AYUDA PARA CONVERTIR ARCHIVOS DE EXCEL A *

AYUDA PARA CONVERTIR ARCHIVOS DE EXCEL A * . DAT
PARA SER TRANSFERIDOS AL SISTEMA COA
Se tomará como ejemplo el archivo de compras, ya que en este se presentan todos los
formatos necesarios para la preparación de los archivos. El proceso se sintetiza en
cinco pasos básicos:
1.- PREPARACION DE ARCHIVO EN EXCEL
Para empezar se debe preparar un archivo de EXCEL, el cual sirva de base para
preparar nuestro archivo de texto, este debe contar con la información que es solicitada
en el manual del COA, es preciso que tenga la información siguiente:
-
NIT O NRC
Período en el cual fue declarado el crédito fiscal
Fecha de emisión del documento
Tipo de documento
Número de documento
El Valor del IVA generado en la transacción, expresado en dólares
estadounidenses.
NOTA: Para los comprobantes de retención el campo que corresponde al NIT no puede
quedar vacío, de lo contrario en la transferencia dará error.
2. ELIMINACION DE GUIONES
El NIT o NRC, deben presentarse sin guiones, para eliminar el guión, insertaremos una
columna entre el NIT o NRC y el período, se accede al asistente de fórmulas (fx)
Seleccionando de las funciones de texto, la función SUSTITUIR
Se complementa el cuadro de asistente de la función, con la información de la celda en
la cual se encuentra el texto a sustituir, se digita el texto original (para nuestro caso el
guión “-“) y en el texto nuevo se adiciona un espacio con la barra espaciadora, este
espacio vendrá a sustituir el guión, quedando la fórmula de la siguiente manera
=SUSTITUIR(A2,”-“,” “).
Modifique la fórmula, eliminando el espacio, dejando siempre las comillas dobles, la
cual quedará de la siguiente forma =SUSTITUIR(A2,”-“,””)
Cópiela y se el presentará el NIT o NRC sin los guiones
Convierta en valor la fórmula y elimine la columna en la cual se encuentra el NRC
original; para ello, seleccione toda la columna en la cual copió la formula, vaya al menú
Edición\Copiar, luego a Edición\Pegado Especial a la opción Valores y ya no aparecerá
la formula sino el valor.
ES IMPORTANTE SEÑALAR QUE TANTO EL NRC COMO EL NIT DEBE
ENCONTRARSE ALINEADO A LA IZQUIERDA.
3. CONVERSION DE LA FECHA
Para convertir la fecha al formato AÑO MES DIA (YYYYMMDD) sin los separadores, se
selecciona toda la columna, se accede a la opción Formato de Celdas, seleccionando
PERSONALIZADA y se busca el formato dd/mm/yyyy, modifíquelo, dejándolo de la
siguiente manera yyyymmdd, esto lo puede hacer en el área dispuesta dentro del
formato de celdas
Quedando el registro de la siguiente manera:
Como habrán apreciado, únicamente se ha cambiado la presentación de los datos, en
ningún momento se ha adicionado información o se ha eliminado.
4. CONVERSION DEL VALOR DE IVA
Para convertir el valor del IVA, se necesita que este sea presentado sin el punto
decimal, pero sin dejar de lado los decimales, por ejemplo: si tenemos un IVA de
$35.45, el valor debe ser expresado 00000003545, para que pueda ser incorporado al
COA, así mismo los valores negativos deben ser expresados como cantidades
positivas, esto se puede lograr multiplicando por menos 1 (-1), o eliminando el signo si
no muchos valores.
Para eliminar el punto decimal se multiplica el valor por 100, seleccione las celdas en la
cual se encuentra el nuevo monto, convierta esta fórmula en valor, acceda al Formato
de Celdas, elija la opción de Número, en el área de Posiciones decimales le asigna
cero (0) y se tendrá el valor como se necesita.
Ahora rellenaremos con ceros a la izquierda el valor, para ello accedemos nuevamente
al Formato de Celdas, seleccionamos Personalizada, eligiendo la opción 0.00, esta se
modifica en el área dispuesta para tal fin reemplazando por 11 ceros (00000000000), se
presenta una muestra del registro.
Al finalizar el cambio de formatos, tendríamos un archivo como el siguiente:
La información que se mostrará en el archivo es exactamente la misma de la que se
disponía en un inicio, se ha modificado la presentación únicamente.
(Por seguridad, es conveniente guardar una copia del archivo original)
5. CONVERSION DEL ARCHIVO A *.DAT
Llegó el momento de darle al archivo la estructura definitiva, a fin de convertirlo en un
archivo DAT, factible de transferir al Sistema COA.
Para ello se elimina la primera fila, en al cual se encuentran los identificadores de las
columnas, recuerde de disponer el archivo con la estructura que se solicita en el Manual
del Usuario del COA desde el principio.
Las posiciones que se detallan en la estructura señalada en el manual, se consiguen
dando a cada una de las columnas un ancho conforme a las posiciones que se
solicitan.
ANCHO 14
ANCHO 2
ANCHO 8
ANCHO 1
ANCHO 25
ANCHO 11
Para guardar el archivo se accede a la barra de Menú en Archivo\Guardar Como y se le
asigna ubicación, nombre y tipo de archivo, que para el caso que nos interesa es
“TEXTO CON FORMATO (DELIMITADO POR ESPACIOS)”, al guardar este archivo
aparecerá con la extensión .prn.
(Para nuestra comodidad y facilitando el siguiente paso, sería conveniente no asignarle
un nombre que supere los 8 caracteres.)
Ya tenemos guardado el archivo, se cierra EXCEL y accedemos desde el botón de
inicio de Windows al Prompt de MS DOS.
Al acceder a la línea de comando de MS DOS se procede a cambiar el nombre del
archivo, el cual fue generado con extensión. prn y darle la extensión .dat .
Para esto es necesario identificar el directorio en que hemos guardado nuestro archivo
actual con extensión prn.
Para efectuar este cambio es preciso recordar algunos comandos de MS DOS:
CD se utiliza para cambiar de subdirectorios, por ejemplo:
Si nos encontramos en el Raíz C:\>
Al dar la instrucción
C:\> CD WINDOWS ; se debería dar como respuesta a la instrucción
C:\WINDOWS>
Si nos encontramos en esta ubicación C:\WINDOWS>, y deseamos llegar de nuevo al
Raíz, la instrucción sería la siguiente:
C:\WINDOWS>CD..
Obteniéndose la siguiente respuesta
C:\>
Esto servirá para encontrar el archivo dependiendo de la ubicación que se haya
asignado.
Es preciso recordar que MS DOS no acepta nombres con mas de ocho caracteres, si el
nombre del subdirectorio los supera deberán digitarse los primeros seis caracteres
adicionando ~ (por medio de teclado o con la combinación ALT-126) y 1, para
complementar los 8 caracteres (Ejm: MISDOC~1)
Teniendo ubicado el subdirectorio en el cual guardamos el archivo .prn, lo renombramos
de la siguiente forma
C:\(Nombre del directorio)> ren nombre del archivo.prn nombre del archivo.dat
Con esto, tenemos listo el archivo para transferirlo al Sistema “COA”
NOTA:
Es preciso señalar que este documento ha sido elaborado con una finalidad
ilustrativa a fin de proporcionar una guía para el proceso de transformación de un
archivo EXCEL a DAT. No nos cabe duda que un experto en informática, la
existencia de otros procedimientos o nuevos adelantos en esta materia puedan
hacer más eficiente el proceso.