EI PROCESO AUDITOR- informe definitivo

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL PROCESO AUDITOR
JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA
Contralor General de Medellín
DIANA CRISTINA TOBÓN LÓPEZ
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
LEOCADIA HINESTROZA GUERRERO
Profesional Universitario
EMMA CECILIA GONZÁLEZ RÍOS
Técnico Operativo (E)
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
MEDELLÍN, AGOSTO DE 2015
Evaluación Independiente al Proceso Auditor
NEV ES EI P01 17100 18 08 15
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN
4
1.
OBJETIVOS
5
1.1
OBJETIVO GENERAL
5
1.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
5
2
ALCANCE
6
3
RESULTADOS DE AUDITORÍA
7
3.1
OBSERVACIONES
7
3.1.1 Fase de Planeación
8
3.1.2 Fase de Ejecución
8
3.1.3 Fase de Informe
11
3.1.4 Análisis de Indicadores y mapa de riesgos
12
3.1.5 Cumplimiento del COLA
12
3.1.6 Parámetros de control de los archivos
12
3.2
3.3
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE
CONTROL INTERNO
12
RECOMENDACIONES
13
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LISTADO DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Resultado de la matriz de evaluación de la gestión fiscal
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INTRODUCCIÓN
La Oficina Asesora de Control Interno en cumplimiento de las normas
constitucionales, legales y de su plan de acción para la vigencia 2015, desarrolló
una Evaluación Independiente al Proceso Auditor para el periodo comprendido
entre el año 2014 y el 2015, con el fin de verificar la eficiencia y eficacia del
mismo, en el cumplimiento de la metodología de la Guía de Auditoría TerritorialGAT, expedida por la Contraloría General de la República y adoptada por la
Contraloría General de Medellín, mediante la Resolución 258 de 2012, así como
las demás directrices expedidas por la entidad, para la ejecución de dicho
proceso, dentro del alcance mencionado.
Para tal efecto, se eligió la revisión de la auditoría especial realizada por la
Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental, al “Manejo de biosólidos de la
planta de tratamiento de aguas residuales San Fernando”, ubicada en el municipio
de Itagüí, la cual es propiedad de las Empresas Públicas de Medellín, E.S.P.-EPM,
a esta auditoría se le verificó además, el cumplimiento del COLA, los controles a
los riesgos durante su ejecución, así como el cumplimiento de los principios del
control fiscal, la coherencia entre los objetivos establecidos en el memorando de
asignación y el programa de auditoría, reflejados finalmente en las conclusiones
del informe.
La evaluación independiente presentó una recomendación relacionada con el
tema del análisis de los indicadores de gestión. Se espera además que el
contenido del presente informe contribuya para el fortalecimiento del Proceso
Auditor, dada la importancia que este tiene dentro del enfoque por procesos que
tiene establecido la Contraloría General de Medellín, para el cumplimiento de su
misión.
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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1.
1.1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Verificar y evaluar que los controles definidos en el proceso auditor, modalidad
Auditoría Especial, garanticen la eficacia, eficiencia y efectividad de la auditoría
especial al “Manejo de biosólidos en la planta de tratamiento de aguas residuales
San Fernando”, realizada por la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental.
1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar la adecuada aplicación de la metodología del proceso auditor,
código P-PA-I-001, adaptado de la Guía de Auditoría Territorial-GAT, mediante la
Resolución 258 de 2012, las directrices generales dadas en el memorando de
asignación y programación del PGA, año 2015.
Establecer el cumplimiento de las obligaciones contempladas en el
Calendario de Obligaciones Legales y Administrativas-COLA, por parte de la
Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental.
Verificar qué controles se tienen establecidos para minimizar las causas de
riesgo en le ejecución de la auditoría y se garantice el logro de los objetivos
previstos.
Establecer el porcentaje de implementación de las recomendaciones
formuladas por la Oficina Asesora de Control Interno.
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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2.
ALCANCE
Auditoría Especial al “Manejo de biosólidos en la planta de tratamiento de aguas
residuales San Fernando”, llevada a cabo en el lapso comprendido entre abril 7 y
junio 29 de 2015.
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3.
3.1
RESULTADOS DE AUDITORÍA
OBSERVACIONES
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 130 de la Ley 1474 de 2011, la
Contraloría General de Medellín, mediante Resolución 258 del 28 de diciembre de
2012, adoptó la Guía de Auditorías Territorial –GAT, expedida por la Contraloría
General de la República, como metodología para llevar a cabo las diferentes
evaluaciones en el área misional.
Para la vigencia 2015, mediante la Resolución 206 del 30 de diciembre de 2014,
se aprobó el Plan General de Auditorías, para ser ejecutado por las 16
Contralorías Auxiliares de Auditoría Fiscal de la Contraloría General de Medellín,
entre ellas la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental, el mismo, se
aprobó en Comité Técnico, según acta 13 de noviembre 27 de 2014.
Mediante la Resolución 202 de diciembre 14 de 2014, se adoptaron los procesos y
documentos mejorados del Sistema Integral de Gestión de la Contraloría General
de Medellín. El objetivo del Proceso Auditor es el de “Vigilar, controlar y evaluar la
gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control
correspondientes, para determinar el cumplimiento de los principios de la gestión
fiscal”.
El proceso auditor se encuentra debidamente documentado e instalado en el
aplicativo ISOLUCION, con sus respectivos procedimientos, formatos, mapa de
riesgos, indicadores de gestión, hoja de vida del proceso, entre otros requisitos.
A través el aplicativo MERCURIO, se encuentra la correspondencia y las carpetas
relacionadas con el archivo corriente y el general, al igual que los expedientes con
la documentación necesaria que se debe registrar en el desarrollo de la auditoria
especial, como evidencia de lo realizado, según lo estipulado en los parámetros de
control del archivo.
La Subcontraloría como responsable del proceso auditor, no tiene
recomendaciones pendientes por parte de la Auditoría General de la República o
del ICONTEC; sin embargo, la Oficina Asesora de Control Interno, con relación a
la CAAF Ambiental y producto de las Auditorías Internas de Calidad, tiene una
Acción Correctiva y una Preventiva, pendientes por implementar en el plan de
mejoramiento de la Contraloría General de Medellín.
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3.1.1 Fase de planeación: para la planeación de la Auditoria Especial, se
consideró lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial-GAT, la cual estipula la
elaboración de una matriz de riesgo fiscal para determinar cuál entidad o qué
tema, por su complejidad o riesgo, debe ser incluido entre las metas del plan de
acción, para realizar una auditoría, entre otros aspectos, se puede priorizar por:
“…los requerimientos o necesidades de control y las denuncias presentadas por la
ciudadanía, las corporaciones administrativas y los medios de comunicación, así
como la magnitud de los recursos administrados, con base en la metodología y los
términos que se definan por cada ente de control…”
La Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental, contempló dentro de su Plan
General de Auditoría-PGA, de la vigencia 2015, la meta denominada auditoría
especial “Manejo de biosólidos de la planta de tratamiento de aguas residuales
San Fernando”, propiedad de Empresas Públicas de Medellín E.S.P., como un
tema ambiental de interés para la ciudad.
Auditoría Especial comunicada mediante memorando de asignación 064, con
Radicado 047700-201500003488, de abril 7 de 2015, dirigido a la Contralora
Auxiliar de Auditoria Fiscal Ambiental y el equipo auditor, el cual contempla las
fechas de realización desde su inicio, fechas de presentación informe preliminar y
el definitivo; además del objetivo general, alcance, componente, factores, variables
a evaluar, duración por fases y el periodo a auditar, tal como lo exige el formato
con código F-PA-C002, versión 01. Dicho memorando de asignación fue
modificado mediante el Radicado 047700-201500003714 de abril 10 de 2015, de
la Subcontraloría, en cuanto a la terminación de la fase de ejecución, la cual fue
modificada para el 29 de junio, quedando así la programación de la auditoría, para
realizarse entre el 7 abril y el 29 de junio del año 2015.
El programa de auditoría se diseñó de conformidad al formato con código: F-PA-C004, versión 01, aplicando los componentes de control de gestión y de resultados,
según lo ordenado en el memorando de asignación, y soportada en la evaluación
del principio de valoración de costos ambientales, establecido en la Ley 42 de
1993, observando así la correspondencia entre los dos instrumentos de control, el
programa de auditoría fue revisado por Líder de Proyectos, según acta 1 del 20 de
abril de 2015, sugiere algunos ajustes al mismo, y es aprobado en la misma acta.
3.1.2. Fase de ejecución: esta fase se desarrolló y se le realizó seguimiento, de
acuerdo a los tiempos establecidos en el procedimiento del proceso auditor, para
controlar el riesgo “Riesgo: Insuficiencia, impertinencia e inconducencia de las
pruebas”, establecido en la actividad 2.1.2, así:
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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Según el acta 2, del 14 de mayo de 2015, se realizó seguimiento correspondiente
al 50% de la fase de ejecución de la auditoría, por parte de la Contralora Auxiliar, y
el porcentaje de ejecución de los procedimientos contemplados en dicho programa
arrojó un avance del 48,3%, y anotan los asistentes, que a esa fecha no se había
evaluado ningún procedimiento contractual.
Se observó que el equipo auditor realizó requerimientos de información al ente
auditado, la cual fue entregada durante la ejecución de la auditoría, y sirvió de
base para el desarrolló de los procedimientos del programa de auditoría, la
ejecución de esta auditoría fue complementada con la visita de campo que
realizaron el 26 de mayo de 2015, a los municipios de Yarumal y Santa Rosa de
Osos, en el departamento de Antioquia.
La metodología de la GAT para calificar la gestión fiscal de las entidades
auditadas, incluye un examen de los siguientes componentes, con su respectivo
valor expresado en porcentaje:
• Control de Gestión – Cincuenta por ciento (50%)
• Control de Resultados – Treinta por ciento (30%)
• Control Financiero – Veinte por ciento (20%)
Aunque las ponderaciones otorgadas en la matriz a estos componentes, se han
establecido de manera unificada por dicha guía, pueden ser modificadas cuando
no se califique uno o más de ellos, en razón a que los que sean evaluados deben
llevarse a base 100, en la misma proporción.
Para las auditorías especiales, se establece en la GAT la evaluación de los
controles de gestión y de resultados, razón por la cual, el equipo auditor de la
CAAF Ambiental, diligenció la matriz de la evaluación de la gestión fiscal para
estos dos componentes, arrojando una calificación promedio del 99,7%, según se
observa en el siguiente cuadro:
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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Cuadro 1. Resultado de la matriz de evaluación de la gestión fiscal
CONTROL DE GESTIÓN
Empresas Públicas de Medellín E.S.P. - EPM
Se esta auditando 2014- 2015
Factores
1. Gestión Ambiental
2. Gestión Contractual
3. Rendición de la Cuenta
4. Legalidad
Calificación Parcial
Ponderación
100,0
0,70
Calificación
Total
70,0
100,0
0,22
22,0
100,0
0,03
3,0
90,0
0,05
4,5
1,00
99,5
Calificación total
Favorable
Concepto de Gestión
CONTROL DE RESULTADOS
Factores Mínimos
1. Cumplimiento Objetivos Estratégicos
2. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos
Calificación total
Concepto de Gestión de Resultados
Calificación Parcial
100,0
100,0
Ponderación
0,50
0,50
1,00
Favorable
Calificación
Total
50,0
50,0
100,0
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA LOS CONCEPTOS DE GESTIÓN Y DE RESULTADOS
Rango
Concepto
Favorable
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
Desfavorable
Fuente: Datos CAAF Ambiental
La evaluación, valoración y validación de las observaciones de la auditoría
especial, fue realizada conjuntamente con el Líder de Proyectos, Francisco Flavio
Sierra Cataño, el 5 de junio de 2015, con el acta 4, en la cual se deja constancia
de que se le remitió la información con anterioridad, tal como lo exige el
procedimiento en la actividad 2.1.7, en la cual, igualmente, se encuentra
identificado el riesgo anticorrupción “Divulgación y/o filtración de información
confidencial de los sujetos de control o del Ente de Control antes de ser oficial”, el
cual da cumplimiento al artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, del Decreto 1474 de 2011, este riesgo es controlado con la actividad
de evaluación y validación de las observaciones encontradas durante la ejecución
de la auditoría.
En esta misma acta, el Líder de Proyectos le sugiere al equipo auditor, que la
observación relacionada con el incumplimiento legal exigido en el artículo 5 del
Decreto 1287, del 10 de julio de 2014, a saber: “El grupo de los coliformes totales
incluye microorganismos que pueden sobrevivir y proliferar en el agua. Por
consiguiente, no son útiles como índice de agentes patógenos fecales, pero
pueden utilizarse como indicador de la eficacia de tratamientos y para evaluar la
limpieza e integridad de sistemas de distribución y la posible presencia de
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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biopelículas. (…) Los coliformes totales son mucho más sensibles a la
desinfección que los protozoos y virus entéricos”, se incorpore al informe en el
factor de legalidad como comentario, ya que no genera una afectación al medio
ambiente, ni detrimento, lo cual es aceptado y así quedó reflejado en el numeral
2.1.4 Factor de Legalidad, del informe definitivo.
Igualmente manifiesta Francisco Flavio Sierra Cataño, que “…es necesario en
cada factor, justificar el resultado de la calificación y explicar lo que se evaluó”. Al
observar los factores tenidos en cuenta para la consolidación de la calificación de
la matriz de la gestión fiscal, el de legalidad aparece con comentarios (el definido
en el párrafo anterior) justificando la disminución en la calificación, el resto de
factores fueron calificados con el mayor puntaje, y no registran observaciones. Sin
embargo, en el desarrollo del informe, se evidenció como la calificación de cada
componente (Control de Gestión y de Resultados), está soportada con sus
respectivos comentarios.
3.1.3 Fase de informe: en la planilla “Puntos autocontrol y cumplimiento de
términos”, se evidenció que el informe preliminar fue revisado por el Líder de
Proyectos, el 9 de junio de 2015 y remitido a Empresas Públicas de Medellín
E.S.P., el 11 del mismo mes y año, mediante el radicado E201500002211, fechas
que coinciden con lo programado en el cronograma de actividades del programa
de auditoría. El informe preliminar quedó en firme, en vista de que no hubo
respuesta por parte de la entidad auditada, en los términos establecidos.
Con la verificación y calificación de los cinco requisitos de fondo y de forma del
informe, y se determinó la conformidad del mismo en un 100%, y con esta
actividad se controlaron los riesgos “Debilidad en la determinación de las
observaciones” e “Incumplimiento de los requisitos de calidad de los informes”,
estipulados en el proceso auditor.
Se evidenció el envío del informe definitivo mediante Radicado 2367 del 25 de
junio de 2015, sin ningún hallazgo de auditoría, y por ende, sin plan de
mejoramiento para EPM. La fecha prevista para el envío era el 29 de junio; o sea
que se entregó antes de la fecha prevista.
Se observó la publicación del informe definitivo de la auditoría especial “Manejo de
biosólidos de la planta de tratamiento de aguas residuales San Fernando-EPM”,
en la página web de la Contraloría General de Medellín, en el link “Informes y
publicaciones/Informes de auditoría”.
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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3.1.4 Cálculo y análisis de los indicadores de la auditoría y del mapa de
riesgos: sobre el cálculo de los indicadores establecidos para las auditorías
especiales del proceso auditor, en el caso concreto Auditoria Especial “Manejo de
biosólidos de la planta de tratamiento de aguas residuales San Fernando”; se
observó en acta de mesa de trabajo 5 de junio 12 de 2015, el análisis de los
indicadores, pero estos no corresponden a los datos que arroja el formato de
indicadores, lo cual afecta la actividad de la evaluación de la gestión del proceso.
Cabe anotar, que durante la ejecución de la auditoría, se evidenció el
cumplimiento de las actividades de control establecidas para minimizar la
probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados para el proceso auditor y el
riesgo anticorrupción. El análisis de los indicadores del mapa de riesgos, quedaron
consignados igualmente, en el acta 5 del 12 de junio de 2015.
3.1.5 Cumplimiento del COLA: la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal
Ambiental, está dando cumplimiento al COLA, según verificación hecha a las
obligaciones que le competen a la misma.
3.1.6 Parámetros de control de los archivos: se observó correspondencia entre
las subseries o carpetas de los archivos establecidos para el proceso auditor en
los parámetros de control y las contenidas en los expedientes del aplicativo
MERCURIO.
3.2
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO
Producto de las auditorías de calidad realizadas en el mes de junio de 2015, se
generó una acción correctiva relacionada con el cálculo de los indicadores y una
acción preventiva relacionada con los papeles de trabajo.
El equipo auditor pudo verificar los papeles de trabajo que disponen en los
expedientes del aplicativo MERCURIO, de varias auditorías realizadas por la
CAAF Ambiental, y específicamente en la auditoría especial ambiental realizada al
Centro de la Ciudad, que dio lugar al levantamiento de la no conformidad,
relacionada con el tema, y los encontró claramente identificados, por lo que
considera cerrar la acción correctiva.
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Evaluación Independiente al Proceso Auditor
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3.3
RECOMENDACIONES
La C.A.A.F Ambiental debe dar estricto cumplimiento a la evaluación de la gestión
del proceso de la que trata la actividad 3.6.2 del procedimiento interpretación del
cálculo de los indicadores de gestión, según la modalidad de auditoría realizada,
dado que los análisis plasmados en el Acta de Mesa de Trabajo No. 5 de junio 12
de 2015, no coinciden con el resultado del formato de indicadores previsto para la
Auditoria Especial.
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