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DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN
MS.NI.GN.04
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL
ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
ING.CHRISTIAN MADRIGAL
DRA. YELI VÍQUEZ
ING. LUIS MURILLO
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
ING.CHRISTIAN MADRIGAL
DRA. YELI VÍQUEZ
ING. LUIS MURILLO
REVISADO POR:
APROBADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
15/09/07
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
NIVEL CENTRAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCCIONES Y RUTINAS
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GESTIÓN
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1. Introducción
El procedimiento de diagnóstico integrado de necesidades de gestión, permite determinar los
requerimientos de las diferentes unidades organizativas de la Institución (humanos, financieros,
bienes y servicios, información, infraestructura) y además considera los cambios en el entorno, con
el fin de fundamentar la toma de decisiones en forma proactiva y sistemática.
2. Objetivo
Determinar las necesidades a corto, mediano y largo plazo, en la gestión de las unidades
organizativas de la Institución.
3. Alcance
Nivel Central, Nivel Regional y Nivel Local del Ministerio de Salud de Costa Rica.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes
conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de
Salud.
 Priorización de necesidades
 Lapsos
 Demandas del entorno
 Actores sociales
 Entes rectores
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5. Referencias
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Ley # 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley # 833 de Construcciones
Ley # 7494 Ley de Contratación Administrativa
Ley # 7600 Ley de igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad
Reglamento LE-027 Reglamento de Construcciones
Ley # 8228 Ley del Cuerpo de Bomberos del Instituto Nacional de Seguros
Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública de la Contraloría General
de la República
Ley # 1581 Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento
Código de Trabajo
Decreto # 27434- MTSS Reglamento sobre oficinas o departamentos de Salud Ocupacional
Ley # 6227 Ley General de la Administración Pública
Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley # 8454, del 13 de
octubre de 2005
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley # 7202, 30 de octubre 1990
Reglamento de la ley # 7202, ley del Sistema Nacional de Archivos, # 24023-C
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos # 8131 de
setiembre del 2001 y su Reglamento.
Ley General de Control Interno # 8292, publicada el 4 de setiembre del 2002 en la Gaceta #
169
Ley General de Administración Pública # 6227, 22 enero 1979.
Directrices emitidas por la Contraloría General de la República, Presupuesto Nacional,
Tesorería Nacional y Autoridades Superiores del Ministerio de Salud (directrices emitidas
por la Contraloría General de la República, # 00240 del 12 de enero 2005; directrices
emitidas por la Contabilidad Nacional, # CN-01-2004 publicada en la Gaceta 180 del 14 de
setiembre del 2004; directrices emitidas por la Contabilidad Nacional, # CN-003-2005
publicada en la Gaceta 204 del 24 de octubre del 2005; entre otras)
Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la
República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, M-1-2002-CO-DDI,
Publicado en La Gaceta # 107 del 5 de junio, 2002
Instructivo de Visado M-1-2003-CO-DFOE del tres de diciembre de dos mil tres y su
Reglamento R-2-2003-CO-DFOE del primero de diciembre de dos mil tres.
6. Responsables
Los Directores de las Unidades organizativas que conforman el Nivel Central, Nivel Regional y
Nivel Local del Ministerio de Salud.
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7. Procedimiento
7.1.
Identificar y caracterizar las necesidades
Este procedimiento se inicia con la identificación y caracterización de necesidades por parte de los
responsables de las unidades organizativas institucionales, para lo cual se utilizan los procesos de
uso general denominados Concertación de Responsables Institucionales y Atención al Cliente
Interno y Externo. Esta identificación contempla las necesidades ordinarias y extraordinarias e
incorpora las determinaciones periódicas establecidas, así como las determinaciones puntuales
que se deben realizar cuando así lo amerite.
Las necesidades deben ser caracterizadas según el proceso al cual correspondan, de acuerdo a
lo establecido en el objetivo de este procedimiento, para lo cual recurre al Proceso de Aporte
Técnico de considerarse necesario.
Debe describirse, para cada necesidad planteada, el uso esperado, las especificaciones técnicas
(si procede) y la justificación correspondiente, utilizando los formatos establecidos para cada uno
de los procesos.
Una vez que las unidades organizativas han identificado y caracterizado sus necesidades las
remiten a la Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional o a la División Administrativa, según
corresponda, para su análisis y priorización.
7.2.
Analizar la información e incorporar condiciones del entorno
Con base en los insumos determinados por las unidades organizativas, el responsable de este
procedimiento procede al análisis de la información, considerando para ello criterios de legalidad,
urgencia, pertinencia y factibilidad, en concordancia con los intereses y lineamientos
institucionales. En este punto deben considerarse todas aquellas condiciones del entorno que
puedan favorecer o afectar la gestión de la Institución (Cambios tecnológicos, nuevos
conocimientos científicos, metodologías de trabajo novedosas, legislación emergente o vacíos
legales, entre otros)
7.3.
Elaborar propuesta preliminar de necesidades
Una vez realizado el análisis de la información, el responsable de este procedimiento elabora la
propuesta preliminar de las necesidades para el proceso que corresponda, para lo cual, se
utilizarán los formatos particulares establecidos por la unidad organizativa responsable del nivel
central en cada uno de ellos. Esta propuesta incorpora tanto las necesidades que tienen
programación regular, como las necesidades extraordinarias que se determinaron en las unidades
organizativas. En este punto es necesario determinar si se requiere la priorización de las
necesidades; de ser así, procede a determinar cuáles de ellas se deben solucionar en el corto
plazo, cuáles en el mediano y cuáles en el largo plazo. Si no es requerida la priorización, el
responsable del proceso pasa directamente a la elaboración del diagnóstico final de necesidades
de gestión (apartado 7.5).
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Priorizar las necesidades
El responsable del procedimiento somete la propuesta preliminar a la aplicación de los siguientes
criterios de priorización:
1. El nivel de impacto en la gestión institucional.
2. Grado de urgencia que para la institución representa satisfacer cada necesidad específica .
3. Factibilidad de atender las necesidades planteadas, de acuerdo a normativa legal,
disponibilidad presupuestaria, además de la disponibilidad en el mercado, entre otros.
4. Condiciones y demandas del entorno , en especial, cambios tecnológicos, determinantes
sociales diversos, nuevas metodologías de trabajo propuestas por la Contraloría General
de la República, entes rectores en materia administrativa y otras desarrolladas por actores
sociales intra y extra sectoriales, que representen una oportunidad de mejora para el
desempeño institucional.
5. Grado de satisfacción del cliente externo.
Al final, de acuerdo a la aplicación de los criterios anteriormente citados se define cuales
necesidades se resolverán al corto, mediano y largo plazo, e incluso cuales necesidades no
podrán ser resueltas.
La definición de los lapsos que se entenderán para cada uno de los plazos se establece de la
siguiente manera:

Corto plazo, menos de 6 meses, especialmente para el trámite de materiales, recursos
financieros de poca cuantía, adquisición e implementación de sistemas informáticos
permitidos por la Institución y de bajo costo, trámites varios de recursos humanos , entre
otros.

Mediano plazo, de 6 meses a 2 años, por ejemplo, para la inversión en infraestructura y
otros bienes de mayor costo, como vehículos y equipos.

Largo plazo, superior a 2 años ,debido a su complejidad, costo o ambas
7.5.
Elaborar el diagnóstico final de necesidades de gestión
El responsable del procedimiento elabora, con base en los productos obtenidos hasta este punto,
un documento integral de diagnóstico de necesidades.
El mismo debe contener todos los elementos de validez legal, administrativa y técnica que
fundamente adecuadamente la toma de decisiones en cada uno de los procesos de nivel 0 en los
cuales se requiere la aplicación del presente procedimiento.
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8. Indicadores de desempeño
8.1.
Indicadores de Gestión

Porcentaje de necesidades adecuadamente caracterizadas

Tiempo promedio de elaboración del diagnóstico final de necesidades

Grado de incorporación de demandas del entorno en el análisis de necesidades
8.2.
Indicadores de Impacto

Grado de satisfacción de los usuarios internos
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