Sistemas de Información ADMINISTRATIVA

[SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA]
UNIVERSIDAD DEL NORTE
CAPITULO 2: EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
OBJETIVOS

¿Cuáles son los principales tipos de sistemas en un negocio? ¿Qué
papel juegan?

¿Cómo los sistemas de información soportan las principales funciones
del negocio?

¿Por qué deberían los gerentes poner atención a los procesos del
negocio?

¿Cuáles son los beneficios y los retos de usar sistemas empresariales?

¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas para soportar el manejo de
la cadena de abastecimiento y el comercio colaborativo?

¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas de información para el
manejo de las relaciones con el cliente (CRM) y el manejo del
conocimiento (KM)?
Hoy en día, la tecnología es un factor crítico en el éxito o fracaso de un negocio.
Compañías que incorporan nuevo software y sistemas exitosamente en su
infraestructura de información se posicionan para lograr ventajas competitivas
sostenidas.
En el ámbito de negocios de hoy, eso significa implementar sistemas que proveen
operaciones simplificadas y de bajo costo. Otras capacidades críticas, incluyen la
habilidad de comunicar información a tiempo y certeramente a la creciente fuerza
de trabajo ambulante, mejorando continuamente la productividad del empleado y
la capacidad de proteger la integridad de los sistemas y la propiedad intelectual.
A medida que los gerentes de negocio crecen en número en busca de una
reingeniería en los procesos de negocio (Business Process Reenginering) como
una medida de aplicar las Tecnologías de Información a sus negocios, crece
también la creencia de que una mejora en los procesos la cual incluye algún
componente de TI, permitirá darle a la compañía ventajas competitivas además de
proveer de productos de calidad y servicios a sus clientes.
Alineando primeramente una compañía a sus estrategias en sus procesos de
negocio, en busca de mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de
éstos (BPR), mediante el modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de
forma contínua, creará el entorno perfecto para entonces, aplicar las tecnologías
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de información actualizadas y acorde a las necesidades, para automatizar estas
tareas.
De ninguna manera podemos pensar implementar en un primer plano, una
tecnología de información, sin antes saber perfectamente, cuales son los procesos
de negocio que afectan a una empresa en sus personas, políticas, procedimientos,
producción y producto, de lo contrario, estaríamos cayendo en el error de alinear
la empresa a la tecnología y no las tecnologías a los procesos clave de negocio.
“¿Qué son los procesos de negocio?”
Thompson, R.J y Redstone, L (1997) definen un proceso como una serie de
actividades interconectadas en busca de un propósito. En un contexto de
negocios, el propósito de los procesos será proveer a sus clientes internos con sus
requerimientos de una manera oportuna.
Un proceso de negocio es un completo y dinámicamente coordinado conjunto de
actividades transaccionales y de colaboración que entrega valor a los clientes o se
encarga de cumplir otras metas estratégicas de la compañía (Christoph F Strnadl,
2006).
A medida que los gerentes de negocio crecen en número en busca de una
reingeniería (Business Process Reenginering) como una medida de aplicar las
Tecnologías de Información a sus negocios, crece también la creencia de que una
mejora en los procesos la cual incluye algún componente de TI permitirá darle a la
compañía ventajas competitivas además de proveer de productos de calidad y
servicios a sus clientes (Vishanth Weerakkody, C. Matthew Hinton, 1999).
PROCESOS DEL NEGOCIO
 Forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un
producto o servicio.
 Flujos concretos de material, información y conocimientos — grupos de
actividades.
 Formas únicas para coordinar trabajo, información y conocimiento.
 Caminos que escoge la gerencia para coordinar el trabajo.
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APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN.
Hay diferentes clases de sistemas. Se crean sistemas para atender los diferentes
intereses de la organización.
DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS.
Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a los diferentes niveles
de organización: sistemas en el nivel operativo, en el nivel de conocimiento, en el
nivel de administración y en el nivel estratégico.
3

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. Sistemas de
información que monitorean las actividades y transacciones
elementales de la organización. El propósito principal de los sistemas
en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de
transacciones a través de la organización.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. Sistemas de
información que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos
de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de
conocimiento es ayudar a la organización a controlar el flujo de
documentos.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIÓN. Sistemas de
información que apoyan las actividades de seguimiento, control,
toma de decisiones y administración de los administradores de nivel
medio. Los sistemas en el nivel de la administración o dirección por
lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información
instantánea acerca de las operaciones.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATÉGICO. Sistemas de
información que apoyan las actividades de planificación a largo plazo
de los administradores de nivel superior. Una organización típica
cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administración, de
conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Las distintas
organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las
mismas áreas funcionales. Los sistemas de información deben
crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una. No
existe un sistema de información universal que encaje en todas las
organizaciones.
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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DE VENTAS Y MERCADOTECNIA
Principales funciones de los sistemas:
 Gerencia de ventas, investigación de mercados, promociones, fijación de
precios, nuevos productos
Principales aplicaciones:
 Sistema de información de órdenes de ventas, sistema de investigación de
mercado, sistema de fijación de precios
SISTEMA
DESCRIPCION
NIVEL ORGANIZACIONAL
PROCESAMIENTO
ORDENES
ENTRAR, PROCESAR, RASTREAR
ORDENES
OPERACIONAL
ANALISIS MERCADO
IDENTICAR CLIENTES & MERCADOS
CONOCIMIENTO
ANALISIS PRECIOS
DETERMINAR PRECIOS
GERENCIAL
TENDENCIA VENTAS
PREPARAR PRONOSTICO 5 AÑOS
ESTRATEGICO
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SISTEMA DE MANUFACTURA Y PRODUCCIÓN
Principales funciones de los sistemas:
 Programación, compras, envíos, recepción de materia prima, ingeniería,
operaciones
Principales aplicaciones:
 Sistemas de planeación de materiales (MRP), sistemas de control de
órdenes de compra, sistemas de ingeniería, sistemas de control de calidad
SISTEMA
DESCRIPCION
NIVEL ORGANIZATIONAL
CONTROL MAQUINARIA
ACCIONES DE CONTROL DEL EQUIPO
OPERACIONAL
DISEÑO ASISTIDO COMPUTADOR
DISEÑO NUEVOS PRODUCTOS
CONOCIMIENTO
PLANEACION PRODUCCION
DECIDIR NUMERO, PROGRAMACION
GERENCIAL
LOCALIZACION INSTALACIONES
DECIDIR DONDE COLOCARLAS
ESTRATEGICO
SISTEMAS FINANCIEROS Y CONTABLES
Principales funciones de los sistemas:
 Presupuestos, Contabilidad general, facturación, contabilidad de costos
Principales aplicaciones:
 Sistema de Contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
presupuestos, sistemas de administración de fondos
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SISTEMA
DESCRIPCION
NIVEL ORGANIZACIONAL
CUENTAS POR COBRAR
SEGUIMIENTO DINERO DE LA EMPRESA
OPERACIONAL
ANALISIS PORTAFOLIO
DISEÑAR INVERSIONES DE LA EMPRESA
CONOCIMIENTO
PRESUPUESTACION
PREPARAR PRESUPUESTO CORTO PLAZO
GERENCIAL
PLANEACION UTILIDADES
PLANEAR UTILIDADES LARGO PLAZO
ESTRATEGICO
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SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS
Principales funciones de los sistemas:
 Registro de personal, beneficios, compensaciones, relaciones laborales,
entrenamiento
Principales aplicaciones:
 Nómina, registros de empleados, sistemas de beneficios, sistemas de
trayectoria de carrera, sistemas de entrenamiento de personal
SISTEMA
DESCRIPCION
NIVEL ORGANIZACIONAL
ENTRENAMIENTO & DESARROLLO
SEGUIR ENTRENAMIENTO, HABILIDADES,
EVALUACION
OPERACIONAL
TRAYECTO CARRERA
DISEÑAR TRAYECTORIAS DE CARRERA
CONOCIMIENTO
ANALISIS COMPENSACIONES
MONITOREAR SALARIOS, BENEFICIOS
GERENCIAL
PLANEAMIENTO RECURSOS HUMANOS
PLANEACION LARGO PLAZO FUERZA
LABORAL
ESTRATEGICO
SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS.
 Sistemas de Soporte Ejecutivo
(ESS)
 Sistemas de Soporte de
Decisiones (DSS)
 Sistemas de Información
Gerencial (MIS)
 Sistemas de Trabajo del
Conocimiento (KWS)
 Sistemas de Automatización de
Oficina (OAS)
 Sistemas de Procesamiento de
Transacciones (TPS)
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1) SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS). Sistemas
computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias rutinarias,
necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de
la organización.
TPS de nómina es un sistema típico de procesamiento de transacciones contables
que se encuentran en casi todas las compañías. Rastrea el dinero que se paga a
los empleados. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas
formas para preparar informes de interés para la gerencia y dependencias del
gobierno, o para generar cheques de nómina que se envían a los empleados.
Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de
datos existentes. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS.
SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINAS.
2) SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO (KWS). Sistema de información
que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creación e integración de
nuevos conocimientos en la organización.
3) SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS. Sistema de computación,
por ejemplo, procesador de textos, correo electrónico y calendarización, diseñado
para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina.
Tanto los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) como los sistemas de
automatización de oficinas (OAS) satisfacen las necesidades de información en el
nivel de conocimientos de la organización.
En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados
universitarios.
Un sistema de automatización de oficinas (OAS) es una aplicación de tecnología
de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de
datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la
oficina típica.
Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejas y controlan
documentos, programan actividades y comunican.
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PROCESAMIENTOS DE TEXTO. Tecnología de la automatización de la oficina
que facilita la creación de documentos mediante la edición, el formateo, el
almacenamiento y la impresión computarizada de textos. Se refiere al software y
hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos.
LA AUTOEDICIÓN. Tecnología que produce documentos con calidad profesional,
combinando las salidas de procesadores de texto con diseño, gráficos y funciones
especiales de formación. Produce documentos con calidad profesional.
SISTEMAS DE IMÁGENES DE DOCUMENTOS. Sistemas que convierten
documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a
ellos en una computadora. Los sistemas de imágenes de documentos convierten
documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a
ellos en computadora.
4) SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS). Sistema de información en
el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones de
planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios
resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las
operaciones básicas de la compañía.
Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales,
mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se
conocen con mucha antelación. Estos sistemas son poco flexibles y tienen una
capacidad analítica reducida.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL.
1. Los MIS apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control
operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades
de planificación de los administradores de nivel superior.
2. Los MIS generalmente están orientados hacia los informes y el control;
están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y,
por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.
3. Los MIS se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la
organización.
4. Los MIS tienen poca capacidad analítica.
5. Los MIS generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del
pasado y el presente.
6. Los MIS son relativamente inflexibles.
7. Los MIS tienen una orientación interna, más que externa.
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5) SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS). Sistema de información en el
nivel de administración de una organización que combina datos y modelos
analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de
decisiones semiestructurada y no estructurada.
Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian
rápidamente. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para
ejecutarse varias veces al día, cadA vez que cambian las condiciones.
Están construidos explícitamente con diversos modelos para analizar datos, o
condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los
encargados de tomar decisiones.
Los DSS se diseñan de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos
directamente. Los DSS son iterativos: el usuario puede modificar supuestos, hacer
nuevas preguntas e incluir datos nuevos.
6) SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS). Sistemas de información en el
nivel estratégico de una organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones
no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzados.
Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos,
como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y también obtienen
información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran,
comprimen y rastrean datos cruciales.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES.
1. Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta
rápida.
2. Los DSS operan con poca o ninguna ayuda de programadores
profesionales.
3. Los DSS apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden
especificar por adelantado.
4. Los DSS emplean análisis de datos y herramientas de modelado
avanzado.
RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIÓN.
Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que el
ESS es primordialemente un receptor de datos de sistemas de más bjo nivel.
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Además, es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áras
funcionales.
En definitiva, es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la
información fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organización.
SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
Aplicaciones Empresariales
• Abarcar areas funcionales.
• Ejecutar procesos del negocio a través de la empresa.
• Incluir todos los niveles de administración
• Cuatro aplicaciones empresariales principales:
• Sistemas Empresariales
• Sistemas de Administración de la cadena de suministro
• Sistemas de gestión de relaciones de cliente
• Sistemas de Administración del Conocimiento
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SISTEMAS EMPRESARIALES
•
•
•
Recopila datos de diferentes
funciones de la empresa y
almacena los datos en una
central
única
de
almacenamiento.
Resuelve el problema de
conjuntos
de
datos
fragmentados, redundantes y
sistemas
Habilitan:
• Coordinación
de
las
actividades diarias.
• Eficiente respuesta a
pedidos de los clientes
(producción, inventario).
• Proporcionar información
valiosa para mejorar la
toma de decisiones de la
administración
1.- SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO
• Gestionar las relaciones de la empresa con los proveedores
• Compartir información acerca:
• Producción, los niveles de inventario, pedidos, entrega de
productos y servicios
• Meta: Cantidad de productos a destino con menor cantidad de
tiempo y el costo más bajo
2.-SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RELACIONES DE CLIENTE:
• Proporcionar información para coordinar todos los procesos de
negocio que tratan con clientes en ventas, marketing y servicio para
optimizar los ingresos, la satisfacción del cliente y la retención de
clientes.
• Integrar los procesos relacionados con el cliente de la empresa y
consolidar la información de cliente de múltiples canales de
comunicación.
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3.- SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO
• Apoyar los procesos de adquisición, creación, almacenamiento,
distribución, aplicación, e integración de conocimientos
• Recoger conocimiento interno y enlazarlo al conocimiento externo
• Incluir sistemas de toda la empresa:
• Administración de documentos, gráficos y otros objetos de
conocimiento digital
• Directorios de conocimiento corporativos de los empleados
que tengan experiencia en areas especiales.
INTRANETS:
• Redes internas construidas con las mismas herramientas
y
estándares de Internet.
• Utilizado para la distribución interna de información a los empleados.
• Por lo general utilizan un portal privado, proporcionando un punto
único de acceso a varios sistemas.
• Puede conectarse a los sistemas de transaccionales de la empresa.
EXTRANETS:
• Intranet a los usuarios autorizados fuera de la empresa.
• Acelerar el flujo de información entre la empresa y sus proveedores y
clientes.
• Puede ser utilizado para permitir a diferentes empresas colaborar en
el diseño de productos, su comercialización y producción.
E-BUSINESS (Negocios Electrónicos):
• Uso de la tecnología digital e Internet para ejecutar los procesos de
negocios más importantes de la empresa.
• Incluye:
e-commerce (comercio electrónico):
Compra y venta de productos por Internet.
e-government:
La aplicación de Internet y tecnologías de redes para
habilitar digitalmente las relaciones de los organismos de
Gobierno y del sector público con los ciudadanos,
empresas y otras ramas del Gobierno.
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LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
Departamento de Sistemas de Información:
• Unidad organizativa formal responsable de tecnología de la
información de servicios .
• Incluye programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos.
• Los administradores de sistemas de información a menudo
encabezados por chief information officer (CIO).
End-users:
• Representantes de otros departamentos, para los cuales se
desarrollan aplicaciones.
La pequeña empresa no puede tener un conjunto formal de sistemas de
información.
Las grandes empresas suelen tener un departamento que puede estar organizado
a lo largo de una o varias líneas:
• Descentralizada (dentro de cada área funcional)
• Cada división tiene un grupo separado pero todos bajo un control
central.
• Departamentos separados bajo un control central
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