DIPOA-PG-022 Solicitud de Inspección a Socios Comerciales

Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (DIPOA)
Rige a partir de:
15/11/09
Versión:
02
Solicitud de Inspección a Socios comerciales
Elaborado por: Jefes de Departamento DIPOA
Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad
Código:
DIPOA-PG-022
Página 1 de 5
Aprobado por: Director DIPOA
0. Tabla de contenidos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivo…………………………………………………………………………………………………
Alcance…………………………………………………………………………………………………
Responsabilidad y autoridad…………….……………………………….………………………….
Definiciones……………………………………………………………………………………………
Referencias y/o bibliografía………………………………………………………………………….
Abreviaturas y/o siglas……………………………………………………………………………….
Descripción………………………………………………................................................................
1. Objetivo
Establecer los pasos necesarios que debe realizar la DIPOA para la organización del proceso de solicitud de
inspección a países socios comerciales.
2. Alcance
Aplica a todo el personal de la DIPOA responsable de recibir visitas de países socios comerciales.
3. Responsabilidad y Autoridad
3.1 Director DIPOA
3.1.2
Apoyar las visitas de inspección de los países socios comerciales y dar
resultados obtenidos de dichas visitas.
seguimiento a los
3.2 Departamento de Registro
3.2.1
Mantener actualizada en la página web y en la base de datos de la DIPOA las solicitudes
para exportar productos y subproductos de origen animal a países socios comerciales.
3.3 Departamento Regulatorio DIPOA
3.3.1
Solicitar a los países socios comerciales los requisitos de exportación de acuerdo a las
solicitudes recibidas de los establecimientos
3.4 Departamento de Auditoria DIPOA
3.4.1
Coordinar junto con la unidad de cooperación y protocolo el cronograma de visitas de
inspección de las autoridades de los países socios comerciales.
3.4.2
Mantener informados a los establecimientos a ser inspeccionados por las autoridades de los
países comerciales de la agenda y planificación de inspección a través de los coordinadores
de área de la DIPOA.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada
1
1
1
2
4
4
5
Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (DIPOA)
Solicitud de Inspección a Socios comerciales
Elaborado por: Jefes de Departamento DIPOA
Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad
Rige a partir de:
15/11/09
Código:
DIPOA-PG-022
Versión:
02
Página 2 de 5
Aprobado por: Director DIPOA
3.5. Unidad de Gestión de Calidad DIPOA
3.5.1 Revisar y mantener actualizada toda la documentación relacionada a este Procedimiento.
3.5.2 Publicar en la página web del SENASA el procedimiento vigente.
4. Definiciones
Ver DIPOA-MC-001-RE-004 Definiciones
5. Referencias y bibliografía:
Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal, Ley SENASA Nº 8495
Ley General de Salud Nº 5395
Decreto 29588-MAG-S Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos, Producción y
Procesamiento de carnes
Decreto 26559-MAG-S Obligatoriedad del HACCP
Decreto 18696-MAG-S Reglamento de Inspección Veterinaria de Productos Pesqueros
Procedimiento Administrativo para la Exportación de Productos y Subproductos de Origen Animal publicado
en La Gaceta N°203 del 22 de octubre del 2002.
6. Siglas y Abreviaturas
Ver DIPOA-MC-001-RE-003 Siglas y Abreviaturas
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Los establecimientos interesados en exportar sus productos deben enviar a las oficinas centrales de la DIPOA
ya sea de manera personal o vía fax una carta de acuerdo al formato DIPOA-PG-022-RE-001 manifestando el
interés de exportación, en la carta se debe indicar el país o países meta y los productos de interés comercial.
Una vez se reciba esta solicitud será enviada al Departamento Regulatorio para que este solicite al país meta
los requisitos necesarios para la aprobación del establecimiento, ya sea visita de inspección o lo que las
autoridades del país socio comercial consideren necesario. Conforme se cuente con información de cada
país, esta se debe enviar a la UGC de la DIPOA para subirla a la página web y comunicar a los usuarios su
ubicación, bajo el formato llamado “Requisitos Sanitarios de países socios comerciales DIPOA-PG-022-RE006”.
Cuando el Departamento Regulatorio envié la solicitud firmada por el Director General del SENASA al país
socio comercial transmitirá al Departamento de Registro la nota oficial, para que se proceda a incorporar la
solicitud en el registro DIPOA-PG-022-RE-002. Este registro debe ser actualizado de manera mensual y
publicado en la página web por el Departamento de Registro
La solicitud oficial es archivada por las secretarias de la DIPOA en el expediente correspondiente de cada
planta, en la carpeta solicitud países y en el ampo del país socio comercial.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada
Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (DIPOA)
Solicitud de Inspección a Socios comerciales
Elaborado por: Jefes de Departamento DIPOA
Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad
Rige a partir de:
15/11/09
Código:
DIPOA-PG-022
Versión:
02
Página 3 de 5
Aprobado por: Director DIPOA
Una vez se reciba respuesta de las autoridades del país socio comercial y en el caso que proceda realizar
una visita in situ a los establecimiento solicitantes, las secretarias de la DIPOA deben elaborar un comunicado
firmado por el Jefe del Departamento de Auditoria o en su ausencia por cualquiera de las jefaturas restantes
de la Dirección, con copia a la Unidad de Cooperación y Protocolo. Este comunicado debe contemplar el o los
establecimientos a ser visitados así como un responsable de los gastos generales (hospedaje, alimentación,
tiquetes aéreos y seguros etc), también se comunica la tarifa de viáticos la cual debe ser cancelada por cada
establecimiento el día de la inspección.
En algunos casos este comunicado debe hacer referencia a situaciones específicas establecidas por los
socios comerciales tal como el caso de Panamá donde las autoridades del AUPSA solicitan un depósito a una
cuenta oficial y en el país no se realiza ningún pago a los inspectores o el caso de Guatemala donde el
Ministerio de Agricultura y Ganadería solicita previo a la visita el depósito a una cuenta oficial por servicio de
Inspección para que se proceda a realizar la programación de la misma.
Posteriormente a la comunicación, se elabora la agenda DIPOA-PG-022-RE-003 en conjunto con la Unidad
de Cooperación y Protocolo, dicha unidad se encarga de coordinar junto a la DIPOA los detalles de la visita
de inspección.
El Jefe del Departamento de Auditoria asigna a los funcionarios responsables de dar acompañamiento a los
inspectores oficiales procedentes del país socio comercial.
Una vez definida la agenda es enviada por la Unidad de Cooperación y Protocolo al responsable de la
coordinación de la visita en el país socio comercial con copia a los inspectores que han sido asignados para
la visita de inspección, con la finalidad de que esta sea aprobada.
Cuando la agenda se encuentre aprobada por las autoridades del país socio comercial es enviada por el
Departamento de Auditoria a todos los involucrados en la visita de inspección.
En el caso que se visiten fincas proveedoras de establecimientos el Departamento de Auditoria informa por
medio de comunicado escrito a la Dirección de Operaciones adjuntando copia de la agenda DIPOA-PG-022RE-003 para los trámites de coordinación y asignación de funcionarios, el mismo procedimiento se realizara
en caso que las autoridades del país socio comercial requieran reunirse con otras dependencias del
SENASA.
Posterior al envió de la agenda el establecimiento responsable se encarga de remitir los tiquetes aéreos por
medio de correo eléctrico a la Unidad de Cooperación y Protocolo y en caso de que proceda los
comprobantes de depósito de dinero para que esta unidad envíe oficialmente al responsable de la
coordinación de la visita en el país socio comercial.
Para la visita de inspección el Departamento de Auditoria debe contar de manera permanente y prioritaria con
un vehiculo oficial previamente asignado.
En caso de que las autoridades del país socio comercial lo soliciten, se realiza una reunión de apertura en las
instalaciones del SENASA con la presencia del Director General SENASA o Subdirector o representante de la
Dirección, el Encargado de la Unidad de Cooperación y Protocolo, el Director de la DIPOA o su
representante, el Jefe del Departamento de Auditoria, Jefe Departamento Regulatorio y Jefe Departamento
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada
Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (DIPOA)
Solicitud de Inspección a Socios comerciales
Elaborado por: Jefes de Departamento DIPOA
Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad
Rige a partir de:
15/11/09
Código:
DIPOA-PG-022
Versión:
02
Página 4 de 5
Aprobado por: Director DIPOA
de Registro, además de los asignados en dar acompañamiento a los inspectores y otras Direcciones
Nacionales según lo requiera.
En dicha reunión la unidad de Protocolo debe realizar una presentación de los participantes y una breve
descripción del SENASA. Posteriormente se solicita a los inspectores internacionales los objetivos y alcances
de la visita de inspección y la DIPOA reconfirma la agenda y termina de coordinar todo lo concerniente al
itinerario de inspección.
Una vez se arribe a la empresa, esta realiza una reunión de apertura y se asigna el o los responsables para
que dé acompañamiento y brinde la información requerida por los inspectores internacionales.
Posterior a la inspección los inspectores oficiales del país socio comercial cuando corresponda realizan una
reunión de cierre con los representantes del establecimiento, inspectores oficiales del SENASA y Medico
Veterinario Inspector destacado en el establecimiento.
Cuando se finalice la agenda de inspección, preferiblemente se realiza una reunión de cierre con las
autoridades del SENASA y los inspectores del país socio comercial, para analizar los hallazgos de cada uno
de los establecimientos inspeccionados.
Las autoridades del país socio comercial envian a la Dirección General del SENASA o a la DIPOA el informe
de la visita de inspección otorgando la aprobación del establecimiento o el requerimiento de cumplimiento y
verificación de los hallazgos encontrados.
Las secretarias de la DIPOA deben notificar al Jefe del Departamento de Auditoria para transcribir la
información recibida a los establecimientos inspeccionados y a los coordinadores de cada área. Una vez
notificados los establecimientos deben enviar de forma física a cada coordinador de área de la DIPOA el
cronograma de Cumplimiento de no conformidades DIPOA-PG-002-RE-008.
El coordinador de área de la DIPOA debe dar seguimiento del levantamiento de las no conformidades de
acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma DIPOA-PG-002-RE-008. Para tal efecto se debe
programar una visita al momento que las fechas incluidas en el cronograma se hayan cumplido para la
verificación del cumplimiento de las no conformidades y con el objeto de comunicar a las autoridades
respectivas el cumplimiento. El jefe del Dpto. de Auditoria da seguimiento a la visita del Coordinador de área
al establecimiento. Si el resultado es satisfactorio se adjunta el cronograma DIPOA-PG-002-RE-008 firmado
y sellado por el Medico Veterinario Oficial de la DIPOA. En caso de que el resultado de la verificación no sea
satisfactorio y dependiendo del grado de riesgo hacia el producto el establecimiento es acreedor al capítulo
de sanciones de la ley SENASA # 8495 y reglamentos vinculantes.
El país socio comercial envía a la Dirección el resultado de la auditoria posterior a la verificación. En caso de
que la empresa sea autorizada es necesario verificar el plazo de aprobación para exportar si este no está
contemplado.
Una vez se reciba la comunicación por parte de las autoridades del país socio comercial, se notifica al
establecimiento involucrado de acuerdo al registro DIPOA- PG-022-RE-004.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada
Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal (DIPOA)
Solicitud de Inspección a Socios comerciales
Elaborado por: Jefes de Departamento DIPOA
Revisado por: Unidad de Gestión de Calidad
Rige a partir de:
15/11/09
Código:
DIPOA-PG-022
Versión:
02
Página 5 de 5
Aprobado por: Director DIPOA
Las empresas son responsables de presentar la solicitud de inspección internacional ante la DIPOA con por lo
menos 3 meses de anticipación al vencimiento. Esta solicitud deberá ser enviada a la DIPOA ya sea por vía
fax o físicamente.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada