INSTRUCTIVO Nª. 001/2011-UGEL-CH LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES DE LA UGEL CHEPÈN PARA EL AÑO FISCAL 2012 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la elaboración del Cuadro de Necesidades de bienes Servicios de todas las Áreas y Equipos de la UGEL Chepén, para el ejercicio presupuestal 2012 El Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios, constituye la base fundamental para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones del siguiente ejercicio; de ello la importancia de la calidad de la información que en él se registre. II.FINALIDAD Contar con un cuadro de necesidades valorizado que permita realizar a cada Área y Equipo, las actividades y metas programadas para el ejercicio 2012 III AMBITO DE APLICACION El presente instructivo es de aplicación obligatoria de todas las Áreas y equipos de la UGEL Chepén, así como de las Unidades de Costeo. IV BASE LEGAL 1. Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Legislativo Nª. 1017 y su Reglamento aprobado mediante D.S. Nª. 184-2008-EF. 2. Directiva Nª. 005-2009-OSCE/CDE – Plan Anual de Contrataciones, que uniformiza los criterios para la elaboración y publicación de los Planes Anuales de Contrataciones de las Entidades del Sector Público. V. DISPOSICIONES GENERALES 1. Las Áreas y equipos así como las unidades de costeo son responsables de a programar sus necesidades de bienes y servicios de acuerdo a las metas institucionales previstas en el Plan Operativo Institucional para el ejercicio 2012. 2. La Información debe ser registrada por cada área, equipo y unidades de costeo en los formatos de cuadro de necesidades establecidos para tal fin, identificando y cuantificando, cada uno de los bienes y servicios, así como pronosticar un comportamiento de consumo en el tiempo y a partir de el establecer fechas de suministro y fecha de la prestación del servicio. 3. Las Áreas, Equipos y Unidades de Costeo para efectos de elaborar el cuadro de necesidades, deben considerar los siguientes criterios: Actividades o metas previstas en el Plan Operativo Institucional Consumos históricos (cantidades) Cambios Tecnológicos Fechas previstas para la atención del requerimiento (considerar fecha de término de los contratos vigentes, si los hubiere) Racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos en función del número de personas que los utilizarán. 4.- La Unidad de Abastecimientos con el apoyo de las Àreas Usuarias, efectuará la consolidación y valorización de los cuadros de necesidades, para luego ser remitido a la Dirección de Gestión Institucional – Presupuesto. VI. . DISPOSICIONES ESPECÍFICAS REGISTRO 1. Los formatos deberán ser descargados accediendo a la página WEB de la UGEL Chepén ([email protected]), el mismos que se encuentra ubicado en el link de transparencia en el cual se encuentra también el formato para bienes, servicios, catálogo, clasificador del gasto el cual permitirá distribuir las necesidades por especifica. 2. Cada cuadro de necesidades deberá ser alcanzado en forma impresa y magnética hasta el 30 de agosto 2011, siendo responsabilidad de cada área usuaria considerar todas sus necesidades, caso contrario las necesidades no programadas para su atención deberá contar con la justificación debida de su no programación y para su atención deberá contar con la autorización del Despacho de Dirección. 3. El Área Usuaria es la responsable de plantear sus requerimientos, en el cuadro de necesidades, imprimir, visar y sellar todas las hojas, deberá adjuntar la descripción del bien, servicio a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado, incluyendo las especificaciones técnicas y/o términos de referencia CONSIDERACIONES GENERALES 1. Requerimiento para compra de Bienes.- solicitud formal que genera toda àrea usuaria para la adquisición de bienes o contratación de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo. 2. Què se necesita para elaborar un requerimiento para compra de bienes. Elaborar el requerimiento en el formato del cuadro de necesidades Adjuntar Especificaciones Técnicas de los bienes (visado por la Jefatura) 3.- Què necesito para elaborar un requerimiento para contratar servicios Elaborar el requerimiento en el formato del cuadro de necesidades Adjuntar los términos de referencia (visado por la Jefatura) 4.- Por qué es necesario elaborar los requerimientos en el Cuadro de Necesidades 2012 Es necesario que los requerimientos estén en el formato de cuadro de necesidad por lo siguiente: El formato está adecuado al catalogo nacional de bienes y servicios. Permite uniformizar la información que se procesa en Abastecimientos Permite al usuario realizar su cuadro de necesidades de una manera fácil asì como acceder en forma fácil al acceso hacia el formato a través de la página web de la UGEL CHEPÈN www..ugelchepen.gob.pe 5.- Por qué son necesarios las especificaciones técnicas (bienes) y términos de referencia (servicios) Son necesarias por las siguientes razones: Permite a la Oficina de Abastecimientos conocer las características de los bines, servicios a contratar, para satisfacer las necesidades del usuario Permite hacer el estudio o indagación de mercado para obtener el valor referencial Determina algunos parámetros para la evaluación del proveedor o contratista 6.- Qué sucede cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia no están bien elaborados? Cuando las especificaciones técnicas o términos de pueden presentarse las siguientes dificultades: referencia no están bien elaborados Demora en la adquisición y/o contratación del servicio Consultas en exceso por parte de los proveedores o contratistas para clarificar lo que se requiere. Procesos declarados desiertos. Lo contratado no satisface las necesidades de los usuarios. 7.- Què puedo hacer para que las especificaciones técnicas o términos de referencia estén elaborados convenientemente Antes de elaborarse debe tener en cuenta lo siguiente: Solicitar apoyo técnico Coordinar con Abastecimientos para ver si anteriormente se han realizado contrataciones similares. Solicitar a través de la Oficina de Abastecimientos información de proveedores y contratistas Obtener información especializada de alguna fuente tales como revistas, catálogos, internet etc. DETERMINACIONES FINALES 1.- La Oficina de Abastecimientos a través de Almacén, evaluará las necesidades registradas por las Áreas y equipos y las comparará con el stock de almacén y la proyección de consumo para el siguiente ejercicio. 2.- La Oficina de Abastecimientos consolidará la totalidad de los registros, contando para ello con el apoyo del soporte en sistemas y de Almacén. 3.- El consolidado valorizado por Abastecimientos será remitido a la Oficina de Gestión Institucional – Presupuesto para las acciones presupuestales. 4.- La Oficina de Presupuesto evaluará el cuadro de necesidades y de ser necesario efectuar algún ajuste, este será debidamente identificado e informado al área usuaria y a Abastecimientos teniendo como fecha límite hasta el mes de diciembre a fin de elaborar el PAC en los plazos establecidos por la normatividad vigente.