Informe del estado del sistema de control interno

INFORME DEL CONTROL INTERNO
(LEY 1474 DE 2011)
La Contraloría General de Medellín en cumplimiento a lo estipulado en el artículo 9
de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la Gestión”, pone en la página web de la Entidad el
siguiente informe pormenorizado del estado de control interno de la Contraloría
General de Medellín.
La Contraloría General de Medellín, implementó en el año 2005 mediante la
Resolución 276 de 2005 el Sistema de Control Interno (MECI), en cumplimiento
del Decreto 1599 de 2005. Posteriormente adoptó el Sistema Integral de Gestión
mediante la Resoluciones 302 del 30 de diciembre de 2008 y modificada por la
resolución 067 del 31 de mayo de 2010, como una estrategia para el
mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de Gestión de Calidad
en armonía con el Sistema de Control Interno -MECI 1000:2005-.
El Sistema Integral de Gestión responde a los requerimientos de la Norma ISO
9001 versión 2008, NTCGP 1000-2009, al Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005, encontrándose debidamente certificados por el ICONTEC.
En visita llevada a cabo por el ICONTEC en el mes de julio de 2011, le fue
renovada la certificación del Sistema de Gestión y en septiembre 10 del 2012, la
misma entidad efectuó auditoría de seguimiento, obteniendo como resultado el
mantenimiento de la Certificación del Sistema de Gestión.
En el informe ejecutivo de control interno reportado al Departamento
Administrativo de la Función Pública en el mes de febrero de 2013, la Contraloría
General de Medellín reportó un avance del sistema de control interno del 97,6%, lo
que significa que el modelo está en un desarrollo óptimo y se debe continuar con
actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo.
Teniendo en cuenta el dictamen de los estados financieros y el concepto de
gestión de la Contraloría General de Medellín, la Auditoría General de la República
emite pronunciamiento de FENECIMIENTO para la cuenta 2011.
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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Avances
Los componentes ambiente de control, direccionamiento
administración de riesgos presentaron un avance del 94%.
estratégico
y
La Contraloría General de Medellín tiene adoptado el Código de Ética, el cual
contiene los parámetros de conducta aplicables a nuestras funciones de servicio
Además se adoptaron los compromisos éticos que son parte de las actuaciones de
los servidores públicos, siendo ellos la transparencia, responsabilidad, respeto,
objetividad, honestidad y participación.
Se tienen los Comités de Gestión Ética y Motivación v de Convivencia y
Conciliación Laboral.
La Entidad lleva a cabo programa de inducción a los servidores públicos nuevos,
tratando temas como: Aspectos generales de la Entidad, funcionamiento del
Sistema Integral de Gestión, código de ética, sistema de seguridad social,
prestaciones sociales y situaciones administrativas, salud ocupacional, evaluación
del desempeño, control fiscal, control interno, participación ciudadana, planes de
acción, entre otros.
Se reglamentó el estímulo educativo para los hijos de los empleados de la
Contraloría General de Medellín.
La Alta Dirección se encuentra comprometida con el ejercicio del control interno,
es por ello que la Contraloría General de Medellín adoptó el Sistema Integral de
Gestión, como una estrategia para el mantenimiento, revisión y perfeccionamiento
del Sistema de Gestión de Calidad en armonía con el Sistema de Control InternoMECI 1000:2005.
La Entidad adoptó el Código de Buen Gobierno con el fin de avanzar en la
implementación de herramientas modernas de gestión, así como la política pública
de transparencia administrativa y probidad y creó el Comité Asesor Institucional de
Transparencia Administrativa.
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La Contraloría General de Medellín planifica desde cuatro niveles: Plan
Estratégico, Planes de Acción, Planes Tácticos y Plan General de Auditoría,
herramientas de gestión que permiten orientar en forma proactiva la ejecución de
los planes y programas.
Se tiene el Modelo de Operación por Procesos, donde muestra la secuencia lógica
del ciclo gerencial agrupado en cuatro niveles: Estratégico, Misional, de Apoyo y
de Evaluación, como lo contempla el Manual Sistema Integral de Gestión.
El mapa de procesos y cadena de valor de la Entidad está compuesto por 22
procesos y 40 subprocesos, los cuales se encuentran en revisión con el fin de
darle agilidad y oportunidad en la ejecución.
Mediante el Acuerdo 10 de 2012, se reformó la estructura organizacional y la
planta de cargos de la Contraloría General de Medellín, la estructura permite el
adecuado desarrollo del Modelo de Operación por Procesos -MOP-y a su vez, es
coherente con la planta de empleos y el manual de funciones y de competencias
laborales.
Cada nivel ejerce en el ámbito de las funciones y responsabilidades establecidas,
en forma concurrente y armónica, las competencias y funciones inherentes a la
Contraloría.
La Contraloría General de Medellín cuenta con una metodología como instrumento
para la administración del riesgo, con el objetivo de fortalecer la implementación y
desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado
tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos
de la Contraloría General de Medellín.
Oportunidades de mejora
Falta interiorización y apropiación del componente Administración de Riesgos con
sus cinco (5) elementos, en los servidores de la Contraloría General de Medellín.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Avances
El subsistema presentó un avance del 99% al interior de los componentes
actividades de control, información y comunicación pública.
Se resalta la implementación de la herramienta para la Gestión Documental
MERCURIO, diseñada para apoyar la labor del centro de información documental,
permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más
eficiente, eficaz y con menores costos, aplicación con un alto grado de flexibilidad,
óptima calidad y disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo
y control de los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones.
Se tiene el Manual de Políticas de Operación, para comunicar a todos los
funcionarios, las pautas y directrices más usuales que rigen las actividades
misionales y de apoyo que se ejecutan en la organización.
Cada proceso y subproceso tiene definido el respectivo instructivo metodológico
en el cual se describen los responsables, las actividades, tareas, riesgos,
controles e indicadores a ejecutar, con lo cual se garantiza el logro de los objetivos
del respectivo proceso y /o subproceso.
Se tiene el Manual del Sistema Integral de Gestión como documento oficial de
referencia, que describe el Sistema Integral de Gestión, donde se formulan los
procedimientos de los servicios internos y externos que presta la entidad a través
de los procesos y subprocesos, los cuales se encuentran divulgados e
interiorizados.
El Proceso Participación Ciudadana vincula a la comunidad en el ejercicio del
control fiscal, a través de la capacitación, asesoría y atención oportuna de las
solicitudes, cumpliendo con las normas de calidad.
Las Contralorías Escolares en las instituciones educativas oficiales del Municipio
de Medellín, incrementan las competencias de los estamentos estudiantiles en el
ejercicio del control social sobre la gestión de recursos destinados a la educación.
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El fomento y estímulo a la comunidad para su permanente participación en el
control fiscal y en los temas de gestión pública desde el control social, muestran
resultados extraordinarios durante el año 2012, toda vez que a través de los
diferentes medios y mecanismos de participación ciudadana que la Contraloría
General de Medellín ofrece a la comunidad, ésta ha percibido la labor fiscalizadora
en un nivel bueno equivalente al 91% en la escala de 0 a 100
Esos resultados son el producto de rendirle cuentas a la comunidad a través de
audiencias públicas, conversatorios con estudiantes de colegios y universidades,
informar a través del periódico el Auditor, boletines de prensa, e impulsar el
programa Contraloría Escolar el cual ha sido un referente a nivel regional y
nacional y ha despertado el interés de los educandos en los temas del control
fiscal y de la gestión pública.
Adicional a lo anterior, la participación en la red Ciudadana, las escuelas de
capacitación, el Acompañamiento a veedurías ciudadanas, los encuentros
comunales por el control fiscal, los foros de control social y participación ciudad y
los demás mecanismos que hacen visible la Contraloría General de Medellín a los
ojos de la comunidad y le facilitan el acceso a la información y atención de todas
sus solicitudes demuestran el empeño de la entidad en el fortalecimiento de la
participación ciudadana y la eficacia en este propósito.
El 1° de noviembre de 2012, se llevó a cabo la rendición de cuentas por parte de
los Contralores Escolares, los cuales agradecieron tanto el apoyo de sus rectores,
docentes y compañeros así como de la Contraloría General de Medellín, la
Secretaría de Educación, el Área Metropolitana y del Gobierno Municipal.
Ante 3.500 alumnos de instituciones educativas de Medellín, los contralores
presentaron sus balances de gestión. En esta rendición de cuentas se dio a
conocer las estrategias exitosas de control fiscal y promoción del ciudadano de los
bienes públicos, así como la puesta en marcha de proyectos en beneficio de la
comunidad educativa.
A la comunidad se le rinde cuentas de los resultados y evaluación de gestión, por
medio de las audiencias públicas. Se tienen establecidos mecanismos internos y
externos para socializar la información generada como son: Boletín El Auditor,
Audiencias Públicas, conversatorios en universidades y colegios, transmisión por
radio de pautas publicitarias, carteleras institucionales, rendición de cuentas a la
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comunidad, encuentros comunales por el control fiscal, página web de la
Contraloría General de Medellín (www.contraloriagdem.gov.co) y la Intranet se
publica la contratación en las carteleras, y en el portal de contratación.
La Entidad facilita la participación de los servidores, a través de las sugerencias y
recomendaciones en los grupos primarios y del buzón de sugerencias para luego
ser enviadas al Comité de Gestión Ética y Motivación para su análisis; correo
electrónico, disponibilidad permanente por parte del Señor Contralor para recibir
las inquietudes de los servidores de la Entidad.
Se tiene formulado el Plan Estratégico de Sistemas de Información, que incluye
la base de datos institucional y los proyectos de sistemas de información
necesarios para la Entidad, el plan de tecnología que propone la infraestructura
tanto de hardware como de software, así como el establecimiento de políticas para
la administración y control de los recursos informáticos.
Con el desarrollo tecnológico, las adecuaciones de la infraestructura física, la
reposición de bienes muebles, la capacitación de los funcionarios, el desarrollo de
los programas de bienestar social y salud ocupacional, la contraloría ha
garantizado condiciones para el trabajo que redundan en un clima laboral deseado
y en el mejor desempeño de los funcionarios en el logro de los objetivos de la
entidad.
El Manual de Políticas de Operación, se tiene con el objetivo de comunicar, a
todos los funcionarios, las pautas y directrices más usuales que rigen las
actividades misionales y de apoyo que se ejecutan en la organización.
Se ha desarrollado el Plan Estratégico de Comunicación Pública, el cual orienta
las acciones comunicativas e informativas que se ejecuten hacia el interior y
exterior de la Entidad.
En el año 2012, la satisfacción del cliente fue de 91% y lo ubica en un nivel de
BUENO.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Avances
Los componentes de autoevaluación, evaluación independiente y planes de
mejoramiento presentaron un avance de del 100%.
Los dueños de cada proceso aplican los controles inmersos en los instructivos
metodológicos y en los grupos primarios se lleva el control de la ejecución de los
respectivos planes de acción, por cada jefe de dependencia.
El seguimiento de la gestión institucional, se realiza 2 veces al año, el primer
seguimiento con corte a abril 30, se lleva a cabo entre el 1 y el 31 de mayo y el
segundo seguimiento a agosto 31, es efectuado entre el 1 y 30 de septiembre de
cada año, o de forma extraordinaria a solicitud del señor Contralor.
Los resultados alcanzados por la Contraloría General de Medellín como producto
de la gestión realizada en el 2012, muestran un nivel de cumplimiento de las
metas de un 97.9%.
Se dio la presentación oportuna de los informes: Ejecutivo Anual del Sistema de
Control Interno y de Control Interno Contable. Además se cumplió el Plan General
de Auditorías de Calidad.
Se destaca el cumplimiento en un 100% el Plan de Mejoramiento suscrito con la
Auditoría General de la República y el seguimiento a las acciones preventivas y
correctivas para cada uno de los procesos de la CGM
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con los resultados arrojados en las encuestas del aplicativo, se
concluye que la efectividad en la operatividad del sistema de control interno en la
CGM, refleja un avance de 97,6%, lo que significa que la entidad que el modelo
está en un desarrollo óptimo, y se debe
continuar con actividades de
mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo, y el puntaje obtenido en
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calidad es de 98%, lo que significa que el sistema se gestiona de acuerdo con el
modelo NTCGP1000:2009, es ejemplo para otras entidades del sector.
El Sistema Integral de Gestión en la CGM ha facilitado y favorecido el
cumplimiento de los planes, programas y misión de la Entidad.
Recomendaciones
Se debe continuar con actividades de mantenimiento del sistema de control
interno, para su sostenimiento a largo plazo.
INFORME CUATRIMESTRAL MARZO A JUNIO DE 2013
La Oficina Asesora de Control Interno, realizó las siguientes auditorías internas:
Evaluaciones
Nro. Recomendaciones
Cierre fiscal vigencia 2012
1
Comunicación pública
3
Gestión compras
2
Mejoramiento sistema integral de gestión
4
Austeridad en el gasto público
0
Vivienda
3
Capacitación
3
Programa de Bienestar Social
4
Proceso Auditor
4
TOTAL
24
A las veinticuatro (24) recomendaciones encontradas se les formuló el respectivo
plan de mejoramiento.
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Se llevó a cabo el primer ciclo de auditorías de calidad a 8 procesos, donde se
verificó la aplicación de los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:2009 y los
establecidos por la Contraloría General de Medellín, obteniendo como resultado
13 no conformidades y 42 aspectos por mejorar.
Medellín, julio de 2013
Proyectó: Jhon Jaime Zapata Ospina - Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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