lkineamientos_para_el_cuadro_de_necesidades_2012

INSTRUCTIVO Nª. 001/2011-UGEL-CH
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES DE LA
UGEL CHEPÈN PARA EL AÑO FISCAL 2012
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la elaboración del Cuadro de Necesidades de bienes
Servicios de todas las Áreas y Equipos de la UGEL Chepén, para el ejercicio presupuestal
2012
El Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios, constituye la base fundamental para la
elaboración del Plan Anual de Contrataciones del siguiente ejercicio; de ello la
importancia de la calidad de la información que en él se registre.
II.FINALIDAD
Contar con un cuadro de necesidades valorizado que permita realizar a cada Área y
Equipo, las actividades y metas programadas para el ejercicio 2012
III AMBITO DE APLICACION
El presente instructivo es de aplicación obligatoria de todas las Áreas y equipos de la UGEL
Chepén, así como de las Unidades de Costeo.
IV BASE LEGAL
1. Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Legislativo Nª. 1017 y su
Reglamento aprobado mediante D.S. Nª. 184-2008-EF.
2. Directiva Nª. 005-2009-OSCE/CDE – Plan Anual de Contrataciones, que uniformiza los
criterios para la elaboración y publicación de los Planes Anuales de Contrataciones de las
Entidades del Sector Público.
V. DISPOSICIONES GENERALES
1. Las Áreas y equipos así como las unidades de costeo son responsables de a programar sus
necesidades de bienes y servicios de acuerdo a las metas institucionales previstas en el Plan
Operativo Institucional para el ejercicio 2012.
2. La Información debe ser registrada por cada área, equipo y unidades de costeo en los
formatos de cuadro de necesidades establecidos para tal fin, identificando y cuantificando,
cada uno de los bienes y servicios, así como pronosticar un comportamiento de consumo en
el tiempo y a partir de el establecer fechas de suministro y fecha de la prestación del
servicio.
3. Las Áreas, Equipos y Unidades de Costeo para efectos de elaborar el cuadro de necesidades,
deben considerar los siguientes criterios:
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



Actividades o metas previstas en el Plan Operativo Institucional
Consumos históricos (cantidades)
Cambios Tecnológicos
Fechas previstas para la atención del requerimiento (considerar fecha de término de
los contratos vigentes, si los hubiere)
Racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos en función del número de personas
que los utilizarán.
4.- La Unidad de Abastecimientos con el apoyo de las Àreas Usuarias, efectuará la consolidación
y valorización de los cuadros de necesidades, para luego ser remitido a la Dirección de
Gestión Institucional – Presupuesto.
VI. . DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
REGISTRO
1. Los formatos deberán ser descargados accediendo a la página WEB de la UGEL Chepén
([email protected]), el mismos que se encuentra ubicado en el link de transparencia
en el cual se encuentra también el formato para bienes, servicios, catálogo, clasificador del
gasto el cual permitirá distribuir las necesidades por especifica.
2. Cada cuadro de necesidades deberá ser alcanzado en forma impresa y magnética hasta el 30
de agosto 2011, siendo responsabilidad de cada área usuaria considerar todas sus
necesidades, caso contrario las necesidades no programadas para su atención deberá contar
con la justificación debida de su no programación y para su atención deberá contar con la
autorización del Despacho de Dirección.
3. El Área Usuaria es la responsable de plantear sus requerimientos, en el cuadro de
necesidades, imprimir, visar y sellar todas las hojas, deberá adjuntar la descripción del bien,
servicio a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad
pública para la que debe ser contratado, incluyendo las especificaciones técnicas y/o
términos de referencia
CONSIDERACIONES GENERALES
1. Requerimiento para compra de Bienes.- solicitud formal que genera toda àrea usuaria
para la adquisición de bienes o contratación de servicios u obras, en base a sus
necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo.
2. Què se necesita para elaborar un requerimiento para compra de bienes. Elaborar el requerimiento en el formato del cuadro de necesidades
 Adjuntar Especificaciones Técnicas de los bienes (visado por la Jefatura)
3.- Què necesito para elaborar un requerimiento para contratar servicios
 Elaborar el requerimiento en el formato del cuadro de necesidades
 Adjuntar los términos de referencia (visado por la Jefatura)
4.- Por qué es necesario elaborar los requerimientos en el Cuadro de Necesidades 2012
Es necesario que los requerimientos estén en el formato de cuadro de necesidad por lo siguiente:



El formato está adecuado al catalogo nacional de bienes y servicios.
Permite uniformizar la información que se procesa en Abastecimientos
Permite al usuario realizar su cuadro de necesidades de una manera fácil asì
como acceder en forma fácil al acceso hacia el formato a través de la página
web de la UGEL CHEPÈN www..ugelchepen.gob.pe
5.- Por qué son necesarios las especificaciones técnicas (bienes) y términos de referencia
(servicios)
Son necesarias por las siguientes razones:



Permite a la Oficina de Abastecimientos conocer las características de los bines, servicios a
contratar, para satisfacer las necesidades del usuario
Permite hacer el estudio o indagación de mercado para obtener el valor referencial
Determina algunos parámetros para la evaluación del proveedor o contratista
6.- Qué sucede cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia no están bien
elaborados?
Cuando las especificaciones técnicas o términos de
pueden presentarse las siguientes dificultades:




referencia
no están
bien elaborados
Demora en la adquisición y/o contratación del servicio
Consultas en exceso por parte de los proveedores o contratistas para clarificar lo que se
requiere.
Procesos declarados desiertos.
Lo contratado no satisface las necesidades de los usuarios.
7.- Què puedo hacer para que las especificaciones técnicas o términos de referencia estén
elaborados convenientemente
Antes de elaborarse debe tener en cuenta lo siguiente:

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

Solicitar apoyo técnico
Coordinar con Abastecimientos para ver si anteriormente se han realizado
contrataciones similares.
Solicitar a través de la Oficina de Abastecimientos información de proveedores y
contratistas
Obtener información especializada de alguna fuente tales como revistas, catálogos,
internet etc.
DETERMINACIONES FINALES
1.- La Oficina de Abastecimientos a través de Almacén, evaluará las necesidades registradas por las
Áreas y equipos y las comparará con el stock de almacén y la proyección de consumo para el
siguiente ejercicio.
2.- La Oficina de Abastecimientos consolidará la totalidad de los registros, contando para ello con el
apoyo del soporte en sistemas y de Almacén.
3.- El consolidado valorizado por Abastecimientos será remitido a la Oficina de Gestión Institucional –
Presupuesto para las acciones presupuestales.
4.- La Oficina de Presupuesto evaluará el cuadro de necesidades y de ser necesario efectuar algún
ajuste, este será debidamente identificado e informado al área usuaria y a Abastecimientos teniendo
como fecha límite hasta el mes de diciembre a fin de elaborar el PAC en los plazos establecidos por la
normatividad vigente.