Los archivos municipales y la importancia de su documentación

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LOS ARCHIVOS MUNICIPALES Y LA IMPORTANCIA DE SU
DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE LA HISTORIA LOCAL.
Por: María Rosa Beretche de Muñoz
Universidad de Panamá
Departamento de Historia
Origen de los Municipios.
El origen de los municipios es coetáneo al surgimiento de los centros
urbanos medievales, es decir cuando las villas, ciudades y poblados adquieren
carta de naturaleza y autonomía y frente a la necesidad de la convivencia humana
y “a la urgencia de sociabilidad sentida por el hombre para lograr la realización de
su persona, debido a lo que se une a sus semejantes para formar así la familia y
su natural expansión: la comunidad”1
Ya en el siglo XIII encontramos que la actividad administrativa, con el uso
de la escritura se extiende a toda la sociedad, el papel sustituye al pergamino y
aumenta la competencia de los concejos locales, que ahora funcionan con
numeroso personal burocrático y atiende diversas obligaciones para con la
comunidad. Así, la gran cantidad de documentos que generan y reciben los
gobiernos locales tienen una importancia fundamental no sólo para la resolución
de problemas vigentes en cada municipio sino además para la investigación
histórica, es decir el conocimiento y evolución de dichas entidades. En este
sentido, nos interesa destacar el aporte que nos brindan estas instituciones para el
estudio, además de los tradicionales, de las mentalidades y más aún para el
estudio de la historia de los sin historia es decir, los indigentes, las prostitutas, los
ancianos, los orates, los niños de la calle, los adictos y todos aquellos integrantes
de la sociedad que generalmente son olvidados por quienes relatan la historia
oficial de los pueblos y los gobiernos.
A partir del descubrimiento de América o encuentro de dos mundos, se
hizo necesario la organización y gobierno de las nuevas tierras descubiertas, es
decir de las ciudades,
villas y poblados que fueron fundadas por los
conquistadores españoles y los colonos, quienes encontraron en el municipio
europeo el modelo para su administración y control político.
Por ello “a América se transplantaron los caracteres fundamentales del
antiguo municipio castellano, con la diferencia de que mientras en la península
habían ido perdiendo gran parte de sus facultades e independencia, en los
territorios americanos florecieron con grandes fuerzas y desempeñaron un papel
fundamental en la vida pública”2,
1
2
Héctor Pinilla Herrera. El Régimen Municipal de Panamá. 1994, p.3
Manuel Lucena Salmoral (coordinador). Historia de Ibero América, Tomo II, p.219
2
Así los Cabildos advienen como la estructura jurídica y el sello distintivo de
los ciudadanos del Nuevo Mundo. El Cabildo ultramarino estaba integrado por los
Alcaldes, Concejales o regidores, y su número dependía de la cantidad de
habitantes o importancia de la villa o ciudad. Los conquistadores tuvieron libertad
para nombrar a los funcionarios municipales en las ciudades fundadas por ello,
razón por la cual no había una regulación ni uniformidad para su designación, y
estaba sujeta a la época, región o ciudad.
Por su parte, Morales Padrón, señala que los municipios, denominados
cabildos en América constituyeron la base de la ciudad.
“Establecidos en su gran mayoría durante el siglo XVI-apunta
este autor- fueron las primeras generaciones de conquistadores y
sus descendientes los que dieron, aún con precariedad de medios, el
sello distintivo a estos órganos, como representantes de la ciudad y
defensores de sus intereses, aún a veces frente a la misma autoridad
real. Ejercían el gobierno –al por menor- del núcleo urbano y su zona
rural. Eran el receptáculo del derecho vivo de la ciudad; allí se
presentaban las disposiciones reales que debían ejecutarse en su
ámbito; allí los funcionarios reales presentaban sus títulos, juraban y
prestaban fianza antes de asumir el oficio. “3
En relación a Panamá, Celestino Araúz y Patricia Pizzurno, señalan que en
1510, en Santa María la Antigua se convocó el primer cabildo abierto celebrado
en Tierra Firme “donde se eligieron como alcaldes a Vasco Núñez de Balboa,
Benito Palenzuelos y a Martín Zamudio en tanto que resultaron Regidores Juan
Valdino y Diego Albitez”4
Los Municipios en la actualidad.
Con el correr de los siglos, los municipios crecieron de manera notable.
Ello trajo como consecuencia la reunión de las actas del Consejo Municipal,
inventarios, acuerdos, ordenanzas, reglamentos, cuentas, nombramientos,
permisos de construcción, ejecución de obras, escrituras, notas y demás
documentos que produce la incesante actividad de esta institución y que son
custodiadas y conservadas en cada municipio.
El concepto de municipio como hemos visto, está ligado desde el punto de
vista etimológico, a los lazos de vecindad entre los individuos de una comunidad, a
su participación en los derechos y cargas comunes así como a la organización
3
4
Francisco Morales Padrón. Historia General de España y América en el siglo XVII. Tomo LXI, p.284
Celestino Araúz y Patricia Pizzurno. El Panamá Hispano, p.23
3
jurídico-política dentro de la jerarquía administrativa del Estado. Pero este
concepto tiene además otras connotaciones entre las que podemos señalar:




Sociológico: pues se refiere a la comunidad local organizada.
Legales: en cuanto a su vinculación con una ley de creación del municipio.
Administrativas: como servicios públicos que se ofrecen a la comunidad.
Económicas: la agrupación de individuos en comunidades tiene como
finalidad el desarrollo y progreso económico.
Muchas son, de acuerdo a estas conceptualizaciones las definiciones que
podemos dar del municipio. Pero para los fines de esta investigación, tomamos la
que nos ofrece nuestra actual constitución que, al decir de Juan Materno
Vázquez, los municipios “representan la tradición histórica del gobierno local en
toda América Latina” 5y cuyo artículo 207 señala:
“El Municipio es la organización política autónoma de la
comunidad establecida en un distrito.
La organización municipal será democrática y responderá al
carácter existencial, administrativo del gobierno local”.6
Asimismo, se señalan tanto en la Constitución como en la ley las funciones
y competencias que le corresponden tanto al Consejo Municipal como al alcalde y
más integrantes de la institución, temas que escapan a los objetivos de nuestro
trabajo.
Archivos. Municipios y Legislación.
Desde la antigüedad el hombre tuvo la necesidad de registrar y conservar
los hechos más sobresalientes de su actuar en la vida. Con el fin de preservar la
memoria histórica el archivo se convierte en el custodio y garante del patrimonio
documental que sirve a la vez de fuente de información y difusión para las
instituciones de gobierno, las empresas privadas y de los ciudadanos como
usuarios en general.
En este mismo sentido, el Director del Archivo Municipal de Barcelona,
Ramón Alberch I. Fugueras expresa lo siguiente:
“Los archivos municipales constituyen la red más extensa y sólida en
las estructura archivísticas de un país. La potencia y el desarrollo de
la archivística de un Estado se mide frecuentemente por el desarrollo
que alcancen los archivos municipales en tanto que los entiendo
como estructura básica e indestructible, que va unida a otra
5
Juan Materno Vázquez La Constitución de 1972, p.371
Este artículo se reproduce textualmente en el Art. 1 de la Ley Número 106 de 8 de octubre de 1973, Sobre
Régimen Municipal. Y en Código Administrativo.
6
4
estructura fundamental del poder municipal como son las
municipalidades o ayuntamiento, y en este sentido este poder
cercano al ciudadano, esta intensidad y polivalencia de la función
archivística en los municipios tiene un valor que difícilmente puede
conferirse a otro ámbito de la archivística”.7
Por su parte, para María del Carmen Cayetano Martín y Mariano García
Ruipérez, “un archivo municipal es el servicio general de la administración
municipal encaminado a la conservación de documentos producidos por la
entidad” 8. A su vez, María Elvira Zea Cabrera y Julio Alberto Parra Acosta,
funcionarios del Archivo General de Colombia, consideran que
“el Archivo General del Municipio es el ente encargado de dirigir y
coordinar el quehacer archivístico en el nivel municipal. Está
conformado por los fondos documentales procedentes de las
entidades públicas y los recibidos en custodia de empresas privadas
que por su especial valor para la investigación, la ciencia y la cultura
se incorporarían al patrimonio documental del municipio”. 9
Con respecto a la legislación sobre archivos municipales, éstos “hacen
parte de la estructura del Estado”, razón por la cual es necesario conocer sus fines
ya que son los mismos que tienen los archivos.10 Al respecto, nuestra Carta
Fundamental guarda absoluto silencio, sin embargo la ley número 106 sobre
Régimen Municipal, en su Título II: La Hacienda Municipal, Capítulo 1 El
Patrimonio Municipal, señala en el artículo 70, que todos los municipios tienen la
obligación de hacer un inventario sonde se inscriban y registren todos los bienes
que posean estas instituciones y dichos inventarios “ se conservarán en los
archivos de sus oficinas”.
En la rápida revisión que hicimos de la ley, si bien sólo se menciona una
vez el término archivo, de la lectura de la misma se puede extraer que todas las
actividades que desarrolla el municipio necesitan registrarse y conservarse para
cumplir con los objetivos y metas de la institución y son justamente la reunión
7
Ramón Alberch I. Fugueras. Los archivos municipales en el contexto internacional. Ponencia presentada en
el Séptimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos, noviembre de 1998. En Memorias del Archivo
General de Colombia, p.18.
8
María del Carmen Cayetano Martín y Mariano García Ruipérez. La Investigación científica y los archivos
municipales, p.623
9
María Elvira Zea y Julio Alberto Parra. Pautas para la Organización del Archivo General del Municipio, EN
Memorias del Séptimo Seminario de Sistema Nacional de Archivos, Archivo General de la Nación,
Colombia, nov. 25, 26 y 27 de l998, p. 130
10
José Alberto Giraldo López. Legislación sobre Archivos de la Administración Municipal. EN Memorias del
Séptimo Seminario de Sistema Nacional de Archivos, Archivo General de la Nación, Colombia, nov. 25, 26 y
27 de l998, p. 37
5
conservación y difusión de la información los fines básicos que sustentan el
quehacer archivístico.
La ley Número 13 de 1957, Orgánica de los Archivos Nacionales de la
República de Panamá, en vigencia menciona específicamente a los Archivos
Municipales en su artículo 2 y en el artículo 10 se establece lo siguiente: “En los
municipios funcionará el Archivo Municipal, que será una sección del Archivo
Provincial y en las provincias éste, que será una dependencia del Archivo
Nacional”.11 Y por el acuerdo N° 13 de la Alcaldía de Panamá, de 25 de ,marzo de
1976 la Sección de Correspondencia y Archivo del Municipio de Panamá fue
creada como Departamento, bajo la Dirección Administrativa.
Como puede observarse la legislación sobre archivos municipales, si bien
no es abundante existe, y la documentación que conserva se remonta al siglo
XIX como pudimos comprobar en los tomos de acuerdos municipales que reposan
en el edificio del Consejo Municipal de la ciudad de Panamá, mismos que
constituyen un importante patrimonio histórico, particularmente de los
pronunciamientos y su participación en el movimiento secesionista del 3 de
noviembre de 1903.
El archivo Municipal de Panamá y su documentación.
Desde el punto de vista de la Archivística muchas son las definiciones
técnicas que se pueden dar del concepto documento, sin embargo para el caso
que nos ocupa, el documento es el soporte material de la información y es, a la
vez, la información misma de un hecho, de un mensaje que se comunica o de un
objeto capaz de transmitir algo.
Los documentos generados por los Municipios, entiéndase Alcaldía y
Concejo Municipal, interesan a la administración local hasta el final de la
tramitación. Pero después, qué pasa? Es necesario una acción planificada que
permita difundir los principios teóricos y prácticos para lograr que la información,
que se encuentra en dichos documentos, repose adecuadamente en los archivos
municipales y sea accesible al investigador
De lo expresado hasta ahora, podemos afirmar que el Archivo Municipal de
Panamá cubre dos tipos de documentos: el histórico y el administrativo. El
primero recoge los documentos y Acuerdos emitidos por el Concejo relativos a los
sucesos anteriores y posteriores al suceso noviembrino. Las Actas de las
sesiones ordinarias y extraordinarias, así como los Acuerdos del Concejo
Municipal en los diferentes hechos trascendentales de nuestra historia patria. Por
ello, dichos Archivos representan una fuente de consulta de primera mano y de
suma utilidad para develar gran parte de nuestro pasado.
11
Gaceta Oficial, N° 13.206 de 27 de marzo de 1957.
6
No debe olvidarse que archivo municipal debe servir de soporte a muchas
actividades del Estado y al servicio del Municipio para los trabajos de planeación,
elaboración de presupuesto y toma de decisiones, entre otras. Así, el archivista
municipal debe tener una participación activa en la administración del Municipio y
estar al servicio del Alcalde, los funcionarios administrativos y el Concejo
Municipal, puesto que su papel no debe circunscribirse a ser un simple receptor y
conservador de papeles o del patrimonio documental, sino también contribuir al
desarrollo del propio Ayuntamiento, ya ofreciendo información, ya estableciendo
sistemas que permitan la compilación y análisis de la documentación que produce
toda la actividad administrativa y política del ente municipal.
En nuestro medio, el archivo Municipal de Panamá permanece
prácticamente en el olvido, y básicamente se le utiliza para obtener las
disposiciones y normas de procedimientos vigentes, así como fuente para
dilucidar asuntos administrativos y litigiosos relacionadas con su actividad dentro
de la vida del distrito respectivo. No existe a la fecha, hasta donde llegan nuestras
pesquisas, un programa orientador de la actividad archivística y, por ende, una
adecuada organización del Archivo Municipal en la mayoría de los Ayuntamientos
en el país.
Un aspecto fundamental que confrontan los archivos municipales es la
abundante producción documental, que no registra una adecuada sistematización
lo que hace difícil la recuperación de la información, por lo que se impone regular
adecuadamente los procedimientos administrativos por la Alcaldía a través de la
Unidad de Planificación con el fin de determinar la producción, trámite, tipo y
número de copias de los documentos que se manejan, para facilitar el control
eficiente de los mismos.
Es importante resaltar por último la existencia, dentro del Consejo
Internacional de Archivos, de la Sección de Archivos Municipales, cuyos objetivos,
además de garantizar la transparencia de la acción administrativa y la eficiencia de
la administración pública municipal, busca preservar el patrimonio documental de
las ciudades y la normatividad de dichas instituciones, específicamente en el área
de Ibero América y del Caribe.12
12
Cfr. Daisi Aparecida Oliveira (miembro del comité de dirección de la Sección de Archivos Municipales del
Consejo Internacional de Archivos) “Cooperación e Integración de los Archivos Municipales Iberoamericanos
y del Caribe”. Ponencia publicada en: Archivos Municipales. Memorias del Séptimo Seminario. Sistema
Nacional de Archivos. Colombia, pp. 100 a 105.
7
Reflexiones finales.

La información que se conserva en los Archivos municipales es de gran
importancia para la resolución de problemas administrativos y para la
investigación histórica.
 La utilidad de la información que poseen estos archivos se convierte en un
valor agregado cuando existe interés por parte de las instituciones
estatales en la buena organización y administración de los archivos.
 Exhortamos a las autoridades municipales a involucrar en forma más activa
a los archivos y archivistas con el fin de avanzar en las tareas de
modernización.
 Disponer a tiempo de fuentes de información bien organizadas favorece la
investigación y el estudio de la historia local y regional de los pueblos.
Bibliografía
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Archivos Municipales. Memorias del
Séptimo Seminario. Sistema Nacional de Archivos. Santafé de Bogotá,
D.C., Noviembre 25,26 y 27 de 1998. 184p.
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Historia Moderna. Editorial Cátedra. Madrid. 1992. 771p.
VÁZQUEZ, Juan Materno. La Constitución de 1972. Ediciones Olga Elena,
Panamá. 1982. 482p.
PINILLA HERRERA, Héctor. El régimen municipal. Panamá. 1994.
ARAÚZ, Celestino y PIZZURNO, Patricia. El Panamá Hispano. (1501-1821).
Tercera Ed. Diario la Prensa, Panamá, 1997. 268 p.
CUADERNOS DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS DE CASTILLA-LA MANCHA.3. La
investigación y las fuentes documentales de los archivos. Editorial ANABAD
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MORALES PADRÓN, Francisco. Manual de Historia Universal. Historia de
América. Tomo VI. Editorial Espasa-Calpe, S.A. Madrid. 1975
TOMLINSON HERNÁNDEZ, Everardo E.
La administración local en las
legislaciones española y panameña. Editorial Universitaria. Panamá, 1977