MANUAL DE VIATICO FUNDACION CENTRO NACIONAL DE FOTOGRAFIA.pdf (2011-02-04 11:37) 75KB

PROCESO DE SOLICITUD DE VIATICOS
EDICIÓN: 01
REVISIÓN: 02
Objeto
Establecer los lineamientos a seguir para realizar la solicitud de viáticos y
su procesamiento en el Sistema Integrado de Gestión Presupuestaria (SIGESP),
con el fin de que el personal y beneficiarios de la institucion se le asignen
recursos para los gastos de traslados al interior o exterior del país, cumpliendo
funciones fuera de la sede del organismo, de acuerdo a las políticas internas y
normativa legal vigente, garantizando la consistencia en el registro y control de
la información.
Alcance
●
Parametrización del Sistema (Configuración, Nómina)
○
○
●
Configuración
Nómina
Unidad de Tecnologia
Unidad de Recursos Humanos
Emisión y Aprobación de Solicitud de viáticos (control de Viaticos)
Emisión
Unidad Solicitante
Aprobación
Responsible del Proyecto
● Cálculo y Registro de la Solcitud de viáticos (Control de viáticos)
○ Calculo y Registro Unidad de Viaticos
● Cancelación de viáticos (Cuentas por pagar)
○ Aprobación
Presidencia / responsible Proyecto
(Segun niveles de aprobación)
○ Orden de Pago
Unidad de Cuentas por pagar
○ Cancelación
Unidad de Tesorería
○
○
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Definiciones
Conceptos básicos del proceso
●
viáticos:
Desembolso en dinero destinado a cubrir
los gastos de traslado y manutención
fuera del lugar habitual de trabajo del
personal a quien se le encomiende el
cumplimiento ordinario o extraordinario de
una misión, en correspondencia con las
funciones que desempeñe dentro de la
Institución. Comprende: pasajes aéreos o
terrestres, , gastos de alojamiento y
subsistencia, tasas aeroportuarias, gastos
de transporte local y otros gastos
adicionales.
●
Asignación por Kilometro Es el pago fijo estipulado por cantidad de
Kilometros recorridos cuando la misión sea
realizada con vehículos propios.
Conceptos de uso del Sistema
●
Tabla desplegable:
●
Guardar:
Opciones que se desplegan de un
item o campo, para ingresar campos
con valores predeterminados. Se
reconoce por que al final del campo
exite una flecha hacia abajo.
Almacenar la informacion registrada Se
reconoce con el icono con la imagen
del Diskette.
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●
Busqueda:
Opcion para encontrar registros
relacionados a una tabla o proceso,
se identifica con el icono de una lupa,
al presionarse desplega las tablas u
opciones de busqueda resultantes,
segun sea el caso.
●
Aceptar:
Confirmar
que
el
registro
seleccionado es el que se encuentra
en busqueda, identificado con un
tilde
●
Registro:
Incluye un registro en el sistema, se
identifica con el icono de una hoja de
papel
●
Procesar:
Realizar cálculo automático por el
sistema, se identifica con el icono de
engranaje
Responsabilidades
Parametrización del Sistema
Unidad de viáticos:
Configuración de ubicación geográfica
Analista de Nómina:
Solicitud de viáticos
Unidad solicitante:
Unidad de viáticos:
Cancelación de Viáticos
Cuentas por pagar
Tesoreria
Asignación tabla de viáticos al personal
Elaboración y aprobación de la solicitud de
viático
Procesamiento y registro de la solicitud de
viáticos
Autoriza viáticos a pagar y emite orden de
pago
Elabora Transferencia o Cheque para
cancelacioón de viáticos
Solicita firma conforme en Solicitud a
cancelar
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Base Legal
●
●
●
●
●
●
●
Decreto n° 368, con rango y fuerza de ley de simplificación de trámites
administrativos, Gaceta Oficial Extraordinario 5.393 de fecha 22 de
Octubre de 1999
Ley del estatuto de la función pública, Gaceta Oficial 37.522 de fecha 06
de Septiembre de 2002
Ley organica de la administración financiera del sector publico. Gaceta
Oficial 37.606 de fecha 9 de Enero de 2003
Aumento a la unidad tributaria aprobada por la Asamblea Nacional,
Gaceta Oficial 38.603, de fecha 12 de Enero 2007
Impuesto de salida aeroportuaria, Gaceta Oficial 37581 de fecha 29 de
Noviembre de 2002
Tarifa de viáticos para viajes al interior y exterior del país, Gaceta Oficial
34,243 de fecha 16 de Junio de1989
Manual de políticas y procedimientos para viáticos nacionales e
internacionales, aprobado por Consejo Directivo de la Fundación Centro
Nacional de la Fotografia (CENAF)
Politicas y Normas del proceso
●
●
●
●
Toda solicitud de viáticos Internacionales debe estar aprobada por la
maxima autoridad de la Institución y debe ser notificado al
Ministerio del Poder Popular para la cultura, a fin de realizar las
labores diplomáticas correspondientes.
En el caso de eventos cuyos gastos son compartidos o cubiertos por
otras instituciones, no se deben procesar los viáticos por las sumas
completas de la política, debe ser revisado los gastos cubiertos por
las demas instituciones
En caso de que el funcionario o beneficiario dure menor tiempo al
establecido en la misión, debe reintegrar a la institución el monto
correspondiente a la diferencia, dentro de los cinco (5) días
siguientes a la culminación de la misma.
Al finalizar la misión el funcionario o beneficiario debe presentar un
informe de justificación de los viáticos recibidos, el cual debe ser
anexado a expediente de viático por persona en lel area
administrativa de cada unidad solicitante.
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Procedimiento
A
Parametrización del sistema de solicitud de viáticos
Unidad de Tecnologia
A.1.
Configuración de Ciudades
Permite ingresar las diferentes ciudades hacia donde se pueden
tramitar viáticos o ciudades referenciales existentes en el manual
de politicas de viáticos de la institución o Gaceta Oficial vigente.
1. El Personal encargado de la configuración del sistema debe
ingresar al módulo Configuración
2. Configuración > Sigesp > Ubicación Geográfica > Ciudades
3. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el país de las
tablas desplegables del cuadro.
4. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el estado de
las tablas desplegables del cuadro.
5. Escribir la denominación de la ciudad a ingresar
6. Guardar
A.2 Definición de parámetros del módulo control de viáticos
Control de viáticos > Definiciones
Permite crear los diferentes parámetros establecidos en las
políticas de viáticos a fin de controlar la emisión y registro de
las solicitudes de viáticos
1. Configuración
Permite configurar el destino contable y presupuestario a
donde se imputaran los movimientos registrados, como son
cuenta viáticos nacionales, Cuenta viáticos internacionales y
cuenta contable de beneficiario. Una vez seleccionada la
cuenta a través de la opción de búsqueda, se debe guardar
para actualizar la información. Esta Configuración debe ser
realizada por la Unidad de Viatcios y Ratificada o revisada por
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el encargado de la imputación presupuestaria y/o contable
de la institución.
Las cuentas de viaticos presupuestarias son
1. 403.09.01.00 Viáticos Nacionales
2. 403.09.02.00 Viáticos Internacionales
2. Categorias
Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las
diferentes categorias establecidas para el pago de viáticos en la
institución de acuerdo a los rangos que se designen, como por
ejemplo, por nivel de cargos. Se le asigna a cada personal del
organismo
3. Rutas
Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las
diferentes rutas establecidas para el pago de viáticos en la
institución
4. misiónes
Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las
diferentes misiónes establecidas para el pago de viáticos en la
institución, que son las razones por las cuales se realizan las
actividades, tales como: eventos, representación, seguimiento y
control, capacitación, etc.
5. Regiones
Permite que el encargado de la Unidad de Viático genere las
regiones con el fin de agrupar diferentes estados por area
geografica.
A.3
Definición de Tarifas
El sistema presenta varios tipos de asignaciones para viáticos, como son:
tarifa de viáticos, tarifa de transporte, tarifa por distancia y otras
asignaciones
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1. El encargado de la Unidad de viático llena la plantilla correspondiente a
las diferentes tarifas de viáticos establecidas para cada concepto,
como por ejemplo, el caso de tarifa de viáticos:
Concepto:
Categoria:
Nómina:
Pais:
Regiones:
Monto Pasaje
Movilización
Hospedaje,
Alimentación
Otros
viáticos sin Hospedaje
A
Personal Fijo
058 (Venezuela)
Andina
0,00
46,00
198,00
92,00
34,00
2. Guardar
Unidad de Recursos Humanos
A.4.
Asignación de viáticos al personal
El Analista de Nómina selecciona la nomina donde se encuentra
asignado el personal
Nómina > Procesos > Seleccionar Nómina >Aceptar
1. Dentro de la nómina, edita las fichas del personal
Definiciones > Asignación del personal
2. Busca al personal que se le desea asignar la tabla de viático, lo
selecciona, una vez editada la ficha del personal busca el campo
de Clasificación de viáticos, selecciona la categoría que le
corresponde
Búsqueda > Selección > Clasificación de viáticos
3. Procede a actualizar el registro del personal, presionando
guardar
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B.
Solicitud de viáticos
Unidad Solicitante
1. El administrador del proyecto ingresa y solicita el viático
correspondiente
Control de viáticos > Procesos > Solicitud de viáticos
2. Selecciona los campos de identificación de la solicitud a procesar
(Fecha, misión, Ruta, Unidad Solicitante, Fecha de Salida, Fecha
de Retorno)
3. Ingresa en observaciones breve descripción de la solicitud de
viáticos a procesar
4. Selecciona los conceptos para la tramitación de las asignaciones
de los viáticos
a.
b.
c.
Agregar asignaciones > (Tarifa de viáticos, transporte,
tarifas de distancia, otros)
Agrega el numero de dias o Kms segun sea el caso
Selecciona agregar detalle
5. Selecciona el persona a ser beneficiado por la asignación.
a.
Agregar Personal > Personal o Foraneo
Indica si el personal es de la institucion (personal) o es
un beneficiario (Foraneo) externo, procede a buscar al
personal y lo selecciona.
Pueden incluirse varios beneficiarios por solicitud.
b.
Selecciona agregar detalle, para inluir el registro en la
solicitud.
6. Registra la solicitud de viático en el sistema, a través de la
opción guardar.
7. Imprime solicitud de viático
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Responsible del Proyecto
8. Presenta al encargado del proyecto, la solicitud de Viático para
su aprobación, de acuerdo a los niveles de aprobación.
C.
Cálculo de viáticos
Unidad de Viaticos
La unidad de viáticos recibe la solicitud de viáticos, procede a
buscarla y procesarla en el sistema
1. Registra Solicitud de viático en el sistema
Control de viáticos > Procesos > Calculo de viáticos >
Registro
2. Selecciona la solicitud a calcular del catalogo de solicitud
de viáticos
3. Selecciona el tipo de documento a utilizar (Compromete y
causa)
4. Procesa y graba la solicitud
5. Imprime el reporte de solicitud de pago de viáticos o el
reporte de solicitud de viático
Encargado del Proyecto
6. Presenta al encargado del proyecto la solicitud de viático
procesada a fin de autorizar la imputación presupuestaria
de la misma en el sistema.
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D.
Proceso cancelación de viáticos
La unidad de Pago aprueba la solicitud de pago de viáticos y
procede a cancelar el mismo.
Presidencia / responsible del Proyecto
1. Aprobación de la Solicitud de viáticos
Cuentas por pagar > Recepción de documentos >
Aprobación
2. Selecciona Destino > Beneficiario > Selecciona
Beneficiario del viático > Presiona el icono de busqueda
al
3. Selecciona la solicitud a aprobar y presiona el icono de
procesar.
Unidad de Cuentas por pagar
4. La unidad de orden de pago continua con el proceso de
emisión de la orden de pago y cancelacion de la solicitud.
5. Solicita la firma de conforme del Beneficiario del viático
para su cancelación.
Unidad de Tesorería
6. Se le envia a la Unidad de tesoreria para la tramitación del
pago
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Evaluación de Contingencias
P#1
No pueden existir dos solicitudes de viáticos de una misma persona en
proceso
S#1
Culminar el proceso de emisión de cheque de la solicitud a fin
de iniciar la siguiente solicitud
P#2
El formato de Solicitud de pago de viáticos, sale sin montos
S#2
Esperar para su uso, que el departamento de OTI soluciones
el problema en el reporte, para su implantación, mientras no
se corriga esta falla, emitir la solicitud de viático y al recibir
en cuentas por pagar solicitar la orden de pago para su
cancelación por parte del beneficiario, en este soporte.
P#3
El Sistema no contempla la aprobación de las solicitudes de viáticos
S#3
Desarrollar en el sistema el paso de aprobación para la
emisión de la solicitud y de la imputación presupuestaria
correspondiente, antes de ser imputada a la ejecución
presupuestaria y contable.
P#4
Las tablas de ciudades deberían estar predefididas en el sistema
para Venezuela
S#4
Cargar por defecto de las tablas de Ipostel el catálogo de
tablas a nivel nacional de ciudades e importarlo a todas las
bases de datos
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