ser
ingresado al Programa de Archivo SIMAR.
 Se rotularan los anillados, files, tomos y empastes que se encuentren
en las cajas, con el mismo código asignado por el Archivo General.
 Los rótulos de las cajas con el formato N° 003 deberán ser colocados
en la parte lateral y frontal de la misma.
 Se colocará el reporte del contenido que genera el Programa SIMAR,
en la parte interna de la tapa, en la parte externa lateral y en la parte
externa frontal.
5.- Solicitud de Transferencia:
 Cada Unidad Orgánica deberá comunicar previamente a la Oficina de
Administración y Finanzas su requerimiento de transferencia al Archivo
Central, para obtener la autorización para proceder a la transferencia
documentaria. En la comunicación de requerimiento, se deberá indicar la
cantidad de archivadores, colectores y cajas y, el tipo de documentos
identificando sus códigos.
 Una vez obtenida la autorización, se enviará al Archivo Central, por
correo electrónico, el listado del total de los Archivadores, Colectores o
Cajas a transferir, describiendo el nombre de cada uno y el código
asignado. Una vez coordinadas las fechas de transferencias, se
procederá al envío físico de la documentación.
 Con la entrega física se redactará el Acta de Entrega con el que se
transfieren los documentos al Archivo Central.
 Se recepcionará la documentación y conciliará en un plazo de 15 días
hábiles contados a partir de la fecha de recepción, para posteriormente
dar la conformidad al acto de Transferencia.
6) Préstamo de Documentos
Ante la solicitud de consulta y/o préstamo de un documento ORIGINAL, se
fotocopiará el mismo como medida de seguridad. La devolución del documento
al Archivo de Gestión o al Archivo Central, según corresponda, no excederá el
plazo de 24 horas. Este servicio es exclusivo para el personal del PSI.
Asimismo, se entregará en préstamo los documentos COPIAS, solicitados por
algún personal del PSI quien los trasladara a su Unidad Orgánica para su uso,
por un tiempo no mayor de 15 días. Este servicio es solo interno y no esta a
disposición del público en general.
El personal que necesiten solicitar información procederán de la siguiente
manera:
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


Ingresaran al Programa de Archivo SIMAR y en la opción Búsqueda
identificaran el documento del interés.
Formularan su solicitud por correo, telefónicamente o con documento
administrativo según el caso.
Solicitar el/los documentos con el formato N° 003 con la firma y visto del
Director y /o Jefe de la Oficina correspondiente.
7) Eliminación de Documentos.
Se nombrará un Comité para la evaluación de las series documentales que
se consideren deban ser eliminadas, según los tiempos de retención
normados y aplicados a los diferentes grupos de series documentales que
establece el Ministerio de Agricultura.
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